業務のDX化が推進されている現在、司法書士事務所でもクラウドツールが導入されるケースが増えています。クラウドとはインターネット上で情報管理できる仕組みのことで、時間や場所を問わずにアクセスできるメリットがあります。
そのため、Excelや紙書類での非効率な事務作業がクラウドツールによって効率化して、スタッフの業務負担が軽減されるのです。
しかし、現在ではクラウドツールの種類は多種多様なので選定は簡単ではありません。そのため、「どれが業務環境に合っているのか判断できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、司法書士事務所に最適なクラウドツールと選定ポイントを解説します。
- 司法書士の煩雑な事務作業をサポートしてくれるツールが欲しい
- 重要な書類作成や登記・供託の手続きを抜け漏れなく管理したい
- 案件の情報を事務所内で共有できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、適切な選定ポイントが理解できるだけでなく、事務作業の負担を軽減するクラウドツールが見つかります。
目次
司法書士事務所向けクラウドツールの選定ポイント3選
以下では、司法書士事務所に最適なクラウドツールを選定するポイントを解説します。”有名だから”という理由だけでクラウドツールを無計画に選定すると、業務環境に合わずに浸透しない恐れがあるため必見です。
(1)書類提出や手続きの手順を管理できるか
はじめに、形式のミスや抜け漏れが許されない書類の作成・提出の手順を管理できるかをチェックしましょう。
司法書士の業務は、不動産登記や成年後見業務など依頼人の資産や権利を守るための重要な役割を担っています。そのため、各種手続きを代理する司法書士は書類の作成から提出、事後処理にいたるまで、確実に業務フローを守らなければなりません。
このように、手続きの抜け漏れができない仕事には「書類ごとに手続き方法をマニュアル化できるクラウドツール」が活躍します。たとえば、不動産登記に関する書類に、住民票や印鑑証明書などの提出依頼の手順をマニュアル化しておけば忘れる心配はありません。
(2)司法書士補助者と簡単に連絡がとれるか
次に、司法書士補助者とスムーズに業務連絡がとれるかも確認しましょう。
メールやLINEを使う方法もありますが、メールは埋もれやすく、LINEはプライベートでも利用するので公私の切り分けやセキュリティ面で不安があります。そのため、「依頼人や業務ごとにやり取りを分けられて、セキュリティも強固なツール」が必須です。
たとえば、「ナレカン」のように、書類ごとにコメントを紐づけられるツールを使うことで、話題が混ざることなく、目的の情報をすぐに見つけられます。また、書類ごとにアクセスを制限できるため、安心して仕事が進められます。
(3)依頼人ごとに情報管理できるか
最後に、依頼人ごとに情報をまとめられるかをチェックしましょう。
司法書士事務所では複数の案件を同時並行しており、それぞれで多くの個人情報を取り扱っています。それゆえに、適切な管理のためにも依頼人ごとに必要書類を管理できる機能は必須です。
ただし、Googleドライブなどのストレージツールはフォルダ(ファイルデータを分類する箱)が増えすぎてアクセスしづらくなります。そのため、すぐ目的の書類を見つけられるような「フォルダ以外にも、精度の高い検索機能も備えたツール」が必要です。
司法書士事務所向けのおすすめクラウドツール・ソフト6選
以下では、司法書士事務所に最適なクラウドツール・ソフト6選をご紹介します。
依頼人の資産や権利を守る司法書士の仕事はあらゆる書類を扱っており、適切な情報管理が必須です。また、書類ごとに複数の手続きがあるため、マニュアル化して事務所内で共有できるようにクラウドツールを導入しましょう。
また、依頼人の意向に沿ったアドバイスをするためにも、ヒヤリング内容は確実に記録し、管理しておく必要があります。したがって、「マニュアルの共有だけでなく、案件ごとに情報を整理し確実に振り返れるツール」が必要なのです。
結論、司法書士が活用すべきなのは、案件ごとに「記事」を作成して事務所内で共有ができ、登記や書類作成の手順をナレッジとして管理できるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは「記事」にあらゆる情報を蓄積し、用途ごとに「フォルダ」を分けられるので、事務所内の情報を適切に管理できます。また、AIを活用した「自然言語検索」や「平均0.2秒」の高速スピード検索で、迅速に目的の情報を見つけられるのです。
【ナレカン】顧客対応情報やマニュアルを一元管理できるツール
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】非IT企業の65歳が説明なしで使えるDXツール
司法書士は、常に複数の案件を抱えているため、スタッフと情報共有してタスクの抜け漏れをなくすことが重要です。ただし、司法書士業界では、人材の高齢化が進んでおり、強引に多機能なツールを取り入れても使いこなせない恐れがあります。
そこで、あらゆる情報をストックする「ノート」ごとに「タスク」が紐づいた「Stock」のようなシンプルなツールがおすすめです。また、取引先にもフォルダの権限を付与できる「ワンフォルダゲスト」を活用することで、迅速な情報共有が可能となります。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
※最低ご利用人数:5ユーザーから
【司法くん】独立開業を目指す司法書士のサポートシステム
<司法くんの特徴>
- データと書類作成を連動して作業効率を高めるツール
- サポート体制が充実している
司法くんはデータと書類作成を連動させたシステムによって、登記情報入力で入力したデータを全ての書類に反映させて作業効率を高めます。
遠隔サポートが整っているため、不明点があった場合でも安心です。
<司法くんの機能・使用感>
- オンライン申請機能
- 登記情報管理機能
書類の作成・管理だけでなく、オンライン申請機能も備えているため、別の申請ソフトを使う必要はありません。
登記情報を連動させると、入力・更新・修正したデータが全ての書類に反映されます。そのため、同じデータを何度も入力する手間がなくなり、効率よく書類を作成できるのです。
<司法くんの注意点>
- メッセージ機能が乏しい
- 初期費用がかかる
メッセージ機能が充実していないため、業務連絡をする場合は他のツールを使う必要があります。
司法くんは、基本プラン料金に加えて全プランに初期費用や保守費用がかかります。
<司法くんの料金体系>
- トライアル5プラン:詳細は要問い合わせ
- 年額プラン:詳細は要問い合わせ
- 司法くん:詳細は要問い合わせ
関連記事: 司法くんとは?機能や料金、評判まで紹介
【サムポローニア9】司法書士専用の請求管理ソフト
<サムポローニア9の特徴>
- 経理機能が充実している
- 特許取得の相続財産管理システム
請求書の発行や管理のほか、報酬額の設定や印紙代の管理までできます。
複雑な相続でも法定相続人の特定や持分計算、相続関係図の作成がスムーズに実施できます。
<サムポローニア9の機能・使用感>
- Googleカレンダーと連携できる
- 登記情報提供サービスから自動入力できる
Googleカレンダーと受任管理システム上を連動できるので、出先からでも受任開始日や完了日を確認したり、共有したりしたいときに便利です。
登記情報提供サービスから自動入力で管轄登記所や登録免許税を自動判定するので、入力の人為ミスを防げます。
<サムポローニア9の注意点>
- 契約期間中の途中解約はできない
- 1年目と2年目以降で料金が異なる
導入時に選択した契約期間中は途中解約ができないため、長期契約する際は注意が必要です。
新規導入の際は、1年契約するとキャンペーン価格で利用できますが、2年目以降は料金が異なるので注意が必要です。
<サムポローニア9の料金体系>
- サムポローニア9 スターターパック:39,600円/年
- サムポローニア9 CLOUD スターターパック:66,000円/年
※新規導入事務所限定の特別価格です。
【Eight Team】名刺情報管理から営業に活用できるクラウドツール
<Eight Teamの特徴>
- 名刺データをまとめて一元管理するツール
- Excelなどのデータを取り込める
名刺をデジタルデータに変換してクラウド上で保存するので、大事な顧客情報も安心して管理できます。
Excelなど別のツールで名刺管理している場合でも、Eight Teamにデータを移行できます。
<Eight Teamの機能・使用感>
- 名刺共有機能
- 営業アプローチリスト作成機能
チームで顧客の名刺を共有できるので、他のメンバーが抱える顧客もクラウド上でスムーズに把握できます。
管理している名刺情報をCSV形式でリスト化できる機能が備わっています。そのリスト表を活用し、年賀状やメール一括配信に役立てられます。
<Eight Teamの注意点>
- トライアル利用できない
- 運用コストがかかる
Eight Teamはトライアルが用意されていないため、導入前に詳細な使用感を把握できません。
基本使用料18,000円/月に加え、11人以上で利用する場合はユーザーあたりのアカウント料がかかります。
<Eight Teamの料金体系>
料金は、以下の基本使用料とアカウント料とオプションを足し合わせた金額となります。
- 基本使用料:18,000円/月
- アカウント料:500円/ユーザー/月(11ユーザー以降)
- オプション:要問い合わせ
【formrun】簡単に依頼フォームを作成できる業務支援ソフト
<formrunの特徴>
- クリックだけで簡単にフォームを作成できる
- メールフォームを簡単に埋め込める
クリックだけで簡単にフォームを作成できるので、複雑なコードやデザインの知識は不要です。
作成したメールフォームをWebページに簡単に埋め込みできます。
<formrunの機能・使用感>
- 豊富なテンプレート機能
- データ連携機能
各場面に合わせた豊富なテンプレートを備えており、テキストを入力するだけでフォームを作成できます。そのため、フォーム作成に費やす時間を短縮して、作業効率化につながるのです。
フォームの回答データはGoogleスプレッドシートに出力できるので、顧客管理にも役立ちます。
<formrunの注意点>
- FREEプランは1つしかフォーム作成できない
- コストに見合わない可能性がある
FREEプランで作成できるフォームは1個/月なので、ビジネスで複数のフォームを作りたい場合には有料プランの契約が必要です。
利用しているユーザーからは「いくつもフォームを作成していくと管理が大変になってくる。」という声があります。(参考:ITreview)
<formrunの料金体系>
- FREE:0円(フォーム作成数:1個)
- BEGINNER:3,880円/月(フォーム作成数:5個)
- STARTER:12,980円/月(フォーム作成数:50個)
- PROFESSIONAL:25,800円/月(フォーム作成数:無制限)
<比較表>司法書士事務所で使えるクラウドツール6選の価格や評判
以下は、司法書士事務所で使えるクラウドツール6選の比較表です。
ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | 司法くん | サムポローニア9 | Eight Team | formrun | |
---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
顧客対応情報やマニュアルを一元管理できるツール |
非IT企業の65歳が説明なしで使えるDXツール |
独立開業を目指す司法書士のサポートシステム |
司法書士専用の請求管理ソフト |
名刺情報管理から営業に活用できるクラウドツール |
簡単に依頼フォームを作成できる業務支援ソフト |
シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単(大手~中堅企業向け) |
シンプルで簡単(中小規模の企業向け) |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】※タグでの整理は可能 |
【×】 |
モバイルアプリ対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
メッセージ機能が乏しい |
契約期間中の途中解約はできない |
トライアル利用できない |
コストに見合わない可能性がある |
料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
|
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは要問合せ |
・無料プランなし
・有料プランは39,600/月~ |
・無料プランなし
・有料プランは18,000/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは3,880円/月~ |
公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「司法くん」の詳細はこちら |
「サムポローニア9」の詳細はこちら |
「Eight Team」の詳細はこちら |
「formrun」の詳細はこちら |
以上の比較表を参考に、自社に合うツールを選定しましょう。
<番外編>司法書士事務所向けのソフトウェア
司法書士事務所向けのツールには、クラウド型だけでなく、パソコンにインストールするソフトウェア型もあります。以下では、司法書士事務所向けのソフトウェアです。
【司法書士システム“権”(ちから)】日常業務に幅広く対応したシステム
<司法書士システム“権”の特徴>
- 司法書士の業務を幅広くサポートするツール
- 情報の見落としを防止できる
調査・作成・申請・管理の各段階に便利な機能があり、司法書士の日常業務をフルサポートします。
登記情報に「仮登記」「差押」「譲渡担保」などのキーワードがあれば、チェック機能によって知らせてくれます。
<司法書士システム“権”の機能・使用感>
- 登記情報読取機能
- 案件カルテ機能
事前調査で閲覧した登記情報を読み取ってデータ化できるので、書類作成時にスムーズにデータを入力できます。
案件カルテ機能を使えば、書類収集の進捗や案件前提の進捗を記録し、逐一確認できます。加えて、日本郵便追跡サービスと連携することで、レターパックの発送・返送に係る配達状況まで案件カルテ内で確認できるのでです
<司法書士システム“権”の注意点>
- 保守サービスが有料
導入後のトラブル時にサポートを受けたり、法改正時にアップデートするためには有料の保守サービスに加入する必要があります。
<司法書士システム“権”の料金体系>
- 料金の詳細は要問合せ
<番外編>司法書士の事務処理向けクラウドツール
以下では、司法書士事務所での事務処理に役立つツールを紹介します。勤怠・労務管理に悩んでいる方は必見です。
【freee人事労務】人事の事務作業を効率化するツール
<freee人事労務の特徴>
- 複雑な労務事務をクラウドで1つにまとめるツール
- 法令改正に自動対応
勤怠管理や給与計算、マイナンバー管理、入退社手続きなど労務に関するあらゆる情報をクラウドで一括管理します。
定期的なアップデートを実施して常に最新の法令に対応できます。
<freee人事労務の機能・使用感>
- 給与の自動計算
- アラート通知機能
残業代や社会保険料、源泉所得税などを集計して正確な給与を自動で計算します。そのため、計算ミスによるトラブルを防ぎ、給与計算にかける工数を削減できます。
打刻忘れや、未申請残業、休暇失効などがあった場合にアラートで通知して、人為ミスを防止します。
<freee人事労務の注意点>
- 小規模の事務所には向いていない
- スマホからの画面は見づらい
freeeは全プラン5名から利用する前提となっているので、規模が小さい事務所には不向きです。
利用しているユーザーからは「携帯画面からでもpc画面のような大画面になってしまうため、見づらいです」という声があります。(参考:ITreview)
<freee人事労務の料金体系>
- ミニマム:2,600円/5ユーザー/月(6ユーザー以降は400円/ユーザー/月)
- スターター:3,900円/5ユーザー/月(6ユーザー以降は600円/ユーザー/月)
- スタンダード:5,200円/5ユーザー/月(6ユーザー以降は800円/ユーザー/月)
- アドバンス:7,150円/5ユーザー/月(6ユーザー以降は1,100円/ユーザー/月)
【キンコン】勤怠管理・交通費精算に対応するツール
<キンコンの特徴>
- 複雑な勤怠管理をスムーズにするツール
- 他社サービスとの連携が豊富
出勤・退勤時にICカードをタッチするだけで勤怠と路線情報を把握し、勤怠時間と交通費を同時に記録できます。
SlackやChatwork、Googleカレンダーなどの外部サービスと連携できます。
<キンコンの機能・使用感>
- ダッシュボード機能
- 訪問先の自動入力機能
残業時間や有給休暇取得率などをグラフで見やすく表示できるので、政府の働き方改革にも対応しやすくなります。
Googleカレンダー等の外部サービスと連携して訪問先の情報を自動で登録します。そのため、交通費の申請時に後から確認する手間を省けます。
<キンコンの注意点>
- 交通費の管理に手間がかかる
- UIがわかりにくい場合がある
ICカードで打刻すると、プライベートの交通費も記録されてしまうので、その都度削除する必要があります。
利用しているユーザーからは「ウェブ版なので、アイコン表示がかなり小さい時がある。携帯で見ても、拡大などの操作なしに対応できるようになるとより快適だと思う」という声があります。(参考:ITreview)
<キンコンの料金体系>
- 220円/ユーザー/月(最低利用人数は5人)
司法書士事務所向けのおすすめクラウドツールまとめ
ここまで、司法書士事務所に必須のクラウドツールと選定ポイントをご紹介しました。
司法書士が業務で取り扱う書類は多岐に渡るため、適切に管理しなければアクセスがしづらくなります。紙媒体で依頼人の情報を管理している場合、持ち出しによる紛失が起こる恐れもあるため、セキュリティ面でもクラウドツールは必須です。
また、司法書士の仕事は多岐にわたるため、司法書士補助者との情報共有を密にしてスムーズに業務を進めなくてはなりません。
したがって、司法書士事務所で活用すべきなのは、あらゆる情報を一元化でき、任意のメンバーにのみ共有できるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、案件情報をすぐに探し出せるように管理し、より専門的な業務に時間を割けるようにしましょう。