日報は、上司が部下の現状を正確に把握したり、仕事のフィードバックを適切にしたりするのに役立ちます。そのため、業界・業種を問わず、体裁の整った「分かりやすい日報」を作成しなくてはならないのです。
しかし、「日報の正しい書き方がいまだに分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、上司に評価される日報を書くポイントや注意点を中心にご紹介します。
- テンプレートを使って、手間をかけずに体裁の整った日報を書きたい
- 日報に知りたいことが書かれていない
- 日報を書くのに時間がかかっており定時に帰宅できていない
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい日報を簡単に作成・共有できる方法が見つかります。
目次
日報を書く3つの目的
以下では、日報を書く目的を解説します。日報を作成する目的が社内に浸透すれば、何も考えずに日報を書くよりも意味のあるものになるのです。
（1）1日の業務内容や成果の見直し
日報を作成する1つ目の目的は、業務内容や成果の見直しです。
日報にその日取り組んだ業務を書き記す作業が、目標達成度の確認や解決策の立案につながります。また、成果を見直す作業では「なぜその結果になったのか」と要因を改めて分析できます。
内容・成果を見直しやすい日報にするには、5W1H（誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように）を意識して作成するのがおすすめです。5W1Hを意識して構成された文章は、内容が具体化されているので、読み手に関わらず意図を伝えやすくなるからです。
このように、日報は業務内容や成果の見直しを目的とした書類であるため、認識齟齬のないよう正確かつ分かりやすく記載しなければなりません。
（2）上司への進捗報告
2つ目の目的は、上司への進捗報告です。
上司は日報から進捗を確認して、進捗が遅れている場合は原因を探り、作業分担やスケジュールの見直します。そのため、日報は上司がすぐに確認できるように作成後は素早く提出しましょう。
また、進捗に遅れがある場合は遅延の原因などの背景も記載し「分かりやすい報告」を心がける必要があるのです。
（3）ノウハウとして蓄積する
3つ目の目的は、ノウハウとして活用するためです。
業務に関する疑問や改善点の分析、上司からのフィードバックなどを含む日報は、企業の情報資産として運用できます。つまり、日報は提出して終わりではなく、引き継ぎ業務や顧客管理に役立つノウハウとして活用すべきなのです。
しかし、従来の紙によるアナログ管理では、毎日作成する日報が溢れて必要な情報へ即座にアクセスできません。そこで、フォルダごとに日報を管理できる「Stock」のようなツールを使って、効果的に日報の活用している企業が増えています。
業務日報に必要な項目とは
ここでは、分かりやすい業務日報に必要な項目を紹介します。以下の項目を押さえていない日報は形骸化するため必ず記載しましょう。
- 目標
- 業務内容
- 良かった点・改善点
- 翌日の目標
- その他の共有事項
1日で達成すべき目標を記入します。数値を用いて、具体的で振り返りやすい目標を立てましょう。
その日の業務内容を記入します。時系列で書くと読み手にも分かりやすくなります。
業務から得た気づきを記入します。良かった点は背景も分析して業務に役立て、改善点は上司から的確なアドバイスをもらえるように、具体的に記載しましょう。
目標の達成度や改善すべき点を踏まえて、翌日の目標を記入します。
上司への相談や獲得したノウハウなどの共有事項を記入します。
ほかにも、清掃業や建設業などの業態では現場の写真を提出させるなど、業界や業種に応じて必要な項目を設けることが求められます。
上司に評価される日報を書くためのポイント
ここでは、上司に評価される日報を書くためのポイントを3つご紹介します。日報を上手く活用している企業では、以下のポイントを押さえながら効率的に分かりやすい日報を作成しています。
（1）メモを取る
1つ目のポイントは、メモを取ることです。
日報作成が進まない原因の一つに「何を書けばよいか分からない」ことが挙げられます。そこで、業務ごとに所感や反省をメモに記載しておけば、1日の最後にまとめるだけで良いので簡単です。
また、箇条書きで見出しを作り、見出しごとに1～2文程度メモを取っておくと、後から書式を整えるだけでそのまま日報として提出できます。たとえば、客先訪問や問い合わせの確認など、業務に合わせた見出しをあらかじめ作成しておきましょう。
（2）定量的に記載する
2つ目のポイントは、定量的に記載することです。
件数や割合など、数字を使って表すと誰が見ても分かりやすい日報に近づきます。とくに、1日の目標は定量的な表現にすれば達成度が測りやすくなり、改善策の立案や分析が簡単です。
また、以下のように時系列にするのも効果的です。
例：
- 10：00〜 契約書4件作成
- 11：00〜 提案資料3件準備
- 13：00〜 取引先〇〇と〇〇で商談が2件
- 16：00〜 帰社
- 17：00〜 新規プロジェクトに関するミーティング
- 18：00〜 退社
このように、定量的な表現を加えれば情報が一目で分かりやすくなります。
（3）テンプレートを活用する
3つ目のポイントは、テンプレートを活用することです。
テンプレートを使えば、日報の構成・内容を考える時間を削減できます。また、テンプレートは「何が、どこに記載されているか」がすぐに分かるので、何人もの部下の日報を確認する上司の負担が減るのです。
たとえば、上記のように「業務内容・進捗・反省点・翌日の予定」の項目が設けられた日報テンプレートを使うと、見やすく情報をまとめられます。
上司に評価される日報の例文
ここでは、上司に評価される日報の例文をご紹介します。コピー＆ペーストすればすぐに利用できるので、既定のフォーマットがない企業は以下の例文をもとに自社仕様のフォーマットを作成しましょう。
〇月〇日〇曜 営業日報
今週の目標：A社の次回企画内容の確定、B社との契約締結
本日時点での業務進捗：〇（当初のスケジュール通りお打ち合わせが進行できているため。）
本日の訪問予定：A社（企画ミーティング実施のため）
時間ごとの業務内容
- 10:00~13:00
出社・事務作業
- 14:00~16:00
A社訪問・ミーティング
- 16:00~18:30
外回り・スケジュール調整
- 18:30~19:00
帰社後日報作成・業務内容振り返り
目標達成のための計画・対策：スケジュール詳細まで打ち合わせを終えた。今後も細かな点まで連絡を密に行い認識齟齬の起きないように計画を実行する。
明日の活動予定と目標：
・B社とのお打ち合わせ資料を作成（3h作業予定、明日中に先方にお送りする）
・A社の企画営業について報告書を作成（1h作業予定、明日中に作成を完了する）
日報を確認する上司側は、業務の進捗が良いか悪いか判断しやすい日報を求めています。したがって、「週の目標に対して業務の進捗が良いか悪いか」を示したうえで、業務の詳細や明日以降のスケジュールを明記しましょう。
【要注意】新人が押さえるべき日報の注意点とは
以下では、新人社員が押さえるべき日報の注意点を解説します。
（1）PDCAサイクルを意識する
1つ目の注意点は、PDCAサイクルを意識した内容を記載することです。
具体的には、その日行った業務報告だけではなく「反省点」や「該当業務の改善策」を細かく記載する必要があります。PDCAサイクルを意識した日報は自身の成長を促し、上司も部下の課題点が明確になるので適切なフィードバックができます。
PDCAサイクルを日報へ落とし込むには、以下の流れで作成するのがポイントです。
- Plan（計画）：本日時点での目標や達成すべきタスクを記載
- Do（実行）：Planで設定した内容に対し、どのように取り組んだのかを記載
- Check（確認）：Doで取り組んだ業務に対し、達成度や進捗を定量的に記載
- Action（改善）：Checkでの反省点・改善点を踏まえ、明日以降のアクションを記載
上司のフィードバックを自身の成長に役立てるためにも、新人社員はPDCAサイクルを意識して日報を作成しましょう。
（2）早めに作成・提出する
2つ目の注意点は、日報を早めに作成し提出することです。
上司は日報を確認してから、場合によってはチーム全体のスケジュールを調整します。そこで、日報の提出が遅れるとチーム全体の進捗を阻害する原因になるのです。また、チームによっては、上司からのフィードバックをもとに翌日以降の業務計画を立案するので、早めの作成・提出は欠かせません。
短時間で日報を作成するには「テンプレート」を使って、作成フローを短縮することが有効です。また、「Stock」のようなITツールを用いると、作成後はすぐにクラウド上で提出でき、直接提出する必要がありません。
【必見】日報が作成しやすくなるおすすめのツール
以下では、業務の日報が作成しやすくなるおすすめのツールをご紹介します。
日報はExcelのテンプレートを使えば素早く作成できますが、利用するたびにファイルを開く手間がかかります。また、Excelファイルだと作成した日報を共有するためにメールを送らなければなりません。
ビジネスでは業務連絡が遅いと業務の遅延に直結するため、進捗を管理する日報は「すぐに作れて、簡単に共有できる」ことが重要です。そこで、日報の作成から管理までを一元化できるツールを導入すれば、Excelのデメリットが解消されます。
しかし、多機能なツールではITに慣れていないメンバーが使いこなせないので、誰でも直感的に使えるツールにしましょう。結論、日報の作成・共有・管理には、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に使えて、日報の作成から管理まで完結する「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」では、テンプレートを使ってスピーディに日報が書けるうえ、直感的な「フォルダ」で見やすく整理できます。また、作成した日報はリアルタイムでチームへ共有されるため、共有のためにメールを打つ手間がかからないのです。
素早く簡単に日報の作成・共有・管理ができる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
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ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
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余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
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社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
上司に評価される日報の書き方まとめ
ここまで、上司に評価される日報の書き方やポイントを中心に紹介しました。
日報は、PDCAサイクルを意識しながら定量的に書くと分かりやすくなり、上司からの適切なフィードバックが期待できます。そして、必要な項目はテンプレート化すれば時間短縮になって体裁も統一させられます。
しかし、日報の書き方を改善しても、共有が滞れば上手く運用できず、業務の進捗把握が遅れてしまいます。そこで、日報の作成・共有・管理がしやすいシンプルなツールを導入すれば、上司側も部下側もストレスなく日報をやりとりできるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に日報を運用できる「Stock」一択と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、日報を効率的に作成・共有できる環境を整えましょう。
