職場では、内的要因・外的要因それぞれが影響して課題が発生します。そこで、課題が起きても解決が遅かったり、課題が頻発したりする環境は、従業員にとってストレスとなるため、企業は事前に対策を講じておくことが大切です。
しかし、「職場の課題を解決して働きやすい環境にしたいが、どんな取り組みをすれば良いかわからない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、職場で発生しがちな課題の具体例やその解決策、課題を放置するリスクを中心に解説していきます。
- 問題が表面化する前に職場課題を見つけ、手を打っておきたい
- 自職場で課題を抱えており、解決策を見つけたい
- 職場の課題解決に役立つツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、職場で発生しやすい課題と解決策が見つかります。
目次
職場で発生する問題点とは？
職場で発生する問題や課題は、「顕在課題」と「潜在課題」の2種類に分けられます。それぞれの特徴は以下の通りです。
- 顕在課題
- 潜在課題
顕在課題とは、働いている社員が誰でも明確に認識できる課題を指します。たとえば、「人手不足」や「前年比売上高の低下」などは顕在課題にあたります。
潜在課題とは、表面化しておらず社員や組織が認識できていない課題や、将来的に発生が予想される課題などを指します。たとえば、「上司や部下との関わりから生じるストレス」や「将来のリーダー候補人材の不足」は潜在課題に該当します。
顕在課題は課題が浮き彫りになっているため、具体的な対策を講じやすいです。一方、潜在課題は表面化せず誰にも気付かれないケースも多いため、まずは課題を発見しようとする姿勢が重要となってきます。
職場の問題点の見つけ方
職場で発生している潜在課題を発見するためには、以下の方法が有効です。
- 社内アンケート
- 個人面談
- ブレーンストーミング
- マインドマップ
社内アンケートを実施することで、社員が会社や労働環境に対して感じている課題を幅広く集められます。また、アンケートを匿名性にすれば、より忌憚のない素直な意見を収集するのに有効です。
個人面談は、社員一人一人が個人的に抱えている問題を表面化させるのに有効です。ただし、面談相手が直属の上司だと遠慮して率直な意見を聞き出せない可能性があるため、面談員は対象の社員と直接的な関わりが少ない人が担当しましょう。
ブレーンストーミングは、より多くの意見を引き出すことを目的に行われる意見交換の場であり、出た意見に対する評価・批判をしないという特徴があります。そのため、社員が意見を出しやすい雰囲気を作ることができるのです。
マインドマップは、特定のテーマから連想される人間の自然な思考プロセスを紙などに可視化した図です。自身が感じた些細な違和感を言語化することで、潜在課題を発見するきっかけになりうるのです。
以上が、職場の問題点を見つける上で有効な手段です。表面化していない問題をそのままにしないためにも、これらの手法を積極的に実施しましょう。
職場でよくある「課題」や「問題点」の具体例4選
ここでは、職場でありがちな「課題」や「問題点」を4つご紹介します。原因を正確に理解し、改善策を見極めましょう。
（1）オフィス環境の不備
職場における1つ目の課題は、オフィス環境の不備です。
たとえば、インターネット環境などの社内設備に不備があると、社員は通常通り業務ができず遅滞を引き起こす恐れがあります。とくに、DX化が進むいま、アナログな方法で作業を進めるやり方は非効率であり、改善すべきポイントとして挙げられます。
そのため、社内の業務を適切にデジタル化して、業務にかかる手順や時間を短縮する仕組み作りも、オフィス環境改善に有効な手段の一つです。以上のように、オフィス環境における課題は社員の業務効率を左右するため、迅速に対処しましょう。
（2）スキルの属人化
職場における2つ目の課題は、スキルの属人化です。
スキルの属人化は、業務経験が豊富なベテランが蓄積してきた「スキル」や「ノウハウ」が継承されないという状況につながります。その原因として、ノウハウを共有する仕組みがないことが挙げられるのです。
とくに、中小企業の場合は一人あたりの業務範囲が広く、なかなか教育コストを割けられないため、「社員が育たない」「人手が足りない」となりかねません。そのため、実績のある社員のスキルやノウハウを共有・教育できる仕組みを整えることが重要です。
（3）コミュニケーション不足
職場における3つ目の課題は、社員同士のコミュニケーション不足です。
社員同士のコミュニケーションが不足していると、チームや組織の一部であるという実感が薄れ、目先のゴールや自己利益の追求に走ってしまいがちです。結果、社員それぞれが目指す方向性がバラバラになり、生産性の大幅な低下を招きます。
また、仕事に対するモチベーションも生まれにくくなります。そのため、テーマごとのチャットで話題が逸れず、気軽にリアクションでのやりとりも可能な「Stock」のようなツールで、社内のコミュニケーションを活性化することが大切なのです。
（4）管理者側のマネジメント不足
職場における4つ目の課題は、管理者層によるメンバーのマネジメント不足です。
管理職が正しくメンバーの業務を管理できていなければ、進捗に問題があってもすぐに気付けず、トラブルへと発展してしまいます。また、個人の動きを把握できていない状況では、正しい評価もできないため、部下の不満は募っていきます。
とはいえ、複数人いる部下の進捗を、管理職の方だけで細かく確かめていくのは負担が大きいです。そこで、「メンバーが担当するタスクを可視化できるツール」を導入すると、進捗管理がしやすくなり、最終的には適切な人事評価につなげられます。
企業が実施できる職場における課題の解決策4選
ここでは、企業が実施できる職場環境の改善策を4つご紹介します。自社が抱える課題の原因を踏まえて改善策を打ち出し、職場における課題の根本を解決しましょう。
（1）社員の意見を職場環境に活かす
1つ目の解決策は、実際に働く社員の意見を職場環境に活かすことです。
たとえば、社員から「アナログな情報共有が多く、タイミングを見なければ情報共有ができない」といった意見があった場合、「情報共有ツールを使う」という解決策を取れば、タイミングを気にせず状況を報告できるようになるので、問題は解消します。
このように、起票された意見に適切に対応することが大切です。ただし、そもそも社員の意見が吸い上げられていない環境では、改善に取り組むことができないため、社員の声を瞬時に把握し蓄積できる仕組みを整えましょう。
（2）業務マニュアルを作成する
2つ目の解決策は、業務マニュアルを作成し、スキルの属人化を防ぐことです。
業務マニュアルがあれば、作業で分からないことはマニュアルですぐに確認できます。また、業務マニュアルがあることで仕事の手順が統一されるため、教育コストと時間的コストを一気に減らしながらスキルを継承できるのです。
ただし、マニュアルは作成や更新に手間がかかり、担当者の負担となります。そこで、事前に自作したテンプレートを保存していつでも呼び起こせる「Stock」のようなツールを使えば、マニュアル作成の効率化が実現します。
（3）職場のコミュニケーションを活性化する
3つ目の解決策は、社内コミュニケーションを活性化し円滑に情報共有することです。
まずは物理的なアプローチとして、誰でもストレスなく情報共有できるツールを導入しましょう。なぜなら、社員同士やり取りをするツールの使い勝手が悪いと「情報共有は面倒」という感情が芽生えて、コミュニケーションのハードルが上がってしまうからです。
そのため、まずは誰もがストレスなく情報共有できることを目標に、シンプルな操作性の情報共有ツールを導入することが適切です。
（4）課題解決に使えるフレームワークを利用する
4つ目の解決策は、問題解決につながるフレームワークを利用することです。
以下は、代表的なフレームワークをまとめた表です。
| フレームワーク | 概要 |
|---|---|
| PDCAサイクル |
Plan（計画）、Do（実行）、Check（確認）、Action（行動）の4要素を繰り返し実施していくことで、業務の改善やマネジメント品質の向上を目指すものです。 |
| SWOT分析 |
Strength（強み）、Weakness（弱み）、Opportunity（機械）、threat（脅威）から自社が置かれている状況の把握できるため、戦略の立案に使われます。 |
| ロジックツリー |
「Why（なぜ）」と「How（どうやって）」を繰り返しながら事象を深掘りするため、現状抱えている問題の根本的な原因の分析や具体的な解決策の公安に有用です。 |
| PEST分析 |
Politics（政治）、Economy（経済）、Society（社会）、Thechnology（技術）の外部要素から企業に与える影響などを分析するため、経営戦略を立てるときに便利です。 |
| 7S |
組織のハード面であるStrategy（戦略）、Structure（組織構造）、System（仕組み）とソフト面であるShared Value（共通の価値観）、Skill（スキル）、Staff（人材）、Style（組織風土）から現状分析や内部状況の把握ができます。 |
以上のフレームワークを用いると、おのずから職場課題が浮き彫りになり、課題解決のために何をすべきかが明確化します。
【これで安心】職場の課題を解決できるおすすめのツール
以下では、職場の課題を解決できるおすすめのツールをご紹介します。
多くの職場では、情報共有のしやすい環境が整っていないために、「スキルの属人化」や「連携不足によるタスク漏れ」などの問題が発生します。そのため、課題解決するには情報共有の環境を見直すことが重要な意味を持ちます。
そこで、情報共有に特化したITツールを導入し、「マニュアルの作成」や「社内連絡」をスムーズに実行できるようにすることから始めましょう。ただし、使い方が難しいと社内に浸透しないので、操作性のシンプルなツールを選ぶべきです。
結論、自職場の課題解決には、最もシンプルに、かつリアルタイムで情報共有ができるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、任意のメンバーに即座に共有できるので、情報共有のストレスが大幅に軽減できます。また、「ノート」に紐づいたコメント機能で、案件別にやり取りができるため、コミュニケーションの活性化につながります。
最も簡単にマニュアル作成や情報共有ができる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで職場の課題を解決した成功事例
ここでは、Stockで職場の課題を解決した成功事例をご紹介します。他社の事例を把握して、自職場の課題を解決するヒントを得ましょう。
株式会社谷貝食品では、紙ベースで情報共有や業務を進めていました。そのため、外出先から帰社しなければ、営業日報を作成・共有できない点に不便さを感じていました。
そこで、「Stock」を導入し、営業部の日報を電子化しました。外出先でも、スマホから簡単に営業日報を作成・確認できる仕組みをつくったのです。
その結果、営業日報をリアルタイムで共有できるようになりました。現在では「商品企画書」や「商品の生産数の記録」もStockで管理しており、部署間の連携を強化しながら、業務を円滑に進めています。
【注意】職場の課題を放置するリスク
どこの職場でも、「仕事の属人化」や「連携不足によるミス」などの課題が山積みです。しかし、それらの職場の課題を放置すると、以下のリスクが発生してしまいます。
- 仕事の属人化を放置すると、ノウハウが社内に蓄積されない
- 職場環境を整備しないと、社員のパフォーマンスが低下する
- 社内コミュニケーションが不足すると、業務ミスにつながる
ベテラン社員の専門的なノウハウやスキルは、社内へ蓄積すべき貴重な情報資源です。しかし、ノウハウを教育・共有できる環境がなければ属人化が進み、担当者が不在のときに「仕事を対応できない・上手く進められない」といった問題が生じます。
職場環境が悪ければ、社員が過剰にストレスを感じてしまい、通常通り業務に取り組むことができません。その結果、社員のパフォーマンス低下や離職につながる恐れがあるため、対策として社内の環境を整備しなければなりません。
情報共有が正しくできていなければ、ミスやトラブルにつながる可能性が高くなります。ビジネスでは軽微なミスが大きな損害を招くこともあるので、情報は適切に共有しましょう。
以上のように、職場には様々なリスクが潜んでいるので、顕在化する前に解決策を打ち出す必要があります。
職場でよくある課題の具体例と改善策まとめ
ここまで、職場でよくある課題の具体例と改善策、課題を放置するリスクを中心に解説してきました。
職場で発生した課題をそのまま放置しておくと、社員のパフォーマンスの低下や、全社に関わる重篤なミスへと繋がりかねません。そこで、課題解決には「社内情報のデジタル化」や「情報共有の円滑化」が大きく貢献します。
具体的には、ITツールを導入すれば、社内で情報を記録・共有しやすくなります。ただし、社員が「使いにくい」と感じる多機能なツールでは、利用自体が面倒になり、かえって情報共有しなくなってしまうリスクがあります。
結論、誰でも直感的に使えるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。
ぜひ情報の記録・管理・共有を一元化できる「Stock」を導入して、職場の課題を引き起こしている原因を根本から解消しましょう。
