今日では、業務のDX化が急速に進んでおり、あらゆる企業でITツールを導入する動きがあります。具体的には、業界業種問わずに活用できるように豊富な機能を備えた「グループウェア」が注目されているのです。
代表的なグループウェアには「サイボウズOffice」などが挙げられ、IT企業を中心に広く活用されています。一方、これからDXを進める企業には「サイボウズOfficeの存在は知っているが具体的に何ができるのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サイボウズOfficeの使い方や機能、口コミまで網羅的にご紹介します。
- サイボウズOfficeを魅力的に感じているが、自社に合っているのか分からない
- どのように運用すれば良いのかイメージがつかない
- ITに詳しくないのでとにかく簡単に使えるツールを探している
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、サイボウズOfficeの使い方から機能まで理解できるうえに、自社の業務効率を改善するための要素も見つかります。
目次
サイボウズOfficeとは
ここでは、サイボウズOfficeの概要や特徴を解説します。他社ツールや類似ツールとの違いを知りたい方は、以下の内容をチェックしましょう。
サイボウズOfficeとほかのグループウェアとの違い
引用（以下含む）：サイボウズOfficeのトップページ
サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が展開するグループウェアです。スケジュール管理や掲示板をはじめとした10種以上の機能が備わっている「多機能なツール」である点が特徴です。
また、ほかのグループウェアとの違いとして「カスタムアプリが作れる」ことが挙げられます。自社の業務に合わせたアプリをテンプレートから作成できるので、標準機能で足りない部分を補えます。
さらに、マルチデバイス対応なので時間や場所を問わずに利用できる点もメリットです。
Garoon（ガルーン）との違い
サイボウズOfficeと同じくサイボウズ株式会社が提供するグループウェア「Garoon（ガルーン）」との違いは、ツールの対象規模にあります。
サイボウズOfficeは100名以下の中小企業を対象にしている一方で、Garoonは数万人規模の大企業でも利用可能な設計となっています。実際に、Garoonには細かなアクセス権限の設定やアクセスログの取得など、大企業向けの管理機能が充実しているのです。
また、GaroonはサイボウズOfficeとは異なり”日・英・簡・繁”の4言語に対応しているので、海外拠点のあるグローバル企業でもスムーズに導入できます。以上のことから、サイボウズOfficeは中小企業での利用が適しています。
kintone（キントーン）との違い
サイボウズOfficeと同じくサイボウズ株式会社が提供する「kintone（キントーン）」とは、カスタマイズ性に違いが見られます。
kintoneは自社に必要なシステムを開発できるクラウドサービスです。サイボウズOfficeでは基本機能が複数備わっていますが、kintoneは自社で必要な機能を一からシステムを開発できるので、柔軟な運用が可能です。
また、kintoneは外部ツールとの連携や、JavaScriptやプラグインを活用したより応用的な使い方もできます。したがって、カスタマイズなしでもツールを利用したい場合はサイボウズOfficeが適していると言えます。
サイボウズOfficeの価格体系
サイボウズOffice（クラウド版）の料金体系はシンプルで、以下の2プランのみです。
- スタンダードコース
- プレミアムコース
1ユーザーあたり500円/月、すべての標準機能を利用可
1ユーザーあたり800円/月、すべての標準機能に加えてカスタムアプリが利用可
また、ディスク容量は1ユーザーあたり5GB、契約は最低1ヶ月以上、利用は5名からとなっています。加えて、パッケージ版サイボウズOfficeは2021年から2026年にかけて販売が終了し、2027年にサポートが終了するので注意しましょう。
サイボウズOfficeの基本機能と使い方
以下では、サイボウズOfficeの基本機能と使い方を解説します。サイボウズOfficeには14の機能あり、それぞれできることが大きく異なるので必見です。
トップページ
サイボウズOfficeのトップページは、個々人で表示する情報をカスタマイズできます。そのため、頻繁に確認する情報をトップページにまとめておくなど、お知らせを見逃さないような工夫ができるのです。
また、ほかの従業員からのメッセージなどもトップページに表示できるので、連絡が漏れてしまうリスクも抑えられます。
ファイル管理
フォルダごとに企画書などの各種データを格納する機能です。そして、フォルダを階層化すれば関連した資料をまとめられるため、目的の情報を見つけやすくなります。
また、誤ってファイルを更新してしまった場合でも復元できます。そのため、複数人で作業して最新版どれか分からなくなる事態を防げるのです。
タイムカード
タイムカードを使えば、従業員の勤怠管理がシステム上で完結します。
また、蓄積された勤怠データはCSV出力もできるので、抽出した勤怠データを加工したり集計処理したりすることも可能です。
スケジュール
スケジュールは予定ごとに色分けできるので、直感的に予定を把握することが可能です。
また、ほかの従業員のスケジュールを確認すれば、わざわざ予定が空いているかを聞かずに日程調整ができます。
ワークフロー
ワークフローは、経費精算や休暇の取得、稟議書の進捗を可視化する機能です。
たとえば、紙の申請書の場合「申請状況が現在どうなっているか」は、担当者にわざわざ確認しなければならないので効率的とは言えません。一方、サイボウズOfficeのワークフローで申請すれば、リアルタイムで進捗を把握できます。
報告書
報告書を利用すれば、商談報告や顧客からのクレームを円滑に共有することができます。
報告書をアドレス帳と連動すれば、過去の報告内容も顧客ごとに確認でき、引き継ぎも簡単になるのです。
掲示板
掲示板は社内向けの情報を掲載して共有する機能です。
たとえば、総務部のメンバーが社内に共有したい情報を掲載したり、メンバーを限定して実施中のマーケティング施策の結果を共有したり、さまざまな使い方ができます。
メッセージ
メッセージはメールとは異なり、チャット形式で任意のメンバーとやりとりができる機能です。
また、メールにありがちな「Re:」が増えることがなく、通知はトップページから確認できるので抜け漏れを防げます。さらに、2023年9月には送信メールを転送する機能が加わり、同じメールの内容をほかのメンバーに送付するときに便利になりました。
ToDoリスト
トップページやスケジュール画面にToDoの期限が掲示されるため、重要な仕事を見落とす心配が減ります。
また、メールや掲示板機能からもToDoリストを作成できるので、後日返信する予定のメールやお知らせの抜け漏れを防げるのです。
メール
サイボウズOfficeにアクセス可能な環境であれば、場所や時間を問わずにメールを確認・返信できます。
また、メッセージを活用すれば、受信したメールを社内へ共有することも可能です。
アドレス帳
アドレス帳は社内メンバーの連絡先はもちろん、顧客の連絡先も蓄積できます。
また、共有機能も備わっているのでメンバー同士で連絡先を共有でき、ほかの従業員への引き継ぎに役立ちます。
電話メモ
電話メモを活用すれば、担当者に電話があったことをアプリ上で伝えられます。
伝言を素早く共有できるうえに確認状況も分かるので、電話対応することが多い仕事に必要です。
プロジェクト管理
プロジェクト管理ではガントチャートを用いて、各タスクの進捗状況を見える化します。
そのため、遅れているタスクがあれば一目で把握できるのはもちろん、プロジェクトごとにガントチャートをつくれるため情報が錯綜しません。
カスタムアプリ
カスタムアプリは必要なアプリケーションを開発するための機能です。
具体的には、表形式のアプリケーションでクレーム管理や社内Q&Aなどのさまざまな利用用途があります。2023年9月には、新アプリケーションとして「休暇管理(勤怠管理パック)」が追加されています。
【これで解決！】非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツール
ここでは、サイボウズOfficeよりも簡単に使いこなせるツールをご紹介します。
サイボウズOfficeは多種多様な機能を備えているツールなので、あらゆる企業が抱える課題に幅広くアプローチできます。一方、ITに詳しくない従業員は上手く使いこなせず、かえって業務効率が落ちる可能性もあるのです。
オーバースペックなツールは利用方法を教育する手間もかかるうえ、情報が正しく記録・管理できなくなります。そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」が最適なのです。
結論、サイボウズOfficeと代替として検討すべきなのは、非IT企業の65歳が説明なしで使える情報共有ツール「Stock」一択と言えます。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報をストックでき、さらにノートに紐づく「メッセージ」があるためチャットツールのように話題が混ざりません。また、ノートには「タスク」も紐づいているため、従来のように複数ツールの併用は不要です。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
サイボウズOfficeの口コミ・評判
以下では、サイボウズOfficeの口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の意見を参考にすることもおすすめです。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は ITreview ＞ サイボウズOffice より引用しております。
サイボウズOfficeの良い口コミ・評判
はじめに、サイボウズOfficeの良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「画面が見やすくスケジュールが管理しやすい」「拡張性が高い」といった声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023/07/28）掲示板・社員情報・勤怠情報・他社員のスケジュール確認など、グループウェアとして必要な機能を備えています。他HPとのリンクや、サイボウズの他のアプリを紐づけることもできるため、拡張性は高いと思います。
非公開ユーザー（投稿日：2023/03/07）画面が見やすく、各社員のスケジュール管理や打合せ施設の予約等もし行いやすいです。また、スマートフォンアプリがあり会社以外の場所でもすぐに確認できて便利です。
非公開ユーザー（投稿日：2023/3/01）勤怠管理を使うならサイボウズが便利。セクション別での表示や、実施項目の種類が分かれていて使いやすい。部員ごとの週毎・月毎のスケジュールの表示もできとても使いやすい。
サイボウズOfficeの悪い口コミ・評判
次に、サイボウズOfficeの悪い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「情報が多く探しづらい」「リアルタイムでチャットのやりとりをしたい」などの意見が上がっています。
非公開ユーザー（投稿日：2023/07/28）・掲示板の過去記事検索を整えてほしい情報が多く、探したい記事がわかりにくい。・スケジュール管理で、メモの上下入れ替えなどがスムーズにできると使いやすくなるかなと思った。
非公開ユーザー（投稿日：2023/05/17）欲しい機能・分かりづらい点・至る所に添付ファイルが可能なところ。（少しわかりづらい）・リアルタイムチャット機能その理由・添付ファイルを至る所に可能であるのは便利な反面、散らばってしまうため1か所にアーカイブみたいに自分が送信、宛先になっているファイル一覧が確認できると嬉しい。・グループウェアなので難しいかもしれないが、リアルタイムでチャットができるような機能があると更に使い勝手がよくなると思う。
非公開ユーザー（投稿日：2023/05/17）サイボウズのカレンダーが他のカレンダーと同期・連携できるようになるといいなと思います。例えばgoogleカレンダーやスマートフォンの標準のカレンダー等
サイボウズOfficeの機能・使い方・口コミまとめ
ここまで、サイボウズOfficeの機能や特徴、口コミまで幅広くご紹介しました。
サイボウズOfficeは豊富な機能が搭載されているグループウェアです。そのため、規模の大きなIT企業や、自社の業務に合わせてツールをカスタマイズしたい場合に適しています。
一方で、非IT企業がサイボウズOfficeを導入すると、多機能さから上手く使いこなせない恐れがあるのです。また、使わない機能が多いと、ツールを導入する費用対効果も悪くなってしまいます。
そのため、全社員が効果的にツールを使って社内の情報を共有するには「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を選びましょう。結論、非IT企業の65歳が説明なしで使いこなせるほど簡単な「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でストレスのない情報管理ができる環境を整えましょう。
