今日では、業務のDX化が急速に進んでおり、あらゆる企業でITツールを導入する動きがあります。なかでも、豊富な機能を備えた「グループウェア」は、業界職種問わず注目されています。
たとえば「サイボウズOffice」は、IT企業を中心に広く活用されています。一方、これからDXを進める企業には、「サイボウズOfficeの導入を検討しているが、自社に合うかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サイボウズOfficeの使い方や機能、口コミまで網羅的にご紹介します。
- サイボウズOfficeの機能や使い方を知りたい
- 口コミや評判を参考に導入を検討したい
- 自社の情報を簡単に管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすれば、サイボウズOfficeの使い方から機能まで理解できるうえに、自社の業務効率を改善するために必要となる要素も明瞭化できます。
目次
サイボウズOfficeとは
はじめに、サイボウズOfficeの概要や特徴を解説します。他社ツールや類似ツールとの違いを知りたい方は、以下の内容をチェックしましょう。
サイボウズOfficeとほかのグループウェアとの違い
サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が展開するグループウェアです。スケジュール管理や掲示板をはじめとした10種以上の機能が備わっている「多機能なツール」である点が特徴です。
また、ほかのグループウェアとの違いとして「アプリをカスタムできる」ことが挙げられます。自社の業務に合わせて、日報・クレーム管理・休暇申請などのアプリを、テンプレートから作成できるので標準機能で足りない部分を補えます。
さらに、マルチデバイス対応なので時間や場所を問わずに利用できる点もメリットです。
Garoon（ガルーン）との違い
サイボウズOfficeと同じくサイボウズ株式会社が提供する「Garoon（ガルーン）」とは、ツールの対象規模に違いがあります。
サイボウズOfficeは100名以下の中小企業を対象にしている一方で、Garoonは数万人規模の大企業でも利用可能な設計となっています。実際に、Garoonには細かなアクセス権限の設定やアクセスログの取得など、大企業向けの管理機能が充実しているのです。
また、GaroonはサイボウズOfficeとは異なり「日・英・簡・繁」の4言語に対応しているので、海外拠点のあるグローバル企業でもスムーズに導入できます。以上のことから、サイボウズOfficeは中小企業での利用が適しています。
kintone（キントーン）との違い
サイボウズOfficeと同じくサイボウズ株式会社が提供する「kintone（キントーン）」とは、カスタマイズ性に違いが見られます。
kintoneは自社に必要なシステムを、ノーコードで開発できるクラウドサービスです。サイボウズOfficeには基本機能が複数備わっていますが、kintoneは自社で必要な機能を一からシステム開発できるので、柔軟な運用が可能です。
また、kintoneは外部ツールとの連携に加えて、JavaScriptやプラグインを活用したより応用的な使い方もできます。したがって、自社に合わせたカスタマイズが必要ない場合は、サイボウズOfficeが適していると言えます。
サイボウズOfficeは終了する？
サイボウズOffice自体は終了しません。しかし「パッケージ版サイボウズ Office」は、2021年から2026年にかけて順次販売を終了し、2027年にサポートを終了することが決定しています。
そのため、サイボウズOffice10などのパッケージ版を利用している場合は、「クラウド版サイボウズ Office」に移行する必要があります。
したがって、パッケージ版「サイボウズ Office」を利用している企業は、ツールの移行や乗り換えが急務と言えます。
サイボウズOfficeの価格体系
サイボウズOffice（クラウド版）の価格体系は以下のとおりです。
- スタンダードコース
- プレミアムコース
1ユーザーあたり600円/月、すべての標準機能を利用可
1ユーザーあたり1,000円/月、すべての標準機能に加えてカスタムアプリが利用可
また、ディスク容量は1ユーザーあたり5GB、契約は最低1ヶ月以上、利用は5名からとなっています。
【何ができる？】サイボウズOfficeの14個の便利機能と使い方
以下では、サイボウズOfficeの基本機能と使い方を解説します。サイボウズOfficeには14の機能があり、それぞれできることが大きく異なるので必見です。
（1）トップページ
サイボウズOfficeのトップページは、個々人で表示する情報をカスタマイズできます。そのため、頻繁に確認する情報をトップページにまとめておくなど、お知らせを見逃さないような工夫ができるのです。
また、ほかの社員からのメッセージなどもトップページに表示できるので、連絡が漏れてしまうリスクも抑えられます。しかし、情報量が多く重要な情報を見つけづらい点に注意が必要です。
（2）ファイル管理
フォルダごとに企画書などの各種データを格納する機能です。フォルダを階層化すれば資料をカテゴリごとに整理できるので、情報を見つけやすくなります。
また、誤ってファイルを更新してしまった場合でも復元可能です。そのため、複数人で作業して最新版がどれか分からなくなる事態を防げるのです。
（3）勤怠管理
タイムカードを使えば、従業員の勤怠管理がシステム上で完結します。
また、蓄積された勤怠データはCSV出力もできるので、抽出した勤怠データを加工したり集計処理したりすることも可能です。
（4）スケジュール
スケジュールは予定ごとに色分けできるので、直感的に予定を把握することが可能です。
また、ほかの従業員のスケジュールを確認すれば、わざわざ予定が空いているかを聞かずに日程調整ができます。
（5）ワークフロー
ワークフローは、経費精算や休暇の取得、稟議書の進捗を可視化する機能です。
サイボウズOfficeのワークフローで申請すれば、リアルタイムで進捗を把握できるので、「申請状況が現在どうなっているか」を担当者に確認する手間を解消できます。
しかし、申請に必要な項目や申請経路を設定するのに工数がかかる点が、円滑に業務を遂行していくうえで課題となりかねません。そのため、よりシンプルかつ適切に申請・承認のフローを形成したいという方は「Stock」のようなツールを検討しましょう。
（6）報告書
報告書を利用すれば、商談報告や顧客からのクレームを円滑に共有することができます。
また、報告書をアドレス帳と連動すれば過去の報告内容を顧客ごとに確認できるため、引き継ぎも簡単になるのです。
（7）掲示板
掲示板は社内向けの情報を掲載して共有する機能です。
たとえば、総務部のメンバーが社内に共有したい情報を掲載したり、メンバーを限定して実施中のマーケティング施策の結果を共有したり、さまざまな使い方ができます。
（8）ToDoリスト
トップページやスケジュール画面にToDoの期限が掲示されるため、重要な仕事を見落とす心配が減ります。
また、メールや掲示板機能からもToDoリストを作成できるので、後日返信する予定のメールやお知らせの抜け漏れを防げるのです。
（9）メッセージ
メッセージはメールとは異なり、チャット形式で任意のメンバーとやりとりができる機能です。また、メールにありがちな「Re:」が増えることがなく、通知はトップページから確認できるので抜け漏れを防げます。
ただし、メッセージ機能は「個人フォルダ」内にあり、「トップページ」には表示されていないため操作に時間がかかる点に注意が必要です。
（10）メール
サイボウズOfficeにアクセス可能な環境であれば、場所や時間を問わずにメールを確認・返信できます。また、同じメールの内容をほかのメンバーに転送したり、「メッセージ」に送って、社内へ共有することも可能です。
ただし、結局のところメールやチャットでは、やりとりが流れてしまうデメリットが伴います。そのため、複数の話題が混ざることなくやりとり可能な「Stock」のようなアプリが欠かせないのです。
（11）アドレス帳
アドレス帳は社内メンバーの連絡先はもちろん、顧客の連絡先も蓄積できます。
また、共有機能も備わっているのでメンバー同士で連絡先を共有でき、ほかの従業員への引き継ぎに役立ちます。
（12）電話メモ
電話メモを活用すれば、担当者に電話があったことをアプリ上で伝えられます。
しかし、フォルダなどでメモを整理できないため、過去のメモを探すのに時間がかかってしまうデメリットもあるのです。
（13）プロジェクト管理
プロジェクト管理ではガントチャートを用いて、各タスクの進捗状況を見える化します。
そのため、遅れているタスクがあれば一目で把握できるのはもちろん、プロジェクトごとにガントチャートをつくれるため、情報が混ざることもありません。
（14）カスタムアプリ
カスタムアプリは必要なアプリケーションを開発するための機能です。
具体的には、表形式のアプリケーションで、「クレーム管理」や「社内Q&A」などのさまざまな利用用途があります。2023年9月には、新アプリケーションとして「休暇管理(勤怠管理パック)」が追加されています。
【担当者必見】サイボウズOfficeの注意点
サイボウズOfficeを検討する方は、以下の注意点を踏まえたうえで導入可否を判断しましょう。
- パッケージ版が終了
- 大規模企業には不向き
- 多機能で使いこなせない
パッケージ版のサイボウズOfficeは、2021年から2026年にかけて販売が終了し、2027年にサポートが終了します。したがって、パッケージ版を考えている方は、クラウド版か他のツールを検討する必要があります。
サイボウズOfficeは、300名までのユーザー数で利用することを想定した中小企業向けの製品です。したがって、従業員が300名を超える大規模企業のグループウェアとしては適していません。
サイボウズOfficeは様々な機能が搭載されていて便利な反面、ITに苦手意識を持つ社員は使いこなせない可能性があります。また、できることが多くても、実際に業務に活かせなければ、費用対効果は下がってしまいます。
以上が、サイボウズOfficeの注意点です。多機能なツールでは、社員が使いこなせず、結果的に業務が滞ってしまう恐れもあるため、シンプルで簡単な「Stock」のようなツールがおすすめです。
【これで解決！】誰でも簡単に情報共有・管理できるツール
ここでは、サイボウズOfficeよりも簡単に情報を管理・共有できるツールをご紹介します。
サイボウズOfficeは多種多様な機能を備えているツールであり、企業が抱える課題に幅広くアプローチできます。一方、多機能がゆえに社員が使いこなせないケースも多く、かえって業務が非効率になる恐れもあるのです。
そのため、社内の情報共有には「必要な機能に過不足のないシンプルなツール」の導入がおすすめです。自社に必要な機能だけが備わったツールであれば、社内に浸透しやすいうえ、無駄な運用コストもかかりません。
結論、自社が導入すべきは、社内の情報共有・管理を最も簡単に円滑化できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に、画像やファイル、テキストを自社にあった形でまとめれば、簡単に情報の共有や管理が可能です。また、ノートに紐づいた「タスク」機能など、日常業務やプロジェクト管理に役立つ機能も備わっています。
最も簡単に社内の情報共有ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで情報共有・管理する例
Stockでは、以下の画像のように、テキストだけでなく画像やファイル添付で、社内情報を見やすく共有できます。また、ノートに紐づいた「タスク」機能で、情報管理だけでなくタスク管理まで可能です。
サイボウズOfficeの口コミ・評判
以下では、サイボウズOfficeの口コミ・評判をご紹介します。導入前には第三者の意見を参考にすることもおすすめです。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は ITreview ＞ サイボウズOffice より引用しております。
サイボウズOfficeの良い口コミ・評判
はじめに、サイボウズOfficeの良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「スケジュールを一目で把握できる」「UIがわかりやすい」といった声が寄せられています。
すよし かつ（投稿日：2025/04/25）メールとメッセージをうまく使い分けられる，ローカルのアプリや別のシステムへのショートカットボタンも容易に使うことができ，業務ポータル画面として使いやすい．
非公開ユーザー（投稿日：2025/04/22）社内メンバーのスケジュールをひと目で把握でき、予定の追加や変更も簡単に行えます。会議室などの設備も一覧で確認できるので、空いている時間に会議を設定するなど、効率的に活用できます。
非公開ユーザー（投稿日：2025/03/19）・UIがシンプルで分かりやすく、誰でも簡単に使えます。・安価に導入でき、自社向けのカスタマイズも容易です。・導入実績が多いため、十分成熟しており安定して使用できます。
サイボウズOfficeの改善点に関する口コミ・評判
次に、サイボウズOfficeの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「検索機能がいまいち」「外部ツールとの連携が弱い」などの意見が上がっています。
すよし かつ（投稿日：2025/04/25）メッセージや掲示板の検索の機能がいまいちで，and or や並び替えやフィルタリングを組み合わせて使いたいが，融通が効かない場合が多い．組織変更の際のパーミッション設定や職種への紐付けか人への紐付けかで設定に限界がある．
非公開ユーザー（投稿日：2025/04/22）スケジュールページを開いた際のデフォルト表示をチームメンバーに設定することは可能ですが、もっと柔軟にメンバーをカスタマイズできると、使い勝手が良くなると思います。
非公開ユーザー（投稿日：2025/03/19）・外部のクラウドサービスとの連携機能が弱く、この点は課題に感じる。・機能別に複数のofficeソフトを利用しているが、全てを包括してくれるとより便利になると思う。（給与明細、承認申請など）
以上のように、多機能なツールは便利な一方で、機能ごとに改善点がある場合も多いと言えます。そこで、必要な機能に過不足のない「Stock」のようなシンプルなツールの使用がおすすめです。
【2025年3月リリース！】サイボウズOfficeの新機能
2025年3月9日のアップデートで、メッセージや掲示板、トップページなどに新機能が搭載されました。
画像引用（以下含む）：サイボウズOffice｜新機能紹介
「メッセージ」「掲示板」では、自分が書き込んだ1時間以内のコメントを、編集できるようになりました。内容が変更になった場合や、誤字があった場合でも、正しい内容に修正が可能です。
また、「トップページ」では、連絡内容を折りたたむことが可能になり、より直感的に見やすくなりました。
サイボウズOfficeの機能・使い方・口コミまとめ
ここまで、サイボウズOfficeの機能や特徴、口コミまで幅広くご紹介しました。
サイボウズOfficeは豊富な機能が搭載されているITツールです。そのため、自社の業務に合わせてツールをカスタマイズしたい企業に適しています。
一方で、多機能ゆえに社内に浸透しなかったり、不要な機能が多く費用対効果が低くなる恐れもあります。そのため、社員全員が簡単に使いこなせるほどシンプルなアプリを選びましょう。
結論、社内の情報共有・管理には、簡単な操作で社内の情報共有・管理に役立つツール「Stock」一択です。
ぜひ、「Stock」を導入して、ストレスのない情報管理ができる環境を整えましょう。
