昨今では、業界・職種問わず業務にITを取り入れる企業が増えており、社労士事務所でも同様にDX化の動きが進んでいます。とくに、顧問先ごとに情報管理しなければならない社労士事務所にとって、ITツールの活用は業務負担を軽減するのに効果的です。
とはいえ、「ITツールの導入を検討しているが、どれが自社に合うか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社労士事務所におすすめのツールと選定ポイントを中心に解説します。
- 社労士事務所の効率化に役立つおすすめツールを教えてほしい
- 人気なツールの評判や価格を比較して選定したい
- あらゆる書類を簡単に整理・管理できるツールを探している
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、これまでの煩わしい情報管理を改善するツールが見つかります。
目次
社労士事務所向けツール・アプリの3つの選定ポイント
ツールを導入するときは、有名なツールであれば何でも良いということはなく、職場環境に合ったものでなければうまく運用できません。そこで以下では、業務効率化に役立つツールを選ぶためのポイントを3つ解説します。
（1）マルチデバイス対応か
まず、マルチデバイス対応かを確認しましょう。
マルチデバイス対応とは、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどにも対応している仕様を指します。顧問先の企業に定期的に足を運ぶ機会が多い社労士が、外出先でも滞りなく仕事をするためには必須の仕様です。
ただし、スマホに対応しているツールには使い勝手が悪いものも多いため「スマホの小さな画面でもスムーズに操作できる、シンプルなツール」を選びましょう。
（2）セキュリティ対策は万全か
次に、セキュリティ対策が施されているかを確認しましょう。
社労士事務所では、顧問の機密情報を扱うので、改ざんや情報漏えいがないようにアクセス権を制御できるシステムが必須です。もし、セキュリティ対策が万全でないツールを導入すると”不正改ざん”や”情報漏えい”など、顧客の信用を失う事態になりかねません。
したがって、「顧問の情報ごとに細かくアクセス権を制限できるか」や「国際セキュリティ資格を有しているか」を確認したうえで、ツールを導入しましょう。
（3）情報にすぐにアクセスできるか
最後に、確認すべき点はスタッフが情報にすぐアクセスできるかどうかです。
社労士事務所では案件が増えていくと、蓄積される情報も膨大になるため、欲しい情報が埋もれやすくなります。しかし、欲しい情報にすぐアクセスできる状態をつくらなければ、顧問への対応に遅れが生じてしまう恐れがあります。
そこで、高度な検索機能が備わった「Stock」などのツールを導入することで、目的の情報に簡単にアクセスできるようになります。
社労士事務所の業務効率化におすすめのツール・ソフト7選
以下では、社労士事務所の業務効率化をサポートするおすすめのツールをご紹介します。
社労士業務では、複数の案件を同時に抱えることが多く、情報管理に大きな負担がかかります。しかし、Excelで顧客情報を管理すると、毎回チャットやメールに添付する手間が発生し、情報共有が非効率です。
また、チャットでやり取りをしていると、重要な情報が流れてしまい、必要なときに見つからないという問題が発生します。その結果、業務の効率が下がるうえ、対応漏れや重複対応など、信頼に関わるトラブルにもつながりかねません。
したがって、自社が導入すべきツールは、情報の蓄積から共有・タスク管理までを一元化できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に直接情報を残すだけで自動で任意のメンバーに共有されるので、共有する手間がかかりません。また、ノートには「メッセージ」「タスク」を紐づけて管理できるので、話題が入り乱れることなく、顧客・案件ごとの対応がスムーズになります。
【Stock】情報の蓄積から共有・管理が一元化できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを使った情報管理＞
以下は、Stockで情報管理をした例になります。
Stockでは、画像のように「ノート」に情報をまとめることができます。表機能を使えば情報を分かりやすく記録しておけるうえ、記事には「メッセージ」機能があるため、それぞれの担当者と気軽にコミュニケーションが図れます。
また、Stockには高度な検索機能があり、ファイルや画像内のテキストまで正確に探し出せます。そのため、情報が増えても、目的の内容にすばやくアクセスできます。
【ナレカン】顧客・案件別に情報を整理できるツール
Excelで顧客や案件の情報を管理すると、必要な情報を探すのに時間がかかることがあります。さらに、社労士業務では、個人情報などの重要なデータを扱うため、高いセキュリティを備えたツールの使用が求められます。
その点、「ナレカン」は「顧問先」や「案件」ごとに情報をタグで分類でき、平均0.2秒の高速検索機能により、必要な情報をすぐに見つけられます。また、大企業の導入にも対応する厳格なセキュリティ基準を満たしており、安心して情報を管理できます。
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【サイボウズOffice】メンバーのスケジュール共有に便利なソフト
＜サイボウズOfficeの特徴＞
- 多機能ツールである
- カスタマイズ性が高い
掲示版やメッセージ、ワークフロー管理、ToDoリストなど、さまざまな用途で利用できる多機能ツールです。
標準機能が充実しているだけでなく、業務内容に合わせて「クレーム管理」や「社内アンケート」などのアプリをカスタマイズして追加できます。
＜サイボウズOfficeの機能・使用感＞
- スケジュール共有機能
- スマホやタブレットからも使える
スケジュールをメンバーで共有できる機能が備わっています。したがって、顧客面談に伴う「会議室のダブルブッキング」といった事態を未然に防げます。
モバイル版アプリを使えば、スマホやタブレットからも操作できます。そのため、外出先や現場など場所を気にせずに利用できるのです。
＜サイボウズOfficeの注意点＞
- 使いこなせない可能性がある
- 連携機能が弱い
多機能で便利な反面、覚える操作が多くなるのでITに馴染みのない方が使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「外部のクラウドサービスとの連携機能が弱く、この点は課題に感じる」という声があります。（引用：ITreview）
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
- スタンダード：600円/ユーザー/月（契約は5ユーザーから）
- プレミアム：1,000円/ユーザー/月（契約は5ユーザーから）
【社労法務システム】日本シャルフが提供する業務効率化ソフト
＜社労法務システムの特徴＞
- 社労士のための業務効率化ソフト
- サポート体制が充実している
給与計算や社会保険の手続き、電子申請など、社労士のあらゆる業務の効率化に役立つソフトです。
社労士業務を熟知している専門スタッフによるサポート体制が充実しています。
＜社労法務システムの機能・使用感＞
- 情報を複数の業務に展開できる
- セキュリティが強固である
顧問先の情報は1度入力すれば、顧客管理から申請まで展開できるため、業務効率化が期待できます。
情報セキュリティの国際標準規格である「ISO27001」を取得しているので、マイナンバーなど重要な情報を扱う企業も安心して利用できます。
＜社労法務システムの注意点＞
- プランによって機能性や料金に差がある
- 顧客情報を分析するためのCRM機能はない
プランによって利用できる機能や料金が異なるので、導入するときは慎重に検討しましょう。
利用しているユーザーからは「どの顧問先にどんな助成金を案内したか、申請や受給状況はどうか等が管理できるとお客様へプラスになる提案を漏れなく行うことができると思います」という声があります。（引用：ITreview）
＜社労法務システムの料金体系＞
以下は、「社労法務クラウド（ASP)」の価格体系です。
- エントリー：初期費用80,000円 ＋ 月額費用15,100円
- メガ：初期費用120,000円 ＋ 月額料金21,000円
また、追加ライセンスごとに初期費用3,000円＋月額料金4,000円がかかります。
また、追加ライセンスごとに初期費用3,000円＋月額料金5,000円がかかります。
社労法務システム（オンプレミス)は、選択するプランによって料金が異なるため、詳しくは公式HPをご確認ください。
【Eight Team】顧客整理や営業に役立つ名刺管理アプリ
＜Eight Teamの特徴＞
- 名刺管理ツール
- 社内で名刺を共有できる
スマホで撮影するだけで簡単に保存できる名刺管理ツールです。
社員同士で名刺を共有すれば、担当者以外も顧問先の情報を把握しやすくなります。
＜Eight Teamの機能・使用感＞
- スムーズなデータ移行が可能
- 営業への活用も可能
Excelなどに取り込んでいた名刺情報は「インポート機能」によって、スムーズに移行できるので便利です。
管理している名刺情報から、CSV形式での営業アプローチリストを作成できます。そのリストを活用することで、年賀状やメールの一括配信が可能となります。
＜Eight Teamの注意点＞
- 契約は年間契約のみ
- メッセージ機能がない
契約は年間契約となり、途中解約はできないため慎重に導入を検討すべきです。
利用するユーザーからは「名刺情報からチャットなどで簡単にメッセージが送れる機能があるとよい」という声があります。（参考：ITreview）
＜Eight Teamの料金体系＞
料金は、以下の基本使用料とアカウント料とオプションを足し合わせた金額となります。
- 基本使用料：18,000円/月
- アカウント料：500円/ユーザー/月（11ユーザー以降）
- オプション：要問い合わせ
【FORROU】株式会社セルズの社労士向けクラウドサービス
＜FORROUの特徴＞
- 一連の労務管理をスムーズ化
- 高度なセキュリティ対策
顧問先の情報取得から書類作成、行政への申請や顧問先への報告といった一連の業務をツール1つで完結します。
FORROUは国際基準である「ISO27017」の認証を取得しているほか、複数のバックアップ体制をとっているため安心して利用できます。
＜FORROUの機能・使用感＞
- すべての顧問先情報を一覧表示できる
- 顧問先専用ページがある
顧問先情報を一覧画面で表示できるため、担当外の顧問先情報も把握しやすいです。また、画面に表示する項目を自由に設定できるため、自社の業務に合わせた使い方が可能です。
給与や書類などの大切な情報を、顧問先専用のページで共有できます。これにより、担当者だけでなく、従業員も簡単に内容を確認できます。
＜FORROUの注意点＞
- 問い合わせはフォームのみ
- 取り込めないデータもある
フォームを送信する形でのみ問い合わせが可能で、電話での問い合わせは対応していない点に注意が必要です。
データの取り込み機能をつかって取り込めるデータは限られており、会社情報や従業員情報のCSVデータ取り込みはできない点に注意です。
＜FORROUの料金体系＞
FORROUは従量課金制となっています。
- 従業員2～500人：従業員1人あたり49.5円×人数分/月
- 従業員501～1000人：従業員1人あたり55円×人数分/月
- 従業員1000人以上：要問い合わせ
【台帳】保険の手続きが一元化できるクラウドシステム
＜台帳の特徴＞
- 電子申請業務を簡略化できる
- 36協定・変形労働時間制への対応
登録済みデータを活用することで、短時間で多くの申請処理が可能です。さらに、申請の作成・送信だけでなく、進行中や完了した手続きも一覧で管理できます。
36協定の届出や、顧問先ニーズに合わせた就労スケジュールを簡単に管理できます。
＜台帳の機能・使用感＞
- 顧問先情報の一元化
- 業務日誌作成機能
顧問先の基本情報に加えて、被保険者の情報も一元管理できるため、常に最新の情報を簡単に確認できます。
台帳には業務日報作成機能があり、スタッフ間で進捗状況を共有可能です。これにより、保険手続きの漏れや重複対応の防止に役立ちます。
＜台帳の注意点＞
- 保存期間が存在する
- 契約は年間契約のみ
台帳で作成・取得した電子申請データ・コメント・公文書の保存期間は1年となっており、保存期間が過ぎると順次削除されます。長期的な利用の場合は、オプションを追加する必要があります。
月額のプランはないので、慎重に導入を検討しましょう。
＜台帳の料金体系＞
- 初年度：195,800円/年
- 2年目以降：88,000円/年
＜比較表＞社労士におすすめのツール・アプリの評判・価格
以下は「ITを導入したいが、時間がない」とお悩みの方でもすぐに分かる、社労士におすすめITツールの比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | サイボウズOffice | 社労法務システム | Eight Team | FORROU | 台帳 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
情報の蓄積から共有・管理が一元化できるツール |
顧客・案件別に情報を整理できるツール |
メンバーのスケジュール共有に便利なソフト |
日本シャルフが提供する業務効率化ソフト |
顧客整理や営業に役立つ名刺管理アプリ |
株式会社セルズの社労士向けクラウドサービス |
保険の手続きが一元化できるクラウドシステム |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
シンプルで簡単（大手～中堅企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| スマホ対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】（クラウド版） |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
連携機能が弱い |
プランによって機能性や料金に差がある |
メッセージ機能がない |
取り込めないデータもある |
保存期間が存在する |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用80,000円＋15,100円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは18,000円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは従業員1人あたり49.5円×人数分/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは195,800円/年〜 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「社労法務システム」の詳細はこちら |
「Eight Team」の詳細はこちら |
「FORROU」の詳細はこちら |
「台帳」の詳細はこちら |
このように、ツールごとに用途や機能が異なるので、まずは自社の課題を明確にしたうえで最適なツールを導入しましょう。
社労士事務所の業務効率化に役立つツールまとめ
ここまで、社労士事務所向けのおすすめツールと選定ポイントを解説しました。
社労士の業務は”書類の作成”や”顧問先のコンサルティング”など多岐に渡ります。そのため、まずはあらゆる業務に共通する「情報共有・管理」の仕組みを整えられるツールが必要です。
ただし、単純に情報を一元化しただけでは不十分なので、「安全に情報を管理できるか」「情報へのアクセス性に優れているか」を選定ポイントに入れる必要があります。そのため、セキュリティが高く、顧問情報を簡単に共有・管理できるツールを選びましょう。
結論、導入すべきなのは、顧問先の情報を残した「ノート」を安全な体制のもと管理・共有でき、必要な情報に直ぐにアクセスできる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、社労士の業務を効率化しましょう。
