グループウェアを使いこなすためには、誰でも簡単に使えるかを見極める必要があります。また、グループウェアを選ぶときは、不要な機能に余分なコストをかけないために、導入目的を明らかにして必要な機能を精査することが重要です。
一方で、「IT化を推進するためにグループウェアを導入したが、現場の社員が十分に使いこなせない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、グループウェアが使いこなせない3つの理由と使いこなすコツを中心にご紹介します。
- グループウェアが使いこなせない理由が分からない
- グループウェアの運用が上手くいく方法やコツを知りたい
- 誰でも簡単に使いこなせるグループウェアがあれば知りたい
という方は本記事を参考にすると、グループウェアを使いこなせるようになり、グループウェアを活用しながら、業務を効率的に進めることができるようになります。
目次
グループウェアを十分に使いこなせない3つの理由
以下では、グループウェアを十分に使いこなせない3つの理由をご紹介します。社内で運用が上手くいかない理由を特定して改善しましょう。
（1）担当者が使い方を理解していない
1つ目に、グループウェアを十分に使いこなせない理由として、担当者が使い方を理解していないことが挙げられます。
新規のグループウェアを導入するときは、担当者が旗振り役として使い方を指導する必要があります。しかし、担当者が使い方を正確に理解していなければ、誰も仕事で活用することができません。
そして、社員はグループウェアを上手く使いこなせないので、結局、従来の非効率な方法に戻ってしまうのです。このように社内に浸透しない事態を防ぐために、担当者は細かい操作方法まで理解しておきましょう。
（2）メールやファイルサーバーから脱却できていない
2つ目に、グループウェアの運用に失敗する要因のひとつが、メールやファイルサーバーから脱却できていないことです。
たとえば、メールやファイルサーバーに慣れてしまい移行できないケースがあります。メールやファイルサーバーでも仕事はできますが、ファイルを逐一開いたり、受信ボックスからメールを探し出したりするのは手間です。
このように従来のツールは面倒ではありますが、なかなか運用を変えられないのが現実です。そのため、全社規模で仕組みを一新するのではなく、特定のチーム単位でグループウェアを導入して、徐々に広げていくようにしましょう。
（3）グループウェアが使いにくい
3つ目に、グループウェアが多機能で使いこなせないと、運用が上手くいかないことが多いです。
たとえば、多機能なグループウェアではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、次第に誰も利用しなくなります。このように、社内に浸透しない事態を防ぐためには、必要な機能に過不足がないシンプルなグループウェアが必要です。
具体的には、ノートとメッセージ機能が紐づいており、「社内の情報共有」と「メンバーとのコミュニケーション」がスムーズな「Stock」のように、誰でも直感的に使えるグループウェアが最適だと言えます。
グループウェアを社内に浸透させ、使いこなすコツ4選
以下では、グループウェアを使いこなす4つのコツを解説します。「高い利用料を支払っているが、上手く使えていない」と悩む方は必見です。
（1）スモールスタートをする
グループウェアを使いこなす一つ目のポイントは、スモールスタート（少人数ではじめること）をすることです。
導入初期から全社で導入すると、トラブルが発生したときに担当者が対応しきれません。また、そもそも全社導入してから「使いづらい」「機能が合わない」となってしまっては、逆に業務に支障をきたします。
そのため、使い勝手を調べるために少人数でトライアルをしましょう。このように、スモールスタートで問題がないかを確認すれば、全社で運用を開始したときにトラブルやミスが起こっても、円滑に対応できるようになります。
（2）業務に必要な機能を精査する
グループウェアを使いこなす二つ目のポイントは、業務に必要な機能に目星をつけておくことです。
必要な機能を洗い出さずに多機能なグループウェアを選ぶと、ITが苦手な従業員はまったく使いこなせません。そのため、導入目的にマッチする機能を備えているかをチェックして、不要な機能が多いグループウェアは避けるべきです。
また、グループウェアは多機能な分だけ利用料金も増えるので、コスト面でも必要な機能に過不足がない方がメリットもあります。
（3）操作が簡単なツールを導入する
グループウェアを使いこなす三つ目のポイントは、操作が簡単なツールが必要不可欠です。
グループウェアは社内コミュニケーションや情報共有を円滑にするツールなので、チームや部署の全員が使えなければ意味がありません。そのため、誰でも簡単に使えるグループウェアが必要です。
また、新しい従業員が入るたびに使い方をレクチャーするのは、人手不足の企業にとっては大きな負担です。そのため、誰でも簡単に使えるグループウェアのなかでも「Stock」のように、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるものが適しています。
（4）気軽な情報共有を推奨する
最後に、グループウェアを使いこなすための取り組みとして、気軽な情報共有を推奨することも一つの手です。
たとえば、社内イベントの告知、会社近くのおすすめの飲食店の紹介など、業務には関係のない情報をグループウェア上で発信します。これにより、グループウェアをより身近なものだと感じてもらい、社員への浸透に繋げます。
日ごろからグループウェアを使ってもらうことで構造に慣れてもらい、業務でも活用できるようにします。
【これで解消】誰でも簡単に使いこなせるグループウェア
以下では、誰でも簡単に使いこなせるグループウェアを紹介します。
グループウェアが使いこなせない状況から脱却するためには、簡単に使えるITツールが必要です。なぜなら、多機能なグループウェアを導入しても、ITに詳しくない従業員は操作に苦戦してしまい、仕事で活用することができないからです。
そのため、必要な機能に過不足がないグループウェアを導入するべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるシンプルなツールである「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に議事録や日報を残せば、任意のメンバーへ自動的に共有されるので手間がかかりません。また、ノートに紐づいた「タスク」を作成することができるため、どのプロジェクトに関するタスクなのかが一目で分かります。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
グループウェアを使いこなせない理由まとめ
これまで、グループウェアを使いこなせない理由や解消のコツを紹介しました。
グループウェアを導入することで、情報の共有や社内コミュニケーションの円滑化に役立ちます。しかし、多機能なツールを導入しても、実際に運用する社員が使いこなせなければ意味がありません。
そのため、グループウェアの特徴である「情報共有」と「社内コミュニケーション」に必要な機能が過不足なく備わっているシンプルなものを選ぶ必要があります。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、使いこなせないグループウェアから脱却しましょう。
