さまざまな業務データを従業員個人で管理すると、紛失や漏洩のトラブルが起こりやすくなります。そこで、「オンラインストレージ」を導入すれば、会社単位でデータを管理できるため、リスクを低減させられるのです。
しかし、「オンラインストレージの導入を検討しているが、どれが自社に最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、無料で使えるおすすめオンラインストレージ4選をご紹介します。
- 膨大なデータや画像など、大切な情報をもっと簡単に管理したい
- オンラインストレージの特徴とメリットを改めて知りたい
- 自社に最適なオンラインストレージを選定したい
という担当者の方は、この記事を参考にすればオンラインストレージの選び方が分かるほか、自社に最適なツールが見つかります。
目次
オンラインストレージとは
オンラインストレージはインターネット上でデータの保管・共有ができるサービスで、クラウドストレージとも呼ばれます。
パソコンやスマホの容量とは別のため、大量のファイルであっても管理できる点がメリットです。また、オンラインストレージは外部ストレージと異なり、USBフォルダなどの物理的な機器は必要ありません。
そのため、データの紛失を抑えられるほか、時間や場所を問わずにデータを共有できるためストレスを感じないのです。
このように、ファイルを簡単に共有できるのがオンラインストレージであり、法人を中心に普及が進んでいます。
5つのポイント｜オンラインストレージの選び方
オンラインストレージにはさまざまな種類があり、利用人数や外部ユーザーの招待機能、保存可能なデータ量などが異なります。
以下で紹介する「5つのポイント」を参考に、必要な機能が揃ったツールを選びましょう。
（1）価格
選び方のポイント1つ目は、価格が自社の予算に合っているかを確認することです。
料金体系は、一般的に、利用するユーザー数や容量が大きくなるほど高額になります。そのため、自社の規模に対して大きすぎる容量を選択すると、無駄なコストを払い続けることになり、結果として導入が頓挫しかねません。
したがって、自社の利用人数や必要な容量を踏まえて、「導入後も継続的に利用できる価格であるか」を確認しましょう。
（2）容量
選び方のポイント2つ目は、自社に適した容量のプランがあるかを確認することです。
容量が少なすぎると、動作が重くなったり、頻繁にストレージ内の整理が必要になったりしてストレスを感じます。逆に容量が多すぎても、無駄なコストを払い続けることになるのです。
今後、ストレージ容量を増やす可能性がある場合は、基本プラン以外に「容量追加オプション」を用意しているツールであれば、安心して導入できるのでおすすめです。
（3）セキュリティ
選び方のポイント3つ目は、セキュリティが十分に配慮されているかを確認することです。
オンラインストレージは、PCやスマホなどあらゆる端末でデータにアクセスできる点がメリットです。ただし、社内サーバーに比べて情報漏洩のリスクが高まるため、「セキュリティが強固であるか」のチェックが重要です。
たとえば、社外からのアクセスが多い場合は、通信を暗号化する「SSL」や、特定の回線からのみアクセスを許可する「IPアドレス制限」といった機能を重視すべきです。
セキュリティはツールごとに特徴があり、利用料金にも関わるため、自社の予算なども考慮しながら最適なものを選択しましょう。
（4）サポート体制
選び方のポイント4つ目は、困った時にサポートを受けられるツールかを確認することです。
社内にシステム専任者がいない場合、トラブルが起こっても適切な対応ができないので、業務に支障が出かねません。そこで、「サポートが手厚いツール」を導入しておけば、問い合わせしたら課題をすぐに解決できるので安心です。
特に、海外で開発されたツールの場合、日本語サポートを受けられないことが多いです。そのため、ストレスなく利用したい方は、充実した日本語サポートを受けられるオンラインストレージを選びましょう。
たとえば、多くの利用者から手厚いサポート体制を評価されている「Stock」であれば、1営業日以内に回答を受け取れるのですぐに問題を解消できます。
（5）スマホ対応
選び方のポイント5つ目は、スマホに対応しているかを確認することです。
場所を問わずに活用できるメリットを最大限活かすには、「スマホに最適化されたツール」が必須です。具体的には「スマホアプリが提供されているか」を軸として選ぶことで、失敗なく適切なツールを見つけられます。
そのため、「必要なファイルを、どこからでも、すぐに確認できる仕組み」を整えたい方は、スマホアプリがあるツールを選択しましょう。
面倒なファイル管理が不要になる情報共有ツール
以下では、面倒なファイル管理が不要になる情報共有ツールを紹介します。
ファイルの保管と共有を効率化できるオンラインストレージですが、デメリットがあることを忘れてはいけません。一般的にオンラインストレージは、ファイルの「保管」に特化していることが多いため、ファイルが増えると管理が煩雑になりがちです。
また、ファイルで情報管理をする場合には、バージョン管理をする必要があったり、スマホの小さな画面では扱いづらかったりするデメリットがあります。そのため、従来のファイル管理ではなく「誰でも簡単に情報を残せるノート型ツール」が最適です。
そこで、ファイルの「保管」「共有」「管理」が全て楽になるツールは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、必要なファイルをすぐに取り出せる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはファイルのほかテキストも残せるので、ひとつのテーマに関する情報をまとめて管理できます。また、ノートには「タスク」や「メッセージ」が紐づくため、わざわざ複数のツールを併用する必要はありません。
【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
無料あり｜おすすめのオンラインストレージ4選
ここでは、おすすめのオンラインストレージ4選を紹介します。以下を参考に、各ストレージの特徴を理解しましょう。
【Google Drive】Google製品と容易に連携できるクラウドストレージ
Google DriveはAndroidスマホとの相性が良いほか、Googleスプレッドシートといった関連ツールと連携しやすいサービスです。
＜Google Driveの特徴＞
- Googleアカウントさえあれば時間や場所を問わず利用できる
- Googleが提供する複数のツールを併せて利用できる
同一のGoogleアカウントでログインすれば、PCやスマホなどのあらゆる端末から簡単にアクセスできます。
Googleアカウントを持っていれば、Google DriveやGoogleドキュメント、Googleスライドなどのサービスも自由に利用できます。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- レイアウトを変更できる
- 編集履歴機能
レイアウトをグリッドにするかリストにするか選べる機能があります。そのため、「文書を探すのか」「フォルダを探すのか」などの用途に合わせてレイアウトを変化させると、目的のファイルが見つかりやすいです。
Google Driveには、編集履歴を確認できる機能があります。そのため、「誰が、どのファイルをアップロードしたか」がわかるので、チームで作業するときにトラブルを防げます。
＜Google Driveの注意点＞
- データ削除設定に注意しなければならない
- ダウンロードの遅さ
同期の設定によっては、PC内のフォルダにあるファイルを消すとGoogle Driveからも削除される恐れがあります。そのため、PC内の保管データと分けて整理したい場合は設定を見直しましょう。
ユーザーの口コミには「セキュリティが不十分に感じる」「セキュリティの機能がもう少し国内向けにローカライズされると良いと思った」といった声があがっていました。（参照：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
Googleのパッケージサービスには、「個人向けのGoogle One」と「法人向けのGoogle Workplace」があります。以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。
- 個人向け（料金なし）：0円
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
1ユーザーあたり15GBを利用できます。
1ユーザーあたり30GBを利用できます。
1ユーザーあたり2TBを利用できます。
1ユーザーあたり5TBを利用できます。
必要に応じて容量を追加できます。
【OneDrive】Microsoft製品と簡単に連携できるオンラインストレージ
OneDriveはMicrosoft社が提供している、WordやExcelといった関連ツールと連携しやすいサービスです。
OneDriveの特徴
- ほかのMicrosoftツールと互換性が高い
- 時間や場所を問わず利用できる
OneDrive上で、WordやExcelといったMicrosoftのツールを直接編集できます。
Microsoftアカウントにすべての情報が紐づいており、スマホアプリも提供されているので時間や場所を問わずに使えます。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- OneDriveから他アプリを開ける
- 共有リンクが便利
OneDrive上の「新規作成」をクリックすると、WordやExcelなどに直接アクセスができます。そのため、「わざわざWordでファイルを作成してから、OneDriveを開いて移動させる」という使い方をする必要がありません。
ファイルを共有するリンクを簡単に発行でき、容量が大きなファイルを送りたいときに便利です。ただし、公開設定を間違えると、共有リンクを知っていれば誰でもアクセスできるようになるので注意しましょう。
OneDriveの注意点
- 外部ツールとの互換性は低い
- ダウンロードに時間がかかる
Microdoftのツールとのつながりが強い分、外部ツールとは連携しづらいデメリットがあります。
ユーザーの投稿には「動きがやや遅いという点が気になります。特にファイルの容量が大きいときは動きが鈍ります。もう少しサクサク動いて欲しいです。（引用：ITreview）」という意見もありました。
OneDriveの料金体系
- Microsoft 365：0円（家庭向け）
- OneDrive for Business（Plan 1)：630円/ユーザー/月（年払い）
- OneDrive for Business（Plan 2)：1,250円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月（年払い）
【Box】容量が無制限の大企業向けクラウドストレージ
Boxは、ストレージ容量が無制限の大容量ツールです。
＜Boxの特徴＞
- 専用アプリを使えばオフライン編集ができる
- さまざまな業界が導入している
「Box Sync」という専用アプリをPCにインストールしておけば、インターネットにつながっていない環境でも作業を進められます。
ユーザー数が多く、全世界のあらゆる業種で利用事例があります。そのため、自社環境に近い事例を参考に運用を進められます。
＜Boxの機能・使用感＞
- 電子サイン機能
- 管理者による制御
Boxプラン(Businessプラン以上)を利用することで、署名対象のドキュメントに対し電子サインの機能を数量無制限で使えます。
管理者は、コンテンツが組織内でどのようにアクセス、共有されているかを監視することができます。そのため、管理者は、現場の状況の把握や指摘をより効率的に行えます。
＜Boxの注意点＞
- アップロードできるファイルの大きさに制限がある
- プレビューが使えない場合がある
- サポートは英語のみ
Boxはストレージ全体の容量は無制限ですが、5GBのファイルまでしかアップロードできないプランもあるため、選定の際は注意が必要です。
ユーザーの投稿には「ファイルの容量が大きい場合、プレビュー機能が使えないのが不便」という意見もありました。（参照：ITreview）
代理店から購入すれば日本語でのサポートが受けられますが、開発元からのサポートは英語のみです。日本人向けに特化したツールではないため、使いづらさを感じる恐れがあります。
＜Boxの料金体系＞
- Individual：0円
- Business：1,980円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,300円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：￥4,620/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：要問い合わせ
ファイルは250MBまでアップロードできます。
ファイルは5GBまでアップロードできます。
ファイルは15GBまでアップロードできます。
ファイルは50GBまでアップロードできます。
ファイルは150GBまでアップロードできます。
【Dropbox】連携できる外部サービスが豊富なストレージサービス
Dropboxの特徴
- セキュリティが豊富に備わっている
- 連携できる外部ツールが多い
2段階認証やワンタイムパスワードなどの機能が揃っており、データを厳重に管理できます。
ZoomやSlack、Trelloなど、さまざまなツールと連携でき、ファイルをまとめやすくなっています。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- スターをつけて分類できる
- ファイルのサムネイル表示の大きさを変えられる
特に重要なファイルには「スターをつける」設定ができます。そのため、優先度の高いファイルが埋もれて探しづらくなる事態を防げます。
画像ファイルは、中身のプレビューをサムネイルとして表示でき、表示する大きさを５段階で設定できます。そのため、用途に合わせて表示サイズを変更すれば、ファイルを開かずに中身を確認できます。
Dropboxの注意点
- 無料プランは利用できる容量が少ない
- スマホからの利用の際にやや動作が重たい
無料プランには2GBの容量制限があるので、ビジネスで利用する際には有料プランでの契約が必要になります。
ユーザーの口コミでは「スマホから利用では動作がやや重たい時がある」という声が寄せられています。（参照：ITreview）
Dropboxの料金体系
- Professional：1,800円/月（月払い）
- Dropbox One：3,650円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Standard + DocSend：9,300円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
フリーランサー向けのプランです。
フリーランサー向けのプランです。
成長中のチーム向けのプランです。
成長中のチーム向けのプランです。
複雑なチーム向けのプランです。
大規模な企業向けのプランです。
＜比較表＞社内の情報共有を活性化するオンラインストレージ
ここでは、オンラインストレージツールの比較表を紹介します。以下を参考に、自社に合ったツールを選択しましょう。（左右にスクロール可能）
| Stock | Google Drive | OneDrive | Box | Dropbox | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームの情報を最も簡単に残せるツール |
Google製品と容易に連携できるツール |
Microsoft製品と容易に連携できるツール |
容量が無制限の大企業向けツール |
連携できる外部サービスが豊富なツール |
| 注意点 |
ファイルではなく「ノート」で情報管理をする |
セキュリティに不安を感じているユーザーがいる |
「動作が遅いときがある」という口コミがある |
大容量のファイルがプレビューできないユーザーがいる |
無料プランでは2GBまでの容量しか使えない |
| 料金 |
・無料プラン
・有料プランでも1人当たり月324円〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月680円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月630円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月1,980円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月1,800円～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
「Box」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
オンラインストレージの3つのメリット
オンラインストレージには、コストや業務の面でさまざまなメリットがあります。ここでは、代表的な3つのメリットをご紹介します。
（1）コストが削減できる
オンラインストレージは、比較的低コストで導入を進められます。
オンラインストレージの導入時には自社でサーバーや情報機器を用意する必要がありません。したがって、初期費用を大幅に抑えられるのです。
また、運用管理や保守もベンダーが実施するため、システムの管理に人員を割く必要もなく、PCのローカルフォルダに保存するよりも格段にコストを減らせます。
このように、オンラインストレージには、少ない負担で始められるというメリットがあります。
（2）外出先でも利用できる
オンラインストレージであれば、社外からでも簡単にデータへアクセスできます。
場所を問わず利用できるため、在宅勤務のような働き方にもマッチします。また、編集内容はすぐに反映・共有されるので、誰もが最新の情報にアクセスできるのです。
このように、オンラインストレージには、移動中や外出先であっても最新の資料を閲覧できるというメリットがあります。
（3）自動でバックアップをとれる
オンラインストレージにはバックアップを自動で取る機能があるため、データの紛失を防げます。
ハードウェアの故障やUSBの紛失などが起こった場合、端末内に保存したデータを失いかねません。一方、オンラインストレージであればインターネット上にバックアップが残っており、外的要因に左右されづらいので、データを確実に守れます。
また、データを誤って削除してしまうなどの人的ミスが起きてもカバーできるため、運用を進めるにあたって非常に有用です。
オンラインストレージの3つのデメリット
便利な面が多いオンラインストレージですが、データの管理においてはデメリットを感じる場合もあります。そのため、下記の点に留意しましょう。
（1）カスタマイズができない
ほとんどのオンラインストレージでは、利用者による高度なカスタマイズができません。
オンラインストレージの導入は、ベンダーが提供するサービスを利用することが前提となります。したがって、自社に合わせたカスタマイズはできないサービスが多く、対応可能な場合でも高額な追加費用が必要となります。
そのため、無料トライアルなどを活用して、自社の目的に適合したツールかを必ず確認しましょう。たとえば、ファイル共有のほか情報共有の用途でも使える「Stock」であれば、30日間無料トライアルがあるのでじっくりと機能を試せます。
（2）容量や保存期間が制限される場合がある
ツールによっては、アップロードできる容量やファイルの保存期間が限定されているものがあります。
保存期間が過ぎるとファイルが自動的に削除される仕様の場合、気づかないうちに重大なトラブルが起こりかねません。「重要なデータが消えてしまう」という事態を防ぐためにも、ツール選定では容量や保存期間を必ず確認しましょう。
（3）ファイル管理が面倒
オンラインストレージを使うと、かえってファイル管理が煩雑になることもあります。
ファイルでの情報管理は、一つひとつを開かなければ内容を確認できないため、情報のアクセス性が悪いのが難点です。また、ファイルが多くなると、どこにどの情報があるのか分からなくなり、結果として業務効率が下がる可能性もあります。
そこで、情報共有ツールでファイルを管理すれば関連情報をまとめて管理できるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。とくに、「メッセージ」も備えていれば情報ごとに連絡をとり合えるため、やりとりが入り乱れる心配はありません。
したがって、「欲しいファイルがすぐに見つかる環境を整えたい」という方は、情報共有ツールを選択しましょう。
無料から使えるおすすめオンラインストレージ4選まとめ
ここまで、おすすめのオンラインストレージや選び方、メリットなどをご紹介しました。
オンラインストレージには大容量ファイルを保管できるメリットがある一方で、管理が面倒な点に注意しなければなりません。そこで、情報共有ツールを活用すれば、ファイルと関連情報をまとめて管理できるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。
ただし、高機能なツールの場合、従業員が使いこなせず導入後現場に定着しない恐れがあるため、情報共有ツールは「使いやすいもの」を選択しましょう。
結論、選択すべきなのは、65歳の従業員でも使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。ファイル共有だけでなく情報共有の用途でも使えるので、社内のあらゆる場面で活用できます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」でファイルを管理して、必要な資料がすぐに見つかる環境を整えましょう。
