今日では、業務のDX化が急速に進んでおり、あらゆる企業でITツールを導入する動きがあります。なかでも、豊富な機能を備えた「グループウェア」は、業界職種問わず注目されています。
具体的なグループウェアには「サイボウズOffice」などが挙げられ、IT企業を中心に広く活用されています。一方、これからDXを進める企業には、「サイボウズofficeに魅力を感じているが、使い方や機能がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サイボウズOfficeの使い方や機能、口コミまで網羅的にご紹介します。
- サイボウズOfficeの基本機能や使い方を知りたい
- 実際に利用している人からの評判を参考に導入を検討したい
- サイボウズOfficeより簡単に情報管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすれば、サイボウズOfficeの使い方から機能まで理解できるうえに、自社の業務効率を改善するために必要となる要素も明瞭化できます。
目次
サイボウズOfficeとは
はじめに、サイボウズOfficeの概要や特徴を解説します。他社ツールや類似ツールとの違いを知りたい方は、以下の内容をチェックしましょう。
サイボウズOfficeとほかのグループウェアとの違い
サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が展開するグループウェアです。スケジュール管理や掲示板をはじめとした10種以上の機能が備わっている「多機能なツール」である点が特徴です。
また、ほかのグループウェアとの違いとして「アプリをカスタムできる」ことが挙げられます。自社の業務に合わせて、日報・クレーム管理・休暇申請などのアプリを、テンプレートから作成できるので標準機能で足りない部分を補えます。
さらに、マルチデバイス対応なので時間や場所を問わずに利用できる点もメリットです。
Garoon（ガルーン）との違い
サイボウズOfficeと同じくサイボウズ株式会社が提供する「Garoon（ガルーン）」とは、ツールの対象規模に違いがあります。
サイボウズOfficeは100名以下の中小企業を対象にしている一方で、Garoonは数万人規模の大企業でも利用可能な設計となっています。実際に、Garoonには細かなアクセス権限の設定やアクセスログの取得など、大企業向けの管理機能が充実しているのです。
また、GaroonはサイボウズOfficeとは異なり「日・英・簡・繁」の4言語に対応しているので、海外拠点のあるグローバル企業でもスムーズに導入できます。以上のことから、サイボウズOfficeは中小企業での利用が適しています。
kintone（キントーン）との違い
サイボウズOfficeと同じくサイボウズ株式会社が提供する「kintone（キントーン）」とは、カスタマイズ性に違いが見られます。
kintoneは自社に必要なシステムを、ノーコードで開発できるクラウドサービスです。サイボウズOfficeには基本機能が複数備わっていますが、kintoneは自社で必要な機能を一からシステムを開発できるので、柔軟な運用が可能です。
また、kintoneは外部ツールとの連携や、JavaScriptやプラグインを活用したより応用的な使い方もできます。したがって、カスタマイズなしでもツールを利用したい場合はサイボウズOfficeが適していると言えます。
サイボウズOfficeの価格体系
サイボウズOffice（クラウド版）では、2024年10月1日より価格改定がされています。詳細は以下のとおりです。
- スタンダードコース
- プレミアムコース
1ユーザーあたり600円/月、すべての標準機能を利用可
1ユーザーあたり1,000円/月、すべての標準機能に加えてカスタムアプリが利用可
また、ディスク容量は1ユーザーあたり5GB、契約は最低1ヶ月以上、利用は5名からとなっています。
【何ができる？】サイボウズOfficeの14個の便利機能と使い方
以下では、サイボウズOfficeの基本機能と使い方を解説します。サイボウズOfficeには14の機能があり、それぞれできることが大きく異なるので必見です。
（1）トップページ
サイボウズOfficeのトップページは、個々人で表示する情報をカスタマイズできます。そのため、頻繁に確認する情報をトップページにまとめておくなど、お知らせを見逃さないような工夫ができるのです。
また、ほかの社員からのメッセージなどもトップページに表示できるので、連絡が漏れてしまうリスクも抑えられます。しかし、情報量が多く重要な情報を見つけづらい点に注意が必要です。
（2）ファイル管理
フォルダごとに企画書などの各種データを格納する機能です。フォルダを階層化すれば資料をカテゴリごとに整理できるので、情報を見つけやすくなります。
また、誤ってファイルを更新してしまった場合でも復元できます。そのため、複数人で作業して最新版がどれか分からなくなる事態を防げるのです。
（3）勤怠管理
タイムカードを使えば、従業員の勤怠管理がシステム上で完結します。
また、蓄積された勤怠データはCSV出力もできるので、抽出した勤怠データを加工したり集計処理したりすることも可能です。
（4）スケジュール
スケジュールは予定ごとに色分けできるので、直感的に予定を把握することが可能です。
また、ほかの従業員のスケジュールを確認すれば、わざわざ予定が空いているかを聞かずに日程調整ができます。
（5）ワークフロー
ワークフローは、経費精算や休暇の取得、稟議書の進捗を可視化する機能です。
サイボウズOfficeのワークフローで申請すれば、リアルタイムで進捗を把握できるので、「申請状況が現在どうなっているか」を担当者に確認する手間を解消できます。
しかし、申請に必要な項目や申請経路を設定するのに工数がかかる点が、円滑に業務を遂行していくうえで課題となりかねません。そのため、よりシンプルかつ適切に申請・承認のフローを形成したいという方は「ナレカン」のようなツールを検討しましょう。
（6）報告書
報告書を利用すれば、商談報告や顧客からのクレームを円滑に共有することができます。
また、報告書をアドレス帳と連動すれば過去の報告内容を顧客ごとに確認できるため、引き継ぎも簡単になるのです。
（7）掲示板
掲示板は社内向けの情報を掲載して共有する機能です。
たとえば、総務部のメンバーが社内に共有したい情報を掲載したり、メンバーを限定して実施中のマーケティング施策の結果を共有したり、さまざまな使い方ができます。
（8）ToDoリスト
トップページやスケジュール画面にToDoの期限が掲示されるため、重要な仕事を見落とす心配が減ります。
また、メールや掲示板機能からもToDoリストを作成できるので、後日返信する予定のメールやお知らせの抜け漏れを防げるのです。
（9）メッセージ
メッセージはメールとは異なり、チャット形式で任意のメンバーとやりとりができる機能です。また、メールにありがちな「Re:」が増えることがなく、通知はトップページから確認できるので抜け漏れを防げます。
ただし、メッセージ機能は「個人フォルダ」内にあり、「トップページ」には表示されていないため操作に時間がかかる点に注意が必要です。
（10）メール
サイボウズOfficeにアクセス可能な環境であれば、場所や時間を問わずにメールを確認・返信できます。また、同じメールの内容をほかのメンバーに転送したり、「メッセージ」に送って、社内へ共有することも可能です。
ただし、結局のところメールやチャットでは、やりとりが流れてしまうデメリットが伴います。そのため、社内・社内外のメンバーとの重要なやりとりを、流れることなく蓄積できる「ナレカン」のようなアプリが欠かせないのです。
（11）アドレス帳
アドレス帳は社内メンバーの連絡先はもちろん、顧客の連絡先も蓄積できます。
また、共有機能も備わっているのでメンバー同士で連絡先を共有でき、ほかの従業員への引き継ぎに役立ちます。
（12）電話メモ
電話メモを活用すれば、担当者に電話があったことをアプリ上で伝えられます。
しかし、フォルダなどでメモを整理できないため、過去のメモを探すのに時間がかかってしまうデメリットもあるのです。
（13）プロジェクト管理
プロジェクト管理ではガントチャートを用いて、各タスクの進捗状況を見える化します。
そのため、遅れているタスクがあれば一目で把握できるのはもちろん、プロジェクトごとにガントチャートをつくれるため、情報が混ざることもありません。
（14）カスタムアプリ
カスタムアプリは必要なアプリケーションを開発するための機能です。
具体的には、表形式のアプリケーションで、「クレーム管理」や「社内Q&A」などのさまざまな利用用途があります。2023年9月には、新アプリケーションとして「休暇管理(勤怠管理パック)」が追加されています。
【2025年1月リリース！】サイボウズOfficeの新機能
2025年1月12日のアップデートで、サイボウズOfficeのスケジュールとkintoneを連携できる新機能が搭載されました。
本機能の搭載により、サイボウズOfficeのスケジュールとkintoneの情報を関連付けられるようになりました。具体的には、登録された予定からkintoneの情報を参照したり、kintoneから予定を登録・検索したりできるようになります。
なお、連携機能を利用するには、”kintoneに連携用のプラグインを追加する必要がある”ことを押さえておきましょう。。
【担当者必見】サイボウズOfficeの注意点
サイボウズOfficeを検討する方は、以下の注意点を踏まえたうえで導入可否を判断しましょう。
- パッケージ版が終了
- 大規模企業には不向き
- 多機能で使いこなせない
パッケージ版のサイボウズOfficeは、2021年から2026年にかけて販売が終了し、2027年にサポートが終了します。したがって、パッケージ版を考えている方は、クラウド版か他のツールを検討する必要があります。
サイボウズOfficeは、300名までのユーザー数で利用することを想定した中小企業向けの製品です。したがって、従業員が300名を超える大規模企業のグループウェアとしては適していません。
サイボウズOfficeは様々な機能が搭載されていて便利な反面、ITに苦手意識を持つ社員は使いこなせない可能性があります。また、できることが多くても、実際に業務に活かせなければ、費用対効果は下がってしまいます。
以上が、サイボウズOfficeの注意点です。そのため、万が一「業務を効率化したいが、解消方法が分からない」と悩んでいる方は、ナレッジ管理に特化したツール「ナレカン」の専属担当者とのヒヤリングを受けてみるのもおすすめです。
【これで解決！】大規模企業で簡単に情報管理・共有できるツール
ここでは、サイボウズOfficeよりも簡単に情報を管理・共有できるツールをご紹介します。
サイボウズOfficeは多種多様な機能を備えているツールなので、あらゆる企業が抱える課題に幅広くアプローチできます。一方、多機能がゆえに使いこなせないケースも多く、業務効率化を図りたい企業の悩みの解消には至らない恐れもあるのです。
そのため、まずは業界職種問わず業務効率に直結する「ナレッジ管理」の最適化を目指すのがおすすめです。つまり、有名だからという理由でグループウェアを導入するのではなく「社内の煩雑化しているナレッジ（情報）管理に特化したツール」の導入が望ましいのです。
結論、自社が導入すべきは、社内に散在するナレッジを一元管理し、即アクセスできる「ナレカン」一択と言えます。
ナレカンは画像やファイル、テキストを自社にあった形でまとめられるので、掲示板や報告書など用途に合った情報整理ができます。また、”Google検索”するように社内情報を検索できる「キーワード検索」が搭載されており、情報が見つからない心配もありません。
大企業のお悩みを解消するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
サイボウズOfficeの口コミ・評判
以下では、サイボウズOfficeの口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の意見を参考にすることもおすすめです。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は ITreview ＞ サイボウズOffice より引用しております。
サイボウズOfficeの良い口コミ・評判
はじめに、サイボウズOfficeの良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「機能が豊富」「スケジュールが見やすい」といった声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2024/11/27）電話メモや掲示板、報告書など社内での情報共有に必要な機能が備わっている
非公開ユーザー（投稿日：2024/11/25）・グループウェアとして必要な機能は網羅的にある・個人用のデザイン変更など好みに合わせられる
非公開ユーザー（投稿日：2024/08/21）・スケジュール画面は、従業員ごとに並んでおり全員のスケジュールを一度に確認できるので、非常に助かっている。・分かりやすいUIなので、誰もが簡単に感覚的に利用できると思う。
サイボウズOfficeの改善点に関する口コミ・評判
次に、サイボウズOfficeの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「モバイル端末だと見づらい」「リアルタイムでチャットのやりとりをしたい」などの意見が上がっています。
非公開ユーザー（投稿日：2024/11/14）昔から、デザインはいまひとつ洗練されていない印象です。パーツ配置の自由度がもっと高くなるとよいと感じることがしばしばあります。
非公開ユーザー（投稿日：2024/06/26）・スマートフォンなどモバイル端末でやや見づらい印象を受ける。・ファイル管理機能は電帳法に対応しておらずサイボウズofficeで一元管理できず別のサービスを 導入しないといけない点が非常に煩わしい。
非公開ユーザー（投稿日：2024/06/20）・個人フォルダに入ってくるメッセージの中で古いメッセージに対してレスがついた際、個人フォルダは送信日時が 新しい順でしか表示されない為、一度既読にしてしまうと探すのに苦労する。・チャット機能があると良かった
このように、情報が多すぎると必要な情報を探し出すのに時間がかかってしまいます。そこで、超高精度の検索機能がある「ナレカン」のようなツールの使用がおすすめです。
サイボウズOfficeの機能・使い方・口コミまとめ
ここまで、サイボウズOfficeの機能や特徴、口コミまで幅広くご紹介しました。
サイボウズOfficeは豊富な機能が搭載されているITツールです。そのため、自社の業務に合わせてツールをカスタマイズしたい企業に適しています。
一方で、サイボウズOfficeは、多機能ゆえにツール内で情報が埋もれてしまい、目的の情報がすぐに見つけられなくなる可能性があります。拡張機能が豊富な分、使いこなせないメンバーが出てくる恐れもあります。
そのため、多くの情報を管理する大企業こそ、誰もが簡単に目的の情報を見つけられるツールを選ぶべきです。結論、サイボウズOfficeより使いやすいグループウェアは、社内に散在した情報を一元管理し、誰でも情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ、社内情報の管理・共有に長けた「ナレカン」で、ストレスのない情報管理ができる環境を整えましょう。
