昨今では、業界・職種問わず業務にITを取り入れる企業が増えており、社労士事務所でも同様にDX化の動きが進んでいます。とくに、顧問先ごとに情報管理しなければならない社労士事務所にとって、ITツールの活用は業務負担を軽減するのに効果的です。
とはいえ、「ITツールの導入を検討しているが、どれが自社に合うか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社労士事務所におすすめのツールと選定ポイントを中心に解説します。
- 社労士事務所におすすめのツールを教えてほしい
- 顧客・案件別に情報を整理できるソフトを比較検討したい
- あらゆる書類を簡単に管理でき、検索性に優れたツールを探している
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、これまでの煩わしい情報管理を改善するツールが見つかります。
目次
社労士事務所の業務効率化におすすめのツール・ソフト7選
以下では、社労士事務所の業務効率化をサポートするおすすめのツールをご紹介します。
社労士は複数の案件を同時に抱えているため「見やすい状態で、情報を管理・共有」できる仕組みが欠かせません。しかし、案件が増えるごとに蓄積される書類の数は膨大になり、情報が散在しやすくなります。
そのため、ITツールを導入して情報共有・管理を効率化しましょう。ただし、社労士事務所では、複数の案件を少人数で対応していかなければならないため、個人の検索スキルに依存せず、欲しい情報をピンポイントで見つけ出せることが重要です。
したがって、自社が導入すべきツールは、あらゆる情報をまとめる「記事」があり、多階層の「フォルダ」で誰でも簡単に情報の共有・管理ができる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に残した情報は、リアルタイムで任意のメンバーへ共有されます。また、記事を“顧問先”や“案件”ごとに分類できる「フォルダ」や「平均0.2秒」の高速スピード検索によって、すぐに目的の情報を探し出せるのです。
【ナレカン】欲しい情報をすぐに見つけられるツール
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
<ナレカンを使った情報管理>
以下は、ナレカンで情報管理をした例になります。
ナレカンでは、画像のように「記事」に情報をまとめることができます。表機能を使えば顧問先の情報を分かりやすく記録しておけるうえ、記事には「コメント」機能があるため、それぞれの担当者と気軽にコミュニケーションが図れます。
また、画像のように「フォルダ」で項目ごとに情報を分類して管理できるため、情報量が増えても散在しません。また、「ヒット率100%」の超高精度検索によって、ファイルや画像内のテキスト情報まで確実に探し出せるのです。
【Stock】個客・案件別に情報を管理・共有できるツール
顧客や案件の情報をExcelで管理する場合、共有に手間がかかってしまう恐れがあります。また、チャットツールでメンバーと顧客情報のやり取りを行う場合、重要な情報が埋もれてしまう可能性があります。
そこで、あらゆる情報を「ノート」に残しつつ、多階層の「フォルダ」で管理ができる「Stock」がおすすめです。また、ノートには「メッセージ」「タスク」を紐づけて管理できるので、話題が入り乱れることなく、顧客・案件ごとの対応がスムーズになります。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
※最低ご利用人数:5ユーザーから
【サイボウズOffice】メンバーのスケジュール共有に便利なソフト
<サイボウズOfficeの特徴>
- 多機能ツールである
- カスタマイズ性が高い
掲示版やメッセージ、ワークフロー管理、ToDoリストなど、さまざまな用途で利用できる多機能ツールです。
標準機能が充実しているだけでなく、業務内容に合わせて「クレーム管理」や「社内アンケート」などのアプリをカスタマイズして追加できます。
<サイボウズOfficeの機能・使用感>
- スケジュール共有機能
- スマホやタブレットからも使える
スケジュールをメンバーで共有できる機能が備わっています。したがって、顧客面談に伴う「会議室のダブルブッキング」といった事態を未然に防げます。
モバイル版アプリを使えば、スマホやタブレットからも操作できます。そのため、外出先や現場など場所を気にせずに利用できるのです。
<サイボウズOfficeの注意点>
- 使いこなせない可能性がある
- 検索に時間がかかる場合がある
多機能で便利な反面、覚える操作が多くなるのでITに馴染みのない方が使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「ワークフローの検索は、キーワードを入力してもヒットしないことが多い」という声があります。(引用:ITreview)
<サイボウズOfficeの料金体系>
- スタンダード:600円/ユーザー/月(契約は5ユーザーから)
- プレミアム:1,000円/ユーザー/月(契約は5ユーザーから)
【社労法務システム】日本シャルフが提供する業務効率化ソフト
<社労法務システムの特徴>
- 社労士のための業務効率化ソフト
- サポート体制が充実している
給与計算や社会保険の手続き、電子申請など、社労士のあらゆる業務の効率化に役立つソフトです。
社労士業務を熟知している専門スタッフによるサポート体制が充実しています。
<社労法務システムの機能・使用感>
- 情報を複数の業務に展開できる
- セキュリティが強固である
顧問先の情報は1度入力すれば、顧客管理から申請まで展開できるため、業務効率化が期待できます。
情報セキュリティの国際標準規格である「ISO27001」を取得しているので、マイナンバーなど重要な情報を扱う企業も安心して利用できます。
<社労法務システムの注意点>
- プランによって機能性や料金に差がある
- 顧客情報を分析するためのCRM機能はない
プランによって利用できる機能や料金が異なるので、導入するときは慎重に検討しましょう。
利用しているユーザーからは「どの顧問先にどんな助成金を案内したか、申請や受給状況はどうか等が管理できるとお客様へプラスになる提案を漏れなく行うことができると思います」という声があります。(引用:ITreview)
<社労法務システムの料金体系>
以下は、「社労法務クラウド(ASP)」の価格体系です。
- エントリー:初期費用80,000円 + 月額費用15,100円
- メガ:初期費用120,000円 + 月額料金21,000円
また、追加ライセンスごとに初期費用3,000円+月額料金4,000円がかかります。
また、追加ライセンスごとに初期費用3,000円+月額料金5,000円がかかります。
社労法務システム(オンプレミス)は、選択するプランによって料金が異なるため、詳しくは公式HPをご確認ください。
【Eight Team】顧客整理や営業に役立つ名刺管理アプリ
<Eight Teamの特徴>
- 名刺管理ツール
- 社内で名刺を共有できる
スマホで撮影するだけで簡単に保存できる名刺管理ツールです。
社員同士で名刺を共有すれば、担当者以外も顧問先の情報を把握しやすくなります。
<Eight Teamの機能・使用感>
- スムーズなデータ移行が可能
- 営業への活用も行える
Excelなどに取り込んでいた名刺情報は「インポート機能」によって、スムーズに移行できるので便利です。
管理している名刺情報から、CSV形式での営業アプローチリストを作成できます。そのリストを活用することで、年賀状やメールの一括配信が可能となります。
<Eight Teamの注意点>
- 契約は年間契約のみ
- スキャンの正確性に懸念がある
契約は年間契約となり、途中解約はできないため慎重に導入を検討すべきです。
利用するユーザーからは「スキャンが思ったよりも万能じゃない。ちょっと変わった名刺だと間違って読み取るので、修正が必要な所です」という声があります。(引用:ITトレンド)
<Eight Teamの料金体系>
基本使用料は1契約あたり18,000円/月で、10人まではアカウント料はかかりません。11人目以降は以下の料金になります。
- アカウント料:500円/ユーザー/月
【FORROU】株式会社セルズの社労士向けクラウドサービス
<FORROUの特徴>
- 一連の労務管理をスムーズ化
- 高度なセキュリティ対策
顧問先の情報取得から書類作成、行政への申請や顧問先への報告といった一連の業務をツール1つで行えます。
FORROUは国際基準である「ISO27017」の認証を取得しているほか、複数のバックアップ体制をとっているため安心して利用できます。
<FORROUの機能・使用感>
- すべての顧問先情報を一覧表示できる
- 顧問先専用ページがある
顧問先情報を一覧画面で表示できるため、担当外の顧問先情報も把握しやすいです。また、会社名や決算月といった情報の中から、画面に表示する項目を自由にカスタマイズできます。
給与計算帳票や公文書など、届出に関する情報を顧問先専用ページで共有できるため、顧問先の担当者だけでなく従業員も情報を確認できます。
<FORROUの注意点>
- 問い合わせはフォームのみ
- 取り込めないデータもある
フォームを送信する形でのみ問い合わせが可能で、電話での問い合わせは対応していない点に注意が必要です。
データの取り込み機能をつかって取り込めるデータは限られており、会社情報や従業員情報のCSVデータ取り込みはできない点に注意です。
<FORROUの料金体系>
FORROUは従量課金制となっています。
- 従業員2~500人:従業員1人あたり45円×人数分(税別)/月
- 従業員501~1000人:従業員1人あたり50円×人数分(税別)/月
- 従業員1000人以上:要問合せ
【台帳】保険の手続きが一元化できるクラウドシステム
<台帳の特徴>
- 電子申請業務を簡略化できる
- 36協定・変形労働時間制への対応
登録済みのデータを利用して、短時間で大量の申請処理が可能です。また、申請データの作成及び送信だけでなく、申請中・申請済みの手続きも一覧で管理できます。
36協定の届出や、顧問先ニーズに合わせた就労スケジュールを簡単に管理できます。
<台帳の機能・使用感>
- 顧問先情報の一元化
- 業務日誌作成機能
基本的な顧問先の情報以外にも、被保険者情報も一元管理できます。そのため、最新の情報をすぐに確認しやすくなります。
台帳では、業務日報を作成する機能も備わっています。これにより、社労士事務所のスタッフ間で進捗状況を共有し合えるので、保険の手続きにおける処理漏れや二重対応を防げます。
<台帳の注意点>
- 保存期間が存在する
- 契約は年間契約のみ
台帳で作成・取得した電子申請データ・コメント・公文書の保存期間は1年となっており、保存期間が過ぎると順次削除されます。長期的な利用の場合は、オプションを追加する必要があります。
月額のプランはないので、慎重に導入を検討しましょう。
<台帳の料金体系>
- 初年度:195,800円/年
- 2年目以降:88,000円/年
<比較表>社労士におすすめのツール・アプリ7選
以下は「ITを導入したいが、時間がない」とお悩みの方でもすぐに分かる、社労士におすすめITツールの比較表です。
ナレカン【一番おすすめ】 | Stock | サイボウズOffice | 社労法務システム | Eight Team | FORROU | 台帳 | |
---|---|---|---|---|---|---|---|
特徴 |
欲しい情報をすぐに見つけられるツール |
個客・案件別に情報を管理・共有できるツール |
メンバーのスケジュール共有に便利なソフト |
日本シャルフが提供する業務効率化ソフト |
顧客整理や営業に役立つ名刺管理アプリ |
株式会社セルズの社労士向けクラウドサービス |
保険の手続きが一元化できるクラウドシステム |
シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単(大手~中堅企業向け) |
シンプルで簡単(中小規模の企業向け) |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
スマホ対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】(クラウド版) |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
注意点 |
投稿にコメントできるが、独立したメッセージ機能はない |
情報の管理・共有がメイン機能になる |
検索に時間がかかる場合がある |
プランによって機能性や料金に差がある |
スキャンの正確性に懸念がある |
問い合わせはフォームのみ |
保存期間が存在する |
料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月~ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用80,000円+15,100円/月~ |
・無料プランなし
・有料プランは18,000円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは従業員1人45円×人数分(税別)/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは195,800円/年〜 |
公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「社労法務システム」の詳細はこちら |
「Eight Team」の詳細はこちら |
「FORROU」の詳細はこちら |
「台帳」の詳細はこちら |
このように、ツールごとに用途や機能が異なるので、まずは自社の課題を明確にしたうえで最適なツールを導入しましょう。
社労士事務所向けツール・アプリの選定ポイント3点
ツールを導入するときは、有名なツールであれば何でも良いということはなく、職場環境に合ったものでなければうまく運用できません。そこで以下では、業務効率化に役立つツールを選ぶための3つのポイントを解説します。
(1)マルチデバイス対応か
まず、マルチデバイス対応かを確認しましょう。
マルチデバイス対応とは、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどにも対応している仕様を指します。顧問先の企業などに定期的に足を運ぶ機会が多い社労士が、外出先でも滞りなく仕事をするためには必須の仕様です。
ただし、スマホに対応しているツールには使い勝手が悪いものも多いため「スマホの小さな画面でもスムーズに操作できる、シンプルなツール」を選びましょう。
(2)セキュリティ対策は万全か
次に、セキュリティ対策が施されているかを確認しましょう。
社労士事務所では、顧問の機密情報を扱うので、改ざんや情報漏えいがないようにアクセス権を制御できるシステムが必須です。もし、セキュリティ対策が万全でないツールを導入すると”不正改ざん”や”情報漏えい”など、顧客の信用を失う事態になりかねません。
したがって、「顧問の情報ごとに細かくアクセス権を制限できるか」や「国際セキュリティ資格を有しているか」を確認したうえで、ツールを導入しましょう。
(3)情報にすぐにアクセスできるか
最後に、確認すべき点はスタッフが情報にすぐアクセスできるかどうかです。
社労士事務所では案件が増えていくと、蓄積される情報も膨大になるため、欲しい情報が埋もれやすくなります。しかし、欲しい情報にすぐアクセスできる状態をつくらなければ、顧問への対応に遅れが生じてしまう恐れがあります。
そこで、AI機能が搭載された「自然言語検索機能」が備わった「ナレカン」を導入することで、メンバーの検索スキルに依存せず、目的の情報に簡単にアクセスできます。
社労士事務所の業務効率化に役立つツールまとめ
ここまで、社労士事務所向けのおすすめツールと選定ポイントを解説しました。
社労士の業務は”書類の作成”や”顧問先のコンサルティング”など多岐に渡ります。そのため、まずはあらゆる業務に共通する「情報共有・管理」の仕組みを整えられるツールが必要です。
ただし、単純に情報を一元化しただけでは不十分なので「安全に情報を管理できるか」「情報へのアクセス性に優れているか」を選定ポイントに入れる必要があります。そのため、「セキュリティが万全で、顧問情報を簡単に共有・管理できるツール」を導入すべきです。
結論、導入すべきなのは、顧問先の情報を残した「記事」を安全な体制のもと管理・共有でき、必要な情報に直ぐにアクセスできる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社労士の業務を効率化しましょう。