業務を円滑に進めるには、スケジュールの適切な管理・共有が必要不可欠です。とくに、税理士業においても、スケジュール管理は重要な業務の一環とされています。
しかし、なかには書類作成や相談、税務代理の業務が忙しく、正しくスケジュール管理ができていない方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、なぜ税理士にとってスケジュール管理が大切かの理由、スケジュール管理をするときのポイントを解説します。
- 税理士業のタスクが増え、スケジュール管理がスムーズにできておらず悩んでいる
- スケジュール管理を形骸化させないために、注意すべきポイントが知りたい
- スケジュール管理業務の効率化に貢献する、おすすめのツールが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、税理士業でスケジュール管理が重要視される理由を理解しつつ、スケジュール管理の効率化も実現できるようになります。
目次
税理士のスケジュール管理が大切な理由
業務を円滑に進捗するにはスケジュール管理が欠かせませんが、とくに税理士においてはその重要性が高まります。そこで以下では、税理士のスケジュール管理が大切とされる理由を解説します。
クライアント数が多い
税理士のスケジュール管理が大切とされる一番の理由は、クライアント数の多さです。
税理士の場合、一人あたり15件〜30件ほどのクライアントを抱えているのが一般的です。通常の企業に比べて担当するクライアントの数が多いので、処理すべきタスク量も膨大になり、タスクの処理漏れが発生しやすくなります。
このように、従業員一人あたりが抱えるクライアントの数が多く、クライアントに関する業務を適切に処理する必要があるため、スケジュール管理が大切になるのです。
期日が明確化している
税理士の仕事は期日が明確化しているのも、スケジュール管理が必要とされる理由です。
たとえば、「税務申告書の提出」や「給与計算結果の報告」など、税理士には期日が明確に定められた業務が多くあります。しかし、スケジュール管理が適切にされていなければ、期日を大枠でしか把握できず、納期遅れが発生してしまうのです。
また、ほかの付随業務に気付かず、慌てて業務を処理する事態になる可能性もあります。したがって、処理すべき業務をすべて把握し納期を守るには、どのように進めるべきかを意識したスケジュール管理が求められます。
マルチタスクになりやすい
常にマルチタスクになりやすいのも、税理士がスケジュール管理をするべき理由です。
多くのクライアントを抱えるため、税理士の仕事はマルチタスク化しやすい特徴があります。さらに、同一業務を連続して処理するのではなく、顧問先ごとにするべき内容が異なるケースも多いです。
このように、マルチタスクになりやすい税理士の業務は、可視化しておかなければ「今どこまで業務が進んでいるのか」「この顧問先には何をすべきなのか」が分からなくなってしまうので、スケジュール管理によって処理すべきタスクを明確にする必要があるのです。
税理士におけるスケジュール管理で注意すべき3つのポイント
税理士においてスケジュール管理は大切である一方、単に日付を記載するだけでは、抜け漏れのリスクは削減できません。スケジュール管理によって業務を効率よく進めるには、以下のポイントを押さえた管理が大切です。
（1）無理のないスケジューリング
スケジュールを立てるときは、無理のないスケジューリングをしましょう。
業務ごとの期日を守るのは重要である一方、期日に余裕を持たせるためだけに無理に予定を詰め込むことは控えましょう。あとからスケジュールを練り直さなければならず、業務効率が下がる可能性があるからです。
したがって、スケジュールを立てるときは、無理せずに業務を進められるかを確認すべきです。実現可能なスケジューリングができていれば、業務を効率的かつ想定通りに進められるようになります。
（2）クライアントを混合させない
スケジュールを立てるときは、クライアントを混合させないように注意しましょう。
税理士はクライアントと紐づけてタスクを管理する必要があります。たとえば、「税務署用の書類作成」だけをスケジュールとして管理していると、同一作業がほかのクライアントで発生する場合に、処理済みの業務を行ってしまう可能性もあります。
したがって、スケジュールを管理するときは、クライアントごとに業務を紐づけて管理しましょう。また、「Stock」のようにノートと紐づけてタスクを管理できるツールを使えば、適切なスケジュール管理の実現につながります。
（3）スケジュールを共有する
スケジュールは個人だけで管理するのではなく、チームメンバーに必ず共有しましょう。
スケジュール管理が個人のなかで完結していると、ほかのメンバーは業務進捗を把握できません。また、管理者が従業員の進捗状況や事務所内のタスク管理をするときに、スケジュールが共有されていなければ、個別に聞いて回る必要があります。
したがって、確認の手間を無くすためにも、スケジュールは個人で完結させず、必ずチームで共有しましょう。業務が偏っている場合や作業に遅れが出ている場合も、スケジュールが共有されていれば、ほかの従業員にタスクを移行するなどの対策ができるのです。
税理士のスケジュール管理に役立つおすすめのツール
以下では、税理士のスケジュール管理に役立つおすすめのツールをご紹介します。
多くの案件を同時進行でこなしている税理士は、適切なスケジュール管理が必要不可欠です。しかし、スケジュールだけでなく細かなタスクも管理しておかなければ、タスクの処理漏れが起きる可能性もあります。
また、スケジュールやタスクを異なるツールで管理していると、情報の確認に手間がかかり、業務を円滑に進められません。したがって、あらゆる情報を簡単に管理できるツールを使うべきなのです。
とくに、業務情報とタスクを紐づけられるツールであれば、クライアントを混同することなくタスクを処理できます。結論、税理士のスケジュール管理には、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、簡単にスケジュール・タスク管理ができる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」には、スケジュールをはじめ、業務に必要な情報をすべて格納できます。また、ノートに紐づく「タスク」で顧問先の情報やスケジュールとともに細かなタスクを管理できるので、円滑な業務進行に役立ちます。
税理士の業務に必要な情報を簡単に管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
税理士のスケジュール管理が大切な理由まとめ
ここまで、税理士のスケジュール管理が大切な理由と、スケジュール管理で注意すべきポイントを解説しました。
クライアント数が多く期日が明確化している税理士業においては、マルチタスクになりやすいこともありスケジュール管理が必須です。さらに、効率的に業務を進めるには、ツールを活用してクライアントを混同させずにスケジュールを管理する必要があります。
しかし、操作が複雑なツールでは、ITに詳しくない従業員が使いこなせず、次第に使われなくなる可能性があるのです。
したがって、Stockのように、導入即日から誰でもスケジュール・タスク管理ができる情報共有ツールを使いましょう。実際に、税理士事務所のStock活用事例も豊富です。
ぜひ「Stock」を導入し、自社のスケジュール管理を成功させましょう。
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