紙の書類を整理せずにいると「欲しい情報が見つからない」というケースが起こりやすくなります。そのため、書類の種類や内容ごとにファイルを管理しなければなりません。
しかし、「書類を見つけやすくする最適な整理方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、紙書類をファイル管理するやり方やデメリットを中心にご紹介します。
- 仕事で使う紙の書類を正しくファイル管理する方法が分からない
- 書類の保存方法がバラバラなので、社内で統一したい
- 大量の文書から必要なものをすぐに探し出せる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、社内の情報を分かりやすく管理する方法が分かり、情報へのアクセス性を高めるのに役立ちます。
目次
会社の書類整理に役立つファイリングのやり方
まずは、会社の書類整理に役立つファイリングの基本的なやり方を紹介します。手順だけでなくコツやポイントも紹介しているので、紙書類を取り扱う企業の方や事務職の方は必見です。
（1）不要な書類を処分する
まずは、不要な書類を洗い出して処分し、デスク回りをきれいにしましょう。
デスク回りが整理されていると「必要なものをすぐに取り出せる」「余計なものが視界に入らないので集中できる」などの業務効率を高める効果があります。さらに、周囲から「几帳面な人」という印象を抱かれやすく、信頼へとつながることもあるのです。
一方、不要な書類がデスクに置いてある状態では、必要な書類がすぐに見つからないうえに、紛失するリスクも高くなります。そのため、不要な書類はこまめに処分しておき「必要な書類がすぐに見つからない状態」を回避しましょう。
（2）書類を分別する
次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」などのカテゴリーで分別しましょう。
たとえば、書類を使用頻度別に分ければ、必要なものだけをデスクの近くに収納できるので、仕事がしやすいオフィスになります。また、経費などの書類は月別に分別すれば、経費計算が合わなかった月の書類をすぐに確認できるのです。
以上のように、書類を適切に分別すれば、業務効率の改善につながるのです。
（3）インデックスを使う
次に、分別した書類をファイルに収納してインデックス（見出し）をつけましょう。
このとき、可能な限り資料を探しやすくなるように、ファイル名だけでなく件名・部署名・年度などを記入しておくことがおすすめです。
インデックスがなければ、外から見ると「どのファイルに、何の書類を収納したか」が分からず、一つひとつ中身を確認しなければなりません。したがって、一目で見分けるための工夫としてインデックスが必要なのです。
（4）適切なファイル・置き場所を決める
最後に、インデックスをつけた書類を適切なファイルに入れ、置く場所を決めましょう。
たとえば、経費などの月別の書類などは、クリアファイルではなく、1枚1枚めくれて前月と比較しやすい簿冊式のファイルの利用がおすすめです。書類の内容に合ったファイルを使うことで、管理している書類が見やすくなります。
とはいえ、結局のところアナログな管理では、手作業を挟む必要があるので、時間を要したりミスが生じたりしてしまいます。
そこで、「ナレカン」のようなITツールを導入して、紙媒体で管理している情報をデータとして管理すれば、上記のような手順を踏まずとも簡単に書類を整理できるのです。
上手なファイリングに役立つ3つの方法とは
以下では、使用される頻度の高いファイリングの方法を3つ紹介します。それぞれのメリット・デメリットも解説しているため、比較して検討しましょう。
バーチカルファイリング
バーチカルファイリングとは、フォルダに書類を挟み、垂直に立てて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
このように、バーチカルファイリングは「ファイリングの優先度の低い書類」や、「作成頻度は高いが見直す頻度は低い書類」を管理する場合などに向いています。
簿冊式ファイリング
簿冊式ファイリングとは、バインダーなど背表紙があるファイルに書類をとじて、書棚に並べて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
したがって、簿冊式ファイリングは「複数ページの確認が必要な書類」や、「持ち運びを頻繁にする書類」を管理する場合に向いています。
レターケース
レターケースによるファイリングとは、トレーや引き出しに書類を収納する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
このように、レターケースは提案書や契約書といった「枚数の多く、同じことが記載されている書類」を管理する場合に向いています。
仮に、レターケースで書類を管理する場合は、種類ごとにクリアファイルで分けたり、取り出す頻度が高い順番に整理したりしておきましょう。
紙で文書管理するデメリットとは
ここでは、紙書類をファイル管理するデメリットについて解説します。以下の課題が自社にも当てはまるかを確認して、今後の管理方法を見直しましょう。
（1）管理コストがかかる
1つ目の課題は、管理コストがかかることです。
オフィスに書類を保管しきれなくなれば収納庫を購入したり、外部の保管サービスを使ったりする必要があり、余計な費用がかかります。一方で、キャビネットが占有しているスペースが空けば、オフィスを有効活用できるようになるのです。
以上のように、紙の書類は整理する手間がかかるだけではありません。保管スペースを確保しなければならず、余計な管理コストがかかるのです。
（2）保存に手間がかかる
2つ目の課題は、保存に手間がかかることです。
紙の書類は適切に保管しなければ、すぐに劣化してしまいます。重要な書類を劣化から守るためには、「室温18.22度、湿度55.65％の通気性が良く暗い部屋で、書類からクリップ、テープ類、ホッチキスを取りはずした状態」で保管しなければなりません。
このように、紙書類を長持ちさせるためには、細かな注意を払って管理する必要があるのです。
（3）情報がすぐに見つからない
3つ目の課題として、情報がすぐに見つからないことが挙げられます。
ファイルやインデックスに記載できる情報には限りがあるので、書類の詳細を知りたい場合は、該当するファイルから一枚一枚中身を確認しなければなりません。
また、ファイル管理は属人化しやすく「どこに、どの情報があるか」の引き継ぎが十分でなければ、ファイルの行方すら分からなくなります。以上のように、ファイリングした紙書類は探すのに時間がかかるため、本来の業務を圧迫しかねないのです。
（4）情報を共有する手間がかかる
4つ目の課題は、情報を共有するのに手間がかかることです。
紙書類をチームで共有する場合、人数分コピーしたあとに一人ひとりに配らなければならず面倒です。また、データをPDF化してメールで共有する方法もありますが、書類に関するやりとりがスムーズにできないなどの懸念点が挙げられます。
加えて昨今では、テレワークを導入している企業が多く、”情報共有とやりとりをスムーズにできる仕組み”が必要となっているのです。
たとえば、「ノート（記事）」に直接書き込んだりPDFを添付したりしつつ、そのまま任意にメンバーに共有できる「ナレカン」を使えば、情報共有にかかる手間を解消できます。
【会社向け】書類整理のアイデア3選
ここでは、書類整理に役立つアイデアを3つご紹介します。書類が散在して手を付けられない方は参考にしてください。
（1）デジタル化する
1つ目のアイデアは、紙で保存が必要な書類以外はデジタルで管理する方法です。
書類をデジタル化すれば、オフィスの保管場所を縮小できるうえ、必要な時にすぐ書類の確認や共有ができるため、非常に便利です。また、情報のアクセス制限やダウンロードの可否に制限をかけておけば、書類の紛失や情報漏えいのリスクも軽減できるのです。
このように、仕事の効率化やセキュリティの問題を考えると、書類は紙ではなくデジタルで管理するのが最適だといえます。
（2）共有管理にする
2つ目のアイデアは、個人的な書類以外は共有して管理する方法です。
収納スペースには限りがあるため、同一の書類を個人がそれぞれ保有しているより、共有管理にした方が書類の量の把握と調節がしやすいです。また、新しい情報や変更部分の共有が簡単になり、引継ぎを行うときにも役立ちます。
そのため、収納スペースを縮小したい方や、スムーズに書類の共有をしたい方におすすめの方法です。
（3）収納用品を活用する
3つ目のアイデアは、収納用品を活用する方法です。
基本的によく使う資料は立てて収納しましょう。そのとき、「見出し付きのクリアフォルダー」または「クリアファイルにインデックスをつけたもの」をファイルボックスに入れて収納すると、まとまりが出て整理しやすくなります。
収納用品の活用は他のアイデアに比べて手軽に始められます。しかし、個人のデスクは整理されても会社全体の書類整理を行うのは難しいため、いずれはデータ化や共有管理の方法も検討しましょう。
【これで解決】ファイリングのデメリットを解決する方法
ここでは、ファイリングのデメリットを解決する方法を紹介します。
ファイルで紙書類を整理しても、結局は書類を探したり共有したりするのに手間がかかってしまい、業務効率は改善されません。そのため、非効率的な紙文書のファイル管理から脱却して、ITツールの導入による書類管理のデジタル化を進めましょう。
しかし、ITツールでも書類をフォルダ分けしにくかったり、検索機能が優れていなかったりすると意味がありません。そのため、階層に分けてフォルダ管理ができ、なおかつ高度な検索機能で必要な情報にすぐたどり着けるツールが最適です。
結論、社内の情報管理には、情報を書き込んだ「記事」をフォルダに分けて整理でき、充実した検索機能で社内のファイルに即アクセスできる「ナレカン」が必須です。
ナレカンでは、生成AIを活用した「自然言語検索（ゆらぎ表記に対応）」や超高精度の「キーワード検索」により、書類を探し出すストレスを軽減できます。また、ファイルを添付すると「ナレカンの生成AI」が全自動で内容を解析してくれるため、社内に散在する情報を簡単にまとめられます。
誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ
ここまで、紙書類のファイル管理のやり方やデメリットを中心にご紹介しました。
上手なファイリングは、「不要な書類を処分・分別し、インデックスをつけて適切なファイルに収納」の手順で進めましょう。ただし、そもそも紙の書類だとほかの資料と混ざりやすく、欲しい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。
そこで、紙書類をファイル管理する方法から脱却して「情報を整理・検索できるツール」を使って、必要な文書をすぐに探し出せる環境を作りましょう。さらに、専属の担当者が導入支援をしてくれるサポートがあると、運用開始準備の手間を省けます。
したがって、自社が導入すべきなのは、“情報共有・ファイル管理・検索”の機能が備わっており、誰でも簡単に使える「ナレカン」一択です。また、ナレカンには、社内の既存データを移行支援するサポートがあるため、担当者の負担を軽減できます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、非効率的なファイル管理から脱却しましょう。
