「報連相」とは報告・連絡・相談の頭文字をとった略語であり、ビジネスでの情報共有に欠かせない手法です。報連相が行き届いていれば、社内の意思決定がスムーズになるだけでなく、適材適所でタスクの割り振りも円滑に進みます。
しかし、相手が社外にいて報連相を直接伝えることが難しい状況もあります。そんな時、「アナログな報連相から脱却して、間接的に報連相を実施する手段はないのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、報連相の効率化におすすめのツール5選と選び方を中心にご紹介します。
- 社内の報連相をスムーズに実施する方法を知りたい
- 選定ポイントを踏まえて自社に最適な報連相ツールを導入したい
- 手軽に必要な情報を届けられる社内情報共有ツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社にあった報連相ツールを選定するヒントを得られ、円滑な情報共有を実現可能です。
目次
なぜビジネスで報連相が重要なのか？
ビジネスシーンにおいて報連相が重要な理由は、組織やチームのメンバーの業務進捗を把握して、プロジェクトを円滑に進めるために必要不可欠だからです。
組織やチームでプロジェクトを進めるにあたって、一人ひとりに作業を割り当てていき、個々で業務を遂行します。そこで、報連相を怠ると、管理職が全体の業務進捗を正しく把握できず、計画通りに進まなかったり、トラブルにつながったりする恐れがあるのです。
つまり、適切に情報共有して業務を円滑に進めるためにも、日常的に報連相を意識することが重要といえます。
報連相ができない人の特徴とは？
ここからは、報連相ができない人の特徴には、主に報連相をする「目的を理解できていない」「タイミングを掴めていない」の2つが挙げられます。詳細は以下の通りです。
- 目的を理解できていない
- 報連相のタイミングや伝え方がわかっていない
目的を理解していないと、報連相を実施する意義や必要性を感じにくいです。そのため、後回しにしたり怠ったりしてしまうのです。
タイミングや伝え方がわからないと、自ら報連相をすることが困難になってしまいます。結果、上司が尋ねるまで報告しなかったり、問題が大きくなってから報告したりしてしまうのです。
とくに、メールの場合、定型文を考える手間が生じることから、まとめて連絡しようとして報告のタイミングが遅れてしまいがちです。したがって、「情報共有しやすい仕組み」をつくるためにも、瞬時に情報を共有できるITツールを導入するのがおすすめです。
【必見】社内の報連相ツールの選び方3選
報連相を効率化させるツールは数多くありますが、「有名なツールだから」という安易な判断で導入してしまうと、ツールが社内に浸透せずに放置されてしまいます。
したがって、社内へ確実に浸透させるためにも、以下3つのポイントを押さえてツールを選定しましょう。
（1）マルチデバイス対応か
まず、マルチデバイスに対応しているかは重要な選定ポイントになります。
マルチデバイスに対応していればパソコンやタブレット、スマートフォンの媒体を問わず報連相ができます。したがって、リモートワークや外出中であっても、場所や時間に縛られないスムーズな情報共有・管理が可能となるのです。
とくに、スマホやタブレットで閲覧できても、ブラウザ表示（インターネットで表示するWebページ）の場合、パソコンと比較して見づらいツールもあります。そのため、導入を検討しているツールにスマホやタブレットの「アプリ」があるかもチェックしましょう。
（2）全社で使える操作性か
つぎに、社内の誰もが使える操作性を備えていることもツール選定では必須の条件です。
仮に、操作が複雑なツールを導入すると、社員が使いこなせずストレスが発生したり、現場の混乱を招いたりして報連相が滞ってしまいます。結果、必要な情報がメンバー間で共有されないだけでなく、仕事の効率が落ちる事態にもつながってしまうのです。
したがって、ツールの知名度で判断するのではなく、無料トライアルを活用して使い勝手を試してみたり、スモールチームで運用を始めたりするのもおすすめです。
（3）リアクションを気軽に返せるか
さいごに、気軽にリアクションを返せるツールであるかは必ず確認しましょう。
報連相をしても相手からの返信がなければ「無視された」と感じてしまい、その後、報告をするのに躊躇してしまう可能性があります。そのため、受け取り手は、即座にレスポンスすることが望ましいですが、状況によってはすぐに返信することが難しいです。
一方、「Stock」のような「了解しました！」ボタンや「リアクション」ボタンでメッセージにワンクリックで反応できるツールを導入すれば、返信が難しい場合でも簡単に反応を返せます。その結果、社内でテキストコミュニケーションを活性化させられるのです。
【おすすめ5選】社内での報連相に貢献するツール
以下では、社内の報連相に役立つツールを5つご紹介します。
ビジネスにおいて、報連相はチームのメンバーと認識にズレがないようにしつつ、業務を円滑に進めるために重要な役割を果たしています。そこで、日々の報連相を効率化するためにも「情報共有に特化したITツール」を導入すべきです。
ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、ITに詳しくない社員が使いこなせず、社内に上手く浸透しません。そのため、「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」を導入して、社内全体のコミュニケーションを活性化させましょう。
結論、報連相の効率化に最適なツールは、非IT企業の65歳以上の方でも即座に使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキスト・画像・ファイルなどのあらゆる情報を残せるうえに、任意のメンバーに即共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」機能によって、テーマが混ざることなく、報連相を実施できるのです。
【Stock】誰でも簡単に使えるシンプルな情報共有ツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】情報共有・蓄積が最も簡単な報連相ツール
ナレカンは、記事（ノート）形式で社内情報の共有・蓄積ができるツールです。
「ナレカン」の「記事」に報連相で伝えるべき情報を確実に残して共有することで、情報が散在するのを防ぐことができます。また、「ヒット率100%」の超高精度検索ができ、情報を探す手間がかからない点も、ほかのツールにはない特徴です。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Chatwork】国産のビジネスチャットツール
＜Chatworkの特徴＞
- ビジネスに適した4つの機能
- 手軽なコミュニケーション
「チャット」「ファイル管理」「音声通話・ビデオ通話」「タスク管理」の4つの機能が備わっています。また、チャットとファイル・タスク管理は同じ画面上で実施できます。
メールのようなかしこまった定型文が必要ないため、情報共有が簡単になります。さらに、絵文字機能などが豊富なので気軽なコミュニケーションが促進されます。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- チャット機能
- タスク機能
直感的な操作で使用でき、社内外のユーザーとプロジェクトや部署ごとでやりとりしたい場合に役立ちます。
タスクを作成・編集できるので、自分のタスクを漏れなく把握したい場合やタスクを任意のメンバーに依頼したい場合に便利です。
＜Chatworkの注意点＞
- メッセージの閲覧に制限がある
- ファイルが削除される
無料プランの場合、直近40日以内に投稿されたメッセージのみしか閲覧できません。そのため、長期のプロジェクト管理などには無料プランのままでの利用が難しくなります。
フリープランではチーム内でアカウントがグループチャットから退室した場合、対象者がアップロードしたファイルがメッセージ上からは削除されてしまうので注意が必要です。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【Slack】全世界で利用実績のあるチャットツール
＜Slackの特徴＞
- 豊富なチャット機能
- 優れた検索機能
「チャンネル」機能で会社全体のグループや、特定のメンバーのグループを作成して情報共有が可能です。
検索の絞り込み機能に優れており、すべてのメッセージを検索できます。また日付やリアクションからも絞り込めます。
＜Slackの機能・使用感＞
- チャンネル機能
- ハドルミーティング機能
- メンバーの追加機能
「チャンネル」という話題ごとのグループチャットを作成でき、社内外のメンバーとコミュニケーションをとりたい場合に便利です。
下部のヘッドホンマークを押すだけで音声通話ができるので、早急に確認をとりたいときなどに役立ちます。
メンバーを追加したい場合には、「一緒に仕事をする人を追加する」をクリックすると上記の入力画面が表示されるので、手間なくメンバーを追加できます。
＜Slackの注意点＞
- 検索精度が不十分
- 使いこなすのに時間がかかる
利用しているユーザーからは「検索機能はある程度便利ですが、欲しい情報にたどり着くまでに少し時間がかかる印象です。直感的に検索できたりAIを使って提案機能などが増えることを期待します。」という声があります。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは「慣れるのにかなり苦労する会社や人材が多い気がします。ルール作りとルールの徹底が必要になるのでそこらへんのコツがチュートリアル上などであるとなお利便性が増すかと思います。」という声があります。（引用：ITreview）
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月(月払い)
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise Grid：営業担当者に問い合わせが必要です。
【houren.so】写真をメインに情報共有できるツール
＜houren.soの特徴＞
- 現場での報連相に適した機能
- GPS機能で写真の管理が可能
写真を活用することで現場の報告・確認の業務を効率化させます。また日報作成も簡単にできます。
写真をGPS機能によって自動的に振り分けられるため、エリアの把握がしやすくなり、写真を管理する手間を取り除けます。
＜houren.soの機能・使用感＞
- 写真の検索機能
- マニュアル作成機能
過去の写真は、ファイル名だけでなく日付やコメントからも検索可能で、情報へのアクセス性が高く便利です。
写真とテキストをまとめた資料を作成でき、マニュアルやナレッジをチームで共有したい場合に役立ちます。
＜houren.soの注意点＞
- 検索機能が乏しい
- 通話機能が一切ない
検索機能はあるものの、写真を検索する機能には限りがあるため、蓄積した情報から探したいデータにスムーズにアクセスできない点が不便だと言えます。
各社員とコンタクトしたい場合、テレビ電話をはじめとした通話機能がないため、ほかの手段を使わなければなりません。情報共有をhouren.soのみで完結できない点がデメリットです。
＜houren.soの料金体系＞
- フリープラン：0円
- ビジネスプラン：2,500円/5ユーザー/月〜（1名追加ごとにプラス500円）
＜比較表＞報連相ツールのおすすめ5選
以下は、報連相ツールのおすすめ5選の比較表です。それぞれのツールの特徴や注意点、料金を見比べたうえで、社内の報連相を最適化するツールを選びましょう。
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Chatwork | Slack | houren.so | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
誰でも簡単に使えるシンプルな情報共有ツール |
情報共有・蓄積が最も簡単な報連相ツール |
国産のビジネスチャットツール |
全世界で利用実績のあるチャットツール |
写真をメインに情報共有できるツール |
シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| PC以外のデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
情報が流れてしまう |
使いこなすまでに時間がかかる |
写真の共有に特化しており検索機能は乏しい |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは1ユーザーあたり840円/月(月払い)～ |
・無料プランあり
・有料プランは1ユーザーあたり1,050円/月(月払い)～ |
・無料プランあり
・有料プランは5ユーザーで2,500円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「houren.so」の詳細はこちら |
【分かりやすい】報連相にツールを使うメリットとは
ここでは、報連相をツールを用いて実施することのメリットを解説します。ツールを使った報連相の効率化に積極的に取り組んでいる企業は、以下のメリットを常に得ながら業務を進めているのです。
（1）簡単に情報共有できる
ツールの活用によって、報連相がメールや口頭と比較して簡単かつ確実になります。
報連相ツールはメールと違い、気軽なやりとりができる点が特徴であるため、定型文や結びの言葉などを挟まずとも、スピーディにやりとりができます。また、テキストで情報共有するので、口頭で発生する「情報が残らない心配」がありません。
ただし、チャット形式のツールでは情報が流れてしまい、「共有した情報」がなかなか見つからない事態を招く恐れがあります。一方で、「Stock」のような情報が流れず蓄積できるツールであれば、目的の情報に即アクセスでき、スムーズに報連相を実施できます。
（2）情報を一元管理できる
報連相ツールを活用すると、社内におけるすべての情報を一元管理できます。
非IT企業でよくみられるのが、社内情報をまとめて蓄積する場所がなく、属人的に管理しなければならない環境です。弊害として、ベテランのノウハウが共有されず業務負荷が偏ったり、教育の度に必要以上のコストがかかったりしています。
しかし、紙などの書類は、情報が増えるにつれて保管するスペースも必要になるうえ、電話や口頭では情報が残りません。そのため、残すべき情報は報連相ツール内で管理しておく方法が、業界業種問わず求められるのです。
社内の報連相を効率化するおすすめツールまとめ
ここまで、社内の報連相を効率化するおすすめツールと選定ポイントを中心にご紹介しました。報連相ツールの選定時に押さえておくべきポイントは以下の通りです。
- 時間や場所を問わず使えるマルチデバイス対応か
- 社内の誰もが使える操作性か
- リアクションをワンクリックで返せるか
ただし、チャットツールでは報連相で共有した情報がメッセージで流れてしまったり、大量のデータから探す時間がかかったりしてしまいます。そのため、「情報が流れず蓄積できるツール」を選び、報連相で共有した情報をすぐに振り返られる体制を整えましょう。
結論、報連相を効率的に実施するには、誰でも簡単に使える操作性でスムーズに情報共有できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社内の報連相を活性化させましょう。
