業務を円滑に進めるためには、適切なタスク管理が必要です。タスク管理を怠ると業務全体に遅れが発生し、ほかのメンバーにも大きな負担がかかります。
一方、「タスク管理に時間や労力をかけているが、成果がでない」「期限を守らない社員がいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
タスク管理の苦手を克服する近道は、タスク管理が上手い人の真似をすることです。そこで今回は、タスク管理が上手い人が実践する「管理方法5選」と「おすすめのタスク管理ツールTOP3」を中心にご紹介します。
- 仕事のタスク管理がうまくできないので悩んでいる
- 仕事のタスク管理が上手い人が実践しているタスク管理法が知りたい
- 簡単にチームのタスク管理を効率化できるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすれば、仕事のタスク管理を効率化するやり方が分かり、業務を円滑に進められるようになります。
目次
タスク管理とToDo管理の違いとは?
「タスク管理」と「ToDo管理」は混同されがちですが、両者には明確な違いがあります。それは、明確な期限が定められているかどうかです。
「タスク」は明確な期限が設定されている業務を指し、一方の「ToDo」は明確な期限が設定されていない業務を指します。
しかし、個人によって言葉の認識が異なることもあります。もし社内でこの違いへの認識が統一されていない場合、期限についての認識齟齬が起きかねません。そのため、「タスク管理」と「ToDo管理」はしっかりと意味を区別して使うべきです。
【必見】仕事のタスク管理が上手い人が実践する5つの方法
タスク管理に対する苦手意識を克服するには、タスク管理が上手い人の方法を取り入れるのが効率的です。以下は、タスク管理が上手い人が実践する5つの方法をご紹介します。
(1)バレットジャーナルを作成する
アナログなタスク管理のやり方に、手書きノートを活用してバレットジャーナルを作成するやり方があります。
バレットジャーナルとは、タスクの先頭にバレット(・、×、*、>、<)と呼ばれる記号を使う箇条書きのタスク管理を指します。バレットジャーナルのイメージと、各バレットの意味は以下の通りです。
バレットジャーナルのように手書きでタスクを管理すれば、書き出すプロセスで頭のなかを整理できます。一方、日付や概要、期限などを手書きする手間がかかることや、修正が柔軟にできないことがデメリットです。
(2)メールの受信ボックスを活用する
メールが社内の主要なコミュニケーション手段であれば、メールの受信ボックスを活用したタスク管理のやり方もあります。
具体的には、メールの受信ボックスを「未処理のタスクフォルダ」として使い、対応が完了したメールを「処理済みのタスクフォルダ」に移動させるやり方です。割り振られたタスクを別途書き写す必要がないので、作業工数を増やさず簡単にタスクを管理できます。
一方、タスクを確認するためにメールを一つひとつ開封する必要があるので、担当するすべてのタスクを一覧で確認できません。また、タスクに関係のない業務連絡のメールとの識別が面倒というデメリットもあります。
(3)Excelの機能を活用する
Excelのプルダウン機能を活用すれば、簡易的なタスク管理ができます。
プルダウン機能とは、あらかじめ決めたリストから項目を選んで入力する機能のことです。下の画像では、プルダウン機能を使って「対応中/完了」の項目を各タスクの状態(ステータス)として入力しています。
このように、Excelのプルダウン機能を活用すれば、簡単にタスク管理ができます。しかし、複数人いるメンバーとExcelを共有する場合、編集のタイミングをずらさなければ、入力内容が保存されない可能性もあるので注意しましょう。
(4)タスクをスケジュールに組み込む
手帳やカレンダーなど、スケジュール管理に利用するやり方でもタスク管理ができます。
タスクをスケジュールに組み込めば、タスクが”予定”と同等の扱いになるので、「開始時間と締切を守らなくてはいけない」という心理が働きやすくなります。そのため、タスクをなかなか期限通りに完了できない場合に有効です。
一方で、カレンダーや手帳に書き込める情報量は限られるので、詳細な情報を記載するのは難しく、別の管理方法と併用しなければなりません。
(5)タスク管理ツールを導入する
煩雑なタスク管理を効率化するやり方として、タスク管理の機能が搭載された「ツール」や「アプリ」の活用があります。
タスク管理ツールでは、自身が担当するタスクを一覧表示できるので、タスクのやり忘れを防げます。また、一部のタスク管理ツールには、全体のタスク進捗を把握する機能が搭載されており、管理者は業務プロセスの統制をとりやすいのが特徴です。
ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、社内に定着しない可能性があります。そのため、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えている「Stock」のような、シンプルなツールを選びましょう。
紙やExcelでタスク管理をするのを避けるべき理由
紙やExcelでタスク管理をしている会社もありますが、以下のようなデメリットを抱えているため、注意が必要です。
- 情報が散在する
- タイムリーな情報共有ができない
- 計画の変更がしにくい
紙でタスク管理をする場合、書き方のルールを定めていないと、どこに何の情報があるのかわからなくなってしまいます。同様にExcelでは、プロジェクトが増えるごとにファイルの数も多くなるため、必要な情報を探すのに時間がかかるのです。
紙の場合、その場にいないメンバーへすぐに情報共有できないうえ、各自の進捗が把握できません。また、Microsoft365 サブスクリプションを契約していないと、複数人でExcelを同時編集できないため、進捗管理に支障が出る恐れがあります。
プロジェクトの進行過程で計画に変更が加わり、タスクを修正しなければならない場面があります。軽微な修正であれば、紙でもExcelでも可能ですが、タスクの大規模な修正が必要な場合、これらの方法では時間がかかるのです。
このように、タスク管理に紙やExcelを用いるのは効率的ではありません。したがって、紙やExcelでタスク管理をしている企業は、今すぐその方法を見直しましょう。
仕事のタスク管理が上手い人が使うツールTOP3
以下では、仕事のタスク管理が上手い人が使うツールTOP3をご紹介します。
タスク管理の方法はさまざまですが、タスク管理を最も簡単に効率化したい場合には、「デジタルツール」を使うのがおすすめです。なぜなら、ツールであれば簡単に情報を管理・共有でき、業務全体の進捗も見やすいからです。
しかし、操作が難しいツールではITに不慣れな社員が使いこなせず、次第に使われなくなります。したがって、選定時には「誰でも使えるツールか」を重視して選びましょう。
結論、自社で導入すべきツールは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にタスクの詳細を記載し、ノートに紐づけて「タスク」を設定したり「メッセージ」でやりとりしたりすれば、効率よくタスクが進みます。また、ノートは瞬時に任意のメンバーへ共有されるので、プロジェクトの進捗が分かるのです。
1位【Stock】チームのタスク管理を最も効率化するツール
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
2位【Trello】多様な表示形式を備えたタスク管理ツール
Trelloの特徴
- タスクの表示形式が豊富
- 連携しているアプリをワークフローに統合できる
ボードビュー、カレンダービュー、タイムラインビュー、ボードビューなど、タスクを視覚的に分かりやすく表示します。
タスクだけでなく、チームで使用しているアプリを一つのワークフローに統合できるので、効率的なコラボレーションによるタスク管理が実現します。
Trelloの機能・使用感
- テンプレートカード
- 豊富な拡張機能
「テンプレートカード」機能を利用すると、タスク作成にかかる時間を短縮できます。テンプレートには、チェックリストや説明文を登録できます。
拡張機能が豊富なので、チーム独自のプロジェクトや作業の性質に適したタスク管理が可能です。
Trelloの注意点
- 要素が多すぎるので使いこなせない
- 検索機能に不安がある
利用しているユーザーからは「タスク入力の際にチェックリストやリマインドなど、作りこみ要素が多すぎて、悩んだりして時間がかかる」という声が見られます。(参考:ITreview)
利用しているユーザーからは「カード検索でヒットするはずのワードを入力してもヒットしないことがある」という声があります。(参考:ITreview)
Trelloの料金体系
- FREE:$0
- STANDARD:$6/ユーザー/月(月払い)
- PREMIUM:$12.50/ユーザー/月(月払い)
- ENTERPRISE:〜$17.50/ユーザー/月
3位【Microsoft To Do】Microsoft社の提供するタスク管理ツール
Microsoft To Doの特徴
- 優れたインターフェース
- 多様な外部ツールと連携できる
iPhoneやAndroidからもアクセスできるので、やるべき作業を思いついたら瞬時にタスクとして登録できます。
カレンダーやコミュニケーション、プロジェクトマネジメントなどの多様なツールと連携できます。
Microsoft To Doの機能・使用感
- シンプルで使いやすい操作感
- リストのカテゴリ分けができる
タスクを書き出したあとに「今日の予定」に追加すれば、基本的な操作は完了するので、シンプルで使いやすい操作感となっています。
タスクにカテゴリ分けをして、複数作成できます。また、「リマインド機能」も搭載されているので、業務の抜け漏れが防げます。
Microsoft To Doの注意点
- チームでの利用には向いていない
- ネットワーク環境がないと同期できない
Microsoft To Doは個人向けのタスク管理ツールなので、チームメンバーにタスクを割り振ったり進捗を確認したりできません。
利用しているユーザーからは「クラウドなので仕方ないが、ネットワーク環境がないと同期せずに最後に接続したときのままのToDoリストになってしまう点が使いづらい」という声があります。(参考:ITreview)
Microsoft To Doの料金体系
Microsoftにアカウントを登録すれば無料で利用できます。
仕事のタスク管理が上手い人が使うツール比較表
以下は、仕事のタスク管理が上手い人が使うツール3選の比較表です。
Stock【一番おすすめ】 | Trello | Microsoft To Do | |
---|---|---|---|
特徴 |
チームのタスク管理を最も効率化するツール |
多様な表示形式を備えたタスク管理ツール |
Microsoft社の提供するタスク管理ツール |
検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※ただし、Microsoft Teamsとの連携により可能 |
注意点 |
シンプルさに特化しているので、ガントチャート機能はない |
要素が多すぎるので使いこなせない |
チームでタスクを共有するのが難しい |
料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは$6 USD/ユーザー/月~ |
・無料 |
公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Microsoft To Do」の詳細はこちら |
以上の項目を参考に比較検討し、自社に最適なツールを選びましょう。
チームでタスク管理ツールを導入する3つのメリット
ここからは、タスク管理によって得られるメリットを3つご紹介します。以下を周知しておけば、社員のタスク管理に対する理解を深められ、よりスムーズにタスク管理を浸透させられます。
メリット1|タスクの優先順位が明確になる
ツールを導入して適切なタスク管理をすれば、タスクの優先順位が明確になります。
ツールによっては、タスクに対して優先度を設定できるものもあります。具体的には、重要性と緊急性の2軸をとったマトリクスを活用し、タスクを4つのパターンに分類します。
最優先すべきなのは、業務の根幹に関わる”重要-緊急”のタスクです。また、”重要-緊急でない”タスクは中長期的な取り組みが必要なので、計画的に進めましょう。
このように、タスクの優先順位が明確になり、「次にやるべきこと」が分かりやすくなるのが、タスク管理ツールのメリットです。
また、「Stock」では、最優先すべきタスクに「スター」を付けられるので、優先度の高いタスクや重要なタスクを見逃すことがなくなります。
メリット2|業務が効率的になる
タスク管理ツールを導入すると、業務が効率的になります。
なぜなら、タスクと「関連するメンバー」や「必要な情報」を紐づけられるからです。社員はタスクを振られた段階で「どの情報が必要で、誰がこのタスクにかかわっているのか」が分かるため、すぐに業務に取り掛かれるのです。
このように、業務におけるムダを省いて効率よく作業できることも、タスク管理ツールのメリットです。
メリット3|業務全体の進捗が見える
業務全体の進捗が把握できることも、メリットのひとつです。
たとえば、タスク管理ツールを導入している会社では、社員個人のタスクの進捗状況(ステータス)がリアルタイムで共有されます。プロジェクトは複数のタスクの集まりなので、プロジェクト管理において「全体の進捗を把握できるタスク管理」は必須です。
さらに、タスクの進捗をメンバー間で共有すれば、課題の早期発見・解決ができる可能性も高まります。このように、業務全体の進捗が分かりやすく、仕事をスムーズに進められる点がタスク管理ツールのメリットです。
非効率なタスク管理の3つのデメリット
以下では、非効率なタスク管理による3つのデメリットを解説します。以下の状況に当てはまる企業では、タスク管理を適切にできていない可能性が高いので注意しましょう。
デメリット1|業務の質とスピードが低下する
非効率なタスク管理をしてしまうと、業務の質とスピードが低下します。
効率的なタスク管理ができていない環境では、溜まったタスクの優先順位が決められず、無計画に処理する状態になりかねません。
また、タスクに必要な情報を探す時間が多かったり、タスクにかかわるメンバーが明確でない状態では、業務のスピードが下がってしまうので避けましょう。
デメリット2|メンバーのタスクに影響が出る
非効率なタスク管理は、ほかのメンバーのタスクに悪い影響を与えます。
タスクは業務を細分化したもので、すべてのタスクは相互に関係しあっています。そのため、一部のメンバーが非効率なタスク管理を実施して、タスクを期限までに完了できなかった場合、ほかのタスクが遅延する可能性があるのです。
たとえば、「市場調査の報告書を作成するタスク」を期限までに完了できなければ、報告書を参照するタスクはスケジュールの変更が必要になります。このように、非効率なタスク管理により、ほかのメンバーの業務スピードが遅くなるなどの影響が出てしまいます。
デメリット3|プロジェクトが遅延する
非効率なタスク管理により、プロジェクトの遅延が起こる可能性があります。
たとえば、非効率なタスク管理として、上司から部下へのタスクの依頼が挙げられます。メールやチャットツールでタスクを依頼してしまうと、ほかのメールやメッセージに重要な情報が埋もれ、タスクの抜け漏れが生じるのです。
タスク管理をする目的は「プロジェクトを納期までに完遂させること」なので、非効率なタスク管理は本末転倒と言えます。
仕事のタスク管理が上手い人の方法5選まとめ
ここまで、タスク管理が上手い人が実践している方法5選とおすすめのタスク管理ツールTOP3を中心にご紹介しました。
タスク管理の方法としては、「メールボックス」「Excel」「カレンダー」などが挙げられます。しかし、これらの方法でタスクを管理していては、メンバー同士で情報を共有しづらかったり、確認に手間がかかったりする致命的なデメリットがあるのです。
そのため、簡単にタスク管理を効率化したい場合には、手間なくプロジェクトの進捗を共有できる「タスク管理ツール」を導入すべきだと言えます。
とくに、「各メンバーのタスク管理に必要な機能」に過不足がなく、導入初日から直感的に使いこなせるシンプルな『Stock』であれば、社内に素早く浸透し、ITツールが苦手な人でもストレスなく使用できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、仕事のタスク管理が簡単にできる環境を整えましょう。