仕事では日常的に企業間・取引先とファイルを共有する場面が多く、情報漏えいを防ぐためにも、取り扱いには十分注意する必要があります。
しかし、「社員が取引先と安全にファイル共有ができているのか心配」という担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、企業間・取引先で安全にファイル共有ができる方法や注意点を中心にご紹介します。
- 情報漏えいの心配なく、取引先と安全にファイルを共有したい
- 社員が正しくファイル共有できているのか知りたい
- 取引先とのファイル共有を効率化したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、安全かつ効率的にファイルを共有する方法が分かります。
目次
企業間・取引先とファイルを共有する方法
ここでは、「企業間・取引先とのファイル共有方法」と「そのメリット・デメリット」について解説します。以下の方法を比較し、取引先と安全にファイル共有をしましょう。
パスワード付きZIPファイルをメールで送る
はじめに、パスワード付きZIPファイルをメールで送信したあとに、パスワードをメールで送る方法を紹介します。
- メリット
- デメリット
・ビジネスマナーを踏襲しており、様々な企業が利用している
・ハッキングされる可能性がある
・ファイルの容量が大きすぎると共有に時間がかかる
ファイルとパスワードを別々に送信する方法は、パスワードがなければファイルを開くことができないため、セキュリティ・ビジネスマナーの両面から正しいとされてきました。
しかし、ハッキングをされる可能性があり、政府や大手企業を中心にパスワード付きZIPファイルの使用廃止を決定しているところが増えています。
また、大容量のファイル送信をすると、ネットワークに負荷がかかり、受信者がファイルのダウンロードに時間を要するなどデメリットが多い方法です。
無料のファイル共有サービスを使う
Webサイト上でファイルを共有するURLを発行して、取引先に送る方法です。
- メリット
- デメリット
・大容量のファイルを送信できる
・サービスによっては、ファイルにパスワードを設定できる
・セキュリティが万全ではない
ファイルはインターネット上にアップロードされるため、動画など大容量のファイルも送信可能です。また、受信者がファイルをダウンロードするとき、パスワードを入力する仕組みもあります。
しかし、無料サービスは、有料サービスと比べてセキュリティ対策が万全ではありません。そのため、社外に情報が漏えいしたときに、流出した情報の特定が難しいので注意が必要です。
クラウドストレージを活用する
クラウドストレージとは、オンライン上でファイル共有ができるサービスのことです。
- メリット
- デメリット
・時間や場所を問わずにファイルへアクセスできる
・初期投資を抑えることができる
・自動的にバックアップされる
・セキュリティ対策が不十分なものがある
クラウドストレージはマルチデバイス対応なものがほとんどなので、PC・スマホを問わず利用可能です。また、オンラインの環境下であれば、時間や場所に縛られることなくファイルへアクセスできます。
さらに、クラウドストレージは月額料金を支払えば、すぐに利用が開始できます。初期投資が必要なオンプレミス型と比較すると、アップデートやサーバーにかかる費用が不要であり、運用コストを抑えられるのも特徴です。
しかし、一部のクラウドストレージはセキュリティ対策が万全ではないので、取り扱う情報を限定する必要も出てきます。したがって、導入を検討するときには、情報セキュリティの国際規格「ISO27001」などを取得しているかなどの判断基準を設けましょう。
クラウドストレージが企業間のデータ共有に最適な理由3選
ここでは、企業間・取引先にクラウドストレージが最適な共有手段である理由を説明します。以下の項目が現在の課題であるのならば、クラウドストレージを導入しましょう。（1）情報を安全に管理できる
まずは、情報を安全に管理できる点です。
情報漏えいは送り先の誤入力など、個人のミスによって発生することがあります。しかし、オンラインストレージには以下のようなセキュリティ対策があらかじめ備わっているのです。
- 誤送信防止
- データにアクセスするためのパスワード設定
- 多段階認証・多要素認証
このような機能を利用すると、データ送受信の利便性はそのままに、高いセキュリティ対策ができます。
また、社内メンバーごとにアクセス権限を設定できるサービスもあります。アクセス権限を付けることで、情報の編集・閲覧の制御が可能です。
（2）ファイルの誤削除や紛失を防止できる
次に、ファイルの誤削除や紛失を防止できる点です。
ファイルを誤削除してしまっても、30日間ほどはごみ箱に保存される機能が備わっているツールが多いです。また、ごみ箱にアクセスすればデータを復元することもできます。
このように、クラウドストレージであれば、誤操作でファイルが完全になくなってしまう心配もありません。
（3）誰でも簡単に使える
最後に、クラウドストレージであれば誰でも簡単に使えます。
たとえば、自社サーバーを用意するオンプレミス型は機能をカスタマイズできますが、ITに詳しい企業向けのものが多く、直感的に使うことが困難です。一方、クラウドストレージはユーザーが使いやすいように設計されているので、すぐに運用に乗せられます。
ただし、クラウドストレージにも多機能なものは多く、導入しても結局活用されなくなるケースが後を絶ちません。そのため、必要な機能に過不足がない「Stock」のように、わざわざ取引相手に使い方を説明しなくても操作できるツールが最適です。
【知らなきゃ損】企業間・取引先と最も安全にファイル共有する方法とは？
以下では、企業間・取引先と最も安全にファイル共有する方法を解説します。
ファイル管理ツールにはGoogleドライブやOneDriveがありますが、フォルダが増えすぎて「どこに、何のファイルがあるのか分からない」という状況が頻発します。
また、ファイルをメールやチャットツールでやりとりすると流れてしまい、あとから探し出すのに苦労するのです。そのため、取引先の相手とファイルをやりとりするのであれば、あらゆる情報をストックできるツールが最適です。
結論として、自社が導入すべきなのは、ファイルを簡単に蓄積できる「ノート」があり、わずかな操作でアクセスできる「Stock」一択です。
Stockには「1フォルダゲスト権限」があり、取引先の人をフォルダを絞って招待できるため、安全かつ簡単にファイル共有できるようになります。また、Stockはクレジットカード決済にも使われるセキュリティがあるので、大企業でも安心して導入できるのです。
ファイルサーバーよりも簡単に情報共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
取引先とのファイル共有における注意点
取引先とのファイル共有における注意点は主に以下の2つです。
- 共有が必要なファイルか確認する
- 共有後のファイルの処理を決めておく
取引先ごとに共有すべきファイルは異なるため、共有が必要なファイルか確認しましょう。共有する前の承認フローを定めておけば、部下が誤ってファイル共有する心配がなくなります。
一時的な取引先がいつまでも社内のファイルにアクセスできるといった事態を防ぐためにも、共有後のファイルの処理は決めておくべきです。「取引が終わればファイルにアクセスできないようになる」「一時的にファイルを共有できる」などの設定ができる方法で共有しましょう。
情報漏えいを防ぐために、上記の2点は注意する必要があります。
企業間・取引先との安全なファイル共有の方法まとめ
ここまで、企業間・取引先と安全にファイル共有する方法を中心に説明しました。ファイル共有の方法は以下の3つです。
- パスワード付きzipファイルをメールで送る
- 無料のファイル共有サービスを使う
- クラウドストレージを活用する
メールや無料のファイル共有サービスは、共有にかかる手間やセキュリティの観点からも避けるべきです。そのため、取引先とセキュアな環境でファイル共有するためには、クラウドストレージが必須となります。
ただし、多機能なクラウドストレージは使いこなせないので、社内に浸透しません。そのため、自社に導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内・取引先・企業間でスムーズにファイル共有できるようにしましょう。
