仕事では日常的に企業間・取引先とファイルを共有する場面が多く、情報漏洩を防ぐためにも、取り扱いには十分注意する必要があります。
しかし、「社員が取引先と安全にファイル共有ができているのか心配」という担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、企業間・取引先で安全にファイル共有ができる方法を中心にご紹介します。
- 情報漏洩の心配なく、取引先と安全にファイルを共有したい
- 社員が正しくファイル共有できているのか知りたい
- 取引先とのファイル共有を効率化したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、安全かつ効率的にファイルを共有する方法が分かります。
目次
企業間・取引先とファイルを共有する方法
ここでは、「企業間・取引先とのファイル共有方法」と「そのメリット・デメリット」について解説します。以下の方法を比較し、取引先と安全にファイル共有をしましょう。
パスワード付きZIPファイルをメールで送る
はじめに、パスワード付きZIPファイルをメールで送信したあとに、パスワードをメールで送る方法を紹介します。
- メリット
- デメリット
・ビジネスマナーを踏襲しており、様々な企業が利用している
・ハッキングされる可能性がある
・ファイルの容量が大きすぎると共有に時間がかかる
ファイルとパスワードを別々に送信する方法は、パスワードがなければファイルを開くことができないため、セキュリティ・ビジネスマナーの両面から正しいとされてきました。
しかし、ハッキングをされる可能性があり、政府や大手企業を中心にパスワード付きZIPファイルの使用廃止を決定しているところが増えています。
また、大容量のファイル送信をすると、ネットワークに負荷がかかり、受信者がファイルのダウンロードに時間も要するなどデメリットが多い方法です。
無料のファイル共有サービスを使う
Webサイト上でファイルを共有するURLを発行して、取引先に送る方法です。
- メリット
- デメリット
・大容量のファイルを送信できる
・サービスによっては、ファイルにパスワードを設定できる
・セキュリティが万全ではない
ファイルはインターネット上にアップロードされるため、動画など大容量のファイルも送信可能です。また、受信者がファイルをダウンロードするとき、パスワードを入力する仕組みもあります。
しかし、無料サービスは、有料サービスと比べてセキュリティ対策が万全ではありません。そのため、社外に情報が漏洩したときに、流出した情報の特定が難しいので注意が必要です。
クラウドストレージを活用する
クラウドストレージとは、オンライン上でファイル共有ができるサービスのことです。
- メリット
- デメリット
・時間や場所を問わずにファイルへアクセスできる
・初期投資を抑えることができる
・自動的にバックアップされる
・セキュリティ対策が不十分なものがある
クラウドストレージはマルチデバイス対応なものがほとんどなので、PCやスマホ問わずに利用可能です。また、オンラインの環境下であれば、時間や社内・社外を問わずファイルへアクセスできます。
さらに、クラウドストレージは月額料金を支払えば、すぐに利用が開始できます。初期投資が必要なオンプレミス型と比較すると、アップデートやサーバーにかかる費用が不要であり、運用コストを抑えるのも特徴です。
しかし、一部のクラウドストレージはセキュリティ対策が万全ではないので、取り扱う情報を限定する必要も出てきます。したがって、導入を検討するときには、ISMSの国際規格「ISO27001」などを取得しているかなどの判断基準を設けましょう。
クラウドストレージが最適な共有手段である理由
ここでは、企業間・取引先にクラウドストレージが最適な共有手段である理由を説明します。以下の項目が現在の課題であるのならば、クラウドストレージを導入しましょう。（1）情報を安全に管理できる
まずは、情報を安全に管理できる点です。
情報漏洩は送り先の誤入力など、個人のミスによって発生することがあります。しかし、オンラインストレージには以下のようなセキュリティ対策があらかじめ備わっているのです。
- 誤送信防止
- データにアクセスするためのパスワード設定
- 多段階認証・多要素認証
このような機能を利用すると、データ送受信の利便性はそのままに、高いセキュリティ対策ができます。
また、社内メンバーごとにアクセス権限を設定できるサービスもあります。アクセス権限を付けることで、情報の編集・閲覧の制御が可能です。
（2）ファイルの誤削除や紛失を防止できる
次に、ファイルの誤削除や紛失を防止できる点です。
ファイルを誤削除してしまっても、30日間ほどはごみ箱に保存される機能が備わっているツールが多いです。また、ごみ箱にアクセスすればデータを復元することもできます。
このように、クラウドストレージであれば、誤操作でファイルが完全になくなってしまう心配もありません。
（3）誰でも簡単に使える
最後に、クラウドストレージであれば誰でも簡単に使えます。
たとえば、自社サーバーを用意するオンプレミス型は機能をカスタマイズできますが、ITに詳しい企業向けも多く、直感的に使うことが困難です。一方、クラウドストレージはユーザーが使いやすいように設計されているので、すぐに運用に乗せられます。
ただし、クラウドストレージにも多機能なものは多く、導入しても結局活用されなくなるケースが後を絶ちません。そのため、必要な機能に過不足がない「Stock」のように、わざわざ取引相手に使い方を説明しなくても操作できるツールが最適です。
【知らなきゃ損】ファイル管理ツールは非効率である理由
以下では、クラウドツールのなかでも「ファイル管理ツール」が非効率である理由を解説します。
ファイル管理ツールにはGoogleドライブやOneDriveがありますが、フォルダが増えすぎて「どこに、何のファイルがあるのか分からない」という状況が頻発します。
また、ファイルをメールやチャットツールでやりとりすると流れてしまい、あとから探し出すのに苦労するのです。そのため、取引先の相手とファイルをやりとりするのであれば、あらゆる情報をストックできるツールが最適です。
結論として、自社が導入すべきなのは、ファイルを簡単に蓄積できる「ノート」があり、わずかな操作でアクセスできる「Stock」一択です。
Stockには「1フォルダゲスト権限」があり、取引先が何人でも無料で招待ができ、簡単にファイル共有できるようになります。また、Stockはクレジットカード決済にも使われるセキュリティがあるので、大企業でも安心して導入できるのです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
企業間・取引先との安全なファイル共有の方法まとめ
ここまで、企業間・取引先と安全にファイル共有する方法を中心に説明しました。ファイル共有の方法は以下の3つです。
- パスワード付きzipファイルをメールで送る
- 無料のファイル共有サービスを使う
- クラウドストレージを活用する
メールや無料のファイル共有サービスは、共有にかかる手間やセキュリティの観点からも避けるべきです。そのため、取引先とセキュアな環境でファイル共有するためには、クラウドストレージが必須となります。
ただし、多機能なクラウドストレージは使いこなせないので、社内に浸透しません。そのため、自社に導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内・取引先・企業間でスムーズにファイル共有できるようにしましょう。
