発注管理表を作成すると、商品の発注から仕入までを円滑に進められます。また、テンプレートを活用すれば、手間をかけずに体裁を整えて、スピーディーに発注管理表を作成できます。
しかし、「発注管理表を作成するのにどのテンプレートを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで使える発注管理表の無料テンプレートを中心にご紹介します。
- 発注管理表の作り方の手順を知りたい
- 発注管理表の作成・共有に時間がかかっている
- 発注管理が煩雑になっているので、見やすく整理したい
という方はこの記事を参考にすると、Excelで使える発注管理表のテンプレート見つかり、発注管理を最適化することができます。
目次
発注管理表とは
「発注管理表」とは、原材料・商材・備品などを発注し、仕入れるまでのプロセスを管理するための図表を指します。
発注の具体的なプロセスは以下の通りです。
- 見積依頼
- 発注
- 納品・仕入・検品
- 受領書の送付
- 支払
仕入先に商品の内容・数量・納品日・取引条件などを伝えます。
注文書を作成し、発注します。
商品が納品されたら、検品をして、商品の内容を確認します。
納品が完了したら、仕入先に受領書を送付します。
仕入先から請求書を受け取り、取引条件通りに支払をします。
以上のように、商材を発注してから手元に届くまでにはいくつかのステップを踏むため、過程によっては担当者が異なる場合もあります。そこで、発注管理表で一連の流れを把握しておくことで作業ミスを防ぎ、確実に発注を進められるのです。
発注管理表に必要な項目とは
発注管理表に必要な項目は、以下の通りです。
- 品名
- 数量
- 依頼部署
- 依頼者名
- 依頼日
- 承認日
- 発注日
- 入荷日
発注管理表を作成するときは、自社の用途に合わせて項目を追加・削除して、過不足なく情報を記載しましょう。
Excelでの発注管理表の作り方
ここでは、Excelでの発注管理表の作り方について、”テンプレートに登録する手順”と”テンプレートを挿入する手順”に分けて説明します。定期的に利用する発注リストはテンプレートに登録して、一から作成する手間を省きましょう。
（1）テンプレートに登録
- 必要項目の設定
- 数式の設定
- テンプレートに登録
まず、テンプレートに登録する表を作成するために、自社の用途に合った発注管理の項目を列挙し、入力します。項目の入力は、Excelの列（縦方向）に列挙するのではなく、行（横方向）に列挙するようにしましょう。
次に、必要な箇所に数式を設定します。たとえば「単価」と「数量」の積が「合計金額」に表示されるように数式を設定しておけば、商品の発注毎に計算する手間が省けます。
発注管理表を作成したら、作成したファイルをテンプレートに登録します。[ファイル]＞[テンプレートとして保存]をクリックし、テンプレート名と保存場所を設定したら完了です。
（2）テンプレートの挿入
- テンプレートの挿入
- 発注データの入力
作成したテンプレートは、[ファイル]＞[テンプレートから新規作成]を選択して表示される画面に並べられます。自身が作成したテンプレートを選択して、新たにブックを作成しましょう。
テンプレートを読み込んだら発注データを入力し、「データが見やすいか」「数式が正常に機能しているか」を確認します。問題がある場合は修正しましょう。
以上が、Excelで発注管理表のテンプレートを作成してデータを入力する手順です。
【無料】Excelで使える発注リスト・管理表のテンプレート4選
ここでは、Excelで使える発注リスト・管理表のテンプレート4選をご紹介します。無料でダウンロードできるので、以下のテンプレートを活用して、発注管理表を作成する手間を削減しましょう。
（1）4項目のシンプルな注文管理表テンプレート
こちらは、[文書]が提供する4項目のシンプルなテンプレートです。設定されている項目は以下の通りです。
- 品名
- 適正在庫
- 現在在庫
- 補充数
また、「補充数」の欄には、「適正在庫」から「現在在庫」を差し引いた数量が自動的に入力されます。
（2）項目が異なる2種類の発注管理表テンプレート
こちらのサイトでは、項目が異なる2種類のリスト形式テンプレートをダウンロードできます。9項目のテンプレート（上段）には、以下の内容が設定されています。
- 商品コード
- 商品名
- 前日在庫
- 入庫数
- 出荷数
- 在庫数
- 最低在庫
- 最高在庫
- 発注数
一方、5項目のテンプレート（下段）には、以下の内容が設定されています。
- 商品名
- 在庫数
- 適正在庫数
- 過剰数
- 発注数
このように、テンプレートによって項目の数・内容が異なるので、自社の用途に合わせて最適なテンプレートを選びましょう。
（3）出荷・入荷予定が残せる発注管理表テンプレート
こちらは、出荷・入荷予定が残せるテンプレートです。設定されている項目は以下の通りです。
- 製品コード
- 製品名
- 在庫数
- 出荷予定数
- 入荷予定数
- 発注点
製品名や在庫数に加えて、出荷・入荷予定を入力すれば、今後の発注予定を簡単に立てられます。
（4）出荷連絡の確認もできる受注管理表テンプレート
こちらは、出荷連絡の確認もできる受注管理表テンプレートです。設定されている項目は以下の通りです。
- 受注番号
- 受注日
- 受注先名
- 商品名
- 数量
- 出荷日
- 出荷連絡
受注管理に関する項目が充実しており、縦型のリスト形式で管理できます。また、出荷連絡が済んでいるかチェックする項目も含まれているため、抜け漏れが減らせるのです。
Excelで発注管理表を作成する注意点とは
ここでは、Excelで発注管理表を作成するときの注意点について解説します。以下の内容を把握して、Excelの利用を慎重に検討しましょう。
（1）スマホで操作しづらい
1つ目の注意点は、スマホで操作しづらい点です。
スマホは画面が小さいため、Excelの編集が難しく、入力ミスが起こりやすいと言えます。また、発注管理表を閲覧するときには、何度もスクロールする必要があり面倒です。
このように、Excelはスマホでは使いづらいので、発注管理表の運用にストレスが生じてしまいます。
（2）簡単に共有できない
2つ目の注意点は、簡単に共有できない点です。
Excelを社内で共有するには、ファイルをメール・チャットツールに添付して送信する手間がかかります。発注業務には調達管理部門をはじめとした多くの社内メンバーが関わるので、共有に手間がかかれば対応の遅れにつながってしまうのです。
また、情報共有が滞ると、発注管理表が属人化する危険性も伴います。
（3）ファイル管理に手間がかかる
3つ目の注意点は、ファイル管理に手間がかかる点です。
Excelでは、発注管理表を閲覧・作成するたびにファイルを開かなければならず面倒です。また、必要な情報がどこにあるのか分からなくなるうえ、発注管理表が更新されても気付かない恐れがあります。
そのため、目的の情報にすぐにアクセスできるツールと併用することで、Excelのデメリットを補うのが最適です。
発注管理表の作成・管理・共有に最適なツール
以下では、発注管理表の作成・管理・共有に最適なツールをご紹介します。
発注管理表を作る際にテンプレートを活用すると、簡単に体裁を整えられます。しかし、Excelで作成した発注管理表は、最新のファイルが見つかりづらく、更新のたびにファイルをメールに添付して送信する手間がかかります。
そこで、発注情報をナレッジとして一元管理するツールと併用すると便利です。ただし、チャットツールでは連絡が流れてしまい、更新に気づかない恐れがあります。
結論、発注管理表の共有・管理には、社内情報を簡単に蓄積でき、目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは「記事」にExcelをはじめとするあらゆる形式のファイルを添付することができ、リアルタイムで情報を共有できます。また、「添付ファイル内検索」でExcelファイルの中身まで検索できるため、特定の商品の発注情報を振り返りたいときに便利です。
社内の情報共有を円滑化できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った発注管理表の作成方法＞
画像のように、ナレカンにはあらゆる形式のファイルを添付することが可能です。また、AIが添付ファイルを全自動でナレッジ化してくれる機能があるので、あとから記事を振り返ったときに、ファイルをダウンロードせずとも概要を把握できます。
Excelで使える発注管理表のテンプレートまとめ
これまで、Excelで使える発注管理表のテンプレートを中心にご紹介しました。
発注管理表をつくるときは、テンプレートを使うと素早く体裁を整えられます。そして、テンプレートを選ぶときは項目を確認して、自社に合ったものを選ぶ点が重要です。
ただし、Excelで発注管理表を作成すると管理・共有が面倒になり、スムーズに運用できません。そこで、「簡単にファイルを更新・共有でき、検索性が高いツール」と併用すると便利です。
したがって、発注管理表の作成・共有には、発注情報をナレッジとして一元管理でき、目的の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、発注管理表を円滑に運用しましょう。
