ビジネスシーンでは仕事で得られた気づきや知識を、備忘録としてメモに残すことが多いです。今日ではテレワークの浸透もあり、メモはスマホやPCでとるのが一般的になりつつあります。
 
そして、スマホやPCで利用できる代表的なメモアプリが「Google Keep(グーグルキープ)」です。Google Keepは無料のGoogleアカウントさえあれば利用できるため、全世界で広く利用されています。
 
一方、Google Keepは一般的にプライベートで利用されている背景から「Google Keepは果たしてビジネスにふさわしいか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Google Keepの特徴や機能、活用方法、使い方などを網羅的にご紹介します。
 
  • Google Keepを仕事のメモアプリとして利用できるのかと懸念がある
  • Google Keepの使い方が分からないので、画像付きの解説が見たい
  • 社内で属人化しているメモを集約し、情報資産として活用したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、Google keepの特徴から使い方までを理解でき、ビジネス利用の是非を判断する材料まで分かります。


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Google keep(グーグル キープ)とは

Google Keepで何ができるのかが分からない状態では、業務に活かせられません。そのため以下では、Google Keepの特徴から機能まで、基礎的な情報をご紹介します。

Google Keepの特徴と活用方法

Google Keepのトップページ

Google Keep(グーグル キープ)とは、Googleが提供しているメモ帳アプリです。
 
ほかのメモアプリにありがちな「端末によって使えない」ということはなく、Google KeepはAndroidとiPhoneのどちらでも使用できる特徴を持っています。また、Google Keepには以下のような活用方法もあります。
 
  • テキストだけでなく、音声や手書きでメモを残す
  • メモの色分けやラベリングでメモを整理する
  • リマインダー(通知機能)でタスクの抜け漏れを防ぐ
利用にはGoogleアカウントの開設が必要ですが、無料ですべての機能を利用できます。
 

Google Keepの機能と基本画面

Google Keepを使いこなすためには「どのような機能があるのか」を正しく理解する必要があります。以下は、Google Keepに搭載されている代表的な機能とその特徴です。
 
機能 特徴
ラベル
メモをカテゴリーごとに分けられる機能です。
アーカイブ
利用頻度が低くなったメモを非表示にする機能です。
色分け
メモ自体のカラーを変更して、視覚的にメモを分類する機能です。
固定
特定のメモを固定して、分かりやすい場所で管理できる機能です。
音声メモ
スマホのマイクから収録したことを記録できる機能です。
手書きメモ
指先や専用のペンで手書きのメモを残せる機能です。
チェックリスト
チェックボックスをタップするだけで、テキストに打ち消し線が引ける機能です。
共有
作成したメモをほかの人と共有できる機能です。
リマインダー
メモに通知設定をして、抜け漏れを防ぐ機能です。
そして、Google Keepのメモ画面は下図のようになります。どこから機能を利用できるのか明示してあるので、お手元のスマホから確認しましょう。

Google Keepの基本画面



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Google Keepの5つの疑問

<Google Keepはどこにある?>

iPhoneやAndroidはアプリ一覧にあります。また、WindowsやMacはWebブラウザからアクセスしましょう。
 
スマホのアプリ一覧にない場合には、iPhoneは「App Store」、Androidは「Google Play ストア」からインストールしましょう。

<Google Keepの開き方は?>

スマホの場合は、Google Keepのアプリをタップするだけで開きます。
 
PCの場合に、はGoogle ChromeのWebブラウザを開き、画面右上のアイコン画像の左にある「Google アプリ」からGoogle Keepを開きましょう。

<Google Keepはどこに保存される?>

Google Keepのメモはクラウド(インターネット上の管理場所)に保存されます。
 
直接端末に保存されるわけではないので、端末が故障してもアカウント情報さえあればメモにアクセスできるので便利です。

<Google Keepはほかの人に見られる?>

Google Keepのメモが勝手に第三者から見られることはありません。
 
ただし、Google Keepのメモは共同編集者を設定できるため、解除しない限り、共有相手はアクセス可能な状態が続きます。

<Google Keepのデメリットは?>

Google Keepのデメリットはビジネス利用には向かない点です。
 
たとえば、複数のメモを一括で共有できないので、わざわざ一つひとつ設定する必要があります。また、Google Keepにはメモを分類するフォルダがないため、目的のメモがすぐに見つからないこともあるのです。
 
関連記事: 仕事で使えるビジネス向けメモアプリ10選!複数デバイスで使いやすいものを厳選
 
関連記事: 仕事で使えるAndroidのメモ帳3選!無料で使えるシンプルなアプリとは?


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<初級編>Google Keep(グーグル キープ)の使い方

ここでは、Google Keepを利用するにあたって、必ずマスターしておくべき使い方を解説します。

新規作成

以下では、メモを新たに作成する方法を解説します。
 
まずは、スマホのアプリ一覧からGoogle Keepを開き、メイン画面を開きます。そして、下図のように画面右下の「+」をタップすれば、新規メモが作成されるので自由にメモをしましょう。
 
グーグルキープのメモを新規作成する方法

修正

次に、Google Keepで作成したメモを修正しましょう。修正したいメモをタップすれば編集画面になるので簡単です。
 
グーグルキープのチェックリストメモを修正
 
Google Keepには編集履歴を確認したり、復元したりする機能がないので、大切な情報を誤って上書きしないように注意しましょう。

削除

削除したメモは全て「ゴミ箱フォルダ」に移動します。7日後にはゴミ箱フォルダは空になってしまうので注意が必要です。ゴミ箱フォルダは手動でも空にできます。
 
メモを削除するためには、任意のメモをタップして、右下に「︙」が表示されるためタップします。
 
グーグルキープのチェックリストメモの表示画面
 
グーグルキープのチェックリストメモのメイン画面
 
表示された「削除」の項目を選択すると、該当のメモは削除されます。

アーカイブ

アーカイブとは一部のメモを非表示にする機能です。 アーカイブを上手く活用すれば、重要なメモだけがメイン画面に表示されるので、すぐに必要な情報が見つかるようになります。
 
そのため、重要度の低いメモは積極的にアーカイブしましょう。アーカイブは非常に簡単で、任意のメモをタップしながら左にスライドするだけで完了です。
 
グーグルキープのチェックリストメモをアーカイブ
 
アーカイブしたメモは、画面左上の三本線のマークをタップして表示される「アーカイブ」からすべて確認できます。
 
グーグルキープのチェックリストメモのアーカイブ画像

ラベルの貼付

カテゴリ分けするために、メモにラベルを付けましょう。
 
まずは、任意のメモを開いて、画面右下に「︙」が表示されるのでタップします。
 
グーグルキープのチェックリストメモの表示画面
 
グーグルキープのチェックリストメモの表示画面
 
表示された「ラベル」を選択します。
 
新しいラベルを作成する場合には、(1)ラベル名を入力しましょう。一方、既存のラベルを付ける場合には、(2)チェックボックスをタップします。
 
グーグルキープのチェックリストメモの表示画面2
 
特定のラベルが付けられたメモだけを確認したい際には、画面左上の3本線のマークをタップします。そして、表示されるラベル一覧から該当のラベルを選択すれば、メモが一覧で表示されるので便利です。

色分け

色分けによってメモの重要度を決められます。メモの重要度によって色を変えれば、メモの見逃しを防ぐことにつながるので重要です。また、背景画像も変えられるため、メモの分類をさらに細分化できます。
 
まずは、色を変更したいメモを開き、画面左下にある「パレット」のマークから任意の色を選択しましょう。色は全部で12種類あります。
 
グーグルキープのチェックリストメモの表示画面
 
下図のように、メイン画面や編集画面で色分けがされるので、ほかのメモとの違いがすぐに分かります。
 
グーグルキープのチェックリストメモの色分けグーグルキープのチェックリストメモの色分け画面

固定(ピン留め)

Google Keepのメイン画面にメモを固定すれば、常に目に入る場所で管理ができるようになります。固定されたメモはメイン画面の一番上に表示されるので、アクセスもしやすくなります。
 
メモの固定は、任意のメモを開いて、右上の「ピン」のアイコンをタップするだけです。
 
グーグルキープのピン留め画面

表示方法の変更

Google Keepのメモは一覧で表示されますが、表示方法の変更もできます。
 
表示方法を変更したい場合には、画面右上にある「ギャラリー表示」もしくは「リスト表示」のアイコンをタップするだけです。

メモの表示方法の変更



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<中級編>Google Keep(グーグル キープ)の使い方

以下では、Google Keep中級者向けの使い方を解説します。中級編をマスターして、従来の面倒なメモ管理から脱却しましょう。

テキストメモ

テキストメモはメモアプリの基本機能のひとつであり、文章の制限なく自由にテキストを記載できます。
 
はじめに、右下にある「プラス」のマークをタップします。
 
グーグルキープのテキストメモのメイン画面
 
グーグルキープのテキストメモの入力画面
 
テキストメモを作成する画面が表示されるので「メモのタイトル」と「メモの内容」を入力しましょう。

ボイスメモ

ボイスメモは、音声を文字に変換してメモを書き残す方法です。移動中でテキスト入力ができないときでも、簡単にメモを残せます。
 
まずは、画面下にある「マイク」のマークをタップしましょう。
 
グーグルキープのボイスメモのメイン画面
グーグルキープのボイスメモ入力画面
 
「お話しください」という表示の後に、スマホに向かって話しかけます。
 
メイン画面に戻ると、下図のように作成したメモが表示されます。ボイスメモでは録音した音声を保存することも可能です。
 
グーグルキープのボイスメモのメイン画面

手書きメモ

手書きメモは、指先や専用のペンを使って描画でメモする方法です。テキスト入力が面倒なときや、図やグラフを残すときに役立ちます。文字の太さや色も豊富にあるので、多様な用途で使えます。
 
まずは、画面下にある「ペン」のマークをタップします。
 
グーグルキープの手書きメモのメイン画面
 
グーグルキープの手書きメモ入力画面
 
上図のように、ペンの「種類」「色」「太さ」のバリエーションが豊富なので、用途や好みに合わせたメモが作成できます。
 
メイン画面に戻ると、下図のように作成したメモが表示されます。
 
グーグルキープの手書きメモ画面を確認している画像

画像メモ

画像メモは写真や画像をメモとして添付しておく方法です。テキストメモも書けるため、写真や画像の説明文も一緒に管理できます。
 
まずは、画面下にある「画像」のマークをタップします。次に、「写真を撮る」と「画像を選択」の選択肢が表示されるので、どちらかを選択しましょう。
 
グーグルキープの画像メモのメイン画面
 
グーグルキープの画像メモの入力画面
 
そして、上図のようにテキストの入力画面が表示されるので、写真や画像に関する「メモのタイトル」と「メモの内容」を入力しましょう。
 
メイン画面に戻ると、下図のように作成したメモが表示されます。
 
グーグルキープの画像メモの確認画像

チェックリストメモ

チェックリストメモは箇条書きでメモしていく方法です。仕事のToDoリストとして利用できます。
 
チェックボックスをタップすると、テキストに打ち消し線が入って目立たない形で表示されるのです。また、チェックリストの並び替えも、チェックリストに表示されている「6つの点のアイコン」を長押ししながら、上下にスライドすることで簡単にできます。
 
まずは、画面下にある「チェックボックス」のマークをタップしましょう。
 
グーグル キープ チェックリストメモ メイン画面
 
グーグル キープ チェックリストメモ 入力画面
 
チェックリストを追加する場合には「+ リストアイテム」をタップします。メイン画面に戻ると、下図のように作成したメモが表示されます。
 
グーグル キープ チェックリストメモ メイン画面 確認
 
関連記事: 【iPhone・Android対応】メモ共有アプリ21選!

<上級編> Google Keep(グーグルキープ)の使い方

以下では、Google Keepの発展的な使い方について解説していきます。ビジネスに役立つ機能が多いので、全社で使いこなせれば業務効率化に貢献します。

共有機能

Google Keepのメモを、ほかのメンバーへ簡単に共有できます。従来のように、共有したいメモをスクリーンショットして送る必要はありません。
 
はじめに、メモの画面右下の「︙」から、「送信」または「共同編集者」を選択します。
 
グーグルキープのチェックリストメモの共有選択
 
「送信」と「共同編集者」の違いは以下の通りです。
 
  1. 送信
  2. AirDropやメール、メッセージなどのコミュニケーションツールから送信できます。
  3. 共同編集者
  4. 共有相手のメールアドレスを入力すれば、Google Keep上で共同編集ができます。

タスク割り機能

チェックリストメモで作成したチェック項目を、さらに細分化できます。リストが複雑になった際に、同じ分類のチェックリストをまとめられるので便利です。
 
下図のように、任意のメモを選択して、細分化したいチェックリストをタップしながら右にスライドするだけで設定完了です。
 
グーグルキープのチェックリストメモのタスク分割

リマインダー機能

メモアプリのデメリットとして、メモアプリを開かなくてはメモが確認できないことがあります。しかし、リマインダー機能を使えば、設定した期限に通知がされるので、うっかり忘れの予防が可能です。
 
はじめに、メモの画面右上にある「ベル」のマークをタップしましょう。
 
グーグルキープのチェックリストメモのリマインダー画像
 
【メモアプリ】Google Keep(グーグル キープ)の使い方を解説!
 
そして、上図のようにリマインドしてほしい日付や時間を設定します。「場所の選択」をすると、指定した場所に来た際にリマインドがされます。
 
関連記事: 【フリー・トライアルあり】メモに最適なアプリ・Webサービス20選!


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【ビジネス向け】Google Keepよりも業務効率化に貢献するアプリ

以下では、Google Keepよりビジネス向けのツールをご紹介します。
 
Google Keepのメモは一括共有ができないなどのデメリットがあり、個人メモの管理に特化しています。そのため、メモをナレッジとして社内に展開したり、営業活動で得た情報をチームで活用したりする運用には向きません。
 
また、Google Keepにはメモを整理できるフォルダがないので、目的のメモを探すのに苦労する可能性があります。また、上書きしてしまったテキストは復元できないため、仕事の情報管理のために利用するのはリスクが大きいのです。
 
以上のことからも、仕事のメモを管理するのであれば「作成・管理・共有」の3つが効率的にできるメモアプリを導入しましょう。
 
結論、Google Keepとは異なり、ビジネス向きのメモアプリは、作成・管理・共有の機能に過不足がなく、誰でも直感的に使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
 
Stockで作成したメモは作業を戻したり、編集履歴から復元したりできます。また、メモは作成した瞬間からメンバーへ共有されるので、毎回設定する必要はありません。さらに、メモはフォルダで管理できるため、メモが乱立しないのです。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
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<Stockをおすすめするポイント>

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<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
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★★★★★ 5.0

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塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

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Google Keep(グーグルキープ)の使い方まとめ

ここまで、Google Keepの概要から使い方まで網羅的にご紹介しました。
 
Google Keepは、テキストはもちろん、音声や手書きでメモを残せるので、無料のメモアプリとしては高機能です。また、Googleアカウントさえ持っていれば端末を問わず利用できる特徴もあります。
 
一方、Google Keepには「メモの一括共有ができない」「メモを復元したり、やり直したりできない」「フォルダがないのでメモが乱立する」など、仕事で利用するにあたって無視できないデメリットがあります。
 
そのため、効率的な情報管理が求められるビジネスシーンにおいては、Google Keepに代わるメモアプリが必要です。
 
たとえば、今回ご紹介した「Stock」は、Google Keepの3つのデメリットをすべて解消する機能を過不足なく備えているビジネス向けのメモアプリです。
 
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