写真や文書ファイルを共有する手段として、「ファイル共有ソフトを利用する」方法があります。昨今はクラウドストレージが活用されるようになりましたが、一方でファイル共有ソフトも現在まで残り続けているのです。
しかし、違法アップロードやダウンロードにファイル共有ソフトが利用されるケースが多く、ファイル共有ソフトの安全性に不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ファイル共有ソフトの問題点やビジネスにおける安全なファイル共有方法をご紹介します。
- ファイル共有ソフトの問題点を正しく理解したい
- ビジネスで活用できる安全なファイル共有方法が知りたい
- 社内情報を安全かつ簡単に共有できるように環境を整えたい
という方は今回の記事を参考にすると、ファイル共有ソフトへの理解が深まり、社内情報をストレスなく安全に共有する方法が実践できます。
目次
ファイル共有ソフトとは
以下では、ファイル共有ソフトとは何か、その役割について解説します。また、ファイル共有ソフトのなかでも一般的な「P2P」形式についてもご紹介します。
ファイル共有ソフトの役割
ファイル共有ソフトとは、任意のメンバーとオンライン上でファイルのやりとりができるソフトを言います。
ファイル共有ソフトはインターネット上にデータを保管しており、ネットがつながっていれば誰とでもファイルがやりとりできる点が特徴です。ファイル共有ソフトを通じて公開したデータは、そのままでは不特定多数のメンバーへ公開されるので、権限設定が必要な点に注意が必要です。
このように、外部のメンバーとファイルを共有する手法として、ファイル共有ソフトは使用されています。なお、同じくオンラインで共有できるクラウドストレージはアカウント登録のみで利用できますが、ファイル共有ソフトはPCへのダウンロードが必要です。
ファイル共有ソフトの基本機能
ファイル共有ソフトの基本機能を3つ紹介します。
- ファイルの転送
- ファイルの共有
- データのバックアップ
大容量のファイルでも、スムーズに他のデバイスへ送ることができる機能です。時間や場所を問わずに、ファイルのやり取りができます。
多くのファイル共有ソフトは、メンバーと共同編集できる機能があるため、プロジェクト業務や議事録作成の場面で役立ちます
ストレージに保存したファイルを自動でバックアップする機能が備わっています。したがって、データの消失・紛失リスクに備えられる点がメリットです。
このように、ファイル共有ソフトはビジネス上のファイルデータのやり取りを円滑にするのに役立ちます。また、有料のソフトの多くは基本機能以外に「セキュリティー対策」が施されているため、機密情報を扱うビジネスにおいて必要とされているのです。
P2Pファイル共有ソフトとは
P2Pファイル共有ソフトとは、ファイル共有ソフトで多用されている形式のことです。
通常、データをダウンロードするには、サーバーから該当のデータを提供してもらわなければなりません。そのため、データを提供する役割であるサーバーと、サーバーにアクセスし当該データを手に入れるクライアントという位置付けが生まれます。
一方で、P2PはPeer-to-Peer（対等な立場での情報交換の仕組み）を意味し、P2P形式ではユーザー同士が直接データを要求・提供します。通常、データをダウンロードするには提供側(サーバー側)と要求側(クライアント側)に立場が分かれますが、その立場の垣根がないのがP2Pファイル共有ソフトの特徴です。
無料のファイル共有ソフトを使うリスク3選
以下では、フリーのファイル共有ソフトを使うリスクを3つ解説します。無料のファイル共有ソフトを利用したデータ共有には、全社で以下の認識が統一されていなければなりません。
（1）著作権法違反のリスク
フリーのファイル共有ソフトの一番の問題点は、著作権を侵害する可能性があることです。
たとえば、個人での使用目的でアップロードしたデータが、ほかのユーザーによって複製されたせいで著作権を侵害するケースがあります。とくに、一部のファイル共有ソフトにはファイルの送信元が分からなくなる高い匿名性があり、著作権を侵害したデータの出どころが確認できず違法アップロードが続出する事態となりました。
違法アップロードが相次いだ結果、著作権法違反幇助の容疑でファイル共有ソフト「Winny」の開発者が逮捕されるという事件にまで発展しています。
このように、無料のファイル共有ソフトは著作権侵害につながる恐れがあるため、個人利用であってもアップロード内容には注意が必要です。
（2）ウイルス感染により被害を受けるリスク
無料のファイル共有ソフトを通じてウイルスに感染し、被害を受けるリスクがあります。
ファイル共有ソフト内のネットワークには、しばしばウイルスに感染したファイルが出回ります。ウイルスに気づかずにデータをダウンロードするとユーザーのパソコンが感染し、同じファイル共有ソフトを使っているほかのユーザーにもウイルスが一斉に広がってしまうのです。
このように、ファイル共有ソフトを通じてウイルスに感染した結果、企業の秘匿情報や個人情報がすべて流出するというケースが利用者間で発生しました。
したがって、ファイル共有ソフト利用時は「ウイルス対策としてセキュリティソフトを入れておく」「作成者のわからないファイルは開かない」といった対策が必要です。
（3）アップロードしたデータが残り続けるリスク
ファイル共有ソフト内のデータが完全に削除されず、残り続ける点も注意が必要です。
フリーのファイル共有ソフトではデータの複製が可能なため、ソフト上に公開したデータをすぐに削除したとしても、ほかのユーザーにより複製される可能性があります。複製すべての特定は困難であることから、社外秘情報や個人情報が漏洩し続けてしまう事態に陥るリスクが上がってしまうのです。
情報漏洩は信用の損失や法律違反につながるので、ファイル共有ソフトの利用時は「共有して問題ないデータか」を十分に確認しましょう。
ビジネスでファイルを安全に共有するための方法とは
以下では、ビジネスでファイルを安全に共有する方法を説明します。安全なファイルのやりとりには、共有方法の工夫が必要です。
（1）無料で展開されているファイル共有ソフトは利用しない
結論、ビジネスにおいては、無料で展開されているファイル共有ソフト以外でのファイル共有が必須です。
ファイル共有ソフトはユーザーが相互でやりとりするものであり、アップロードされたファイルやフォルダの管理者が存在しないため、データが正しく管理されません。さらに、無料で展開されているファイル共有ソフトはセキュリティ機能が薄く、機密文書や顧客データなどの情報資産が漏洩するリスクも高まります。
したがって、ビジネスでのファイル共有には、セキュリティ対策があるデータ管理ツールの導入が最重要です。
（2） セキュリティが強固な情報共有ツールを利用する
セキュリティが強固な情報共有ツールを利用すれば、秘匿性の高いファイルも安全にやりとりできます。
ビジネスで共有が必要なファイルは重要な情報資産であるため、セキュリティが担保されたツールを選ぶ必要があります。情報共有ツールを選ぶ際は、下記の3点が正しく備わっているかを確認しましょう。
- ウイルスやハッキングなど、外部からの攻撃に対する対策の有無（ファイアウォールや不正侵入の検知など）
- 社内の人間の不正を防止する対策の有無（ダウンロード制限や閲覧制限など）
- 災害や過失などによるデータ消失に備える対策の有無（バックアップなど）
たとえば、国際規格認証のセキュリティーを有している「ナレカン」のように、シンプルで安全性の高い情報共有ツールを活用して社内のファイルを共有しましょう。
【必見】ビジネスでの安全なファイル共有におすすめのツール
ここでは、ビジネスでの安全なファイル共有におすすめのツールをご紹介します。
ビジネスでは社外秘情報を扱うのでセキュリティが必要ですが、情報保護のために複雑な手順を設定すると共有時に時間がかかり、業務効率が落ちてしまいます。そこで、社内での情報共有には、情報漏えいのリスクを軽減しつつ、ファイル共有に手間をかけない仕組みを構築すべきです。
しかし、環境整備に焦って実際に利用する社員のITリテラシーに沿っていないツールを選択すると、社内浸透が進みません。場合によっては「社員が隠れて、簡単に利用できるファイル共有ソフトで共有をおこなう」という事態も発生してしまうのです。
そこで、危険な方法によるファイル共有を止めるには、誰でも迷わずに利用できるツールを導入する必要があります。したがって、自社のファイル共有には、大企業でも全社員が使いこなせて、十分なセキュリティ機能を備えた情報共有ツールの「ナレカン」が必須です。
ナレカンでは、「記事（ノート）」へテキストやファイルの情報を簡単に残しつつ、多階層の「フォルダ」でわかりやすく管理ができます。また、国際セキュリティ規格「ISO 27017」も取得しているため、ファイル共有に必須な安全性と利便性を兼ね備えているのです。
ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
- あらゆる情報を残せるノート（記事）
- コメント機能
ナレカンには、ファイルやテキストだけでなく画像・動画を残せるノート（記事）があります。すべての社内情報を1か所に集められるので、目的の情報がどこにあるか分からないといった問題を解決するのに便利です。
ノート（記事）に紐づいたコメント機能があります。話題が入り乱れることなくやりとりできるので、ストレスなく情報共有可能な点もメリットです。
＜比較表＞ビジネス利用できるファイル共有ツール一覧
ビジネス利用できるファイル共有ツール5選の比較表を紹介します。料金だけでなく、機能や容量の面からも自社に合っているかを確認しましょう。
| ナレカン | Stock | Dropbox | Mega | SharePoint | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
ファイル共有のストレスを最も簡単に解消できるツール |
ITに慣れていなくてもすぐに使いこなせる情報共有ツール |
ファイル共有に特化したファイル管理アプリ |
ファイル管理以外にもチャット機能が備わった情報共有ツール |
Microsoftによる組織の統合化を図る生産性向上アプリ |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※ファイルにコメントを残すことはできるが、個人メンバーとのやり取りはできない |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
中堅～大手企業向けの仕様になっている |
機能がシンプルなので、電子署名やAI等の機能はない |
無料版の容量は2GBまでしか使えない |
サポートが不十分だと感じる場合がある |
多機能なので、使いこなすのが難しい |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは￥1,500/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは￥1,635/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは￥749/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Mega」の詳細はこちら |
「SharePoint」の詳細はこちら |
ファイル共有ソフトを無料で使うリスクや安全に共有する方法まとめ
ここまで、ファイル共有ソフトのリスクや安全な共有方法まで解説しました。
ファイル共有ソフトは簡単にデータをやりとりできるツールですが、とくに無料で展開されているサービスはセキュリティや著作権違反、ウイルス感染のリスクからビジネスシーンでの利用は適切ではありません。
ファイルを安全に共有するには、ファイル共有ソフトは使用せず、セキュリティの強固な情報共有ツールを使いましょう。しかし、セキュリティのために使いにくいツールを導入すると情報共有のスピードが落ちてしまいます。
そのため、企業がファイル共有に使うツールは、簡単な操作性とセキュリティが両立されたものが必要なのです。したがって、ファイル共有ソフトに代わるツールはマニュアルなしで利用できるほどシンプルな情報共有ツールの「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して安全なファイル共有をおこない、情報共有のストレスを解消しましょう。
