社会人において必須のスキルである「報連相」(報告・連絡・相談)は、業務における情報共有として不可欠です。適切に「報連相」を行えば、業務を円滑に進められます。
しかし、「社内で報連相を徹底できておらず、業務に支障が生じている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有における報連相の具体例やビジネスで有効活用するポイントを中心に解説します。
- 社内での円滑な情報共有ができていないので早急に改善したい
- 報連相が徹底されておらず、メンバー間で認識齟齬が多発している
- 誰でも自発的に報連相ができるような環境を構築したい
という方は今回の記事を参考にすると「報連相」の重要性や活用方法を理解し、社内でのスムーズな情報共有を実現できます。
目次
報連相とは
「報連相」とは報告・連絡・相談の頭文字をとった略語であり、ビジネスシーンでの情報共有に不可欠です。たとえば、報連相の例として以下の内容が挙げられます。
- 報告
- 連絡
- 相談
上司が部下に依頼した仕事について、部下が「業務完了」の報告をする
プロジェクトに関わるチーム全体へ、自チームの進捗を連絡する
顧客折衝において、どのような提案をするかを上司に相談する
このように、上司や部下の「タテ」の関係、チームや部署といった「ヨコ」の関係を横断して情報共有を進めるために、報連相が必須なのです。
情報共有において報連相を活用する3つのメリット
ここからは、報連相を活用して得られるメリットを3点ご紹介します。報連相を適切に行っているチームは、以下のメリットを得ながら業務を進めています。
（1）作業負荷が均一になる
作業負荷が均一になることが、報連相を活用するメリットのひとつです。
各メンバーの進捗が見えていないと、タスクを適切に割り振ることができず、特定のメンバーに作業負荷が偏ってしまう可能性があります。そこで、報連相を活用すればメンバーの稼働状況が可視化されるので、作業量を調節しながら業務を進められるのです。
このように、報連相によって各メンバーの進捗をチーム全体で把握でき、業務を円滑に進められる点がメリットです。
（2）問題の早急な対処ができる
業務上のトラブルに対して、早急に対処できることもメリットと言えます。
報連相ができているチームでは、今後発生する可能性が高い問題に対し、事前に対策を打てます。また、問題が発生した場合でも、メンバー間で素早く連携がとれるので、問題が深刻化することを防げるのです。
一方、報連相のスピードが早いチームは紙や口頭などの手法ではなく、「Stock」のようなITツールで、効率的に情報共有をしている共通点があるのもポイントです。
（3）人材育成がしやすくなる
人材育成がしやすくなることも、報連相を活用するメリットです。
報連相によって、チームメンバーの課題や特性を把握しやすくなります。そのため、各メンバーの課題に合わせた指導が可能になり、効率よく人材育成を進められるのです。
このように、メンバーへ適切なアドバイスができ、人材育成へつなげられることも報連相を活用するメリットと言えます。
報連相ができていない具体例とは
ここからは、報連相ができておらずトラブルに発展した事例をご紹介します。以下のような事例が自社でも頻発しているのであれば、早急な解決が必要です。
報告の事例
以下は、部下から上司への報告ができておらず、締め切りを過ぎてしまった事例です。
＜事例＞
始業時に、上司から明日締め切りの資料の作成を依頼されました。しかし、部下にもやるべきタスクがあったため、自身のタスクを完了してから依頼された資料を作成しようと考えました。
数時間後、上司は依頼した資料の提出を求めたものの、部下は「タスクが詰まっていたので資料を作成できなかった」こともあり、結果として締め切りを過ぎてしまったのです。
＜原因と解決策＞
上司は部下に対して「何時までに仕上げて欲しい」など、時間や期限を具体的に”連絡”して指示するべきであり、部下も「タスクが詰まっているので、すぐには作成できない」ことを”報告”するべきでした。
連絡の事例
以下は、報連相における連絡を怠ってしまったために発生した事例です。
＜事例＞
先方との重要な打ち合わせの予定がありましたが急遽変更になり、打ち合わせの時間が「現場の担当者間」で変更になりました。
部下は上司に時間変更の旨を連絡しようとしましたが、多忙かつ進行中のタスクがあったため連絡を怠った結果、上司が変更前の時間に合わせて打ち合わせへ向かってしまったのです。
＜原因と解決策＞
こちらは、部下が速やかな連絡を怠ったために、上司が打ち合わせの中止の連絡を知らないまま、時間を無駄にしてしまった事案です。そのため、打ち合わせ時間の変更があった段階で部下はすぐに上司へ”連絡”すべきだったのです。
相談の事例
以下は、資料作成における相談ができなかったため発生した事例です。
＜事例＞
部下は上司に明日締め切りの資料作成を依頼されました。しかし、資料作成に取り掛かろうとすると、今までに担当したことのない範囲の資料作成でした。
部下は自力で作成しようとしますが、結局作成できず、資料が未完成のまま当日を迎えてしまったのです。
＜原因と解決策＞
部下が知見のないこと、分からないことを上司へ相談しなかったために、資料の作成ができなかった事案です。そのため、部下は資料作成時点で、知見がなく時間がかかるかもしれないことを正直に”相談”するべきでした。
【必見】報連相を活発にするためのポイントとは
ここからは、報連相を活発にするためのポイントをご紹介します。以下の内容をあらかじめメンバーへ共有しておけば、チームでの取り組みをスムーズに進められます。
報連相の粒度を考慮する
報連相では、伝える情報の「粒度」を正しく考慮する必要があります。
報連相で共有する「情報」が細かすぎると、必要以上のコミュニケーションコストがかかり、業務遂行に悪影響が出てしまうのです。たとえば、報連相をする相手にとって「周知の事実」を共有しても、受け手側のメリットがありません。
したがって、報連相をするときは「誰に」「どのような情報」を共有するべきかを吟味しましょう。また、あらかじめ報連相で用いる情報の粒度に関する「ルール」をあらかじめ定めておくのも有効です。
ITツールを使う
報連相を過不足なく円滑に行うためには、ITツールの活用も必須です。
報連相の手段が紙や口頭の場合、即座に情報共有ができないうえ、トラブルが起きたときも「言った言わない」の無駄なやりとりが発生してしまうのです。そのため、報連相で共有した情報を”確実に残しておけるITツール”で管理しましょう。
とくに、誰でも報連相の情報を残せて、かつスピーディに情報を共有可能なツールを使うと、教育コストをかけずに報連相を活用できる環境を作れます。
情報共有の報連相に使えるおすすめのツール
以下では、情報共有の報連相に使えるおすすめのツールをご紹介します。
報連相を活発にするために最も重要なポイントは「ITツールを使うこと」です。ITツールを使えば、口頭よりも効率よく情報共有ができるうえに「言った言わない」など認識齟齬によるトラブルも防げます。
しかし、「情報を時間や場所を問わず確認できる」「簡単に使える」の2点が揃ったツールでなければ、情報の確認が遅れたり、ツール自体が次第に使われなくなったりしてしまうのです。
したがって、チームの報連相には、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日で利用でき、スピーディかつ確実な情報共有が実現する「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に残した情報は、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、話題が混ざらずストレスなくやりとりできる点が大きな特徴です。
最も簡単に報連相を効率化させるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
報連相を使った情報共有の概要まとめ
ここまで、情報共有における「報連相」のメリットや具体例、ポイントを解説しました。
チーム内で報連相を活用すれば、業務負担が均一になったり、トラブルに対して早急に対処できたりするメリットがあります。さらに、部下のマネジメントがしやすくなるので、人材育成にも役立てられます。
しかし、紙や口頭といった非効率な報連相では、認識齟齬や共有漏れが発生する可能性があります。また、トラブルが起きたときに、無駄なやりとりが発生する原因にもなってしまうのです。
したがって、Stockのように、誰でも簡単に使いこなせるうえ、共有した情報を確実に蓄積できるツールが求められます。実際に、非IT企業を中心として240,000社以上が、報連相の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入し、チームの報連相を即日で効率化させましょう。
