紙の書類を整理せずにいると「欲しい情報が見つからない」というケースが起こりやすくなります。そのため、書類の種類や内容ごとにファイルを管理しなければなりません。
しかし、「書類を見つけやすくする最適な整理方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、紙書類をファイル管理するやり方やデメリットを中心にご紹介します。
- 仕事で使う紙の書類を正しくファイル管理する方法が分からない
- 書類の保存方法がバラバラなので、社内で統一したい
- 大量の文書から必要なものをすぐに探し出せる環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、社内の情報を分かりやすく管理する方法が分かり、情報へのアクセス性を高めるのに役立ちます。
目次
仕事の書類整理に役立つファイリングの基本的なやり方
まずは、仕事の書類整理に役立つファイリングの基本的なやり方を紹介します。手順だけでなくコツやポイントも紹介しているので、紙書類を取り扱う企業の方や事務職の方は必見です。
（1）不要な書類を処分する
まずは、不要な書類を洗い出して処分し、デスク回りをきれいにしましょう。
デスク回りが整理されていると「必要なものをすぐに取り出せる」「余計なものが視界に入らないので集中できる」などの業務効率を高める効果があります。さらに、周囲から好印象を抱かれやすく、信頼へとつながることもあるのです。
一方、不要な書類がデスクに置いてある状態では、必要な書類がすぐに見つからないうえに、紛失するリスクも高くなります。そのため、不要な書類はこまめに処分しておき「必要な書類がすぐに見つからない状態」を回避しましょう。
（2）書類を分別する
次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」などのカテゴリーで分別しましょう。
たとえば、書類を使用頻度別に分ければ、必要なものだけをデスクの近くに収納できるので、仕事がしやすいオフィスになります。また、経費などの書類は月別に分別すれば、経費計算が合わなかった月の書類をすぐに確認できるのです。
以上のように、書類を適切に分別すれば、業務効率の改善につながるのです。
（3）インデックスを使う
次に、分別した書類をファイルに収納してインデックス（見出し）をつけましょう。
このとき、可能な限り資料を探しやすくなるように、ファイル名だけでなく件名・部署名・年度などを記入しておくことがおすすめです。
インデックスがなければ、外から見ると「どのファイルに、何の書類を収納したか」が分からず、一つひとつ中身を確認しなければなりません。したがって、一目で見分けるための工夫としてインデックスが必要なのです。
（4）適切なファイル・置き場所を決める
最後に、インデックスをつけた書類を適切なファイルに入れ、置く場所を決めましょう。
たとえば、経費などの月別の書類などは、クリアファイルではなく、1枚1枚めくれて前月と比較しやすい簿冊式のファイルの利用がおすすめです。書類の内容に合ったファイルを使うことで、管理している書類が見やすくなります。
しかし、「ナレカン」のようなITツールを導入して、紙媒体で管理している情報をデータとして管理すれば、上記のような手順を踏まずとも簡単に書類を整理できるのです。
上手なファイリングに役立つ3つの方法とは
以下では、使用される頻度の高いファイリングの方法を3つ紹介します。それぞれのメリット・デメリットも解説しているため、比較して検討しましょう。
バーチカルファイリング
バーチカルファイリングとは、フォルダに書類を挟み、垂直に立てて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
このように、バーチカルファイリングは「ファイリングの優先度の低い書類」や、「作成頻度は高いが見直す頻度は低い書類」を管理する場合などに向いています。
簿冊式ファイリング
簿冊式ファイリングとは、バインダーなど背表紙があるファイルに書類をとじて、書棚に並べて管理する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
したがって、簿冊式ファイリングは「複数ページの確認が必要な書類」や、「持ち運びを頻繁にする書類」を管理する場合に向いています。
レターケース
レターケースによるファイリングとは、トレーや引き出しに書類を収納する方法です。利用するメリット・デメリットは以下の点にあります。
このように、レターケースは提案書や契約書といった「枚数の多く、同じことが記載されている書類」を管理する場合に向いています。
仮に、レターケースで書類を管理する場合は、種類ごとにクリアファイルで分けたり、取り出す頻度が高い順番に整理したりしておきましょう。
紙で文書管理するデメリットとは
ここでは、紙書類をファイル管理するデメリットについて解説します。以下の課題が自社にも当てはまるかを確認して、今後の管理方法を見直しましょう。
（1）管理コストがかかる
1つ目の課題は、管理コストがかかることです。
オフィスに書類を保管しきれなくなれば収納庫を購入したり、外部の保管サービスを使ったりする必要があり、余計な費用がかかります。一方で、キャビネットが占有しているスペースが空けば、オフィスを有効活用できるようになるのです。
以上のように、紙の書類は整理する手間がかかるだけではありません。保管スペースを確保しなければならず、余計な管理コストがかかるのです。
（2）情報がすぐに見つからない
2つ目の課題として、情報がすぐに見つからないことが挙げられます。
ファイルやインデックスに記載できる情報には限りがあるので、書類の詳細を知りたい場合は、該当するファイルから一枚一枚中身を確認しなければなりません。
また、ファイル管理は属人化しやすく「どこに、どの情報があるか」の引き継ぎが十分でなければ、ファイルの行方すら分からなくなります。以上のように、ファイリングした紙書類は探すのに時間がかかるため、本来の業務を圧迫しかねないのです。
（3）情報を共有する手間がかかる
3つ目の課題は、情報を共有するのに手間がかかることです。
紙書類をチームで共有する場合、人数分コピーしたあとに一人ひとりに配らなければならず面倒です。また、データをPDF化してメールで共有する方法もありますが、書類に関するやりとりがスムーズにできないなどの懸念点が挙げられます。
加えて昨今では、テレワークを導入している企業が多く、”情報共有とやりとりをスムーズにできる仕組み”が必要となっているのです。
たとえば、「ノート（記事）」にPDFを貼り付ければ簡単にチームで共有できて、ノートに紐づくやりとりができる「ナレカン」を使えば、情報共有にかかる手間を解消できるのです。
【これで解決】ファイリングのデメリットを解決する方法
ここでは、ファイリングのデメリットを解決する方法を紹介します。
ファイルで紙書類を整理しても、結局は書類を探したり共有したりするのに手間がかかってしまい、業務効率は改善されません。そのため、非効率的な紙文書のファイル管理から脱却して、ITツールの導入による書類管理のデジタル化を進めましょう。
ただし、多機能なツールを導入すると、社員のITスキルにばらつきがある大企業では全社員が使いこなせない可能性があります。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
結論、社内の情報管理には、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルなITツール「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「ノート（記事）」に情報を書き込んだりPDFを添付したりするだけで、簡単に社員へ共有できます。さらに、ノートは「フォルダ」ごとに分けて整理できるうえに「検索機能」も充実しているので、キーワードを検索すれば欲しい情報へすぐにたどり着けるのです。
誰でも簡単に情報を管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
紙書類のファイル管理のやり方やデメリットまとめ
ここまで、紙書類のファイル管理のやり方やデメリットを中心にご紹介しました。
上手なファイリングは、「不要な書類を処分・分別し、インデックスをつけて適切なファイルに収納」の手順で進めましょう。ただし、そもそも紙の書類だとほかの資料と混ざりやすく、欲しい情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。
そこで、紙書類をファイル管理する方法から脱却して「情報を整理・検索できるツール」を使って、必要な文書をすぐに探し出せる環境を作りましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、“情報共有・ファイル管理・検索”の機能が備わっており、誰でも簡単に使えるシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、非効率的なファイル管理から脱却しましょう。
