昨今では、業界・職種問わず業務にITを取り入れる企業が増えており、社労士事務所でも同様にDX化の動きが進んでいます。とくに、顧問先ごとに情報管理しなければならない社労士事務所でITツールを活用すれば、スタッフの業務負担も減ります。
とはいえ、「ITツールの導入を検討しているが、どれが自社に合うか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社労士事務所におすすめのツールと選定ポイントを中心に解説します。
- 社労士事務所向けツールの選定ポイントを押さえたい
- 業務効率化に役立つツールを比較検討したい
- あらゆる書類を簡単に共有・管理できるツールがあれば知りたい
という担当者の方がこの記事を参考にすれば、これまでの煩わしい業務が改善できるツールが見つかります。
目次
社労士事務所向けツール・アプリの3つの選定ポイント
ツールを導入するときは、有名なツールであれば何でも良いということはなく、職場環境に合ったものでなければうまく運用できません。そこで以下では、業務効率化に役立つツールを選ぶための3つのポイントを解説します。
（1）導入目的を明確にする
はじめに、導入する目的を明確にしましょう。
たとえば、社労士事務所の導入ケースで多いのが、「情報共有がスムーズにできない」という悩みです。具体的には、「複数のスタッフで対応する案件の場合に、顧問先の情報がリアルタイムで共有されずに困る」などがあります。
以上のように、手当たり次第にツールを導入するのではなく、まずは職場で抱える課題を言語化することから始めましょう。すると、「どのような課題を解決したいのか」という導入目的に沿ったツール選定ができるのです。
（2）マルチデバイス対応か
次に、マルチデバイス対応かを確認しましょう。
マルチデバイス対応とは、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどにも対応している仕様を指します。顧問先の企業などに定期的に足を運ぶ機会が多い社労士が、外出先でも滞りなく仕事をするためには必須の仕様です。
ただし、スマホに対応しているツールには使い勝手が悪いものも多いため、「スマホの小さな画面でもスムーズに操作できる、シンプルなツール」を選びましょう。
（3）誰でも簡単に使えるか
最後に、スタッフが簡単に使えるツールを選定しましょう。
「業務効率化」や「DX化」のために運用されるツールは多機能なものが多いので、ITに詳しくないために使いこなせず、社員から放置されて無駄に運用コストを払い続けている組織も多いです。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが求められます。
たとえば、情報管理や業務連絡などの機能に過不足がない「ナレカン」であれば、シンプルな操作性のためITに詳しくない社員でも簡単に使いこなせます。
社労士事務所の業務効率化におすすめのツール・アプリ6選
以下では、社労士事務所の業務効率化をサポートするおすすめのツールをご紹介します。
社労士は複数の案件を同時に抱えているため、社員同士のスムーズなやり取りが欠かせません。また、案件が増えるごとに蓄積される書類の数は膨大になり、情報が散在しやすくなります。
そのため、ITツールを導入して情報共有・管理を効率化しましょう。ただし、とくに複数の拠点がある組織の場合は社員のITリテラシーにばらつきがあるため、多機能なITツールを導入すると、使いこなせないメンバーが出てしまう恐れがあります。
したがって、自社が導入すべきツールは、あらゆる情報をまとめる「記事」があり、多階層の「フォルダ」で誰でも簡単に情報の共有・管理ができる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に残した情報は、すぐに任意のメンバーへ共有できます。また、記事は“顧問先”や“案件”ごとに「フォルダ」で分類して整理できるため、すぐに目的の情報を探し出せるのです。
【ナレカン】あらゆる情報を簡単に一元管理できるツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った情報管理＞
以下は、ナレカンで情報管理をした例になります。
ナレカンでは、画像のように「記事」に情報をまとめることができます。表機能を使えば顧問先の情報を分かりやすく記録しておけるうえ、記事には「コメント」機能があるため、それぞれの担当者と気軽にコミュニケーションが図れます。
また、画像のように「フォルダ」で項目ごとに情報を分類して管理できるため、情報量が増えても散在しません。また、高度な検索機能もあるため、すぐに目的の情報を探し出せます。
【Stock】非IT企業の65歳でも簡単に使える情報共有ツール
ITツールは様々な機能があり便利な一方、ITの専門知識を必要とするツールも多いです。そのため、高齢化が進んでいる社労士事務所に多機能なツールを導入しても、使いこなせず次第に使われなくなる恐れがあるのです。
そこで、ITに詳しくなくても使いこなせるシンプルなツールをお探しの方は、非IT企業の65歳でもすぐに使える「Stock」の利用が適しています。Stockには「ノート」や「タスク」など、業務効率化に必要な機能が過不足なく備わっており、直感的に操作できます。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
https://www.stock-app.info/shiryou.html
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの料金＞
- フリープラン：無料
- ビジネスプラン：500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：1,000円/ユーザー/月
各プランの詳細や金額は、下記「Stock資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【サイボウズOffice】豊富な機能が魅力の多機能ツール
サイボウズOfficeの特徴
- 多機能ツールである
- カスタマイズ性が高い
掲示版やメッセージ、ワークフロー管理、ToDoリストなど、さまざまな用途で利用できる多機能ツールです。
標準機能が充実しているだけでなく、業務内容に合わせて「クレーム管理」や「社内アンケート」などのアプリをカスタマイズして追加できます。
サイボウズOfficeの機能・使用感
- アクセス権を設定できる
- スマホやタブレットからも使える
ユーザー単位で情報へのアクセスを許可したり、制限したりできるので、アルバイトを雇っている企業も安心して使えます。
モバイル版アプリを使えば、スマホやタブレットからも操作できます。そのため、外出先や現場など場所を気にせずに利用できるのです。
サイボウズOfficeの注意点
- 使いこなせない可能性がある
- メッセージが溜まりやすい
多機能で便利な反面、覚える操作が多くなるのでITに馴染みのない方が使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「確認していないメッセージがたまったりするので、まとめて確認状態にする機能などがあればいいと思う。」という声があります。（引用：ITreview）
サイボウズOfficeの料金体系
- スタンダード：500円/ユーザー/月（契約は5ユーザーから）
- プレミアム：800円/ユーザー/月（契約は5ユーザーから）
【社労法務システム】日本シャルフが提供する業務効率化ツール
社労法務システムの特徴
- 社労士のための業務効率化ツール
- サポート体制が充実している
給与計算や社会保険の手続き、電子申請など、社労士のあらゆる業務の効率化に役立つツールです。
社労士業務を熟知している専門スタッフによるサポート体制が充実しています。
社労法務システムの機能・使用感
- 情報を複数の業務に展開できる
顧問先の情報は1度入力すれば、顧客管理から申請まで展開できるため、業務効率化が期待できます。
情報セキュリティの国際標準規格である「ISO27001」を取得しているので、マイナンバーなど重要な情報を扱う企業も安心して利用できます。
社労法務システムの注意点
- プランによって機能性や料金に差がある
- CRM機能はない
プランによって利用できる機能や料金が異なるので、導入するときは慎重に検討しましょう。
利用しているユーザーからは「どの顧問先にどんな助成金を案内したか、申請や受給状況はどうか等が管理できるとお客様へプラスになる提案を漏れなく行うことができると思います。」という声があります。（引用：ITreview）
社労法務システムの料金体系
以下は、「社労法務クラウド（ASP)」の価格体系です。
- エントリー：初期費用80,000円 ＋ 月額費用15,100円
- メガ：初期費用120,000円 ＋ 月額料金21,000円
また、追加ライセンスごとに初期費用3,000円＋月額料金4,000円がかかります。
また、追加ライセンスごとに初期費用3,000円＋月額料金5,000円がかかります。
社労法務システム（オンプレミス)は、選択するプランによって料金が異なるため、詳しくは公式HPをご確認ください。
【Eight Team】顧客整理に役立つ名刺管理ツール
Eight Teamの特徴
- 名刺管理ツール
- 社内で名刺を共有できる
スマホで撮影するだけで簡単に保存できる名刺管理ツールです。
社員同士で名刺を共有すれば、担当者以外も顧問先の情報を把握しやすくなります。
Eight Teamの機能・使用感
- スムーズなデータ移行が可能
- 外部サービスと連携できる
Excelなどに取り込んでいた名刺情報は「インポート機能」によって、スムーズに移行できるので便利です。
“Hubspot”や”Kintone”などの外部アプリと連携すれば、より効率的に顧問先管理ができます。
Eight Teamの注意点
- 契約は年間契約のみ
- セキュリティとスキャンの正確性に懸念がある
契約は年間契約となり、途中解約はできないため慎重に導入を検討すべきです。
利用するユーザーからは「使用していてセキュリティに少し不安があるのと、スキャンの誤りが多い点が気になりました。」という声があります。（引用：ITトレンド）
Eight Teamの料金体系
基本使用料は1契約あたり18,000円/月で、10人まではアカウント料はかかりません。11人目以降は以下の料金になります。
- アカウント料：500円/ユーザー/月
【FORROU】株式会社セルズの社労士向けクラウドサービス
FORROUの特徴
- 一連の労務管理をスムーズ化
- 高度なセキュリティ対策
顧問先の情報取得から書類作成、行政への申請や顧問先への報告といった一連の業務をツール1つで行えます。
FORROUは国際基準である「ISO27017」の認証を取得しているほか、複数のバックアップ体制をとっているため安心して利用できます。
FORROUの機能・使用感
- すべての顧問先情報を一覧表示できる
- 顧問先専用ページがある
顧問先情報を一覧画面で表示できるため、担当外の顧問先情報も把握しやすいです。また、会社名や在籍者数といった情報の中から、画面に表示する項目を自由にカスタマイズできます。
給与計算帳票や公文書など、届出に関する情報を顧問先専用ページで共有できるため、顧問先の担当者だけでなく従業員も情報を確認できます。
FORROUの注意点
- 問い合わせはフォームのみ
- 取り込めないデータもある
フォームを送信する形でのみ問い合わせが可能で、電話での問い合わせは対応していない点に注意が必要です。
データの取り込み機能をつかって取り込めるデータは限られており、会社情報や従業員情報のCSVデータ取り込みはできない点に注意です。
FORROUの料金体系
FORROUは従量課金制となっています。
- 従業員2～500人：従業員1人45円×人数分（税別）/月
- 従業員501～1000人：従業員1人50円×人数分（税別）/月
- 従業員1000人以上：要問合せ
＜比較表＞社労士におすすめのツール・アプリ6選
以下は「ITを導入したいが、時間がない」とお悩みの方でもすぐに分かる、社労士におすすめITツールの比較表です。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock | サイボウズOffice | 社労法務システム | Eight Team | FORROU | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
あらゆる情報を簡単に一元管理できるツール |
非IT企業の65歳でも簡単に使える情報共有ツール |
豊富な機能が魅力の多機能ツール |
日本シャルフが提供する業務効率化ツール |
顧客整理に役立つ名刺管理ツール |
株式会社セルズの社労士向けクラウドサービス |
| スマホ対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】（クラウド版） |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
投稿にコメントできるが、独立したメッセージ機能はない |
情報の管理・共有がメイン機能になる |
多機能であるがゆえに、使いこなせない可能性がある |
プランによって機能性や料金に差がある |
セキュリティとスキャンの正確性に懸念がある |
問い合わせはフォームのみ |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは初期費用80,000円＋15,100円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは18,000円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは従業員1人45円×人数分（税別）/月〜 |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「サイボウズOffice」の詳細はこちら |
「社労法務システム」の詳細はこちら |
「Eight Team」の詳細はこちら |
「FORROU」の詳細はこちら |
このように、ツールごとに用途や機能が異なるので、まずは自社の課題を明確にしたうえで最適なツールを導入しましょう。
社労士事務所の業務効率化に役立つツールまとめ
ここまで、社労士事務所向けのおすすめツールと選定ポイントを解説しました。
社労士の業務は”書類の作成”や”顧問先のコンサルティング”など多岐に渡ります。そのため、まずはあらゆる業務に共通する「情報共有・管理」の仕組みを整えられるツールが必要です。
ただし、社労士業界は全体的に高齢化が進んでおり、ツールを導入しても使いこない恐れがあります。そのため、「誰でも直感的に使えるシンプルなツール」を導入すべきです。
結論、導入すべきなのは、顧問先の情報などあらゆる書類を「記事」に残せて、誰でも簡単に情報共有・管理ができるツールの「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社労士の業務を効率化しましょう。
