税理士・会計事務所は多くの顧問先を抱えています。そして、顧問先が多いほど管理する情報も増えるため、セキュリティにも気を配らなくてはなりません。
 
そのため、「顧客管理の課題を解消したいが、どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決の方法を中心にご紹介します。
 
  • 顧問先の情報が膨大で管理するのが難しい
  • 顧客管理で直面する課題を未然に防ぎたい
  • 効率的に顧客管理をする方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、税理士・会計事務所の顧客管理における課題の原因が分かり、業務負担を大幅に軽減できるようになります。


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税理士・会計事務所の顧客管理における課題とは

ここでは、税理士・会計事務所の顧客管理における3つの課題を解説します。以下に当てはまる場合には早急に改善しましょう。

作業ミスが発生しやすい

税理士・会計事務所の顧客管理では、作業ミスが発生しやすいです。
 
とくに、Excelやスプレッドシートを使っていると、セルの選択ミスやコピペミスが頻発します。税務手続きの代行でミスが発生すると、意図せず脱税になる恐れがあるので正確な仕事が求められます。
 
仮に、顧客が損害を被るミスが発生した場合、税理士・会計事務所の賠償責任は計り知れません。しかし、取り扱う情報が多い分、入力・転記の手間も増えるため、記載ミスが起きやすいのです。

スタッフ間での情報伝達が非効率

スタッフ間での情報伝達が非効率なことも、税理士・会計事務所の課題です。
 
税理士・会計事務所のスタッフは、税制手続きや顧問先の最新情報を抜け漏れなく把握しておく必要があります。そのため、スタッフ全員でのミーティングを定期的に実施して情報共有している事務所も多いです。
 
しかし、税理士・会計事務所のミーティングでは口頭や紙で情報共有されることがほとんどなので、資料の印刷や情報の記録に手間がかかります。また、顔を合わせてミーティングをする時間自体が業務負荷になりえるのです。

顧問先が多く情報管理が難しい

税理士・会計事務所が扱う顧客情報は膨大なため、管理の難しさも課題です。
 
すべての業務をExcelやスプレッドシートで管理していると、顧問先が増えるたびにファイルが重くなるうえ、いちいちファイルを開いく手間がかかります。また、セルには限られた情報量しか書き込めないため、顧問先とのやりとりを時系列に沿って追えません。
 
このように、エクセルやスプレッドシートで顧客情報を管理しており、必要な情報を探すのに無駄な時間がかかってしまう事務所も多いです。そのため、「ナレカン」のような、必要な情報への優れたアクセス性を備えたツールの導入をおすすめします。


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税理士・会計事務所の顧客管理を効率化する唯一の方法

税理士・会計事務所の顧客管理を効率化する方法は、ITツールの導入・運用一択です。
 
税理士・会計事務所は大量の顧客情報を扱うため、Excelやスプレッドシートで管理していると保存場所が分からなくなったり、修正に時間がかかったりして非効率です。また、社外メンバーに情報共有するときは、わざわざメールや電話をしなければなりません。
 
一方で、「ITツール」を活用すればファイルの顧客管理にありがちな情報の属人化や、記載・共有の手間を大幅に省けます。検索機能によって、必要な情報がどこにあるかを見つけやすくなるのです。
 
ただし、操作が複雑なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、顧客管理にかえって手間がかかります。そこで、ITに不慣れなスタッフでも即日で操作可能な「ナレカン」を使えば、誰でも簡単かつ安全に顧客情報を管理・共有できます。


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税理士・会計事務所の顧客管理にツールを導入すべき理由3選

以下では、税理士・会計事務所の顧客管理にツールを導入するメリットを3つ解説します。Excelやスプレッドシートでの顧客管理にストレスを感じていた担当者の方は必見です。

(1)業務のクオリティ向上が期待できる

ITツールの導入は、業務のクオリティ向上に役立ちます。
 
たとえば、「テンプレート機能」を備えているツールに顧客管理のテンプレートを登録すれば、わざわざ一から作成する必要がなくなります。結果、誰でも顧客の深い情報まで聞き出せるので、相談・提案のクオリティが上がります。
 
以上のように、ITツールを使えばテンプレートの活用によって面談の際に過不足なく顧客から情報を聞き出せるのです。

(2)強固なセキュリティで情報を管理できる

次に、厳格なセキュリティで顧客情報を管理できるのもITツールの特徴です。
 
情報をExcelで管理していると、誰でも簡単に閲覧できることから情報漏えいの危険性があります。仮に、情報漏えいを起こすと顧問先に多大な損害を与えるだけでなく、事務所の社会的な評判も下がるなどの大きな不利益を被りかねません。
 
一方で、ITツールにはログインするためにパスワードを設定したり、任意のメンバーだけに閲覧・共有を制限したりできる機能があります。そのため、従来のExcelで管理されていた状況よりも、万全なセキュリティ体制で運用できるのです。

(3)情報にアクセスしやすくなる

最後に、情報にアクセスしやすくなるメリットもあります。
 
ITツールには”書類の検索機能”が備わっているので、キーワードを入力すれば目的の情報へすぐにたどり着けます。また、あらゆる顧客情報が一元管理されるため、Excelにありがちだった「格納するフォルダを間違えて情報が混在する」という心配もありません。
 
なかでも、キーワード検索ができるのはもちろん、顧客ごとに情報を振り分けられる「ナレカン」を使うと、目的の顧客データを誰でも簡単に見つけられます。


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【担当者必見】税理士・会計事務所の顧客管理に役立つおすすめのシステム

以下では、税理士・会計事務所の顧客管理に役立つおすすめのシステムをご紹介します。
 
税理士・会計事務所でITツールを導入すれば、人為的なミスを未然に防げるほか、高度なセキュリティのもとで情報を管理できるようになります。また、顧客ごとに面談の内容を記録して整理できるので、顧客が増えても抜け漏れなく業務を管理できます。
 
ただし、とくに複数の拠点がある組織の場合はスタッフのITリテラシーにばらつきがあるため、多機能なITツールを導入すると、使いこなせないメンバーが出てしまう恐れがあります。そのため、選定するときは「誰でも簡単に操作できるか」を必ず判断すべきです。
 
結論、顧客管理に利用すべきなのは、メールを使える方ならば誰でもすぐに使いこなせるほど簡単な「ナレカン」一択です。
 
ナレカンは多階層の「フォルダ」で顧問先別に振り分けられるので、面談内容を「記事」に書き込めば、誰でも簡単に顧客管理できます。また、高度な検索機能によってキーワードを入力するだけで必要な情報をすぐに探し出せる点も特徴です。

誰でも簡単に顧客情報を管理できるシステム「ナレカン」

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「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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ナレカンで顧客情報を管理した例

以下では、ナレカンで顧客情報を管理した例をご紹介します。
 
ナレカンで税理士の顧客情報を管理した例
 
ナレカンでは、顧問先ごとに「記事」を作成して、面談の記録を残せます。そのため、定期的に面談する場合でも前回までの内容を時系列に沿って振り返ることができるのです。
 
また、シンプルな操作性であるため、ITツールに不慣れな方でも簡単に使えることも大きな特徴です。


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税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決法まとめ

ここまで、税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決法を中心にご紹介しました。
 
顧客管理の「人為的なミス」や「非効率な情報共有」といった課題解決には、『ITツール』の導入・運用が最適です。ITツールを使えば、Excelやスプレッドシートでの顧客管理よりも作業負担が軽減されるだけでなく、セキュリティやアクセス性も大きく改善します。
 
ただし、メンバーの使いやすさを考慮しなければ、上手く活用できずに業務を圧迫する恐れがあります。したがって、顧客情報を適切に管理するためには「誰でも簡単に使えるITツール」が必須です。
 
結論、税理士・会計事務所の顧客管理には、顧客情報を安全かつ簡単に蓄積・共有ができ、使い勝手が良い「ナレカン」が最適です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、税理士・会計事務所の顧客管理の負担を解消しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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