弁護士事務所では、案件管理やスケジュール共有、顧客対応の履歴管理など、多くの情報を正確かつ迅速に共有する必要があります。しかし、メールや口頭連絡、個人管理に依存していると、情報の見落としや引き継ぎ漏れが発生しやすくなります。
「グループウェアを導入したいが、多機能すぎて現場に定着するか不安」「案件やスケジュールの共有が煩雑で管理しきれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、弁護士事務所にグループウェアが必要な理由や選び方、運用で失敗しないポイントを中心にご紹介します。
- 案件ごとのやり取りが分散し、情報共有が属人化している弁護士事務所の代表
- 裁判期日や顧客対応の予定共有が煩雑で、抜け漏れに不安を感じる弁護士
- グループウェアを導入したいが、多機能で現場への定着を不安視する事務職員
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、弁護士事務所では「多機能なツール」よりも「案件ごとに情報を迷わず共有できる仕組み」が重要であることを理解でき、自事務所に適したグループウェアを判断できるようになります。
目次
弁護士事務所では情報共有が煩雑になりやすい理由
ここでは、弁護士事務所で情報共有が煩雑になりやすい理由について解説します。情報共有の課題を理解したい方は、以下の内容を確認しましょう。
（1）案件ごとに関係者が異なる
1つ目は、案件ごとに関係者が異なるからです。
一般的な企業では固定メンバーで業務を進めるケースが多い一方、弁護士事務所では案件ごとに担当弁護士や事務職員、顧客が異なります。たとえば、企業法務案件と相続案件では関係者も扱う情報も全く異なるため、同じ方法で情報共有すると必要な情報が埋もれる恐れがあります。
したがって、弁護士事務所では案件ごとに情報を整理し、関係者が迷わず情報を探せる状態を整えましょう。
（2）やり取りがメール・電話・チャットに分散する
2つ目は、やり取りがメール・電話・チャットに分散するからです。
弁護士業務では、顧客とのメール、裁判所との電話連絡、所内チャットなど、連絡手段が複数存在します。たとえば、顧客からの依頼内容はメール、進捗報告はチャット、重要な判断は口頭で共有されると、後から経緯を確認するのが困難になります。
そのため、連絡手段が異なっても案件ごとに情報を集約して確認できる運用にしましょう。
（3）スケジュール共有だけでは不十分
3つ目は、スケジュールの共有だけでは業務に必要な情報を把握しきれないからです。
裁判期日や面談予定を共有するだけでは、「なぜその予定が入っているのか」「どの資料を確認すべきか」といった背景情報までは把握できません。案件概要や過去のやり取りが分からなければ、代理対応や引き継ぎが難しくなります。
したがって、予定と案件の内容や関連情報もあわせて確認できる環境を整えましょう。
弁護士事務所向けグループウェアの選び方
以下では、弁護士事務所がグループウェアを選ぶときに重視すべきポイントを解説します。グループウェアを導入したいが、現場に定着するか不安な方は必見です。
「案件単位」で情報を整理できるか
まずは、案件単位で情報を整理できるかを重視しましょう。
弁護士事務所では、顧客とのやり取りや提出書類、裁判期日、タスクなど、さまざまな情報が案件ごとに発生します。資料・進捗・予定・タスクを個別に管理する仕組みでは、案件状況を把握するだけで時間がかかり、全体像を把握しにくくなります。
したがって、案件情報と関連資料を1か所でまとめて確認できるグループウェアを選びましょう。
担当変更時に引き継ぎしやすいか
次に、担当変更時にスムーズに引き継ぎできるか確認しましょう。
弁護士事務所では、担当弁護士の変更や事務職員の退職・休職などにより、案件を別の担当者へ引き継ぐ場面が発生します。そのとき、担当者ごとにタスクを管理している環境では、未完了の業務を洗い出すだけでも時間がかかり、引き継ぎ漏れの原因になります。
そのため、「Stock」のような案件の経緯・資料・タスクを1か所で確認できるツールを選びましょう。「Stock」ではタスクの担当者変更も簡単にできるため、引き継ぎ漏れを防げるのです。
検索性が高く必要な情報をすぐ確認できるか
そして、検索性の高さも欠かせません。
弁護士業務では、過去の相談内容や契約書、顧客とのやり取りを確認する場面が頻繁にあります。たとえば、数年前の案件について顧客から問い合わせがあった場合でも、案件名や顧客名で検索して関連情報をすぐ確認できれば、迅速な対応が可能になります。
したがって、ファイル名だけでなく、やり取りの内容まで横断的に検索できるグループウェアを選びましょう。
外出先からでも確認・更新しやすいか
最後に、外出先からでも情報を確認・更新しやすいかを確認しましょう。
弁護士は裁判所への出廷や顧客先への訪問など、事務所以外で業務をする機会が少なくありません。移動中にスマートフォンから案件情報を確認したり、面談直後に議事録を登録したりできれば、情報共有の遅れを防げます。
そのため、パソコンだけでなく、スマートフォンからも直感的に利用できるグループウェアを選びましょう。
弁護士事務所の情報共有に役立つツール比較
以下では、弁護士事務所の情報共有や案件管理に最適なツールをご紹介します。
常に業務に追われている弁護士業において、案件数や担当者が増えると、メール・チャット・口頭に情報が分散し、「誰がどこまで対応しているのか分からない」という状態が起こりやすくなります。そのままでは、確認漏れや引き継ぎミスが改善できません。
しかし、共有フォルダやチャットツールでは、最新ファイルがわからなくなったり、過去の情報が流れたりして、必要な情報を探すのに時間がかかります。また、高機能なグループウェアを導入しても、弁護士や事務職員が使いこなせず次第に放置される恐れがあるのです。
そこで重要なのが、「案件単位」で情報を整理しながら、誰でも簡単に情報共有できるツールを導入することです。ツールを活用すれば、案件ごとのやり取り・資料・タスクを一元管理でき、確認作業や情報共有の負担を減らせます。
こうした条件に最も当てはまるのが、案件ごとの情報を整理・共有できるツール「Stock」です。Stockなら、案件ごとにノートを作成し、対応履歴・顧客情報・資料・タスクを一元管理できるため、非IT人材が多い事務所でも無理なく定着できます。
案件情報を最も簡単に残せる情報共有ツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
- タスク設定機能
タスクを設定すると担当者に通知が飛ぶため、確実に作業の依頼ができ、「言った・言わない」の防止になります。タスクが完了されると通知が届くため、メンバーの進捗状況もリアルタイムで確認できます。
【比較表】弁護士事務所の情報共有手段
弁護士事務所の情報共有手段である「チャットツール」「高機能グループウェア」「Stock」の違いを比較表にまとめました。
| 比較項目 | Stock | チャットツール | 高機能グループウェア |
|---|---|---|---|
| 案件単位で情報整理 | ◎ 案件ごとに情報を集約できる |
△ 会話単位になりやすい |
○ 管理できるが設定が複雑 |
| 過去情報の探しやすさ | ◎ 案件単位で蓄積・検索できる |
△ 投稿が流れて探しにくい |
○ 検索可能だが情報が分散しやすい |
| 担当変更時の引き継ぎ | ◎ 案件の経緯をまとめて確認できる |
△ 過去のやり取りを追いにくい |
○ 引き継げるが運用ルールが必要 |
| 案件情報との紐付け | ○ 案件情報とあわせて管理できる |
△ 専用機能が弱い |
◎ 高度な予定管理が可能 |
| タスク管理 | ◎ 担当者変更も可能 |
△ 管理機能が限定的 |
◎ 詳細な進捗管理が可能 |
| 導入・運用のしやすさ | ◎ 操作がシンプル |
◎ すぐに利用開始できる |
△ 設定や教育に手間がかかる |
弁護士事務所では、単に機能が多いことではなく、案件ごとに情報を蓄積・共有できるかという観点で比較することが重要です。
弁護士業におけるグループウェアの活用事例3選
以下では、弁護士業におけるグループウェアの活用事例を解説します。他社の事例を参考にして、自社での取り組みを成功させましょう。
弁護士法人千里みなみ法律事務所
弁護士法人千里みなみ法律事務所では、案件管理・ナレッジ蓄積・新人教育・顧客管理の一元化に「Stock」を活用しています。
同事務所では、複数の弁護士や事務職員が案件を並行して進めるなかで、案件情報や対応履歴の共有が属人化しやすく、過去の経緯や顧客情報をすぐに確認できない点に課題を感じていました。
そこで、従来利用していた情報共有ツールのサービス終了をきっかけに、案件ごとに情報を整理でき、誰でも直感的に使えるツールとして「Stock」を導入しました。
その結果、案件ごとのやり取りやタスク、関連資料を一か所に集約できるようになり、情報共有や引き継ぎがスムーズになりました。また、過去案件の対応履歴がナレッジとして蓄積され、新人教育や顧客対応が効率化しています。
かけはし法律事務所
かけはし法律事務所では、不在時の伝言の不便さなどに課題を感じ、グループウェアの導入を検討していました。しかし、弁護士向けグループウェアなどさまざまなツールを検討するもコストに見合わず、ツール選定は難航していました。
そのような状況下で、同社はサイボウズ Officeの導入を決めました。サイボウズ Officeにはスケジュール管理機能だけでなく、顧客管理や事件管理ができるデータベース機能があったため、導入の決め手になりました。
グループウェアの導入により、同社では情報を単なるデータで終わらせるのではなく、マーケティングの素材として活用できるシステムを構築しました。
参考：かけはし法律事務所｜グループウェアの活用で「待ち」から「攻め」へ
小沢・秋山法律事務所
小沢・秋山法律事務所では、弁護士のスケジュール管理が非効率であることに課題を感じていました。
そこで、同社はグループウェアであるJ-MOTTOの導入に踏み切りました。J-MOTTOによってスケジュールを一元管理することで、弁護士のスケジュールがすぐに把握できるようになり、弁護士間でのスケジュール調整にも大きく貢献したのです。
さらに、設備予約もJ-MOTTO内で管理した結果、共有設備の利用状況が把握しやすくなり、業務効率が向上しました。
参考：小沢・秋山法律事務所｜“手帳代わりにグループウェアでスケジュール管理”を
弁護士事務所で情報共有ツールを定着させるポイント
弁護士事務所で情報共有ツールを定着させるポイントは、以下の2つです。
- 情報共有のルールを統一する
案件情報の保存場所やファイル名の付け方、対応履歴の記録方法が担当者ごとに異なると、必要な情報を探すだけで時間がかかるためです。 - 担当者だけが情報を持たない状態を作る
休暇や退職、担当変更が発生した場合、ほかのメンバーが案件の経緯や顧客とのやり取りをを把握できず業務が滞るためです。
したがって、案件の進捗や対応履歴を日頃から共有できる環境を整えましょう。
弁護士事務所向けグループウェアまとめ
これまで、弁護士事務所向けグループウェアの選び方を中心にご紹介しました。
弁護士事務所では、案件ごとに関係者が異なるうえ、メール・電話・チャットなど複数の手段でやり取りが発生します。そのため、情報が分散すると案件の経緯を把握しにくくなり、引き継ぎ漏れや対応ミスの原因になります。
また、情報共有を成功させるには、案件単位で情報を整理できることに加え、過去の経緯を検索しやすく、担当変更時にもスムーズに引き継げる環境を整えることが重要です。
なかでも、弁護士事務所のグループウェアに最適なのは、誰でも簡単に案件ごとの情報を蓄積・共有できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、案件ごとに情報を共有し、事務所の人数や案件数の増加に対応できる事務所に成長していきましょう。
