今日では、業務のDX化が急速に進んでおり、あらゆる企業でITツールを導入する動きがあります。具体的には、業界業種問わず活用できるよう豊富な機能を備えた「グループウェア」が注目されているのです。
代表的なグループウェアには「サイボウズOffice」などが挙げられ、IT企業を中心に広く活用されています。一方、これからDXを進める企業には、「サイボウズofficeに魅力を感じているが、使い方や機能がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サイボウズOfficeの使い方や機能、口コミまで網羅的にご紹介します。
- サイボウズofficeの使い方や機能について網羅的に知りたい
- ユーザーからの評判・口コミも判断材料として、導入の可否を判断したい
- 多機能なサイボウズofficeを使いこなせるか不安に感じており、簡単に使える他のツールがあれば検討したい
という方はこの記事を参考にすれば、サイボウズOfficeの使い方から機能まで理解できるうえに、自社の業務効率を改善するための要素も見つかります。
目次
サイボウズOfficeとは
ここでは、サイボウズOfficeの概要や特徴を解説します。他社ツールや類似ツールとの違いを知りたい方は、以下の内容をチェックしましょう。
サイボウズOfficeとほかのグループウェアとの違い
サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が展開するグループウェアです。スケジュール管理や掲示板をはじめとした10種以上の機能が備わっている「多機能なツール」である点が特徴です。
また、ほかのグループウェアとの違いとして「カスタムアプリが作れる」ことが挙げられます。自社の業務に合わせたアプリをテンプレートから作成できるので、標準機能で足りない部分を補えます。
さらに、マルチデバイス対応なので時間や場所を問わずに利用できる点もメリットです。
Garoon（ガルーン）との違い
サイボウズOfficeと同じくサイボウズ株式会社が提供するグループウェア「Garoon（ガルーン）」との違いは、ツールの対象規模にあります。
サイボウズOfficeは100名以下の中小企業を対象にしている一方で、Garoonは数万人規模の大企業でも利用可能な設計となっています。実際に、Garoonには細かなアクセス権限の設定やアクセスログの取得など、大企業向けの管理機能が充実しているのです。
また、GaroonはサイボウズOfficeとは異なり「日・英・簡・繁」の4言語に対応しているので、海外拠点のあるグローバル企業でもスムーズに導入できます。以上のことから、サイボウズOfficeは中小企業での利用が適しています。
kintone（キントーン）との違い
サイボウズOfficeと同じくサイボウズ株式会社が提供する「kintone（キントーン）」とは、カスタマイズ性に違いが見られます。
kintoneは自社に必要なシステムを開発できるクラウドサービスです。サイボウズOfficeには基本機能が複数備わっていますが、kintoneは自社で必要な機能を一からシステムを開発できるので、柔軟な運用が可能です。
また、kintoneは外部ツールとの連携や、JavaScriptやプラグインを活用したより応用的な使い方もできます。したがって、カスタマイズなしでもツールを利用したい場合はサイボウズOfficeが適していると言えます。
サイボウズOfficeの価格体系
サイボウズOffice（クラウド版）の料金体系はシンプルで、以下の2プランのみです。
- スタンダードコース
- プレミアムコース
1ユーザーあたり500円/月、すべての標準機能を利用可
1ユーザーあたり800円/月、すべての標準機能に加えてカスタムアプリが利用可
また、ディスク容量は1ユーザーあたり5GB、契約は最低1ヶ月以上、利用は5名からとなっています。
パッケージ版のサポート終了と移行手順
パッケージ版のサイボウズOfficeは、2021年から2026年にかけて販売が終了し、2027年にサポートが終了します。パッケージ版からクラウド版への移行手順は以下の5ステップです。
- クラウド版の試用申し込み
- パッケージ版での事前準備
- クラウド版での事前準備
- データ移行ツールの実行
- データ移行後の設定
また、「登録ユーザー数が350名を超える場合」や「登録データ量が200GBを超える場合」にデータ移行ツールを利用できないなど、いくつか注意事項があるため事前に確認しておきましょう。
サイボウズOfficeで何ができる？14の基本機能と使い方
以下では、サイボウズOfficeの基本機能と使い方を解説します。サイボウズOfficeには14の機能があり、それぞれできることが大きく異なるので必見です。
（1）トップページ
サイボウズOfficeのトップページは、個々人で表示する情報をカスタマイズできます。そのため、頻繁に確認する情報をトップページにまとめておくなど、お知らせを見逃さないような工夫ができるのです。
また、ほかの社員からのメッセージなどもトップページに表示できるので、連絡が漏れてしまうリスクも抑えられます。しかし、情報量が多く重要な情報を見つけづらい点に注意が必要です。
（2）ファイル管理
フォルダごとに企画書などの各種データを格納する機能です。フォルダを階層化すれば関連した資料をまとめられるため、目的の情報を見つけやすくなります。
また、誤ってファイルを更新してしまった場合でも復元できます。そのため、複数人で作業して最新版がどれか分からなくなる事態を防げるのです。
（3）勤怠管理
タイムカードを使えば、従業員の勤怠管理がシステム上で完結します。
また、蓄積された勤怠データはCSV出力もできるので、抽出した勤怠データを加工したり集計処理したりすることも可能です。
（4）スケジュール
スケジュールは予定ごとに色分けできるので、直感的に予定を把握することが可能です。
また、ほかの従業員のスケジュールを確認すれば、わざわざ予定が空いているかを聞かずに日程調整ができます。
（5）ワークフロー
ワークフローは、経費精算や休暇の取得、稟議書の進捗を可視化する機能です。
たとえば、紙の申請書の場合「申請状況が現在どうなっているか」は、担当者にわざわざ確認しなければならないので効率的とは言えません。一方、サイボウズOfficeのワークフローで申請すれば、リアルタイムで進捗を把握できます。
（6）報告書
報告書を利用すれば、商談報告や顧客からのクレームを円滑に共有することができます。
また、報告書をアドレス帳と連動すれば過去の報告内容を顧客ごとに確認できるため、引き継ぎも簡単になるのです。
（7）掲示板
掲示板は社内向けの情報を掲載して共有する機能です。
たとえば、総務部のメンバーが社内に共有したい情報を掲載したり、メンバーを限定して実施中のマーケティング施策の結果を共有したり、さまざまな使い方ができます。
（8）メッセージ
メッセージはメールとは異なり、チャット形式で任意のメンバーとやりとりができる機能です。また、メールにありがちな「Re:」が増えることがなく、通知はトップページから確認できるので抜け漏れを防げます。
ただし、メッセージ機能は「個人フォルダ」内にあり、「トップページ」には表示されていないため操作に時間がかかる点に注意が必要です。
一方で、「ナレカン」のようなツールであればトップページにメッセージ機能が表示されているうえに、シンプルな操作性なので誰でも簡単にやりとりできます。
（9）ToDoリスト
トップページやスケジュール画面にToDoの期限が掲示されるため、重要な仕事を見落とす心配が減ります。
また、メールや掲示板機能からもToDoリストを作成できるので、後日返信する予定のメールやお知らせの抜け漏れを防げるのです。
（10）メール
サイボウズOfficeにアクセス可能な環境であれば、場所や時間を問わずにメールを確認・返信できます。さらに、2023年9月には送信メールを転送する機能が加わり、同じメールの内容をほかのメンバーに送付するときに便利になりました。
また、受信したメールの内容をそのまま「メッセージ」に転送して、社内へ共有することも可能です。一方で、メッセージとメールの使い分けを社内で統一させる必要があります。
（11）アドレス帳
アドレス帳は社内メンバーの連絡先はもちろん、顧客の連絡先も蓄積できます。
また、共有機能も備わっているのでメンバー同士で連絡先を共有でき、ほかの従業員への引き継ぎに役立ちます。
（12）電話メモ
電話メモを活用すれば、担当者に電話があったことをアプリ上で伝えられます。
しかし、フォルダなどでメモを整理できないため、過去のメモを探すのに時間がかかってしまうデメリットもあるのです。
例えば、「ナレカン」のようなツールであれば、対応部署や内容ごとにフォルダで管理できるため、過去のメモもすぐに探し出せます。
（13）プロジェクト管理
プロジェクト管理ではガントチャートを用いて、各タスクの進捗状況を見える化します。
そのため、遅れているタスクがあれば一目で把握できるのはもちろん、プロジェクトごとにガントチャートをつくれるため、情報が混ざることもありません。
（14）カスタムアプリ
カスタムアプリは必要なアプリケーションを開発するための機能です。
具体的には、表形式のアプリケーションで、「クレーム管理」や「社内Q&A」などのさまざまな利用用途があります。2023年9月には、新アプリケーションとして「休暇管理(勤怠管理パック)」が追加されています。
【便利な使い方】サイボウズOfficeのToDoを共有する方法
ここでは、サイボウズOfficeでほかのユーザーとToDoを共有する方法を3つ紹介します。サイボウズOfficeの「ToDoリスト機能」ではToDoを共有できないので、ほかのユーザーと共有したい場合は下記の方法を検討しましょう。
1. 予定として登録する方法
「スケジュール」にToDo用の予定メニューを用意して、ToDoの予定を共有できます。
2. プロジェクトで管理する方法
プロジェクト管理機能を使えば、以下の2つのステップでToDoを共有できます。
- 任意のメンバーで共有するToDoを管理する場を作る
- ToDoをテーマ・タスクなどの単位に分けて、期限・担当者を設定する
3. カスタムアプリの”ステータス管理アプリ”で管理する方法
最後に、以下のようにカスタムアプリを使ってToDoを共有する方法もあります。
- カスタムアプリで”ステータス管理アプリ”を作成して、ToDoを共有する
- ToDoの期限を設定すると、担当者のスケジュール上にアプリ名が表示される
【これで解決！】大規模企業でも全社員が使いこなせるツール
ここでは、サイボウズOfficeよりも簡単に使いこなせるツールをご紹介します。
サイボウズOfficeは多種多様な機能を備えているツールなので、あらゆる企業が抱える課題に幅広くアプローチできます。一方、ITに詳しくない社員は上手く使いこなせず、かえって業務効率が落ちる可能性もあるのです。
オーバースペックなツールは利用方法を教育する手間もかかるうえ、情報が正しく記録・管理できなくなります。そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」が最適なのです。
結論、サイボウズOfficeの代替として検討すべきなのは、ITツールに不慣れな社員でも説明なしですぐに使いこなせる情報共有ツール「ナレカン」一択と言えます。
ナレカンには、あらゆる情報をノート形式で簡単にストックでき、更新した情報は任意のメンバーへ迅速に共有されます。さらに、それぞれのノートに「メッセージ（コメント）」機能が紐づいているため、チャットツールのように話題が混ざりません。
最もシンプルな情報ストックツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
サイボウズOfficeの口コミ・評判
以下では、サイボウズOfficeの口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の意見を参考にすることもおすすめです。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は ITreview ＞ サイボウズOffice より引用しております。
サイボウズOfficeの良い口コミ・評判
はじめに、サイボウズOfficeの良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「デバイスに拘らなくていい」「拡張性が高い」といった声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2024/04/03）・低価格にも関わらず最低限必要な機能を持っている。・デバイスに拘らずネット環境があれば、使用できること。
非公開ユーザー（投稿日：2023/07/28）掲示板・社員情報・勤怠情報・他社員のスケジュール確認など、グループウェアとして必要な機能を備えています。他HPとのリンクや、サイボウズの他のアプリを紐づけることもできるため、拡張性は高いと思います。
非公開ユーザー（投稿日：2023/03/07）画面が見やすく、各社員のスケジュール管理や打合せ施設の予約等もし行いやすいです。また、スマートフォンアプリがあり会社以外の場所でもすぐに確認できて便利です。
サイボウズOfficeの悪い口コミ・評判
次に、サイボウズOfficeの悪い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「情報が多く探しづらい」「リアルタイムでチャットのやりとりをしたい」などの意見が上がっています。
非公開ユーザー（投稿日：2024/03/01）スマホアプリ版のレイアウトをPC版のように表示できるようにしてほしい。画面の大きさ等で仕方がないことなのかもしれませんが、アプリ版だと表示が崩れてしまうのでスマホで見る際はブラウザから見るようにしている。
非公開ユーザー（投稿日：2023/07/28）・掲示板の過去記事検索を整えてほしい情報が多く、探したい記事がわかりにくい。・スケジュール管理で、メモの上下入れ替えなどがスムーズにできると使いやすくなるかなと思った。
非公開ユーザー（投稿日：2023/05/17）欲しい機能・分かりづらい点・至る所に添付ファイルが可能なところ。（少しわかりづらい）・リアルタイムチャット機能その理由・添付ファイルを至る所に可能であるのは便利な反面、散らばってしまうため1か所にアーカイブみたいに自分が送信、宛先になっているファイル一覧が確認できると嬉しい。・グループウェアなので難しいかもしれないが、リアルタイムでチャットができるような機能があると更に使い勝手がよくなると思う。
このように、情報が多すぎると必要な情報を探し出すのに時間がかかってしまいます。そこで、誰でも簡単に「フォルダ」で情報を整理できる「ナレカン」のようなツールの使用がおすすめです。
サイボウズOfficeの機能・使い方・口コミまとめ
ここまで、サイボウズOfficeの機能や特徴、口コミまで幅広くご紹介しました。
サイボウズOfficeは豊富な機能が搭載されているITツールです。そのため、自社の業務に合わせてツールをカスタマイズしたい企業に適しています。
一方で、多くの社員を抱える大企業でサイボウズOfficeを導入すると、多機能ゆえに使いこなせない社員が一定数生まれる恐れがあります。また、社員の使いやすさを考慮し、機能を制限してサイボウズOfficeを利用しても、費用対効果が悪くなってしまうのです。
そのため、規模が大きく、社員ごとのITリテラシーにばらつきのある大企業こそ「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を選びましょう。結論、非IT企業の方でも説明なしで使いこなせるほど簡単な「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」でストレスのない情報管理ができる環境を整えましょう。
