多くの企業では、日々の業務でさまざまなデータが蓄積されています。しかし、必要な情報をすぐに見つけられなかったり、業務改善や意思決定に活かせていなかったりするケースは少なくありません。
とはいえ、「データ活用を進めたいが、何から始めればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、データ活用が進まない理由や成功させる進め方を中心に解説します。
- データは蓄積しているが、業務改善や経営判断に活かせていない経営者
- データ活用を進めたいが、何から始めればよいか分からないDX担当者
- 部署ごとにデータが分散しており、必要な情報をすぐに活用できない現場責任者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、データ活用を成功させる進め方が分かり、自社の業務を効率化できます。
目次
データ活用が進まない企業の実態
ここでは、データ活用が進まない企業の実態を解説します。データの活用ができていないと悩んでいる方は必見です。
データはあるのに意思決定に活かせていない
データが活用されない実態の1つ目は、社内のデータはあっても意思決定に活かせていないことです。
社内にデータが保存されていても、必要な場面ですぐに確認・分析できなければ、判断材料として十分に機能しません。たとえば、会議中に過去の取引経緯を確認したくても資料が見つからず、結局「担当者の記憶」で結論を出してしまうケースが多く見られます。
このように、データをただ集めるだけでは、企業の判断や意思決定に活かすことができないのです。
データを蓄積するだけで満足している
2つ目は、データを蓄積すること自体が目的になってしまうことです。
情報を集め続けても、更新や共有、見直しがされなければ、業務で活用される機会は徐々に減っていきます。毎日の業務記録や問い合わせ内容を入力していても、後から誰にも見返されない状態が続くと、入力する社員自身も意味を感じなくなってしまいます。
したがって、データは集めるだけで終わらせず、日常業務の中で自然と繰り返し参照できる仕組みを作ることが大切です。
データを放置する3つのリスク
以下では、データを十分に活用できないまま放置すると、企業で起こりやすいリスクを紹介します。
同じ調査や作業を何度も繰り返してしまう
データ活用が進まないことで発生するリスクの1つ目は、同じ調査や作業を何度も繰り返してしまうことです。
過去の情報をすぐに活用できないため、すでに調べた内容でも一から確認する手間が発生します。新しく資料を作ろうとしたときに、以前作成したはずの類似資料が見つからず、全く同じ調査を一からやり直して何時間も無駄にしてしまう場面は少なくありません。
このように、過去のデータを活用できなければ、本来はすぐ終わる業務にも余計な時間がかかってしまいます。
担当者が不在だと業務が止まる
よくあるリスクの2つ目は、担当者が不在だと業務が止まってしまうことです。
履歴やナレッジが個人のパソコンや頭の中にしか存在しないと、周囲のメンバーでは対応が進められなくなります。たとえば、顧客から急ぎで問い合わせが入っても、担当者が休暇や外出中だすぐに対応できず、確認が取れるまで顧客を待たせることになるのです。
こうした事態を防ぐには、誰でも必要な情報を確認できる環境を整える必要があります。
勘や経験に頼った判断をしてしまう
よくあるリスクの3つ目は、勘や経験に頼った判断が増えてしまうことです。
正確な情報を確認できない状況では、十分な根拠がないまま意思決定を進めやすくなります。たとえば、過去の似たトラブルでどう対応したかの記録が残っていないと、曖昧な記憶だけで対応してしまい、同じミスを繰り返す原因になるのです。
したがって、過去のデータをすぐ確認できるようにし、根拠を踏まえた判断を下せるようにすることが重要です。
データ活用がうまく進まない原因
以下では、多くの企業でデータ活用が進まない原因を解説します。原因を把握することで、自社の改善策を検討しやすくなります。
データが部署やツールごとに分散している
データ活用が進まない原因の1つ目は、必要な情報が部署やツールごとに分かれて管理されていることです。
情報が複数の場所に保存されていると、必要なデータを集めるだけでも時間がかかり、全体像が把握しにくくなります。確認したいデータがある度に、Excelやチャット、共有フォルダを何度も行き来して探し回る場面も少なくありません。
このように、データを一か所で確認できない環境では、データ活用はなかなか定着しないのです。
データが更新されず古い情報になっている
よくある原因の2つ目は、データが更新されず、古い内容のまま残ってしまうことです。
最新の情報が反映されていないと、正しい状況を把握できず、現場の社員が安心してデータを活用できなくなります。また、データを参考に作業を進めた後で、実は運用ルールが変更されていたと分かり、作業を最初からやり直すケースもあります。
だからこそ、常に最新の情報へ更新しやすい管理方法を整えることが大切です。
必要な情報をすぐに検索・共有できない
よくある原因の3つ目は、必要な情報をすぐに検索・共有できないことです。
目的のデータにたどり着くまでに時間がかかると、データが使われなくなります。過去の対応履歴を確認したくても、ファイル名が分からず何十個ものExcelをひとつずつ開いて確認したり、表記ゆれで目当ての資料が引っかからなかったりすることが原因です。
そこで、必要な情報をすぐに見つけられて、関係者へすぐ共有できる仕組みを作るべきなのです。
データ活用を成功させる進め方
以下では、社内データを日常業務で活用するための進め方を紹介します。無理なく定着させるためのポイントを理解し、自社の取り組みに活かしましょう。
活用する目的を明確にする
データ活用を進める第一歩は、何のために活用するのかを明確にすることです。
目的が曖昧なままでは、集めるデータや活用方法が定まらず、運用を続けにくくなります。たとえば、問い合わせ対応を早くしたいのか、会議で判断材料を確認したいのかが決まれば、残すべき情報も自然と整理できます。
まずは、どの業務でデータを役立てたいのかを明確にしてから取り組みを始めましょう。
誰でも活用できるような状態で管理する
成功のポイントの2つ目は、誰でも同じようにデータを活用できる状態で管理することです。
一部の人しか内容を理解できない管理方法では、日常業務でデータが活用されなくなります。いざ過去の対応を確認しようとしても、保存場所やファイル名の付け方が人によって異なり、探すことを諦めてしまう場面は少なくありません。
そこで、誰でも必要な情報を瞬時に確認できる方法を整えることが大切です。
継続的に運用・改善する
最後に、成功のポイントの3つ目は、運用を続けながら改善を重ねることです。
一度仕組みを作っても、業務内容の変化に合わせて見直さなければ、使われない状態に戻ってしまいます。日々の運用の中で、入力しづらい項目や見つけにくい情報があれば、その都度整理すると使いやすさを保てます。
このように、小さな改善を積み重ねることで、データを日常業務で活用しやすい状態を維持できます。
企業のデータ管理・活用に最適なツール
以下では、企業のデータ管理・活用に最適なツールをご紹介します。
日々の業務で得た知見や過去の対応データが豊富にあっても活用されないと、新人が毎回同じミスを繰り返したり、過去の類似トラブルをゼロから調べ直したりする無駄が発生します。この状態を放置すると、せっかく蓄積したデータが活用できず、特定の担当者が退職や異動をするたびに、組織からノウハウが失われていきます。
情報を残そうとしてExcelに細かく入力したり、社内チャットや共有フォルダに「とりあえず放り込む」だけの管理をしたりしても、どこに何があるか分からなくなり、中身を確認するためにファイルをひとつずつ開く無駄な工数が増えます。個人の努力や複雑な運用ルールだけに頼る方法では、瞬時に正しい情報へたどり着けないのです。
そこで重要なのは、日常の業務の中で意識せずにデータを蓄積でき、必要なときには上司に質問するような感覚で、欲しい情報を即座に引き出せる「使われ続ける仕組み」を構築することです。
この条件に最も当てはまるのが、社内のデータを最も簡単に管理し、高精度な検索機能で必要な情報・データを瞬時に活用できるツール「ナレカン」です。ナレカンは、「記事」にファイルやテキストを使って情報をまとめられるほか、データの閲覧権限も設定可能なため、情報が増えても適切な形で整理・運用できます。
社内のデータを最も簡単に管理・活用できるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
データを上手く活用している企業事例5選
以下では、データを有効活用している企業事例を5つご紹介します。自社でどのようにデータを活用すべきか悩む方は、具体的なイメージを持てるので必見です。
事例1｜株式会社久原本家グループ
久原本家グループは、各ブランドの商品情報、通販サイトや店舗の状況、イベント運営に関する問い合わせを管理するためにナレカンを導入しています。
同社では、商品情報や業務マニュアルなどをExcelやスプレッドシートで管理していたため、必要な情報を探す手間がかかり、お客さま対応にも影響が出ていました。そこで、情報を一か所にまとめて管理できるナレッジ共有ツール「ナレカン」を導入したのです。
その結果、必要な情報をすぐに確認できるようになり、問い合わせへの対応がスムーズになりました。また、最新情報も全員で共有しやすくなり、情報共有の負担も軽減されています。
事例2｜古河電気工業株式会社
古河電気工業株式会社では、「DXを活用したナレッジ共有基盤の構築」を目的として人事労務に関する情報共有・管理にナレカンを活用しています。
導入前は、「情報が分散し、検索に手間取る」「専門知識・ナレッジの習得に時間がかかる」「拠点間でイレギュラー事例を共有できない」課題を抱えていました。また、情報へのアクセスのしづらく、業務を効率的に進められなかったのです。
そこで、高精度な検索機能を手軽に使えて、情報が自然と蓄積・共有される「ナレカン」を導入したのです。その結果、情報検索にかかる時間が最大90%削減されたうえ、情報共有もスムーズになりました。
事例3｜資生堂
株式会社資生堂のグローバル規制部では、ナレッジを常に最新の状態で共有することを目的として、ナレカンを導入しています。
以前はファイル共有サービスと情報共有プラットフォームを利用していましたが、「ナレッジ管理に不向き」「操作が複雑」という課題がありました。また、最新の情報が担当者に聞かないと分からず、問い合わせがあっても必要な資料を探し出せなかったのです。
そこで、でも直感的に操作でき、確実に情報を更新・共有できる「ナレカン」を導入しました。その結果、問い合わせの数が減り社員が不明点を自己解決できるようになったほか、データ移行支援により、移行作業もスムーズに進められたのです。
事例4｜株式会社TGK
株式会社TGKは、オムライス専門店「神田たまごけん」を運営する企業です。
同社ではグループチャットの「LINE」でデータを扱っていましたが、チャット形式ゆえに情報が次々に流れてしまい、データを活用できない課題がありました。そこで、あらゆる情報を「ノート」で確実に蓄積できる「Stock」を導入したのです。
その結果、営業日報やシフト情報といったデータへすぐにアクセスできるようになり、情報管理のストレスが解消されました。また、カテゴリに応じて「フォルダ」で振り分けているので、情報が入り乱れることもなくなっています。
事例5｜岡山大学
画像引用：岡山大学のトップページ
岡山大学は、岡山県にキャンパスを持つ国立大学です。
同大学では、eラーニングシステムで学生にアンケートをさせて、自主学習態度と成績の相関関係を可視化しました。また、アンケートの結果で学習が不十分だと分かった学生には、個別でフィードバックを実施したのです。
その結果、フィードバックの回数が自主学習態度と成績に比例することが分かり、より良いアプローチへのきっかけにもなりました。
データ活用がうまくいかない理由と活用のポイントまとめ
これまで、企業でデータ活用が進まない理由や、成功させる進め方、企業事例を中心にご紹介しました。
企業がデータを活用するには、情報を集めるだけでなく、必要なときにすぐ確認・共有できる環境を整えることが重要です。そのため、「社内の情報を一元管理できるツール」を導入し、誰でもデータを活用しやすい環境を整えましょう。
ただし、企業が扱うデータには機密性の高い情報も含まれるため、取り扱いには注意が必要です。そこで、アクセスする情報を細かく設定できるツールを選択しましょう。
結論、自社が導入すべきは、あらゆるデータを高セキュリティな環境で一元管理し、高精度なAI検索で必要な情報へすぐにアクセスできるツール「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、企業のデータ活用の悩みを解消しましょう。
