介護業界では人手不足や業務負担の増加が深刻化しており、業務効率化や情報共有の強化を目的としてIT化を進める事業所が増えています。利用者情報の管理などをデジタル化することで、現場の生産性向上やサービス品質の改善が期待できるのです。
しかし、介護業界では、いまだに業務のほとんどがアナログであるため、「本当にIT化を進める必要があるのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護のIT化を進めるべき理由やIT化するメリット、記録を効率化する方法を中心にご紹介します。
- 人手不足により、現場のIT化の必要性を感じている介護施設の管理者
- 紙や口頭の申し送りが中心で、記録作業に時間がかかっている介護現場のリーダー
- IT導入に興味はあるが、職員のITリテラシーに不安を感じている介護事業の経営者
上記に当てはまる方はこの記事を読むと、介護をIT化するメリットを理解したうえで、IT化を実現する足掛かりを掴めるようになります。
目次
介護業界でIT化が求められている理由
以下では、介護業界でIT化が求められている理由をご紹介します。まずはIT化の必要性を理解しましょう。
人手不足が深刻化している
1つ目の理由は、人手不足が深刻化しているためです。
介護現場では、利用者数の増加に対して職員の採用が追いつかず、少ない人数で業務を同時に対応している状況が多く見られます。その結果、1人あたりの業務負担が増えているのです。
そのため、限られた人員でも業務を回せるように、記録や情報共有などの事務作業を効率化し、現場の負担を軽減できるIT化の必要性が高まっています。
紙・口頭中心の情報共有に限界がある
2つ目の理由は、紙・口頭中心の情報共有に限界があるためです。
介護現場では、申し送りを紙や口頭でしているケースが多く、あとから必要な情報を確認しようとすると記録が見つからないことがあります。また、シフト交代時に情報が十分に引き継がれないと、利用者の状態変化が正確に共有されないリスクも生じます。
そのため、情報を確実に記録として残し、必要なときにすぐ確認できる仕組みとして、ITを活用した情報共有の仕組みが求められているのです。
記録業務の負担が大きい
3つ目の理由は、記録業務の負担が大きいためです。
介護現場では、多くの情報をその都度記録する必要がありますが、これらを紙で記録している場合、入力に時間がかかるだけでなく、同じ内容を転記する二重作業が発生しやすくなります。その結果、本来の介護業務の時間が圧迫されてしまいます。
そのため、こうした記録業務の煩雑さを解消し、職員が介護業務に多くの時間を割けるようにするために、IT化による記録業務の負担軽減が求められているのです。
介護業をIT化するメリット
以下では、介護業をIT化するメリットを解説します。「具体的にどのような場面でメリットを得られるのか理解していない」という方は必見です。
記録作業を効率化できる
1つ目のメリットは、記録作業を効率化できることです。
介護現場では、日々多くの情報を記録する必要がありますが、紙での手書き入力や同じ内容の転記作業が発生していると、記録に時間がかかり、本来の介護業務を圧迫してしまいます。
そのため、ITツールを活用して入力や共有を一元化することで、記録作業そのものを短時間で完了できるようになり、現場スタッフが利用者対応により多くの時間を割けるようになるのです。さらに、限られた人員でも業務を回しやすくなります。
申し送り・情報共有がスムーズになる
2つ目のメリットは、申し送り・情報共有がスムーズになることです。
介護現場では、シフト制で職員が入れ替わるため、利用者の状態変化や対応内容を正確に引き継ぐことが重要になります。しかし、紙や口頭での申し送りでは記録の確認に時間がかかるため、伝達漏れが起きたり、必要な情報をすぐに把握できなかったりします。
そこで、申し送り内容やケア記録をITツール上で一元管理することで、必要な情報をその場で確認できるようになり、職員ごとの認識のズレや対応ミスを防げるのです。
ケア品質を均一化できる
3つ目のメリットは、ケア品質を均一化できることです。
介護現場では、複数の職員が同じ利用者を担当するため、職員ごとの経験や知識の差によってケア内容にばらつきが生じることがあります。とくに、対応方法が口頭や個人のメモで管理されている場合は、担当者によってサービス品質が変わってしまいます。
そこで、利用者情報やケア手順、過去の対応履歴などをITツールで一元管理することで、誰でも同じ情報を確認しながら対応できるようになります。その結果、職員による対応のばらつきを抑えながら、施設全体で一定水準のケアを提供できるようになるのです。
利用者情報をすぐに確認できる
4つ目のメリットは、利用者情報をすぐに確認できることです。
介護現場では、既往歴や服薬内容、過去のケア記録、直近の体調変化など、対応に必要な情報が多く存在します。しかし、こうした情報を紙で管理していると、特定のカルテや記録を探すのに時間がかかり、対応が遅れてしまいます。
そこで、IT化によって利用者情報を一元管理することで、スマホやタブレットから必要な情報をその場ですぐに確認できるようになり、状態変化への迅速な対応といった現場での判断・対応が迅速になるのです。
介護業界でIT化が進まない原因
以下では、介護業界でIT化が進まない原因を解説します。原因を明確にすることで、現場に合った具体的な解決策を導けます。
職員のITリテラシーにバラつきがある
1つ目の原因は、職員のITリテラシーにバラつきがあるためです。
介護現場では、年齢層や経験年数の違いによってITリテラシーに差があります。そのため、入力方法が分からなかったり、操作に時間がかかってしまったりする職員にとっては、記録作業そのものが負担になってしまうケースがあります。
その結果、「使いづらいから紙の方が早い」と感じる職員が出てきてしまい、せっかくITツールを導入しても現場に定着しなくなる要因となっているのです。
既存の業務フローが定着している
2つ目の原因は、既存の業務フローが定着しているためです。
介護現場では、紙の記録や口頭での申し送りが習慣として根付いていることが多いです。そのため、新しいITツールを導入しても、わざわざ操作方法を覚える負担を避けてしまい、結果的に使われなくなることがあります。
このように、業務のやり方を変えることへの抵抗感が、IT化が現場に浸透しにくくなる要因となっているのです。
IT専任担当者が不在
3つ目の原因は、IT専任担当者が不在なためです。
介護現場では、日々のケア業務や記録対応で手一杯になっており、IT専任の職員がいないケースが多く見られます。そのため、導入後に操作方法が分からないまま放置されたり、職員ごとに使い方がバラバラになってしまったりすることがあります。
また、トラブル発生時の問い合わせ先が明確でない場合、現場で問題を解決できず利用が停滞することもあります。このように、IT化を推進する担当者が不在だと、導入後の定着や活用が進みにくくなってしまうのです。
介護業界でスムーズにIT化を進めるコツ4選
以下では、介護業界でスムーズにIT化を進めるコツを4つご紹介します。アナログな業務体制を改善したい方は、以下を参考にしてスムーズにIT化を進めましょう。
現場の課題を明確にする
1つ目は、現場の課題を明確にすることです。
介護現場では、日々の業務の中にさまざまな課題が潜んでいます。しかし、課題を明確にしないままITツールを導入してしまうと、どの業務を改善したいのかが曖昧になり、効果を実感しにくくなります。
そのため、まずは現場で実際に発生している課題を洗い出し、「どの業務にどれくらい時間がかかっているのか」「どこでミスや手戻りが起きているのか」を明確にしたうえで、改善すべきポイントを整理することが重要です。
段階的に導入を進める
2つ目は、段階的に導入を進めることです。
介護には多くの業務が存在するため、いきなり全業務をIT化しようとすると現場が混乱し、かえって負担が増えてしまう可能性があります。そのため、最初から全体に適用するのではなく、特定の業務に絞って導入することが重要です。
小さく始めることで、現場の負担を抑えつつ、運用上の課題を把握し、改善しながら定着させられます。
運用ルールを決める
3つ目は、運用ルールを決めることです。
介護現場では、同じITツールを導入しても「誰がどのタイミングで入力するのか」「どの情報をどこまで記録するのか」といったルールが曖昧だと、職員ごとに使い方がバラバラになってしまいます。結果、情報の抜け漏れや二重入力が発生する原因になるのです。
そのため、記録の入力タイミングや記載内容の基準、申し送りの方法などをあらかじめ明確に決めておくことが重要です。ルールを統一することで、誰が使っても同じ品質で情報が蓄積され、IT化をスムーズに現場へ定着させられます。
誰でも使えるITツールを導入する
4つ目は、誰でも使えるITツールを導入することです。
介護現場では、職員の年齢層や経験年数がさまざまであるため、操作が複雑なITツールを導入すると、操作方法が分からず、結果として一部の人しか活用できない状態になってしまいます。
そのため、スマホやタブレットから直感的に入力・確認ができるなど、ITに不慣れな職員でも迷わず使えるシンプルなツールを選ぶことが重要です。全員が同じように使える環境を整えることで、現場全体への定着がスムーズに進みます。
介護業のIT化に貢献するおすすめのツール
以下では、介護業のIT化に貢献するおすすめのツールをご紹介します。
介護現場では、職員の勤務時間が異なり、「必要な情報をあとから確認できない」といった課題が起こりやすくなります。とくに、紙の記録や口頭共有が中心の職場では、情報が属人化しやすく、確認漏れや伝達ミスにつながるケースも少なくありません。
そこで重要なのが、「誰でも簡単に記録・共有できるITツール」を導入することです。しかし、操作が複雑なツールでは、現場職員に定着せず、かえって負担になる恐れがあります。
そのため、介護業界のIT化には「ITが苦手な職員でも迷わず使えること」が欠かせません。
そこでおすすめなのが、介護記録や申し送りを簡単に共有・管理できる「Stock」です。Stockでは、「ノート」に日々の記録や申し送り事項を残せるほか、「メッセージ」で職員間の連絡も簡単に共有できます。
介護情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
IT化に成功した介護現場の事例
株式会社アットティーでは、社内の情報共有の効率化に「Stock」を活用しています。
同社では、以前まで紙で情報共有をしていました。しかし、紙での情報共有はリアルタイム性がなく、情報が遅れて共有されてしまいます。その結果、最新の情報を知らないまま現場対応してしまうといった問題が発生していました。
そこで、施設利用者ごとの情報や管理者間の連絡事項、事務スタッフからの連絡など、事業所内で共有すべき情報をすべて「Stock」に集約しました。さらに、利用者1人につき1つのノートを作成し、職員全員がリアルタイムで情報を確認できる体制を整えたのです。
その結果、リアルタイムでの情報共有が可能になっただけでなく、報連相の漏れも減少し、職員同士の連携がスムーズになりました。また、電話や確認作業にかかる時間も削減され、本来注力すべき利用者対応により多くの時間を充てられるようになったのです。
介護業務のIT化に関するよくある質問
以下では、介護業務のIT化に関するよくある質問をご紹介します。介護業務のIT化についてまだ疑問点が残る方は必見です。
IT化にはどれくらい費用がかかる？
導入するツールによって異なりますが、費用はおもに「初期費用」「月額利用料」「端末購入費」などがあります。また、自治体によっては介護現場のICT導入を支援する補助制度が利用できる場合もあります。
介護業務に特化したものは有料のものが多いですが、なかには無料で利用できるツールも存在します。たとえば、「Stock」はフリープランがあるうえ、有料プランでもトライアル期間は無料で利用できます。
ITが苦手な職員でも使いこなせる？
操作が簡単でシンプルなツールを導入すれば、ITが苦手な職員でも使いこなせます。
専門的なツールは多機能ですが、操作が複雑でITに詳しくない職員が使いこなせない可能性が高いです。
そのため、導入するツールはシンプルで、介護業務のサポートに必要な機能に過不足のないものを選びましょう。
まずIT化すべき業務は？
介護記録や申し送りといった事務作業です。
事務作業は紙や口頭では時間と手間がかかるうえ、本来の業務である食事介助や入浴介助など、利用者への直接的なケアを圧迫する要因になります。
そのため、まずは日々繰り返し発生し、業務時間への影響が大きい介護記録や申し送りからIT化を進めることで、現場負担を実感しやすく、スムーズに改善効果を得られます。
介護のIT化を進めるべき理由やメリットまとめ
これまで、介護のIT化を進めるべき理由やIT化するメリット、IT化する方法を中心にご紹介しました。
慢性的な人材不足に陥る介護業において、限られた労働力で業務を処理するには、ITツールの活用が必要不可欠です。一方で、介護業界では、いまだにアナログの業務フローを採用している現場が多く、職員の理解を得にくいという高いハードルがあるのです。
とくに、介護業では60代以上の高齢職員が多く存在しており、ITリテラシーにバラつきがあるため、全員が使いこなせず定着しません。つまり、社員の理解を得るためにメリットを周知するのはもちろん、利用するのに負担を感じないツール選定が必要になります。
なかでも、介護業のIT化には、直感的な操作で誰でも簡単に情報共有ができ、65歳以上の職員でも問題なく使いこなせる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してIT化による業務改善を実現しましょう。
