メールによるファイル共有は、取引先との資料のやり取りに欠かせません。しかし、添付ファイルが増えるほど「あの資料、どのメールに添付されていたっけ？」と過去の履歴を何度も遡ることになり、現場の負担は大きくなります。
そのため、「メールでファイルを共有しているが、必要な資料がすぐに見つからない」「返信のやり取りの中に最新のファイルが埋もれてしまう」と悩む管理職の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールを使ったファイル共有の手順や、メール管理に頼ることで起きる限界とリスクを分かりやすく解説します。
- 「あの時のメール」や添付ファイルを後から探すのに苦労している担当者
- 退職や異動に伴う、過去のメール資料の引き継ぎ漏れを防ぎたい管理職
- メールに頼ったファイル管理を卒業し、社内で情報を一元化したいDX担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、メールだけではファイル管理が難しくなる原因が分かり、現場のメンバーが迷わずに必要な資料へ即座にアクセスできる環境を作る方法が理解できます。
目次
Gmail/Googleドライブを使ったファイル共有の3つの方法
以下では、GmailとGoogleドライブを使ったファイルの共有方法を紹介します。「基本的な方法」から「Googleドライブを活用した共有方法」までを網羅的に解説します。
（1）Gmail｜メールにファイルを添付する
まず、メールの作成画面にて、クリップマークの［ファイルを添付］をクリックします。
ファイル選択画面に移るので、添付したいファイルを選択しましょう。［開く］をクリックすれば、ファイルがメールに添付されます。
上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Gmailで共有できるファイルのサイズは、最大25MBと限られています。そのため、ファイルが25MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。
（2）Gmail｜Googleドライブへアップロードして共有する
はじめに、メールの作成画面にて、Googleドライブマークの［ドライブを使用してファイルを挿入］をクリックします。
Googleドライブに移るので、［アップロード］＞［デバイスのファイルを選択］をクリックし、添付したいファイルを選択します。［アップロード］をクリックすれば、自動的にファイルのリンクをメールに挿入できます。
このように、Googleドライブへファイルをアップロードして共有する場合は、GmailとGoogleドライブを行き来しながら操作しなければなりません。アップロードや共有設定など複数の操作が必要になるため、ITに不慣れな方は共有までに時間がかかる恐れがあります。
（3）Googleドライブ｜リンクをメールに添付する（URL化）
まず、Googleドライブの作成画面にて、共有したいファイルの右側にある「⁝」をクリックします。
そして、［共有］＞［リンクを取得］をクリックして、Gmailに貼りつければ、ファイルのリンクを添付できます。ただし、結局のところメールによる共有は、他受信メールに埋もれて見落とされるリスクがある点に注意しなければなりません。
Outlook/OneDriveを使ったファイル共有の3つの方法
以下では、Outlook・OneDriveを使ったファイルの共有方法を3つ紹介します。「基本的な方法」から「OneDriveを活用した共有方法」まで網羅的に解説します。
（1）Outlook｜メールにファイルを添付する
まず、メールの作成画面にて、［挿入］＞［添付ファイル］をクリックします。
すると、ダイアログボックスが表示されるので、共有したいファイルを選択すれば、ファイルがメールに添付されます。
上記の操作で、ファイルを直接添付できます。ただし、Outlookで共有できるファイルのサイズは、最大20MBと限られています。そのため、ファイルが20MBを超えていると、メールには添付されず、アラートが表示されるので注意しましょう。
（2）Outlook｜OneDriveへアップロードして共有する
まず、先ほどの「メールにファイルを添付する」方法と同様に、挿入で共有したいファイルを添付します。
次に、［∨］＞［アップロード］＞［OneDrive］を順にクリックします。
すると、OneDriveにファイルがアップロードされて共有完了です。アップロードしたファイルは、OneDriveの［電子メールの添付ファイル］に保存されています。
（3）OneDrive｜リンクをメールに添付する（URL化）
まずは、共有したいファイルを選択して［共有］を選択します。
［リンクのコピー］をクリックすると、共有リンクがコピーされます。そして、Outlookに貼りつけることで、リンクを添付可能です。
また、メールアドレスとメッセージを入力して［送信］をクリックすれば、OneDriveから直接メールを送ることもできます。ただし、OneDriveから送信すると通知メール形式になるため、取引先への正式なビジネスメールには適さない場合があります。
写真/動画ファイルをメールで共有する方法
Gmailの場合
Gmailの場合はまず以下のようにメニューから写真のアイコンをクリックします。
次に写真や動画をアップロードする方法を選択します。
最後にファイルを選択し、アップロードすれば以下のように写真や画像を添付してメールで共有できます。
Outlookの場合
Outlookの場合、まずメール作成画面から[ピクチャ]をクリックします。
選択するとファイルを選択する画面になるため、任意の画像や動画ファイルを選択しアップロードします。
アップロードに成功すると以下のように本文に画像や動画が添付されます。
メールによるファイル共有が危険な理由
メールによるファイル共有が危険な理由は、添付ファイルの管理が個人のメールボックスに依存し、情報漏えいや紛失、共有漏れのリスクが高まる点にあります。
メールは基本的に送信者と受信者の間で完結するやり取りであり、組織として添付ファイルの保存状況やアクセス権限を一括管理する仕組みが備わっていません。そのため、担当者が誤って社外の宛先にファイルを送信してしまったり、退職や異動によって過去の添付ファイルごと情報が失われたりする事態が起こりやすくなります。
このように、メールでのファイル共有はセキュリティ面のリスクを抱えやすいため、重要なファイルほどメール以外の一元管理された仕組みで運用することが求められます。
メールによるファイル共有の限界
ここでは、メールによるファイル共有で起こりやすい3つの課題について解説します。メールだけで社内の情報共有を続けるリスクを理解したい方は、参考にしてください。
退職や異動でファイル共有履歴が消える
メールだけでは、ファイルの共有履歴を管理しにくくなります。
メールは送受信ごとに情報が分散し、「誰が・いつ・どの資料を共有したのか」を後から確認しづらくなるためです。また、メールは基本的に個人のメールボックスごとで管理されるため、担当者が異動・退職すると、過去の履歴を追えません。
そのため、ファイルの送受信履歴を一元的に管理し、「誰が・いつ・どの資料を共有したか」を検索できる状態にしましょう。
写真や動画の送受信には不向き
メールは、写真や動画を頻繁に共有する用途には向いていません。
写真や動画は1件あたりのファイルサイズが大きく、複数枚をまとめて送ろうとするとメールの添付容量の上限に達しやすいためです。結果的に、ファイルを分割して複数回に分けて送信したり、圧縮してサイズを小さくしたりする手間が発生します。
そのため、現場写真や施工動画などを日常的に共有する場合は、メール以外の共有を検討しましょう。
大容量ファイルによる送信エラー
メールでは、添付容量の上限を超える大容量ファイルを送信できません。
多くのメールサービスには添付容量の上限があり、設計図や動画、プレゼン資料など容量の大きいファイルは送信できないためです。容量制限を超えた場合、ファイルを分割したり、外部の大容量送信サービスを別途利用したりする必要が生じます。
そのため、大容量ファイルを扱う機会が多い場合は、メールより大容量ファイルを共有しやすいツールを併用しましょう。
社内のファイル共有を効率化するツール
以下では、社内のファイル共有を効率化するツールをご紹介します。
メールは取引先とのやり取りには便利ですが、社内のファイル管理には向いていません。添付ファイルが増えるほど過去の資料を探しにくくなり、「最新版が分からない」「担当者に確認しないと見つからない」といった状況が発生しやすくなります。
また、メールや共有フォルダだけで運用すると、関連する経緯やコメントが分散し、必要な情報を探すたびに複数のメールやフォルダを確認する手間がかかります。運用ルールだけで解決しようとしても、継続的に管理するのは容易ではありません。
そのため、社内ではファイルとその経緯・コメント・関連資料を一元管理できるツールを活用することが重要です。ファイル名だけでなく内容も検索できる環境を整えれば、情報共有や引き継ぎにかかる時間を短縮できるのです。
こうした条件に最も当てはまるのが、『非IT企業』でも当たり前にファイルと知識が蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、ファイル要約機能・画像要約機能が搭載されており、資料をわざわざ開かなくてもファイルの中身をAIが教えてくれるため、社内のファイル共有にかかる手間を大幅に削減できます。
社内のファイル共有のストレスを解消するツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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場面別｜メールでファイル共有するときの対策
ここでは、メールでファイルを共有するときの対策を紹介します。ファイルのメール共有で起こるよくある疑問を解消したい方は、ぜひ参考にしてください。
「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」と表示される
「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています。」というメッセージが表示された場合、ファイルを圧縮して容量を小さくしたり、クラウドストレージを利用したりすることで解決できます。
ファイルサイズはZIP形式で圧縮することで小さくできます。右クリック→[圧縮]を選択した上で添付しましょう。クラウドストレージの場合はクラウドにファイルをアップロードし、リンクをメールで送信すると共有できます。
以上の要領でファイルサイズを調整するか、リンクを送信すればファイルを共有できるようになります。
共有リンクが開けない
クラウドストレージを利用してリンクでファイルが共有されたリンクが開けない場合、リンクの有効期限切れや閲覧の権限設定を誤っている可能性が考えられます。
たとえば、Google DriveやOneDriveではリンクの有効期限を送信者が設定できるため、期限を過ぎるとアクセスができなくなります。また、共有者に閲覧の権限を付与していないとリンクにアクセスできません。
よって、ファイルを送信するときは期限や権限の設定に注意し、開けない場合は送信者の設定を確認してみましょう。
気をつけても防げない？メールの誤送信対策
メールの誤送信は、送信前の確認作業をどれだけ徹底しても、個人の注意力だけで完全に防ぐことは困難です。そのため、人的な確認だけに頼らない対策が欠かせません。
メールでは、宛先の入力ミスや添付ファイルの取り違え、CC・BCCの設定ミスなど、わずかな操作ミスが情報漏えいにつながります。さらに、複数の資料を送信する場面では、添付ファイルの選択ミスや宛先の確認漏れも起こりやすくなるのです。
そのため、担当者の注意力だけに頼るのではなく、添付漏れ・宛先間違いを検知する自動チェック機能や、送信前の承認フローなど、システム側でミスを防止できる仕組みを取り入れることが重要です。
メールによるファイル共有のリスク・対策まとめ
これまで、メールを使ったファイル共有の方法や、メールによるファイル共有が危険な理由、メールだけで運用する限界を中心にご紹介しました。
メールは取引先とのファイル共有には便利な一方、添付ファイルの容量制限や共有履歴の管理、過去資料の検索性などに課題があります。そのため、社内ではメールだけに頼らず、ファイルと関連情報を一元管理できる環境を整えることが重要です。
そのため、ファイルを一元管理できるだけでなく、資料の内容まで把握できる仕組みを導入しましょう。「必要な資料が見つからない」「中身を確認するために毎回ファイルを開く」といった手間を減らせます。
なかでも、社内のファイル共有に最適なのは、ファイルや関連情報を一元管理し、AIですぐに必要な情報を探せる「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、必要なファイルや情報を誰でもすぐに見つけられる社内環境を実現しましょう。
