メモは見聞きした内容を忘れないように記録しておく「備忘録」の役割があり、最大のメリットは「あとから見返して大切な情報を確認できること」です。
しかし、「メモした内容を見返す習慣が付いていない」「該当のメモがどこにあるか分からず見返せない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メモを見返す習慣を身に付ける工夫や、メモを見返さないデメリットを中心にご紹介します。
- メモを見返さないことで生じる問題点を知りたい
- メモを見返す習慣をつける方法を知りたい
- アプリを導入してメモを振り返りやすい環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、メモを見返さないことで発生するデメリットが分かり、簡単にメモを見返す習慣をつける方法が見つかります。
目次
メモを見返さない人が陥るデメリット
メモはあとから大切な情報を見返すための備忘録ですが、メモを見返そうとしない人が多いのが現状です。そのような状態が続くと以下のようなデメリットがあるため、把握したうえで対策を練りましょう。
- 何度も質問することになる
- 必要なときにメモが見つからない
- 認識齟齬が起こる
メモを見返さないので、同じ質問を何度もすることになります。このような状況が続くと、上司や先輩社員にとって負担となり、業務時間を圧迫することになるのです。
メモを定期的に見返して整理しなければ、不要なメモが増えて大切なメモが埋もれてしまいます。そのため、メモの情報が必要になった場合に見つからなくなってしまうのです。
仕事でメモを共有している場合、定期的に処分もしくは更新しなければ、チーム内で情報の行き違いが発生します。メモを見返すたびに更新日を確認するのは手間なので、常に最新の情報にアクセスできるようにしておきましょう。
以上のように、メモを見返して定期的に処分や更新をしなければ、認識齟齬が起きて業務全体に影響を与えかねないので、十分に注意しましょう。
メモを見返す習慣を付ける3つの工夫
「メモを見返そう」と意識していても、メモは次第に放置されてしまうのが現状です。そこで以下では、メモを見返す習慣を身に付ける3つの工夫をご紹介します。
（1）日付とタイトルを付ける
メモには、日付とタイトルを記載するようにしましょう。
メモを見返さなくなる原因のひとつに「どのメモに書いたのか分からない/思い出せない」という場合があります。とくに、メモが整理されていない状況では、メモを一つひとつ確認するのは現実的ではありません。
メモに日付とタイトルを記載しておけば、何のメモかを瞬時に判断できるうえに、いつ書いたメモかも分かるので、目的のメモを見つけやすくなるのです。
（2）見返すタイミングを決める
メモを見返すタイミングを決めれば、メモを放置してしまうこともなくなります。
メモを見返さなくなる原因のひとつに、いつか見返すだろうという考えから、メモしたこと自体を忘れるケースが挙げられます。そのため、メモを見返すタイミングをスケジュールに組み込めば、メモを開く習慣がつきやすくなります。
たとえば、仕事のメモを見返す場合には、退勤前の時間にスケジュールを入れるのが最適です。ほかの業務と同じように「〇〇時にメモをチェックする」とタスクを設定し、一日の仕事を振り返る感覚でメモを確認しましょう。
（3）メモアプリを使う
メモアプリは、メモを見返す習慣作りに以下の2点で役に立ちます。
見返しやすいメモを作れる
紙で作成したメモは、筆者の記載方法や紙の劣化度合いによって読みやすさが変化してしまいます。そもそも記載内容が読みにくいメモでは、見返す側も読むモチベーションが上がりません。
メモアプリでメモを作成すれば、殴り書きのような読みづらい記載になる心配がありません。また、紙のメモと違って劣化することもないため、常に読みやすい状態を維持できます。
見返しやすい環境を整えられる
メモアプリを使えば、作成したメモを見返しやすい環境を整えられます。
たとえば「検索機能」を搭載しているアプリであれば、キーワードを入力するだけで見返したいメモをすぐに探し出せます。また、「フォルダ機能」があるアプリであれば、日々増加するメモを分類ごとに階層分けして、見やすい状態で管理できるのです。
ただし、多機能過ぎるメモアプリだと、ITに不慣れな方が使いこなせないので、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」のようなメモアプリを選びましょう。
メモを見返す習慣づくりに役立つおすすめのアプリ
以下では、誰でもメモを見返す習慣をつくれるアプリをご紹介します。
メモを見返すためには「メモにタイトルを付ける」「メモを見返すタイミングを決める」のが効果的です。メモにタイトルを付ければ「何について書いてあるメモか」がすぐに分かり、メモを見返す日時をあらかじめ決めておけば定期的に振り返るようになります。
そして、紙のメモ帳ではなくメモアプリを使えば、タイトルに含まれるキーワードから特定のメモを探し出す「検索機能」や、見返す期限をメモごとに設定する「タスク機能」も利用できるのです。
したがって、メモを見返す習慣をつくるためには、特定のメモをすぐに探し出せる検索機能があり、メモごとにタスク管理ができるアプリ「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残したメモは、すぐに任意のメンバーへ共有されるので、仕事の情報共有に最適です。また、ノートには期限を設定する「タスク」や部下とやりとりできる「メッセージ」が紐づいており、複数のアプリを併用する必要がありません。
あらゆるメモを残せて簡単に見返せるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのメモの使い方＞
Stockでは、以下の操作で「ノート」に「タスク」や「メッセージ」を紐づけてメモを使うことができます。
- ノートを開き、画面右上の [ ＋タスク設定 ] をクリックします。
- タスクの詳細を入力し右下の [ 保存 ] をクリックしましょう。
以上の操作で、ノートに紐づけて自身のタスクを作成したり、他のメンバーにタスクを依頼したりできます。
また、以下の操作で「ノート」に「メッセージ」を紐づけることも可能です。
- ノートを開き、画面右下の [ メッセージ ] をクリックします。
- メッセージの内容を入力し右下の [ 送信 ] をクリックしましょう。 [ To ] を使うと、特定の相手にだけメッセージを送れます。
以上の操作で、ノートに紐づけてメッセージを送れます。また、スマホでは「タスク」や「メッセージ」のプッシュ通知を受け取れるので、メモを放置することなく見返せるのです。
メモを見返すのにアプリが有効な4つの理由
これまで、メモを見返す習慣をつくるにはメモアプリが必要であると説明しました。以下では、メモアプリがメモを見返す習慣づくりに有効な理由を詳しく解説します。
（1）見直すタイミングを設定できる
はじめに、メモを見直すタイミングを設定できることが大きなメリットです。
メモアプリに備わっているタスク管理機能は、設定した期限になると通知がくるように設定できます。そのため、メモを見返そうと思っていても後回しにしてしまう状況を解消できるのです。
また、タスクを期限ごとに絞り込めるメモアプリもあるので、期限が迫ったタスクだけを一覧で確認できます。
（2）検索機能が充実している
メモアプリの検索機能を使えば、必要なメモをすぐに確認できます。
紙のメモ帳を使っていると、確認したい情報があったときにメモを一つひとつ見返さなければなりません。しかし、メモアプリの検索機能は、メモのタイトルや本文に含まれるキーワードを入力するだけで、該当のメモがすぐに表示されます。
以上のように、メモアプリには「あとから振り返る」という本来の目的を満たすための検索機能が備わっており、メモを探す時間を大幅に減らせるのです。
（3）メモの整理がしやすくなる
メモの整理がしやすくなるのも、メモアプリのメリットです。
紙のメモは保管するスペースが限られており、メモの枚数も次第に増加します。そのため、常に「分類分け」と「いらないメモの処分」を行わないと、メモの保管場所が乱雑な状態となり、メモを見返しづらくなってしまいます。
メモアプリは、メモの保管場所をフォルダで階層化し、細かい分類ごとに管理できます。また、不必要なメモの削除はもちろん、アーカイブ（容量を圧縮して保存する方法）も可能なので、常にメモが整理された状態をキープでき、スムーズにメモを見返せるのです。
（4）共有や連絡が簡単にできる
メモの共有やメンバーへの連絡までできるアプリであれば、メモの見返しがはかどります。
ビジネス向けのメモアプリでは、個人向けメモアプリのように共有リンクなどを発行する必要はなく、メモを作成した瞬間からメンバーへ共有されます。そのため、手間をかけずに他のメンバーにメモの見返しを促すことができます。
また、メモごとにメッセージ機能が紐づけられる「Stock」であれば、他の話題が入り乱れることなく、メモに関する会話を行えるので、メモに関するコミュニケーションまでアプリ上で完結できます。
メモを見返す習慣を付ける工夫まとめ
これまで、メモを見返さないデメリットや習慣化する工夫、メモアプリをおすすめする理由をご紹介しました。
紙のメモ帳の場合、最初の数日は見返しますが、次第にメモしたこと自体を忘れて放置されます。つまり、メモを振り返らない根本的な原因は「紙のメモ帳」にあるのです。
そのため、「メモが読み返されない現状を変えたい」という場合は、すぐにメモアプリを導入しましょう。とくに、タスク管理機能が備わっているアプリで「メモを見返す」というタスクを設定すれば、メモの見返しを後回しにしてしまう状況を解消できるのです。
結論、メモを見返す習慣を付けるには、メモごとに見返す期限を簡単に設定でき、検索機能によってすぐに情報を探し出せるアプリ「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、メモをこまめに振り返る習慣・環境をつくりましょう。
