今日では、多くの情報をオンライン上で管理する「クラウドストレージ」を使う企業が増えています。クラウドストレージは、場所や端末を問わずデータを確認できるため、社内のあらゆる情報管理に役立つのです。
また、代表的なサービスとして「Dropbox（ドロップボックス）」があげられます。本記事では、Dropboxの概要や危険性・使い方に加えて、Dropboxがおすすめの企業を紹介します。
目次
Dropboxとは？概要と基本機能
以下では、Dropbox(ドロップボックス)の概要を解説します。まずは、Dropboxの機能やできることを確認しましょう。
Dropboxの機能やできること
Dropboxの基本機能は以下の通りです。
| 基本機能 | 内容 |
|---|---|
| フォルダの共有機能 | リンクを発行するだけで、アカウントを持っていない相手にもフォルダを共有できます。 |
| パスワード保護 | リンクを共有した相手が、パスワードがなければファイルを開けないように設定できます。 |
| ファイル権限 | ファイルを共有するメンバーを制限でき、情報漏洩の防止に役立ちます。 |
| 通知機能 | 新しくフォルダが作成されたりタスクが更新されたりしたときに通知を受け取れます。 |
| オフライン同期機能 | インターネットに接続していなくてもファイルにアクセスできます。 |
また、Dropboxには、上記の基本機能に加えて以下の機能も活用できます。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 外部ツールとの連携 | ・Microsoft 365、Slack、Notionなどと連携できる。 ・ファイルの同時編集やDropboxからのファイルの取り込みが可能になる。 |
| 拡張機能 | ・バックアップの自動化、ファイルの分析などができる。 ・2025年にAI横断検索機能も追加された。 |
このように、Dropboxは基本機能や拡張機能を使うことで、幅広い業務に役立てられます。そのため、自社の業務に適した機能があるか、確認が必要です。
Dropboxの特徴
Dropboxの特徴には以下の3点が挙げられます。
- ファイルの共有や共同編集が簡単
リンクを送信することでファイルやフォルダを簡単に共有したり、共同で編集したりできます。また、写真や動画の共有にも対応しています。 - パソコン・スマホで使える
パソコンはもちろん、モバイルアプリをダウンロードすることでスマホでの利用ができます。場所を問わず情報を確認できるため、ビジネスシーンでの利用に便利です。 - アクセス権限を設定できる
Dropboxでは細かくアクセス権限を設定することでチーム内で安全に情報を共有できます。
Dropboxの料金プランと無料版の制限
Dropboxの料金プランは以下の通りです。
| プラン名 | 月額料金（1ユーザーあたり） | 容量 | 特徴 |
|---|---|---|---|
| Basic | 0円 | 2GB | 個人・お試し利用向け |
| Plus | 1,500円 | 2TB | 個人利用向け |
| Standard | 1,800円 | 2TB | 3人以上、小規模なチーム向け |
| Advanced | 2,880円 | 15TB | 3人以上、企業向け |
| Enterprise | 問い合わせ | 問い合わせ | 問い合わせ |
無料版には、「ストレージ容量は2GBまで」「ユーザー数は1人まで」「共有リンクや共有フォルダのアクセス権限管理は不可」という制限あります。そのため、ビジネスで利用するには、有料プランの契約が必須です。
【準備・操作】Dropboxの使い方
ここでは、Dropboxのアカウント作成や初期設定、ファイルの保管・復元・共有までの流れを説明します。基本的な操作方法を知りたい方は必見です。
アカウント作成・初期設定
- 公式サイトの［登録］をクリックし、GoogleアカウントかAppleID、任意のメールアドレスを入力します。
- 次に、下図のようにプランを選択する画面になります。無料プランを利用する場合は［2GB Dropbox Basicプランを継続する］を選びましょう。
- メールアドレスの認証を済ませると、下図のようにアプリのダウンロードを促されます。そこで、［Dropbox アプリをダウンロード］をクリックします。
- アプリをダウンロードしたら、以下のような画面の［次へ］をクリックします。
- 完了画面が出たのち、ファイルの同期方法を選択する画面になります。今回は無料プランを選んでいるので［ローカル］を選択して［Basicで続行］をクリックします。
- 以上の操作で、起動と設定が完了です。
また、作成したアカウントには、「Dropboxのログイン画面→登録したメールアドレスを入力する→パスワードを入力」とすると、ログインできます。
ファイルの保管・共有・復元
ファイルの保管・共有
- ファイルをアップロードするには、ファイルをドラッグ＆ドロップでDropbox内に追加するか、青色の［アップロード］をクリックします。
- 次に、作成したファイルはリンクまたはメールアドレスで共有できます。共有したいファイルにカーソルを合わせると下図のようになるので、オレンジの［リンクをコピー］か青の[共有マーク]をクリックすれば完了です。
- また、共有マークをクリックすると下図のように表示されるので、メールアドレスや権限を入力・選択して［フォルダを共有］をクリックする方法でも共有できます。
- 以上の操作でファイル共有が完了し、下図のようにアクセスできるユーザー数の表示が増えます。
ファイルの復元方法
- 復元するときは、下図のように画面左側の［削除したファイル］をクリックして該当のファイルを選択します。
- 上図のように確認画面が表示されるため、［復元］をクリックすれば完了です。
【実践】Dropboxの業務活用シーン4選
ここでは、Dropboxの実際の業務での活用シーンを4つご紹介します。Dropboxは単なる「データ置き場」としてだけでなく、実際の業務現場におけるさまざまな場面で活用されているのです。
スマホから現場写真を共有する
1つ目は、「スマホから現場写真を共有する」活用方法です。
スマートフォンのDropboxアプリを使用すれば、現地で撮影した画像がそのままクラウドへアップロードできます。そのため、建設現場や店舗などの屋外で撮影した写真を、事務所へ即座に共有できるのです。
たとえば、現場監督がスマホで撮影した施工写真が、事務スタッフのパソコンへ自動で同期され、すぐに報告書へ貼り付けられます。このように、現場と事務所間でやり取りするタイムラグがなくなり、報告業務を素早く完了できるのです。
大容量の設計図や動画をスムーズに送る
2つ目は、「大容量の設計図や動画をスムーズに送る」活用方法です。
Dropboxを使うと、メールで送信できない大きなデータを、ストレスなく相手に届けられます。また、相手がDropboxのアカウントを持っていなくても、Webブラウザ経由でデータを直接ダウンロードできるのです。
たとえば、デザイン会社や建築会社で、容量の大きい図面や高画質な動画素材を協力会社へ渡すときも、専用の転送サービスを使わずに送信できます。このように、データサイズの制限に悩まされることなく、社外とのやり取りを進められるのです。
社外の取引先とファイルを安全にやり取りする
3つ目は、「社外の取引先とファイルを安全にやり取りする」活用方法です。
Dropboxでは、特定フォルダに対して「閲覧のみ」「編集可能」などの権限を個別に付与できます。そのため、取引先ごとにアクセス権限を細かく設定し、安全なデータ共有スペースを作れるのです。
たとえば、プロジェクトごとに専用フォルダを作成し、外部パートナーには関係するフォルダのみアクセスを許可すると、他の社内データを見られるリスクを防げます。このように、特定のデータのみを見せる設定により、社外やり取りも安心です。
PCのバックアップとしてデータを保護する
4つ目は、「PCのバックアップとしてデータを保護する」活用方法です。
Dropbox上に保存されたデータはクラウドへ常時バックアップされており、過去のバージョン履歴も自動で保持されます。そのため、万が一パソコンが故障したり紛失したりした場合でも、大切な業務データを守れるのです。
また、誤ってファイルを上書き保存してしまったり削除したりした場合でも、Web上の管理画面からワンクリックで復元できます。このように、機器のトラブルや人的ミスによるデータ消失のリスクを最小限に抑えられるのです。
Dropboxは本当に安全なのか
ここでは、Dropboxのセキュリティ面における安全性について解説します。セキュリティ面に不安を感じている方は必見です。
Dropbox自体の堅牢なセキュリティ体制
Dropbox本体は、国際的なセキュリティ基準を満たした極めて堅牢なシステムで構築されています。
通信時および保存時のデータ暗号化や、厳重に管理されたデータセンター運用により、外部からの不正アクセスやサイバー攻撃を防ぐ仕組みが整っています。また、大手企業や官公庁関連での導入実績もあるのです。
そのため、システム単体の安全性自体は非常に高いレベルと言えます。したがって、サービス自体の脆弱性を過度に心配する必要はありません。
Dropboxの安全性が問題視される理由
システム自体が安全であるにもかかわらず問題視されるのは、過去に大規模な情報流出事故が発生しているためです。
2012年にDropboxの情報が流出し、6,800万件超のアカウント情報が盗まれる事件が起きました。本件に対し同社はユーザーへパスワード変更を求め、「既にパスワードのリセットを徹底しており、不正アクセスの形跡はない」と主張しています。
また、2024年にもセキュリティ機能がアップデートされるなど、システムの安全性は高まっています。このように、過去の教訓を経てシステム強度は高まっている一方で、運用の方法を誤ればリスクが生じる点に注意が必要なのです。
Dropbox使用時に考えられるリスクと対策
ここでは、Dropbox使用時に考えられるリスクと対策を2つ紹介します。システムのセキュリティが安全でも、ユーザーの使い方次第では、情報漏えいにつながる恐れもあるため、以下の内容を確認しましょう。
誤共有による情報漏えいのリスクと対策
クラウド管理における最大の危険性は、システム側ではなく「社員による共有設定のミス」にあります。
アクセス権限の選択を誤り、「リンクを知っている全員が閲覧可能」な状態で社外へ共有してしまうケースが多くあります。その結果、機密資料のリンクが意図しない第三者へわたり、即座に情報漏えいへと直結してしまうのです。
そこで、リスクを防ぐには、社外共有時のパスワード設定や閲覧期限の付与を社内でルール化し、運用を徹底することが不可欠です。
退職者による不正アクセスの危険性
退職した社員のアカウント管理を怠ると、元社員による情報持ち出しの危険性が高まるのです。
個人所有のスマートフォンや自宅PCに同期設定が残ったままだと、退職後も自由社内データへアクセスできてしまいます。実際に、退職者が過去の顧客名簿や技術資料を持ち出し、競合他社へ流出させるといったトラブルは頻繁に起きています。
そのため、退職時には管理画面からアカウントを即座に削除し、端末内のデータを遠隔操作で消去する必要があるのです。
Dropboxの機能面の注意点
以下では、Dropboxの機能面の注意点を3つご紹介します。場合によっては使い勝手が悪いと感じる恐れもあるので、あらかじめ確認しておきましょう。
（1）ファイル階層が深くなりすぐに探せない
1つ目は、ファイル階層が深くなりすぐに探せないという点です。
「営業部 ＞ 2025年度 ＞ 取引先名 ＞ 提案書」のようにフォルダを細かく分類していくと、目的のファイルにたどり着くまでに何度もクリックする必要が生じます。そのため、必要な資料をすぐに見つけられないのです。
この状態を放置すると、過去の資料を探すためだけに、何十ものフォルダを開け閉めして時間を浪費してしまうといった事態が日常化します。このように、フォルダ分類による整理には限界があり、ファイル探しの時間が現場の負担となるのです。
（2）「なぜ作成されたか」の経緯が残らない
2つ目は、「なぜ作成されたか」の経緯が残らないという点です。
クラウドストレージは「完成したファイル」を置く場所であり、作成に至る議論や試行錯誤のプロセスまでは記録されません。そのため、資料そのものは保管できても、作成された背景や判断の理由を残せないのです。
その結果、「なぜこの見積金額になったのか」「どのような経緯でファイルが修正されたのか」が分からず、逐一口頭で確認する必要が生じます。このように、ファイル作成の背景や理由が共有されず、担当者が変わると意図が分からなくなるのです。
（3）テキストやノウハウの管理ができない
3つ目は、テキストやノウハウの管理ができないという点です。
Dropboxは、WordやExcelなどのファイルを作成して保存しなければならず、数行のメモや手順を書き残す作業としては手間がかかりすぎてしまいます。そのため、ファイル形式ではない日々の業務ノウハウやQ&Aを管理するのには不向きなのです。
このように、文書化するほどでもないメールやチャットでの日常のやり取りが埋もれてしまい、社内のあらゆる情報を一元管理・蓄積できないのです。
Dropboxが向いている企業・向かない企業
ここでは、Dropboxの導入が向いている企業・向かない企業の特徴を紹介します。Dropboxを導入すべきか迷っている方は必見です。
Dropboxの導入が向いている企業
Dropboxは、単純な「ファイルの保管」や「大容量データの共有」を目的とする企業に適しています。
Dropboxは大容量データを共有できる一方で、ファイル管理に手間がかかります。そのため、デザインデータ、図面、動画などの大きなファイルをやり取りする機会が多く、かつ明確なファイル整理ルールがすでに整っている企業におすすめです。
たとえば、現場から本社へ写真データを送付する建設会社や、顧客とデザイン素材を共有する制作会社では効果を発揮します。このように、Dropboxは、保管するデータの種類が明確で、ファイルの受け渡しが中心の企業向けといえます。
Dropboxだけでは運用が難しい企業
一方、社内の「ノウハウ共有」や「質問対応の削減」を目指している企業は、Dropboxだけでの運用に限界を感じやすくなります。
ファイルを置くだけでは、過去の経緯や作業手順といった「テキスト情報」が蓄積されず、結局人に確認する流れが変わりません。そのため、「担当者に質問が集中している」「過去の履歴を探すのに苦労している」という悩みが解決しないのです。
したがって、業務の背景やノウハウまで含めて社内で共有・活用したい場合は、過去の資料や対応履歴、作成に至った経緯、日常的なやり取りをまとめて管理できるツールを導入するべきです。
【必見】Dropboxの欠点を解消する情報管理ツール
以下では、Dropboxの欠点を解消する情報管理ツールをご紹介します。
「社内のファイルが整理されておらず、必要な情報をすぐに見つけられない」という状態を放置すると、資料探しの度に業務が中断します。また、過去の経緯やノウハウが個人の頭の中にしか残らない状況になり、異動や退職のたびに引き継ぎに時間がかかるのです。
ファイルの命名・管理ルールを作って整理しても、中身を確認するためにファイルをひとつずつ開く手間が発生するため、確認作業の時間は短縮されません。また、ファイル共有した経緯や背景まで共有できず、結局確認する必要が生じるため、個人の努力やルールには限界があるのです。
そこで、ファイルを置くだけでなく、自然に一箇所に情報が集まり、誰でも必要な情報に瞬時にたどり着ける仕組みを作る必要があります。また、資料に関連する情報ややり取りもまとめて管理できれば、確認にかかる負担を削減できるのです。
この条件に最も当てはまるのが、「ノート」にあらゆる情報を書き込みフォルダごとに整理して情報を管理・共有できるツール「Stock」です。Stockは、メールのやり取りをワンクリックで蓄積可能なうえ、「ノート」に紐づくメッセージで、資料に関するやり取りもまとめて管理できます。
社内のあらゆる情報を整理して一元管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Dropbox(ドロップボックス)の口コミ・評判
以下では、Dropboxを利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。導入検討時は生の声も参考にしましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
Dropboxの良い口コミ・評判
以下はDropboxの良い口コミ・評判です。「端末を問わずアクセスできる」「リアルタイムで共有できる」「バックアップ・更新履歴も残る」といった口コミ・評判が見られます。
非公開ユーザー、投稿日：2026年7月9日
・スマートフォンとパソコン、どちらからでもソフトを扱える
・パソコンが使えない現場でもスマートフォンからデータをパソコンに送信できる
非公開ユーザー、投稿日：2026年6月10日
便利なクラウド型のファイルサーバーなので、オフィスのデスクトップPCで作成したデータも外出先のノートPCで作成したデータも共通して保存でき、どこからでもアクセスできるので持ち運びのいらない便利なハードディスクとして使っている。
非公開ユーザー、投稿日：2026年5月29日
数人のチームで、データ共有を主目的に使っています。世代バックアップや更新履歴も記録されるので便利だと思います。チームとは別に、個人のデータバックアップやPCとスマホ間でのデータのやり取りにも、容量が多く割り当てられるので使えます。
非公開ユーザー、投稿日：2026年05月18日
PC・スマホ・タブレットと利用環境が変わっても、アップロードした内容がすぐ反映される。容量が十分にあるので、購入時に端末のメモリ容量を気にしなくてよくなった。
Dropboxの改善点に関する口コミ・評判
次に、Dropboxの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。「社内フォルダへアップロードできない」「動作が重くなることがある」「情報が探しづらい」と回答する口コミ・評判が見られます。
非公開ユーザー、投稿日：2026年7月9日
個人のパソコンへのアップロードは可能だが、社内フォルダへのアップロードはできない。セキュリティ上の制約や他のソフトとの連動が必要なのかもしれないが、そのあたりもわかりやすく改善してもらいたい。
非公開ユーザー、投稿日：2026年6月1日
アプリの中でファイルのソート機能を２軸でできるようにして欲しいです。例えば、ファイル形式で並び替え、かつあいうえお順に並び替えられるとファイルが探しやすくなると思います。
非公開ユーザー、投稿日：2026年5月29日
実際に操作するとわかるが、PCのブラウザ版だと反応が思いのほかゆったりしている（操作のレスポンスが遅い）。
非公開ユーザー、投稿日：2026年4月21日
料金プランをわかりやすく改善してほしいです。機能がプランごとに違い、細かいので自分に合うプランはいったいどれなのかを判断するのに迷い、時間がかかります。
非公開ユーザー、投稿日：2026年4月19日
さらに改善してほしいのは、フォルダ構造が深くなった案件でも「どのファイルが最新版か」「どのリンクが外部共有中か」を一目で把握できる管理のしやすさです。
Dropboxの危険性や使い方・おすすめ企業
これまで、Dropboxの危険性や使い方・おすすめ企業を中心にご紹介しました。
Dropboxは、大容量ファイルの保管や社外との安全なデータ共有ができるクラウドストレージサービスです。しかし、利用ルールが曖昧なまま運用を続けると、資料が探せなくなったり、「ノウハウや経緯」が蓄積されずに業務が属人化したりします。
そのため、単なるファイルの置き場を超えて、社内の問い合わせ対応を減らし、誰もが過去の知見をすぐに引き出せる環境を作るには、個人の努力に頼らない「仕組み化」が不可欠です。
結論、社内のあらゆる情報を管理するには、ノートに直接情報を書きこんでフォルダごとに見やすく整理でき、「ノート」に紐づくメッセージでやり取りも一元管理が可能なツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ、「Stock」を導入して、社内の情報管理・共有に役立てましょう。
