写真や文書ファイルを共有する手段として「ファイル共有ソフトを利用する」方法があります。昨今はクラウドストレージが活用されるようになりましたが、一方でファイル共有ソフトも現在まで残り続けています。
しかし、違法アップロードやダウンロードにファイル共有ソフトが利用されるケースが多く、ファイル共有ソフトの安全性に不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ファイル共有ソフトの問題点やビジネスにおける安全なファイル共有方法をご紹介します。
- ファイル共有ソフトの問題点を正しく理解したい
- ビジネスで活用できる安全なファイル共有方法が知りたい
- 社内情報を安全かつ簡単に共有できるように環境を整えたい
という方は今回の記事を参考にすると、ファイル共有ソフトへの理解が深まり、社内情報をストレスなく安全に共有する方法が実践できます。
目次
ファイル共有ソフトとは
以下では、ファイル共有ソフトとは何か、その役割について解説します。また、ファイル共有ソフトのなかでも一般的な「P2P」形式についてもご紹介します。
ファイル共有ソフトの役割
ファイル共有ソフトとは、任意のメンバーとオンライン上でファイルのやりとりができるソフトを言います。
ファイル共有ソフトはインターネット上にデータを保管しており、ネットがつながっていれば誰とでもファイルがやりとりできる点が特徴です。ファイル共有ソフトを通じて公開したデータは、そのままでは不特定多数のメンバーへ公開されるので、権限設定が必要な点に注意です。
このように、外部のメンバーでファイルを共有する手法として、ファイル共有ソフトは使用されています。なお、同じくオンラインで共有できるクラウドストレージはアカウント登録のみで利用できますが、ファイル共有ソフトはPCへのダウンロードが必要です。
P2Pファイル共有ソフトとは
P2Pファイル共有ソフトとは、ファイル共有ソフトで多用されている形式のことです。
P2PはPeer-to-Peer（対等な立場での情報交換の仕組み）を意味し、P2P形式ではユーザー同士が直接データを要求・提供します。通常、データをダウンロードするには提供側(サーバー側)と要求側(クライアント側)に立場が分かれますが、その立場の垣根がないのがP2Pファイル共有ソフトの特徴です。
通常、データをダウンロードする場合には、サーバーから該当のデータを提供してもらわなければなりません。そのため、データを提供する役割であるサーバーと、サーバーにアクセスし当該データを手に入れるクライアントという位置付けが生まれます。
このように、P2Pファイル共有ソフトはデータのやりとりをユーザーが直接行う形式であり、一般的なデータのやりとりとは異なるのです。
無料のファイル共有ソフトを使う3つのリスクとは？
以下では、フリーのファイル共有ソフトを使うリスクを3つ解説します。無料のファイル共有ソフトを利用したデータ共有には、全社で以下の認識が統一されていなければなりません。
著作権法違反のリスクがある
フリーのファイル共有ソフトの一番の問題点は、著作権を侵害する可能性があることです。
たとえば、個人での使用目的でアップロードしたデータが、ほかのユーザーによって複製されたせいで著作権を侵害するケースがあります。とくに、一部のファイル共有ソフトにはファイルの送信元が分からなくなる高い匿名性があり、著作権を侵害したデータの出どころが確認できず違法アップロードが続出する事態となりました。
違法アップロードが相次いだ結果、著作権法違反幇助の容疑でファイル共有ソフト「Winny」の開発者が逮捕されるという事件にまで発展しています。
このように、無料のファイル共有ソフトは著作権侵害となる恐れがあるため、個人利用であってもアップロード内容には注意が必要です。
ウイルス感染により被害を受けるリスクがある
フリーのファイル共有ソフトを通じてウイルスに感染し、被害を受けるリスクがあります。
ファイル共有ソフト内のネットワークには、しばしばウイルスに感染したファイルが出回ります。ウイルスに気づかずにデータをダウンロードするとユーザーのパソコンが感染し、同じファイル共有ソフトを使っているほかのユーザーにもウイルスが一斉に広がってしまうのです。
このように、ファイル共有ソフトを通じてウイルスに感染した結果、企業の秘匿情報や個人情報がすべて流出するというケースが利用者間で発生しました。
したがって、ファイル共有ソフト利用時は「ウイルス対策としてセキュリティソフトを入れておく」「作成者のわからないファイルは開かない」といった対策が必要です。
アップロードしたデータが残り続けるリスクがある
ファイル共有ソフト内のデータが完全に削除されず、残り続ける点も注意が必要です。
フリーのファイル共有ソフトではデータの複製が可能なため、ソフト上に公開したデータをすぐに削除したとしても、ほかのユーザーにより複製される可能性があります。複製すべての特定は困難であることから、社外秘情報や個人情報が漏洩し続けてしまう事態に陥るリスクが上がってしまうのです。
情報漏洩は信用の損失や法律違反につながるので、ファイル共有ソフトの利用時は「共有して問題ないデータか」を十分に確認しましょう。
ビジネスでファイルを安全に共有するための方法とは
以下では、ビジネスでファイルを安全に共有する方法を説明します。安全なファイルのやりとりには、共有方法の工夫が必要です。
無料で展開されているファイル共有ソフトは利用しない
結論、ビジネスにおいては、無料で展開されているファイル共有ソフト以外でのファイル共有が必須です。
ファイル共有ソフトはユーザーが相互でやりとりするものであり、アップロードされたファイルやフォルダの管理者が存在しないため、データが正しく管理されません。さらに、無料で展開されているファイル共有ソフトにはセキュリティ機能が薄く、機密文書や顧客データなどの情報資産が漏洩するリスクも高まります。
したがって、ビジネスでのファイル共有には、セキュリティ対策があるデータ管理ツールの導入が最重要です。
セキュリティが強固な情報共有ツールを利用する
セキュリティが強固な情報共有ツールを利用すれば、秘匿性の高いファイルも安全にやりとりできます。
ビジネスで共有が必要なファイルは重要な情報資産であるため、セキュリティが担保されたツールを選ぶ必要があります。情報共有ツールを選ぶ際は、下記の3点が正しく備わっているかを確認しましょう。
- ウイルスやハッキングなど、外部からの攻撃に対する対策の有無（ファイアウォールや不正侵入の検知など）
- 社内の人間の不正を防止する対策の有無（ダウンロード制限や閲覧制限など）
- 災害や過失などによるデータ消失に備える対策の有無（バックアップなど）
このように、外部からはもちろん、内部の不正やファイルの破損にも備えがある「Stock」のように、シンプルな情報共有ツールを活用して安全にファイルを共有しましょう。
ビジネスでの安全なファイル共有におすすめのツール
ここでは、ビジネスで安全にファイル共有を行うのにおすすめのツールをご紹介します。
ビジネスでは社外秘情報を扱うのでセキュリティが必要ですが、情報保護のために複雑な手順を設定すると共有時に時間がかかり、業務効率が落ちてしまいます。そこで、情報漏洩のリスクを軽減させつつ、ファイル共有の手間がかからない仕組みを構築すべきです。
しかし、環境整備に焦って実際に利用する社員のITリテラシーに沿っていないツールを選択すれば、社内浸透が進みません。場合によっては「社員が隠れて、簡単に利用できるファイル共有ソフトで共有を行う」という事態も発生してしまうのです。
危険な方法によるファイル共有を止めるには、誰でも迷わずに利用できるツールを導入する必要があります。したがって、安全かつ簡単にファイルを共有するには非IT企業の65歳の社員でも即使える、セキュリティも備えた情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」へ直感的にテキストはもちろん、ファイルの情報を簡単に残しつつ「フォルダ」でわかりやすく管理ができるので、共有に複雑な手順を踏む必要がありません。また、国際セキュリティ規格も取得しており、ファイル共有で必須な安全性と利便性を兼ね備えています。
ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ファイル共有ソフトを無料で使うリスクや安全に共有する方法まとめ
ここまで、ファイル共有ソフトのリスクや安全な共有方法まで解説しました。
ファイル共有ソフトは簡単にデータをやりとりできるツールですが、とくに無料で展開されているサービスはセキュリティや著作権違反、ウイルス感染のリスクからビジネスシーンでの利用は適切ではありません。
ファイルを安全に共有するには、ファイル共有ソフトは使用せず、セキュリティの強固な情報共有ツールを使いましょう。しかし、セキュリティのために使いにくいツールを導入すると情報共有のスピードが落ちてしまいます。
そのため、企業がファイル共有に使うツールは、簡単な操作性とセキュリティが両立されたものが必要なのです。したがって、ファイル共有ソフトに代わるツールはマニュアルなしで利用できるほどシンプルな情報共有ツールのStock一択です。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して安全なファイル共有を行い、情報共有のストレスを解消しましょう。
