紙の書類ファイル管理のやり方4ステップ｜会社で生じる限界と解決策 – 業務効率化ガイド

紙の書類は、日々の業務の中で作成・受領する機会が多く、契約書や請求書、稟議書など重要な情報を含むケースも少なくありません。しかし、紙のまま管理を続けていると、検索性の低下や保管スペースの圧迫、情報漏洩など、さまざまなリスクが高まるのです。

実際に、「紙の書類が増え続けて、必要なファイルを探すのに毎回時間がかかってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、紙書類のファイリング方法や紙の書類管理を続ける組織リスクを中心にご紹介します。

紙の書類整理のためのファイリング方法を知りたい総務担当者
紙書類が書庫のスペースを圧迫しており、保管場所に困っているチームリーダー
紙の書類が増え続け、必要なファイルを探すのに毎回時間を取られている担当者

上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、正しいファイリング方法と紙管理のリスクを理解し、自社の書類管理を電子化すべきか判断できます。

1 4ステップ｜上手な書類管理・ファイリングの仕方
2 おすすめの紙ファイル保存・書類管理の方法3選
3 【要注意】紙のファイル管理を続ける組織リスクとは
4 【会社向け】書類整理のアイデア3選
5 ファイル管理を紙からデジタルにするときのコツ
6 紙書類のファイリング方法や紙管理を続ける組織リスクまとめ

4ステップ｜上手な書類管理・ファイリングの仕方

まずは、会社の書類整理に役立つファイリングの基本的なやり方をご紹介します。手順だけでなく押さえておくべきポイントも解説しているので、紙書類を取り扱う企業の方や事務職の方は必見です。

ステップ1｜不要な書類を処分する

まずは、不要な書類を洗い出して処分し、デスク回りをきれいにしましょう。

なぜなら、不要な紙を減らすだけで「資料を探す無駄な時間」を直接削ることができるからです。たとえば、1年以内に一度も使わなかった書類や、すでにデータで保管してある紙を処分しておけば、必要な書類にすぐ手が届くようになります。

一方、不要な紙を置きっぱなしにしていると、本当に必要な1枚を探すために大量のページをめくることになり、紛失や情報漏洩のリスクも高まります。したがって、まずは「使わない紙を減らすこと」が、ファイリングの時間を最小限に抑える第一歩です。

ステップ2｜書類を分別する

次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」などのカテゴリーで分別しましょう。

カテゴリーごとに整理しておけば、「必要なときにどこを探せばよいか」がひと目で判断できるようになります。

たとえば、毎日使う資料だけを手元に置き、月別の経費伝票は月ごとのファイルにまとめておけば、計算が合わないときでも該当する月の棚を開けるだけで過去の書類を確認できます。

探す範囲が絞られるため、デスク周辺をくまなく探す手間がかかりません。このように、使用頻度や発生時期でルールを決めて仕分けることが、書類探しの時間を削るポイントです。

ステップ3｜インデックスを使う

次に、仕分けた書類をファイルへ収納し、背表紙や見出し（インデックス）に情報を詳しく記入しましょう。

見出しに中身の情報がないと、目的の書類を探すためにキャビネットのファイルを1冊ずつ取り出して中身をめくる羽目になります。一方、見出しに詳細が書かれていれば、ファイルを開かなくても外側から中身をひと目で判別できるのです。

たとえば、単に「請求書」とだけ書くのではなく「2026年度_総務部_請求書」のように「年度・部署名・件名」まで具体的に書いておきます。このように、ファイルを開かずに外から中身が分かる状態を作ることが、書類探しの無駄を省くコツです。

ステップ4｜適切なファイル・置き場所を決める

最後に、インデックスをつけた書類を適切なファイルに入れ、置く場所を決めましょう。

書類の収納には、書類内容に合ったファイルを使うことで、管理している情報が見やすくなります。たとえば、経費などの月別の書類を管理するときは、前月と比較しやすいように「1枚ずつめくれる簿冊式のファイル」に入れるのがおすすめです。

とはいえ、手作業で仕分けるのは時間がかかるうえ、ミスも生じやすいです。そこで、「ナレカン」のようなITツールで紙書類をデータ化して管理すれば、上記のような手順を踏まずとも簡単に整理できます。

【要注意】紙のファイル管理を続ける組織リスクとは

ここでは、紙書類をファイル管理し続ける組織リスクをご紹介します。紙管理を続ける予定の担当者の方は、以下のリスクを把握して、電子化検討の契機にしましょう。

資料を探すのに無駄な時間がかかる

1つ目の組織リスクは、資料を探すのに無駄な時間がかかる点です。

紙書類にはパソコンのような検索機能がないため、キャビネットを開けて1枚ずつ目視で確認するしかありません。

たとえば、顧客から「過去のトラブル対応の経緯」を電話で聞かれた場合、書庫へ走り、大量のファイルから該当の紙を探し出すまでに20分以上かかるケースがあります。その間、目の前の作業は完全にストップしてしまいます。

このように、紙の管理を放置すると、現場の対応スピードが落ちるだけでなく、顧客からの信頼まで損なう原因になるのです。

書庫代や人件費が増える

2つ目の組織リスクは、書庫代や人件費が増える点です。

年々増え続ける書類を保管するためには、新たなキャビネットや外部倉庫を確保しなければならず、無駄な維持費用が発生してしまいます。実際に、オフィスの一角が書類で埋まり、毎月の賃料が無駄になっているケースは少なくありません。

また、書類のファイリングや廃棄などの書類整理に人件費を使うことになり、会社にとって大きな負担になります。このように、紙での保管を継続することは、組織の拡大に比例して金銭的コストの増大を招くのです。

同じトラブルを繰り返してしまう

3つ目の組織リスクは、同じトラブルを繰り返してしまう点です。

紙のファイルは特定の棚や個人デスクに埋もれるため、過去の貴重な知見が組織全体の「辞書」として活用されません。実際に、過去のクレーム対応の経緯がまとめられている紙の報告書を必要なときに参照できず、同じ手違いを繰り返してしまうといった問題が起こります。

こうしたトラブルは、紙管理を続けるかぎり発生し続けます。このように、知見が紙媒体のまま保管されている環境では、組織のノウハウが属人化し、過去の失敗から組織全体として学ぶことができなくなってしまうのです。

【会社向け】書類整理のアイデア3選

ここでは、書類整理に役立つアイデアを3つご紹介します。書類が散在して手を付けられない方は参考にしましょう。

（1）共同管理にする

1つ目のアイデアは、個人的な書類以外は共有して管理する方法です。

収納スペースには限りがあるため、同一の書類を個人がそれぞれ保有しているより、1つの書類を複数で管理した方が書類の量の把握と調節がしやすいです。また、新しい情報や変更部分の共有が簡単になり、引き継ぎをするときにも役立ちます。

そのため、「収納スペースを縮小したい」「スムーズに書類の共有をしたい」という方におすすめの方法です。

（2）収納用品を活用する

2つ目のアイデアは、収納用品を活用する方法です。

基本的によく使う資料は立てて収納するべきです。このとき、「見出し付きのクリアフォルダー」または「クリアファイルにインデックスをつけたもの」をファイルボックスに入れて収納すると、まとまりが出て整理しやすくなります。

以上のように、収納用品の活用は他のアイデアに比べて手軽に始められる点がメリットです。しかし、個人のデスクは整理されても会社全体の書類を整理するのは難しいため、いずれはデータ化や共有管理の方法も検討しましょう。

（3）デジタル化する【一番おすすめ】

3つ目のアイデアは、紙で保存が必要な書類以外はデジタル管理する方法です。

書類をデジタル化すれば、オフィスの保管場所を縮小できるうえ、必要なときに素早く書類の確認が可能です。また、情報のアクセス権やダウンロードの可否に制限をかけておけば、書類の紛失や情報漏洩のリスクも軽減できます。

このように、仕事の効率化やセキュリティの問題を考えると、書類は電子化して管理するのが最適です。とくに、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定可能な「ナレカン」なら大企業でも安全に使えるセキュリティを確保できます。

ファイル管理を紙からデジタルにするときのコツ

ファイル管理を紙からデジタルにする方法として、ツールの導入があります。以下では、ツールの選定方法・ポイントについて説明します。

誰でも使いやすいか
機能の数が多かったり、操作性が複雑だったりすると、ITスキルが低い従業員は使いこなせません。結果、ツールの浸透に時間がかかり、ツール自体が形骸化してしまうため、「シンプルな操作性」であることが重要です。
十分なセキュリティ対策が施されているか
企業では、多くの個人情報や社外秘の情報を取り扱うため、情報漏洩には十分注意が必要です。そのため、アクセス権の制限や情報セキュリティ規格「ISO27001(ISMS)」を取得しているセキュリティの高いツールを選びましょう。
検索機能があるか
単にファイルを保管するだけのツールでは後からファイルの内容の振り返りができません。ファイルの中身や社内用語までが検索にヒットしたり、AIを用いた検索で簡単に情報が見つかったりするツールだと、ファイル管理がより効率的になります。

以上3点のポイントを意識して、導入するツールを選択するようにしましょう。