「海外に拠点がある企業」や「駐在員を派遣している企業」では、国内外で情報を共有するのに、コミュニケーションツールが欠かせません。しかし、日本と海外ではタイムゾーンが異なるため、情報を確実に残せるツールでなければ、確認作業も一苦労です。
しかし、「海外でも使えるおすすめのコミュニケーションツールが分からない」と悩む担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、海外でも使えるコミュニケーションツール6選と比較表を紹介します。
- 海外に駐在しているメンバーとの情報共有が難航しており困っている
- 海外に駐在している社員ともスムーズにやりとりしたい
- 国内産かつ安全性の高いコミュニケーションツールを探している
といった担当者の方は本記事を参考にすると、海外メンバーとコミュニケーションをとりつつ、スムーズに情報を共有するためのポイントも押さえらえます。
目次
【国内産】海外でも使えるコミュニケーションツール・アプリ3選
以下では、海外でも使える、国内産のコミュニケーションツール・アプリ3選をご紹介します。
海外に拠点を持つ日本企業のなかには「国内・国外間での情報共有がスムーズにいかない」「セキュリティ性に不安がある」など悩みを抱えている企業も少なくありません。そのため、情報を瞬時に共有でき、セキュリティ対策が万全なツールが不可欠です。
とはいえ、単純にコミュニケーションだけできるツールを導入しても、情報が流れてまい、目的の情報を見つけるまでにタイムロスが生じてしまいます。そのため、あらゆる情報を適切に蓄積でき、誰でも簡単に振り返られることが大前提です。
結論、国内・海外間での情報共有に最適なのは、ストック情報を蓄積しつつ、フロー情報をまとめて管理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に残した情報は、任意のメンバーにのみ瞬時に公開でき、各記事に「コメント」を紐づけられるので、情報が混ざったり流れたりする心配がありません。また、ナレカンは、国際セキュリティ規格の「ISO27001」を取得しており、安全性も抜群です。
【ナレカン】海外と国内の情報共有をスムーズにするアプリ
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】シンプルで使いやすいコミュニケーションツール
「Stock」は、あらゆる情報を一元管理できるコミュニケーションツールです。
Stockの「ノート」に書いた情報は、リアルタイムで共有でき、タイムゾーンを各自設定できるのがポイントです。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」も紐づけられるので、複数のツールを利用する手間も解消できます。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LINE】日本で最も有名なSNSアプリ
＜LINEの特徴＞
- 複数人に即座に情報共有できる
- プライベートでも多く使用されている
個々でやりとりするためのチャット機能以外にも、複数人に即座に情報共有できる「グループ機能」「ノート機能」を利用することが可能です。
LINEは、日本で多く利用されてる人気のチャットツールのひとつです。メールよりも気軽にやりとりできるため、ビジネス以外にもプライベートで利用されるケースが多いと言えます。
＜LINEの機能・使用感＞
- ビデオ通話機能が搭載されている
- 過去の情報を振り返りづらい
LINEには、ビデオ通話機能も搭載されているため、直接やりとりをしたい場合にも役立ちます。
コミュニケーションツールの特性上、スピーディーなやりとりには便利な一方、情報が流れやすいです。また、グループチャットに参加する前の内容は閲覧できないので、新規メンバーと既存メンバーとで情報格差が生じてしまいます。
＜LINEの注意点＞
- 海外の一部の国では利用制限がある
- 海外では普及率が低い
中国など一部の国では、LINEサービスの利用が制限されているケースがあります。
海外ではLINEの普及率が低く、知名度も高くないので利用していない可能性が高いです。そのため、外国人労働者が多い企業では、コミュニケーションツールとして、社内に浸透しない恐れがあります。
＜LINEの料金＞
- 基本無料、スタンプは一部有料
【海外産】海外企業が提供するコミュニケーションアプリ3選
一方、海外の企業が提供するコミュニケーションツールも多くあります。国内産のツールとは、異なる点があるので確認しましょう。
【Slack】エンジニア向けのチャットツール
＜Slackの特徴＞
- デフォルトの言語が英語なので、外国人とやりとりしやすい
- 組織・プロジェクト単位で切り替えられる
Slackのデフォルト言語は英語なので海外での知名度が高く、既にSlackを利用しているケースがあります。
組織やグループ単位で「ワークペース」を分けて、情報のやりとりができるのが特徴です。また、各ワークスペースの中には、プロジェクト単位で「チャネル」を作成できるので、情報が混ざる心配がありません。
＜Slackの機能・使用感＞
- 外部ツールとの連携機能
- AI機能の新規搭載
Slackでは、2,400種類を超える外部ツールと連携できるのが特徴です。たとえば、ビデオ会議ツールの「Zoom」や情報管理ツールの「Stock」など、さまざまなツールなどが挙げられます。
Enterprise Gridプランを契約中のユーザーであれば、「Slack AI」の利用が可能です。Slackに蓄積されている、あらゆる情報をAIが要約してくれます。
＜Slackの注意点＞
- 慣れるまでに時間がかかる
- 情報が錯綜しやすい
- 多機能なため使いこなすのが難しい
利用しているユーザーからは「機能が複雑に実装されているため、使ったことがない人にとっては慣れるまでかなりの時間を要すると思います。」という声があります。（引用：ITreview）
あくまでチャットツールなので、共有された情報が流れていきやすいです。
Slackは多機能なツールなので、ITツールに慣れていない人にとっては「使いこなすのが難しい」と感じる恐れがあります。
＜Slackの料金＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Messenger】Metaの提供するコミュニケーションツール
＜Messengerの特徴＞
- オンライン状況が分かる
- おすすめの返信候補が表示される
相手のオンラインステータスが表示されるので、トークや通話に適したタイミングを判断できます。
メッセージの内容に沿って、おすすめの返信文が表示されます。ただし、日本や一部の地域では使えない機能なので、海外駐在員からの送信にのみ有効です。
＜Messengerの機能・使用感＞
- 情報が流れてしまう
- 返信したいメッセージにリプライできる
コミュニケーションに特化したアプリのため、スピード感あるやりとりが実現でき、LINEのような感覚で使えます。ただし、チャットの特性上、情報が流れてしまい過去のやりとりを遡るのに一苦労です。
返信したいメッセージにリプライを飛ばせるので、「誰の・どの発言に対する回答なのか」が瞬時に判断できる点が便利です。
＜Messengerの注意点＞
- Meta（Facebook）のアカウントが必要
- ビデオ通話でエラーが起きた
無料通話を行う際には、主催者は必ずMeta（Facebook）アカウントの取得が必要なため、登録の手間がかかります。
利用しているユーザーからは「ビデオ通話を開始しようとしたら、エラーで上手くできなかった。全体的に作り込みが甘く使いにくさがある。」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜Messengerの料金＞
- 無料
【WeChat】中国でシェア1位を誇るチャットアプリ
＜WeChatの特徴＞
- 中国で10億人以上のユーザーが存在する
- 公式アカウントが使える
中国での普及率が高いため、中国でビジネスをする際の連絡手段には便利です。
公式アカウントを利用することで、自社の情報を気軽に発信できます。
＜WeChatの機能・使用感＞
- WeChat Out機能
WeChat Outは、中国本土以外のユーザーが利用できる通話機能です。ユーザーは、世界中の携帯電話や固定電話に低料金で、電話をかけられるようになります。
＜WeChatの注意点＞
- 中国以外では利用率が低い
中国以外では利用率が低いため、中国以外の国とのやりとりには使いにくいです。
＜WeChatの料金＞
- 無料
- 通話量については、要問合せ
海外利用できるコミュニケーションツール・アプリの比較表
以下では、紹介した「海外でも利用可能なコミュニケーションツール」を比較して、表にまとめています。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【一番おすすめ】 | LINE | Slack | Facebook Messenger | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
海外と国内の情報共有をスムーズにするアプリ |
シンプルで使いやすいコミュニケーションツール |
日本で最も有名なSNSアプリ |
ビデオ通話機能も搭載した多機能なチャットツール |
Facebookと連携可能なコミュニケーションツール |
中国でシェア1位を誇るチャットアプリ |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダの階層化 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
トライアルが開始するまでにステップがある |
シンプルな機能性なので、カレンダー機能などはない |
海外では普及率が低い |
情報が錯綜しやすい |
Meta（Facebook）のアカウントが必要いなる |
中国以外では利用率が低い |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは1人あたり500円〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1人あたり月850円〜 |
・無料 |
・無料 |
・無料 |
公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「LINE」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Messenger」の詳細はこちら |
「WeChat」の詳細はこちら |
海外利用できるコミュニケーションツール3つの選定ポイント
ツールを導入するうえで、機能性は重視すべきポイントです。ただし、「海外で利用すること」「外国人労働者を雇用していること」を考慮し、以下3つのポイントを押さえておきましょう。
- 海外からもアクセスできるか
- 英語表示に切り替えられるか
- タイムゾーンを設定できるか
前提として、海外でも情報にアクセスできなければ意味がありませせん。たとえば、国産ツールでもクラウド型であれば、インターネット環境が整っていれば、時間や場所問わず利用できます。
ユーザーが英語でテキストを入力しても、ツール本体の表示が日本語では、外国人労働者にとって不便です。そのため、下図のように言語表示を設定できるものがおすすめです。
OSやデバイスによって独自に採用しているタイムゾーンがある場合、「ツール上の時刻」と「端末上の時刻」でずれが生じてしまいます。そのため、”時間”もひとつの情報として管理できるように、タイムゾーンを設定できるか確認しましょう。
以上のように、ツールを海外で利用する場合、国内で利用するときとは確認すべき要素が変わっていくので注意が必要です。
外国人とのコミュニケーションで押さえるべきこと
以下では、外国人とのコミュニケーションで押さえるべきことを解説します。グローバル展開をすると海外メンバーと仕事する機会が増えるため、以下のポイントを確認しましょう。
（1）コミュニケーションの文化の違いを理解する
まずは、大前提として文化の違いを認識しなければなりません。とくに、コミュニケーションの仕方が違う点には注意が必要です。
海外の文化では「言葉によるコミュニケーション」を重視しているため、共有事項は言語化して明確に伝える必要があります。とくに、外国人の社員に仕事を依頼する際には、業務内容をテキストでわかりやすく伝えることが求められるのです。
このように、海外には日本の「空気を読んで察する文化」は存在しません。国や地域ごとの文化の違いを理解して対応することで、海外メンバーが相手でも円滑なビジネスコミュニケーションができるのです。
（2）ステレオタイプにとらわれないようにする
人間は「人種や国籍に関係なく、一人ひとり異なる個性を持っている」ため、ステレオタイプにとらわれない対応が必要です。
たとえば、「この国の人はこういった行動をとりやすい」などの固定観念は、その国のメンバー誰しもに当てはまるとは限りません。そのため、相手の個性を尊重し接することで、トラブルのないやりとりができるのです。
以上のように、ビジネスコミュニケーションでは異国間のステレオタイプにとらわれず、相手の個性を考慮してアプローチ方法を変える必要があります。
（3）具体的な表現で伝える
外国人の社員に業務依頼する場合は、具体的な表現を使うことで認識齟齬が起こりづらくなります。
たとえば、「今日の業務は、〜の工程までお願いします」「〇時までにこの工程を終了させてください」など、具体的な表現や数字で指示することで、相手に意図を正しく理解してもらえます。
また、テレビ電話などの連絡手段では、ジェスチャーを使うことで口頭よりもわかりやすく考えを伝えられます。ただし、ジェスチャーは国によって意味が異なり、表現によっては失礼にあたる場合もあるので注意しなければなりません。
ただし、いずれにせよ「形として残らない情報」では、言った・言っていないなどのトラブルに発展しかねません。そのため、重要なやりとりこそ、目に見える形で残しておきましょう。
海外でも使えるおすすめコミュニケーションツールまとめ
ここまで、国内・海外のコミュニケーションの活性化におすすめのツール・アプリを紹介しました。
海外メンバーとやりとりするときは、コミュニケーション文化が異なることを意識し、わかりやすく情報を伝えることが大切です。また、情報を確認するタイミングに時差が生じるので「情報を流れることなく共有できるか」を考慮しなければなりません。
つまり、単純にコミュニケーションがとれるだけでなく「あらゆる情報を適切に蓄積できるアプリ」を使いましょう。
たとえば、今回ご紹介した『ナレカン』のように、情報を残すための「記事」と、チャット形式でやりとりできる「コメント」の双方が備わったツールが最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、海外メンバーと円滑なコミュニケーションが取れるようにしましょう。
