グループウェアを使いこなすためには、誰でも簡単に使えるかを見極める必要があります。また、グループウェアを選ぶときは、不要な機能に余分なコストをかけないために、導入目的を明らかにして必要な機能を精査することが重要です。
一方で、「IT化を推進するためにグループウェアを導入したが、現場の社員が十分に使いこなせない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、グループウェアが使いこなせない3つの理由と使いこなすコツを中心にご紹介します。
- 社員が旧来のやり方に固執し、グループウェアがなかなか浸透しない
- グループウェアが使いこなせない理由が分からない
- グループウェアの運用が上手くいく方法やコツを知りたい
という方は本記事を参考にすると、グループウェアを使いこなせるようになり、グループウェアを活用しながら、業務を効率的に進めることができるようになります。
目次
グループウェアを十分に使いこなせない3つの理由
以下では、グループウェアを十分に使いこなせない3つの理由をご紹介します。社内で運用が上手くいかない理由を特定して改善しましょう。
（1）担当者が使い方を理解していない
一つ目に、グループウェアを十分に使いこなせない理由として、担当者が使い方を理解していないことが挙げられます。
新規のグループウェアを導入するときは、担当者が旗振り役として使い方を指導する必要があります。しかし、担当者が使い方を正確に理解していなければ、誰も仕事で活用することができません。
そして、社員はグループウェアを上手く使いこなせないので、結局、従来の非効率な方法に戻ってしまうのです。このように社内に浸透しない事態を防ぐために、担当者は細かい操作方法まで理解しておきましょう。
（2）メールやファイルサーバーから脱却できていない
二つ目に、グループウェアの運用に失敗する要因のひとつが、メールやファイルサーバーから脱却できていないことです。
たとえば、メールやファイルサーバーに慣れてしまい移行できないケースがあります。メールやファイルサーバーでも仕事はできますが、ファイルを逐一開いたり、受信ボックスからメールを探し出したりするのは手間です。
このように従来のツールは面倒ではありますが、なかなか運用を変えられないのが現実です。そのため、全社規模で仕組みを一新するのではなく、特定のチーム単位でグループウェアを導入して、徐々に広げていくようにしましょう。
（3）グループウェアが使いにくい
三つ目に、グループウェアが多機能で使いこなせないと、運用が上手くいかないことが多いです。
たとえば、多機能なグループウェアではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、次第に誰も利用しなくなります。このように、社内に浸透しない事態を防ぐためには、必要な機能に過不足がないシンプルなグループウェアが必要です。
具体的には、「社内の情報共有」と「メンバーとのコミュニケーション」に必要な機能を備える「Stock」のように、誰でも直感的に使えるグループウェアが最適だと言えます。
【これで解消】誰でも簡単に使いこなせるグループウェア
以下では、誰でも簡単に使いこなせるグループウェアをご紹介します。
グループウェアが使いこなせない状況から脱却するためには、簡単に使えるツールが必須です。多機能なグループウェアを導入しても、ITに詳しくない従業員は操作に苦戦してしまい、そもそも仕事で活用することができません。
そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなグループウェアを導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に議事録や日報を残せば、任意のメンバーへ自動的に共有されるので手間がかかりません。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、チャットツールのように複数の話題が入り乱れることがなくなります。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
グループウェアを使いこなすコツ3選
以下では、グループウェアを使いこなす3つのコツを解説します。「高い利用料を支払っているが、上手く使えていない」と悩む方は必見です。
（1）スモールスタートをする
グループウェアを使いこなす一つ目のポイントは、スモールスタート（少人数ではじめること）をすることです。
導入初期から全社で導入すると、トラブルが発生したときに担当者が対応しきれません。また、そもそも全社導入してから「使いづらい」「機能が合わない」となってしまっては、逆に業務に支障をきたします。
そのため、使い勝手を調べるために少人数でトライアルをしましょう。このように、スモールスタートで問題がないかを確認すれば、全社で運用を開始したときにトラブルやミスが起こっても、円滑に対応できるようになります。
（2）業務に必要な機能を精査する
グループウェアを使いこなす二つ目のポイントは、業務に必要な機能に目星をつけておくことです。
必要な機能を洗い出さずに多機能なグループウェアを選ぶと、ITが苦手な従業員はまったく使いこなせません。そのため、導入目的にマッチする機能を備えているかをチェックして、不要な機能が多いグループウェアは避けるべきです。
また、グループウェアは多機能な分だけ利用料金も増えるので、コスト面でも必要な機能に過不足がない方がメリットもあります。
（3）操作が簡単なツールを導入する
最後に、グループウェアを使いこなすためには、操作が簡単なツールが必要不可欠です。
グループウェアは社内コミュニケーションや情報共有を円滑にするツールなので、チームや部署の全員が使えなければ意味がありません。そのため、誰でも簡単に使えるグループウェアが必要です。
また、新しい従業員が入るたびに使い方をレクチャーするのは、人手不足の企業にとっては大きな負担です。そのため、誰でも簡単に使えるグループウェアのなかでも「Stock」のように、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるものが適しています。
グループウェアを使いこなせない理由まとめ
これまで、グループウェアを使いこなせない理由や解消のコツを紹介しました。
旗振り役の担当者がグループウェアを使いこなせないと、予期せぬトラブルに対応できず運用が上手く可能性が高いです。ただし、多機能なツールを導入しても、実際に運用する現場が使いこなせなければ意味がありません。
そのため、グループウェアの特徴である「情報共有」と「社内コミュニケーション」に必要な機能が過不足なく備わっているシンプルなものを選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で使いこなせないグループウェアから脱却しましょう。
