情報共有を活性化する手段のひとつが「情報共有ツール」です。情報共有ツールには便利な機能が豊富に備わっているため、使いこなせれば多くのメリットが得られます。
一方、情報共有ツールは種類が多いので「選定をしているが、結局何が自社に最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内の情報共有におすすめのツールと選定ポイントを中心に解説します。
- 社内の情報共有を円滑にするツールを導入したい
- 自社に最適なツールを選ぶポイントが知りたい
- 情報共有ツールをもっと上手く運用したい
という担当者の方が記事を参考にすれば、選定ポイントが分かるだけでなく、自社に最適な情報共有ツールに目星が付きます。
目次
情報共有ができるツールの選定ポイント5選
以下では、情報共有ツールの選定ポイントを解説します。適切な選定ポイントを押さえれば、誰でも自社に最適なツールが選べるようになります。
（1）導入目的を満たすか
はじめに、検討中の情報共有ツールが、導入目的に合致するか否かを検討しましょう。
導入目的とは、自社の抱える課題解決や業務改善を指します。導入目的を明確にすると、必要な機能や性能、コストなどの基準がシンプルになるので、導入に失敗することも少なくなるのです。
このように、「なぜ自社に情報共有ツールが必要なのか」を検討すると、無数にあるツールから最適なものを選択できるようになります。
（2）無料プランやトライアル期間があるか
次に、無料プランやトライアル期間があるかを確認しましょう。
「最近話題のツールだから」「ほかの企業も導入しているから」という理由でいきなり導入をすると、最終的に自社の環境に合わずに放置されます。余計なコストがかかるだけでなく、かえって業務を阻害する原因になりかねません。
それゆえ、使い勝手を慎重に見極めるためにも、無料プランもしくはトライアル期間がある情報共有ツールの検討をおすすめします。
（3）目的の資料をすぐに探し出せるか
次に、目的の資料をすぐに探し出せるかが重要なポイントです。
情報共有をするだけであればメールやチャットツールを利用する方法がありますが、メールではほかの業務メールに資料が埋もれ、チャットツールでは共有されても次々と流れてしまいます。つまり、情報共有と情報管理はセットでなければ、仕事では不便なのです。
そのため、目的の資料を簡単に見つけられる機能が備わっているかを確認しましょう。
（4）サポートが充実しているか
サポートが充実しているかも、情報共有ツールの検討で欠かせないポイントです。
たとえば、ユーザーからの問い合わせに対して、返答が早いツールであれば、業務を極力ストップさせることなく運用できます。また、導入前に運用に関する相談ができれば、具体的なイメージが持てるだけでなく、実際スムーズに社内へ定着させられるのです。
情報共有ツールの選定基準として漏れがちですが、自社ではサポートの充実度まで確実にリサーチしましょう。
（5）誰でも使えるほどシンプルか
最後に、情報共有ツールが誰でも使いこなせるほどシンプルかをチェックします。
情報共有ツールを導入しても、現場で実際に活用されなければ意味がありません。そのため、ITに詳しくなくても直感的に使えるような情報共有ツールが必要です。
逆に、多機能な情報共有ツールはあらゆるニーズに対応できる可能性がありますが、実際に使う機能は限られており、多機能ゆえに使いこなすのが難しいというデメリットもあります。また、多機能な分だけコストがかかるのも注意点です。
そのため、自社で導入すべきなのは「必要な機能に過不足がないシンプルな情報共有ツール」となります。
分類別｜社内の情報共有をサポートするツール14選（無料あり）
以下では、社内の情報共有におすすめのツールをご紹介します。
情報共有ツールには「共有する機能」だけでなく「蓄積する機能」も必要です。メールやチャットツールのように共有するだけに特化してしまうと、大切な資料やメッセージが流されてしまい、あとからすぐに探し出せないのです。
加えて、ストックされた情報を「活用する機能」があれば、情報共有ツールとして申し分ありません。具体的には、社内情報を起点に連絡がとれる”メッセージ”と、やるべき作業を管理できる”タスク”の2つです。
結論、導入すべき情報共有ツールは、情報の共有・蓄積・活用に関する機能に過不足がなく、非IT企業の65歳が説明なしで使えるシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を残せるうえに、メンバーと連絡をとり合える「メッセージ」が紐づいているので話題が錯綜しません。また、ノートには「タスク」も紐づけられており、タスク管理ツールを新たに導入せずに一元化できるのです。
【情報共有】Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
【情報共有】サイボウズ Office
＜サイボウズ Officeの特徴＞
サイボウズ Officeは国内のグループウェア市場でシェアが大きなグループウェアです。
個人単位で機能のオン/オフが行え、ユーザーそれぞれに必要な機能だけを表示させた利用ができるのが特徴です。
＜サイボウズ Officeの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- メッセージに添付できるファイル上限が少ない
多種多様な機能が利用できるアプリである一方で、その分使いこなすのが難しいので、高いITリテラシーが求められます。
容量が大きなファイルは添付できないので、別途オンラインストレージの併用が必要です。
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月(5ユーザーから利用可能）
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月(5ユーザーから利用可能）
【ビジネスチャット】Slack
＜Slackの特徴＞
Slackはビジネス向けのチャットアプリでカスタマイズ性が高いのが特徴です。
2013年にアメリカでサービスがスタートして以降、日本でもIT業界を中心に利用者が増え、現在ではもっとも有名なアプリのひとつになっています。
＜Slackの注意点＞
- 大切な情報が流れしまう
- 90日経過するとメッセージ・ファイルが見られない
Slackはスピーディーなコミュニケーションがとれる一方、次々とメッセージが送られてくるので、あとから見返したい情報が流れてしまいます。
Slackのフリープランでは、90日経過したメッセージやファイルにアクセスできません（2022年9月1日以降）。
＜Slackの料金体系＞
下記の料金は、2022年9月1日以降の料金になります。
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/月（月払い）
- Enterprise Grid ：要問い合わせ
【ビジネスチャット】gamba!
＜gamba!の特徴＞
gamba!は社内SNS型の日報共有アプリです。テキストでの日報共有のほか、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有できます。
テンプレート機能や、Googleカレンダーとの連携を利用して、簡単に日報を書けるのが特徴です。
＜gamba!の注意点＞
- 検索精度が高くない
検索精度が低いため、過去の投稿が拾いづらいというユーザーの声があります。
＜gamba!の料金体系＞
- 980円/ユーザー/月（月払い）
詳細な料金については問い合わせが必要です。
【社内Wiki/ナレッジ共有】Qast
＜Qastの特徴＞
QastはチームのナレッジとQ＆Aを蓄積する社内Wikiツールです。
投稿数や反応数によって投稿者にスコアが付けられるので評価に利用しやすく、社内で情報を共有するモチベーションやコミュニケーションの活性化ができるのが特徴です。
＜Qastの注意点＞
- スコアが利用者のストレスになることもある
スコア機能は評価やモチベーション維持につながる一方、チームに貢献できていないことも明らかになるので、利用者にとってはストレスになる可能性があります。
＜Qastの料金体系＞
- 初期費用+月額費用
詳細な料金は問い合わせが必要です。
【社内Wiki/ナレッジ共有】NotePM
＜NotePMの特徴＞
NotePMは社員の書き込みを集約し、ナレッジを一元管理できる社内wikiツールです。高機能エディタとテンプレートを活用して、社内のナレッジを記録できるのが特徴です。
＜NotePMの注意点＞
- データストレージ量によっては動作が重くなる
データを大量に保存している場合、動作が重くなったりフリーズしたりするというユーザーの声があります。
＜NotePMの料金体系＞
- プラン8：¥4,800/月（8人まで）
- プラン15：¥9,000/月（15人まで）
- プラン25：¥15,000/月（25人まで）
- プラン50：¥30,000/月（50人まで）
- プラン100：¥60,000/月（100人まで）
- プラン200〜：¥120,000/月〜（200人〜）
1,001人以上で利用する場合には問い合わせが必要です。
【スケジュール管理】Backlog
＜Backlogの特徴＞
Backlogはプロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理アプリです。
ガントチャート機能が利用でき、エンジニア利用に特化しているのが特徴です。
＜Backlogの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
- コミュニケーションがとれない
エンジニア利用に特化したアプリなので、ITに詳しくない社員が使いこなすには時間がかかります。
メッセージ機能がないので、社員間でのやりとりには別アプリとの併用が必要です。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,640円/月(ユーザ上限30人)
- スタンダードプラン：12,980円/月（ユーザー無制限）
- プレミアムプラン：21,780円/月（ユーザー無制限）
- プラチナプラン：55,000円/月（ユーザー無制限）
【スケジュール管理】Lychee Redmine
Lychee Redmineの特徴
Lychee Redmineはプロジェクトのマネジメントを効率的にするプロジェクト管理ツールです。
プロジェクトの進捗や品質、コストの状況を分析するプロジェクトレポート機能が利用できるのが特徴です。
Lychee Redmineの注意点
- フリプランでは利用できない機能が多い
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
フリープランでは、進捗を可視化するガンチャートや工数リソース管理などの便利な機能は利用できません。
プレミアムプランでは多様な機能を利用できますが、かえって使いこなすのが難しい恐れがあります。
Lychee Redmineの料金体系
- クラウド
- オンプレミス
フリー：0円
スタンダード：800円/ユーザー/月
プレミアム：1,200円/ユーザー/月
カスタマイズ（エンタープライズ）：要問合せ
スタンダード：640円/ユーザー/月
プレミアム：1,240円/ユーザー/月
カスタマイズ（エンタープライズ）：要問合せ
【オンラインストレージ】Box
＜Boxの特徴＞
Boxは高度なセキュリティで大切な情報を保護・管理するオンラインストレージツールです。細かな権限設定や操作ログの追跡ができるので情報漏洩が起こりにくいのが特徴です。
＜Boxの注意点＞
- 最大5GBのファイルまでしか保存できない
- サポートは英語対応のみ
アップロードできるファイルの大きさには制限があり、普段からデータサイズの大きいファイルを扱う場合は注意が必要です。
サポートは英語のみとなり、日本語でのサポートを希望する場合は代理店からの購入が必要です。
＜Boxの料金体系＞
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：4,200円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：要問い合わせ
【オンラインストレージ】Dropbox
＜Dropboxの特徴＞
Dropboxはビジネス利用に必要なセキュリティ管理機能が充実したオンラインストレージサービスです。
オフライン利用に対応しているので、インターネット環境のない場所でも利用できるのが特徴です。
＜Dropboxの注意点＞
- ファイルの共有エラーが発生することがある
- ファイルに関するやりとりができない
利用環境にも左右されますが、ファイルの共有エラーが起こったというユーザーの声があります。
あくまでファイル管理用のストレージアプリなので、ファイルに関する質問や議論には、チャットアプリなどを併用する必要があります。
＜Dropboxの料金体系＞
- Professional：2,400円/月（月払い）月
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【クラウドメモ】OneNote
＜OneNoteの特徴＞
OneNoteは場所や時間を問わずに利用できるオンラインノートブックツールです。ページの大きさが無制限で、自由にメモを書き込めるのが特徴です。
＜OneNoteの注意点＞
- 情報構造の概念が難しい
ノートブック、セクション、ページなど情報構造が難しく、ITリテラシーの低い企業では馴染みにくい恐れがあります。
＜OneNoteの料金体系＞
無料のOneNote以外にも、ほかのOfficeソフトも利用できるプランもあります。
- 無料版 OneNote：0円
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：900円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,390円/ユーザー/月
【クラウドメモ】Scrapbox
＜Scrapboxの特徴＞
Scrapboxはチームに必要な情報を可視化して、チームのコミュニケーションを促進する情報管理ツールです。
複数名でのリアルタイム編集が可能で、編集内容がすぐに保存されるのが特徴です。
＜Scrapboxの注意点＞
- Scrapboxオリジナルの記法に慣れる必要がある
- 情報を分類する階層はつくれない
Scrapboxでは独自の記法を使うので、導入時には教育コストがかかります。
フォルダで階層がつくれないので、ルールを整備しなければ資料が散在しやすくなります。
＜Scrapboxの料金体系＞
- PERSONAL/EDUCATION：0円
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- ENTERPRISE：要問い合わせ
【Web会議】Zoom
＜Zoomの特徴＞
Zoomは社内外のコミュニケーションを活性化させるWeb会議ツールです。マルチデバイス対応のためパソコンのない環境でも利用でき、比較的通信が弱い環境からでも参加可能なのが特徴です。
＜Zoomの注意点＞
- セキュリティに懸念がある
URLをクリックするだけで参加できるように設定すれば手間がかかりませんが、第三者からのアクセスを防ぐためにはパスワードが必要です。
＜Zoomの料金体系＞
プロダクトや利用用途によって、プランは多岐に渡ります。（以下は、Zoom Oneプランの料金）
- 基本：0円
- プロ：2,000円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：2,700円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：3,125円/ユーザー/月（月払い）
- 企業：要問い合わせ
【Web会議】Google Meet
＜Google Meetの特徴＞
Google MeetはGoogleアカウントがあれば誰でも利用ができるWeb会議ツールです。
ネットワーク速度に応じて設定が自動調整され、どこにいても高品質なビデオ通話ができます。また、AIが補正するので、暗い場所や騒がしい場所からでも快適に参加できるのが特徴です。
＜Google Meetの注意点＞
- 録画機能は有料プランのみ
無料プランでは録画機能が利用できないので、注意が必要です。
＜Google Meetの料金体系＞
- 個人向け：0円
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
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社内に情報共有ができるツールの3つのメリットとは
以下では、情報共有ツールのメリットをご紹介します。メリットから逆算して運用方法を充実させることもできるので必見です。
（1）正確な情報を迅速に共有できる
正確な情報を迅速に共有できるのは、情報共有ツールのメリットのひとつです。
情報共有ツールで管理される情報は、リアルタイムでメンバーに共有されるので、アナログな情報共有のようにタイムラグがありません。そのため、いつでも正確な情報にアクセスができ、行き違いによるミスなどを一気に減らせるのです。
そもそも、ビジネスにおいて迅速な情報共有は基本的なことなので、上記のことからも早急に情報共有ツールを導入する必要があります。
（2）リモートワークに対応できる
クラウド型の情報共有ツールを導入すれば、リモートワークにも対応できます。
共有されたメッセージやファイルは、クラウド上に保存されるため、場所や時間を問わず必要な情報にアクセスできるので便利です。
それゆえ、オフィス以外で仕事をする場合でも、情報共有ツールの利用によって柔軟に仕事を進められます。
（3）情報を簡単に管理できる
情報を簡単に管理できるのも、情報共有アプリのメリットです。
情報は業務効率化や生産性向上を実現するための「資産」ですが、情報管理を一からはじめるには時間や費用がかかります。しかし、情報共有ツールを導入すれば、即日からチームの資産として情報を管理できる環境が整備されるのです。
もちろん、情報共有ツールの導入にもコストがかかりますが、長期的な運用を前提とすると、情報の活用によって生み出される価値の方が大きいと言えます。
社内の情報共有におすすめツールまとめ
ここまで、社内の情報共有におすすめのツールと選定ポイント、導入のメリットをご紹介しました。
情報共有ツールを活用すれば、業務効率化をはじめとしたメリットが得られます。しかし、情報共有ツールを「有名なツールだから」「他社も導入しているから」という理由だけで選定すると、導入後に社内へ定着せず、かえって業務を妨げる原因になるのです。
とくに、情報共有ツールの多くはIT企業向けに開発されているものが多いので、ITに詳しくない従業員を抱える企業は注意しましょう。高度な機能を豊富に搭載するツールを導入しても、上手く使いこなせないので効果は見込めません。
そのため、自社が導入すべきなのは、情報共有に必要な機能を過不足なく搭載しており、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。実際に非ITの120,000社以上が、情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有を活性化させましょう。
