ビジネスのさまざまな場面で、売買や賃貸借、雇用などの「契約書」が交わされます。想定外の出来事が起きたときには、契約書が自社の権利の裏付けとなるため、適切に保管しなければなりません。
しかし、「従来の契約書をファイリングするやり方は非効率的だと感じる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、契約書をファイル管理する際の注意点と解消法を中心にご紹介します。
- 契約書を上手く管理できない
- 現状のファイル管理では、どこに何の契約書があるのかわかりづらい
- 契約書の管理を簡単にできるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な契約書の管理方法が分かるので、ファイル管理する煩わしさの解消につながります。
目次
契約書類のファイル管理が必要な理由
契約書を正しく管理すべき理由は、必要なときにすぐに確認できるようにするためです。
たとえば、契約書の保管を個人や部署のやり方に任せると、他の社員は契約書の場所がわからず、探す手間がかかります。その結果、必要な契約書をすぐに確認できずに、契約更新を見逃したり解約の手続きが遅れたりする事態が起きてしまうのです。
以上のように、契約書を探し出せずに対応が遅れてしまうとトラブルに発展しかねないので、契約書類は適切に管理しなければなりません。
契約書類のファイル整理手順
ここでは、契約書をファイル管理する方法を紹介します。契約書をファイル管理している企業では、以下のように「原本のファイリング」「顧客台帳の作成」の2つに作業を分担しているケースも少なくありません。
ステップ1. 原本をファイリングする
まずは、契約書の原本を、種類ごとに分類してファイリングしましょう。契約書の分類には、以下の5つが挙げられます。
- 名称別の分類：契約先の名前や地区名、商品名など、名称ごとの分類です。
- サービス別の分類：自社で展開するサービスや製品ごとの分類です。
- 部署別の分類：各契約書の担当部署ごとの分類です。
- 案件別の分類：案件ごとに関連する契約書をまとめる分類です。
- 数字別の分類：契約を結んだ日付ごと（月別、年別など）の分類です。
企業ではさまざまな契約を取り交わすので「どこに、何が保存されているか分からない」という管理では、必要なときにアクセスすることができません。そのため、契約書を必要とする担当者がすぐに見つけられるように、ルールを統一しましょう。
ステップ2. エクセルで管理台帳を作成する
契約書原本のファイリングとは別に、エクセルで管理台帳を作成しましょう。
契約書の管理台帳とは、「契約内容」や「締結先の会社名」、「締結日」などの基本情報をまとめた一覧表です。管理台帳があれば、わざわざ契約書を確認せずに概要を把握できます。
また、エクセルのマクロや関数を活用すれば、分析やレポートなどを組み込むことも可能です。
契約書類をファイリングするポイント
ここからは、契約書類をファイリングする際のポイントを紹介します。以下の2つは特に意識しましょう。
書類をそのままの状態で保管する
契約書類をファイリングするときは、書類をそのままの状態で保管しましょう。
たとえば、パンチで穴を開けたり汚したりすると、押印箇所や文章の一部が欠落する可能性があります。
そのため、契約書類はできるだけそのままの状態で保管するべきと言えます。
鍵付きの場所に保管する
契約書類をファイリングする際には、鍵付きの場所に保管しましょう。
契約書は、自社の権利の主張に必要であり、裁判においても証拠として扱われる重要な書類です。そのため、書類内容の改ざんや持ち出しが発生しないように、対策しなければなりません。
結論、トラブルを避けるためにも、契約書は施錠可能な場所で安全に保管しましょう。
契約書類ファイルを管理する際の3つの注意点
ここでは、契約書類ファイルを管理する際の3つの注意点をご紹介します。紙の契約書には管理における以下のようなデメリットがあります。
（1）時間を確保する必要がある
1つ目の注意点は、ファイリングする時間を確保しなければならない点です。
契約書を手作業でファイリングする作業には、手間と時間がかかります。また、分類場所を間違えたり、あとから探す際に時間がかかったりする恐れもあるのです。
以上のように、紙書類のファイリングには時間がかかり、結果としてほかの業務時間を削らなければならないのです。
（2）エクセルの運用が面倒
2つ目の注意点は、エクセルの管理台帳を運用するのが面倒なことです。
エクセルの管理台帳は、契約が交わされるたびに更新する必要があります。また、エクセルは社内サーバーで管理されているケースが多いですが、フォルダが多すぎて見つからないという事態になりかねません。
以上のように、エクセルの管理台帳を運用するのには手間がかかります。しかし、紙の契約書をファイル管理する場合は、契約書を探しやすくするための管理台帳を作成することは避けられないのです。
（3）保管場所が必要となる
3つ目の注意点は、保管場所が必要となる点です。
紙の書類は、保管場所が必要となり、書類の量によっては多くのスペースをとります。また、大企業であれば大量の書類を保管するために、より広いスペースを用意しなければなりません。
結果、より多くの賃料を払ったり、外部倉庫と契約したりしなければならず、コストが増加するのです。
【必見】契約書のファイルをスムーズに保管する方法とは
以下では、契約書のファイルをスムーズに保管する方法を紹介します。
契約書を管理するにあたり、「原本のファイリング」と「エクセルでの管理台帳の作成」の2つに作業を分担して管理する企業も少なくなりません。しかし、「欲しい情報がすぐに見つからない」「情報を共有するのに手間がかかる」などの課題も挙げられます。
以上のような課題を解消するには、契約書の管理・共有方法を変える必要があります。具体的には、「契約書のデータを簡単に共有・見つけられるITツール」の活用が最適です。
結論、契約書の管理に最適なのは、テキスト情報や契約書ファイルを一元管理でき、リアルタイムで社内に共有できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、添付したファイルを即任意のメンバーに共有できるうえ、多階層の「フォルダ」で分類できるので、大量の契約書を管理する必要のある大企業でも、書類が入り乱れる心配がありません。さらに、ナレカンは「検索機能」も充実しており、誰でも簡単に目的の契約書を見つけられます。
契約書の保管を効率化するツール「ナレカン」
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
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契約書のファイル管理に活用するITツールの選定ポイント
以下では、契約書のファイル管理に活用するITツールの選定ポイントをご紹介します。紙で契約書を管理することに課題を感じている場合は必見です。
（1）欲しい情報がすぐに見つかるか
1つ目のポイントは、欲しい情報がすぐに見つかるかという点です。
契約書は、取引先と契約を締結したという証拠としてだけでなく、支払いや解約、契約内容の変更などあらゆる場面で必要となります。そのため、すぐに必要な情報を探し出せなければなりません。
しかし、紙書類をファイリングした管理の場合、欲しい情報がどこにあるのかをピンポイントで把握するのは困難です。さらに、PDFファイルも一つひとつ中身を確認しなければならず、手間がかかります。
そのため、契約書のファイル管理に活用するITツールは「ファイルも対象に、情報を検索する機能が充実したサービス」を選びましょう。
（2）情報共有しやすい仕組みか
2つ目のポイントは、情報共有しやすい仕組みで管理されているかという点です。
契約締結や契約内容変更などの情報を社内に知らせる際には、情報共有のしやすさが重要です。しかし、PDFファイルをメールやチャットツールで共有すると、ほかのメッセージなどで流れてしまい、社員全員に周知させることが困難です。
そのため、「契約書をいつでも確認でき、簡単に共有できる仕組み」が必要になります。そこで、「ナレカン」のような情報共有に役立つITツールを導入すれば、契約書の閲覧・共有が簡単になり、紙媒体での管理のように煩雑になりません。
契約書をファイル管理する方法まとめ
ここまで、契約書をファイル管理する方法を中心にご紹介しました。
契約書をファイル管理するには、原本をファイリングするだけでなく、管理台帳をエクセルで作成する必要があります。しかし、紙やエクセルでの管理では欲しい情報をピンポイントで探し出せないうえ、共有するのに手間がかかります。
そのため、「契約書を簡単に管理できるうえに、高度な検索機能を備えたツール」が必要です。
したがって、自社が導入すべきなのは、契約書ファイルを簡単に管理・共有ができ、必要な情報をすぐに探し出せる『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を使って、契約書の管理・共有の効率化を実現しましょう。
