ビジネスシーンにおける業務連絡は上司と部下間の情報共有からクライアントとの取引まで、社内外問わず必須のコミュニケーションです。そして、情報共有の手法である「報連相」を使えば、効率よく業務連絡ができます。
一方、上司と部下の「タテ」の関係や他部署・取引先の「ヨコ」の関係において、報連相による意思疎通が徹底されておらず、業務連絡がスムーズに行われていない状況に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は報連相を活用した業務連絡の重要性や徹底する方法を解説します。
- 報連相がもたらす情報共有のメリットを知り、社内へ浸透させたい
- 報連相による意思疎通が上手くいかないことによる、業務連絡の遅滞に悩んでいる
- 業務連絡が徹底されていないことで発生するミスをなくしたい
という方は今回の記事を参考にすると、業務連絡の目的と徹底させる方法を理解でき、全社でのスムーズな情報共有に役立てられます。
目次
報連相とは
報連相とは報告・連絡・相談を指すビジネス用語です。それぞれの意味の違いと具体的な行動例は以下の通りです。
- 報告
- 連絡
- 相談
部下が上司に与えられた仕事の進捗や、何かトラブルが発生したときに伝達すること
社内外の重要な情報を関係者に伝達したり、社員間でノウハウを共有したりすること
社員個人やチームの抱えている課題に対して、集まり話し合うこと
ビジネスではスピード感が重要なので、上司と部下の関係に関わらず、正確で迅速な業務連絡が求められます。そのため、社内全体で報連相を徹底する必要があるのです。
報連相における業務連絡の目的とは
ここからは、報連相における業務連絡の目的を解説します。報連相を社内で徹底させるには、以下の目的を全社で把握している必要があります。
業務効率を上げるため
業務効率を上げるには、報連相が欠かせません。
報連相が適切に浸透していないチームでは、情報が各メンバーに属人化します。たとえば、タスク管理や従業員のマネジメントがされていない状況で報連相がなければ、各メンバーの作業状況が不明確になるうえ、トラブルが発生しても迅速に対処できません。
一方、報連相が浸透していれば「だれが、どの仕事を、いつまでに仕上げるのか」をチームで把握できるので、状況に合わせた対処がとれるのです。結果、特定のメンバーに業務負荷がかかることなく、スムーズに業務を進められるようになります。
無駄な連絡を削減するため
仕事に関係のない情報など、無駄な連絡を減らすためにも報連相は重要です。
担当しているタスクに関係のない情報が多く共有されると、業務上必要な情報が埋もれてしまいます。しかし、報連相を徹底すれば、発信者が過不足なく情報を共有するので「どの情報が誰に伝達されているのか」が分かりやすくなります。
また、受け手も情報の取捨選択が適切に行えるようになり、無駄な情報が蓄積されることもなくなります。このように、報連相で過不足のない情報共有をすれば、無駄な連絡を削減できるのです。
コミュニケーションを活発にするため
報連相による業務連絡は、社内のコミュニケーションを活発にします。
たとえば、上司と部下の間で報連相がなければ適切な情報交換がされず、閉鎖的な関係が構築されてしまいます。一方、報連相を活発に行うチームでは雑談から業務連絡まで正しく意思疎通ができており、情報共有のストレスも発生しません。
このように、意識的な報連相は単なる情報共有のみならず、社内の人間関係を構築するうえで非常に重要となるのです。
報連相を徹底させるための3つの方法
ここからは、報連相を徹底させるための3つの方法を紹介します。以下を実際の取り組みに活かせば、報連相をスムーズに浸透させられます。
(1)社内文化として浸透させる
はじめに、報連相の重要性を社内文化として浸透させる必要があります。
報連相自体を社内文化にすることで、社員が報連相の重要性を認知するきっかけとなり、報連相をする環境が生まれます。結果、迅速に情報を共有できるようになり、社内だけでなく社外の新規・既存顧客への対応力も向上させられるのです。
一方、浸透させるときには報連相によって得られるメリットや、報連相ができていないと起きるトラブルを説明すると、社員の理解スピードを上げられます。
(2)ルールを明確化する
報連相の徹底には明確なルールの規定も効果的であり、具体的には以下のようなトラブルを防止できます。
- メンバーによって共有する情報の粒度が異なる
- タイミングが分からず、ミスの共有が遅れる
- 口頭や紙、メールなど報連相の方法が統一されず情報が散在する
このように、ルールを明確化すれば、適切な報連相ができるようになります。ただし、複雑なルールを設定してしまうと現場メンバーの理解が追いつかないうえ、管理工数もかかるので「誰でもわかるシンプルなルール」であることが重要です。
(3)情報共有の方法を変える
適切な報連相にはアナログでの情報共有から脱却することが必須です。
紙や口頭での業務連絡は認識齟齬や伝え漏れが発生しやすく、トラブルになる可能性があったり、スピーディに情報共有ができなかったりするからです。また、相手の状況によって共有した情報の確認にタイムラグが発生する可能性もあります。
そのため、非IT企業でも「Stock」のように、シンプルかつ機能に過不足のないツールを用いて、非効率な報連相から脱却することが求められているのです。
報連相をすぐに効率化できるおすすめのツール
以下では、非IT企業でも報連相をすぐに効率化できるツールをご紹介します。
適切な報連相を社内文化として浸透させることも大切ですが、報連相の手法がアナログなままでは「情報の確認漏れ」や「認識齟齬」などの問題が頻発します。そのため、非IT企業であっても、ITツールを活用した報連相へと切り替えなければなりません。
しかし、操作が複雑なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、全社へ浸透しなくなってしまいます。したがって、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
結論、報連相の効率化には、非IT企業の65歳以上の社員でも使える、かつ報連相に必要な情報共有の機能に過不足がない「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、すぐに任意のメンバーへ共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が混ざらず、スムーズにコミュニケーションがとれる点が大きな特徴です。
最も簡単に報連相を定着させられるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
報連相の目的や徹底させる対策のまとめ
ここまで、報連相における業務連絡の目的や徹底させる方法を中心に解説しました。
報連相を適切に行うと、無駄な連絡を削減できるうえに、コミュニケーションが活発化します。また、正しい報連相を社内文化として浸透させるためにも、ルールの設定やアナログな情報共有からの脱却が求められます。
しかし、シンプルで扱いやすいツールでなければ社内で使われずに放置されたり、報連相の手段がアナログな方法へと戻ったりしてしまうのです。
したがって、非IT企業の報連相には、誰でも簡単な操作で報連相のスピードを向上できる情報共有ツール「Stock」が必須です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が、情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社内の報連相を効率化させましょう。