保育における情報共有は、ほかの保育士と連携をとったり、保護者からの信頼を獲得したりするためにも大切です。ただし、情報を共有する際は、過不足なく伝えなければトラブルに繋がりかねません。
しかし、「忙しい業務のなかで情報共有がうまくできていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、保育における情報共有の大切さと押さえるべきコツを中心に解説します。
- 保育士間で連携がとれない原因を見つけて改善したい
- 保育の現場でうまく情報共有するコツを知りたい
- 情報の共有から管理まで簡単にできるツールがあれば知りたい
という方は本記事を読むと、保育における情報共有の大切さを正しく理解しつつ、必要な情報を「ナレッジ」として、スピーディーかつ簡単に共有できるようになります。
目次
なぜ保育園での連携が大切なのか
まずは、なぜ保育の現場において連携が大切なのかを解説します。以下の4つのポイントを参考にして、情報共有の大切さへの理解を深めましょう。
（1）保護者の信頼を得るため
1つ目のポイントとして、保護者の信頼獲得につながります。
保育園での子どもの様子は、保育士経由でしか知ることができないので、保護者にとって「子どもたちがどのような生活を送り、何を学んでいるか」は重要な情報です。
そのため、子どもの様子を細かく伝えることで「子どものことをよく見てくれている良い先生だ」というように信頼を得やすくなるのです。ただし、子どもの良い側面だけでなく、反省すべき点（誰かとケンカした・物を壊した等）も忖度せずに伝えましょう。
（2）チームワークを高めるため
2つ目のポイントとして、チームワークを高めることができます。
情報共有ができていない環境では、業務が属人化しやすく、ひとりあたりの負担が大きくなってしまいます。一方、「誰が、何をしているか」をチームで共有できていれば、手が空いている職員がフォローに回りやすくなり、チームワークを高められるのです。
逆に、情報共有ができていなければ、すでに完了した業務であっても「誰も対応していない」と誤解が生まれてしまい、二重対応する手間がかかります。以上のように忙しい環境では、些細なことでもストレスに感じてしまい、職場の雰囲気を乱しかねないのです。
（3）トラブルを回避するため
3つ目のポイントとして、情報共有することでトラブルを回避することができます。
忙しい状況では、情報を共有するのに時間を割くのが難しい場合もあります。とはいえ、正確な情報を共有できていなければ、子どもや保護者に対して誤った対応をしてしまったり、「言った・言ってない」などのトラブルへと発展したりしてしまうのです。
ただし、口頭では言い忘れや聞き漏れが起こりやすく、LINEでは情報を見落とす恐れがあります。そのため、以上のようなトラブルを回避するには、「ナレカン」のように「“記事形式”で流れることなく情報を蓄積できるツール」が最適なのです。
（4）児童の安全を守るため
4つ目のポイントとして、児童の安全を守ることにつながります。
児童はそれぞれ遊び方や周囲との付き合い方が異なるため、複数人で情報共有して、児童を見守れる環境作りをする必要があります。とくに、アレルギーや疾患など命に関わる情報は園全体で情報を共有することが大切です。
このように、保育士間での連携は児童の安全を守るためにも欠かせないのです。
保育士間で連携がとれない原因とは
ここでは、保育士間で連携が取れない要因を3つご紹介します。スムーズな情報共有のためにも、要因を突き止めて改善していきましょう。
（1）複数担任制で正しく共有されない
乳児クラスで取り入れられることが多い複数担任制ですが、保育士間での意思疎通や仕事の連携が難しい傾向にあります。
担任同士でもグループで分かれたり、先輩と後輩で分かれたりすると、一部のメンバーに対して情報が共有されない事態が起こり、共有ミスが生じます。また、上手く連携できていないと認識齟齬が生じ、児童や保護者に迷惑がかかる恐れがあるのです。
以上のように、複数担任制はグループ間で情報を共有しにくいため、とくに「報告・連絡・相談」を重視し、保育士同士で話し合うことが大切なのです。
（2）上下関係で情報の差が生じる
先輩・後輩といった上下関係があると、持っている情報に差が生じることがあり、うまく連携できない可能性があります。
先輩・後輩関係があると、先輩が内容を決めて後輩が分からないままついていくという構図になりやすいです。また、先輩は経験の浅い後輩を気遣い作業を負担してしまい、情報を共有し忘れたり、園長からの話を先輩で止めたりする可能性もあります。
このように、先輩・後輩間で十分なコミュニケーションがとれていないと、持っている情報に差が生じてしまいトラブルの要因となってしまうため、気を付けましょう。
（3）情報が形に残っていない
情報を目に見える形で残しておかなければ、伝達ミスが増え、上手く連携が取れない要因となります。
情報の伝達手段として「言葉」が主に使用されますが、言葉は記憶に残りにくいため、不確かな情報が伝わりやすいです。そのため、記憶に残りやすく、誤解が生じにくい「視覚的な情報」と組み合わせて情報伝達をおこなうのが最適です。
結論、情報を形に残すためにはITツールの利用が欠かせません。たとえば、伝達内容を「記事」に書き込みつつ、記事に紐づいた「コメント」でやりとりできる「ナレカン」のようなツールであれば、あらゆる情報を記録として残せるのです。
【簡単に使える】保育園の情報共有におすすめのツール
ここでは、保育園での情報共有におすすめのツールを紹介します。
保育園では、子供の安全を守り保護者の信頼を得るためにも、保育士同士の情報共有が欠かせません。しかし、口頭での情報共有は「言った・言ってない」などのトラブルが生じやすくなるため、情報を残せるツールを導入して目に見える形で残すことが大切です。
なかでも、「セキュリティが高く検索性に優れたツール」であれば、園児の情報を安全に管理しながら、必要な情報をすぐに見返せる体制を整えられます。また、園内ルールや毎日の連絡事項をツール内で共有しておけば、忙しい保育士同士でも伝達がスムーズです。
結論、保育園での情報共有には、メールを使える方ならば誰でも簡単に情報共有でき、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセス可能なツールの「ナレカン」が最適です。
ナレカンは、児童や園内の情報をテキストや画像・ファイルを使って「記事」に蓄積し、生成AIを活用した「自然言語検索」ですぐに検索できます。また、国際基準の厳格なセキュリティで保護されているため、保護者の信頼を得ながら安全に利用できるのです。
あらゆる情報を最も簡単に共有・管理できる「ナレカン」
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「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
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＜ナレカンでの情報共有＞
ナレカンは、以下のように保育士同士や保護者との情報共有ができます。
ナレカンの「記事」には、画像のように太字や色を使ったテキストのほか、画像や動画を添付して視覚的にわかりやすく情報を残せます。また、作成した記事は内容ごとに「フォルダ」で分類できるうえ、フォルダごとの閲覧・編集の権限も設定可能です。
保育者同士の連携で大切なこと3選
以下では、保育園で情報共有するときに大切なポイントを3つご紹介します。以下の内容を取り入れれば、よりスムーズな情報共有ができるようになります。
（1）こまめに情報共有する
まずは、こまめに情報共有するようにしましょう。
一見、情報共有に何度も時間を割くのは非効率だと思われがちですが、こまめに情報を伝えておけば「伝えるべき内容を忘れてしまい、思い出すのに時間がかかる」「伝えたかどうか記憶があいまいになる」といった事態を防げます。
また、知りたいことがあった場合、園内にいる担当の先生を探してわざわざ確認しなければならないのは面倒です。そこで、こまめに情報を共有しておけば、確認する手間を省けるのです。
（2）コミュニケーションをとる
次に、コミュニケーションをとることが大切です。
適切な情報共有ができていても、コミュニケーションがない環境ではチームワークは生まれません。したがって、積極的に保育士同士でコミュニケーションをとりましょう。
とくに、お礼をしたり、良いところを褒めたりするのは、ツールではなく直接で伝えた方がより気持ちが伝わります。そのため、「言葉」で伝えるべき情報と「テキスト」で残すべき情報の使い分けが大切です。
（3）報連相を徹底する
最後に、報連相を徹底しましょう。
保育業務を進めるうえで、情報共有は大切です。とはいえ、全ての情報を共有すれば良いのではなく「本当に伝えるべき内容なのか」を判断して伝えなくてはなりません。
ただし、自身にとっては些細なことであっても、ほかの職員にとっては重要な情報の可能性もあります。そのため、情報の取捨選択をひとりで判断するのではなく、主任保育士や先輩に報告・連絡・相談するようにしましょう。
保育現場で情報共有する大切さとポイントまとめ
ここまで、保育現場で情報共有する大切さとポイントを中心にご紹介しました。
情報共有を徹底すれば、チームワークを高めたり、伝達ミスによるトラブルを回避したりできるようになります。そして、保育士間での連携を高めるためには、報連相を徹底し、日頃からこまめに情報共有をすることが大切なのです。
ただし、口頭やLINEで情報共有をすると、あとから振り返ることが難しかったり、伝達ミスが生じたりするので避けるべきです。そこで、「忙しい保育現場でも簡単に情報共有ができて、欲しい情報をすばやく検索可能なツール」を導入しましょう。
したがって、自園で導入すべきなのは、記事形式で誰でも簡単に情報を共有・蓄積でき、過去の情報にもすぐにアクセス可能なツールの「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、保育現場の情報共有をスムーズにしましょう。
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