ビジネスのさまざまな場面で、売買や賃貸借、雇用などの「契約書」が交わされます。想定外の出来事が起きたときには、契約書が自社の権利の裏付けとなるため、適切に保管しなければなりません。
しかし、「従来の契約書をファイリングするやり方は非効率的だと感じる」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、契約書をファイル管理する課題と解消法を中心にご紹介します。
- 契約書を必要なときにすぐに探し出せない
- 現状のファイル管理では、どこに何の契約書があるのか分かりづらい
- 大量の書類の中からすぐに契約書を見つけ出せる環境を作りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切な契約書の管理方法が分かるので、ファイル管理する煩わしさの解消につながります。
目次
契約書類のファイル管理が必要な理由
契約書を正しく管理すべき理由は、必要なときにすぐに確認できるようにするためです。
たとえば、契約書の保管を個人や部署のやり方に任せると、契約書の保管場所が分からなくなって探す手間がかかります。その結果、必要な契約書をすぐに確認できずに、契約更新を見逃したり解約の手続きが遅れたりする事態が起きてしまうのです。
以上のように、契約書を探し出せずに対応が遅れてしまうとトラブルに発展しかねないので、契約書類は適切に管理しなければなりません。
契約書類をファイル管理する方法とは
ここでは、契約書をファイル管理する方法を紹介します。契約書をファイル管理している企業では、以下のように「原本のファイリング」「顧客台帳の作成」の2つに作業を分担しているケースも少なくありません。
ステップ1. 原本をファイリングする
まずは、契約書の原本を、種類ごとに分類してファイリングしましょう。契約書の分類には、以下の5つが挙げられます。
- 名称別の分類：契約先の名前や地区名、商品名など、名称ごとの分類です。
- サービス別の分類：自社で展開するサービスや製品ごとの分類です。
- 部署別の分類：各契約書の担当部署ごとの分類です。
- 案件別の分類：案件ごとに関連する契約書をまとめる分類です。
- 数字別の分類：契約を結んだ日付ごと（月別、年別など）の分類です。
企業ではさまざまな契約を取り交わすので「どこに、何が保存されているか分からない」という管理では、必要なときにアクセスすることができません。そのため、契約書を必要とする担当者がすぐに見つけられるように、ルールを統一しましょう。
ステップ2. エクセルで管理台帳を作成する
契約書原本のファイリングとは別に、エクセルで管理台帳を作成しましょう。
契約書の管理台帳とは、「契約内容」や「締結先の会社名」、「締結日」などの基本情報をまとめた一覧表です。管理台帳があれば、わざわざ契約書を確認せずに概要を把握できます。
また、エクセルのマクロや関数を活用すれば、分析やレポートなどを組み込むことも可能です。
契約書類をファイリングする際の注意点
ここからは、契約書類をファイリングする際の注意点を紹介します。以下の2つは特に意識しましょう。
書類をそのままの状態で保管する
契約書類をファイリングするときは、書類をそのままの状態で保管しましょう。
たとえば、パンチで穴を開けてしまうと、押印箇所や文章の一部が欠落する可能性があります。そして、場合によっては、改ざんを疑われるといった問題に発展するのです。
そのため、契約書類はできるだけそのままの状態で保管するべきと言えます。
鍵付きの場所に保管する
契約書類をファイリングする際の注意点として、鍵付きの場所に保管することもあげられます。
契約書は、自社の権利の主張に必要であり、裁判においても証拠として扱われる重要な書類です。そのため、書類内容の改ざんや持ち出しが発生しないように、対策しなければなりません。
結論、悪意ある人間・第三者から守るために、契約書は施錠可能な場所で安全に保管しましょう。
契約書類ファイルを整理する3つの課題とは
ここでは、契約書管理をファイル管理する3つの課題を解説します。契約書を適切に運用したい方は必見です。
（1）時間を確保する必要がある
1つ目の課題は、ファイリングする時間を確保しなければならない点です。
契約書を手作業でファイリングしていくのは面倒です。また、機械ではないのでミスをすることもあり、分類すべき場所を間違ってしまって、あとから見つからずに困ることがあります。
以上のように、紙書類を丁寧に分類するのは時間がかかるので、ほかの業務時間を削らなければならないのです。
（2）エクセルの運用が面倒
2つ目の課題は、エクセルの管理台帳を運用するのが面倒なことです。
契約が交わされるたびに、エクセルを更新する必要があります。また、エクセルは社内サーバーで管理されているケースが多いですが、フォルダが多すぎて見つからないという事態になりかねません。
以上のように、エクセルの管理台帳を運用するのには手間がかかります。しかし、紙の契約書をファイル管理する場合は、契約書を探しやすくするための管理台帳を作成することは避けられないのです。
（3）保管場所が必要となる
3つ目の課題は、保管場所が必要となる点です。
紙の書類は、保管場所が必要となり、書類の量によっては多くのスペースをとります。また、大企業であれば大量の書類を保管するために、より広いスペースを用意しなければなりません。
結果、より多くの賃料を払ったり、外部倉庫と契約したりしなければならず、コストが増加するのです。
どこで保管するべき？契約書の保管で重視すべきポイント
以下では、契約書を保管するうえで重視すべきポイントを2つ紹介します。契約書を管理することに課題を感じている場合は必見です。
（1）欲しい情報がすぐに見つかるか
1つ目のポイントは、欲しい情報がすぐに見つかるかという点です。
契約書は、取引先と契約を締結したという証拠としてだけでなく、支払いや解約、契約内容の変更などあらゆる場面で必要となります。そのため、欲しいときに必要な情報を探し出さなければなりません。
しかし、紙書類をファイリングした管理の場合、欲しい情報がどこにあるのかをピンポイントで把握するのは困難です。さらに、PDFファイルも一つひとつ中身を確認しなければならず、手間がかかります。
（2）情報共有しやすい仕組みか
2つ目のポイントとして、情報共有しやすい仕組みで管理されているかは重要です。
紙で管理していると、チームで共有するために人数分コピーする手間がかかります。また、PDFファイルをメールやチャットツールで共有すると、ほかのメッセージなどで流れてしまうのです。
そのため、「契約書をいつでも契約を確認でき、簡単に共有できる仕組み」が必要になります。そこで、「ナレカン」のような情報共有に役立つITツールを導入すれば、契約書の閲覧・共有が簡単になり、紙媒体での管理のように煩雑になりません。
【必見】契約書のファイル管理に最適のツールとは
ここでは、契約書のファイル管理に最適のツールについて紹介します。
契約書を管理するにあたり、「原本のファイリング」と「エクセルでの管理台帳の作成」の2つに作業を分担して管理する企業も少なくなりません。しかし、「欲しい情報がすぐに見つからない」「情報を共有するのに手間がかかる」などの課題も挙げられます。
以上のような課題を解消するには、契約書の管理・共有を一元化しなければなりません。具体的には、契約書のデータを添付するだけで情報共有・管理ができる、ノート形式の情報共有ツールが最適です。
結論、契約書の管理に最適なのは、テキストだけでなく契約書ファイルも「ノート（記事）」に残せて、リアルタイムでチームに共有できる「ナレカン」一択だと言えます。
ナレカンを使えば、契約書をノートに添付して多階層の「フォルダ」で分類できるので、大量の契約書を管理する必要のある大企業でも、書類が入り乱れる心配がありません。さらに、ナレカンは「検索機能」も充実しており、ファイル名で検索をするだけで、目的の情報を見つけられます。
契約書の保管を効率化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
契約書をファイル管理する方法まとめ
ここまで、契約書をファイル管理する方法を中心にご紹介しました。
契約書をファイル管理するには、原本をファイリングするだけでなく、管理台帳をエクセルで作成する必要があります。しかし、紙やエクセルでの管理では欲しい情報をピンポイントで探し出せないうえ、共有するのに手間がかかります。
そのため、「契約書を簡単に管理できるうえに、高度な検索機能を備えたツール」が必要です。
したがって、自社が導入すべきなのは、契約書ファイルを「ノート（記事）」に貼り付けるだけで管理・共有ができる『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を使って、契約書の管理・共有の効率化を実現しましょう。
