近年、さまざまな学習塾向けツールが開発され、業務時間を短縮できるようになっています。とくに、顧客情報（生徒情報）は属人化しやすいため、ツールを導入して管理する塾も多いです。
一方、「学習塾の顧客管理ツールが多すぎて、どれを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顧客管理に役立つツール5選と選定軸を中心にご紹介します。
- 拠点ごとに情報が分散し、必要な情報をすぐに確認できず業務が滞っている教室長
- 情報管理が教室ごとにバラつき、保護者対応の品質に悩むエリアマネージャー
- 講師が簡単に生徒情報を共有できる仕組みを探している本部担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、顧客管理ツールを選定するときの判断基準を理解したうえで、自校に合った顧客管理ツールを見つけることができます。
目次
＜なぜ重要？＞予備校や学習塾で顧客管理が大切な理由
予備校や学習塾で顧客管理が大切な理由は、生徒情報や保護者対応の履歴を正しく管理できなければ、一人ひとりに合った対応が難しくなるためです。
予備校では、生徒の志望校や成績、面談内容、欠席連絡、保護者からの相談など、管理すべき情報が多くあります。こうした情報が講師や事務職員の個人メモや紙に分散していると、必要な情報をすぐに確認できず、対応漏れや引き継ぎミスにつながります。
そのため、予備校では生徒や保護者に関する情報を一か所にまとめ、いつでも確認できる状態にしておくことが重要です。
＜自校はどっち？＞顧客管理ツールの選定軸
以下では、顧客管理ツールを選ぶときの軸を解説します。「自校に合う顧客管理ツールの特徴を知りたい」という予備校の担当者は必見です。
（1）シンプル管理型 or 多機能CRM型
まずは、シンプル管理型か、多機能CRM型かを確認すべきです。
多機能CRM型は、見込み客の追客や分析まで管理できる一方で、入力項目が多いのが特徴です。予備校では、授業準備・保護者対応・欠席連絡など、状況に応じて記録を残していくため、複雑なツールでは更新が後回しになる恐れがあります。
したがって、まずは生徒情報や対応履歴を簡単に残せるシンプル管理型のツールを選ぶのがおすすめです。
（2）各教室で現場運用 or 本部で一括管理
次に、各教室で現場運用するのか、本部で一括管理するのかを決めることが重要です。
生徒や保護者のリアルな声は、日々対応している各教室に集まります。そのため、本部だけで情報を管理する仕組みにすると、面談での発言や学習面の変化、保護者からの細かな相談が共有されにくくなります。
たとえば、講師が「○○さんは英語の長文読解でつまずいている」と把握していても、その内容が本部管理のシステムに反映されなければ、次回面談や保護者対応に活かせません。
したがって、顧客管理を現場に定着させるには、担当講師がその場ですぐに入力・確認できるツールを選びましょう。
（3）在籍生徒の情報蓄積 or 入塾希望者の追客管理
最後に、在籍生徒の情報蓄積を重視するのか、入塾希望者の追客管理を重視するのかを整理しましょう。
入塾希望者への追客管理は、問い合わせ数が多い予備校では有効です。ただし、在籍生徒の成績、面談履歴、保護者対応が管理できていない状態で追客管理を優先すると、入塾後の対応品質が安定しにくくなります。
したがって、まずは在籍生徒の情報を教室内で蓄積し、対応漏れや引き継ぎミスを防げるツールを選ぶべきです。
【知らなきゃ損】顧客管理の悩みを解消するツール5選
以下では、予備校の顧客管理の悩みを解消するツール5選をご紹介します。
生徒情報や面談履歴がExcelや紙、個人メモに分散していると、必要な情報をすぐに確認できず、対応漏れが起こりやすくなります。また、担当者しか経緯を把握していない状態では、講師の交代時に、生徒一人ひとりに合わせた対応が難しくなります。
一方で、多機能な顧客管理ツールを導入しても、現場の講師や事務職員が使いこなせなければ、かえって入力や管理の負担が増えてしまいます。
つまり、高度な顧客管理ツールで細かく管理するのではなく、「パソコン操作が苦手な講師でも日々の気づきをその場ですぐに書き残せ、あとから誰でも簡単に見返せる仕組み」をつくることが重要です。
この条件に最も当てはまるのが、生徒情報や面談履歴、保護者対応の記録をノート形式で簡単に残せる情報共有ツール「Stock」です。Stockは、ITに詳しくない講師や事務職員でも迷わず使えるほどシンプルなため、教室単位での情報蓄積・共有を無理なく実現できます。
【Stock】あらゆる情報を最も簡単に残せるツール
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【wagaco】情報を一元管理できるツール
wagacoの特徴・使い方
- 生徒の情報を一括管理できる
wagacoは、塾やスクール運営に必要な生徒情報や予約情報、保護者との連絡を一元管理できるツールです。教室ごとの生徒管理に加えて、振替や予約の状況も確認できるため、紙やExcelでの管理負担を減らせます。 - 保護者との連絡をスムーズにできる
グループへの一斉連絡に使えるメッセージ機能と、個別連絡に使えるチャット機能が搭載されています。入退室記録も保護者アプリにリアルタイムで通知されるため、保護者との連絡ミスや確認漏れを防ぎやすくなります。
wagacoがおすすめな予備校・学習塾
- 生徒情報や予約情報を一元管理したい予備校
生徒情報や予約、振替などをまとめて管理できるため、教室運営に必要な情報が分散している予備校に適しています。 - 保護者との連絡をスムーズに進めたい予備校
メッセージ機能やチャット機能を使って、保護者への連絡をまとめて管理可能です。そのため、欠席連絡やお知らせの共有をスムーズにし、電話や紙での連絡にかかる負担を減らしたい予備校に向いています。
wagacoの注意点
- 講師の給与管理機能は搭載されていない
生徒情報の管理だけでなく、講師のスケジュールや給与管理もしたい場合には合わない可能性があります。
wagacoの料金体系
一教室あたり、利用料金4,980円/月、保守管理費10,000円/月で利用できます。
【Comiru】コミュニケーション機能と業務改善機能があるツール
Comiruの特徴・使い方
- 保護者とやりとりできる
Comiruは、先生の負担を減らせる連絡ツールです。テンプレートで簡単にお知らせを作成できるうえに、すぐに保護者へ共有できます。 - 教室運営に必要な業務をまとめて管理できる
指導報告やお知らせに加えて、入退室管理、成績管理、請求業務などにも対応しています。保護者連絡だけでなく、教室運営に関わる業務時間を短縮したい場合に役立ちます。
Comiruがおすすめな予備校・学習塾
- 保護者との連絡をスムーズに実施したい予備校
保護者のスマホへ直接連絡できるうえに、既読・未読の確認も可能なため、電話やメールでの確認作業を減らしたい予備校に向いています。 - 指導報告や入退室管理までまとめてデジタル化したい予備校
指導報告・入退室管理・成績管理・請求業務など、教室運営に関わる複数の機能を備えています。そのため、保護者対応だけでなく、日々の教室業務もまとめてデジタル化したい予備校におすすめです。
Comiruの注意点
- 無料プランで使える機能は限定的
無料プランでは、業務管理機能やコミュニケーション機能は使えないので注意が必要です。
Comiruの料金体系
- FREEプラン：完全無料
- BASICプラン：料金は要問い合わせ
- PROプラン：料金は要問い合わせ
- ERPプラン：料金は要問い合わせ
【Platinum School】自社サーバーなしで使えるツール
Platinum Schoolの特徴・使い方
- スクール運営に必要な情報をまとめて管理できる
Platinum Schoolは、顧客情報管理や見込み顧客管理、レッスン管理、出欠管理などに対応したスクール管理システムです。生徒情報だけでなく、受講状況や契約情報までまとめて管理したい場合に役立ちます。 - 申込から請求・入金まで一括管理できる
WEB問合せフォームや体験予約フォーム、コース申込フォームを作成可能です。さらに、入金管理や口座振替、クレジットカード決済にも対応しているため、申込後の事務作業までスムーズに実施できます。
Platinum Schoolがおすすめな予備校・学習塾<
- 複数の教室や大規模なスクールを管理したい予備校
数十名規模の企業から数十万人規模の幅広いスクールに対応しています。生徒数や教室数が多く、校舎をまたいで情報を管理したい予備校に向いています。 - 顧客管理だけでなく請求業務までデジタル化したい予備校
顧客情報や受講管理に加えて、契約管理・販売管理・入金管理などにも対応しています。生徒管理とバックオフィス業務をまとめてシステム化したい予備校におすすめです。
Platinum Schoolの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
Platinum Schoolは多機能なので、顧客管理だけをしたい場合にはオーバースペックに感じる可能性があります。
Platinum Schoolの料金体系
- ライトプラン：10,000円/在籍生徒数10～100人/月
- ベーシックプラン：24,000円/在籍生徒数100～1,000人/月
- ヘビープラン：62,000円/在籍生徒数1,000人～/月
なお全てのプランに共通して、初期料金50,000円はかかります。
【Zoho CRM】入塾希望者への対応状況を管理できるツール
Zoho CRMの特徴・使い方
- 入塾希望者の情報を管理できる
Zoho CRMは、問い合わせや資料請求などで獲得した見込み客情報を管理できるツールです。入塾希望者の氏名や連絡先、対応履歴をまとめて残せるため、追客漏れを防ぎやすくなります。 - 問い合わせから入塾までの流れを可視化できる
商談・案件管理やレポート機能に対応しており、対応状況を段階ごとに管理可能です。問い合わせ・体験授業・面談・入塾といった流れを整理し、どの段階で対応が止まっているかを確認できます。
Zoho CRMがおすすめな予備校・学習塾<
- 入塾希望者への追客を強化したい予備校
リード管理や顧客情報をまとめて管理できるため、資料請求や体験授業後の対応を管理したい予備校に適しています。 - 営業活動や問い合わせ経路まで分析したい予備校
顧客管理だけでなく、商談管理・レポート・自動化機能も備えています。入塾率や問い合わせ後の対応状況を分析し、集客や営業活動の改善につなげたい予備校におすすめです。
Zoho CRMの注意点
- 使いこなすのが難しい
機能が豊富である反面、UIがやや複雑で、初めて触れるメンバーが使いこなせるまでに時間がかかります。 - 日本語のサポートが充実していない
Zoho CRMの料金体系
- Zoho CRM 無料プラン：無料（3ユーザーまで）
- スタンダード：2,400円/ユーザー/月（月払い）
- プロフェッショナル：4,200円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：6,000円/ユーザー/月（月払い）
- アルティメット：7,800円/ユーザー/月（月払い）
＜比較表＞顧客管理の悩みを解消するおすすめのツール5選
以下は、予備校や学習塾<におすすめの顧客管理ツール5選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | wagaco | Comiru | Platinum School | Zoho CRM | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | あらゆる情報を最も簡単に残せるツール | 簡単に塾の情報を一元管理できるツール | コミュニケーション機能と業務改善機能があるツール | 自社サーバーなしで使えるツール | 入塾希望者への対応状況を管理できるツール |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単（中小規模の企業向け） | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 |
| シンプル管理型 or 多機能CRM型 | シンプル管理型 | 多機能CRM型 | 多機能CRM型 | 多機能CRM型 | 多機能CRM型 |
| 各教室で現場運用 or 本部で一括管理 | 各教室で現場運用 | 各教室で現場運用 | 各教室で現場運用 | 本部で一括管理 | 本部で一括管理 |
| 在籍生徒の情報蓄積 or 入塾希望者の追客管理 | 在籍生徒の情報蓄積 | 在籍生徒の情報蓄積 | 在籍生徒の情報蓄積 | 在籍生徒の情報蓄積 | 入塾希望者の追客管理 |
| 注意点 | 5名以上での利用が前提 | 講師の給与管理機能は搭載されていない | 無料プランでは業務管理はできない | 多機能ゆえに使いこなすのが難しい | 日本語のサポートが充実していない |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも1人あたり650円/月〜 |
・無料プランなし ・有料プランは利用料金4,980円/月、保守管理費10,000円 |
・無料プランあり ・有料プランは要問い合わせ |
・無料プランなし ・有料プランは10,000円/月〜 |
・無料プランあり ・有料プランは2,400円/月（月払い）〜 |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら |
「wagaco」の詳細はこちら |
「Comiru」の詳細はこちら |
「Platinum School」の詳細はこちら |
「Zoho CRM」の詳細はこちら |
上の表のように、ツールによって機能や特徴が異なるため、自社の用途に合わせて最適なツールを選定しましょう。
予備校や学習塾<の顧客管理に役立つツールまとめ
これまで、予備校や学習塾で顧客管理が大切な理由や顧客管理ツールの選定軸、顧客管理の悩みを解消するツール5選を中心にご紹介しました。
予備校などでは、生徒情報や保護者対応の記録が分散していると、対応漏れや引き継ぎミスが起こりやすくなります。このような課題を解決しようと、多機能なツールで管理すると、現場の運用と合わず次第に放置されてしまいます。
とくに、講師や事務職員が日常的に使う場合は、操作が複雑なツールではなく、「必要な情報を迷わず残せて、教室単位で在籍生徒の情報を簡単に蓄積できる仕組み」を整えることが重要です。
結論、予備校の顧客管理に最適なのは、生徒情報や面談履歴をノート形式で簡単に蓄積・共有できるシンプルなツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、予備校の生徒情報や対応履歴を教室内でスムーズに共有できる環境を整えましょう。
