情報共有を活性化する方法のひとつに「情報共有ツールの導入」があります。
 
情報共有を円滑にするツールの導入により、企業は情報共有を成功させ、多くのメリットが得られるようになります。導入だけで情報共有の活性化が見込めるので費用対効果が高く、取り組みやすい対策です。
 
しかし、いざツール導入しようと思っても、種類があまりにも多く「自社では何を使えばいいのか」と悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は分類別のおすすめ情報共有ツール12選とツールの選定ポイント、情報共有ツールを導入するメリットについて解説します。
 
  • 社内の情報共有を円滑にしてくれるツールが知りたい
  • 自社に導入すべきツールを選ぶポイントが知りたい
  • 情報共有ツールを導入するメリットが知りたい
という担当者の方は今回の記事を読むと、情報共有ツールの導入メリットを理解したうえで、自社に最適なツールの比較検討が行えるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

情報共有を円滑にするツールを選ぶ3つのポイント

以下では、情報共有を円滑化するツールの選定ポイントについて解説します。ポイントを押さえたツールにすれば、誰でも自社に最適なツールが選べるようになります。

導入目的を満たすものか

はじめに、導入予定の情報共有ツールが導入の目的に合致するか否かを検討しましょう。
 
ここでの導入の目的とは、自社の抱える課題解決や業務改善を指します。目的を明確にすると、自社に必要な機能や性能、導入・運用コストなどの基準が決めやすくなります。
 
たとえば、導入目的が「情報をストックしながらも、活発なコミュニケーションを取れるようにする」であれば、必要な機能は「情報が蓄積されるファイルやノート機能」と「情報に紐づいたコミュニケーションができるメッセージ機能」です。
 
このように「なぜ自社に情報共有ツールが必要なのか」を検討していくと、数あるツールの中から最適なものを選択できます。

無料プランやトライアル期間があるか

ツールを選ぶ際は、そのツールに無料プランやトライアル期間などがあるかどうかも確認しましょう。
 
「最近話題のツールだから」「他の企業も導入しているから」といった理由で、いきなりツールを導入すると自社の環境に合わず余計なコストがかかり、社内に混乱を招く恐れがあります。
 
ツールの使い勝手や社内への浸透度、メンバーからの評判などを慎重に見極めるためにも、無料もしくはトライアル期間があるツールの導入をおすすめします。

シンプルで誰でも使えるか

情報共有ツールを導入しても、実際に現場で活用されなければ導入した目的が達成されません。社内にツールを浸透させるには、トップマネジメントによって使用を強制するのではなく、自発的に日常で使えるようなツールが必要です。
 
そのためには、ツールがシンプルで、誰でも使えるかどうかが非常に重要になります。
 
複雑で機能が多すぎるツールではなく、必要最低限のシンプルな機能のみを備えたツールを導入することで、ITに詳しくないメンバーでも簡単に活用できます。
 
関連記事: 情報共有を円滑にする3つの方法をご紹介!情報共有ができない原因も徹底解説


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【分類別】社内の情報共有をサポートするおすすめツール12選

以下では、社内の情報共有をサポートにおすすめのツールを12選ご紹介します。
 
自社に最適なツールを導入するには、無料プランやトライアル期間を利用した仮運用の実行が大切です。しかし、数多くあるツールをひとつずつ仮運用し、選定していくのは膨大な時間がかかるため現実的な方法ではありません。
 
したがって、どのツールを導入すべきか悩む場合は、何かひとつの問題解決にだけ特化しているものではなく、複数の課題に対して効果を出せるツールの導入がおすすめです。
 
今回ご紹介するツールのひとつである「Stock」は、やりとりした情報を確実に蓄積し、必要な情報にすぐアクセスできる情報共有ツールです。
 
Stockを利用すると、多くの企業での情報共有ツールの導入目的となる「社内の情報共有を円滑化したい」「流れてしまうチームの情報を蓄積したい」「必要な情報にすぐアクセスして有効活用したい」という課題がその日のうちに解決できます。
 
無料トライアルでは有料プランでのみ提供されている機能も利用できるので、是非仮運用から始めてみましょう。

【情報共有】Stock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【情報共有】サイボウズ Office

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<サイボウズOfficeの特徴>

サイボウズOfficeは、国内のグループウェア市場で10年連続シェア1位のグループウェアです。個人単位で機能のオン/オフが行え、ユーザーそれぞれに必要な機能だけを表示させた利用ができるのが特徴です。

<サイボウズOfficeの注意点>

  • 使いこなすのが難しい
  • さまざまな機能が利用できるツールですが、一方で操作が難しいためITリテラシーが低いと使いこなせません。
  • メッセージに添付できるファイル上限が少ない
  • 大きいファイルは添付できないので、別途ツールの併用が必要です。

<サイボウズOfficeの料金体系>

  • スタンダードコース:1ユーザーあたり500円/月
  • サイボウズOfficeの標準機能が利用できるプランです。
  • プレミアムコース:1ユーザーあたり800円/月
  • 標準機能に加え、カスタムアプリが利用できるプランです。

サイボウズOfficeの詳細はこちら

【ビジネスチャット】Slack

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<Slackの特徴>

Slackは、ビジネス向けのチャットツールです。豊富な機能があり、絵文字の作成などカスタマイズ性が高いのが特徴です。

<Slackの注意点>

  • チャンネルの並び替えはできない
  • 作成したチャンネルの並び方ができず、重要な通知を見逃す恐れがあります。
  • Slack内で利用される機能名や表現が特殊
  • Slack内で利用される機能名・表現が一般的なツールとは違い、慣れるまでに時間がかかります。

<Slackの料金体系>

  • フリー:0円
  • 直近10,000 件のメッセージにアクセスし、Slackを無料で利用できるプランです。
  • プロ:1ユーザーあたり850円/月(年間契約)
  • フリープランの機能に加えて、メッセージ履歴の閲覧・及び活用が可能になった中小企業向けのプランです。
  • ビジネスプラス:1ユーザーあたり1,600円/月(年間契約)
  • スタンダードプランの機能に加えて、より高度なセキュリティと管理機能が利用できるプランです。

【ビジネスチャット】Gamba!

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<gamba!の特徴>

gamba!は、社内SNS型の日報共有アプリです。テキストでの日報共有のほか、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有できます。テンプレート機能や、Googleカレンダーとの連携を利用して、簡単に日報を書けるのが特徴です。

<gamba!の注意点>

  • スマホからは動画のダウンロードができない
  • スマホからは動画がダウンロードできないので注意が必要です。(アップロードは可能)
  • 検索精度が高くない
  • 過去の投稿が拾いにくく、検索精度が低いというユーザーの声があります。

<gamba!の料金体系>

  • 初期費用+システム利用料1ユーザーあたり980円/月+支援オプション
  • 詳細な料金については問い合わせが必要です。

【社内Wiki/ナレッジ共有】Qast

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<Qastの特徴>

Qastは、Q&Aとメモでチームのナレッジを蓄積していく社内Wikiツールです。投稿数や反応数によって投稿者にスコアが付けられるので評価に利用しやすく、社内で情報を共有するモチベーションやコミュニケーションの活性化ができるのが特徴です。

<Qastの注意点>

  • スコアが利用者のストレスになることもある
  • スコア機能は評価やモチベーション維持に繋がる一方で、名前やアクセス権・投稿数などが表示されるのが利用者にとってはストレスになる可能性があります。
  • セキュリティ機能には別途料金がかかる
  • シングルサインオンなどのセキュリティ機能の利用には別途料金が必要です。

<Qastの料金体系>

  • 初期費用+月額費用
  • 詳細な料金については問い合わせが必要です。

【社内Wiki/ナレッジ共有】NotePM

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<NotePMの特徴>

NotePMは、社員の書き込みを集約し、ナレッジを一元管理できる社内wikiツールです。高機能エディタとテンプレートを活用して、社内のナレッジを記録できるのが特徴です。

<NotePMの注意点>

  • データストレージ量によっては動作が重くなる
  • データを大量に保存している場合、動作が重くなったりフリーズしたりするというユーザーの声があります。
     
  • 自動保存されないケースがある
  • 自動保存の動作が不安定で、自動保存完了の表示がでても保存されていない場合があります。

<NotePMの料金体系>

  • プラン8:¥4,800/月
  • 最大8人で80GBの容量が利用できるプランです。
  • プラン15:¥9,000/月
  • 最大15人で150GBの容量が利用できるプランです。
  • プラン25:¥15,000/月
  • 最大25人で250GBの容量が利用できるプランです。
  • プラン50:¥30,000/月
  • 最大50人で500GBの容量が利用できるプランです。
  • プラン100:¥60,000/月
  • 最大100人で1TBの容量が利用できるプランです。

【スケジュール管理】Backlog

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Backlogの特徴

Backlogは、チームのプロジェクト管理に必要な機能が豊富に揃ったプロジェクト管理ツールです。搭載されている機能を組み合わせてプロジェクトの全体を俯瞰できるのが特徴です。

<Backlogの注意点>

  • 1つのタスクあたりに添付できるファイル数が少ない
  • 添付できるファイル数が少なく、タスクに複数のファイルを添付したいという場合には注意が必要です。
  • 非エンジニアには馴染みにくい
  • マークダウンで記述するので、非エンジニアには利用が難しい可能性があります。

<Backlogの料金体系>

  • スタータープラン:2,640円/月
  • 5プロジェクト、30名まで利用可能な個人や小規模なチーム向けプランです。
  • スタンダードプラン:12,980円/月
  • 100プロジェクト、30GBまで利用可能な個人や小規模なチーム向けプランです。
  • プラミアムプラン:21,780円/月
  • プロジェクト数無制限に100GBまで利用可能な小〜中規模のチーム向けプランです。
  • プラチナプラン:55,000円/月
  • プロジェクト数無制限に300GBまで利用可能な中〜大規模のチーム向けプランです。

【スケジュール管理】Lychee Redmine

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Lychee Redmineの特徴

Lychee Redmineは、小さなチームや大きなプロジェクトのマネジメントを効率的にするタスク・プロジェクト管理ツールです。プロジェクトの進捗や品質、コストの状況を分析して、わかりやすく集約するプロジェクトレポート機能が利用できるのが特徴です。

Lychee Redmineの注意点

  • プレミアムプラン以上でないと使えない機能も多い
  • プレミアムプラン以外ではタスク管理のほかにガントチャートとカンバンしか利用できないので注意が必要です。
     
  • 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
  • プレミアムプランでは多様な機能を利用できますが、かえって使いこなすのが難しい恐れがあります。

Lychee Redmineの料金体系

  • フリープラン:¥0(10ユーザーまで)
  • 10ユーザーまでで利用できる、無料で試したい企業・個人向けプランです。
  • スタンダードプラン:1ユーザーあたり800/月
  • 10ユーザー単位で加入できる基本的な機能を利用したい企業・個人向けプランです。
  • プレミアムプラン:1ユーザーあたり1,200円/月
  • 10ユーザー単位で加入できる管理機能を強化したい企業・個人向けプランです。
  • エンタープライズプラン:要問合せ
  • 10ユーザー単位で加入できる、高度な機能を取り入れたい企業向けプランです。
    詳細な料金については問い合わせが必要です。

【オンラインストレージ】box

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<boxの特徴>

boxは、高度なセキュリティで大切な情報を保護・管理するオンラインストレージツールです。権限を細かく設定でき、操作ログの追跡もできるので情報漏洩が起こりにくいのが特徴です。

<boxの注意点>

  • プランによっては最大5GBのファイルまでしか保存できない
  • アップロードできるファイルの大きさには制限があり、普段からデータサイズの大きいファイルを扱う場合は注意が必要です。
  • サービス提供者からのサポートは英語対応のみ
  • ベンダーからのサポートは英語のみとなり、日本語でのサポートを希望する場合は代理店からの購入が必要です。

<boxの料金体系>

  • Business:1ユーザーあたり1,800円/月
  • 最小3名からで、5GBまでの容量が利用可能なプランです。
  • Business Plus:1ユーザーあたり3,000円/月
  • 最小3名からで、15GBまでの容量が利用可能なプランです。組織全体のコンテンツ管理ができます。
  • Enterprise:1ユーザーあたり4,200円/月
  • 最小3名からで、50GBまでの容量が利用可能なプランです。高度なコンテンツ管理とデータ保護ができます。
  • Enterprise Plus:要問い合わせ
  • 最小3名からで、150GBまでの容量が利用可能なプランです。コンテンツクラウドの全機能が利用できます。

【オンラインストレージ】Dropbox Business

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<Dropbox Businessの特徴>

Dropbox Businessは、ファイルを安全に保管して、既存のワークフローを最適化するオンラインストレージツールです。個人向けのDropboxより、企業で求められるセキュリティと管理機能が充実しているのが特徴です。

<Dropbox Businessの注意点>

  • ファイルが共有されないケースがある
  • 通信環境にもよりますが、ファイルを共有したはずなのにできていなかったというユーザーの声があります。
  • 高機能だが操作が複雑
  • 情報漏洩のリスク削減のため意図的にオフにすべき機能があるので注意です。

<Dropbox Businessの料金体系>

  • Professional:1ユーザーあたり2,000円/月
  • ビジネスで利用したい個人向けのプランです。
  • Standard:1ユーザーあたり1,250円/月
  • 最低3ユーザー以上の小規模チーム向けのプランです。
  • Advanced:1ユーザーあたり2,000円/月
  • 大規模チーム向けのプランです。より高度な管理機能が利用できます。

【オンラインメモ】OneNote

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<OneNoteの特徴>

OneNoteは、場所や時間を問わず情報の整理や、アイデアメモに利用できるオンラインノートブックツールです。ページの大きさが無制限で自由にメモを書き込めるのが特徴です。

<Onenoteの注意点>

  • フォント設定にバグがある
  • フォントを変更しても半角文字を入力すると規定のフォントに戻ってしまうバグが報告されています。
  • 情報構造の概念が難しい
  • 「セクション」や「ページ」など情報構造が難しく、ITリテラシーの低い企業では馴染みにくい恐れがあります。

<Onenoteの料金体系>

  • Microsoft 365 Business Basic:1ユーザーあたり540円/月
  • 最大300名でのチャット機能と1TBの容量が利用できるプランです。
  • Microsoft 365 Business Standard:1ユーザーあたり1,360円/月
  • Business Basicの機能に加えてデスクトップ版の Office アプリなどが利用できるプランです。
  • Microsoft 365 Business Premium:1ユーザーあたり2,180円/月
  • Business Standardの機能に加えて、より高度なセキュリティ機能が利用できるプランです。
  • Microsoft 365 Apps:1ユーザーあたり900円/月
  • デスクトップ版の Office アプリが利用できるプランです。

    【オンラインメモ】Scrapbox

    Scrapboxのトップページ

    <Scrapboxの特徴>

    Scrapboxは、チームに必要な情報を可視化して、チームのコミュニケーションを促進する情報管理ツールです。複数名でのリアルタイム編集が可能で、書いた内容がリアルタイムで保存されるのが特徴です。

    <Scrapboxの注意点>

    • Scrapboxオリジナルの記法に慣れる必要がある
    • Scrapboxでは独自の記法を用いており、導入時には教育コストがかかります。
    • 非階層での情報管理になる
    • 階層の概念がないので、ルールを整備しなければ資料がツール内に散在しやすくなります。

    <Scrapboxの料金体系>

    • BUSINESS:1ユーザーあたり1,000円/月
    • ページ数無制限で利用できる基本プランです。
    • ENTERPRISE:要問合せ
    • BUSINESSの機能に加え、より高度なセキュリティが利用できるプランです。

    【Web会議】Zoom

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    <Zoomの特徴>

    Zoomは、遠隔のメンバーや社外とのコミュニケーションを活性化させるWeb会議ツールです。マルチデバイス対応のためパソコンのない環境でも利用でき、比較的通信が弱い環境からでも参加できるのが特徴です。

    <Zoomの注意点>

    • 他サービスとの連携はできない
    • Zoomはあくまでも単独サービスであり、他のサービスとの連携はできません。
    • セキュリティに懸念がある
    • URLさえわかれば誰でもアクセスできてしまうので、利用の際にはパスワードの設定などを施す必要があります。

    <Zoomの料金体系>

  • 基本:0円
  • 最大参加者100名、40分までのWeb会議が利用できるプランです。
  • プロ:1ライセンスあたり2,000円/月
  • 基本プランで利用できる機能に加えて、1GB分のクラウド録画や無制限のグループミーティングが行えるプランです。
  • ビジネス:1ライセンスあたり2,700円/月
  • プロプランで利用できる機能に加えて、シングルサインオンなどの機能が利用できるプランです。10ライセンス以上の契約が必要です。
  • 企業:1ライセンスあたり2,700円/月
  • ビジネスプランで利用できる機能に加えて、無制限のクラウドストレージなどが利用できるプランです。50ライセンス以上の契約が必要です。

【Web会議】Google Meet

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<Google Meetの特徴>

Google Meetは、Googleアカウントがあれば誰でも利用ができるWeb会議ツールです。ネットワーク速度に応じて設定が自動調整され、どこにいても高品質なビデオ通話ができるほか、AIによって暗い場所や騒がしい場所からでも快適に参加できるのが特徴です。

<Google Meetの注意点>

  • 録画機能は有料プランのみ
  • 無料プランでは録画機能が利用できないので、注意が必要です。
  • バーチャル背景がすべてのブラウザから利用できない
  • バーチャル背景が利用できますが、Chromeでの起動時のみしか使えません。

<Google Meetの料金体系>

  • 基本無料で利用できますが、録画機能や高度なセキュリティ機能を利用したい場合は、$7.99/月のGoogle Workspace IndividualやGoogle Workspace Enterpriseへの加入が必要です。
 
関連記事: 今更聞けないSaaSについて徹底解説!法人向けサービス10選もご紹介!


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社内に情報共有ツールを導入するメリットとは

以下では、情報共有ツールを導入することで享受できる代表的なメリットを3つご紹介します。情報共有ツールの導入により、企業はどのようなメリットを得られるのかひとつずつ見ていきましょう。

正確な情報を素早く共有できる

ビジネスをするうえで社内外問わず、最新の情報にアクセスできるかどうかは重要な要素です。なぜならミスやトラブルを削減し、業務の効率性や生産性を向上させるには、リアルタイムで更新されている情報にすぐにアクセスできる必要があるからです。
 
情報共有ツールを活用すれば、社内でメールや文書で伝達していた内容を直接話しているかのようなスピードで、正確に伝えられます。
 
その結果、トラブルやミスに対する初動対応が行いやすくなり、次回以降の予防に繋がります。

リモートワークに対応できる

クラウド型の情報共有ツールを導入すれば、リモートワークなどの働き方にも対応できます。クラウド型の情報共有ツールに共有されたメッセージやファイルはクラウド上に保存されるので、場所や時間を問わず必要な情報にアクセスできるからです。
 
そのため、オフィスや現場以外の場所で仕事をする働き方でも、ツールの利用によって柔軟に対応できます。

情報を簡単に管理できる

チームにとって、情報は業務効率化や生産性向上を実現するための「資産」ですが、情報の保管や管理をいちから行うには多くの時間や費用がかかります。
 
しかし、情報共有ツールを導入して、その機能を活用すると誰でも簡単に情報を管理できるようになります。
 
もちろん、ツールの導入にもコストがかかります。しかし、長期的な目線で考慮すると情報資産を活用によるコスト削減や、業務効率化に貢献するので、費用対効果の向上が見込めます。
 
関連記事: 社内で情報共有する5つのメリット!おすすめ情報共有ツールもご紹介


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社内の情報共有を円滑にするおすすめツールのまとめ

ここまで、分類別のおすすめ情報共有ツール12選とツールの選定ポイント、情報共有ツールを導入するメリットを紹介しました。
 
情報共有ツールの活用より、企業は正確な情報を素早く共有し適切に管理できるようになります。しかし、情報共有ツールの導入を重要視するあまり自社にマッチしない、必要以上に金銭・運用コストのかかるツールを選んでしまうと十分な効果が得られない可能性があります。
 
情報共有ツールは継続して利用することで、効果を生み出すものです。そのため、いくら知名度が高く、便利な機能が搭載されているツールであっても、継続して利用できないコストのものではツール導入の意味がありません。
 
今回ご紹介したツールのひとつである、情報共有ツールStockは情報共有に必要な機能を過不足なく搭載している一方、他社に比べて圧倒的な低価格を実現したツールです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して社内の情報共有を活性化しましょう。
 
関連記事: 情報共有の意味とは?メリットや共有不足で起きる問題を解説!