紙のノートやメモを使って情報共有をする環境では、共有漏れや、情報を探す手間が発生します。そのため、業種を問わず多くの企業において、クラウド上で情報を管理できる「ノートツール」の導入が進んでいます。
しかし、「社内の情報をクラウド上で管理したいが、どのツールを選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内情報をクラウド管理できるおすすめのノートツールを中心にご紹介します。
- クラウド管理とは何か知りたい
- ノートやメモをクラウド上で管理して、業務効率化を図りたい
- 簡単にノートやメモのクラウド管理ができるツールを教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたクラウド型のノートツールで、情報共有を効率化できます。
目次
クラウドノートとは？
クラウドノートとは、メモや文書をインターネット上のサーバーにあるクラウドに保存して管理できるサービスのことです。
情報の共有が簡単な上、クラウド上に保存してあれば紛失の心配がなくなります。
また、クラウド上に情報を一元管理できるようになるため、メモや文書が散らばらないうえ、大量の情報も一か所に記録しておけるので便利です。
ノートやメモのクラウド管理に欠かせない3つの機能
ノートやメモをクラウド管理するために欠かせない機能として、以下の3つが挙げられます。
- フォルダ管理機能
- マルチデバイス機能
- 同期機能
1つ目は、作成したノート・メモを整理するための「フォルダ管理機能」です。業務ごとにフォルダを分けて管理しておけば、作成したノート・メモを探すのに時間がかからないので、スムーズに共有できます。
2つ目は、時間や場所問わずノートを確認するための「マルチデバイス機能」です。スマホでも対応しているアプリを選ぶことで、外出中でも簡単に”業務連絡”や”顧客情報”を共有できます。
3つ目は、書き込んだ内容を瞬時に把握するための「同期機能」です。同期機能があれば、メールやチャットを介さなくてもリアルタイムでほかのメンバーに共有でき、”議事録の作成”や”プロジェクトの進行”に役立ちます。
以上のポイントに注目して自社に合ったノート・メモアプリを導入しましょう。
ノート・メモをクラウド管理できるアプリの選定ポイント
ノート・メモをクラウド管理できるアプリは、以下の点を踏まえて選びましょう。
- 操作性に優れているか
- 複数人と共有できるか
アプリの操作性を重視することで、情報を素早く記録・確認し、チーム全体でスムーズに活用することができます。
たとえば、「スマホ・PCなど複数のデバイスで同じ感覚で利用できる」「検索やタグ付けが簡単で欲しい情報にすぐアクセスできる」など、誰でも直接的に使える操作性があるか確認しましょう。
チームやグループで使う場合、複数人と簡単に共有できるかも重要です。
例えば、「リンクを使ってすぐ共有できる」「閲覧・編集の権限設定ができる」「リアルタイムで共同編集できる」といったポイントが挙げられます。クラウドで共有できれば、全員が同じ情報を見ることが可能なので、余計なコミュニケーションの手間が省けるのです。
上記を守ってツールを選定すると、運用がしやすいので導入後も形骸化しなくなります。
＜無料あり＞PC/スマホ対応！ノート・メモをクラウド管理できるアプリ・ツール7選
以下では、ノートやメモをクラウド管理できるおすすめのツールをご紹介します。
ノートツールを選ぶときは、「フォルダ管理」「PC以外の複数デバイス対応」「同期機能」の3点に注目しましょう。
また、ツールを選ぶ際には、機能の「不足」だけでなく、「過多」にも注意が必要です。機能が多すぎるとITに不慣れな従業員は使いこなせず、結果的に情報共有が滞るため、「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」を選びましょう。
結論、ノート・メモをクラウド管理できるアプリ・ツールとしてお勧めなのは、情報共有に必要な機能を過不足なく備え、非IT企業の65歳の従業員でも直感的に操作できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にストックしたテキストや画像、ファイルは自動でバックアップされるうえ、任意のメンバーへリアルタイムで共有可能です。また、ノートは2~3階層の「フォルダ」で整理できるほか、「検索機能」ですぐに見つけられます。
【Stock】自由にノートの作成・共有ができるおすすめのクラウド型メモアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Google Keep】メモ帳のように個人利用できるメモアプリ
＜Google Keepの特徴＞
- 付箋形式でメモが見やすい
- Googleアカウントで利用する
付箋形式でメモが保存されるので、一目でメモの内容を確認できます。
データはGoogleアカウントと紐づけられるので、あらゆるデバイスからメモにアクセスできます。
＜Google Keepの機能・使用感＞
- ラベル編集
- リマインダー機能
ラベルを追加することで、メモを分類することが可能です。フォルダで整理する機能はないため、内容を整理するときにはラベルを活用しましょう。
時間に基づくリマインダー・場所に基づくリマインダーの2種類の設定が可能です。重要な面談がある場合、前日にリマインダーを設定しておくことで抜け漏れを防ぐことができます。
＜Google Keepの注意点＞
- 一括で共有できない
- 文字の色付けができない
複数のメモを一括で共有する方法がないので、一つひとつのメモから共有設定をしなければなりません。
ユーザーの口コミでは「文字に色つけられると使い勝手は上がるかな」などの声が寄せられています。（参考：ITreview）
＜Google Keepの料金体系＞
すべての機能を無料で使用できます。
【Evernote】豊富な機能が特徴のノートアプリ
＜Evernoteの特徴＞
- 必要な情報を一か所に残せる
- 様々なデバイスに対応
ノートにはテキストだけでなく、画像や音声、ファイルなどのあらゆる情報を残すことができます。
iPhoneやWindows、Android、Macにもデバイス対応しています。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- Webクリップ機能
- To doリスト編集
Web上のコンテンツを直接ノートに保存できます。コピー&ペーストする必要がなくなり、Webから情報を集めるときの手間を省けます。
ただTo doリストを設定できるだけでなく、リマインダー機能・フラグ機能・期限まで設定することができます。
＜Evernoteの注意点＞
- 個人向けのノート
- 立ち上がるのが遅い
基本的に個人向けのノートアプリなので、ビジネス利用する場合には有料プランの契約が必要になります。また無料プランでは1台までしか同期ができません。
ユーザーの口コミでは「PCを起動させて、その後にevernoteを起動してから使用できるまでが遅い。」などの声が寄せられています。（参考：ITreview）
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- ENTERPRISE：要問い合わせ
【OneNote】情報を自由に配置できるクラウドノート
＜OneNoteの特徴＞
- 情報整理
- 他のMicrosoftツールとの連携
ノートブックの内容をセクションやページに分けて整理することができ、ノート・メモを前回書き終えた場所からすぐに再開できます。
OneNoteはMicrosoftが提供しているため、他のMicrosoftツールと簡単に連携できます。たとえば、ノートにExcelを貼り付けた場合、ワンクリックで開くため便利です。
＜OneNoteの機能・使用感＞
- ノートシール
- 充実した管理機能
「重要」や「タスク」といったシールで一部の情報を目立たせることが可能です。ノートの内容を振り返るときに役立ちます。
ノートの内容を「セクション」「ページ」に分けて管理できます。たとえば、部署ごとだけでなくプロジェクトごとに分別することができ、不要な話題の混在を防ぐのに便利です。
＜OneNoteの注意点＞
- 編集作業に慣れる必要がある
- パソコンの種類による制限
多様な機能が搭載されているため、ITに慣れていない従業員にとっては、使いこなすまでに時間を要する恐れがあります。
一部のユーザーからは「タッチパネル機能のないPCでは、手書きした文字をテキストに変換できませんでした。」との声もあります。（引用：ITreview）
＜OneNoteの料金体系＞
以下は、ビジネス向けの料金体系です。有料プランでは、Onenote以外のツールも利用できます。
- 無料版 OneNote：0円
- Microsoft 365 Business Basic：1,079円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Apps for business：1,483円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：2,249円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：3,958円/ユーザー/月
【Dropbox Paper】クリエイティブワーカー向けノートアプリ
＜Dropbox Paperの特徴＞
- 多種多様な機能が搭載されている
- Dropboxのファイルと連携
Dropbox Paperには、「テンプレート機能」「コメント機能」など、ドキュメントを効率的に作成・管理・共有するための機能が豊富に搭載されています。
Dropbox（ファイルを保存するサービス）に保存しているファイルを、Dropbox Paperに貼り付けると、直接ファイルにアクセスできます。
＜Dropbox Paperの機能・使用感＞
- メンバー招待
- コメントの追加
メンバー招待が可能で、複数人と情報を共有することができます。しかし、Dropbox Standard（有料）以上のプランでないと使用することができません。
ノート内のテキストや画像を選択して、コメントを追加できます。修正依頼等に別のチャットツールを使う必要がないため、共同作業に役立ちます。
＜Dropbox Paperの注意点＞
- 共有リンクの管理に注意する
- フォルダ保存のときに体裁が崩れる
リンクを発行するだけで外部共有できる「共有リンク」は便利ですが、適切に管理しなければ情報漏洩につながりかねないので注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「フォルダ保存の際に、そのまま保存できるようになると変換の手間が省けるのでありがたい。フォントサイズ、行間などのバランス調整できるようにして欲しい。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Dropbox Paperの料金体系＞
Dropboxユーザーは、Dropbox Paperを無料で利用できます。Dropboxのプランは以下の通りです。
- Basic：0円
- Plus（個人向け）：1,500円/月（月払い）
- Standard（チーム向け）：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Professional（プロフェッショナル向け）：2,400円/月（月払い）
- Advanced（企業向け）：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
※3人以上のユーザーから利用可能
※3人以上のユーザーから利用可能
【Inkdrop】エンジニアやデザイナーのためのクラウドノート
＜Inkdropの特徴＞
- エンジニアやデザイナー向け
- プラグインでカスタマイズできる
Markdown記法への対応など、エンジニアやデザイナー向けの機能が充実しています。
Inkdropでは100を超えるプラグイン(拡張機能)が存在し、追加すれば自社向けにカスタマイズできます。
＜Inkdropの機能・使用感＞
- 形式変換機能
- オフライン機能
ファイルのエクスポートを選択するとHTMLやPDF、Markdownなどに形式変換することが可能です。
オフラインでもメモを読んだり書いたりすることができます。そのため、通信環境がない場合でもすぐにメモを書き始められるのです。
＜Inkdropの注意点＞
- ファイルを添付できない
- 英語表記
- パスワード忘れやデータの復帰に対応していない
画像は添付できるものの、ファイルの添付には対応していません。ファイルを保存したい場合は、別のクラウドストレージサービスにアップロードして、URLをInkdropに貼り付ける操作が必要です。
言語表示が英語なので、Chromeの翻訳機能などを使用するのがおすすめです。
パスワードを忘れた場合はそのアカウント内に入っている情報を見ることができなくなってしまう他、一度削除したアカウントは復帰が不可能です。
＜Inkdropの料金体系＞
- 無料トライアルあり（30日間）
- Basic Plan：$9.98/月（月払い）
【Cosense（旧Scrapbox）】メモを一覧形式で管理できるノートアプリ
＜Cosense（旧Scrapbox）の特徴＞
- 情報が埋もれない
- リアルタイム共有
Cosenseは、ドキュメントの高い検索性が特徴です。膨大な量のフォルダ構成でも、必要な情報を簡単に探し出すことができます。
Cosenseはリアルタイムでの同時編集、また時間をかけた非同期的な議論など、様々なコラボレーションが可能です。
＜Cosense（旧Scrapbox）の機能・使用感＞
- 文書内の翻訳が簡単
- 画像・写真添付
英語の文書でも翻訳機能を使えば、すぐに日本語に変換できます。また、翻訳機能では、日本語を英語に変換することも可能です。
画像や写真を添付してメモを残せるため、会議に必要な資料などを添付しつつ、重要な部分にはメモ書きを残すことも可能です。
＜Cosense（旧Scrapbox）の注意点＞
- 別のツールとの併用が必要
- 編集者が分からない
Cosenseは情報管理に特化しているので、メッセージ機能がありません。そのため、共有した資料に関するやりとりがしたい場合には、メールやチャットツールとの併用が必要です。
ユーザーの口コミでは「どの記事も誰もが編集できるようになっているが、誰が編集したのかが追えないため、記事の管理が不安。」などの声が寄せられています。（参考：ITreview）
＜Cosense（旧Scrapbox）の料金体系＞
プロジェクトを公開する場合
- 無料
プロジェクトを非公開にする場合
- PERSONAL / EDUCATION：0円
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
＜比較表＞クラウド管理できるおすすめのノート・メモアプリ/ツール一覧
以下は、紹介したクラウド管理できるメモアプリの比較表です。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Evernote | Google Keep | OneNote | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
自由にノートの作成・共有ができるクラウド型メモアプリ |
豊富な機能が特徴のノートアプリ |
メモ帳のように個人利用できるメモアプリ |
情報を自由に配置できるクラウドノート |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
| iPhone（iOS）・Androidへの対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
・5名以上での利用が前提 |
・基本的には個人向けのノートアプリ |
・メモを一括で共有できない
・文字の色付けができない |
・編集作業に慣れる必要がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/月（月払い）〜 |
・無料
|
・無料プランあり
・有料プランは1,079円/ユーザー/月〜 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Google Keep」の詳細はこちら |
「OneNote」の詳細はこちら |
| Dropbox Paper | Inkdrop | Cosense（旧Scrapbox） | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
クリエイティブワーカー向けノートアプリ |
エンジニアやデザイナーのためのクラウドノート |
メモを一覧形式で管理できるノートアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
シンプルで簡単 |
| フォルダ管理 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| iPhone（iOS）・Androidへの対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※専用のスマホアプリはない |
| 注意点 |
・フォルダ保存のときに体裁が崩れる |
・英語表記
・ファイルを添付できない |
・別のツールとの併用が必要 |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月（月払い）〜 |
・無料プランなし
・有料プランは$9.98/月（月払い）〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円/ユーザー/月〜 |
| 公式サイト |
「Dropbox Paper」の詳細はこちら |
「Inkdrop」の詳細はこちら |
「Cosense」の詳細はこちら |
以上のように、アプリによって機能や注意点が異なるため、自社に必要な機能を備えたアプリの導入を検討しましょう。
ノート・メモをクラウドで管理する4つのメリット
以下では、クラウドでノートを管理するメリットをご紹介します。従来、アナログな作業が基本だった企業が、業務をデジタル化する場合、従業員にメリットを伝える必要があるため担当者の方は必見です。
（1）時間や場所を問わず閲覧できる
1つ目のメリットは、業務の情報をいつ・どこでも閲覧できる点です。
クラウドでノートを管理すれば、作成したノートがインターネット上に保存されるため、あらゆる端末からアクセスできます。そのため、「外出先でスマホのノートアプリにメモした情報を、職場のパソコンで確認する」という使い分けができるのです。
また、移動中でもスマホから簡単に情報を確かめられるので、紙からクラウドへの移行により、PCが手元になくても必要な情報をすぐに閲覧可能になります。
（2）編集・更新が簡単にできる
2つ目のメリットは、情報の編集・更新が誰でも簡単にできる点です。
紙のノートでは編集したいページを探す手間がかかりますが、ノートツールであれば検索機能で素早く必要な情報を探せます。また、編集履歴を確認できるノートツールであれば、複数人で共同編集した場合でも「誰が、どこを編集したのか」がすぐに分かります。
以上のように、クラウド対応のノートツールを利用すれば、編集・更新にかかる手間やストレスを取り除けるのです。
（3）リアルタイムで複数人に共有できる
3つ目のメリットは、リアルタイムで複数人に共有できる点です。
たとえば、マニュアルを紙で管理する場合、人数分のコピーが必要になったり、足りない場合は順番に回したりして共有しなければなりません。一方、ノートツールでは最新のノートがリアルタイムで共有されるので、アプリを入れるだけで全員が同時に閲覧できます。
以上のように、クラウドノートツールを使えば、マニュアルや議事録、ノウハウといった全体で確認すべき情報をリアルタイムでメンバーへ共有できるのです。
（4）紛失の心配がない
4つ目のメリットは、紛失の心配がない点です。
手書きのノートは常に紛失のリスクがあり、情報漏洩につながりかねません。一方、クラウド対応のノートツールであれば、仮に端末を失くしても、別端末からすぐにアクセスを停止できるので情報の流出を未然に防げます。
また、意図しないミスで情報が消えてしまった場合も、編集履歴の残る「Stock」のようなノートアプリであれば、情報を簡単に復元できるので安心です。
ノート・メモをクラウドで管理するデメリット
以下では、ノート・メモをクラウドで管理するデメリットをご紹介します。メリットを理解する一方、デメリットも理解しておくことで、何に注意すべきなのかが事前に分かるようになり、導入可否を冷静に判断できます。
（1）セキュリティリスク
1つ目のデメリットは、セキュリティリスクを伴うという点です。
クラウドはインターネットを通じて利用するため、常に外部からの不正アクセスや情報漏洩のリスクがあります。
そのためにも、二段階認証を設定できるアプリなど、セキュリティ対策が取られているアプリを選びましょう。
（2）オフラインでは使えない
2つ目のデメリットは、オフラインでは使いない場合があるという点です。
クラウド管理は基本的にインターネット接続が前提です。ネットが不安定だったり圏外だったりすると、ノートを開けない・編集できないといった不便が発生します。
そのため、重要な内容に関しては、直接紙などにメモを残しておくことが有効的です。
（3）サービス依存のリスク
3つ目のデメリットは、サービスを提供している会社に依存しているという点です。
クラウドサービスは提供している企業に依存しているため、サービス終了や料金変更などで利用継続が難しくなり、データ移行の手間が生じるリスクがあります。
そのため、定期的にバックアップを取り、大切なメモが完全に消えてしまわないようにしましょう。
＜画像付き＞クラウドノートで作成したテキストメモの例
以下は、クラウド型のメモツールのひとつである「Stock」で作成したテキストメモの見本になります。とくに、Stockは、あらかじめ資料の作成に必要な項目をテンプレートにして登録できるので、自社のスタイルに合わせたフォーマットを使いまわせる点が便利です。
上図のようにノートやメモをデジタル化すれば、テキストだけでなく、ファイル添付も可能なので情報を一元管理することができます。また、更新するとリアルタイムでメンバーに共有されるので、共有のために別ツールを併用する手間もかかりません。
ノート・メモをクラウド管理できるおすすめのアプリまとめ
これまで、ノート・メモをクラウド管理できるおすすめのツール7選を中心にご紹介しました。
クラウド型のノートツールで情報管理をすれば、情報をリアルタイムで共有できるので、マニュアルや報告書・稟議書・議事録などのあらゆる書類の作成・管理に最適です。
ただし、現場の従業員がすぐに使いこなせるシンプルなツールでなければ、社内へ浸透せず継続的な運用もできません。そのため、ノートツールを選ぶときは「従業員が誰でも簡単に操作できるか」を重視しましょう。
したがって、自社が導入すべきは、情報共有に必要な「ノート」「フォルダ」「検索」の機能が備わっており、非IT企業の65歳の方でも使いやすいツール『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、ストレスのない情報管理を実現しましょう。
