紙の書類は、日々の業務の中で作成・受領する機会が多く、契約書や請求書、稟議書など重要な情報を含むケースも少なくありません。しかし、紙のまま管理を続けていると、検索性の低下や保管スペースの圧迫、情報漏洩など、さまざまなリスクが高まるのです。
実際に、「紙の書類が増え続けて、必要なファイルを探すのに毎回時間がかかってしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、紙書類のファイリング方法や紙の書類管理を続ける組織リスクを中心にご紹介します。
- 紙の書類整理のためのファイリング方法を知りたい総務担当者
- 紙書類が書庫のスペースを圧迫しており、保管場所に困っているチームリーダー
- 紙の書類が増え続け、必要なファイルを探すのに毎回時間を取られている担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、正しいファイリング方法と紙管理のリスクを理解し、自社の書類管理を電子化すべきか判断できます。
目次
4ステップ｜上手な書類管理・ファイリングの仕方
まずは、会社の書類整理に役立つファイリングの基本的なやり方をご紹介します。手順だけでなく押さえておくべきポイントも解説しているので、紙書類を取り扱う企業の方や事務職の方は必見です。
ステップ1｜不要な書類を処分する
まずは、不要な書類を洗い出して処分し、デスク回りをきれいにしましょう。
なぜなら、不要な紙を減らすだけで「資料を探す無駄な時間」を直接削ることができるからです。たとえば、1年以内に一度も使わなかった書類や、すでにデータで保管してある紙を処分しておけば、必要な書類にすぐ手が届くようになります。
一方、不要な紙を置きっぱなしにしていると、本当に必要な1枚を探すために大量のページをめくることになり、紛失や情報漏洩のリスクも高まります。したがって、まずは「使わない紙を減らすこと」が、ファイリングの時間を最小限に抑える第一歩です。
ステップ2｜書類を分別する
次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」などのカテゴリーで分別しましょう。
カテゴリーごとに整理しておけば、「必要なときにどこを探せばよいか」がひと目で判断できるようになります。
たとえば、毎日使う資料だけを手元に置き、月別の経費伝票は月ごとのファイルにまとめておけば、計算が合わないときでも該当する月の棚を開けるだけで過去の書類を確認できます。
探す範囲が絞られるため、デスク周辺をくまなく探す手間がかかりません。このように、使用頻度や発生時期でルールを決めて仕分けることが、書類探しの時間を削るポイントです。
ステップ3｜インデックスを使う
次に、仕分けた書類をファイルへ収納し、背表紙や見出し（インデックス）に情報を詳しく記入しましょう。
見出しに中身の情報がないと、目的の書類を探すためにキャビネットのファイルを1冊ずつ取り出して中身をめくる羽目になります。一方、見出しに詳細が書かれていれば、ファイルを開かなくても外側から中身をひと目で判別できるのです。
たとえば、単に「請求書」とだけ書くのではなく「2026年度_総務部_請求書」のように「年度・部署名・件名」まで具体的に書いておきます。このように、ファイルを開かずに外から中身が分かる状態を作ることが、書類探しの無駄を省くコツです。
ステップ4｜適切なファイル・置き場所を決める
最後に、インデックスをつけた書類を適切なファイルに入れ、置く場所を決めましょう。
書類の収納には、書類内容に合ったファイルを使うことで、管理している情報が見やすくなります。たとえば、経費などの月別の書類を管理するときは、前月と比較しやすいように「1枚ずつめくれる簿冊式のファイル」に入れるのがおすすめです。
とはいえ、手作業で仕分けるのは時間がかかるうえ、ミスも生じやすいです。そこで、「ナレカン」のようなITツールで紙書類をデータ化して管理すれば、上記のような手順を踏まずとも簡単に整理できます。
おすすめの紙ファイル保存・書類管理の方法3選
以下では、使用される頻度の高いファイリングの方法を3つご紹介します。それぞれのメリット・デメリットも解説しているため、比較・検討しましょう。
バーチカルファイリング
バーチカルファイリングとは、フォルダに書類を挟み、垂直に立てて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
このように、バーチカルファイリングは「使用頻度の低い書類」や「作成頻度は高いが見直す頻度は低い書類」を管理する場合などに向いています。
簿冊式ファイリング
簿冊式ファイリングとは、バインダーなど背表紙があるファイルに書類をとじて、書棚に並べて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
したがって、簿冊式ファイリングは「複数ページの確認が必要な書類」や「頻繁に持ち運びする書類」を管理する場合に向いています。
レターケース
レターケースによるファイリングとは、トレーや引き出しに書類を収納する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
このように、レターケースは提案書や契約書といった「枚数が多く、種類ごとにまとめたい書類」を管理する場合に向いています。
仮に、レターケースで書類を管理する場合は、種類ごとにクリアファイルで分けたり、取り出す頻度が高い順番に整理したりしておきましょう。
【要注意】紙のファイル管理を続ける組織リスクとは
ここでは、紙書類をファイル管理し続ける組織リスクをご紹介します。紙管理を続ける予定の担当者の方は、以下のリスクを把握して、電子化検討の契機にしましょう。
資料を探すのに無駄な時間がかかる
1つ目の組織リスクは、資料を探すのに無駄な時間がかかる点です。
紙書類にはパソコンのような検索機能がないため、キャビネットを開けて1枚ずつ目視で確認するしかありません。
たとえば、顧客から「過去のトラブル対応の経緯」を電話で聞かれた場合、書庫へ走り、大量のファイルから該当の紙を探し出すまでに20分以上かかるケースがあります。その間、目の前の作業は完全にストップしてしまいます。
このように、紙の管理を放置すると、現場の対応スピードが落ちるだけでなく、顧客からの信頼まで損なう原因になるのです。
書庫代や人件費が増える
2つ目の組織リスクは、書庫代や人件費が増える点です。
年々増え続ける書類を保管するためには、新たなキャビネットや外部倉庫を確保しなければならず、無駄な維持費用が発生してしまいます。実際に、オフィスの一角が書類で埋まり、毎月の賃料が無駄になっているケースは少なくありません。
また、書類のファイリングや廃棄などの書類整理に人件費を使うことになり、会社にとって大きな負担になります。このように、紙での保管を継続することは、組織の拡大に比例して金銭的コストの増大を招くのです。
同じトラブルを繰り返してしまう
3つ目の組織リスクは、同じトラブルを繰り返してしまう点です。
紙のファイルは特定の棚や個人デスクに埋もれるため、過去の貴重な知見が組織全体の「辞書」として活用されません。実際に、過去のクレーム対応の経緯がまとめられている紙の報告書を必要なときに参照できず、同じ手違いを繰り返してしまうといった問題が起こります。
こうしたトラブルは、紙管理を続けるかぎり発生し続けます。このように、知見が紙媒体のまま保管されている環境では、組織のノウハウが属人化し、過去の失敗から組織全体として学ぶことができなくなってしまうのです。
【これで解決】紙のファイル管理のデメリットを解消する方法とは
ここでは、紙のファイル管理のデメリットを解消する方法をご紹介します。
日々の業務が紙の書類を中心に回っていると、特定の担当者しか資料の場所が分からなくなります。この状態では、担当者の異動のたびに貴重なノウハウが失われ、残されたメンバーは毎回ゼロからやり直したり、過去と同じミスを繰り返したりするのです。
リスクを防ごうと社内サーバーで電子化管理をしても、ファイルを開くまで中身が分からず探す手間は減りません。また、フォルダ分けのルールを作っても、階層が深くなりすぎるなどの問題が発生してしまいます。
そこで重要なのが、日常業務の中で自然に情報を1か所へ集約し、誰でも迷わず一瞬で引き出せる「仕組み」の構築です。社内のあらゆる書類が全社で参照できれば、無駄な時間が減り、現場の対応速度が劇的に高まります。
こうした条件に最も当てはまるのが、『非IT企業』向けAIナレッジパートナー「ナレカン」です。ナレカンは、添付ファイルの中身をAIが自動要約するため、開かなくてもファイルの内容が分かります。また、言葉で検索するだけで欲しい資料へ一瞬でたどり着けるため、資料を探す無駄な時間を大きく削減できます。
誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの画像要約機能＞
以下は、ファイル管理ツール「ナレカン」で使える「画像要約機能」になります。
上記のように、ナレカンの「記事」に画像を添付すると、グラフも含めた情報を要約してテキスト化してくれます。そのため、都度ファイルを開かずとも、要点を把握できるようになり便利です。
また、要約した情報は任意のメンバーに即公開できるので、情報共有・内容確認がともにスピーディに完了します。
【会社向け】書類整理のアイデア3選
ここでは、書類整理に役立つアイデアを3つご紹介します。書類が散在して手を付けられない方は参考にしましょう。
（1）共同管理にする
1つ目のアイデアは、個人的な書類以外は共有して管理する方法です。
収納スペースには限りがあるため、同一の書類を個人がそれぞれ保有しているより、1つの書類を複数で管理した方が書類の量の把握と調節がしやすいです。また、新しい情報や変更部分の共有が簡単になり、引き継ぎをするときにも役立ちます。
そのため、「収納スペースを縮小したい」「スムーズに書類の共有をしたい」という方におすすめの方法です。
（2）収納用品を活用する
2つ目のアイデアは、収納用品を活用する方法です。
基本的によく使う資料は立てて収納するべきです。このとき、「見出し付きのクリアフォルダー」または「クリアファイルにインデックスをつけたもの」をファイルボックスに入れて収納すると、まとまりが出て整理しやすくなります。
以上のように、収納用品の活用は他のアイデアに比べて手軽に始められる点がメリットです。しかし、個人のデスクは整理されても会社全体の書類を整理するのは難しいため、いずれはデータ化や共有管理の方法も検討しましょう。
（3）デジタル化する【一番おすすめ】
3つ目のアイデアは、紙で保存が必要な書類以外はデジタル管理する方法です。
書類をデジタル化すれば、オフィスの保管場所を縮小できるうえ、必要なときに素早く書類の確認が可能です。また、情報のアクセス権やダウンロードの可否に制限をかけておけば、書類の紛失や情報漏洩のリスクも軽減できます。
このように、仕事の効率化やセキュリティの問題を考えると、書類は電子化して管理するのが最適です。とくに、「フォルダ」ごとにアクセス権を設定可能な「ナレカン」なら大企業でも安全に使えるセキュリティを確保できます。
ファイル管理を紙からデジタルにするときのコツ
ファイル管理を紙からデジタルにする方法として、ツールの導入があります。以下では、ツールの選定方法・ポイントについて説明します。
- 誰でも使いやすいか
機能の数が多かったり、操作性が複雑だったりすると、ITスキルが低い従業員は使いこなせません。結果、ツールの浸透に時間がかかり、ツール自体が形骸化してしまうため、「シンプルな操作性」であることが重要です。 - 十分なセキュリティ対策が施されているか
企業では、多くの個人情報や社外秘の情報を取り扱うため、情報漏洩には十分注意が必要です。そのため、アクセス権の制限や情報セキュリティ規格「ISO27001(ISMS)」を取得しているセキュリティの高いツールを選びましょう。 - 検索機能があるか
単にファイルを保管するだけのツールでは後からファイルの内容の振り返りができません。ファイルの中身や社内用語までが検索にヒットしたり、AIを用いた検索で簡単に情報が見つかったりするツールだと、ファイル管理がより効率的になります。
以上3点のポイントを意識して、導入するツールを選択するようにしましょう。
紙書類のファイリング方法や紙管理を続ける組織リスクまとめ
ここまで、紙書類のファイリング方法や紙管理を続ける組織リスクを中心にご紹介しました。紙書類の管理をスムーズにするには、ファイル内容の整理や、使用頻度・内容に合わせて適切な方法を取ることが重要です。
ただし、そもそも紙の書類ではほかの資料と混ざりやすく、欲しい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。そのため、書類運用を効率化するにはアナログ管理から脱却し、ITツールを利用したデジタル管理に移行するべきです。
とくに「検索性の高いITツール」を使えば、目的のファイルがすぐに見つけられるので、情報確認のスピードが上がります。加えて、専任の担当者が導入支援をしてくれるサポートがあると、デジタル管理に不慣れな社員でも安心して導入できるのです。
したがって、自社が導入すべきなのは、デジタル化が初めてでも直感的にファイル管理できるうえ、欲しい情報がすぐに見つかるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、非効率的なファイル管理から脱却しましょう。
