社内で使うメールソフトはさまざまですが、導入社数が多く一般的なソフトのひとつに「Outlook」があります。一方、メールでのファイル共有はITリテラシーを問わずに使える方法ですが、OneDriveなどを活用すると、より効率的に情報共有ができるのです。
なかには、メールでのファイル共有をはじめとした「情報共有の非効率さ」に疑問を感じ、社内で解決したいと考える担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Outlook・OneDriveを使ったファイル共有の方法やメールよりも効率的な情報共有の方法を中心に紹介します。
- ファイル共有の手法が属人化されているのでOutlookへと統一したい
- OneDriveとも連携させたファイル共有の方法を知り、効率的な情報共有がしたい
- そもそもファイル共有の手法にメールが使われていることに疑問を感じている
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、Outlook・OneDriveを用いたファイル共有の方法が分かり、全社のファイル共有方法を見直すきっかけづくりができます。
目次
メールでファイルを共有するストレスを解消できるツール
以下では、メールでファイルを共有するストレスを解消できるツールを紹介します。
ファイルによる情報管理・共有では、必要な情報を見つけるまでに時間がかかったり、メールでファイルを送信したりするという手間がかかります。そのため、ファイルによる管理自体が非効率的と言えます。
したがって、メールでファイルを共有するストレスを解消するには、気軽に情報を残せる「ノート型ツール」が必須です。ただし、多機能なツールを導入するとITリテラシーの高くない社員が抵抗感を抱き、社内に定着しない点に注意しましょう。
結論、社内の情報共有には情報管理・共有に必要な機能が過不足なく備わっていて、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ共有したいテキスト・ファイルを残すだけで、任意のメンバーへすぐに共有可能です。また、「メッセージ」を使えばノートに紐づいた形でやりとりができるので、メールのようにムダな工数がかかりません。
非IT企業の65歳でも簡単に情報共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
OutlookとOneDriveを使ったファイル共有の3つの方法
以下では、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法3つを紹介します。基本的な方法からOneDriveを活用した共有方法までを解説しているので、社内でどの方法を確立すべきかの判断も可能です。
※以下の画像は下記サイトより引用しております。
（1）ファイル共有の基本的な方法
送信対象のファイルを選択し、右クリックをすると表示される「OneDriveリンクの共有」を選択します。
［ファイルの添付］＞［Web上の場所を参照］にポインタを合わせると、共有したいデータが格納されているOneDriveが選択できるようになります。
ダイアログボックスが表示されるので、共有したいファイルを選択し、[挿入]で添付します。
ポップアップが出現するので、［リンクの共有］を選択すると、OneDriveへの共有リンクが設定されたファイルがメールに添付されます。一方で［ダウンロードしたコピーを添付］は共有リンクがない、ファイルそのものを共有できます。
以下の画像のように「OneDriveのリンク付きのファイル」が添付されます。添付したファイルに雲マークがついていれば、正しくリンク付きのファイルが添付されています。
設定がデフォルトの場合、添付したファイルはOneDrive上で共有されるので、メールの受信者もファイルへのアクセルおよび編集が可能です。一方、閲覧のみの権限に設定を変更する場合は、ファイルの［v］マーク＞［アクセス許可の変更］＞［すべてのユーザーが表示可能］を選択します。
受信者側では、ファイルに添付されたOneDriveリンクの［∨］＞［名前を付けて保存］を選択すると、任意の場所にファイルを保存できます。
（2）OneDriveへアップロードしてリンクを挿入する方法
OneDriveへファイルをアップロードすると、任意で共有リンクを発行できます。受信者側はリンクをクリックすれば、すぐにファイルが見られるので、共有された側のPCにファイルがなくても情報共有が可能です。
共有リンクの作成方法は、リンクを発行したいファイルやフォルダーを選択して［共有］をクリックします。メールでリンクを共有する際は［リンクのコピー］でファイルをコピーした後、メールへ添付するとリンクをシェアできます。
次に、［∨］＞［アップロード］＞［OneDrive］を順にクリックします。
クリックすると、OneDriveにファイルがアップロードされるので、ファイルがOneDriveへ共有されたことを示す「雲のアイコン」が表示されていれば完了です。
アップロードしたファイルは、OneDriveの［電子メールの添付ファイル］に保存されています。
（3）OneDriveから直接メールを送る方法
OneDrive上のフォルダを直接メール転送する方法もあります。
まずは、目的のファイルもしくはフォルダーを選択して［共有］を選択します。次に、メッセージとメールアドレスを入力して［送信］をクリックすればメールを送信できます。
また、上の画像に表示されている［リンクのコピー］をクリックすると、共有リンクがコピーされます。
上記画像はファイルを選んだ後に［共有］をクリックし、メールアドレスのみを入力して［送信］をクリックしたときに送信されるメールです。ビジネスメールとしては無機質であるため、身内以外の宛先にこの方法で送信しないように注意が必要です。
【注意】メールでのファイル共有が非効率な4つの理由
ここでは、メールでのファイル共有が非効率な理由を４つ解説します。以下の内容に当てはまっているなかで、実際の運用に支障が出ているのであればすぐにでも運用を見直すべきです。
（1）宛先の数だけファイルが複製される
まず、メールの送信者分だけファイルが複製されてしまう点があります。
仕事において多数の人にファイル共有をする際、メールに添付したファイルは宛先の分だけ複製されることになり、社内に同じファイルが複数存在してしまいます。
これによって、ファイルサーバーやメールサーバーの容量が圧迫され、操作が重くなる原因にもなります。とくに、ファイルの容量が大きい場合は送信自体に時間がかかるうえ、失敗する可能性があることからも効率的とは言えません。
メールで共有する以上ファイルの複製は避けられないので、社内で「ファイルの扱い方のルール」を明確にし、適切なファイルの取り扱い方を浸透させておく必要があります。
（2）情報漏えいのリスクが高まる
多くの人にメールでファイルを送ることで、情報漏えいのリスクが高まってしまいます。
たとえば、メールにおけるトラブルでは「社内と社外を誤って送信してしまった」という情報漏えいのケースが挙げられます。そして、「ファイルの数」「メールの宛先」が多いほど、誤送信を起こすリスクは高まってしまうのです。
メールは確実に送信したという証拠を残せる一方で、一度送信したメールは取り消しができません。そのため、情報共有の手段について「社内は別のツール、社外はメールを使う」というように、棲み分けをしておくのが対処法です。
（3）最新の情報へアクセスしづらい
メールでのファイル共有を重ねると、ファイルの新旧が分かりづらくなり情報の管理が難しくなってしまいます。
ExcelやWordをはじめとした、メールで共有されたデータを元にチームで編集したファイルを上書き保存すると、同じ名前のファイルがふたつ生成されます。仮に「最新版」のように名前を変更していたとしても、編集の頻度が高い場合はその都度名前を変更しなければなりません。
また、ファイルの新旧がタイトルで分からない場合は、中身を逐一開いて最新のものかを確認する手間も発生してしまいます。したがって、不必要なファイルの更新や共有をなくしたり、作成した「日付」をタイトルに必ず含めたりするなどの対策が必要です。
（4）ファイルの大きさによって共有に時間がかかる
ファイルの大きさによって、メールでの共有に時間がかかる点も無視できません。
メールに大容量のファイルを添付して送ると、ネットワークへの負荷が増加しファイル共有がスムーズにできないうえ、正しく送信完了されないケースもあります。また、共有された大容量のファイルをダウンロードするのにも時間がかかってしまうのです。
このように、ファイルの容量によって共有スピードに差異がある「メールでの情報共有」は、ビジネススピードの阻害に直結します。したがって、「Stock」のようなストレスなくファイル共有できるシンプルなツールで、情報共有と管理を同時に効率化すべきです。
メール以外のファイル共有の方法3選
ここでは、メール以外のファイル共有の方法を3つ紹介します。メールよりも気軽に送れるものも多いですが、セキュリティが甘いケースもあるため注意して、自社の業務フローに適切なツールを見つけましょう。
- ファイル転送サービス
- チャットツール
- 情報共有ツール【最もおすすめ】
ファイル転送サービスは、メールに添付できない大容量のファイルを転送可能なツールです。無料から使えるツールが多い一方で、適切なセキュリティが備わっていない場合がある点に注意しなければなりません。
チャットツールはメールよりも気軽に情報共有できるツールです。ただし、さまざまな話題が同じチャット内でやりとりされるため、必要な情報がすぐに見つけられないというデメリットがあります。
情報共有ツールは社内の情報管理から共有まで一元的にできるツールです。チャットツールに比べ必要な情報を見つけやすく、ファイル転送サービスに比べて高度なセキュリティが備わっています。
このように、ビジネスにおいては「情報へのアクセス性」や「高度なセキュリティ」を満たしたツールが求められます。たとえば、ノート型ツールのために必要な情報へアクセスしやすく、国際的なセキュリティ基準を満たした「Stock」であれば、ビジネスにおける情報共有もスムーズです。
Outlook・OneDriveでのファイル共有方法や非効率な理由まとめ
ここまで、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法、メールでの共有が非効率な理由4選を中心に紹介しました。ファイル共有の方法は以下の3つです。
- OneDrive上に格納されたファイルをメールに添付する
- ファイルをOneDriveへアップロードしてリンクを挿入する
- OneDriveから共有リンクを発行しメールで共有する
いずれの方法でも、誤送信やファイルの新旧が分かりづらくなる事態を避けるため、社内で明確なルールを決めておきましょう。ただし、ファイルによる管理そのものがビジネススピードを阻害しているので、解決には「情報共有ツール」が必須です。
ただし、導入するツールが複雑では社内に浸透しないので、ノート型であるためファイル共有よりも簡単にやりとりができるStockを使って情報共有を効率化すべきです
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメールにおけるファイル共有のストレスを解消しましょう。
