フレームワークを用いてプロジェクト管理をすれば、タスクの細分化や進捗状況の確認といった作業を効率化できます。プロジェクト管理が円滑になれば、タスクの抜け漏れなどのトラブルも防ぎやすくなるのです。
一方で、「プロジェクト管理の経験が乏しく、効果的な管理手法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト管理の手法7選や成功のコツを中心にご紹介します。
- 効果的な管理手法が分からない
- プロジェクト管理を成功させてチームを円滑に回したい
- 誰でも簡単にプロジェクト管理できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、効率的なプロジェクトの管理手法が分かり、プロジェクトを円滑に遂行できるようになります。
目次
プロジェクト管理とは
プロジェクト管理とは、プロジェクトの目標達成に向けて、チーム全体の計画や進捗を管理することを指します。
プロジェクト管理では「プロジェクトに必要なタスクや業務がどれほど進んでいるか」「スケジュール通りにタスクが完了しているか」といった確認をします。このような管理をすれば、仮にタスクが遅れている場合でも迅速な対応がしやすくなるのです。
したがって、プロジェクト管理は期日までにチームのタスクを完了するうえで必須の業務と言えます。
押さえるべきプロジェクト管理の手法7選
ここでは、押さえるべきプロジェクト管理の手法7選をご紹介します。効率的にプロジェクト管理を進めるためにも、以下の手法を実践しましょう。
WBS
WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトを細かいタスクに分解して構成図を作成する手法で「作業分解構成図」とも呼ばれます。
- WBSのイメージ画像
上図のように、WBSを使うとプロジェクトに必要な細かいタスクを把握できるので、プロジェクト完遂までの大まかな時間と予算も計算しやすくなります。
CCPM
CCPM（Critical Chain Project Management）は、プロジェクト各工程の時間や予算を最低限にして、プロジェクト全体で「ゆとり」を持たせる手法です。
- CCPMのイメージ画像
上図のようにCCPMを使えば、トラブルへの対応も柔軟になったり、プロジェクト終盤での見直しに時間を確保したりできます。ただし、基本的に長期プロジェクト向けの手法なので、時間が切迫しがちな短期プロジェクトで使うのは避けましょう。
PERT
PERT（Program Evaluation and Review Technique）は、プロジェクト内のタスクや作業の繋がりを図示して、依存関係を把握する手法です。
- PERTのイメージ画像
上図のように、図で表すと視覚的に工程が分かるのはもちろん、各タスクにかかる時間も算出しやすいです。そのため、部署をまたいだ大規模なプロジェクトにも向いています。
ガントチャート
ガントチャートは、各タスクの作業開始日と終了日を棒グラフで表す手法です。主に縦軸は作業内容、横軸は時間を示します。
- ガントチャートのイメージ画像
上図のように、ガントチャートを使えばプロジェクト全体の進捗度が一目で分かります。その結果、遅延しているタスクにリソースを割いたり、作業順序を入れ替えたりしたりといった作業もしやすくなるのです。
PPM
PPM（Project Portfolio Management）は、社内で進行している複数のプロジェクトを一括で管理し、それぞれのリソースの配分を決定する手法です。
- PPMのイメージ画像
上図のように、PPMでは各プロジェクトを市場占有率と市場成長率の2軸に分けて、さらに4象限に分類します。そして、各事象で推薦される「撤退戦略」や「拡大戦略」などを選択しながら最適なリソースの配分を決めます。
マインドマップ
マインドマップは、中心となる課題から自由に情報を分岐・派生させる手法です。
- マインドマップのイメージ画像
上図のように、課題に関する情報を書き出していけば「プロジェクトの期限に余裕を持たせるには何をすべきか」といった事象へのアイデアも出しやすくなります。その結果、目標から逆算して効率的なタスク管理ができるようになるのです。
P2M
P2M（Project & Program Management）は、プロジェクト管理にプログラムマネジメントの考え方を加えた管理手法です。
- P2Mのイメージ画像
上図における「プログラム」は「複数のプロジェクト」を意味します。つまり、P2Mには個々のプロジェクトを制御しつつ全体像を把握する目的があるのです。
プロジェクト管理を成功させる6つのコツ
ここでは、プロジェクト管理を成功させるコツを6つご紹介します。プロジェクトを確実に遂行するためにも、以下の点を必ず押さえましょう。
（1）プロジェクトの目標を見失わない
まずは、プロジェクトの目標を見失わないことが挙げられます。
チーム内で同一の目標を共有できていないと、認識齟齬が起こってプロジェクトの方向性がぶれる恐れがあります。そのため、共通認識を持てるように具体的な数値目標を設定し、目標から逆算してタスクをこなしていくのが重要です。
また、最終的な目標だけでなく週間目標など短期的な目標を設定すれば、長期プロジェクトでも進捗管理がしやすくなります。
（2）必要なリソースをリスト化する
人・金・モノといった必要なリソースをリスト化するのもコツです。
リソース不足を回避するには、各タスクにどれだけの人員や費用を確保すべきなのかを把握する必要があります。そこで、必要なリソースをリスト化すれば、タスクごとの人員や費用の過不足も一目で分かるのです。
また、より最適な人材や予算を配分するために、リストの作成時は現場担当者の意見を取り入れるのもおすすめです。
（3）工程を細かく分ける
プロジェクトに必要な工程は細かく分けるのが大切です。
工程が大雑把に分けられていると、全体像を把握しづらくこなすべきタスクも不明瞭になってしまいます。最悪の場合、目標設定も曖昧になって期日遅れを招きかねません。
しかし、工程を細分化すれば各業務の量やプロセスが明確になるので、終了までにかかる時間を正確に見積もれるのです。
（4）メンバーとのコミュニケーションを深める
メンバーとのコミュニケーションを深めるのもプロジェクト管理に必要です。
とくに、大規模なチームで情報共有を怠ると全体の進捗管理が滞ってしまいます。たとえば、ある案件の進捗確認が週1回しか行われていない場合、工程の遅れに素早く気づけない恐れもあるのです。
このようなトラブルを回避するためには、メンバー間での綿密なコミュニケーションが大切です。「逐一進捗状況を共有すること」をルール化しておけば、仮にタスクが遅れている場合でも迅速な対応ができるようになります。
（5）リスクマネジメントを行う
プロジェクトの納期を守るためには、リスクマネジメントも欠かせません。
プロジェクト管理では、担当者が急遽変わったり予定よりもタスクが遅延したりするなどのトラブルも起こり得ます。そのため、事前にあらゆるリスクへの対応策を練っておくべきなのです。
たとえば、人材不足が発生すると予想されるタスクには、他部署から応援を要請したり、チーム内の人材の再配分を検討したりするのが有効です。また、仮にトラブルが発生した際には、重要度や緊急度に応じて優先順位をつけながら対処しましょう。
（6）ITツールを活用する
プロジェクト管理を成功させるには、ITツールの活用も必須です。
紙の報告書やWord・Excelといったアナログな手法でプロジェクト管理をしていると、管理が属人化して”目的の情報がどこにあるのか分からない”といった事態になります。また、タスクの進捗もリアルタイムで共有できず非効率です。
一方で、チーム全員のタスクを一元管理できる「ITツール」を活用すれば、情報を探したり進捗を確認・共有したりする時間を大幅に短縮できるのです。
ただし、ツールの操作が複雑だとかえってプロジェクト管理が煩雑になりかねないので、”シンプルで直感的に使えるツール”が必要です。たとえば、ITリテラシー不要で操作可能な「Stock」を使うと、タスクの管理・共有が誰でも簡単にできます。
【すぐ使える】最も簡単にプロジェクト管理できるツール
以下では、最も簡単にプロジェクト管理できるツールをご紹介します。
担当者によっては、複数のプロジェクトを同時に抱える場合もあります。このような場面で紙やWord,Excelといった方法でのプロジェクト管理をしていると、目的の情報をスムーズに探せないだけでなく、進捗の確認・共有もリアルタイムでできません。
以上のような状態から脱却するには、チーム全体のタスクを一元管理して情報共有も即座にできる「ITツール」が必須です。ただし、操作が複雑ではITに不慣れな社員がツールに抵抗感を感じる恐れもあるので、”誰でも即日で操作可能なツール”を使いましょう。
つまり、プロジェクト管理を効率化するには、非IT企業の65歳以上でも説明不要で使えるほどシンプルな「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に蓄積した情報をリアルタイムで共有可能なほか、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」によってプロジェクトごとの情報が錯綜する心配もありません。また、直感的な「フォルダ」でノートごとに情報を振り分けて管理できます。
非IT企業の65歳が即日で使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト管理の手法やコツまとめ
これまで、プロジェクト管理の手法やコツを中心にご紹介しました。
プロジェクト管理を成功させるには、効率的な手法に加えて目標の明確化や徹底した情報共有が不可欠です。そして、「ITツール」を活用すれば、チーム全体のタスクを一元管理しながら各タスクの進捗もリアルタイムで確認・共有できます。
ただし、操作が複雑なツールを選んでしまうと、社員が適切にプロジェクト管理できず教育コストばかりかかってしまうので注意です。このような事態を防ぐためにも、必ず”誰でも直感的に使いこなせるツールか”を判断基準にしましょう。
結論、選定すべきツールは、ITリテラシーの低い社員でも導入即日で使いこなせるうえ、プロジェクト管理に必要な機能に過不足のないStockが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でタスクを管理・共有し、プロジェクト管理を成功させましょう。
