クラウドツールを活用すれば、顧問先やスタッフとの情報共有や書類の管理などが効率化されるため、今日では多くの行政書士事務所がクラウドツールを導入しています。
しかし、クラウドツールは豊富にあるのでひとつに絞るのは困難です。また、アナログな業務に慣れているため、ツールの導入に躊躇している方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、行政書士事務所におすすめのクラウドツール7選と導入メリットを中心にご紹介します。
- 行政書士事務所での書類管理をデジタル化して業務効率を上げたい
- 複数のクラウドツールを機能・価格・口コミをもとに比較したい
- 非IT企業でも簡単に使いこなせるクラウドツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、行政書士事務所に最適なクラウドツールが見つかり、業務の負担を解消できるようになります。
目次
行政書士事務所でクラウドツールを導入するメリット3選
ここでは、行政書士事務所でクラウドツールを導入するメリットを3つご紹介します。「ツールの導入でどのような効果があるのか分からない」という方は必見です。
（1）顧客情報へ簡単にアクセスできる
クラウドツールを導入すれば、目的の顧客情報へ簡単にアクセスできるようになります。
紙の書類では、必要な情報へアクセスするには「顧問先のファイルを保管場所から探し出し、膨大な資料から目的の資料だけを見つける手間」がかかります。また、目視での確認では時間もかかってしまうので、ほかの業務を圧迫しかねません。
しかし、多くのクラウドツールには「検索機能」があるので、キーワードやファイル名を入力するだけで瞬時に欲しい情報へたどり着けるのです。
（2）定型業務を効率化できる
次に、定型業務を効率化できるのも、クラウドツールのメリットです。
行政書士事務所では、公的機関へさまざまな種類の資料を提出します。そのため、顧客ごとに逐一資料を分ける必要があり、追記や修正に多くの時間がかかっているのです。
しかし、クラウドツールを活用すれば「手作業で顧問先ごとに書類をフォルダ分けする手間」が省けます。また、テンプレート機能のあるツールを使うと書類を作成・修正する時間もかかりません。
（3）事務所内の情報共有が活発になる
最後に、事務所内の情報共有が活発になるメリットがあります。
行政書士は外訪業務が多いため、スタッフ間のコミュニケーションがとりづらくなりがちです。しかし、クラウドツールの種類によっては、情報共有に特化しているため、時間や場所を問わずに円滑な意思疎通が可能になります。
ただし、情報共有を円滑にするツールとしてチャットツールが代表的ですが、やりとりが流れやすく、情報を遡る手間がかかる点に注意が必要です。一方、テーマごとに情報を共有できる「Stock」なら、話題が混ざったり埋もれたりする心配がありません。
行政書士事務所におすすめのクラウドツール7選
以下では、行政書士事務所におすすめのクラウドツール7選をご紹介します。
クラウドツールを導入すればアナログな書類管理のような無駄な工数を削減できるので、全体の業務効率化につながります。また、テンプレート機能のあるツールであれば書類作成の時間を短縮できるうえ、スマホ対応のツールを使えば外訪時でも情報共有がしやすくなるのです。
ただし、多機能なツールや専門性の高いツールは、ITのスキルがないと使いこなすのに時間がかかってしまいます。また、行政書士では扱う情報が多岐に渡るので、情報が煩雑化しないように「案件ごとに情報を管理できること」が大前提です。
結論、行政書士事務所が使うべきツールは、ITに不慣れな社員でも直感的に操作可能なうえ、取り出しやすく一元管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、任意のメンバーに即共有されるうえ、顧客ごとに「フォルダ」を分けられるので情報のアクセス性が向上します。また、ノートごとに「メッセージ」「タスク」を紐づけられるので、案件ごとにスムーズに作業を進められます。
【Stock】非IT企業でもストレスなく情報共有・管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】簡単に必要書類にアクセス可能なナレッジ管理ツール
社内情報を適切に管理・活用するには、過去の情報を蓄積しつつ、素早く取り出せる状態でなければなりません。
そこで、「ナレカン」を使えば、社内の顧客情報を一元的にナレッジ化して保管できるので、引継ぎ作業も簡単になります。また、生成AIによる「自然言語検索」や「ファイル内検索」により、過去のナレッジにも即アクセス可能です。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Mazrica Sales】セールス業務に役立つクラウドツール
＜Mazrica Salesの特徴＞
- 顧客情報を集約できる
- 外部ツールと連携できる
各顧客の案件や行動履歴といった情報を集約して管理できます。
グループウェアやチャット、請求管理などの多様な外部ツールと連携できます。
＜Mazrica Salesの機能・使用感＞
- カード形式で案件管理ができる
- レポート機能がある
案件に関する進捗はカード形式で直感的に確認ができ、変更も1画面上で簡単に操作が可能です。
受注率や進捗率の分析といった数値データを把握でき、蓄積されたデータはカスタムレポートの作成のように今後の営業活動に役立ちます。
＜Mazrica Salesの注意点＞
- 使わない情報欄が削除できない
- 検索機能を使いこなすのが難しい
利用しているユーザーからは「必要のない情報欄も多くあるため削除がしてしまえるようになると便利です。」という声があります。（参考：ITreview）
利用しているユーザーからは「詳細検索が多様にできるのは嬉しいが、逆に多すぎて難しい」という声があります。（参考：ITreview）
＜Mazrica Salesの料金体系＞
- Starter：27,500円～/5ユーザー/月（追加ユーザー：5,500円/ユーザー/月)
- Growth：110,000円～/10ユーザー/月（追加ユーザー：11,000円/ユーザー/月）
- Enterprise：330,000円～/20ユーザー/月（追加ユーザー：16,500円/ユーザー/月）
【Eight Team】名刺を一元管理できるクラウドツール
＜Eight Teamの特徴＞
- スタッフの名刺をまとめてデータ管理できる
- 名刺情報をダウンロードできる
スタッフ同士の名刺を共有できるので、見込み客へのアプローチにも有効です。
蓄積された名刺情報を一括でダウンロードでき、顧客リストとして使えます。
＜Eight Teamの機能・使用感＞
- 共有タグでグループ化できる
- 名刺をアーカイブできる
社内メンバーと共通のタグを活用して登録した名刺をグループ化できるので、キーマンや業種別にタグ付けすると、より詳細な営業アプローチリストの作成に役立ちます。
オプション機能ですが、社員が異動・退職しても、交換した名刺をアーカイブに移せます。そのため、顧客情報を最新の状態に保ちつつ、適切な相手にコンタクトを取れるようになります。
＜Eight Teamの注意点＞
- 年間契約のみとなっている
- 名刺以外の情報はタグに共有しないと見られない
年間契約のみとなっており、途中解約は原則できない点に注意が必要です。
利用しているユーザーからは「展示会で集めた名刺を個々で登録し話した内容をメモに入れても見られない。Excelに落としてから編集等しないといけないので見られるようにしてほしい。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Eight Teamの料金体系＞
アカウント料金は、10ユーザーまでは無料で使えます。
- 基本使用料：18,000円/月（月払い）
- アカウント料：500円/ユーザー/月 (11ユーザー以降)
- オプション：要問い合わせ
【Chatwork】事務所内で円滑なやりとりができるクラウドツール
＜Chatworkの特徴＞
- グループチャットを作成できる
- タスクの抜け漏れを防げる
スタッフや顧客とグループチャットを作成してコミュニケーションできます。
タスク管理機能により、各自のタスクを一覧で確認できるため抜け漏れを防げます。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- ファイルをアップロードできる
- ビデオ通話や音声通話ができる
チャット上にWordやExcelのファイルや画像ファイルなどをアップロードできるので、スムーズな社内情報が可能です。
チャット参加メンバーと通話ができるので、リモートワークにも役立ちます。
＜Chatworkの注意点＞
- 重要なメッセージが流れる
- メッセージの保存期間は40日間
重要なメッセージがほかの情報に埋もれて流れてしまう点に注意です。
利用しているユーザーからは「保存期限が40日間になったこと。永久にとは言わないですが、できれば1年間せめて半年間保存してもらえると助かります。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
【SmartHR】人事情報をクラウド上で管理できるツール
＜SmartHRの特徴＞
- 書類を自動作成できる
- あらゆる書類をWeb上で共有できる
職員の情報を入力しておけば、役所への提出書類が自動で作成されます。
各種書類や給与明細、年末調整などのあらゆる書類をすべてWebで共有できます。
＜SmartHRの機能・使用感＞
- 従業員の情報を一元管理できる
- 分析レポートを作成できる
従業員情報のデータベースを作れるうえに、蓄積した情報から組織図を自動的に作成することができるので、従業員情報の管理に便利です。
分析レポート機能があり、データ分析の専門知識がない社員でも簡単にデータを可視化して社内に共有できます。
＜SmartHRの注意点＞
- 勤怠管理には不向き
- 管理が煩雑になることがある
SmartHRには勤怠管理の機能がないので、別のツールを使う必要があります。
利用しているユーザーからは「複数法人を纏める本部があるグループ会社にとっては、少し管理が煩雑になることがある。」という声があります。（参考：ITreview）
＜SmartHRの料金体系＞
以下3つのプランがあり、詳細は問い合わせが必要です。
- HRストラテジープラン
- 人事・労務エッセンシャルプラン
- タレントマネジメントプラン
【freee会計】経理業務に役立つクラウドツール
＜freee会計の特徴＞
- ワンクリックで決算書を作成できる
- 経営状況を可視化できる
毎月の経理処理が完了していれば、ワンクリックで決算書を作成できます。
経営レポートが定期的に作成されるので、推移などを正確に把握できます。
＜freee会計の機能・使用感＞
- 請求管理ができる
- 法改正にも対応
請求書類の作成からその後の承認フローや一括送信、会計処理や入金消込までの請求業務全般を一括管理できるため、手作業が減りミスを防ぐことができます。
クラウド型の会計ソフトなので、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法令の変更に会計ソフト側が自動でアップデート対応します。
＜freee会計の注意点＞
- メンバー招待に制限がある
- UIが使いづらい
ミニマムプランの場合、3名までしかメンバー招待ができないので注意しましょう。
利用しているユーザーからは「業務内容を設定するボタンがあるが、それをクリックすると詳細情報を入力する項目が出現するといった階段形式でのUI出現に当初戸惑いがあった。」という声があります。（参考：ITreview）
＜freee会計の料金体系＞（法人向け）
- ひとり法人：5,480円/月（月払い）
- スターター：7,280円/月+従量課金（月払い）
- スタンダード：11,980/月+従量課金（月払い）
- アドバンス：51,980円/月+従量課金（月払い）
- エンタープライズ：要問合せ
＜比較表＞行政書士事務所におすすめのクラウドツール7選
以下では、行政書士事務所におすすめのクラウドツールを表形式で比較しています。それぞれのツールの特徴を理解して、自社に最適なものを選びましょう。
（比較表は左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Mazrica Sales | Eight Team | Chatwork | SmartHR | freee会計 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
非IT企業でもストレスなく情報を共有・管理できるツール |
テンプレート機能で簡単に書類作成ができるツール |
セールス業務に役立つクラウドツール |
名刺を一元管理できるクラウドツール |
事務所内で円滑なやりとりができるクラウドツール |
人事情報をクラウド上で管理できるツール |
経理業務に役立つクラウドツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| スマホ対応 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
| 無料トライアル |
【○】 |
【○】 |
【○】 |
【×】 |
【○】 |
【○】 |
【○】※20名以下のみ |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
検索機能を使いこなすのが難しい |
年間契約のみとなっている |
重要なメッセージが流れる |
勤怠管理には不向き |
メンバー招待に制限がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし
・有料プランは27,500円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは18,000円/月（月払い）～ |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは5,480円/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Mazrica Sales」の詳細はこちら |
「Eight Team」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「SmartHR」の詳細はこちら |
「freee会計」の詳細はこちら |
ツールによって機能に違いがあるので、表を参考にして目的に合ったツールを選定しましょう。
クラウドツールを選ぶときのポイント3選
クラウドツールを選ぶときは、以下の3点を確認してミスマッチを防ぎましょう。
（1）必要な機能が揃っているか
1つ目のポイントは、「必要な機能が揃っているか」です。
行政書士の業務範囲は広く、担当する分野によって必要とされる機能は異なります。しかし、多機能なツールや汎用性がない専門的なツールは、ITに不慣れだと使いこなすのに時間がかかる可能性があるので注意です。
そのため、自社の業務に必要な機能は何かを事前に確認し、機能を過不足なく備えたツールを選びましょう。
（2）誰でも簡単に利用できるか
2つ目のポイントは、「誰でも簡単に利用できるか」です。
行政書士の事務所では、アナログな業務に慣れており、クラウドツールの導入にハードルを感じる社員も少なくありません。そのため、導入後に形骸化するのを防ぐためには、”直感的に操作できるツール”であることが不可欠です。
具体的には、「シンプルなUIであるか」や「機能展開までのクリックに無駄がないか」などに注視して選定しましょう。
（3）無料トライアルがあるか
3つ目のポイントは、「無料で利用できるか」です。
利用方法の資料を見たり説明を受けたりしても、”実際に使ったらイメージと違った”というケースも多いです。したがって、無料のトライアル期間があれば、使用感を事前に試せるためツール選びの失敗がなくなります。
たとえば、「Stock」のように無料プランがあるツールなら、使い方を把握してから自社に合わせてプラン変更が可能なのでおすすめです。
行政書士事務所におすすめのクラウドツールまとめ
ここまで、行政書士事務所におすすめのクラウドツール7選と導入メリットを中心に解説しました。具体的な導入メリットは以下の3つです。
- 検索機能によって、目的の顧客情報へ簡単にアクセスできる
- 「手作業で顧客ごとに情報を分ける」などの定型業務の手間が省ける
- 時間や場所を問わないので、事務所内の情報共有が活発になる
上記のメリットにより、これまで紙の書類で発生していたあらゆる業務負担を解消できます。ただし、ツールを導入するときは、無料トライアルを試して「必要な機能に過不足ないか」「社内に定着しそうか」を確認したうえで導入しましょう。
すなわち、士業事務所のDX化には、あらゆる情報をノート形式で簡単に残せて無料から始められるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、行政書士事務所の業務を効率化しましょう。
