ビジネスシーンにおける業務連絡は上司と部下間の情報共有からクライアントとの取引まで、社内外問わず必須のコミュニケーションです。そして、情報共有の手法である「報連相」を使えば、効率よく業務連絡ができます。
一方、「社員が報連相をできておらず、業務連絡が正しく伝わらない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は『報連相』を活用した業務連絡の重要性や徹底する方法を解説します。
- 報連相がもたらす情報共有のメリットを知り、社内へ浸透させたい
- 社内の報連相がうまくいかず、業務連絡の遅滞に悩んでいる
- 自社の報連相を徹底し、業務連絡をスムーズにしたい
という方は今回の記事を参考にすると、業務連絡の目的と徹底させる方法を理解でき、全社でのスムーズな情報共有に役立てられます。
目次
報連相とは
報連相とは報告・連絡・相談を指すビジネス用語です。それぞれの意味の違いと具体的な行動例は以下の通りです。
- 報告
- 連絡
- 相談
業務の進捗・結果を上司や先輩に伝えること
社内外の業務に関する情報を、関係者に伝達すること
社員個人やチームの抱えている課題に対して、集まり話し合うこと
ビジネスではスピード感が重要なので、上司と部下の関係に関わらず、正確で迅速な業務連絡が求められます。そのため、社内全体で報連相を徹底する必要があるのです。
報連相における業務連絡の目的とは
ここからは、報連相における業務連絡の目的を解説します。報連相を社内で徹底させるには、以下の目的を全社で把握している必要があります。
業務効率を上げるため
業務効率を上げるには、報連相が欠かせません。
報連相が適切に浸透していないチームでは、情報が各メンバーに属人化します。たとえば、プロジェクトを進める中で報連相を怠ると、各個人の進捗がわからなかったり、トラブルが発生しても迅速に対処できなかったりします。
一方、報連相が浸透していれば「だれが、どの仕事を、いつまでに仕上げるのか」をチームで把握できるので、状況に合わせた対処がとれるのです。結果、特定のメンバーに業務負荷がかかることなく、スムーズに業務を進められるようになります。
無駄な連絡を削減するため
仕事に関係のない情報など、無駄な連絡を減らすためにも報連相は重要です。
担当しているタスクに関係のない情報が多く共有されると、業務上必要な情報が埋もれてしまいます。しかし、報連相を徹底すれば、発信者が過不足なく情報を共有するので「どの情報が誰に伝達されているのか」が分かりやすくなります。
また、受け手も情報の取捨選択が適切に行えるようになり、無駄な情報が蓄積されることもなくなります。このように、報連相で過不足のない情報共有をすれば、無駄な連絡を削減できるのです。
コミュニケーションを活発にするため
報連相による業務連絡は、社内のコミュニケーションを活発にします。
たとえば、上司と部下の間で報連相がなければ適切な情報交換がされず、閉鎖的な関係が構築されてしまいます。一方、報連相を活発に行うチームでは雑談から業務連絡まで正しく意思疎通ができており、情報共有のストレスも発生しません。
このように、意識的な報連相は単なる情報共有のみならず、社内の人間関係を構築するうえで非常に重要となるのです。
報連相のポイント3選
以下では、報連相をする際のポイント3選をご紹介します。ポイントを押さえて、スムーズな報連相を実現しましょう。
（1）報告のポイント
報告のポイントは「適切なタイミングで伝えること」です。
たとえば、トラブルが発生した時や進捗が遅れている時には、気づいた時点で迅速に報告する必要があります。報告のタイミングが遅れると、トラブルが大きな問題に発展したり、プロジェクトが滞ったりする事態につながるのです。
また、報告の際には、内容を簡潔に整理したうえで、結論から話すことも重要です。
（2）連絡のポイント
連絡のポイントは「漏れなく伝えること」です。
連絡は、メンバーに必要な情報を伝え、業務を滞りなく進める役割があります。そのため、情報に抜け漏れが発生していたり、表現が曖昧で情報を正しく認識できなかったりすると、その後のトラブルやミスにつながってしまうのです。
ただし、漏れの無いように伝えることを意識するあまり、不要な情報まで伝えてしまうと、「押さえるべき情報は何か」が分からなくなってしまいます。そのため、伝える情報を選択したうえで連絡しましょう。
（3）相談のポイント
相談のポイントは「事前に解決策を考えておくこと」です。
困っていることや事実を単に伝えるだけでは、アドバイスがしにくいうえに、上司の負担を増やすことになってしまいます。そのため、事前に解決策を考え、「課題に対して、この理由があるため、このような解決策を考えている」と伝えましょう。
それにより、上司もアドバイスがしやすくなるうえ、客観的な視点でフィードバックをもらうことができます。
報連相を社内で定着させる3つの方法
ここからは、報連相を社内で定着させる3つの方法を紹介します。以下を実際の取り組みに活かせば、報連相をスムーズに浸透させられます。
（1）社内文化として浸透させる
はじめに、報連相の重要性を社内文化として浸透させる必要があります。
報連相自体を社内文化にすることで、社員が報連相の重要性を認知するきっかけとなり、報連相をする環境が生まれます。結果、迅速に情報を共有できるようになり、社内だけでなく社外の新規・既存顧客への対応力も向上させられるのです。
一方、浸透させるときには報連相によって得られるメリットや、報連相ができていないと起きるトラブルを説明すると、社員の理解スピードを上げられます。
（2）ルールを明確化する
報連相の徹底には明確なルールの規定も効果的です。ルールを設けることで、以下のような事態を防止して、スムーズに報連相を浸透させられます。
- メンバーによって共有する情報の粒度が異なる
- タイミングが分からず、ミスの共有が遅れる
- 口頭や紙、メールなど報連相の方法が統一されず情報が散在する
このように、ルールを明確化すれば、適切な報連相ができるようになります。ただし、複雑なルールを設定してしまうと現場メンバーの理解が追いつかないうえ、管理工数もかかるので「誰でもわかるシンプルなルール」であることが重要です。
（3）情報共有の方法を変える
適切な報連相にはアナログでの情報共有から脱却することが必須です。
紙や口頭での業務連絡は認識齟齬や伝え漏れが発生しやすく、トラブルになる可能性があったり、スピーディに情報共有ができなかったりするためです。また、相手の状況によって、共有した情報の確認にタイムラグが発生する可能性もあります。
そのため、非IT企業でも「Stock」のように、シンプルかつ機能に過不足のないツールを用いて、非効率な報連相から脱却することが求められているのです。
＜必見＞報連相における業務連絡を徹底させる方法とは？
以下では、報連相を誰でも簡単に効率化できるツールをご紹介します。
社内の業務連絡を徹底させるには、スムーズに報連相ができる環境を整える必要があります。紙や口頭でのアナログな方法は、手間がかかって面倒なため、迅速に報連相できるITツールの導入が必須です。
しかし、操作が複雑なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、結局社内に浸透しなくなり、報連相が定着しません。したがって、誰でも簡単に操作できるツールを選びましょう。
結論、報連相の効率化には、非IT企業の65歳以上の社員でも使える、かつ報連相に必要な情報共有の機能に過不足がないツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、すぐに任意のメンバーへ共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で話題が混ざらず、スムーズにコミュニケーションがとれる点が大きな特徴です。
最も簡単に報連相を定着させられるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
報連相を受ける側の心得「おひたし」とは？
報連相を受ける上司が心得ておくべき「おひたし」は以下の通りです。
- 「お」起こらない
- 「ひ」否定しない
- 「た」助ける
- 「し」指示する
「怒らない」「否定しない」を心掛けることで、部下が上司に怒られることを恐れて報連相をしなかったり、遅れたりする事態を防げます。また、「助ける」「指示する」ことで、上司に相談しやすい環境をつくれるため、お互いの信頼関係も深まります。
報連相の目的や徹底させる対策のまとめ
ここまで、報連相における業務連絡の目的や徹底させる方法を中心に解説しました。
報連相を適切に行うと、無駄な連絡を削減できるうえに、コミュニケーションが活発化します。また、正しい報連相を社内文化として浸透させるためにも、ルールの設定やアナログな情報共有からの脱却が求められます。
しかし、シンプルで扱いやすいツールでなければ社内で使われずに放置されたり、報連相の手段がアナログな方法へと戻ったりしてしまうのです。
したがって、報連相の定着には、誰でも簡単な操作で報連相のスピードを向上できる情報共有ツール「Stock」が必須です。実際に、非IT企業を中心とした240,000社以上が、情報共有のストレスを解消しています。
ぜひ「Stock」を導入し、社内の報連相を効率化させましょう。
