プロジェクトを成功に導くには、必要なタスクの所要時間を正確に見積もり、納期に間に合うように逆算してスケジュールを立てなければなりません。
一方、「スケジュールを作成する方法がわからない」「スケジュール管理ができず、納期に間に合わない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトスケジュールの立て方やテンプレート、管理におけるポイントを中心にご紹介します。
- プロジェクトのスケジュールの立て方を知りたい
- エクセルのテンプレートで簡単にスケジュールを管理したい
- プロジェクトのスケジュール管理に役立つ最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、スケジュールの作成方法や管理方法だけでなく、タスクをスケジュール通りに完了させるための具体的なツールやテンプレートについても知ることができます。
目次
プロジェクトにおけるスケジュール管理とは
以下では、プロジェクトにおけるスケジュール管理の概要をご紹介します。プロジェクトでスケジュール管理をする目的も紹介しているため必見です。
プロジェクトにおけるスケジュール管理の概要
プロジェクトにおけるスケジュール管理とは、期限までにプロジェクトを完遂するために、各タスクや作業工程を時系列で計画し、監視、調整するプロセスを指します。
メンバーが抱えるタスクの進捗やチーム全体の進捗状況を正しく管理することで、スケジュールの遅れに気づきやすくなり、遅延が発生しても迅速な対処が可能です。
また、プロジェクトのスケジュール管理を徹底すれば、タスクの優先順位が分かりやすくなり、スムーズに作業を進められます。さらに、スケジュールをチームで共有することで、進捗具合の思い違いなどのコミュニケーショントラブルも防げるのです。
プロジェクトでスケジュール管理をする目的
プロジェクトでスケジュール管理をする目的は以下の通りです。
- 要件を達成するため
- リスク回避のため
- 業務をスムーズに進めるため
プロジェクトでは、納期までにプロジェクトの完遂までに必要な要件を達成する必要があります。そこで、明確なスケジュールを立てておくことで、各タスクの進捗具合と計画を常に照らし合わせ、要件を着実に達成できます。
適切なスケジュール管理がされていなければ、今後の予定を見据えられないので、「このままだと間に合わない」などの問題の兆候を捉えられません。そのため、リスクを回避するためにもスケジュール管理は必要なのです。
スケジュール管理をすれば各タスクの担当や期限が明確になるので、メンバーは自分の役割を把握でき、指示待ちや作業の重複などの無駄な工程を減らせます。
プロジェクトにおけるスケジュール管理には以上のような目的があるため、目的を理解していないメンバーがいる場合は周知させましょう。
＜5ステップ＞プロジェクトにおけるスケジュールの立て方
ここでは、プロジェクトにおけるスケジュールの立て方を解説します。以下の方法を使えば、誰でも簡単にスケジュール表を作ることができるため必見です。
作り方1｜ゴールを設定する
はじめに、プロジェクトのゴールを設定します。
ゴールとは、プロジェクトの納期といった「最終的に達成すべきこと」を指します。「いつまでにサイトへ公開すべきか」「いつまでにクライアントへ公開すべきか」などの条件から設定しましょう。
プロジェクトのゴールを設定することで、必要な時間が明確になり、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。
作り方2｜タスクを洗い出す
次に、プロジェクトの完遂に必要なタスクを洗い出します。
ポイントとなるのは“作業を適切な単位まで細分化すること”です。たとえば、「資料作成」のような大きな単位ではなく「資料作成」「確認」「修正」「修正確認」のように、小さな作業単位まで落とし込みましょう。
抜け漏れがあると、プロジェクトが始まってからスケジュールが圧迫され、ミスが起こったりプロジェクトが遅延したりします。したがって、必要なタスクはすべて洗い出しておく必要があります。
作り方3｜タスクの順序を決定する
タスクを洗い出したら、各タスク同士の結びつきを把握し、順序を決めましょう。
プロジェクトのタスクは並列な関係だけではなく、前のタスクを完了させなければ次のタスクができない「直列の関係」なタスクもあるからです。たとえば、タスクAが完了しなければタスクBに着手できない場合、タスクBはタスクAよりあとに配置しなければなりません。
したがって、タスクの関係性を把握したうえで順序を決めて期限を設定します。また、直近のタスクや緊急性の高いタスクは「Stock」のようなツールでタスク管理をしておくと、抜け漏れる心配がありません。
作り方4｜会議の日程を決める
続いて、クライアントや社内での会議日程を決定しましょう。
具体的な日程の決め方には、”プロジェクトの中間地点であるマイルストーンに合わせる”、”週一回の定例会議を開催する”などの方法があります。
細かなタスクだけでなく、会議日程もスケジュールへ反映させることで、プロジェクトの全体像がより分かりやすくなるのです。
作り方5｜担当者を決定して調整する
最後に、スケジュールをもとに担当者を決定し、必要に応じて調整します。
管理者側で推定した所要時間は目安なので、担当者の熟練度や別の業務との兼ね合いなどを考慮して、より現実的なスケジュールに仕上げましょう。
一方、プロジェクト中にイレギュラーな事態が発生した場合は、担当者を入れ替えたり、タスクの順番を入れ替えたりする必要があります。
プロジェクトのスケジュール管理に使われる手法
プロジェクトのスケジュール管理に使われる手法は以下の5つがあります。
| 手法 | 特徴 |
|---|---|
| WBS |
プロジェクトに必要なタスクを洗い出し、取り組む順序を決めてから作成します。タスク間の関係性が見やすくなるのが特徴です。 |
| ガントチャート |
タスクの内容や担当者だけでなく、作業日程もあわせて管理します。進捗状況を視覚的に把握しやすいのが特徴です。 |
| カンバンボード |
各メンバーのタスクをステータスごとに並べて管理します。プロジェクトの進捗だけでなく、メンバーの業務負荷が適切か確認しやすいです。 |
| カレンダー |
カレンダーにタスクを書き込んで管理します。シンプルにタスクを管理できるので、プロジェクトの進捗を把握しやすい特徴があります。 |
| アジャイル |
ひとつの作業を複数の工程に分け、工程ごとに細かく確認・修正します。品質を上げられる一方、全体のスケジュールが見えにくくなる可能性があります。 |
上記の手法を使えば、プロジェクトのスケジュール管理を効率よく進められます。しかし、スケジュール管理表を一から作成すると多くの工数がかかるため、テンプレートを使うと便利です。
無料で使えるおすすめのスケジュール管理テンプレート
以下では、無料で使えるおすすめのスケジュール管理テンプレートをご紹介します。プロジェクトにおけるスケジュール表を簡単に作成したいという方は必見です。
エクセルで使える汎用的なスケジュール管理テンプレート
こちらは、エクセル形式の業界・業種問わずに汎用的に使えるテンプレートです。
複数のプロジェクトのスケジュールを一括で把握、管理するのに最適です。また、ガントチャートの作成もできるので、滞りないプロジェクトの進行に役立ちます。
スプレッドシートで使えるプロジェクトのスケジュール管理表
こちらは、スプレッドシードで使えるプロジェクトのスケジュール管理表です。
アジャイルの手法を使っており、タスクの進捗具合を一定期間ごとに管理できるため、チームの進捗速度を把握するのに役立ちます。また、進捗の記載とともにコメントを残せるので、ちょっとした情報共有にも使えます。
エクセルでプロジェクトのスケジュールを管理するデメリット
エクセルでプロジェクトのスケジュールを管理するデメリットは以下の通りです。
- 確認が面倒
- 共有に手間がかかる
エクセルでスケジュールを管理すると、確認する度にファイルを開く必要があり面倒です。また、各メンバーが適切にファイル管理をしないと、どこにスケジュール管理表を保存したか分からなくなってしまいます。
エクセルのファイルは、メールなどほかのツールを使って共有する必要があり手間がかかります。スケジュール管理表はプロジェクトごとに作成されるため、プロジェクトが始まる度にメンバー全員に共有するのは大きなストレスです。
このように、エクセルのテンプレートを使えば簡単にスケジュール管理表を作成できる反面、ファイル管理や共有に手間がかかるのです。そこで、たとえばテンプレート機能を備えた「Stock」のようなITツールであれば、作成・共有・確認が一か所で完結します。
【必見】プロジェクトのスケジュール管理に役立つツール
以下では、プロジェクトのスケジュール管理に役立つツールをご紹介します。
スケジュールを組んでも、メンバーが全体像を把握していなかったり、スケジュール通りにタスクを処理できなかったりする状況では意味がありません。そのため、スケジュール管理では、スケジュールの作成だけでなく「進捗の共有と把握」が重要になるのです。
しかし、エクセルはファイルを個人で管理する必要があり、共有にも手間がかかります。そこで、「プロジェクトに関する情報を即共有・管理できるツール」を導入すれば、業務情報を一元管理し、過去の情報やほかのメンバーの進捗を確認しやすいです。
結論、プロジェクトのスケジュール管理に必要なツールは、あらゆる情報をリアルタイムで共有し、誰でも簡単に情報を振り返れるツール「Stock」一択です。
Stockではプロジェクトごとの「ノート」に書き込んだスケジュールやタスクの詳細は、瞬時に任意のメンバーへ共有されます。また、ノートに紐づけて「タスク」を設定できるため、背景情報と対応内容が分断されずにタスクの設定や依頼ができ便利です。
プロジェクトの進捗状況を簡単に共有するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトにおけるスケジュール管理のポイント
プロジェクトにおけるスケジュール管理のポイントは以下の通りです。
- リアルタイムで情報共有する
- 情報を一元化し、資料にすぐにアクセスできるようにする
進捗やトラブルの報告がメールやミーティングでしかされないと、チーム全体に共有されなかったり、共有が遅かったりして、現状のプロジェクトの全体像を把握できません。そのため、リアルタイムで共有する仕組みを整えましょう。
プロジェクトに関する情報が散在していると、必要な資料や情報を参照するのに時間がかかり、業務が滞ってしまいます。そのため、プロジェクトをスムーズに進めるには、進捗管理だけでなく情報の一元化も重視する必要があります。
以上の2つのポイントを踏まえ、プロジェクトをチームで円滑に進めましょう。
プロジェクトスケジュールの作成・管理方法まとめ
ここまで、プロジェクトスケジュールの作成・管理方法やおすすめのテンプレート・ツールをご紹介しました。
プロジェクトを納期通りに遂行するためには、抜け漏れのないスケジュールの作成だけでなく、すばやく情報を共有し、メンバー全員がプロジェクトの現状を把握することが重要です。
しかし、紙やエクセルではリアルタイムで共有できずスケジュールの遅延に気づきにくいです。また、社内の情報が多いと、目的の情報を探すのに時間がかかるため、「即共有し簡単に過去の情報を振り返れるITツール」を導入すべきです。
結論、プロジェクト管理にはテンプレートで簡単にスケジュール表を作成し、シンプルな検索機能を備えたツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、円滑なプロジェクト管理を実現しましょう。
