税理士・会計事務所では、多くの顧問先を抱えているため、「適切な顧客管理の仕組み」をつくることが急務となっています。そして、顧問先が多いほど管理する機密情報も増えるため、セキュリティにも気を配らなくてはなりません。
そのため、「顧客管理の課題を解消したいが、どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決の方法を中心にご紹介します。
- 税理士事務所における顧客管理の課題に適切にアプローチしたい
- 顧客情報が増えたため管理方法を見直して解消したい
- ITが苦手でも簡単に顧客管理できるシステムを探している
という方はこの記事を参考にすると、税理士・会計事務所の顧客管理における課題の原因が分かり、業務負担を大幅に軽減できるようになります。
目次
税理士・会計事務所の顧客管理における課題とは
ここでは、税理士・会計事務所の顧客管理における3つの課題を解説します。以下に当てはまる場合には早急に改善しましょう。
（1）情報伝達が非効率
スタッフ間での情報伝達が非効率なことが、税理士・会計事務所の課題です。
税理士・会計事務所のスタッフは、税制手続きや顧問先の最新情報を抜け漏れなく把握しておく必要があります。そのため、スタッフ全員でのミーティングを定期的に実施して情報共有している事務所も多いです。
しかし、税理士・会計事務所のミーティングでは口頭や紙で情報共有されることがほとんどなので、資料の印刷や情報の記録に手間がかかります。また、顔を合わせてミーティングをする時間自体が業務負荷になりえるのです。
（2）顧問先の情報管理が難しい
税理士・会計事務所が扱う顧客情報は膨大なため、管理の難しさは課題です。
すべての業務をExcelやスプレッドシートで管理していると、顧問先が増えるたびにファイルが重くなるうえ、いちいちファイルを開く手間がかかります。また、セルには限られた情報量しか書き込めないため、顧問先とのやりとりを詳細に記入できません。
しかし、Excelやスプレッドシートで管理していると、過去のファイルが埋もれやすくなり、情報が取り出しにくくなる事務所も多いです。そのため、「Stock」のような過去のやり取りの履歴が残るうえ、検索機能のあるツールの導入がおすすめです。
（3）作業ミスが発生しやすい
税理士・会計事務所の顧客管理は、作業ミスが発生しやすいです。
複数の案件を同時に対応するので、管理が煩雑化している状態では、いずれ「間違った情報を参照していた」という事態を招きかねません。とくに、Excelやスプレッドシートを使うとセルの選択ミスやコピペミスが頻発するため、意図せず税務手続きに違反する恐れもあります。
仮に、顧客が損害を被るミスが発生した場合、税理士・会計事務所の賠償責任は計り知れません。しかし、取り扱う情報が多い分、入力・転記の手間も増えるため、記載ミスが起きやすいのです。
税理士・会計事務所の顧客管理にツールを導入すべき理由3選
以下では、税理士・会計事務所の顧客管理にツールを導入するメリットを3つ解説します。Excelやスプレッドシートでの顧客管理にストレスを感じている担当者の方は必見です。
（1）工数管理がしやすい
1つ目のメリットは、工数管理がしやすい点です。
工数管理を徹底すると業務の進捗度合いが可視化されるため、どこにリソースを割くべきかがわかるようになり、無駄な作業や二重対応を減らせるのです。
たとえば、情報共有ツール「Stock」なら「タスク管理」機能があるため、誰がどの業務をいつまでに完了するのかが明確になります。そのため、作業の抜け漏れも防ぎつつ、全体の進捗も把握可能です。
（2）強固なセキュリティで情報を管理できる
2つ目に、厳格なセキュリティで顧客情報を管理できるのもメリットです。
情報をExcelで管理していると、誰でも簡単に閲覧できることから情報漏えいの危険性があります。仮に、情報漏えいを起こすと顧問先に多大な損害を与えるだけでなく、事務所の社会的な評判も下がるなどの大きな不利益を被りかねません。
一方で、ITツールにはログインするためにパスワードを設定したり、任意のメンバーだけに閲覧・共有を制限したりできる機能があります。そのため、Excelによる管理よりも、万全なセキュリティ体制で運用できるのです。
（3）情報にアクセスしやすくなる
3つ目は、情報にアクセスしやすくなる点が挙げられます。
Excelやスプレッドシートで管理すると、似た名前のファイルが増えて管理が煩雑になりやすいです。しかし、ITツールには”検索機能”が備わっているので、Excel管理でありがちな「顧客データがどのファイルにあるかわからない」などの心配がありません。
なかでも、顧客ごとに情報を振り分けるだけでなく、検索対象をしぼれるツールを使えば、目的の顧客データを簡単に見つけられるのです。
【担当者必見】税理士・会計事務所の顧客管理に役立つおすすめのシステム
以下では、税理士・会計事務所の顧客管理に役立つおすすめのシステムをご紹介します。
税理士・会計事務所でITツールを導入すれば、人為的なミスを未然に防げるほか、高度なセキュリティのもとで情報を管理できるようになります。また、顧客ごとに面談の内容を記録して整理できるので、顧客が増えても抜け漏れなく業務を管理できます。
しかし、機能が多い専門的なシステムでは、ITに苦手意識がある社員にとって使いこなすのに時間がかかってしまいます。そのため、「誰でも直感的に操作できるシンプルなツール」を選定しましょう。
結論、顧客管理に利用すべきなのは、顧客情報が見やすく整理されるうえ、タスク管理もできるシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に顧客情報を書き込めばリアルタイムで任意のメンバーに共有されるほか、「2階層のフォルダ」で顧客ごとにまとめて整理可能です。また、「タスク管理」機能で、タスク名や担当者を自由に設定できるので業務の見える化が実現します。
誰でも簡単に顧客情報を管理・共有できるシステム「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Stock導入事例】税理士法人ユニヴィス
税理士法人ユニヴィスは、40~50社のクライアントに税務や会計に関するサービスを提供している法人です。
同法人では、従来、スプレッドシートを用いて様々な情報管理をしていました。しかし、スプレッドシートでの管理では、1つ1つのセルが小さいため、十分な情報を残せなかったり、過去の情報を時系列で追えないという点が課題となっていたのです。
また、クライアントの数だけファイルを開いて確認しなければならならず、アクセス性の悪さも問題だったと言います。そこで、解決策として、情報管理ツールの「Stock」の導入に至ったのです。
具体的には、Stockの「ノート」に情報をまとめたところ、『その会社がどんな需要を持つか』や『先方の空気感』も含めて管理できるようになりました。さらに、必要な情報にサクサクとアクセスできるようになり、会話や提案内容のクオリティの向上にもつながったのです。
税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決法まとめ
ここまで、税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決法を中心にご紹介しました。
顧客管理の「人為的なミス」や「非効率な情報共有」といった課題解決には、『ITツール』の導入・運用が最適です。ITツールを使えば、紙やExcelで管理するよりも作業負担が軽減されるだけでなく、セキュリティが大きく改善します。
さらに、Excelやスプレッドシートで管理すると、顧客情報がどのファイルにあるのかわからなくなり、必要なときにすぐに取り出せない恐れがあります。そのため、情報を適切に管理し、後から簡単に閲覧・編集できるツールを選定しましょう。
結論、税理士・会計事務所の顧客管理には、ITに不慣れでも過去の顧客情報を確実にストックでき、欲しい情報に即ヒットするツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、税理士・会計事務所の顧客管理の負担を解消しましょう。
