近年、さまざまな学習塾向けツールが開発され、塾を運営するための業務を効率化できるようになっています。とくに、顧客情報（生徒情報）の管理には手間がかかるので、すでにツールを導入している塾も多いです。
一方、「学習塾の顧客管理ツールが多すぎて、どれを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顧客管理に役立つツール4選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 顧客管理ツールを導入したいと考えている
- 種類が多いので、マッチするツールを選べない
- おすすめのツールを比較したうえで検討したい
という方はこの記事を参考にすると、自校に合った顧客管理ツールを見つけることができます。
目次
顧客管理ツールの選定ポイント
以下では、顧客管理ツールを選ぶときに重要なポイントを解説します。顧客管理ツールの導入を検討している予備校は必見です。
業務を効率化できるか
まずは、業務を効率化できるかを確認しましょう。
予備校では、生徒・講師の情報管理やスケジュール管理、保護者の対応、書類処理など、さまざまな業務があります。さらに、塾の規模が大きくなるほど業務も増えるので、顧客管理ツールでスタッフの仕事量を減らして、負担を減らす必要があります。
しかし、多機能なツールでは、デジタルが苦手な人が使いこなせません。そのため、簡単で直観的に使えるツールを取り入れるべきです。
外部・既存システムと連携できるか
次に、外部システムや既存システムと連携ができると便利です。
仮に、既存システムを使い続ける場合、連携ができなければ複数のシステムを使い分けることになり、仕事が煩雑になってしまいます。また、近年では保護者とのビデオ面談なども増えており、Zoomなどの外部システムとの連携も利便です。
以上のように、外部・既存システムと連携することで利便性が増しますが、デジタルに詳しくないと運用が難しいことが多いので注意しましょう。
必要な機能を搭載しているか
最後に、自社に必要な機能を搭載しているかが重要です。
一概に顧客管理ツールといっても「教室予約のみができるツール」から「保護者対応や給与管理まで対応するツール」など多岐にわたります。そのため、まずは自社に必要な機能を整理して、それらを過不足なく備えるツールを導入すべきです。
また、多機能なツールは利用料金も高い傾向にあるので、コストの側面でも必要な機能を絞ることが必要になります。よって、むやみに多機能なツールを導入するのではなく、必要な機能に過不足がないものを検討しましょう。
【知らなきゃ損】顧客管理の悩みを解消するツール4選
以下では、顧客管理の悩みを解消するおすすめツール4選をご紹介します。
生徒の成績や状況などの情報がいたるところにあると不便なため、一元管理できるツールが必要です。そして、生徒情報を一元管理することで簡単に見つけられるようになり、保護者からの問い合わせにも迅速に回答できるようになります。
しかし、予備校では講師やスタッフの入れ替わりが激しく、多機能なツールでは使い方を教えるのが面倒です。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
結論、予備校が導入するべきツールは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があ、ITに詳しくない方でも使える「Stock」一択です。
Stockのノートにはファイルや画像を添付することもでき、講師やスタッフとの連絡もスムーズになります。また、ノートごとに「メッセージ」が紐づいているため、LINEなどのチャットツールは不要です。
【Stock】あらゆる情報を最も簡単に残せるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【wagaco】情報を一元管理できるツール
wagacoの特徴
- 生徒の情報を一括管理できる
生徒の個人情報から成績まで、すべての情報を一括で管理できます。また、操作しやすいツールなので、誰でも直観的に使えます。
wagacoの注意点
- 講師の給与管理機能は搭載されていない
生徒情報の管理だけでなく、講師のスケジュールや給与管理もしたい場合には合わない可能性があります。
wagacoの料金体系
- ライトプラン：4,980円/月
- スタンダードプラン：14,980円/月
【Comiru】コミュニケーション機能と業務改善機能があるツール
Comiruの特徴
- 保護者とやりとりできる
Comiruは、先生の負担を減らせる連絡ツールです。テンプレートで簡単にお知らせを作成できるうえに、すぐに保護者へ共有できます。
Comiruの注意点
- 無料プランは生徒獲得機能のみ
無料プランでは、業務改善機能やコミュニケーション機能は使えないので注意が必要です。
Comiruの料金体系
- FREEプラン：完全無料
- BASICプラン：料金は要問い合わせ
- PROプラン：料金は要問い合わせ
【Platinum School】自社サーバーなしで使えるツール
Platinum Schoolの特徴
- クラウド対応に特化している
完全クラウド対応なので、自社サーバーなしですぐに利用できます。
Platinum Schoolの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
Platinum Schoolは多機能なので、顧客管理だけをしたい場合にはオーバースペックに感じる可能性があります。
Platinum Schoolの料金体系
基本ユニットの利用料金
- ライトプラン：10,000円/在籍生徒数〜10人/月
- ベーシックプラン：24,000円/在籍生徒数〜100人/月
- ヘビープラン：62,000円/在籍生徒数〜1000人/月
オプション料金
- ライトプラン：5,000円/在籍生徒数〜10人/月
- ベーシックプラン：12,000円/在籍生徒数〜100人/月
- ヘビープラン：26,000円/在籍生徒数〜1000人
予備校の顧客管理に役立つツールまとめ
これまで、おすすめの顧客管理ツール4選と選定ポイントを中心にご紹介しました。
予備校では膨大な生徒情報を管理する必要がありますが、ばらばらに管理されていると見つけるのが大変です。そのため、生徒情報を一元管理できるツールが必要です。
しかし、多機能なツールでは使いこなすのが難しく、講師やスタッフの入れ替わりが激しい予備校では使い勝手が悪いです。
よって、予備校で顧客管理をするのであれば、あらゆる情報を蓄積でき、誰でも直観的に操作できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、生徒情報を簡単に一元管理しましょう。
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