業務を円滑に進めるためには、適切なタスク管理が欠かせません。タスク管理が不十分だと業務全体に遅れが生じ、ほかのメンバーにも負担をかけてしまいます。
一方で、「やるべきことが多すぎてタスク管理が上手くできない」「チーム内でタスクを整理・共有する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「タスク管理が上手い人の特徴」や「おすすめのタスク管理ツールTOP5」を中心にご紹介します。
- 効果的に仕事のタスク管理をしたい
- チーム全体のタスク管理方法を見直して、生産性を向上させたい
- 正しいタスク管理を実現できるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすれば、仕事のタスク管理を効率化するやり方が分かり、業務を円滑に進められるようになります。
目次
タスク管理とは？
タスク管理とは、業務の抜け漏れを防ぎ、生産性を向上させるために欠かせない取り組みです。以下では、タスク管理の概要やメリット、ToDo管理・プロジェクト管理との違いについて詳しく説明します。
ToDo管理、プロジェクト管理との違い
「タスク管理」は「ToDo管理」や「プロジェクト管理」と混同されがちですが、以下のような明確な違いがあります。
- タスク管理とToDo管理との違い
- タスク管理とプロジェクト管理との違い
ToDo管理は、やるべき作業を単純なリストとしてまとめるのが目的です。一方、タスク管理は、各作業の期限や担当者を設定し、業務全体の流れを把握しやすくする仕組みです。
プロジェクト管理は、複数のタスクを一つのプロジェクトとして管理し、進行状況やリソースを調整することを指します。一方、タスク管理は、個々の作業の整理や実行を主な目的としています。
タスク管理は、ToDoリストのようなシンプルな管理方法よりも徹底した管理が可能で、プロジェクト管理ほどの大規模な調整は必要としません。そのため、日々の業務をスムーズに進めるうえで、柔軟に活用できるのが特徴です。
仕事でタスク管理を徹底するメリット
タスク管理を徹底することで、業務の効率化や抜け漏れの防止が期待できます。
たとえば、優先順位を明確にすれば重要な業務から取り組めるため、締切に追われるリスクを軽減できます。また、タスクの量や状況を可視化すれば、チーム内での連携がスムーズになり、業務の停滞を防げるのです。
このように、適切なタスク管理によって、個人だけでなくチーム全体の生産性向上にもつながります。結果として、業務の質を高めながら、スムーズに仕事を進められるようになります。
仕事のタスク管理が上手い人の特徴
タスク管理に対する苦手意識を克服するには、タスク管理が上手い人の方法を取り入れるのが効果的です。そこで以下では、タスク管理が上手い人の特徴をご紹介します。
（1）タスクとToDoを分けている
まず、タスクとToDoを明確に区別できていると、業務の流れが整理されます。
たとえば、「企画書を作成する」はタスクであり、「リサーチ」「構成作成」「執筆」はToDoに該当します。タスクを細かく分解することで、作業時間の見積もりや進捗管理がしやすくなるのです。
つまり、タスクとToDoを分けることでやるべきことが具体化し、進行状況を把握しやすくなります。ただし、細かく分けすぎると管理が煩雑になり、かえって作業効率が下がる可能性があるため、細分化する粒度には注意しましょう。
（2）タスクに優先度を設けて管理している
タスクの中で、優先順位を設けて管理することも効果的です。
たとえば、「緊急かつ重要なタスク」は最優先で対応し、「重要だが緊急ではないタスク」は計画的に進めるべきです。また、チームでの作業では、メンバー間のスケジュール調整も必要になります。
以上のように、抱えているタスクの中でも、確実に処理すべきものから優先順位を設けることが大切です。
（3）タスクをスケジュールに組み込んでいる
手帳やカレンダーなど、スケジュール管理に利用するやり方でもタスク管理ができます。
タスクをスケジュールに組み込めば、タスクが”予定”と同等の扱いになるので、「開始時間と締切を守らなくてはいけない」という心理が働きやすくなります。そのため、タスクをなかなか期限通りに完了できない場合に有効です。
一方で、カレンダーや手帳に書き込める情報量は限られるので、詳細な情報を記載するのは難しく、別の管理方法と併用しなければなりません。
（4）タスクの作業時間を把握している
タスク完了までにかかる作業時間を把握すると、無理なくスケジュールを立てることができます。
たとえば、「報告書作成」をするための時間を設定し、そこから「データ収集」「構成作成」「執筆・修正」に分けると、各作業の所要時間を見積もりやすくなります。タスクの規模を正しく認識できれば、計画的に進められます。
ただし、初めての作業は時間を見積もることが難しく、過少・過大な見積もりになりがちです。そのため、実際の作業時間を記録し、次回以降の精度を高める工夫が必要です。
（5）リカバリーまで考えている
タスク管理では、想定外の遅れが発生することを前提にリカバリープランを用意することが重要です。
たとえば、突発的なトラブルに備えて作業のバッファ時間を設けたり、業務をチームで分担できるようにしておけば、スムーズに対応できます。状況に応じた優先度の見直しやリスケジュールも欠かせません。
ただし、リカバリーに頼りすぎると計画そのものが甘くなり、業務の遅延を招く可能性があります。リカバリーはあくまで補助的な手段とし、最初から現実的なスケジュールを立てましょう。
タスク管理が上手い人になるためのポイント
以下では、タスク管理が上手い人になるための3つポイントを紹介します。これらを実践できていない場合には、まずは意識して取り組み、習慣にしていきましょう。
（1）タスクを可視化する
タスクを可視化すると、自分の進捗はもちろん、他のメンバーのタスクも把握しやすくなります。
たとえば、チーム全体のタスクを共有できれば、他のメンバーが抱えている業務状況を把握でき、自分のタスクとの関係性を意識できます。これにより、チーム全体で協力すべきタイミングやリソースの調整がスムーズになります。
一方で、細分化しすぎると、かえって管理が煩雑になりがちです。タスクの粒度を適切に調整し、重要なものから優先的に処理できるようにしましょう。
（2）定期的に振り返る
タスク管理を継続的に改善するには、定期的な振り返りが欠かせません。
1日の終わりや週ごとに進捗を確認し、「予定通り進んでいるか」「作業時間の見積もりにズレはなかったか」などを振り返ると、次回以降の精度が向上します。特に、リスケジュールが必要だったタスクを見直せば、同じ問題を繰り返さずに済みます。
ただし、振り返りの頻度が高すぎると、かえって作業時間を圧迫する恐れがあります。短時間で要点を整理する仕組みを作り、実務に影響を与えないようにしましょう。
（3）ツールを導入する
煩雑なタスク管理を効率化するやり方として、タスク管理の機能が搭載された「ツール」や「アプリ」の活用があります。
タスク管理ツールでは、担当するタスクを一覧表示できるため、進行中の業務を一目で確認できます。また、期限が迫ったタスクのリマインド機能を活用すれば、対応の抜け漏れを防止でき、タスクの処理もスムーズになるのです。
ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、社内に定着しない可能性があります。そのため、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えている「Stock」のような、シンプルなツールを選びましょう。
タスク管理が上手い人のツールの選び方
タスク管理が上手い人の多くは、タスク管理ツールを導入しており、ツールを選ぶ時には以下のようなポイントを見ています。タスク管理ツールの導入を考えている方は必見です。
- 必要な機能が備わっているか
- 外部のサービスやアプリと連携できるか
- セキュリティ対策は万全か
- 簡単に使いこなせるか
業務によって必要な機能が異なるため、自社の業務内容に必要な機能が過不足なく搭載されたものを選ぶことが重要です。ツールの導入前に「誰が」「何のために」「どのような業務で」使うのかを明確にしましょう。
すでに自社で使用しているサービスやアプリとの連携ができれば、ツールの導入もスムーズにできるため、外部連携がしやすいかどうかも重要なポイントです。
セキュリティ対策がされていないと個人情報や機密情報が漏えいする恐れがあります。特に通信が暗号化されているか、厳格なセキュリティ基準を満たしているかなどをチェックしましょう。
多機能で使いこなすまでに時間がかかったり、限られた人しか使えなかったりするツールは、導入しても形骸化してしまいコストが無駄になりかねません。したがって、ツールの使いやすさも必ず確認しましょう。
これらのポイントを見極めた上でタスク管理ツールを選ぶことで、ツールを最大限に活用できるのです。
＜必見＞仕事のタスク管理が上手い人が使うツールTOP5
以下では、仕事のタスク管理が上手い人が使うツールTOP5をご紹介します。
タスク管理方法には様々なものがありますが、中でも「ITツール」を活用するのがおすすめです。なぜなら、進捗状況の管理・共有が簡単にでき、チームの生産性の向上につながるからです。
しかし、操作が難しいツールを導入してしまうと、ITに不慣れな社員が使いこなせず、ツールが形骸化して導入コストが無駄になってしまいます。したがって、「誰でも使えるシンプルなツール」を導入しましょう。
結論、自社で導入すべきツールは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockを使えば、タスクの詳細を記載した「ノート」に紐づけて「タスク」を設定したり「メッセージ」でやりとりしたりできます。また、メッセージ上で流れてきた作業依頼には、そのまま「タスク」として期日や担当者を設定できるので、対応漏れを防げます。
1位【Stock】チームのタスク管理を最も効率化するツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜1. Stockの”ノート”上からタスク設定する方法＞
上の画像のように、「Stock」では「ノート」上から簡単にタスク設定ができるため、紙に書き起こしたりエクセルを開いて更新したりする手間が一切かかりません。
＜2. Stockの”メッセージ”上からタスク設定する方法＞
「ノート」に紐づくメッセージ上からでもタスク設定ができるため、メンバーとのやりとりするなかで発生したタスクにも、忘れることなく対応できます。
以上のように、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えている「Stock」であれば、タスク管理が苦手な人でも確実にタスクを拾えるのです。
2位【Trello（トレロ）】多様な表示形式を備えたタスク管理ツール
Trello（トレロ）の特徴
- タスクの表示形式が豊富
- 連携しているアプリをワークフローに統合できる
ボードビュー、カレンダービュー、タイムラインビュー、ボードビューなど、タスクを視覚的に分かりやすく表示します。
タスクだけでなく、チームで使用しているアプリを一つのワークフローに統合できるので、効率的なコラボレーションによるタスク管理が実現します。
Trello（トレロ）の機能・使用感
- テンプレートカード
- 豊富な拡張機能
「テンプレートカード」機能を利用すると、タスク作成にかかる時間を短縮できます。テンプレートには、チェックリストや説明文を登録できます。
拡張機能が豊富なので、チーム独自のプロジェクトや作業の性質に適したタスク管理が便利です。
Trello（トレロ）の注意点
- フリープランではカレンダーが使えない
- 他サービスとの連携が弱い
仕事の今後の予定を確認できるカレンダービューは、フリープランとスタンダードプランでは使えないので注意が必要です。
利用しているユーザーからは「メールで通知されるとやり取りに即時性が欠けてしまう」ため、「TeamsやSlackなどのチャットアプリとの連携」を求める声があります。（参考：ITreview）
Trello（トレロ）の料金体系
- FREE：$0
- STANDARD：$6/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：〜$17.50/ユーザー/月
3位【Microsoft To Do】Microsoft社の提供するタスク管理ツール
Microsoft To Doの特徴
- 優れたインターフェース
- 多様な外部ツールと連携できる
iPhoneやAndroidからもアクセスできるので、やるべき作業を思いついたら瞬時にタスクとして登録できます。
カレンダーやコミュニケーション、プロジェクトマネジメントなどの多様なツールと連携できます。
Microsoft To Doの機能・使用感
- シンプルで使いやすい操作感
- リストのカテゴリ分けができる
タスクを書き出したあとに「今日の予定」に追加すれば、基本的な操作は完了するので、シンプルで使いやすい操作感となっています。
タスクにカテゴリ分けをして、複数作成できます。また、「リマインド機能」も搭載されているので、業務の抜け漏れが防げます。
Microsoft To Doの注意点
- 通知機能が不便
- 他のツールとの互換性が弱い
利用しているユーザーからは「Word文書作成中といった作業中にも躊躇なくポップアップ画面が出てくるのは、防ぎようはないのかもしれないが、なんとかならないものか」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「GoogleやOutlookと連携させ、カレンダーへの自動入力ができるようになるとより良いと思います」という声があります。（参考：ITreview）
Microsoft To Doの料金体系
Microsoftにアカウントを登録すれば無料で利用できます。
4位【Jooto】複数のプロジェクトを簡単に管理できるツール
Jootoの特徴
- かんばん方式でタスク管理
- モバイルアプリがある
かんばん方式でタスクを管理するため、複数のタスクでも進捗状況を簡単に視覚化できます。
スマートフォンやタブレットでも利用可能なので、パソコンを持っていない外出時でもタスク管理ができます。
Jootoの機能・使用感
- ガントチャート機能
- コメント機能
タスクの実施期間をガントチャートで管理できるため、進捗状況や期日が明確になり、スケジュール遅延のリスクを軽減できます。
タスクごとにコメントを追加でき、メンバーとのリアルタイムでのコミュニケーションが可能なので、業務の進行をスムーズにできます。
Jootoの注意点
- アイコンや文字が小さくて見づらい
- タスクの重要度がわかりにくい
利用しているユーザーからは「かんばん方式でタスク管理をするとアイコンや文字が小さくなりがちで見にくい」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「それぞれのタスクが並列であるため、多くのタスクを抱えている場合に、どれが最重要事項なのか、見落としてしまう」という声があります。（参考：ITreview）
Jootoの料金体系
- 無料プラン：0円
- スタンダードプラン：500円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラン：1,300円/ユーザー/月（月払い）
- タスクDXプラン：要お問い合わせ
5位【Slack（スラック）】拡張性に優れたタスク管理ツール
Slack（スラック）の特徴
- あらゆる種類のタスク管理アプリと連携
- チームのコミュニケーションをチャンネル上で一元管理
連携したほかのタスク管理アプリからの重要なリマインダーや最新の通知をSlackで受け取れるようになり、さらにSlack上で新しいタスクを作成することも可能です。
プロジェクトごとに作成したチャンネル上に、タスクに関するチャットや関連ファイルを集約できるため、タスクの詳細情報をすぐに把握できます。
Slack（スラック）の機能・使用感
- リストでタスクやToDoを共有できる
- あらゆるファイルを共有できる
Slackのリスト機能では、タスクの進捗状況や期日、優先度、担当者を一覧にしてメンバーで共有できます。
コンピュータ、スマホ、クラウドストレージサービスなどあらゆる場所のファイル、文書、画像などをチャットの中で共有できるため、背景情報や重要情報がすぐに伝えられます。
Slack（スラック）の注意点
- 検索機能が使いにくい
- チャンネルが増えると過去の情報が埋もれてしまう
利用しているユーザーからは「チャンネル内の文言をすべて拾ってしまうため、文言などの一致チェックは別のツールに移し替えてチェックしたりしなければならない」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「チャンネルが増えすぎて目的の場所を探すのが大変なので、名前を忘れてもたどり着けるような、視認性を高める工夫をお願いしたい」という声があります。（参考：ITreview）
Slack（スラック）の料金体系
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise+：要お問い合わせ
＜比較表＞仕事のタスク管理が上手い人が使うツール
以下は、仕事のタスク管理が上手い人が使うツール5選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Trello | Microsoft To Do | Jooto | Slack | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
チームのタスク管理を最も効率化するツール |
多様な表示形式を備えたタスク管理ツール |
Microsoft社の提供するタスク管理ツール |
複数のプロジェクトを簡単に管理できるツール |
拡張性に優れたタスク管理ツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで多機能（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※ただし、Microsoft Teamsとの連携により可能 |
【〇】 |
【〇】 |
| リマインド機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※うまく機能しないことがあるとの口コミあり |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
他のツールとの連携が弱い |
通知機能が不便 |
タスクの重要度がわかりにくい |
チャンネルが増えると情報が埋もれる |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは$6 USD/ユーザー/月～ |
・無料 |
・無料プランあり
・有料プランは500円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プラン1,050円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Microsoft To Do」の詳細はこちら |
「Jooto」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
以上の項目を参考に比較検討し、自社に最適なツールを選びましょう。
チームでタスク管理ツールを導入する3つのメリット
ここからは、タスク管理によって得られるメリット3つと実際にタスク管理ツールを導入したことで業務がスムーズになった例をご紹介します。以下を周知しておけば、社員のタスク管理に対する理解を深められ、よりスムーズにタスク管理を浸透させられます。
メリット1｜タスクの優先順位が明確になる
ツールを導入して適切なタスク管理をすれば、タスクの優先順位が明確になります。
ツールによっては、作業の背景や要件をセットにタスク管理できるため、業務の優先度を明確にしやすいです。なお、優先度の順位づけに関しては、以下の重要性と緊急性の2軸をとったマトリクスを活用し、チームで共通認識を持っておきましょう。
最優先すべきなのは、業務の根幹に関わる”重要-緊急”のタスクです。また、”重要-緊急でない”タスクは中長期的な取り組みが必要なので、計画的に進めましょう。
このように、タスクの優先順位が明確になり、「次にやるべきこと」が分かりやすくなるのが、タスク管理ツールのメリットです。
また、「Stock」のように、最優先で取り組むべきタスクに「スター」を付けられるツールを選ぶと、優先度の高いタスクや重要なタスクを見逃すことがなくなります。
メリット2｜業務が効率的になる
タスク管理ツールを導入すると、業務が効率的になります。
なぜなら、タスクと「関連するメンバー」や「必要な情報」を紐づけられるからです。社員はタスクを振られた段階で「どの情報が必要で、誰がこのタスクにかかわっているのか」が分かるため、すぐに業務に取り掛かれるのです。
このように、業務におけるムダを省いて効率よく作業できることも、タスク管理ツールのメリットです。
メリット3｜業務全体の進捗管理ができる
業務全体の進捗が把握できることも、メリットのひとつです。
たとえば、タスク管理ツールを導入している会社では、社員個人のタスクの進捗状況(ステータス)がリアルタイムで共有されます。プロジェクトは複数のタスクの集まりなので、プロジェクト管理において「全体の進捗を把握できるタスク管理」は必須です。
さらに、タスクの進捗をメンバー間で共有すれば、課題の早期発見・解決ができる可能性も高まります。このように、業務全体の進捗が分かりやすく、仕事をスムーズに進められる点がタスク管理ツールのメリットです。
チームでタスク管理ツールを導入した活用例
メディカルローグ株式会社は医療機関に対するITソリューションの提供や、医療現場の課題解決及びプロモーションサポートを提供している会社です。
従来はチャットツールを中心として情報共有を行っていましたが、会話が続いたり、話題が増えたりすることで必要な情報が流れてしまうことが課題でした。
そこで、情報を管理する「ノート」ごとにタスク管理ができる「Stock」を導入し、社内の情報管理がすべてStockに一元化されていくことで、情報共有が非常に簡単になりました。
『タスク管理機能』によって、たとえば打ち合わせの内容をノートに記載しながら、その場で生じたタスクをノートに紐づけて管理することができるようになり、タスク管理を手軽に行えるようになったのです。
エクセルでタスク管理をするデメリット
タスク管理にはエクセルがよく用いられます。エクセルでは、簡単に表形式で管理ができる一方で、以下のようなデメリットが生じます。
- リアルタイムでの共有が難しい
- 更新作業に手間がかかる
- リマインド機能がない
エクセルは基本的にローカル環境での利用が前提のため、チーム内でのタスクの変更や進捗を即座に共有するのが困難です。
タスクの追加・変更を手動で行う必要があり、項目が増えるほど管理が煩雑になり、情報の整合性を保ちにくくなります。
エクセルには期限の通知機能がないため、タスクの締切を忘れやすく、対応漏れが発生するリスクが高まります。
これらの理由から、エクセルでのタスク管理は特にチーム単位での運用に適していません。効率的なタスク管理を行うには、専用のツールを活用しましょう。
職場でタスク管理が苦手な人を放置してはいけない理由
ここでは、仕事のタスク管理が苦手な人を放置することで生じるトラブルを解説します。以下の状況をチーム内で周知し、メンバー一人ひとりが効率的なタスク管理を心がけていきましょう。
理由1｜業務の質とスピードが低下する
非効率なタスク管理をしてしまうと、業務の質とスピードが低下します。
効率的なタスク管理ができていない環境では、溜まったタスクの優先順位が決められず、無計画に処理する状態になりかねません。
また、タスクに必要な情報を探す時間が多かったり、タスクにかかわるメンバーが明確でない状態では、業務のスピードが下がってしまうので避けましょう。
理由2｜メンバーのタスクに影響が出る
非効率なタスク管理は、ほかのメンバーのタスクに悪い影響を与えます。
タスクは業務を細分化したもので、すべてのタスクは相互に関係しあっています。そのため、一部のメンバーが非効率なタスク管理を実施して、タスクを期限までに完了できなかった場合、ほかのタスクが遅延する可能性があるのです。
たとえば、「市場調査の報告書を作成するタスク」を期限までに完了できなければ、報告書を参照するタスクはスケジュールの変更が必要になります。このように、非効率なタスク管理により、ほかのメンバーの業務スピードが遅くなるなどの影響が出てしまいます。
理由3｜プロジェクトが遅延する
非効率なタスク管理により、プロジェクトの遅延が起こる可能性があります。
各メンバーがそれぞれに割り振られた複数のタスクをこなすことで、プロジェクトは遂行されます。そのため、ひとつでも作業が遅れると結果として、プロジェクトの進捗に遅れが生じてしまうのです。
プロジェクトの遅延を防ぐには、個人の心がけはもちろん、チームリーダーが全体の動きを把握し調整していかなければなりません。ただし、エクセルによる管理ではリアルタイムで情報を追うのが困難なため、「Stock」のようなツールでタスク管理する必要があるのです。
仕事のタスク管理でよくあるQ&A
以下では、仕事のタスク管理でよくあるQ&Aをご紹介します。
- タスク管理能力を向上させるには？
- たくさんのタスクをこなす方法はありますか？
タスク管理の基本は、タスクの可視化と適切なスケジューリングです。そのため、スケジューリングや調整能力を磨いたり、タスク管理ツールを積極的に活用したりすることがタスク管理能力の向上につながります。
たくさんのタスクをこなすためには、適切なステップを踏むことが大切です。
たとえば、タスクを全て洗い出す」「各タスクの重要性・緊急性で優先順位をつける」「優先度の高いタスクから取り組む」流れで進めると、何から着手すべきかを瞬時に判断できるので、結果としてたくさんのタスクをこなすことができます。
タスク管理能力は、一朝一夕で身に着けられるものではありません。そのため、日々のタスク管理を見直していき、スキルを伸ばしていきましょう。
タスク管理が上手い人の方法とツールまとめ
ここまで、タスク管理が上手い人の特徴とおすすめのタスク管理ツールTOP5を中心にご紹介しました。
従来のタスク管理の方法としては、「メールボックス」「エクセル」「カレンダー」などが挙げられます。しかし、メンバー同士で情報を共有しづらかったり、確認に手間がかかったりする致命的なデメリットがあるのです。
そのため、簡単にタスク管理を効率化したい場合には、手間なくプロジェクトの進捗を共有できる「タスク管理ツール」を導入すべきだと言えます。
結論、各メンバーのタスク管理に必要な機能に過不足がなく、導入初日から直感的に使いこなせるシンプルなツール「Stock」が最適です。Stockであれば社内に素早く浸透し、ITツールが苦手な人でもストレスなく使用できます。
ぜひ「Stock」を導入し、仕事のタスク管理が簡単にできる環境を整えましょう。
