飲食店やコールセンター、建築会社など、業界・業種問わず、シフト管理は、業務に適切な人数のメンバーを動員するために重要です。しかし、シフトはメンバーの都合を考慮しなければならず、パズルのようにスケジュールを埋めていくので負担が大きくなります。
そのため、最近では「シフト管理を効率化するアプリ」を導入するチームも増えています。そして、担当者のなかには、「アプリ導入したいが、選び方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シフト管理に役立つおすすめアプリ・ツール9選を中心にご紹介します。
- シフト表の作成に時間がかかり困っている
- シフト管理が楽になるアプリやツールを探している
- シフト管理に最適なアプリ・ツールの選定ポイントが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、シフトを管理する最適な方法が分かるうえ、自社に合ったシフト管理ツールが判断できます。
目次
- 1 シフト管理の目的とは？
- 2 シフト表の作成方法
- 3 シフト管理ツールを選ぶポイントとは？
- 4 【必見】社員・アルバイトのシフト管理におすすめのアプリ・ツール9選
- 4.1 チームのスケジュールを最も簡単に作成・管理できるツール「Stock」
- 4.2 やりとりが楽なシフト作成ツール「Airシフト」
- 4.3 LINEと同様にやりとりができるツール「LINE WORKS」
- 4.4 さまざまな方法でシフト管理ができるツール「kintone」
- 4.5 雇用形態ごとに細かい勤怠管理設定ができるツール「ジョブカン」
- 4.6 人員の過不足がひと目で分かるツール「スマレジ・タイムカード」
- 4.7 Excelに近い形で勤務表が作れるツール「Google Sheets」
- 4.8 LINEでシフトの回収・共有ができるツール「らくしふ」
- 4.9 残業時間のAI予測が見られるツール「jinjer勤怠」
- 5 シフト管理に役立つアプリ・ツールまとめ
シフト管理の目的とは？
シフト管理の目的は「企業の生産性を高めて売上を伸ばすこと」です。
シフト制の業種において売上を向上させるには、社員・アルバイトメンバーを適切に配属して、業務が滞りなく進められる体制を整えることが必須です。
たとえば、人数が不足していれば手が回らなくなり売上が停滞する恐れがありますが、人数が多すぎても売上に対する人件費が無駄になってしまいます。
したがって、シフト管理ではメンバーの人数を過不足なく調整して、最大限の利益を生むことが求められます。そのため、シフト管理は店舗責任者や社員メンバーが対応すべき重要業務に含まれるのです。
シフト表の作成方法
ここでは、シフト表の作成方法を紹介します。具体的には、以下の3つの方法でシフト管理が可能です。
（1）紙で作成する
1つ目のシフト表作成方法は、紙のシフト管理表に手書きで書き込む方法です。
紙で作成するメリットは、形式に縛りがなく、作成の自由度が高い点です。たとえば、勤務パターンが特殊でシフト管理表が作りにくい業種では、紙で作成すると、勤務体系に柔軟に対応したシフト表が作成できます。
ただし、紙のシフト管理表は、紛失したり汚れたりするので注意しましょう。また、職場以外でシフトを確認するには「シフト管理表を写真に撮って共有」「メッセージアプリで通知」などの対策が必要です。
（2）エクセルを利用する
2つ目のシフト表作成方法は、Excelを利用する方法です。
Excelで作成するメリットは、計算機能が備わっているため、関数を活用すれば勤務時間を自動で算出できる点です。手作業での計算が不要になるうえ、簡単に一覧表に情報をまとめられるのでシフト管理表を作る負担が軽減されます。
しかし、Excelにはメッセージでやり取りする機能が不十分であり、シフト連絡は別途ツールを併用する必要があります。さらに、シフトに変更があった場合は、メンバー全員に更新版を再度共有する手間がかかる点に注意が必要です。
（3）アプリ・ツールを使う
3つ目のシフト表作成方法は、アプリ・ツールでシフトを使う方法です。
アプリ・ツールのメリットは、シフト管理表の作成だけでなく、管理まで円滑になる点です。場合によっては、予実管理や勤怠管理の機能を備えていたり、PCとスマホの両方で使えたりと、手間のかかるシスト管理の負担が減ることが期待できます。
ただし、多機能なアプリ・ツールではうまく使えず、かえってシフト管理が煩雑になる恐れがあります。そのため、どのような機能があるのかを確認して、具体的な運用をイメージしたうえで導入を検討しましょう。
シフト管理ツールを選ぶポイントとは？
シフト管理はツールを介して行うと作業効率を高められますが、正しく選べなければ運用できず持て余してしまいます。そこで、以下の2点に注意すると自社に合ったサービスが絞り込めるのです。
費用対効果が高いか
はじめに、シフト管理ツールを選ぶときには、「費用対効果が高いか」を確かめましょう。
例えば、「月額料金が予算に見合わない」「多機能だが全ては使わない」という状況では、導入したとしても十分な費用対効果は期待できません。そのため、シフト管理ツールを検討する場合には、継続的に運用できるかをイメージしましょう。
したがって「自社に必要な機能が過不足なく備わっていて、無理なく利用を続けられる価格か」に注意して見極めるべきです。
導入後すぐに使いこなせるか
次に、シフト管理ツールを選ぶときには、「全メンバーがすぐに使いこなせるか」も重要なポイントです。
多機能ゆえに操作が複雑なツールを選ぶと、使いこなせずに放置するメンバーが増えてしまいます。とくに、パート・アルバイト勤務の従業員は毎日操作するわけではないので、多機能なツールでは浸透しません。
そこで、説明なしでも使える「Stock」のようにシンプルなサービスを導入すれば、IT知識に関係なく誰でも簡単に使いこなせます。
【必見】社員・アルバイトのシフト管理におすすめのアプリ・ツール9選
以下では、社員・アルバイトのシフト管理におすすめのアプリ・ツール9選を紹介します。
シフト管理に使うアプリやツールを検討する際は「費用対効果が高いか」「導入後すぐに使いこなせるか」の2点を基準に選定するとツールを絞り込めます。
とくに、社員だけでなく、学生アルバイトやパートタイムの従業員もいる場合、メンバー全員がITに慣れているとは限りません。そこで、誰でも簡単に利用できるツールを導入すれば、使いこなせないメンバーが生まれず運用が円滑になるのです。
したがって、チームのシフト管理を簡単にしたいのであれば、ITに不慣れでも「直感的に操作できるシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にはテキストだけでなく、表や画像も簡単に挿入でき、リアルタイムで任意のメンバーへ共有されます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づいており、LINEのようにシフト連絡が他の話題に混ざることがありません。
チームのスケジュールを最も簡単に作成・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
やりとりが楽なシフト作成ツール「Airシフト」
Airシフトの特徴
- 希望シフト提出日の自動リマインド
- 提出されたシフトが自動反映
希望シフトの提出期限が近付いたタイミングで、締め切り日時を自動で再通知する機能が備わっています。
メンバーから提出されたシフトが自動でシフト表に反映されるので、希望のスケジュールを書き写す必要がありません。
Airシフトの注意点
- 管理者層が利用するアプリとメンバー向けのアプリが異なる
メンバーはAirシフトとは別のアプリ「シフトボード」で希望シフトを連絡する仕様になっています。そのため、管理者層がメンバーとシフトに関するやりとりをするには、Airシフトとシフトボードの連携が必須です。
Airシフトの料金体系
- 無料体験（最大2ヶ月）：0円
- 有料プラン：110円/ユーザー/月
LINEと同様にやりとりができるツール「LINE WORKS」
LINE WORKSの特徴
- LINEと同じ操作感で利用可能
- ビジネス向けの「グループ機能」が搭載
LINEに近い使用感でやりとりできるので、メンバーが使いやすい点がメリットです。
グループメンバーのスケジュールをカレンダーで管理したり、ファイルの共有管理を行ったりするビジネス向けの機能が備わっています。
LINE WORKSの注意点
- メッセージに既読が付く
メッセージを確認すると既読が付きます。また、グループチャットでは未読のメンバーも確認できるため、素早い返信にプレッシャーを感じる恐れがあります。
LINE WORKSの料金体系
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
さまざまな方法でシフト管理ができるツール「kintone」
kintoneの特徴
- シフト管理の方法が多様
- 多機能でシフト管理以外での利用も可能
- Slackと連携して通知が可能
kintoneは多機能であり、シフト管理の方法も「カレンダーのプラグイン（拡張機能）を利用」「予定をレコード（データ）としてkintone内で入力」「外部アプリと連携」とさまざまです。
シフト管理に使える機能だけでなく「問い合わせ管理」「交通費申請」などの機能も備わっており、幅広い使い方に対応しています。
Slackとkintoneを連携すると、作業者ユーザーにSlackのダイレクトメッセージで通知することができます。
kintoneの注意点
- 独自の機能用語が多い
kintoneの機能には「フィールド」「レコード」などの独自の用語が名付けられており、理解するまでに時間がかかる恐れがあります。
kintoneの料金体系
以下の基本プランは、5ユーザーから契約可能です。また、オプションとしてゲストユーザーの招待やセキュリティ強化のプランが用意されています。
- ライトコース：780円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月
雇用形態ごとに細かい勤怠管理設定ができるツール「ジョブカン」
ジョブカン勤怠管理の特徴
- 雇用形態に合わせた設定が可能
- 必要な機能を組み合わせ可能
社員やパート、派遣などの雇用形態ごとに設定ができ、全メンバーをジョブカン上で一元管理可能です。
機能を組み合わせて利用でき、必要な機能だけを選べる点がメリットです。
ジョブカンの注意点
- LINE上では直近7日間後までのシフトのみ確認可能
LINEでシフトを確認可能な「LINEシフト機能」が備わっていますが、対象期間は直近7日間後までとなっており、先のスケジュールを確認するにはジョブカンへのアクセスが必要です。
ジョブカン勤怠管理の料金体系
出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理のうち、自社で使いたい機能だけを含むプランを選びましょう。
- 無料プラン：0円/ユーザー/月
- 有料プラン（プラン1）：200円/ユーザー/月
- 有料プラン（プラン2）：300円/ユーザー/月
- 有料プラン（プラン3）：400円/ユーザー/月
- 有料プラン（プラン4）：500円/ユーザー/月
- 大規模企業（500名目安）：詳細は問い合わせが必要です。
人員の過不足がひと目で分かるツール「スマレジ・タイムカード」
スマレジ・タイムカードの特徴
- 集計機能が充実している
- 外国人留学生のシフト作成に役立つ機能
勤務パターンや周期別で予定を集計して、データを表示することができます。
労働時間の上限が決まっている外国人留学生のシフトを作成する際、上限時間を超えたスケジュールになるとアラートが通知される機能が備わっています。
スマレジ・タイムカードの注意点
- 料金体系が複雑
有料プランにはユーザー数などので料金が細かく決まっているので、導入前に確認しましょう。。
スマレジ・タイムカードの料金体系
- スタンダード：（30ユーザーまで）0円/月
- プレミアム：（10ユーザーまで）2,420円/月
- プレミアムプラス：（10ユーザーまで）4,840円/月
- エンタープライズ：（10ユーザーまで）7,260円/月
31ユーザー以上で1,210円/月、1ユーザー追加ごとに110円/月が加算されます。
11ユーザー以上の場合、1ユーザー追加ごとに385円/月が加算されます。
11ユーザー以上の場合、1ユーザー追加ごとに495円/月が加算されます。
11ユーザー以上の場合、1ユーザー追加ごとに770円/月が加算されます。
Excelに近い形で勤務表が作れるツール「Google Sheets」
Google Sheetsの特徴
- Excelと機能が似ている
- 同時編集が可能
スケジュールを一覧できる表があったり、関数で自動計算できたりと、Excelに近い使い心地です。
オンライン上で同時編集ができるので、メンバーが直接シフトを入力する運用に適しています。
Google Sheetsの注意点
- メッセージのやり取りには不向き
簡単にコメントやメモを残す機能はありますが、リアルタイムでのメッセージのやり取りに適した機能は備わっていません。そのため、メンバーへの連絡時は別途メールやメッセージアプリが必要です。
Google Sheetsの料金体系
- パーソナル（無料）：0円
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：詳細は問い合わせが必要です。
LINEでシフトの回収・共有ができるツール「らくしふ」
らくしふの特徴
- LINEでのシフトの回収・共有が可能
- ヘルプ調整に便利な機能が備わっている
シフトの回収から共有までをLINE上で完結できる点がメリットです。また「LINE WORKS」との外部連携にも対応しています。
複数店舗のシフトや人件費の一覧化に対応しており、ヘルプ調整がしやすくなっています。
らくしふの注意点
- 勤怠管理や給与計算には対応していない
シフトの調整に特化した機能だけなので、シフト情報を勤怠管理や給与計算に反映するには、外部アプリとの連携などの工夫が必要です。
らくしふの料金体系
詳細は問い合わせが必要です。
残業時間のAI予測が見られるツール「jinjer勤怠」
jinjer勤怠の特徴
- AIによる残業時間の予測を確認可能
- 所定のシフト条件が満たない場合に通知を表示できる
AIが残業時間を予測する機能が備わっており、予実管理に生かせます。
所定労働時間や休日出勤が設定条件に満たない場合、通知を表示するように設定可能です。そのため、シフトに問題があれば、すぐに把握する環境が整えられます。
jinjer勤怠の注意点
- 運用の開始までに時間がかかる
中小企業の場合、本格的な運用が始められるまでに約2カ月～3カ月の期間がかかるとされており、即日運用が始められない点に注意が必要です。
jinjer勤怠の料金体系
- 初期費用 ＋ 300円～/ユーザー/月
シフト管理に役立つアプリ・ツールまとめ
これまで、シフト管理に役立つおすすめアプリ・ツール9選を中心にご紹介しました。
シフト管理は、アプリやツールを使うと、シフト表の作成や管理、メンバーとの連絡が円滑になります。また、選定時には「必要な機能と費用のバランスが良いか」「社員・アルバイトを含めた全員がすぐに使いこなせるか」を踏まえて検討しましょう。
また、機能が多すぎると運用でつまづき、紙やExcelなどのアナログな管理手法に戻さなくてはなりません。したがって、自社に必要な機能のみが備わっているかを検討段階で確認することが必要です。
結論、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、即日利用を始められるほど簡単な「Stock」でのシフト管理が最適と言えます。「ノート」「メッセージ」「タスク」のシンプルな設計になっており、社内情報の共有手段として横展開も可能です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、シフト管理のストレスを解消しましょう。
