ITツールやシステムの活用によって業務効率向上を図るデジタル化は、弁護士事務所においても注目されている取り組みです。
 
しかし、紙媒体での業務進行が根付いており「デジタル化を進めたいが、推進方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、弁護士事務所がデジタル化すべき理由や、デジタル化のメリット、導入事例を中心に解説します。
 
という方は今回の記事を読むと、弁護士事務所でデジタル化が求められている理由やメリットが分かり、自社に最適な方法でのデジタル化を実現できるようになります。


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弁護士事務所がデジタル化すべき理由とは

ここでは、弁護士事務所でデジタル化が求められる理由を解説します。以下を把握しておけば、デジタル化の取り組みに対する従業員の理解を促せます。

業務の処理スピードを向上するため

弁護士事務所でのデジタル化が求められる一番の理由は、業務の処理スピードを向上するためです。
 
従来、弁護士の仕事は書面が主体であり、作業の多くは手作業で進める必要がありました。しかし、IT技術の発展により、アナログな手法よりも効率的かつスピード感のある業務進行が可能になったのです。
 
とくに、弁護士業では業界柄一度に抱える案件数が多く、多岐に渡る業務を処理しなければなりません。業務を確実に処理するには、処理スピードの向上が不可欠なので、早急な業務のデジタル化が求められているのです。

行政手続きの電子化に対応するため

弁護士事務所がデジタル化すべきなのは、行政で進みつつある電子化の流れも影響しています。
 
弁護士業務に大きく関わる行政手続きにおいて、2020年から認印の全廃に向けた取り組みが始まっています。また、今後も行政手続きは継続的に電子化される可能性が高く、弁護士側も即座に対応できるように準備する必要があります
 
このように、IT技術やツールを使った行政手続きの電子化が進んでいるため、現段階からデジタル化を進めなくてはならないのです。
 

テレワークに対応するため

弁護士事務所でデジタル化が求められる理由に、テレワークへの対応が挙げられます。
 
弁護士は書類提出や法廷弁論など、テレワークで進めにくい業務を抱えてはいるものの、事務作業をはじめとした定型業務ではテレワークを導入可能です。実際に、現在では弁護士業界でもテレワークを導入する企業が増えています。
 
テレワークを実現すれば、個人の柔軟な働き方へ対応できたり、ストレスを軽減して生産性を高められたりするメリットがあります。そのため、対面以外で進められる業務をテレワークにする目的で、デジタル化を進めなくてはなりません。


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弁護士事務所がデジタル化する3つのメリット

ここからは、弁護士事務所をデジタル化するメリットを解説します。アナログからデジタルへと業務を移行すれば、以下のようなメリットを享受できます。

(1)業務効率が上がる

業務をデジタル化すれば、業務効率の向上が期待できます。
 
たとえば、会計や人事などのバックオフィス業務では、ルーティン化している作業が多くあります。このような作業をデジタル化すると、従来よりも早い時間でタスクを処理できるようになるのです。
 
さらに、空いたリソースをほかの業務へ割り振れば、生産性を高めながら業務を進行できます。このように、無駄を省いた効率的な業務進行が可能になることが、デジタル化のメリットです。

(2)コストを削減できる

業務をデジタル化すれば、さまざまなコストが削減されます。
 
デジタル化された作業の処理にかかっていた人的コストはもちろん、紙媒体で資料を管理していた場合の物理的なスペースや専用キャビネットなどの設置費用など、あらゆるコストを削減できます。
 
一方、ITツールの導入により発生するランニングコストもありますが、アナログな情報管理を継続するよりも、デジタル化によって削減されるコストが上回るケースが多いです。

(3)情報漏えいリスクを軽減できる

業務をデジタル化すれば、情報漏えいリスクを軽減できます。
 
弁護士は仕事柄、クライアントの重要な情報を預かる機会が多いです。しかし、業務情報を紙媒体で管理している場合、該当資料を持ち出したときに紛失してしまう可能性があるのです。
 
一方、情報をデジタル化しITツールによって管理しておけば、データはクラウド上にあるので紛失することはありません。さらに、データを表示できる端末があれば、紙媒体で持ち出しせずとも情報の確認が可能なため、紙媒体に比べて紛失のリスクが削減されます。


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弁護士事務所でのデジタル化事例

以下では、弁護士事務所での業務のデジタル化事例を解説します。事例を参考に、自社ではどのような方法でデジタル化を実現できるか検討しましょう。

打ち合わせのオンライン化

オンライン会議システムを利用すると、対面の打ち合わせをすべてオンライン上で完結できます。
 
システムを利用可能な環境があれば、場所の調整をせずとも会議ができるので、従来のように移動時間を考慮したスケジューリングは不要です。また、空き時間を有効活用して業務に取り組めば、従業員の生産性向上にもつながります。
 
さらに、オンライン会議では場所の制約がないため、従来では受けにくかった海外からの依頼や、遠方からの相談も受けやすくなります。結果として、新規顧客獲得による業績向上も期待できるのです。

資料のデータ化

紙媒体で管理していた資料や情報はすべてデジタル化し、アクセス性の高い状況下で管理しましょう。
 
類似案件の資料や顧客から預かった特定の資料など、業務を進めるうえで資料を参照しなければならないケースは数多くあります。しかし、資料がすべて紙媒体で管理されている場合、必要な情報に辿りつくまでに膨大な時間が必要になります。
 
一方、デジタル化をすると、あらかじめデータのファイル名などを決めておくことで、検索機能によって該当資料へすぐにアクセスできるのです。そのため、従来のように資料探しに長時間かける必要がありません。

データの一元管理

データの一元管理も、業務のデジタル化における有効な方法です。
 
業務情報が散在している状況では、必要な情報を確認するまでに時間がかかります。そのため、ひとつのツール内ですべての情報を管理し、一元化を図りましょう。
 
とくに、クラウドツールであれば、場所や時間を問わずに情報を確認でき、情報共有や閲覧がスムーズになります。また、「Stock」のようにセキュリティが強固なツールを選んだり、共有範囲を設定したりすると、情報漏洩のリスクも減らせます。

スケジュール共有

スケジュール共有も、デジタル化によって効率化できます。
 
クライアントとの打ち合わせや裁判所への出廷など、弁護士業では常にさまざまな予定をこなして業務を進めなくてはなりません。しかし、カレンダーや手帳などの紙媒体では、ほかのメンバーとの共有がしづらいデメリットがあります。
 
一方、スケジュールをすべてデジタルツールで管理すれば、登録した予定は任意のメンバーへすぐに共有されます。そのため、従来のように、社内ミーティングなどのスケジュール調整に時間がかかることもなくなるのです。


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弁護士事務所のデジタル化に貢献するおすすめのツール

以下では、弁護士事務所のデジタル化に貢献するおすすめのツールをご紹介します。
 
多岐に渡る業務を管理しなければならない弁護士事務所では、業務を円滑に進めるためにもデジタル化が必須です。とくに、ITツールを使って情報を一元管理する方法であれば、業務情報の確認がスムーズになり、簡単に業務効率を上げられます。
 
しかし、操作が複雑なツールでは、使いこなせない従業員が出てくる可能性もあるのです。一部の従業員がツールを使えない状態では、全社でのデジタル化は実現できないので、誰でも簡単に使いこなせるツールを使いましょう。
 
結論、士業のデジタル化には、ITリテラシーを問わず、誰でも簡単にあらゆる情報の管理ができる「Stock」が必須です。
 
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、直感的な「フォルダ」で整理されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、話題が混ざることなくコミュニケーションがとれる点が、ほかのツールにはない大きな特徴です。

最も簡単に士業の情報共有・管理ができるツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
    「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
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    直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
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当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

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江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
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<Stockの料金>

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弁護士事務所がデジタル化すべき理由のまとめ

ここまで、弁護士事務所がデジタル化すべき理由を解説しました。
 
業務の処理スピード向上や手続きの電子化に対応するには、弁護士事務所においてもITツールの活用によるデジタル化が必要です。そして、業務のデジタル化を実現する方法は複数ありますが、最も簡単なのはITツールによって情報を一元管理する方法です。
 
しかし、従業員のITリテラシーに合ったツールを選ばなければ、全社への浸透は見込めません。ツールの導入だけで終わってしまい、社内に根付かなかったという事態を防ぐためにも「全従業員が簡単に使いこなせるか」を見極めなくてはならないのです。
 
したがって、士業のデジタル化には、Stockのように、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせて、情報管理を効率化できるツールが求められるのです。非IT企業を中心に現在200,000社以上の企業に導入され、士業の導入実績も豊富です。
 
ぜひ「Stock」を導入し、業務のデジタル化に成功させましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
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