円滑な業務遂行には、作業をタスク化して管理する「タスク管理」が不可欠です。とくに、税理士業においても多くの従業員が積極的にタスク管理の徹底に取り組んでいます。
しかし、タスク管理が業務遂行に効果的であることは理解しているものの、業務量の多さからタスク管理を徹底できていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士業でタスク管理が重要になる理由や、タスク管理を効率化させるポイントを解説します。
- タスク漏れや進捗の見えにくさに悩んでいる税理士事務所の所長
- Excelやスプレッドシートでの進捗確認に限界を感じている事務所の管理者
- スタッフが増で顧客ごとのタスク進捗を管理しきれていない税理士・事務員
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、税理士業におけるタスク管理の重要性を理解したうえで、ポイントを押さえた効率的なタスク管理を実現できます。
目次
税理士がタスク管理を強化すべき背景
以下では、税理士がタスク管理を強化すべき背景を解説します。現状を正しく理解し、タスク管理の重要性を把握しましょう。
税理士業界で進む人手不足と高齢化
少子高齢化が進む日本では、人手不足と高齢化は全産業に共通する課題です。
なかでも会計事務所では、「人員に対して業務量が多く、常に人手不足となっている」「社内の研修制度・教育体制が整っていない」などの課題が顕著に表れています。さらに、税理士の2人に1人が60歳以上で、40代以下はおよそ3割程度しかいません。
このような状況下では、人を増やすことに頼った運営には限界があります。限られた人員でも業務を回すために、1人あたりの生産性を高める業務効率化に取り組みましょう。
サービスの差別化の限界
会計業務は、提供する業務内容や成果物がある程度標準化されており、事務所ごとに大きな違いを出しにくい領域です。
そのため、「記帳代行や申告業務の質」だけで差別化を図ることには限界があり、価格競争に陥りやすい構造となっています。このままでは、新規顧客の獲得や顧客単価の向上は難しいのが実情です。
こうした状況を打破するには、業務品質以外の付加価値で差別化することが不可欠です。たとえば、対応スピードを高める、節税対策や相続に関するアドバイスのようなより付加価値の高い提案業務に時間を割く、といった体制を構築しましょう。
業務の多様化
税理士の業務は、従来の税務申告書の作成にとどまらず、経営コンサルティングや事業承継支援などより高度で幅広い領域へと拡大しています。
これに伴い、税理士には専門性の深化や特定分野への特化が求められる一方で、対応すべき業務の種類・難易度は大きく増加しています。さらに、グローバル化の進展に伴い、国際税務などの新たな領域への対応も不可欠となり、現場のタスクは増え続けています。
多様化する業務に対応するためにも、タスクの整理・優先順位付けを徹底し、限られた時間で高付加価値業務に集中できる体制を構築しましょう。
税理士のタスク管理が上手くいかない原因
ここからは、税理士のタスク管理が上手くいかないときによくある原因を解説します。タスク管理に悩んでいる方は、原因を理解して適切な解決法を探していきましょう。
スケジュールと業務タスクが分断されている
スケジュールとタスク管理が分断されていると、どちらかに集中しすぎるあまり、どちらかを疎かにしかねません。
税務代理や税務相談など税理士が抱える業務では、クライアントとの対面でのやりとりが不可欠です。書類作成などデスクワークのタスクも重要な一方、事務作業に追われてクライアントとの業務がスケジュール通りに進まなくなるのは避けなければなりません。
したがって、タスクはスケジュールと連携した管理を徹底しましょう。自身の抱えるタスクと、クライアントとの予定を一元管理することで、時間のロスを防ぎ効率的に作業を進められます。
顧客情報とタスクが紐づいていない
顧客情報とタスクが紐づいていないと、異なるクライアントのタスクが混在する可能性があります。
税理士は一人あたりのクライアント数が多く、複数の案件を同時に進めるのが一般的です。そのため、複数のクライアントで同一の業務に取り組む場合、どのクライアントの業務かが分からなくなり、処理済みのタスクを再度実行してしまう恐れがあります。
また、顧客情報とタスクを別のツールで管理していれば、情報の確認に手間がかかり、業務が滞る可能性もあるのです。したがって、「Stock」のように、顧客情報とタスクを紐づけられるツールを使い、タスク管理を効率化しましょう。
担当者しか進捗を把握していない
担当者本人しか進捗状況を把握していない状態では、業務の属人化が進み、周囲が適切にフォローや判断を行えなくなります。
数多くのクライアントからの依頼に対応するには、税務アシスタントやほかの税理士との連携が不可欠です。しかし、タスクが共有されていなければ、従業員の進捗状況を直接聞かなければならず、スムーズに連携できなくなってしまうのです。
したがって、タスクを個人で管理するような運用は避け、タスク管理は全社で実践しましょう。直接個人に確認せずとも状況が把握できるようにタスクが共有されていれば、無駄なやりとりを減らして効率的に業務を進められます。
対応状況が見えずタスク漏れが発生する
管理者やチーム全体から各タスクの対応状況が見えない状態では、進捗の遅れや未対応の業務に気づけず、タスク漏れが発生しやすくなります。
とくに、確定申告シーズンには依頼が集中し、事務所内で大量の税務書類の作成・提出が発生します。税務手続きは期日厳守であり、遅れた場合には顧問先に迷惑をかけることになります。
したがって、すべてのタスクを期日までに完了させるためにも、タスクの対応状況を可視化して管理する必要があるのです。たとえば、タスクに「未処理」「処理中」「完了」などの対応状況がつけられるツールでタスクを管理すると、処理漏れの心配もありません。
税理士のタスク管理ツールを選ぶ3つのポイント
ここからは、税理士のタスク管理ツールを選ぶ3つのポイントを解説します。以下のポイントを押さえてツールを選べば、タスク管理を円滑に行うことができます。
スケジュールや顧客情報と連携して管理できるか
タスク管理では、スケジュールや顧客情報と連携できるかが重要です。
情報が分断されていると、確認や対応に無駄な手間が発生します。一方タスクと日程や顧客情報が結びついていれば、必要な情報を一度に把握できるようになり、対応の優先順位や抜け漏れを防ぎやすくなります。
そのため、ツールを選ぶ際はスケジュールや顧客情報と連携して管理できるものを選ぶべきです。
社内でタスクを共有できるか
社内でタスクを共有できる仕組みはタスク管理ツールに必須です。
個人だけで管理していると、状況が見えず連携ミスが起きやすくなります。そこでチーム全体でタスクを共有することで、担当者や進捗状況を誰でも把握できます。これにより、重複作業や対応漏れのリスクを減らせます。
そのため、タスクをチーム全体で可視化できる仕組みが求められます。
誰でも簡単に使えるか
税理士事務所がタスク管理ツールを導入する場合、ITスキルのない方でも簡単に使えるものを選ぶといいでしょう。
複雑なツールでは、教育コストがかかったり、慣れるまでに時間がかかったりしてしまいます。結果的に、ツールが社内に浸透せず、放置される事態になりかねません。
たとえば「Stock」は、シンプルで誰でも簡単に使いこなすことができます。実際に「Stock」を活用している企業の多くから、「ITが苦手な社員でもスムーズに使い始めることが出来た」「70代のスタッフでも説明なしで使うことができた」との声があります。
税理士のタスク管理を効率化させるおすすめのツール
以下では、税理士のタスク管理を効率化させるおすすめのツールをご紹介します。
税理士の業務は、確定申告や月次決算、顧問先対応など、顧客ごとに複数の期限付き業務が発生します。そのため、顧客情報とタスクが分散していると、処理漏れが起きやすく、顧問先からの信頼低下につながるリスクがあります。
これを防ぐためにExcelや個人メモで管理する方法もありますが、転記や更新の手間がかかり、属人化しやすいのが実情です。また、多機能なツールは操作が難しく、現場に定着しないケースも少なくありません。
つまり、「バラバラな情報管理を続ける」のか、「顧客情報とタスクを一元管理できる仕組みを導入する」のか、どこかで判断する必要があります。ツールを導入すれば、対応状況や履歴をチーム全体で共有でき、業務の抜け漏れ防止と効率化を同時に実現できます。
この条件に最も当てはまるのが、情報とタスクを紐づけて管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockは顧客情報を「ノート」にまとめ、紐づく「タスク」で進捗管理できるため、対応履歴と業務状況を一目で把握できます。シンプルで定着しやすく、タスク漏れのない運用を実現できます。
組織の情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク機能＞
「Stock」では、タスクを顧客情報や打ち合わせの議事録を書いた「ノート」に結びつけて管理できます。
タスクを設定すると担当者に通知が飛ぶため、確実に作業の依頼を行えて「言った・言わない」の防止になります。また、自分を担当者に指定すれば、自分へのリマインドとしても活用できるのです。
「Stock」で会計事務所のタスク管理の効率化に成功した事例
税理士法人ユニヴィスでは、クライアントごとの情報共有と業務進捗の管理を効率化するために「Stock」を活用しています。
同社は、40〜50社のクライアントを抱えるなかで、従来はスプレッドシートで情報管理を行っていました。しかし、クライアントごとにファイルを開く必要がありアクセス性が悪く、情報の確認に手間がかかっていました。また、スプレッドシートでは記載できる情報量に限界があり、過去のやり取りや経緯を十分に残せないという課題もあったのです。
そこで、クライアントごとの情報を一元管理し、誰でもすぐにアクセスできる環境を整えるために「Stock」を導入しました。各クライアントの情報をノートごとに蓄積し、時系列で整理する運用に切り替えたのです。
その結果、クライアントごとの情報を一元的に把握できるようになり、チーム内での情報共有フローが改善されました。さらに、「テンプレート」機能の活用によってルーティン業務の抜け漏れを防ぐことができ、事務所全体の業務効率化に成功しています。
税理士にとってタスク管理が重要な理由まとめ
ここまで、税理士におけるタスク管理の重要性から効率化のポイントまで解説しました。
業務量の多い税理士にとって、タスク管理の徹底は業務効率の向上や進捗状況を把握するために重要です。とくに、ITツールを使ってタスクを管理すれば、スケジュールとの連携や対応状況の可視化も簡単にできるので、タスク管理の効率化につながります。
しかし、ITツールを使ってタスク管理をするときには、ツールが自社に適しているかの見極めが必要です。全従業員が簡単に使いこなせるツールを選定しなければ、実際の業務で活用できず、ツールが形骸化してしまうのです。
したがって、税理士のタスク管理には、Stockのように、税理士業における実績も豊富、かつ誰でも説明なしで使える情報共有ツールが必須です。現在250,000社を超える企業様に導入され、業務効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社のタスク管理を効率化しましょう。
