IT化が進む今日では、従来のインストール型のサービスから、SaaSと呼ばれるサービスに切り替える企業が増えています。SaaSを利用すると、リモートワークやサテライトオフィス勤務などのオフィス外の勤務でも通常通りに業務が進められるのが特徴です。
しかし、デジタル化を進めていない企業の場合には「そもそもSaaSとは何なのか、何故導入すべきなのかが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、SaaSのサービス一覧やメリット・デメリットを中心に解説します。
- そもそもSaaSが何なのか分からない
- SaaSと類似サービスとの違いが知りたい
- SaaSを導入するメリット・デメリットから導入するかを決めたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、SaaSについて正しく理解したうえで導入が進められるようになります。
目次
SaaSとは？
SaaSとは「Software as a Service」の略です。
今までパッケージソフトとして販売されていたソフトウェアのサービスが、クラウドサービスとして提供されるようになったものを指します。
従来のソフトウェアでは、利用者は自分のコンピューターに該当のソフトウェアをインストールする必要がありました。しかし、SaaSではインストールの必要なく、利用者はサーバーにアクセスするだけで利用できるのです。
このように、SaaSはインターネット環境さえあれば、端末を問わず利用できるため、テレワークや在宅勤務に適しています。
SaaSサービスの3つの特徴
以下では、SaaSの特徴について解説します。以下の特徴を押さえておけば、自社におけるSaaSの運用方法が明確にできます。
（1）場所や時間を問わずアクセスできる
SaaSサービスの最大の特徴は、場所や時間を問わずアクセスできる点です。
インストール型（オンプレミス型）のサービスの場合、ソフトをパソコンにインストールして利用する必要があります。そのため、インストールされていないパソコンや、そもそも利用対象ではないスマホ・タブレットからは利用ができません。
一方、SaaSはクラウドサービスのため、インターネット環境があれば場所や時間を問わずにアクセスできるのです。
その結果「オフィスでパソコンの前にいないとき」でも業務を進められるので、隙間時間を利用した業務効率化や、テレワークなどの多様な働き方に対応できます。
（2）データをオンライン上に保存できる
SaaSは基本的に必要なデータをすべてオンライン上に保存できます。
そのため、社内サーバーで管理するよりも安全に管理できるだけでなく、場所を問わずデータにアクセス可能です。
とくに、情報共有の重要性が注目されている昨今では、すべての社員が必要なときにデータにアクセスできる環境は必要不可欠です。こうした環境を実現するにはSaaSが最適だと言えます。
（3）チーム内の複数人で情報共有や編集ができる
チーム内の複数人で情報共有・編集ができる点もSaaSの特徴の一つです。
一部のSaaSにはドキュメント編集機能やストレージ機能が搭載されています。そのため、わざわざドキュメントを作成してストレージにアップロードする手間が削減できるのです。
逆に、オンプレミス型ツールを利用している場合には、同じファイルがサーバー内に複数存在して、どれが最新版か分からなくなるリスクがあります。したがって、複数人がアクセスできるツールを導入して円滑に業務が回るようにしましょう。
SaaSサービスの代表例3選
ここでは、SaaSサービスの代表例3選を紹介します。働き方改革を実現するには、自社の課題を洗い出し、以下のツールでどれが最適かを見極める必要があります。
（1）コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、社員間のやりとりを円滑にするツールです。
主にチャットツールが該当し、メールよりも気軽にやりとりできるというメリットがあります。グループチャット機能を使えば、他部署とも連携がしやすくなるのです。
また、メールでは返信をするのにも体裁などを気にする必要がありますが、チャットツールであればリアクション機能ですぐに反応ができるメリットもあります。
ただし、チャットツールで業務に関するやりとりをする場合、情報が入り乱れて必要なときにすぐアクセスできない点に注意しましょう。
（2）タスク管理ツール
タスク管理ツールは、メンバーの業務進捗状況を見える化するツールです。
個人のタスク管理はもちろん、チーム内にタスクを簡単に共有できます。そのため、チームリーダーは簡単にプロジェクト全体の進捗を把握可能になります。
たとえば、リモートワーク中でも簡単にタスク状況を設定できるため、日報などで進捗報告する手間が省けるのです。このように、テレワークやワーケーションなど多様な働き方に対応するためにも、場所を問わずタスク管理ができる環境をつくりましょう。
（3）情報管理ツール
情報管理ツールには業務に必要な資料をインターネット上にすべて保存できます。
資料を保存できるのはもちろん、場所を問わずデータにアクセスできるため、情報共有に手間がかかりません。また、データの受け渡しにUSBメモリを使う必要がなくなるため、紛失による情報漏えいのリスクを抑えられるのです。
ただし、ファイルで管理するツールの場合、必要なファイルへアクセスする時間がかかるというデメリットがあります。そのため、情報を必要な情報へアクセスしやすい「Stock」のようなノート型ツールが必須です。
おすすめ法人向けSaaSサービス
以下では、おすすめの法人向けSaaSサービスを紹介します。
SaaSとして提供されているサービスにはさまざまな種類があり、それぞれ解消できる課題が異なります。そのため、導入には自社がどのような課題を感じているのかを明確にしなければなりません。
しかし、解決したい課題が多いという理由で多機能なツールを導入すると、ITに慣れていない社員が使いこなせず、社内に浸透しないケースがあります。したがって、自社の課題を解決できる機能が過不足なく備わったシンプルなツールが求められるのです。
結論、導入すべきSaaSは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に社内情報が流れないようにストックでき、いつでも簡単に見つけられるので手間がかかりません。また、ノートには仕事の期限を管理できる「タスク」だけでなく、メンバーと円滑なやりとりができる「メッセージ」も紐づいています。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
類似サービスとの違いとは
以下では、SaaSと類似サービスとの違いについて解説します。それぞれの違いを確認し、自社に導入すべきなのが本当にSaaSなのか確認しましょう。
- PaaS
- IaaS
PaaSとは「Platform as a Service」の略で、クラウド上にあるOSやサーバーなどのプラットフォームが利用できるサービスです。
データセンター上にネットワークやサーバーシステムなどが用意されており、ユーザーはそれらのサービスを利用してソフトウェアやアプリの開発ができます。
IaaSは「Infrastructure as a Service」の略で、情報システムの稼動に必要な仮想サーバやデバイス、ネットワークなどのインフラが利用できるサービスです。
従来であれば自社で用意する必要があったITシステムを、クラウドサービスとして必要なときに利用できます。ベンダーがハードウェアを管理するので、経年劣化などによる整備が不要なのが特徴です。
PaaSやIaaSは開発に関する知識が求められるため、ITに詳しい人材がいない非IT企業の場合には適しません。非IT企業にはSaaS一択と言えます。
SaaSサービスのメリット3選
以下では、SaaSを導入するメリットについて解説します。インストール型（オンプレミス型）のサービスからSaaSに切り替えることで得られるメリットを確認しましょう。
（1）管理者の負担を軽減できる
SaaSを利用すると、管理者の負担が軽減できます。
従来のオンプレミス型のサービスを利用するには、サーバーの設置やソフトウェアの更新などを管理者が実施する必要がありました。一方、SaaSはクラウド上で提供されているソフトウェアを使用するので、専用のサーバーを準備する必要はありません。
また、自身でソフトウェアの管理や維持をする必要がないため「ソフトウェアが古くなっていたせいで利用できなくなった」という事態も防げます。その結果、システム管理者の負担を最大限に削減した運用が可能になるのです。
（2）コストを削減できる
SaaSの利用は、コスト削減にもつながります。
現状多くのSaaSでは月額課金制のサブスクリプションモデルを採用しており、ユーザー数や機能によって料金プランを選択するシステムになっています。
そのため、常に自社にあった最適な機能をそれに見合った金額で利用でき、コスト面で無駄のない運用が可能です。
（3）多様な働き方へ対応できる
SaaSを利用すると、多様な働き方にも対応できるようになります。
SaaSではインターネット経由でサービスが提供され、ネット環境さえ整っていれば場所を問わず利用できます。そのため、オフィス内はもちろん在宅勤務中の場合や出張先であっても、普段と同じように業務を進められます。
とくに、昨今では働き方改革などの影響により、オフィス外での勤務は一般的なものとなっています。こうした働き方の実現には、勤務場所に関わらず同一の作業効率で業務を進められる環境が必要です。
SaaSサービスの2つのデメリット
メリットがある一方で、SaaSの導入にはデメリットもあります。以下では、SaaSのデメリットについて解説します。
（1）サービスが利用できなくなることがある
SaaSでは、一時的にサービスが利用できなくなるケースがあります。
突発的な障害が発生したときはもちろんですが、停電や災害の影響でインターネットに接続できないときも使えない可能性があるのです。
しかし、障害に対するメンテナンスはすぐに実施されるため、業務に大きな支障は出ない場合が多いです。したがって、ユーザーへの影響はそこまで大きくないと考えられます。
（2）セキュリティに懸念がある
SaaSはセキュリティに懸念があるケースがあります。
自社サーバーにシステムを構築するインストール型とは異なり、SaaSはインターネットに接続していなければなりません。その結果、従来のオンプレミス型と比べて、不正アクセスやサイバー攻撃などを受けやすいのです。
したがって、SaaSを選択する場合には、セキュリティ機能を確認して万が一の事態に備えられているかを見極めましょう。
SaaSの概要・メリット・デメリットまとめ
ここまでSaaSの概要や代表例、メリット、デメリットを中心に解説しました。
テレワークでもオフィスと変わらずに仕事ができる環境は重要な課題です。そのため、インターネットがあれば時間や場所を問わずに使えるSaaSが必要になります。
しかし、多機能なSaaSはITに詳しくない従業員が使いこなせないため、かえって業務効率が低下します。それゆえに、必要な機能を過不足なく備えたシンプルなSaaSを導入すべきです。
結論、テレワークでも活躍するSaaSは、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」一択と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社の業務効率化を実現しましょう。
