企業が扱う文書は、法律で保存期間が定められていたり、あとから業務で必要になったりするため、適切に管理する必要があります。そこで、文書管理のルールを定めて、社内の管理体制を整えることが求められるのです。
しかし、「文書管理のルールがなく、どこに何の情報があるかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理に必要なルールの作り方やポイントを中心に解説します。
- 文書管理規程・ルールの項目や作り方を把握したい
- 文書管理規程・ルールを作成するときのポイントが知りたい
- 社内の文書を簡単に一元管理できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、文書管理規程の作り方やポイントが分かるだけでなく、自社に最適な管理方法も見つかります。
目次
文書管理規程・ルールとは
ここでは、文書管理規程の特徴や目的、記載すべき項目を解説します。まずは、文書管理規程への理解を深めましょう。
文書管理規程の特徴
文書管理規程とは、社内の文書を管理するうえで守るべきルールです。
たとえば、文書の種類ごとに保存期間を1年や5年と定めたり、“重要文書はキャビネットではなく書庫に保管する”というように保管場所を指定したりと、文書の管理に関するルールを統一させます。
このように、社内文書を管理するうえで統一ルールを設けておくことで、円滑な情報共有や機密情報の漏えい防止につながるのです。
文書管理のルールを決める目的
文書管理におけるルールを決める目的として、以下の3つが挙げられます。
- 業務を効率化するため
- ナレッジを活用するため
- 紛失などのリスクを軽減するため
文書が整理されていないと、探し出すのに手間がかかり業務が滞る原因となります。したがって、文書の管理方法を社内で統一して、情報の保存場所を明確にする必要があるのです。
文書を社内共通で管理する仕組みがないと、ナレッジ（知識・情報）の属人化につながります。したがって、ナレッジを共有して業務の生産性を高めるためにも、自社の文書管理のルールを統一しましょう。
文書が保管されている場所を把握しづらい状態では、重要な書類を誤って廃棄したり紛失したりする可能性が高いです。したがって、書類の保存場所や保存期間が明確に分かるように管理しましょう。
このように、文書管理のルールを決めればさまざまなトラブルを防止できるため、すべての企業に求められるアクションなのです。
文書管理規程に必要な項目
文書管理規程に記載すべき基本項目として、以下の5つが挙げられます。
- 文書の定義：どの種類の文書を管理対象に含めるか記載します。
- 担当者：文書を管理する社員や部署を記載します。
- 禁止事項・罰則：文書管理の禁止事項と、違反した場合の罰則を記載します。
- 文書の管理方法：文書の保存場所や期間、廃棄ルールを記載します。
- 文書のアクセス権：セキュリティ等の観点から、文書のアクセス権を記載します。
以上の項目を規程に含め、必要な情報に抜け漏れのないルールを策定しましょう。
文書管理規程・ルールの作り方
ここでは、文書管理におけるルールの作り方を解説します。以下の3ステップを参考に、適切なルール作りを進めましょう。
ステップ1｜文書を種類分けする
はじめに、文書の種類分けをしましょう。
たとえば、「報告書」や「契約書」といった種類ごとに分類したり、社内機密や社員情報などの重要な書類を「重要」、プロジェクト管理などの書類を「一般書類」というように重要度で分類したりします。
このように、文書を種類や重要度によって分類することで、部署への割り当てや権限範囲の設定をして管理しやすくなるのです。また、文書を整理する際は、不要な書類の処分も合わせて検討しましょう。
ステップ2｜文書を管理する方法を決める
次に、文書を管理する方法を決めます。
文書の管理方法は、「紙文書をフォルダにまとめる」アナログな方法と、「電子文書を共有サーバーで管理する」「ITツールで管理する」といったデジタルな方法があります。結論、おすすめする管理方法は「ITツール」一択です。
なぜなら、紙の管理は紛失のリスクや保管場所の確保といったデメリットがあるからです。また、共有サーバーはアクセス性が悪く情報が散在しやすいため、場所を気にせずスマホから簡単に情報を検索・管理できる「ナレカン」のようなITツールを使いましょう。
ステップ3｜文書管理のライフサイクルごとにルールを作成する
最後に、「文書の6つのライフサイクル」ごとにルールを作成しましょう。文書のライフサイクルとは、文書が作成されてから廃棄されるまでの以下のプロセスを指します。
| ＜段階＞ | ＜詳細＞ |
|---|---|
|
発生 |
社内で文書を作成したり、社外からメールで文書を受け取ったりする段階です。 |
|
伝達 |
個人で管理している文書を、他のメンバーへ共有する段階です。 |
|
活用 |
文書が作成された目的に沿って活用される段階です。 |
|
保管 |
使用頻度が高い重要な文書を、すぐに取り出せるように保管する段階です。 |
|
保存 |
使用頻度が低い文書を、目立たない場所に格納する段階です。 |
|
廃棄 |
保存期間が終了したり、用途が無くなったりして、文書が廃棄される段階です。 |
このように、文書にはライフサイクルがあるため、それぞれの段階に求められるアクションを正しく理解したうえでルールを設定しましょう。
【必見】社内の文書管理を効率化する方法とは
以下では、社内の文書管理を効率化する方法をご紹介します。
文書管理のルールを決めたにもかかわらず、上手く管理できない原因として「管理に手間がかかること」が挙げられます。たとえば、紙とデジタルの文書が混在していると、管理方法を分ける必要があるほか、「どこに何の情報があるのか」を把握しづらいです。
したがって、社内の文書は「あらゆる情報を管理・共有できるITツール」を使って一元管理しましょう。ただし、大企業では取り扱う文書が多く散在しやすいため、「検索性に優れたツール」を導入すべきです。
結論、自社の文書管理には、誰でも簡単に社内のあらゆる情報を管理・共有でき、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンは、「記事」に文字やファイルを残せるほか、ファイル添付するとAIが自動で内容を記事化する機能があり、文書の中身をナレッジとして活用できます。また、「キーワード検索」やAIを使った「自然言語検索」によって目的の情報がすぐに見つかるのです。
最も簡単に社内情報を管理・共有できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
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文書管理規程・ルールの運用ポイント
ここでは、文書管理規程・ルールの運用ポイントをご紹介します。以下の2つのポイントを踏まえて、文書管理により役立つ規程を作成しましょう。
（1）社内に周知する
1つ目のポイントは、作成した文書管理規程を社内に周知することです。
文書管理規程は作って終わりではなく、社員がきちんとルールを認識できるように共有しなければなりません。したがって、規程を定めたらすみやかに社内に周知しましょう。
ただし、紙で規程を作成すると共有時にコピーする手間がかかるうえ、オフィスから離れているときに閲覧できません。そこで、「ナレカン」のようなクラウド型の情報管理ツールを使うと、スマホやPCから場所を問わずルールを確認できます。
（2）定期的にメンテナンスする
2つ目のポイントは、ルールが適切に運用されているか定期的にメンテナンスすることです。
文書管理規程を作成する目的は、社員がルールを順守して円滑に文書を管理することです。そのため、「一部の社員しかルールに従っていない」「定めたルールが複雑で業務効率が下がっている」といった状況は避けなければなりません。
したがって、策定したルールが守られているかを確認したり、必要に応じて項目を追加・削除したりして、運用が失敗する事態を防ぎましょう。
文書管理ルールの作り方やポイントまとめ
ここまで、文書管理ルールの作り方やポイントを中心に解説しました。
自社の文書を適切に管理するには、ルールを決めて社内に周知する必要があります。しかし、ルールを定めても、そもそもの管理方法に手間がかかり、必要な情報がすぐに見つからない状態では業務をスムーズに進められません。
そのため、これからの文書管理には「社内情報を見やすく一元管理でき、検索性に優れたツール」が必要になります。ただし、多機能なツールはITに不慣れな社員が使いこなせないので、「シンプルな操作性のツール」を選びましょう。
結論、自社の文書管理には、誰でも簡単に情報管理でき、超高精度の検索機能が備わったツール「ナレカン」が必須です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的な文書管理を実現しましょう。
