さまざまな業務データを従業員個人で管理すると、紛失や漏洩のトラブルが起こりやすくなります。そこで、「オンラインストレージ」を導入すれば、会社単位でデータを管理できるため、リスクを低減させられるのです。
しかし、「オンラインストレージの導入を検討しているが、どれが自社に最適か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、おすすめオンラインストレージ5選をご紹介します。
- 膨大なデータや画像など、大切な情報をもっと簡単に管理したい
- 全社で使えるおすすめストレージツールを比較・検討したい
- 必要な情報にサクサクたどり着けるツールが欲しい
という担当者の方は、この記事を参考にすればオンラインストレージの選び方が分かるほか、自社に最適なツールが見つかります。
目次
オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネット上でデータの保管・共有ができるサービスで「クラウドストレージ」とも呼ばれます。
パソコンやスマホ自体に用意されてるストレージとは別の容量になるため、大量のファイルであっても管理できる点がメリットです。また、オンラインストレージは外部ストレージと異なり、USBメモリなどの物理的な機器は必要ありません。
そのため、データの紛失を防げるほか、時間や場所を問わずにデータを共有できるためストレスを感じないのです。
このように、ファイルを簡単に共有できるのがオンラインストレージであり、多くの企業が利用しています。
オンラインストレージに欠かせない機能
オンラインストレージに欠かせない機能は、以下の3つです。
| ＜機能名＞ | ＜機能説明＞ |
|---|---|
| ファイルの転送機能 |
大容量の動画やファイルといったデータを、高セキュリティーの下で送受信できる機能。 |
| ファイルの共有機能 |
複数のユーザーが1つのファイルを共有できる機能。複数人での共同作業に役立ちます。 |
| 自動データバックアップ機能 |
操作せずとも、データを保存できる機能。保存のし忘れや手動によるバックアップの手間を省くことができる。 |
昨今では、ますます情報化社会となり、日々、仕事で取り扱う情報量は増えています。そのため、データをオンライン上にすぐに転送できる「スピード感」、社員がすぐに共有できる「アクセス性」、そして重要な情報を守る「安全性」がなくてはならないのです。
6つのポイント｜オンラインストレージの選び方
オンラインストレージにはさまざまな種類があり、利用人数や外部ユーザーの招待機能、保存可能なデータ量などが異なります。以下で紹介する「6つのポイント」を参考に、必要な機能が揃ったツールを選びましょう。
（1）価格
選び方のポイント1つ目は、価格が自社の予算に合っているかを確認することです。
多くの有料版オンラインストレージは、初期費用と月額料金がかかります。一方で、無料プランでは「機能不足」や「使い勝手」が悪く、ファイル保存の課題を解決できない可能性があるのです。
したがって、オンラインストレージを導入する際は、自社の業務効率化のために必要な機能が備わっていて、無理なく運用できるプランを選ぶことが重要です。
（2）容量
選び方のポイント2つ目は、利用可能なデータ容量が適切かどうかです。
保存できるデータ容量は多いほど安心ですが、容量が大きくなるほど高額になります。容量が多すぎると、無駄な利用料金が発生してしまう恐れがあるのです。
したがって、自社の利用人数や必要な容量を踏まえて、適切なプランを選びましょう。また、基本プラン以外に「必要に応じた容量追加オプション」を用意しているツールであれば、保存するファイルの数が増えた場合にも安心して使い続けられます。
（3）フォルダ分け
選び方のポイント3つ目は、種類ごとにフォルダ分けできるかです。
オンラインストレージ上に、データをアップロードしただけでは「欲しい情報がどこにあるのか」がすぐに分からなくなってしまいます。とくに、数十人～数千人規模の会社では、より多くのデータが集約されるので、煩雑化するリスクが高いのです。
一方、オンライン上にアップロードしたデータを、業務内容やデータの種類ごとにフォルダ分類して管理できれば、「データを探す手間」がなくなります。
以上のように、ExcelやWord、PDFなどさまざまなデータを扱うビジネスの場では、データを適切に管理できているかが、仕事の効率化に直結するのです。
（4）セキュリティ
選び方のポイント4つ目は、セキュリティが十分に配慮されているかです。
オンラインストレージは、PCやスマホなどあらゆる端末でデータにアクセスできる点がメリットです。ただし、社内サーバーに比べて情報漏えいのリスクが高まるため、「セキュリティが強固であるか」のチェックが重要です。
たとえば、社外からのアクセスが多い場合は、通信を暗号化する「SSL」や、特定の回線からのみアクセスを許可する「IPアドレス制限」といった機能を重視すべきです。
セキュリティはツールごとに特徴があり、利用料金にも関わるため、自社の予算なども考慮しながら最適なものを選択しましょう。
（5）サポート体制
選び方のポイント5つ目は、困った時にサポートを受けられることです。
社内にシステム専任者がいない場合、トラブルが起こっても適切な対応ができないので、業務に支障が出かねません。そこで、「サポートが手厚いツール」を導入しておけば、問い合わせしたら課題をすぐに解決できるので安心です。
特に、海外で開発されたツールの場合、日本語サポートを受けられないことが多いです。そのため、ストレスなく利用したい方は、充実した日本語サポートを受けられるオンラインストレージを選びましょう。
たとえば、手厚いサポート体制が敷かれている「ナレカン」であれば、1営業日以内に回答を受け取れるのですぐに問題を解消できます。
（6）スマホ対応
選び方のポイント6つ目は、スマホに対応しているかを確認することです。
場所を問わずに活用できるメリットを最大限活かすには、「スマホに最適化されたオンラインストレージ」が必須です。具体的には「スマホアプリが提供されているか」を軸として選ぶことで、適切なツールを失敗なく見つけられます。
そのため、「必要なファイルを、どこからでも、すぐに確認できる仕組み」を整えたい方は、スマホアプリがあるツールを選択しましょう。
面倒なファイル管理が不要になる情報共有ツール
以下では、面倒なファイル管理が不要になる情報共有ツールを紹介します。
ファイルの保管と共有を効率化できるオンラインストレージですが、デメリットがあることを忘れてはなりません。一般的にオンラインストレージは、ファイルの「保管」に特化していることが多いため、ファイルが増えると管理が煩雑になりがちです。
また、ファイルでの情報管理には、ファイル名を工夫する必要があったり、スマホの小さな画面では扱いづらかったりするデメリットがあります。そのため、社内の情報管理には、ファイル形式ではなく「誰でも簡単に情報を残せるノート型ツール」が最適です。
結論、大規模な企業で情報管理を成功させるには、あらゆる情報をストックできる”記事（ノート）”があり、”フォルダ”ごとに整理できる「ナレカン」が必須だと言えます。
ナレカンの「記事（ノート）」を活用すれば、Excelなどのデータを添付して、ノートにテキスト情報を追記していく使い方ができます。また、ノートは、任意の社員に瞬時に共有でき、情報セキュリティの国際規定「ISO27001」を獲得しているので、スピード感・アクセス性・安全性ともに抜群です。
【ナレカン】Excel / word / PDFのデータ管理・共有に最適なツール
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
無料あり｜おすすめのオンラインストレージ5選
ここでは、おすすめのオンラインストレージ5選を紹介します。以下を参考に、各ストレージの特徴を理解しましょう。
【Google Drive】Google製品と容易に連携できるクラウドストレージ
Google DriveはAndroidスマホとの相性が良いほか、Googleスプレッドシートといった関連ツールと連携しやすいサービスです。
＜Google Driveの特徴＞
- 強固なセキュリティ対策がされてる
- Googleが提供するソフトと連携しやすい
ドライブへのアクセスは暗号化されるうえに、共有されたファイルは、マルウェアやスパム、ランサムウェアなどが検出されないかチェックされます。
Googleアカウントを持っていれば、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、Googleスライドといった関連したツールと簡単に連携できます。
＜Google Driveの機能・使用感＞
- レイアウトを変更できる
- 編集履歴機能
レイアウトをグリッドにするかリストにするか選べる機能があります。そのため、「文書を探すのか」「フォルダを探すのか」などの用途に合わせてレイアウトを変化させると、目的のファイルが見つかりやすいです。
Google Driveには、編集履歴を確認できる機能があります。そのため、「誰が、どのファイルをアップロードしたか」がわかるので、チームで作業するときにトラブルを防げます。
＜Google Driveの注意点＞
- データ削除設定に注意しなければならない
- 権限設定が分かりづらい
- 目的のフォルダを探しづらい
同期の設定によっては、PC内のフォルダにあるファイルを消すとGoogle Driveからも削除される恐れがあります。そのため、PC内の保管データと分けて整理したい場合は設定を見直しましょう。
ユーザーの口コミには「慣れるまで権限周りの付与方法が少しわかりづらかった」といった声があります。そのため、誤ったメンバーに共有してしまわない様に注意が必要です。（引用：ITreview）
実際に利用しているユーザーからは「フォルダの場所が度々たどりづらいと感じるので、ショートカットを保管できる機能があると良いと感じます」といった声があります。（引用：ITreview）
＜Google Driveの料金体系＞
以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。
- 個人向け（料金なし）：0円
- Business Starter：816円/ユーザー/月
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【OneDrive】Microsoft製品と簡単に連携できるオンラインストレージ
＜OneDriveの特徴＞
- ほかのMicrosoftツールと互換性が高い
- 時間や場所を問わず利用できる
OneDrive上で、WordやExcelといったMicrosoftのツールと連携しやすく、ファイルを直接編集できます。
Microsoftアカウントにすべての情報が紐づいており、スマホアプリも提供されているので時間や場所を問わずに使えます。
＜OneDriveの機能・使用感＞
- OneDriveから他アプリを開ける
- 共有リンクが便利
OneDrive上の「新規作成」をクリックすると、WordやExcelなどに直接アクセスができます。そのため、「わざわざWordでファイルを作成してから、OneDriveを開いて移動させる」という使い方をする必要がありません。
ファイルを共有するリンクを簡単に発行でき、容量が大きなファイルを送りたいときに便利です。ただし、公開設定を間違えると、共有リンクを知っていれば誰でもアクセスできるようになるので注意しましょう。
＜OneDriveの注意点＞
- 外部ツールとの互換性は低い
- 使い慣れるのが難しいと感じる可能性がある
Microdoftのツールとのつながりが強い分、外部ツールとは連携しづらいデメリットがあります。
ユーザーの中には「利用方法を覚えることに少し時間がかかります。マニュアルなどががあると、容易に利用することができるためより良いと思いました」といった改善の声が見られます。（引用：ITreview）
＜OneDriveの料金体系＞
- Microsoft 365：0円（家庭向け）
- OneDrive for Business (Plan 1)：749円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,236円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円/ユーザー/月
【Box】容量が無制限の大企業向けクラウドストレージ
＜Boxの特徴＞
- 専用アプリを使えばオフライン編集ができる
- さまざまな業界が導入している
「Box Sync」という専用アプリをPCにインストールしておけば、インターネットにつながっていない環境でも作業を進められます。
ユーザー数が多く、全世界のあらゆる業種で利用事例があります。そのため、自社環境に近い事例を参考に運用を進められます。
＜Boxの機能・使用感＞
- 電子サイン機能
- 管理者による制御
Businessプラン以上を利用することで、署名対象のドキュメントに対し電子サインの機能を数量無制限で使えます。
管理者は、コンテンツが組織内でどのようにアクセス、共有されているかを監視することができます。そのため、管理者は、現場の状況の把握や指摘をより効率的に行えます。
＜Boxの注意点＞
- 1ファイルあたりのアップロード制限がある
- フォルダの整理が難しい
- 安全性が心配だと感じる場合がある
無料プランでは、1ファイルあたり250MB以下のファイルしかアップロードできません。その他のプランでも、プランごとに1ファイルあたりの容量上限が定められています。
BoXには検索機能が備わっているものの「自社とクライアント両方使っている場合、両社のデータが混在してしまうので自社のフォルダなのかクライアントのフォルダなのか混乱してしまう場合があります」という意見があります。（引用：ITreview）
ユーザーからは「ファイルの安全性が心配でもあります。他のユーザーに渡すデータがあれば、セキュリティレベルが独自に、かつ、自動で設定されるようになると、安心感が広がると思います」という改善の声があります。（引用：ITreview）
＜Boxの料金体系＞
- Individual(~10GB)：0円
- Business Starter(~100GB)：約637円/ユーザー/月（月払い）
- Personal Pro(~100GB)：約1,390円/月（月払い）
- Business(上限なし)：約2,085円/ユーザー/月
- Business Plus(上限なし)：約3,474円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise(上限なし)：約4,864円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：要問合せ
【Dropbox】連携できる外部サービスが豊富なストレージサービス
＜Dropboxの特徴＞
- セキュリティが豊富に備わっている
- 連携できる外部ツールが多い
2段階認証やワンタイムパスワードなどの機能が揃っており、データを厳重に管理できます。
ZoomやSlack、Trelloなど、さまざまなツールと連携でき、ファイルをまとめやすくなっています。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- スターをつけて分類できる
- ドロップ＆ペーストで操作できる
特に重要なファイルには「スターをつける」設定ができます。そのため、優先度の高いファイルが埋もれて探しづらくなる事態を防げます。
ドロップ＆ペーストで直観的に操作ができます。ただし、DropboxはPCでの利用に特化しているため、スマホで使うと使いづらいと感じる場合もあります。
＜Dropboxの注意点＞
- 無料プランは利用できる容量が少ない
- やや動作が重たい
無料プランには2GBの容量制限があるので、ビジネスで利用する際には有料プランでの契約が必要になります。
ユーザーの中には「データの移動や画像の読み込みに時間がかかる」という声がありました。（引用：ITreview）
＜Dropboxの料金体系＞
- Bacic：0円
- Plus：1,500円/月
- Essentials：2,400円/月
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問合せ
【firestorage】大容量ファイルを共有できるオンラインストレージ
＜firestorageの特徴＞
- 手軽に始められる
- 高度なセキュリティを有している
firestorageは、未登録でも気軽に利用できます。ただし、1ファイルの最大アップロードサイズ 2GBといった制限付きなので、注意が必要です。
SSL通信による暗号化やプライバシーマーク取得などのセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩を防止するのに役立ちます。
＜firestorageの機能・使用感＞
- メッセージ機能
- ファイル一覧機能
メンバーがファイルをダウンロードする際に、メッセージを表示できる機能が備わっています。そのため、ファイルに関する必読して欲しい情報を伝えるのに便利です。
保存したファイルのファイル名、サムネイル、削除予定日、ファイルサイズ、状態（アイコンの説明参照）を一覧で確認することが出来ます。
＜firestorageの注意点＞
- 設定の手間がかかる場合がある
- 容量が大きいデータの保存ができない場合がある
ユーザーの中には「デフォルトだとデータ保管期間が3日間と短いので、いちいち長めに設定しなおさなければならない」という声がありました。（引用：SaaSLOG）
ユーザーの中には「容量が大きすぎるデータやファイルには対応出来ない為、保存出来なかったケースもあった」という声がありました。（引用：SaaSLOG）
＜firestorageの料金体系＞
- 未登録会員：0円
- 無料会員：0円
- ライト会員：1,037円/ユーザー/月
- 正会員：2,085円/ユーザー/月
- プラン1：98,780円/月 ＋ 110,000円（初期費用）
- プラン3：999,350円（年間払い）
- プラン5：54,780円/月 ＋ 55,000円（初期費用）
＜比較表＞社内の情報共有を活性化するオンラインストレージ
ここでは、オンラインストレージツールの比較表を紹介します。以下を参考に、自社に合ったツールを選択しましょう。（左右にスクロール可能）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Google Drive | OneDrive | Box | Dropbox | firestorage | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最もシンプルな情報ストックツール |
Google製品と容易に連携できるツール |
Microsoft製品と容易に連携できるツール |
容量が無制限の大企業向けツール |
連携できる外部サービスが豊富なツール |
大容量ファイルを共有できるオンラインストレージ |
|
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】※ただし、Google Chatと連携すれば可 |
【×】※、ただし、Teamsと連携すれば可 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
|
| ファイル内検索 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
|
| 注意点 |
機能がシンプルなので、電子署名の機能はない |
データ削除設定に注意しなければならない |
外部ツールとの互換性は低い |
アップロードできる容量に制限がある |
無料プランは利用できる容量が少ない |
やや動作が重たい |
|
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月816円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月749円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月637円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月1,500円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月1,037円～ |
|
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「OneDrive」の詳細はこちら |
「box」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「firestorage」の詳細はこちら |
ビジネスでは、共有した資料をもとに、メンバー同士で話し合ったり、タスクが発生したりすることが多くあります。そのため、単純にファイルを管理・共有できるだけでなく「メッセージ機能」や「ファイル内検索」も兼ね備えた情報共有ツールが最適なのです。
オンラインストレージの3つのメリット
オンラインストレージには、コストや業務の面でさまざまなメリットがあります。ここでは、代表的な3つのメリットをご紹介します。
（1）コストが削減できる
オンラインストレージは、比較的低コストで導入を進められます。
オンラインストレージの導入時には自社でサーバーや情報機器を用意する必要がありません。したがって、初期費用を大幅に抑えられるのです。
また、運用管理や保守もベンダー（販売会社）が実施するため、システムの管理に人員を割く必要もなく、PCのローカルフォルダに保存するよりも格段にコストを減らせます。
このように、オンラインストレージには、少ない負担で始められるというメリットがあります。
（2）外出先でも利用できる
オンラインストレージであれば、社外からでも簡単にデータへアクセスできます。
場所を問わず利用できるため、在宅勤務のような働き方にもマッチします。また、編集内容はすぐに反映・共有されるので、誰もが最新の情報にアクセスできるのです。
このように、オンラインストレージには、移動中や外出先であっても最新の資料を閲覧できるというメリットがあります。
（3）自動でバックアップをとれる
オンラインストレージにはバックアップを自動で取る機能があるため、データの紛失を防げます。
ハードウェアの故障やUSBの紛失などが起こった場合、端末内に保存したデータを失いかねません。一方、オンラインストレージであればインターネット上にバックアップが残っており、外的要因に左右されづらいので、データを確実に守れます。
また、データを誤って削除してしまうなどの人的ミスが起きてもカバーできるため、運用を進めるにあたって非常に有用です。
オンラインストレージの3つのデメリット
便利な面が多いオンラインストレージですが、データの管理においてはデメリットを感じる場合もあります。そのため、下記の点に留意しましょう。
（1）カスタマイズができない
ほとんどのオンラインストレージでは、利用者による高度なカスタマイズができません。
オンラインストレージの導入は、ベンダーが提供するサービスを利用することが前提となります。したがって、自社に合わせたカスタマイズはできないサービスが多く、対応可能な場合でも高額な追加費用が必要となります。
そのため、「ナレカン」のような、”専属の担当者による導入・運用のサポート”が備わっているツールを選びましょう。自社に合った運用方法を一緒に考えるので、ストレスなく運用するのに役立ちます。
（2）容量や保存期間が制限される場合がある
ツールによっては、アップロードできる容量やファイルの保存期間が限定されているものがあります。
オンラインストレージは、一般的にプランごとに保存できるストレージ容量が決まっていて、「容量のみの追加」ができないものもあります。また、保存期間が過ぎるとファイルが自動的に削除される仕様の場合、気づかないうちに重要な資料が消失しかねません。
このように、「扱う資料が増えて、容量上限に達してしまった」「重要なデータが消えてしまう」という事態を防ぐためにも、ツール選定では容量や保存期間を必ず確認しましょう。
（3）ファイル管理が面倒
オンラインストレージを使ったとしても、ファイル管理自体が煩雑です。
ファイル形式の情報は、一つひとつを開かなければ内容を確認できないためアクセス性が悪いのが難点です。また、ファイルが多くなると、どこにどの情報があるのか分からなくなり、結果として業務効率が下がる可能性もあります。
そこで、ファイル形式ではない情報共有ツールでファイルを管理すれば関連情報をまとめて管理できるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。また、高度な検索機能も備えていれば、細かい情報でもすぐに見つけることができます。
したがって、「欲しいファイルがすぐに見つかる環境を整えたい」という方は、情報共有ツールを選択しましょう。
無料から使えるおすすめオンラインストレージ5選まとめ
ここまで、おすすめのオンラインストレージや選び方、メリットなどをご紹介しました。
オンラインストレージには大容量ファイルを保管できるメリットがある一方で、管理が面倒な点に注意しなければなりません。そこで、情報共有ツールを活用すれば、ファイルと関連情報をまとめて管理できるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。
ただし、高機能なツールの場合、従業員が使いこなせず導入後現場に定着しない恐れがあります。そのため、情報共有ツールは「使いやすいもの」を選択しましょう。
結論、選択すべきなのは、大企業でも全社員が使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「ナレカン」一択です。ファイル共有だけでなく”社内掲示板”や”議事録”作成の用途でも使えるので、業務のあらゆる場面で活用できます。
ぜひ「ナレカン」でファイルを管理して、必要な資料がすぐに見つかる環境を整えましょう。
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