ビジネスにおける取引先とのファイル共有は、企業の信頼性を左右する重要な業務です。しかし、従来のようなメール添付による送受信や、個人向けの無料ストレージ利用は、情報漏えいや誤送信といった重大なセキュリティリスクが潜んでいます。
「ファイル共有の安全性を高めたいが、具体的にどう運用すべきか分からない」「共有相手が増えて管理が追いつかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、取引先と安全かつ効率的にファイルを共有するための手法や、ツール選定のポイントを中心にご紹介します。
- メールや無料ツールでの送受信によるセキュリティリスクを解消したい営業
- 複数社とのファイル共有を整理し、最新バージョンの管理を徹底したい管理職
- 社外共有のルールを明確化し、監査やコンプライアンスに対応したい総務
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、安全に取引先とファイル共有するために、どのような仕組み・ツールを選ぶべきか判断できるようになります。
目次
ファイル共有の仕組みが整っていないリスク
ファイル共有の仕組みが整っていないと、以下3つのリスクがあります。
- 誤送信や情報漏えいによる信用低下につながる
- 手戻りや認識ズレが増え、業務スピードが低下する
- 監査・セキュリティ要件に対応できずトラブルになる
パスワード保護のないメール添付や、管理の届かない個人向けチャットツールでの共有は、宛先ミスや不正アクセスの標的になりやすいです。情報が流出した場合、取引先からの信頼を即座に失います。
最新版のファイルがどれか分からない状態で作業を進めると、古いデータへの上書きや修正のやり直しが発生します。そのため、プロジェクト全体の進捗を阻害する原因となります。
「いつ・誰が・どのファイルにアクセスしたか」というログが残っていない状態では、内部統制や外部監査の基準を満たせません。そのため、コンプライアンス違反として法的なトラブルに発展する恐れがあります。
このように、ファイル共有の仕組みが整っていないと、企業の社会的信用の失墜・業務スピードの著しい低下を招き、重大な経営リスクにつながります。
企業間・取引先とファイルを共有する方法
以下では、企業間・取引先とファイルを共有する方法を解説します。「自社に適したファイルの共有方法が分からない」という方は必見です。
パスワード付きZIPファイルをメールで送る
1つ目は、パスワード付きZIPファイルをメールで送る方法です。
パスワード付きZIPファイルはパスワードがあるので安全だと思われがちですが、ファイルとパスワードを同一の経路で送るためハッキングリスクが高いほか、大容量ファイルの送信はネットワークに過度な負荷をかけます。そのため、現代では推奨されていません。
したがって、パスワード付きZIPファイルを活用している企業は、安全性の確保のために代替手段へ移行する必要があります。
無料のファイル共有サービスを使う
2つ目は、無料のファイル共有サービスを使うことです。
無料のファイル共有サービスは、金銭的コストをかけずに大容量データを送れる反面、有料版に比べてセキュリティが低いです。たとえば、情報が外部に漏えいした場合、無料サービスでは詳細な操作ログを追跡できないことが多く、被害範囲を特定できません。
したがって、機密情報を取り扱う場合には、管理権限が不明確な無料サービスの利用は避けるべきです。
クラウドストレージを活用する
3つ目は、クラウドストレージを活用することです。
クラウドストレージは、場所を問わない柔軟な働き方とコスト抑制を両立できる有効な手段です。PCやスマホからいつでも最新データにアクセスでき、自社でサーバーを構築するオンプレミス型に比べて初期投資や運用コストを大幅に抑えられます。
しかし、一部のクラウドストレージは設定次第で外部からのアクセスが容易になってしまうため、操作ミスによる情報漏えいリスクには注意が必要です。導入時には、情報セキュリティの国際規格「ISO27001」を取得しているか、また詳細なアクセス制限が可能かなどの判断基準を設けましょう。
このように、運用の手軽さと引き換えにセキュリティ強度が製品によって異なるため、取り扱う情報の重要度に応じた適切なツール選定が不可欠です。
情報共有ツールを使う
4つ目は、ビジネスに特化した情報共有ツールを使うことです。
社外とのやり取りを前提に設計されているため、権限管理や操作ログの記録、プレビュー機能などが標準搭載されており、誤送信や不正アクセスを未然に防げます。
たとえば、操作ログがリアルタイムで可視化されている「Stock」であれば、不正なアクセスをいち早く発見できるだけでなく、ファイルの更新履歴から常に最新版を特定できるため、現場での認識ズレも起きにくいです。
このように、情報共有ツールでは「いつ・誰が何をしたか」という証跡をリアルタイムで管理できるため、取引先とのファイル共有に適しています。
【比較表】ファイル共有方法ごとのメリット・デメリット
以下は、ファイル共有方法ごとのメリット・デメリットをまとめた比較表です。どのファイル共有方法が自社に適しているか確認しましょう。
| ファイル共有方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| パスワード付きZIPファイルをメールで送る | ・ビジネスマナーを踏襲しており、様々な企業が利用している | ・ハッキングされる可能性がある ・ファイルの容量が大きすぎると共有に時間がかかる |
| 無料のファイル共有サービスを使う | ・大容量のファイルを送信できる ・サービスによっては、ファイルにパスワードを設定できる |
・有料サービスと比べてセキュリティ対策が万全でない |
| クラウドストレージを活用する | ・PCやスマホからいつでも最新データにアクセスできる | ・設定ミスによる公開範囲の誤り（リンクを知っている全員への公開など）が発生しやすい |
| 情報共有ツールを使う | ・権限管理や操作ログの記録、プレビュー機能などが標準搭載されている | ・操作に慣れる必要がある |
取引先とのファイル共有は、セキュリティが重要であることから、情報共有ツールの導入が最適といえます。
安全なファイル共有を実現するツールの選定基準
以下では、取引先とのファイル共有を安全かつスムーズにするためのツール選定基準を3つ解説します。リスクを最小限に抑えたい以下の3点を重視して比較しましょう。
（1）情報漏えいを防ぐセキュリティ対策が十分か
1つ目は、「情報漏えいを防ぐセキュリティ対策が十分か」です。
メール添付や個人向けツールでの共有は、通信経路での盗聴や誤送信による流出リスクが高く、一度事故が起きれば企業の社会的信用を即座に失うためです。
たとえば、ファイルの自動暗号化や二要素認証、送信後の共有停止機能などを備えた法人専用ツールを導入することで、万が一宛先を間違えたときにも情報が第三者に渡るのを防げます。
したがって、「情報の秘匿性」と「本人確認の厳格さ」を両立できる、法人向けに特化したセキュリティ基盤を持つツールを選びましょう。
（2）ゲストユーザーへの権限設定が柔軟か
2つ目は、「外部の取引先（ゲストユーザー）に対して、フォルダやファイル単位で細かく権限を制御できるか」です。
取引先ごとに適切な閲覧・操作制限をかけられなければ、本来開示してはいけない機密情報まで操作されたり、持ち出されたりするリスクが生じます。
そこで、特定の案件だけ「閲覧のみ許可」できる設定があれば、案件終了後の取引先による不正な持ち出しを防げます。また、共有リンクにパスワードや有効期限を設定する機能も、誤送信対策として必須です。
そのため、一律の制限ではなく、相手や状況に応じて「閲覧・編集・破棄」を自在にコントロールできる運用性の高いツールが望ましいといえます。
（3）やり取りを追跡できる履歴・ログ管理機能があるか
3つ目は、「やり取りを追跡できる履歴・ログ管理機能があるか」です。
「いつ・誰が・どのファイルにアクセスしたか」という証跡が残っていなければ、不正アクセスの早期発見や、トラブル発生時の原因特定が困難になるためです。
たとえば、操作ログがリアルタイムで可視化されている「Stock」であれば、不正なアクセスをいち早く検知できるだけでなく、ファイルの更新履歴から常に最新版を特定できるため、現場での認識ズレも未然に防げます。
【必見】企業間・取引先と最も安全にファイル共有する方法とは？
以下では、企業間・取引先と最も安全にファイル共有する方法を解説します。
メール添付やチャットツールでファイルをやり取りしていると、誤送信による情報漏えいや、重要なファイルが埋もれて見つからないといった問題が起こりやすくなります。
こうした課題を解決しようと、GoogleドライブやOneDriveなどのクラウドストレージを導入しても、フォルダ単位でしか管理できないため、「どのファイルが最新か」「どのやり取りに紐づくのか」が分かりにくくなります。その結果、ファイルの背景を確認するためにチャットやメールを遡る必要があり、確認作業に時間がかかります。
そのため、取引先とのファイル共有では、ファイル単体ではなく「業務の文脈ごと」管理できる仕組みが重要です。ファイル・補足説明・修正履歴が分断されていると、結局メールやチャットを遡る必要があり、確認の手間や認識ズレが発生します。
この条件に最も当てはまるのが、情報を「ノート単位」で管理できるツール「Stock」です。Stockは、ファイルと関連する業務情報を1つのノートにまとめて管理できるため、「どのファイルが最新版か」を一目で把握できます。さらに「1フォルダゲスト権限」により、取引先ごとに閲覧範囲を制限できるため、誤送信や情報漏えいが防げます。
ファイルサーバーよりも簡単に情報共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
取引先とのファイル共有における注意点
取引先とのファイル共有における注意点は以下の2つです。
- 共有が必要なファイルか確認する
- 共有後のファイルの処理を決めておく
取引先ごとに共有すべきファイルは異なるため、共有が必要なファイルか確認しましょう。共有する前の承認フローを定めておけば、部下が誤ってファイル共有する心配がなくなります。
一時的な取引先がいつまでも社内のファイルにアクセスできるといった事態を防ぐためにも、共有後のファイルの処理は決めておくべきです。「取引が終わればファイルにアクセスできないようになる」「一時的にファイルを共有できる」などの設定ができる方法で共有しましょう。
思わぬトラブルを防ぐためにも、ファイル共有の運用ルールについては事前に確認しておきましょう。
企業間・取引先との安全なファイル共有の方法まとめ
これまで、取引先とのファイル共有におけるリスクや具体的な共有手法、そして安全なツールを選ぶための基準を中心にご紹介しました。
社外とのやり取りにおいて、メール添付や無料サービスに頼り続けることは、情報漏えいや業務スピードの低下を招く大きなリスクとなります。これからの時代は、単にファイルを「送る」だけでなく、権限管理や操作ログが徹底された環境で、安全かつ円滑に「共同管理」する仕組みが不可欠です。
とくに、ファイルと一緒にその背景にあるやり取りや修正履歴を一元管理できれば、認識ズレによる手戻りを防ぎ、プロジェクト全体のスピードを飛躍的に高めることができます。
なかでも、取引先とのファイル共有に最適なのは、取引先ごとに閲覧権限を細かく制限でき、関連する情報をノート単位で誰でも簡単に管理できる「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、取引先との信頼関係を深めながら安全でストレスのないファイル共有を実現しましょう。
