昨今では、業務を効率化するために「グループウェア」を使う企業が増えています。そして、建設業界でもグループウェアの導入により、アナログな業務から脱却する動きが高まっています。
しかし、「グループウェアに乗り換えたいものの、自社に最適なものが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業でグループウェアを導入するメリットや選定ポイントを中心にご紹介します。
- 自社でもグループウェアを導入したいが、どれを選ぶべきか分からない
- グループウェアの具体的な効果を知りたい
- ITが苦手でも簡単に使えるグループウェアを導入して、現場の混乱を防ぎたい
という方はこの記事を参考にすると、建設業でグループウェアを導入するメリットが分かり、自社に最適なものを見つけられます。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、チームの情報共有を促進できるツールです。
グループウェアを使えば、あらゆる情報が一元化されるだけでなく、リアルタイムでの情報共有もできます。また、PCやスマホ、タブレットから使えるのも特徴です。
そのため、ひとつあれば書類の申請や社内コミュニケーションも即座に完結するのです。
建設業でグループウェアを導入するメリット4選
ここでは、建設業でグループウェアを導入するメリットを4つ解説します。以下のメリットが得られると、大幅な業務効率化が実現できるので、建設業でも導入が主流となっているのです。
（1）情報共有が円滑になる
まずは、建設業にグループウェアを導入すると、情報共有が円滑になります。
建設業では工程表の修正や工事内容の変更がされやすいため、現場と管理者でこまめに連携をとらなければなりません。そこで、グループウェアがあれば、最新の情報をリアルタイムで共有できます。
そのため、工程表を印刷してFAXしてもらったり、わざわざ営業所へとりにいったりする手間が省けるのです。また、メールと異なりCcやBccを入力する必要もないので、より気軽にコミュニケーションができます。
（2）コストの削減につながる
次に、コストの削減につながるのもメリットです。
グループウェアでは、テキストを打ち込むだけで帳票や工程表を作成できるので、ペーパーレス化が実現します。また、共有もひとつのツール上で完結するため、印刷コストがかかりません。
さらに、従来のようなペンや紙などの消耗品への出費も抑えられることから、より多くの予算を確保できるのです。
（3）進捗を把握しやすくなる
次に、グループウェアを使えば進捗も把握しやすくなります。
建設業では、原則として工程表通りに工事を進めなければならないので、進捗の把握は必須です。しかし、現場監督がすべての従業員に確認をとるのは現実的ではありません。
一方、グループウェアには「タスク管理機能」や「スケジュール管理機能」が備わっているため、各人の進捗が一目で分かります。その結果、確認や報告の回数も減って、作業を効率よく進められるのです。
（4）必要な情報をすぐに探し出せる
最後に、必要な情報をすぐに探し出せるメリットもあります。
建設業では、現場の写真や図面、工程表など多くのデータを扱います。仮に、これらのデータが特定のパソコンやUSBメモリーなどに管理されていれば、必要な情報を探し出すのが面倒です。
一方、グループウェアを導入すれば、現場ごとの資料や写真をツール内で一元管理できます。また、多くのグループウェアには”検索機能”も備わっているため、目的の情報へもすぐにたどり着けるのです。
建設業界で役立つグループウェアの機能一覧
建設業界でグループウェアを導入するときは、以下の機能があるか確認しましょう。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
|
スケジュール管理機能 |
全体のスケジュールが一目で分かるため、予定の調整もしやすいです。 |
|
ドキュメント管理機能 |
日報や申請書、作業指示書に加えて、写真やファイルも蓄積できます。 |
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タスク管理機能 |
各人がスケジュール通りに作業を進められているか確認できます。 |
|
ワークフロー機能 |
経費の申請をする場合にも、わざわざ手渡しする必要がありません。 |
|
メッセージ機能 |
メンバーと円滑なコミュニケーションができます。 |
上記の機能に過不足のないグループウェアであれば、業務の負担を大幅に軽減できます。とくに、「ドキュメント管理機能」「タスク管理機能」「メッセージ機能」は必須です。
建設業でのグループウェアの選定ポイント3選
ここでは、建設業でのグループウェアの選定ポイントを3つご紹介します。以下のポイントを押さえて、自社にマッチしたものを選びましょう。
（1）コストを抑えられるか
まずは、コストを抑えられるかがポイントです。
グループウェアには「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類がありますが、コストを抑えるには「クラウド型」にすべきです。オンプレミス型は自社に専用サーバーを設置しなければならず、初期費用がかさんでしまいます。
一方、クラウド型は専用サーバーが不要なので、低コストで導入できます。しかし、大規模チームで使う場合は、オプション料金がかかるケースもあるので注意しましょう。
（2）マルチデバイスで使えるか
次に、マルチデバイスで使えることも大切です。
建設業界では、スマホやタブレットを頻繁に使う現場も多いです。そのため、PCにしか対応していないグループウェアでは作業効率が上がりません。
したがって、マルチデバイスに対応しているかを必ず確認し、現場ではもちろん移動中や外出先でも使えるものを選びましょう。
（3）誰でも簡単に使いこなせるか
最後に、グループウェアは誰でも簡単に使いこなせるかが重要です。
たとえば、「便利そうだから」と多機能なグループウェアを導入してしまうと、現場の従業員は正しく使いこなせない恐れがあります。このような事態を防ぐには「誰でもストレスなく使えるか」を判断すべきなのです。
そこで、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」であれば、使い方を教える手間がかからず、現場にもすぐに浸透します。
【担当者必見】建設業界に最適なグループウェア
以下では、建設業界に最適なグループウェアをご紹介します。
こまめな情報共有が求められる建設業界では、グループウェアによる「時間や場所を問わないやりとり」が不可欠だと言えます。とはいえ、建設業界では手作業の業務が多く、未だにデジタル化が浸透しきっていないのも現状です。
仮に、ITに抵抗感のある現場へ多機能なグループウェアを導入すると、メンバーが適切に使いこなせない恐れもあります。したがって、「チーム全員が問題なく操作できるか」を確かめなければなりません。
結論、建設業に導入すべきグループウェアは、ITに詳しくない65歳の方でも簡単に情報を共有・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には日報や申請書、工程表などを残せるうえ、共有も瞬時にできます。また、ノートには「タスク」や「メッセージ」が紐づいているので、現場の進捗を把握したりコミュニケーションをしたりするのもスムーズです。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるグループウェア「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
建設業でグループウェアを導入するメリットまとめ
ここまで、建設業でグループウェアを導入するメリットや選定ポイントを中心に解説しました。
建設業でグループウェアを導入すると、印刷コストが省けるのはもちろん、進捗の把握がしやすくなったり情報共有が円滑になったりと大幅な業務効率化ができます。また、安価で導入するには”クラウド型”を選ぶのがべストです。
加えて、建設業界ではアナログ文化が残る現状もあることから、多機能なグループウェアでは従業員が使いこなせず、放置される事態になりかねません。したがって、「現場のメンバーがストレスなく使えるか」を判断すべきなのです。
結論、建設業界で導入すべきなのは、非IT企業の65歳の従業員でも、説明なしで利用できるグループウェアの「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」で建設業界における情報共有のストレスを解消しましょう。
