「飲食店」「コールセンター」「建築会社」などの業界・業種を問わず、シフト管理は、業務に適切な人数のメンバーを動員するために重要です。しかし、シフトはメンバーの都合を考慮しなければならず、パズルのようにスケジュールを埋めていくので負担が大きくなります。
そのため、最近では「シフト管理を効率化するアプリ」を導入するケースも増えています。なかには、「アプリ導入したいが、選び方がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シフト管理に役立つおすすめアプリ・ツール8選を中心にご紹介します。
- 最適なシフト表の作成方法がわからない
- シフト管理ツールの選定ポイントを知りたい
- 簡単に運用できるシフト管理ツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、シフトを管理する最適な方法が分かるうえ、自社に合ったシフト管理ツールが判断できます。
目次
シフト管理の目的とは？
シフト管理の目的は「企業の生産性を高めて売上を伸ばすこと」です。
シフト制の業種において売上を向上させるには、社員・アルバイトメンバーを適切に配属して、業務が滞りなく進められる体制を整えることが必須です。
たとえば、人数が不足していれば手が回らなくなり、売上が停滞する恐れがあります。しかし、人数が多すぎても人件費がかさみ、利益が伸びません。
したがって、シフト管理ではメンバーの人数を過不足なく調整して、最大限の利益を生むことが求められます。そのため、シフト管理は店舗責任者や社員メンバーが対応すべき重要業務に含まれるのです。
シフト表の作成方法
ここでは、シフト表の作成方法を紹介します。具体的には、以下の3つの方法でシフト管理が可能です。
（1）紙で作成する
1つ目のシフト表作成方法は、紙のシフト管理表に手書きで書き込む方法です。
紙で作成するメリットは、形式に縛りがなく、作成の自由度が高い点です。たとえば、勤務パターンが特殊でシフト管理表が作りにくい業種では、紙で作成すると、勤務体系に柔軟に対応したシフト表が作成できます。
ただし、紙のシフト管理表は、紛失したり汚れたりするので注意しましょう。また、職場以外でシフトを確認するには、「シフト管理表を写真に撮って共有」「メッセージアプリで通知」などの対策が必要です。
（2）エクセルを利用する
2つ目のシフト表作成方法は、Excelを利用する方法です。
Excelで作成するメリットは、計算機能が備わっているため、関数を活用すれば勤務時間を自動で算出できる点です。手作業での計算が不要になるうえ、簡単に一覧表にまとめられるのでシフト管理表を作る負担が軽減されます。
しかし、Excelの場合メッセージでやり取りする機能が不十分であり、シフト連絡は他のツールを併用する必要があります。さらに、シフトに変更があった場合は、メンバー全員に更新版を再度共有する手間がかかる点に注意が必要です。
（3）アプリ・ツールを使う
3つ目のシフト表作成方法は、アプリ・ツールを使う方法です。
アプリ・ツールのメリットは、シフト管理表の作成だけでなく、管理まで円滑になる点です。場合によっては、「予実管理」や「勤怠管理」の機能を備えていたり、PCとスマホの両方で使えたりと、手間のかかるシフト管理の負担が減ることが期待できます。
ただし、多機能なアプリ・ツールではうまく使えず、かえってシフト管理が煩雑になる恐れがあります。そのため、どのような機能があるのかを確認して、具体的な運用をイメージしたうえで導入を検討しましょう。
シフト管理ツールの代表的な機能
以下は、シフト管理ツールの代表的な機能の一覧です。シフト管理ツールでできることをしっかりと押さえておきましょう。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| シフトの申請 |
従業員やスタッフは、場所や時間を選ばず、スマホやパソコンから簡単にシフトを提出することができます。また、サービスによっては、シフトを提出していない従業員に対して自動でリマインドをできます。 |
| シフトの作成 |
日別・週別・月別など、さまざまな間隔でシフトを作成することができます。また、ツールによってはAIで最適なシフトを自動作成することも可能です。 |
| シフトの調整 |
従業員の休憩時間等の希望や、時間帯別の従業員数の調整ができます。 |
| シフトの共有 |
確定したシフトをスタッフに共有します。メッセージで通知できる機能が備わったアプリなら、別途メールで共有する手間が省けます。 |
以上が、シフト管理ツールの代表的な機能です。シフト管理ツールを導入すれば、シフトの作成・管理・共有の一連の業務を効率化することができるのです。
シフト管理ツールの比較ポイントとは？
シフト管理にツールを活用することで作業効率を高められますが、正しく選べなければ運用できず持て余してしまいます。そこで、以下の2点に注意すると自社に合ったサービスが絞り込めるのです。
料金は自社に合っているか
はじめに、シフト管理ツールを選ぶときには「料金が自社に合っているか」を確かめましょう。
初期費用や提供形態などによってツールの料金は異なるため、自社の予算と照らし合わせて試算するのがおすすめです。また、基本機能やオプションを確認して自社に必要な機能が過不足なく備わっているかを確認することも大切です。
多機能すぎると使わない機能が多く、結果として運用コストがかかってしまいます。したがって、シフト管理ツールを選定する際には「自社に適した料金で必要な機能が備わっているか」に注意して見極めるべきです。
自社の業種に適しているか
次に、「導入するツールが自社の業種に適しているか」を確認しましょう。
業種ごとに勤務形態が異なる場合、シフト管理の方法も異なります。たとえば、シフトパターンが多様な飲食業では正社員とアルバイトが混在していることが多いため、週単位や時間単位で各スタッフのシフトを作成する必要があります。
したがって、自社の業種や勤務形態に合わせて、必要な機能が備わったツールを選ぶことが重要です。
導入後すぐに使いこなせるか
最後に、シフト管理ツールを選ぶときには、「全メンバーがすぐに使いこなせるか」も重要なポイントです。
多機能ゆえに操作が複雑なツールを選ぶと、使いこなせずに放置するメンバーが増えてしまいます。とくに、パート・アルバイト勤務の従業員は毎日操作するわけではないので、多機能なツールでは浸透しません。
そこで、説明なしでも使える「Stock」のようにシンプルなサービスを導入すれば、IT知識に関係なく誰でも簡単に使いこなせます。
【無料あり】社員・アルバイトのシフト管理におすすめのアプリ・ツール8選
以下では、社員・アルバイトのシフト管理におすすめのアプリ・ツール8選を紹介します。
シフト管理に使うアプリやツールを検討する際は「料金が自社に合っているか」「自社の業種に適しているか」「導入後すぐに使いこなせるか」の3点を基準に選ぶとツールを絞り込めます。
とくに、社員だけでなく、学生アルバイトやパートタイムの従業員もいる場合、メンバー全員がITに慣れているとは限りません。そこで、誰でも簡単に利用できるツールを導入すれば、使いこなせないメンバーが生まれず運用が円滑になるのです。
したがって、チームのシフト管理を簡単にしたいのであれば、ITに不慣れでも直感的に操作できる、シンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく、表や画像も簡単に挿入でき、リアルタイムで任意のメンバーへ共有されます。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づいており、LINEのようにシフト連絡が他の話題に混ざることがありません。
【Stock】チームのスケジュールを最も簡単に作成・管理できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Airシフト】楽にやりとりできるシフト作成ツール
＜Airシフトの特徴＞
- タイムカード機能
- 単発バイト募集機能
シフト管理だけでなく、出退勤時の打刻管理もできます。
急遽スタッフが不足した際に、単発バイトの募集と採用ができる機能です。
＜Airシフトの機能・使用感＞
- 希望するシフトの自動反映
- リマインド機能
従業員の希望シフトがシフト表に自動で反映されます。そのため、わざわざ手作業で転記する手間が省けます。
シフトの提出を自動でリマインドする機能です。従業員の提出忘れを防げるうえ、催促する必要がなくなります。
＜Airシフトの注意点＞
- 管理者層が利用するアプリとメンバー向けのアプリが異なる
- 打刻漏れの際にスタッフ本人が修正できない
確定したシフトをメンバーが確認するには、別のアプリ「シフトボード」が必要です。シフトに関するやりとりはAirシフト単体でもできるため、使い分けが複雑になる恐れがあります。
ユーザーからは「スタッフが打刻漏れをした際に、本人が修正申請できないため改善をお願いしたい」との声があります。（引用：ITreview）
＜Airシフトの料金体系＞
- 無料体験（最大2ヶ月）：0円
- 有料プラン：110円/ユーザー/月
【タッチオンタイム】従業員も管理者も使いやすいシフト管理ツール
＜タッチオンタイムの特徴＞
- 各種マニュアルが充実
- 独自のタイムレコーダーで打刻方法が選べる
管理者向けだけではなく従業員向けのマニュアルもあるため、導入と教育の手間を省くことができます。
打刻方法には指紋認証・ICカード・ID+パスワードの3通りがあり、ユーザーごとに打刻方法を変えることができます。
＜タッチオンタイムの機能・使用感＞
- 通知・アラート機能
- フレックス勤務に対応
通知・アラート機能を活用することで、残業時間や遅刻回数をいち早く把握できます。
フレックス勤務に対応しており、コアタイムの有無も設定できます。
＜タッチオンタイムの注意点＞
- 打刻方法に応じて追加料金がかかる
- 申請漏れに対する機能が不十分
打刻方法によっては、新たに打刻端末を購入する必要があります。
ユーザーの口コミでは「申請漏れを注意してくれる機能がいまひとつ充実していないように感じるので、時間経過に応じた警告を出してほしい。」などの声が寄せられています。（引用：ITトレンド）
＜タッチオンタイムの料金体系＞
- 無料トライアル：30日間
- 有料プラン：300円/ユーザー/月
【kintone】さまざまな方法でシフト管理ができるシステム
＜kintoneの特徴＞
- 多機能でシフト管理以外での利用も可能
- Slackと連携して通知が可能
シフト管理に使える機能だけでなく「問い合わせ管理」「交通費申請」などの機能も備わっており、幅広い使い方に対応しています。
Slackとkintoneを連携すると、作業者ユーザーにSlackのダイレクトメッセージで通知することができます。
＜kintoneの機能・使用感＞
- 多様なシフトの管理方法
- マルチデバイス対応
シフトの管理方法は「カレンダーのプラグイン（拡張機能）を利用」「予定をレコード（データ）としてkintone内で入力」「外部アプリと連携」などさまざまです。現場に適した方法を選択できます。
スマホやタブレットなどマルチデバイスに対応しているため、時間や場所を選ばずに利用できます。
＜kintoneの注意点＞
- 独自の機能用語が多い
- 通知が自動で消えない
kintoneの機能には「フィールド」「レコード」などの独自の用語が名付けられており、理解するまでに時間がかかる恐れがあります。
ユーザーの口コミでは「通知されたレコードを処理した後も通知自体は自動で消えないため、他の重要なタスクが埋もれてしまう可能性がある」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜kintoneの料金体系＞
以下の基本プランは、10ユーザーから契約可能です。また、オプションとしてゲストユーザーの招待やセキュリティ強化のプランが用意されています。
- ライトコース：1,000円/ユーザー/月（月払い）
- スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- ワイドコース：3,000円/ユーザー/月（月払い）
【ジョブカン】雇用形態ごとに細かい勤怠管理設定ができるツール
＜ジョブカン勤怠管理の特徴＞
- 多彩な打刻方法を選択可能
- 必要な機能を組み合わせ可能
ICカードやLINE、Slackなどでの打刻が可能なため、自社の職場環境や働き方に合わせて設定できます。
機能を組み合わせて利用でき、必要な機能だけを選べる点がメリットです。
＜ジョブカンの機能・使用感＞
- 希望シフトの反映
- 勤務時間の自動集計機能
従業員から申請されたシフトは、シフトの作成画面に自動で反映されます。そのため、シフト表の作成時間を短縮できます。
各スタッフの勤務時間を自動で集計できるため、工数管理の手間を省くことができます。
＜ジョブカンの注意点＞
- LINE上では直近7日間後までのシフトのみ確認可能
- 通信状況によって打刻が安定しない
LINEでシフトを確認可能な「LINEシフト機能」が備わっていますが、対象期間は直近7日間後までとなっており、先のスケジュールを確認するにはジョブカンへのアクセスが必要です。
ユーザーからは「通信状況などにより出退勤打刻が安定しない時がある」との声もあります。（引用：ITreview）
＜ジョブカン勤怠管理の料金体系＞
出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理のうち、自社で使いたい機能だけを含むプランを選びましょう。
- 無料プラン：0円/ユーザー/月
- 有料プラン：200～500円/ユーザー/月
- 大規模企業（500名目安）：要問い合わせ
【Google Sheets】Excelに近い形で勤務表が作れるツール
＜Google Sheetsの特徴＞
- 同時編集が可能
- 他のGoogleアプリと連携
オンライン上で同時編集ができるので、メンバーが直接シフトを入力する運用に適しています。
他のGoogleアプリと連携することで時間を節約できます。たとえば、Google FormsやGoogle Slidesと連携すればデータの分析やグラフの作成を簡単にできます。
＜Google Sheetsの機能・使用感＞
- Excelと機能が似ている
- インテリジェンス機能がある
スケジュールを一覧できる表があったり、関数で自動計算できたりと、Excelに近い使い心地です。そのため、Excelを使い慣れている人にとっては特に使いやすいです。
スマートフィルや数式の候補などの機能があるため、手作業によるミスを減らしつつ迅速に分析できます。
＜Google Sheetsの注意点＞
- メッセージのやり取りには不向き
- シートを手動で保存できない
簡単にコメントやメモを残す機能はありますが、リアルタイムでのメッセージのやり取りに適した機能は備わっていません。そのため、メンバーへの連絡時は別途メールやメッセージアプリが必要です。
ユーザーの口コミでは「シート上の変更が自動で保存されてしまうと、重要な書類を閲覧する際に誤操作によって内容を変えてしまうのが怖い」といった声が寄せられています。（引用：Google Play）
＜Google Sheetsの料金体系＞
- パーソナル：無料
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問合せ
【らくしふ】LINEでシフトの回収・共有ができるシフト管理システム
＜らくしふの特徴＞
- LINEでのシフトの回収・共有が可能
- ヘルプ調整に便利な機能が備わっている
シフトの回収から共有までをLINE上で完結できる点がメリットです。また「LINE WORKS」との外部連携にも対応しています。
複数店舗のシフトや人件費の一覧化に対応しており、ヘルプ調整がしやすくなっています。
＜らくしふの機能・使用感＞
- シフトの自動転記
- 人件費などを踏まえたシフトの調整
提出された希望シフトは自動で転記されます。シフト表作成の手間が省けるうえ、転記ミスの防止にも役立つのです。
「人件費率」「日ごとの売上計画」や「時間帯ごとの最適なスタッフ数」が表示されます。そのため、コストを意識した適切な人員配置が誰でも出来ます。
＜らくしふの注意点＞
- 勤怠管理や給与計算には対応していない
- 柔軟性が不十分だと感じるユーザーもいる
「シフトの調整」に特化しているので、シフト情報を勤怠管理や給与計算に反映するには、外部アプリとの連携などの工夫が必要です。
ユーザーの口コミでは「業態やポジションによってスキルの表現が異なるため、柔軟に作成できるとより使いやすくなる」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜らくしふの料金体系＞
- 詳細は問い合わせが必要です。
【jinjer勤怠】残業時間のAI予測が見られるツール
＜jinjer勤怠の特徴＞
- AIによる残業時間の予測を確認可能
- 所定のシフト条件が満たない場合に通知を表示できる
AIが残業時間を予測する機能が備わっており、予実管理に生かせます。
所定労働時間や休日出勤が設定条件に満たない場合、通知を表示するように設定可能です。そのため、シフトに問題があれば、すぐに把握する環境が整えられます。
＜jinjer勤怠の機能・使用感＞
- 残業時間の自動集計
- 従業員の打刻漏れを一括確認
打刻情報から残業時間が自動計算され、月あたりの残業時間をリアルタイムで確認できるため、残業管理の工数を削減することができます。
打刻漏れがある場合は通知が送られるため、打刻修正の連絡を逐一行う必要がなくなります。
＜jinjer勤怠の注意点＞
- 運用の開始までに時間がかかる
- 休憩時間を把握しにくい
中小企業の場合、本格的な運用が始められるまでに約2カ月～3カ月の期間がかかるとされており、即日運用が始められない点に注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「出勤予定の承認を行う際、休憩時間が含まれているかどうかが一覧画面でわからない」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜jinjer勤怠の料金体系＞
- 初期費用 ＋ 300円～/ユーザー/月
＜無料あり＞シフト管理におすすめのアプリ・ツール比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Airシフト | タッチオンタイム | kintone | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームのスケジュールを最も簡単に作成・管理できるツール |
楽にやりとりできるシフト作成ツール |
従業員も管理者も使いやすいシフト管理アプリ |
さまざまな方法でシフト管理ができるシステム |
| リマインド機能 |
【〇】※タスクの期限をリマインドできる |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| PC以外のデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】※スマホはiOSのみ |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
シフト表の自動作成機能は備わっていない |
管理者と従業員でアプリが異なる |
打刻方法に応じて追加料金がかかる |
独自の機能用語が多い |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは110円（税込）/ユーザー/月 |
・無料プランなし※30日間のトライアルあり
・有料プランは300円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/ユーザー/月（月払い）〜 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Airシフト」の詳細はこちら |
「タッチオンタイム」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
| ジョブカン | Google Sheets | らくしふ | jinjer勤怠 | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
雇用形態ごとに細かい勤怠管理設定ができるツール |
Excelに近い形で勤務表が作れるツール |
LINEでシフトの回収・共有ができるシフト管理システム |
残業時間のAI予測が見られるツール |
| リマインド機能 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】※LINEで通知 |
【〇】 |
| PC以外のデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
LINE上では直近7日間後までのシフトのみ確認可能 |
メッセージのやり取りには不向き |
勤怠管理や給与計算には対応していない |
運用の開始までに時間がかかる |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは200円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは950円/ユーザー/月〜 |
・詳細は問い合わせが必要です |
・無料なし
・有料プランは初期費用＋300円～/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「ジョブカン」の詳細はこちら |
「Google Sheets」の詳細はこちら |
「らくしふ」の詳細はこちら |
「jinjer勤怠」の詳細はこちら |
シフト管理ツールを導入するメリット3選
シフト管理ツールを導入すると、以下3つのメリットが得られます。
- （1）シフト管理の負担を軽減できる
- （2）従業員の不足を把握しやすい
- （3）シフトの再調整がしやすい
シフトの提出依頼やシフトの記録の整理といった、シフトに関する情報を一か所にまとめられるので、シフト管理の負担軽減につながります。また、サービスによってはシフトの作成を自動化することも可能です。
人手の足りない曜日や時間帯がデータとしてツール上に残るため、従業員の不足を把握しやすくなります。
シフトに変更が起きても、ツールを利用していれば紙で手書き管理したシフト表よりも簡単に修正できます。したがって、欠員補充の再調整がしやすくなるのです。
このように、シフト管理ツールを導入すれば、紙で管理するよりもシフト管理がスムーズに進められます。
シフト管理に役立つアプリ・ツールまとめ
これまで、シフト管理に役立つおすすめアプリ・ツール8選を中心にご紹介しました。
シフト管理は、アプリやツールを使うと、シフト表の作成や管理、メンバーとの連絡が円滑になります。また、選定時には「料金や機能が自社に合っているか」「自社の業種や勤務形態に合っているか」「メンバー全員がすぐに使いこなせるか」を踏まえて検討しましょう。
また、機能が多すぎると運用でつまづき、紙やExcelなどのアナログな管理手法に戻さなくてはなりません。したがって、「自社に必要な機能のみが備わっているか」を検討段階で確認することが必要です。
結論、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、すぐに利用を始められるほど簡単な「Stock」でのシフト管理が最適と言えます。「ノート」「メッセージ」「タスク」のシンプルな設計になっており、社内情報の共有手段として横展開も可能です。
ぜひ「Stock」を導入して、シフト管理のストレスを解消しましょう。
