日報は、上司が部下の現状を正確に把握したり、仕事のフィードバックを適切にしたりするのに役立ちます。そのため、業界・業種を問わず、体裁の整った「分かりやすい日報」を作成しなくてはならないのです。
しかし、「日報の正しい書き方がいまだに分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、上司に評価される日報を書くポイントや注意点を中心にご紹介します。
- 日報の正しい書き方や記載項目を知りたい
- テンプレートを使って、手間をかけずに体裁の整った日報を書きたい
- 日報作成の負担を減らせるツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい日報を簡単に作成・共有できる方法が見つかります。
目次
日報とは
日報とは、1日の業務内容や成果をまとめ報告することで、情報共有や業務の振り返りを行うための重要なツールです。
日報を書くことで、自分の業務状況を整理できるだけでなく、上司やチームメンバーとのコミュニケーションがスムーズになり、日々の業務改善につながります。
例えば、営業職で日報を活用すると、商談の進捗や課題が明確になり、次の行動プランを立てやすくなります。そのため、日報は効率的な業務運営と成果向上に欠かせないものです。
日報を書く3つの目的
以下では、日報を書く目的を解説します。日報を作成する目的が社内に浸透すれば、何も考えずに日報を書くよりも意味のあるものになるのです。
（1）1日の業務内容や成果の見直し
日報を作成する1つ目の目的は、業務内容や成果の見直しです。
日報にその日取り組んだ業務を書き記す作業が、目標達成度の確認や解決策の立案につながります。また、成果を見直す作業では、「なぜその結果になったのか」と要因を改めて分析できます。
内容・成果を見直しやすい日報にするには、5W1H（誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように）を意識して作成するのがおすすめです。5W1Hを意識して構成された文章は、内容が具体化されているので、読み手に関わらず意図を伝えやすくなります。
（2）上司への進捗報告
2つ目の目的は、上司への進捗報告です。
上司は日報から進捗を確認して、進捗が遅れている場合は原因を探り、作業分担やスケジュールを見直します。そのため、日報は上司がすぐに確認できるように作成後に素早く提出しましょう。
また、進捗に遅れがある場合は遅延の原因などの背景も記載して、「分かりやすい報告」を心がける必要があるのです。
（3）ノウハウとして蓄積する
3つ目の目的は、ノウハウとして活用するためです。
業務に関する疑問や改善点の分析、上司からのフィードバックなどを含む日報は、企業の情報資産として運用できます。つまり、日報は提出して終わりではなく、引き継ぎ業務や顧客管理に役立つノウハウとして活用すべきなのです。
しかし、従来の紙によるアナログ管理では、毎日作成する日報が溢れて必要な情報へ即座にアクセスできません。そこで、フォルダごとに日報を管理できる「ナレカン」のようなツールを使って、効果的に日報を活用している企業が増えています。
業務日報に必要な項目とは
ここでは、分かりやすい業務日報に必要な項目を紹介します。以下の項目を押さえていない日報は形骸化するため必ず記載しましょう。
- 目標
- 業務内容
- 良かった点・改善点
- 翌日の目標
- その他の共有事項
1日で達成すべき目標を記入します。数値を用いて、具体的で振り返りやすい目標を立てましょう。
その日の業務内容を記入します。時系列で書くと読み手にも分かりやすくなります。
業務から得た気づきを記入します。良かった点は背景も分析して業務に役立て、改善点は上司から的確なアドバイスをもらえるように、具体的に記載しましょう。
目標の達成度や改善すべき点を踏まえて、翌日の目標を記入します。
上司への相談や獲得したノウハウなどの共有事項を記入します。
ほかにも、清掃業や建設業などの業態では現場の写真を提出させるなど、業界や業種に応じて必要な項目を設けることが求められます。
【例文あり】 業種別！上司に評価される日報の書き方
ここでは、上司に評価される日報の例文をご紹介します。コピー＆ペーストすればすぐに利用できるので、既定のフォーマットがない企業は以下の例文をもとに自社仕様のフォーマットを作成しましょう。
営業職
営業職の日報は、顧客との商談結果やアポイントメント内容、受注状況を以下のように詳しく記録しましょう。
2024年8月26日（月） 営業日報 社員A
訪問先・顧客名：
- 既存顧客：C社、D社
- 新規顧客：F社
アポイント内容・商談結果：
- C社：次回提案の具体的なリクエストを受け取り、詳細の準備を開始
- D社：追加提案の検討を依頼
- F社：アポイント取得成功。次回ミーティングの予定を確定
受注状況：
- 既存案件：継続中
- 新規案件：進行中
次回のアクションプラン：
- C社：次回提案の資料作成
- D社：追加提案の詳細を準備
- F社：次回ミーティングに向けた準備を進める
課題・問題点：
- 新規顧客の獲得スピードが目標に達していない
必要なサポート・依頼事項：
- 提案資料のデザインサポートを依頼
達成目標と進捗状況：
- 目標：新規顧客2件のアポイント取得 → 進捗：1件（△）
- 目標：既存顧客フォローアップ3件 → 進捗：3件（〇）
振り返り・自己評価：
- 良かった点：既存顧客のフォローアップが計画通りに進んだ
- 改善点：新規顧客へのアプローチ方法の改善が必要
次回のアクションプランや課題を残すことで、営業活動の進捗が管理しやすくなります。
事務職
事務職の日報は、業務内容や処理件数、業務の優先順位を以下のように明確化しましょう。
2024年8月26日（月） 事務日報 社員B
本日の業務内容：
- 月次報告書のドラフト作成
- 備品の在庫管理リストの更新
処理件数・進捗状況：
- 月次報告書：90%完了
- 在庫管理リスト：完了
業務の優先順位：
- 月次報告書の完成 → 備品管理 → 発注手続き
課題・問題点：
- 月次報告書のデータ整合性チェックに時間がかかっている
チーム内連絡事項：
- 発注手続きが遅れているため、注意が必要
翌日の予定：
- 月次報告書の最終チェックと提出
- 発注手続きを完了させる
自己評価・所感：
- 良かった点：在庫管理リストの更新がスムーズに進んだ
- 改善点：月次報告書の整合性チェックに時間がかかりすぎたため、効率化が必要
課題やチーム内の連絡事項を共有することで、事務作業の効率化とチーム内の連携が図れます。
新入社員・研修
新入社員や研修の日報は、学んだ内容やスキル、実施した演習を記録し、理解度や指導担当者からのフィードバックを以下のように反映しましょう。
2024年8月26日（月） 研修日報 社員C
学んだ内容・スキル：
- 基幹システムの基本操作
- 業務フローの全体像と各部署の役割
理解度・疑問点：
- 理解度：業務フローの流れは理解できたが、システム操作に不安が残る
- 疑問点：システムの一部機能について、具体的な操作手順が不明
実施した演習・実務：
- 基幹システムの操作練習
- 資料作成の補助業務
指導担当者からのフィードバック：
- システム操作に関しては、さらなる練習が必要との指摘
- 業務フローの理解は良好と評価
次回研修までの課題：
- システム操作の練習を継続し、不明点を解消する
感想・振り返り：
- 業務フローが理解できたことで、今後の業務に対する不安が軽減された
自己評価：
- 良かった点：業務フローの理解が進んだ
- 改善点：システム操作の練習が不足していた
上記のようにまとめると、研修の進捗を把握しやすくなり、自身の課題も明らかにできます。
テレワーク・在宅勤務
テレワーク・在宅勤務の日報は、以下のように在宅での業務内容や進捗状況を報告し、通信環境の問題や課題、チームへの連絡事項を記録しましょう。
2024年8月26日（月） 在宅勤務日報 社員D
本日の業務内容：
- 月次報告資料のデータ集計
- チームミーティングの議題整理
進捗状況：
- データ集計：完了
- 議題整理：完了
- 報告資料の整合性チェック：80%完了
通信状況や業務環境の問題：
- 通信環境：一時的な遅延が発生したが、業務に大きな影響なし
課題・問題点：
- 報告資料の整合性チェックに時間がかかりすぎた
チームや上司への連絡事項：
- 次回のリモート会議では、事前に通信チェックを実施する
翌日の予定：
- 報告資料の最終チェックと提出
- 次回ミーティングの準備
自己評価・所感：
- 良かった点：データ集計と議題整理が計画通りに進んだ
- 改善点：通信環境の安定性を高めるため、ルーターの位置を見直す必要がある
このように、各職種の特性に合わせた詳細な記録を行うことで、業務の進捗や課題が明らかになり、次回の業務に向けた準備や改善ができるようになります。
上司に評価される日報を書くためのポイント
ここでは、上司に評価される日報を書くためのポイントを3つご紹介します。日報を上手く活用している企業では、以下のポイントを押さえながら効率的に分かりやすい日報を作成しています。
（1）メモを取る
1つ目のポイントは、メモを取ることです。
日報作成が進まない原因の一つに、「何を書けばよいか分からない、思い出せない」ことが挙げられます。そこで、業務ごとに所感や反省をメモに記載しておけば、1日の最後にまとめるだけで良いので簡単です。
また、箇条書きで見出しを作り、見出しごとに1～2文程度メモを取っておくと、後から書式を整えるだけでそのまま日報として提出できます。たとえば、「客先訪問」や「問い合わせの確認」など、業務に合わせた見出しをあらかじめ作成しておきましょう。
（2）定量的に記載する
2つ目のポイントは、定量的に記載することです。
件数や割合など、数字を使って表すと誰が見ても分かりやすい日報に近づきます。とくに、1日の目標は定量的な表現にすれば達成度が測りやすくなり、改善策の立案や分析が簡単です。
また、以下のように時系列にするのも効果的です。
例：
- 10：00〜 契約書4件作成
- 11：00〜 提案資料3件準備
- 13：00〜 取引先〇〇と〇〇で商談が2件
- 16：00〜 帰社
- 17：00〜 新規プロジェクトに関するミーティング
- 18：00〜 退社
このように、定量的な表現を加えれば情報を一目で把握しやすくなります。
（3）テンプレートを活用する
3つ目のポイントは、テンプレートを活用することです。
テンプレートを使えば、日報の構成・内容を考える時間を削減できます。また、テンプレートは「何が、どこに記載されているか」がすぐに分かるので、何人もの部下の日報を確認する上司の負担が減るのです。
たとえば、上記のように「業務内容・進捗・反省点」の項目が設けられた日報テンプレートを使うと、見やすく情報をまとめられるのです。
また、「ナレカン」のようなツールにテンプレートを登録しておけば、Excelなどで管理するより簡単にアクセスできます。
【要注意】新人が押さえるべき日報の注意点とは
ここからは、新人社員が押さえるべき日報の注意点を解説します。以下の2つは特に意識して、作成しましょう。
（1）PDCAサイクルを意識する
1つ目の注意点は、PDCAサイクルを意識した内容を記載することです。
具体的には、その日行った業務報告だけではなく、「反省点」や「該当業務の改善策」を細かく記載する必要があります。PDCAサイクルを意識した日報は自身の成長を促し、上司も部下の課題点が明確になるので適切なフィードバックができます。
PDCAサイクルを日報へ落とし込むには、以下の流れで作成するのがポイントです。
- Plan（計画）：本日時点での目標や達成すべきタスクを記載
- Do（実行）：Planで設定した内容に対し、どのように取り組んだのかを記載
- Check（確認）：Doで取り組んだ業務に対し、達成度や進捗を定量的に記載
- Action（改善）：Checkでの反省点・改善点を踏まえ、明日以降のアクションを記載
上司のフィードバックを自身の成長に役立てるためにも、新人社員はPDCAサイクルを意識して日報を作成しましょう。
（2）早めに作成・提出する
2つ目の注意点は、日報を早めに作成し提出することです。
上司は日報を確認してから、場合によってはチーム全体のスケジュールを調整します。そこで、日報の提出が遅れるとチーム全体の進捗を阻害する原因になるのです。
また、チームによっては、上司からのフィードバックをもとに翌日以降の業務計画を立案するので、早めの作成・提出は欠かせません。
短時間で日報を作成するには「テンプレート」を使って、作成フローを短縮することが有効です。また、「ナレカン」のようなITツールを用いると、作成後はすぐにクラウド上で提出・共有されるため、時間も手間もかかりません。
【必見】日報の作成・管理におすすめのツール
以下では、誰でも効率的に日報を作成・管理できる方法をご紹介します。
日報は業務の進捗報告や振り返りだけでなく、社員の失敗や成功、顧客の声などを共有する場としても利用できます。しかし、日報を作成するだけで業務に活用されなければ、書いている意味がありません。
そこで、日報を含めた業務情報を「ナレッジ」として蓄積し、最大限活用するための仕組みが必要になります。社内でナレッジ共有がうまく進めば、自身を始め部署全体の業務の質が均一化される効果が期待できるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、日報をはじめとするあらゆる情報を一元管理でき、必要なタイミングで即アクセス可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンでは日報を含むあらゆる情報を「記事」として簡単に蓄積・管理でき、リアルタイムで必要なメンバーと共有が可能です。また、ヒット率100%の「超高性能検索」で、必要な情報をすぐに探し出せるので、業務へ活用しやすいのです。
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ナレカンを使った業務日報の作成例
ナレカンを以下の手順で使うと、見やすい業務日報を簡単に作れます。
- はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
- 画面右下の [＋テンプレート] をクリックして、登録しておいた業務日報のテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って記入し、画面右上の [公開する] をクリックすれば、日報提出の完了です。
このように、ナレカンを使えば、自作のテンプレートで見やすい業務日報を簡単に作れます。
上司に評価される日報の書き方まとめ
ここまで、上司に評価される日報の書き方やポイントを中心に紹介しました。
日報は、PDCAサイクルを意識しながら定量的に書くと分かりやすくなり、上司からの適切なフィードバックが期待できます。そして、必要な項目はテンプレート化すれば時間短縮になって体裁も統一させられます。
しかし、日報の書き方を改善しても、共有が滞れば上手く運用できず、業務の進捗把握が遅れてしまいます。そこで、日報の作成・共有・管理がしやすいシンプルなツールを導入すれば、上司側も部下側もストレスなく日報をやりとりできるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、簡単に日報の作成・管理ができ、必要なタイミングで即アクセス可能なツール「ナレカン」一択と言えます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、日報を効率的に作成・共有できる環境を整えましょう。
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