近年、社員からの率直な意見や要望を集めるために「目安箱ツール」を導入する企業が増えています。匿名で意見を出せる目安箱を設置すれば、普段言えない悩みを伝えられたり、社内の風通しが良くなったりするので、働きやすい環境づくりに欠かせません。
しかし、「社内目安箱ツールは種類が多く、自社に導入すべきツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、匿名利用もできるおすすめの社内目安箱ツール4選を中心に紹介します。
- 匿名で利用できる目安箱ツールを知りたい
- 目安箱を活用して、職場環境を改善したい
- 費用を最小限に抑えたうえで、目安箱が社内で活用される環境を整備したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、自社に適した目安箱ツールが見つけられるほか、目安箱が活用される環境を整備する方法も分かります。
目次
社内のデジタル目安箱とは？効果も解説
社内の目安箱とは、社員が匿名で要望や意見などを伝えられる仕組みです。
近年では、インターネット上のフォームやツールを活用して、時間や場所を問わずに意見を集められる「デジタル目安箱」が広く利用されています。手軽に運用できるだけでなく、匿名性の確保やセキュリティといった面でもメリットがあるのです。
また、目安箱の効果として、社員が言いたいことを言える仕組みが整備され、職場環境が良くなることが挙げられます。目安箱を設置し、社員が抱える業務の不安や不満を収集できれば、組織のボトルネックを特定しやすくなり、離職率の低下にもつながるのです。
無料で使える！匿名のアンケートツール「Google フォーム」とは？
Googleフォームは、社員から匿名で意見を集められるアンケートツールです。以下では、Google フォームの概要と意見箱として利用するメリットをご紹介します。
Google フォームの概要
＜Google フォームを利用するメリット＞
- 匿名で意見を募れる
- 無料から利用できる
Google フォームは設定次第で匿名回答ができるので、すべての社員が気軽に意見を送れます。
無料から利用できるので負担が少なく、気軽に目安箱の運用を始められます。
＜Google フォームの機能・使用感＞
- 直感的に使える
- 質問と回答をまとめて管理できる
シンプルなUI（見た目）なので、初めて使用する場合でも簡単に作成できます。
質問とそれに対する回答をセットで管理できるので、簡単に見返せます。
＜Google フォームの料金体系＞
以下は、Google フォームをはじめとするアプリケーションが利用できる「Google Workspace」の料金プランです。
- Personal：0円
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
Googleフォームを利用する注意点
Googleフォームで目安箱を運用する場合、発行したURL（リンク）を簡単に見つけられる場所で管理しましょう。
たとえば、URLをメールやチャットで共有した場合、ほかのメッセージに埋もれてしまい、後から見つけるのが面倒です。その結果、「URLが見つからないから回答しない社員」が増え、“社内の風通しを良くする”という本来の目的を果たすのが困難になります。
また、匿名で送れたとしても、URLの取り扱いに気をつけなければ情報漏えいにつながり、社員からの信用を失いかねません。
そのため、Googleフォームで社員の声を集める場合には、アンケートURLに誰でも簡単にアクセスできるうえ、セキュリティの高い“情報共有ツール”で管理しましょう。
【これで解決】Google フォームのURL管理に最適なツール
以下では、Google フォームのURL管理に最適なツールを紹介します。
目安箱ツールは多機能で高額なものが多く、「試しに目安箱を設置したい」場合には不向きです。そこで、「無料で意見を集められるGoogleフォーム」と「アンケートURLがメール・メッセージで埋もれない情報共有ツール」を併用すると、低コストで運用できます。
ただし、情報共有ツールは「使いやすさ」が必須条件です。操作が複雑なツールは、ITが苦手な社員に使われなくなるので、導入しても最終的に形骸化する恐れがあります。
結論、Googleフォームと併用すべき情報共有ツールは、募った社員の声を埋もれさせない「ノート」があり、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使いこなせるツール「Stock」です。
Stockの「ノート」には、アンケートURLやメモなどの残したい情報をすべてストックでき、直感的な「フォルダ」で整理できるので、URLを見落とす心配はありません。また、ノートには「タスク」が紐づいているため、アンケートの回答忘れを防げます。
非IT企業の65歳でも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜GoogleフォームのURLをStockで管理するイメージ＞
Stockの「ノート」にGoogleフォームのURLを貼り付け、アンケート実施の背景などを記載すれば、意見を募る理由が社内メンバーに分かりやすく伝えられます。また、ノートの内容は「フォルダ」や「検索機能」で簡単に見つけられるので探す手間がかかりません。
さらに、ノートに紐づく「メッセージ」で社内メンバーに直接告知をしたり、「タスク」で回答を忘れないように設定したりすることも可能です。
社内目安箱を導入する目的
社内目安箱では、一般的に以下のような内容を募るために設置される場合が多いです。
- 業務改善の提案
- 働き方に関する意見
- 人間関係に関する相談
実際に現場で働いている社員の視点から、無駄な業務フローや必要以上に時間がかかっている作業がないか、意見を集めて業務改善に活かします。
オフィス設備やフレックス制度の改善案などを募って、社員の働く環境を整備することで、離職率の低下や社員のモチベーション向上を図ります。
直接言いづらいコミュニケーションの悩みや、ハラスメントなど不適切な言動に関する相談を受けつけることで、社内の雰囲気の改善につなげます。
以上のように、社内目安箱は単なる意見箱ではなく、「社員が働きやすい環境を作るための仕組み」として活用されているのです。
社内に効果的な目安箱ツール4選
以下では、社内目安箱ツール4選を紹介します。それぞれの特徴や注意点を把握し、自社に適した目安箱ツールを選択しましょう。
【サイボウズOffice】さまざまな業務に活用できる多機能ツール
サイボウズOfficeの特徴
- 多種多様な機能がある
- スマートフォンからも利用できる
目安箱に加えてメッセージやタイムカードなど、さまざまな機能が揃っています。
スマートフォンにも対応しており、時間や場所を問わず目安箱に意見を投稿できます。
サイボウズOfficeの機能・使用感
- 社内アンケート機能
- 掲示板機能
カスタムアプリの社内アンケート機能を使って、社員の声を集めることができます。アンケート項目や書式は自由にカスタマイズできるうえ、集計結果のグラフ化も可能です。
コメントやリアクション機能のついた掲示板が簡単に作れるので、社内全体や各組織へお知らせしたい重要な情報を掲示したい場合に便利です。
サイボウズOfficeの注意点
- 社員が使いこなせない恐れがある
- 低価格のコースでは目安箱の機能が使えない
- 検索機能が不十分
目安箱以外の機能を豊富に備えた多機能なグループウェアなので、使い方が複雑であり、社員が使いこなせない恐れがあります。
目安箱は標準機能にプラスされたカスタムアプリに該当するため、低価格帯のスタンダードコースでは利用できません。
利用しているユーザーからは、「メッセージや掲示板の検索の機能がいまいちで，and orや並び替えやフィルタリングを組み合わせて使いたいが，融通が効かない場合が多い．」という声があります。（引用：ITreview）
サイボウズOfficeの料金体系
- スタンダードコース：600円/ユーザー/月（目安箱ツールの利用不可）
- プレミアムコース：1,000円/ユーザー/月（目安箱ツールの利用可）
【kintone】カスタマイズして使える自由度の高いツール
kintoneの特徴
- 機能を自由にカスタマイズできる
- 外部サービスと連携できる
kintoneでは100以上のアプリをカスタマイズできます。また、目安箱アプリを利用すれば匿名でアイデアを回収できるうえに、アイデアに紐づけたやりとりも可能です。
Microsoftアプリなどの外部サービスと連携する機能を使えば、すべての情報をkintoneで管理できるようになります。
kintoneの機能・使用感
- 「アプリ」機能
- レポート機能
仕事の数だけ作成できる独自の「アプリ」では、用途に合わせて自社に合った仕様にカスタマイズすることができます。たとえば、目安箱のアプリを作る場合、対応部署や担当者を設定できるので、社員の意見が活用されないまま放置される事態を防げるのです。
「アプリ」に蓄積したデータを集計してリアルタイムに反映し、グラフ化できるので、分析する度にまとめ直す手間がなく便利です。
kintoneの注意点
- アプリの概念を理解する必要がある
- サポート体制が不十分
kintoneは「アプリ」の概念を理解しなければ、自社に合った機能にカスタマイズすることが困難です。そのため、ITが苦手な社員は使いこなせない可能性があるので注意しましょう。
ユーザーからは「運用上の課題や悩みはユーザコミュニティやFAQで基本解決してね、とユーザにゆだねられているため、ちょっとしたことを聞く窓口がないです。」という声も上がっています。（参考：ITreview）
kintoneの料金体系
以下は、2024年10月1日より適用された価格改定後の料金プランです。
- ライトコース：1,000円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,800円/ユーザー/月
- ワイドコース：3,000円/ユーザー/月
【みんばこ】完全匿名で意見を収集できるツール
みんばこの特徴
- 目安箱に特化したツール
- 完全匿名で利用できる
目安箱機能に特化したツールであり、社員の本音を収集できます。目安箱以外の機能が必要ない企業には適しています。
意見は全て匿名化されます。そのため、社員は気兼ねなく意見を発信することが可能です。
みんばこの機能・使用感
- カテゴリ機能
- 権限選択機能
目安箱のカテゴリを設定できるため、目安箱の数が増えても管理が煩雑になりづらいです。
管理者ごとに、誰がどのカテゴリを閲覧、返信するのかを設定する権限管理ができるので、必要な人に必要なカテゴリの投稿が届いて便利です。
みんばこの注意点
- Starterプランではカテゴリや権限に制限がある
- 目安箱以外の用途には不向き
最低金額で始めるには10,000円/月～となりますが、Starterでは「カテゴリが1つまで」「権限の管理」などの制限があります。
目安箱に特化したツールなので、たとえば「社内で業務の情報を共有する」といった異なる用途に活用するには機能が不足しています。
みんばこの料金体系
- Starterプラン：10,000円/月〜（カテゴリは1つまで）
- Basicプラン：40,000円/月〜（カテゴリは5つまで）
- Enterpriseプラン：60,000円/月〜（カテゴリ無制限、大人数向け）
※利用するユーザー数によって金額が変動する
【シナジーHR意見】匿名アンケート機能を備えたツール
シナジーHR意見の特徴
- 機能がシンプル
- 申込後は最短翌日から利用可能
「掲示板」「アンケート」「ボード」の3つの機能で構成されており、多機能すぎて使いこなせない事態を避けられます。
申込後、自社専用の環境を作成してもらい、初期説明を受ければ利用開始できます。
シナジーHR意見の機能・使用感
- アンケート機能
- ボード機能
アンケートの設問や回答形式を自由に設定でき、自社の目的に合わせたアンケートを実施可能です。また、必須回答の設定も簡単にできるため、社員が未回答で提出する事態を防げます。
付箋感覚で意見を投稿できるので、目安箱としてだけではなく、会議でのアイデア出しや議事録としても活用できます。
シナジーHR意見の注意点
- 無料では利用できない
- 目安箱専用ツールではない
14日間の無料トライアル期間が用意されていますが、無料プランはなく、有料での利用が前提となります。
目安箱専用のツールではないため、自社の導入目的に合わせて利用を検討する必要があります。
シナジーHR意見の料金体系
- 400円/ユーザー/月
おすすめの社内目安箱ツール4選の比較表
以下では、おすすめの社内目安箱ツール4選の比較表をご紹介します。
| サイボウズOffice | kintone | みんばこ | シナジーHR意見 | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
さまざまな業務に活用できる多機能ツール |
カスタマイズして使える自由度の高いツール |
完全匿名で意見を収集できるツール |
匿名アンケート機能を備えたツール |
| 注意点 |
社員が使いこなせない恐れがある |
アプリの概念を理解する必要がある |
目安箱以外の用途には不向き |
目安箱専用ツールではない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月～
※目安箱機能を使うなら1,000円/ユーザー/月が必要 |
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは10,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは400円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「kintone」の詳細はこちら |
「みんばこ」の詳細はこちら |
「シナジーHR意見」の詳細はこちら |
目安箱機能を備えたツールには、目安箱に特化したツールから多機能なものまであるので、導入するときには自社に適したツールを比較・検討しましょう。
【要確認】会社で目安箱ツールが上手くいかないデメリット
ここでは、目安箱ツールの3つのデメリットを紹介します。あらかじめ以下の内容を押さえておくと、ツール導入後に運用が頓挫してしまう事態を避けられます。
（1）多機能で使いこなせない
目安箱ツールの1つ目のデメリットは、多機能ゆえに使いこなすのが難しい点です。
目安箱機能を備えたツールは、仕事の効率化を全社的に推し進めるための「業務全般に活用するツール」であるケースが一般的です。つまり、目安箱以外の機能も備わっているツールが大半なので、業務では使わない機能まで搭載されているのです。
さらに、多機能なツールを扱うには、一定以上のITリテラシーが求められます。それゆえに、ITが苦手な社員は使いこなせず、結果として「現場からの意見を上手く回収できない」事態が発生してしまうのです。
（2）料金が高額で負担となる
目安箱ツールの2つ目のデメリットは、利用料金が高額で負担となる点です。
目安箱機能のみのツールは費用対効果が低いため、複合的な機能を搭載したツールが導入されがちです。ただし、多機能なツールは価格も高めに設定されているので、継続利用が企業にとって大きな負担になります。
そのため、導入後スムーズにツールを浸透させるためにも、目安箱のほかに搭載されている機能に過不足がないかを加味したうえで、自社の想定する料金内で運用できるツールを使いましょう。
（3）意見・内容が埋もれやすい
目安箱ツールの3つ目のデメリットは、単独で使うと意見や内容が埋もれやすい点です。
たとえば、Googleフォームや目安箱ツールで意見を募集しても、大量に意見が蓄積されるとツール上では見づらく、埋もれがちです。目安箱に投稿された社員の意見は「情報」として管理できなければ、業務に反映されなくなってしまいます。
そこで、目安箱を作成するツールを導入したときには、吸い上げられた社員の意見を整理しながら蓄積できる「Stock」のような情報共有ツールも併用しましょう。
おすすめの社内目安箱ツールまとめ
ここまで、社内目安箱ツールやデメリット、おすすめの代替ツールを紹介しました。
目安箱ツールには多機能なものが多いため、ITリテラシーの有無によって、意見を出す社員と出さない社員で二極化してしまいます。また、機能に比例してコストも高くなり、目安箱の設置自体が企業の大きな負担となる恐れがあるのです。
目安箱を簡単に設置する手段として、Googleフォームの利用がありますが、URLが埋もれないように注意しなければなりません。そこで、社員の意見は「情報を正しく管理できるツール」を併用して集約すべきなのです。
結論、目安箱の運用には、あらゆる情報を流れないように管理できるうえ、必要な機能に過不足がないシンプルなツール「Stock」が最適です。Stockは目安箱だけでなく、他業務への展開も可能になっています。
ぜひ「Stock」を導入して、風通しの良い社内環境を整えましょう。
