業務を円滑に進めるためには、適切なタスク管理が必要です。タスク管理を怠ると業務全体に遅れが発生し、ほかのメンバーにも大きな負担がかかります。
一方、「やらなければいけないことが多すぎて効率が悪い」「チームでのタスクの管理・共有の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理が上手い人が実践する「管理方法4選」と「おすすめのタスク管理ツールTOP3」を中心にご紹介します。
- 仕事でのタスク管理がうまくなりたい
- チーム全体のタスクをわかりやすく管理したい
- 正しくタスクを管理して業務がスムーズに進められる体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすれば、仕事のタスク管理を効率化するやり方が分かり、業務を円滑に進められるようになります。
目次
タスク管理とToDo管理の違いとは？
「タスク管理」と「ToDo管理」は混同されがちですが、両者には明確な期限が定められているかに違いがあります。
「タスク」は明確な期限が設定されている業務を指し、一方の「ToDo」は明確な期限が設定されていない業務を指します。つまり、もし社内でこの違いへの認識が統一されていない場合、業務の緊急性に対する解釈に違いが生じかねません。
そのため、「タスク管理」と「ToDo管理」はしっかりと意味を区別して使うべきです。
仕事のタスク管理が上手い人が実践する4つの方法
タスク管理に対する苦手意識を克服するには、タスク管理が上手い人の方法を取り入れるのが効率的です。そこで以下では、タスク管理が上手い人が実践する4つの方法をご紹介します。
（1）タスクとToDoを分ける
まず、「タスク」と「ToDo」を分けるやり方があります。
「タスク」と「ToDo」を分けることで、自分が最優先でやらなければならないことが分かります。また、実行順序を把握することで、仕事全体の予定が組みやすくなるという利点も得られるのです。
つまり、「タスク」と「ToDo」に分けることで、タスク全体を可視化することができます。ただし、紙にタスクをまとめるやり方は、手間がかかるほか、ほかの書類と混ざって見つからなくなりやすいので注意しましょう。
（2）タスクに優先度を設けて管理する
タスクの中に優先順位を設けて管理することも効果的です。
「タスク」は明確な期限が設定されている業務ですが、なかにはタスクの期限が重なってしまうケースも少なくありません。その場合、仕事の緊急性や、ほかのメンバーとの業務の兼ね合いを考慮して優先度をつけるべきです。
以上のように、抱えているタスクの中でも、確実に処理すべきものから優先順位を設けることが大切です。
（3）タスクをスケジュールに組み込む
手帳やカレンダーなど、スケジュール管理に利用するやり方でもタスク管理ができます。
タスクをスケジュールに組み込めば、タスクが”予定”と同等の扱いになるので、「開始時間と締切を守らなくてはいけない」という心理が働きやすくなります。そのため、タスクをなかなか期限通りに完了できない場合に有効です。
一方で、カレンダーや手帳に書き込める情報量は限られるので、詳細な情報を記載するのは難しく、別の管理方法と併用しなければなりません。
（4）タスク管理ツールを導入する
煩雑なタスク管理を効率化するやり方として、タスク管理の機能が搭載された「ツール」や「アプリ」の活用があります。
タスク管理ツールでは、自身が担当するタスクを一覧表示できるので、タスクのやり忘れを防げます。また、一部のタスク管理ツールには、全体のタスク進捗を把握する機能が搭載されており、管理者は業務プロセスの統制をとりやすいのが特徴です。
ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、社内に定着しない可能性があります。そのため、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えている「Stock」のような、シンプルなツールを選びましょう。
＜必見＞仕事のタスク管理が上手い人が使うツールTOP3
以下では、仕事のタスク管理が上手い人が使うツールTOP3をご紹介します。
タスク管理の方法はさまざまですが、タスク管理を最も簡単に効率化したい場合には、「デジタルツール」を使うのがおすすめです。なぜなら、ツールであれば簡単に情報を管理・共有でき、業務全体の進捗も見やすいからです。
しかし、操作が難しいツールではITに不慣れな社員が使いこなせず、次第に使われなくなります。したがって、選定時には「誰でも使えるツールか」を重視して選びましょう。
結論、自社で導入すべきツールは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockを使えば、タスクの詳細を記載した「ノート」に紐づけて「タスク」を設定したり「メッセージ」でやりとりしたりできます。また、メッセージ上で受けた作業依頼には、そのままタスクを設定できるので、対応漏れが起こるケースを軽減できるのです。
1位【Stock】チームのタスク管理を最も効率化するツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜1. Stockの”ノート”上からタスク設定する方法＞
上の画像のように、「Stock」では「ノート」上から簡単にタスク設定ができるため、紙に書き起こしたりExcelを開いて更新したりする手間が一切かかりません。
＜2. Stockの”メッセージ”上からタスク設定する方法＞
また、「ノート」に紐づくメッセージ上からでもタスク設定ができるため、メンバーとのやりとりするなかで発生したタスクにも、忘れることなく対応できます。
以上のように、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えている「Stock」であれば、タスク管理が苦手な人でも確実にタスクを拾えるのです。
2位【Trello】多様な表示形式を備えたタスク管理ツール
Trelloの特徴
- タスクの表示形式が豊富
- 連携しているアプリをワークフローに統合できる
ボードビュー、カレンダービュー、タイムラインビュー、ボードビューなど、タスクを視覚的に分かりやすく表示します。
タスクだけでなく、チームで使用しているアプリを一つのワークフローに統合できるので、効率的なコラボレーションによるタスク管理が実現します。
Trelloの機能・使用感
- テンプレートカード
- 豊富な拡張機能
「テンプレートカード」機能を利用すると、タスク作成にかかる時間を短縮できます。テンプレートには、チェックリストや説明文を登録できます。
拡張機能が豊富なので、チーム独自のプロジェクトや作業の性質に適したタスク管理が便利です。
Trelloの注意点
- フリープランではカレンダーが使えない
- 使いこなすのには時間がかかる
仕事の今後の予定を確認できるカレンダービューは、フリープランとスタンダードプランでは使えないので注意が必要です。
利用しているユーザーからは「全体的に自由度の非常に高いツールだが、悪く言えば扱いに慣れるのに時間がかかる。」という声があります。（参考：ITreview）
Trelloの料金体系
- FREE：$0
- STANDARD：$6/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：〜$17.50/ユーザー/月
3位【Microsoft To Do】Microsoft社の提供するタスク管理ツール
Microsoft To Doの特徴
- 優れたインターフェース
- 多様な外部ツールと連携できる
iPhoneやAndroidからもアクセスできるので、やるべき作業を思いついたら瞬時にタスクとして登録できます。
カレンダーやコミュニケーション、プロジェクトマネジメントなどの多様なツールと連携できます。
Microsoft To Doの機能・使用感
- シンプルで使いやすい操作感
- リストのカテゴリ分けができる
タスクを書き出したあとに「今日の予定」に追加すれば、基本的な操作は完了するので、シンプルで使いやすい操作感となっています。
タスクにカテゴリ分けをして、複数作成できます。また、「リマインド機能」も搭載されているので、業務の抜け漏れが防げます。
Microsoft To Doの注意点
- リマインダーが上手く機能しないことがある
- 他のツールとの互換性が弱い
利用しているユーザーからは「通知時刻を設定していてもその通知が来ないことがよくある」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「GoogleやOutlookと連携させ、カレンダーへの自動入力ができるようになるとより良いと思います」という声があります。（参考：ITreview）
Microsoft To Doの料金体系
Microsoftにアカウントを登録すれば無料で利用できます。
＜比較表＞仕事のタスク管理が上手い人が使うツール
以下は、仕事のタスク管理が上手い人が使うツール3選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Trello | Microsoft To Do | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームのタスク管理を最も効率化するツール |
多様な表示形式を備えたタスク管理ツール |
Microsoft社の提供するタスク管理ツール |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※ただし、Microsoft Teamsとの連携により可能 |
| リマインド機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※うまく機能しないことがあるとの口コミあり |
| 注意点 |
シンプルさに特化しているので、ガントチャート機能はない |
使いこなすのには時間がかかる |
他のツールとの互換性が弱い |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは$6 USD/ユーザー/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Microsoft To Do」の詳細はこちら |
以上の項目を参考に比較検討し、自社に最適なツールを選びましょう。
チームでタスク管理ツールを導入する3つのメリットと活用例
ここからは、タスク管理によって得られるメリット3つと実際にタスク管理ツールを導入したことで業務がスムーズになった例をご紹介します。以下を周知しておけば、社員のタスク管理に対する理解を深められ、よりスムーズにタスク管理を浸透させられます。
メリット1｜タスクの優先順位が明確になる
ツールを導入して適切なタスク管理をすれば、タスクの優先順位が明確になります。
ツールによっては、作業の背景や要件をセットにタスク管理できるため、業務の優先度を明確にしやすいです。なお、優先度の順位づけに関しては、以下の重要性と緊急性の2軸をとったマトリクスを活用し、チームで共通認識を持っておきましょう。
最優先すべきなのは、業務の根幹に関わる”重要-緊急”のタスクです。また、”重要-緊急でない”タスクは中長期的な取り組みが必要なので、計画的に進めましょう。
このように、タスクの優先順位が明確になり、「次にやるべきこと」が分かりやすくなるのが、タスク管理ツールのメリットです。
また、「Stock」のように、最優先で取り組むべきタスクに「スター」を付けられるツールを選ぶと、優先度の高いタスクや重要なタスクを見逃すことがなくなります。
メリット2｜業務が効率的になる
タスク管理ツールを導入すると、業務が効率的になります。
なぜなら、タスクと「関連するメンバー」や「必要な情報」を紐づけられるからです。社員はタスクを振られた段階で「どの情報が必要で、誰がこのタスクにかかわっているのか」が分かるため、すぐに業務に取り掛かれるのです。
このように、業務におけるムダを省いて効率よく作業できることも、タスク管理ツールのメリットです。
メリット3｜業務全体の進捗管理ができる
業務全体の進捗が把握できることも、メリットのひとつです。
たとえば、タスク管理ツールを導入している会社では、社員個人のタスクの進捗状況(ステータス)がリアルタイムで共有されます。プロジェクトは複数のタスクの集まりなので、プロジェクト管理において「全体の進捗を把握できるタスク管理」は必須です。
さらに、タスクの進捗をメンバー間で共有すれば、課題の早期発見・解決ができる可能性も高まります。このように、業務全体の進捗が分かりやすく、仕事をスムーズに進められる点がタスク管理ツールのメリットです。
関連記事： タスク管理とは？目的や取り組むメリットを紹介
チームでタスク管理ツールを導入した活用例
メディカルローグ株式会社は医療機関に対するITソリューションの提供や、医療現場の課題解決及びプロモーションサポートを提供している会社です。
従来はチャットツールを中心として情報共有を行っていましたが、会話が続いたり、話題が増えたりすることで必要な情報が流れてしまうことが課題でした。
そこで、情報を管理する「ノート」ごとにタスク管理ができる「Stock」を導入し、社内の情報管理がすべてStockに一元化されていくことで、情報共有が非常に簡単になりました。
『タスク管理機能』によって、例えば打ち合わせの内容をノートに記載しながら、その場で生じたタスクをノートに紐づけて管理することができるようになり、タスク管理を手軽に行えるようになったのです。
ビジネスにおいてタスク管理が苦手な人を放置してはいけない理由
ここでは、仕事のタスク管理が苦手な人を放置することで生じるトラブルを解説します。以下の状況をチーム内で周知し、メンバー一人ひとりが効率的なタスク管理を心がけていきましょう。
理由1｜業務の質とスピードが低下する
非効率なタスク管理をしてしまうと、業務の質とスピードが低下します。
効率的なタスク管理ができていない環境では、溜まったタスクの優先順位が決められず、無計画に処理する状態になりかねません。
また、タスクに必要な情報を探す時間が多かったり、タスクにかかわるメンバーが明確でない状態では、業務のスピードが下がってしまうので避けましょう。
理由2｜メンバーのタスクに影響が出る
非効率なタスク管理は、ほかのメンバーのタスクに悪い影響を与えます。
タスクは業務を細分化したもので、すべてのタスクは相互に関係しあっています。そのため、一部のメンバーが非効率なタスク管理を実施して、タスクを期限までに完了できなかった場合、ほかのタスクが遅延する可能性があるのです。
たとえば、「市場調査の報告書を作成するタスク」を期限までに完了できなければ、報告書を参照するタスクはスケジュールの変更が必要になります。このように、非効率なタスク管理により、ほかのメンバーの業務スピードが遅くなるなどの影響が出てしまいます。
理由3｜プロジェクトが遅延する
非効率なタスク管理により、プロジェクトの遅延が起こる可能性があります。
各メンバーがそれぞれに割り振られた複数のタスクをこなすことで、プロジェクトは遂行されます。そのため、ひとつでも作業が遅れると結果として、プロジェクトの進捗に遅れが生じてしまうのです。
プロジェクトの遅延を防ぐには、個人の心がけはもちろん、チームリーダーが全体の動きを把握し調整していかなければなりません。ただし、Excelによる管理ではリアルタイムで情報を追うのが困難なため、「Stock」のようなツールでタスク管理する必要があるのです。
仕事のタスク管理でよくあるQ&A
以下では、仕事のタスク管理でよくあるQ&Aをご紹介します。
タスク管理の基本は、タスクの可視化と適切なスケジューリングです。そのため、スケジューリングや調整能力を磨いたり、タスク管理ツールを積極的に活用したりすることがタスク管理能力の向上につながります。
たくさんのタスクをこなすためには、適切なステップを踏むことが大切です。
「抱えているタスクを全て洗い出す」「各タスクの期限を確認したうえで優先順位をつける」「優先順位の高いタスクから取り組む」流れで進めると、ひとつのタスクに集中できるので、結果としてたくさんのタスクをこなすことができます。
タスク管理が上手い人の方法とツールまとめ
ここまで、タスク管理が上手い人が実践している方法4選とおすすめのタスク管理ツールTOP3を中心にご紹介しました。
従来のタスク管理の方法としては、「メールボックス」「Excel」「カレンダー」などが挙げられます。しかし、メンバー同士で情報を共有しづらかったり、確認に手間がかかったりする致命的なデメリットがあるのです。
そのため、簡単にタスク管理を効率化したい場合には、手間なくプロジェクトの進捗を共有できる「タスク管理ツール」を導入すべきだと言えます。
結論、「各メンバーのタスク管理に必要な機能」に過不足がなく、導入初日から直感的に使いこなせるシンプルなツール「Stock」が最適です。Stockであれば社内に素早く浸透し、ITツールが苦手な人でもストレスなく使用できます。
ぜひ「Stock」を導入し、仕事のタスク管理が簡単にできる環境を整えましょう。
