円滑な業務遂行には、作業をタスク化して管理する「タスク管理」が不可欠です。とくに、税理士業においても多くの従業員が積極的にタスク管理の徹底に取り組んでいます。
しかし、タスク管理が業務遂行に効果的であることは理解しているものの、業務量の多さからタスク管理を徹底できていない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士業でタスク管理が重要になる理由やタスク管理を効率化させるポイントを解説します。
- タスクの抜け漏れを発生させずに管理するコツが分からない
- 税理士業でのタスク管理を効率化させるために、押さえるべきポイントが知りたい
- タスク管理が煩雑なので、シンプルに管理できる方法を探している
という方は今回の記事を参考にすると、税理士業におけるタスク管理の重要性を理解したうえで、ポイントを押さえた効率的なタスク管理を実現できます。
目次
なぜ税理士はタスク管理が重要なのか
以下では、なぜ税理士はタスク管理が重要なのかを解説します。以下を周知しておけば、タスク管理の徹底に対する従業員の理解を深められます。
リアルタイムで状況を把握するため
タスク管理をすると、案件や顧客対応の全体像をリアルタイムで把握しやすくなります。
たとえば、事前に作成したスケジュールや工程表などの予定に基づいて業務を進めている場合、想定と現状に乖離が生じる可能性があります。
そこで、業務をタスクとして管理しておけば「作業がどこまで進んでいるか」が把握しやすくなります。そのため、スケジュールに対する遅れや案件全体の進捗度が見える化され、業務を円滑に進められるのです。
適切に業務を割り振るため
タスク管理は、業務の割り振りにも役立ちます。
タスク管理によって作業の進捗状況や完了の目安が可視化されるため、遅れがある場合は増員するなど適切な人材の割り振りができます。また、社員の休職や復帰など、タスク量の調整が必要な場合も柔軟に対応できるようになります。
結果として、イレギュラーな事態も発生しにくくなるのでプロジェクトが管理しやすくなり、円滑に業務を進められます。
タスクを蓄積してデータベースにするため
蓄積されたタスクをデータベースとして利用できるようになることも、タスク管理が重要な理由です。
過去のタスクを確認することで、ひとつのプロジェクトに対して必要な人材の数や時間が分かります。また、継続している案件の場合、過去のタスクを参照すれば、効率化できる箇所はないか見直しやすくなるのです。
さらに、タスクごとにかかった時間を計測すれば「時間がかかる原因」もわかるので、過去の運用からどれほど効率化できたかもわかるようにになります。
業務効率向上のため
タスク管理の徹底は、業務効率向上に直結します。
スケジュールや工程表で業務進捗を管理していると、作業内容を大枠で捉えやすくなります。しかし、タスクの作業範囲が多すぎると、タスク処理にかかる時間が長くなったり、作業に抜け漏れが生じたりする可能性もあるのです。
一方、タスクを適切に設定すれば、処理すべき内容が細分化されるので、作業を抜け漏れなく進められるようになります。また、タスクごとの優先順位もつけやすくなり、無駄のない効率的な進捗管理が可能になる点もポイントです。
税理士のタスク管理を効率化させる4つのポイント
ここからは、税理士業におけるタスク管理のポイントを解説します。以下のポイントを押さえて取り組みを進めれば、タスク管理の徹底による効果を実感しやすくなります。
（1）スケジュールと連携する
タスクはスケジュールと連携して管理しましょう。
税務代理や税務相談など税理士が抱える業務では、クライアントとの対面でのやりとりが不可欠です。書類作成などデスクワークのタスクも重要な一方、事務作業に追われてクライアントとの業務がスケジュール通りに進まなくなるのは避けなければなりません。
したがって、タスクはスケジュールと連携した管理を徹底しましょう。自身の抱えるタスクと、クライアントとの予定を一元管理することで、時間のロスを防ぎ効率的に作業を進められます。
（2）顧客情報と結びつけて管理する
顧客情報とタスクを結びつけて管理することも重要なポイントです。
税理士は一人あたりのクライアント数が多く、複数の案件を同時に進めるのが一般的です。そのため、複数のクライアントで同一の業務に取り組む場合、どのクライアントの業務かが分からなくなり、処理済みのタスクを再度実行してしまう恐れがあります。
また、顧客情報とタスクを別のツールで管理していれば、情報の確認に手間がかかり、業務が滞る可能性もあるのです。したがって、「Stock」のように、顧客情報とタスクを紐づけられるツールを使い、タスク管理を効率化しましょう。
（3）社員間でのタスク共有
タスクは社員間で共有し、属人化する事態を防ぎましょう。
数多くのクライアントからの依頼に対応するには、税務アシスタントやほかの税理士との連携が不可欠です。しかし、タスクが共有されていなければ、従業員の進捗状況を直接聞かなければならず、スムーズに連携できなくなってしまうのです。
したがって、タスクを個人で管理するような運用は避け、タスク管理は全社で実践しましょう。直接個人に確認せずとも状況が把握できるようにタスクが共有されていれば、無駄なやりとりを減らして効率的に業務を進められます。
（4）対応状況の可視化
管理しているタスクは、対応状況を可視化するように心がけましょう。
とくに、確定申告シーズンには依頼が集中し、事務所内で大量の税務書類の作成・提出が発生します。税務手続きは期日厳守であり、遅れた場合には顧問先に迷惑をかけることになります。
したがって、すべてのタスクを期日までに完了させるためにも、タスクの対応状況を可視化して管理する必要があるのです。たとえば、タスクに「未処理」「処理中」「完了」などの対応状況がつけられるツールでタスクを管理すると、処理漏れの心配もありません。
税理士のタスク管理を効率化させるおすすめのツール
以下では、税理士のタスク管理を効率化させるおすすめのツールをご紹介します。
税理士のタスク管理で最も重要なポイントは、顧客情報とタスクを結びつけて管理することです。顧客情報とタスクがバラバラに管理されていると、タスクの処理漏れなどのトラブルに発展したり、業務進捗に悪影響が出たりする可能性があるからです。
したがって、「情報とタスクを結びつけて管理できるツール」を使い、効率よく業務を進められるようにする必要があります。しかし、操作が複雑なツールではITに詳しくない従業員が使いこなせず、全社でタスク管理を徹底することが難しくなってしまうのです。
結論、税理士のタスク管理には、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせて、税理士事務所との親和性が高い情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に書き込んだ情報は、直感的な「フォルダ」で整理できます。また、ノートに紐づく「タスク」で情報と結びつけてタスクを管理できるので、話題が混ざることなく業務を進められます。
組織の情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク機能＞
Stockのタスク機能では、顧客情報と業務を結びつけて管理できるのが大きな特徴です。以下では、「ノートに紐付くタスクを作成する方法」を解説します。
まずは、任意のノートを開き、右上にある[タスク設定］をクリックします。
すると、新規タスク作成画面が表示されるので、「タスク名」「担当者」「期限」を設定します。備考欄には共有したい事項を以下のように記載し、［保存］をクリックします。
作成が完了すると、ノートの上部に表示されます。
このように、ノートにタスクを紐付けることにより、対応時に関連情報にすぐにアクセスできるので、迅速に対応できます。また、目的の情報が埋もれず後からスムーズに振り返られるうえ、問い合わせ業務にありがちな二重対応も防げるのです。
Stockで会計事務所のタスク管理の効率化に成功した事例
以下では、Stockで会計事務所のタスク管理の効率化に成功した事例を2つご紹介します。会計事務所での活用イメージや評判を知りたい担当者の方は必見です。
きずな綜合会計事務所の事例
きずな綜合会計事務所は、中小企業を中心に税務関連サービスを提供する会計事務所です。同社は、チャットツールやExcelでのタスク管理を試してきましたが、直感的に管理できない点や複数人での編集がうまくいかない点に長年困っていました。
そこで、「クライアントとの打ち合わせ議事録」と「チームのタスク」を簡単に管理でき、直感的な情報共有が特徴であるStockの本格導入を決定しました。結果、議事録にワンクリックでタスクを紐付けることで、サクサクと情報を探せるようになったのです。
また、現在では事務所の「情報ストック」と「タスク管理」がすべてStock上で完結するほど、組織のインフラとして運用されています。
税理士法人ユニヴィスの事例
税理士法人ユニヴィスは、税務や会計に関するサービスを提供する会計事務所です。同社では、事業拡大に伴い従来のスプレッドシートでの情報管理に限界を感じていました。
従来のスプレッドシートの管理では、アクセス性が悪く、1つ1つのセルに十分な情報量を記載できないという点や、常に最新情報しか記載できないため、過去の情報を時系列で追えないという問題があったのです。
そこで、Stockを導入すると、すべての情報を確実に残し、各クライアントとのやりとりを時系列で整理して追うことができるようになりました。結果、定性情報を深く把握でき、会話や提案内容の質の劇的な向上が実現しました。
税理士にとってタスク管理が重要な理由まとめ
ここまで、税理士におけるタスク管理の重要性から効率化のポイントまで解説しました。
業務量の多い税理士にとって、タスク管理の徹底は業務効率の向上や進捗状況を把握するために重要です。とくに、ITツールを使ってタスクを管理すれば、スケジュールとの連携や対応状況の可視化も簡単にできるので、タスク管理の効率化につながります。
しかし、ITツールを使ってタスク管理をするときには、ツールが自社に適しているかの見極めが必要です。全従業員が簡単に使いこなせるツールを選定しなければ、実際の業務で活用できず、ツールが形骸化してしまうのです。
したがって、税理士のタスク管理には、Stockのように、税理士業における実績も豊富、かつ誰でも説明なしで使える情報共有ツールが必須です。現在200,000社を超える企業様に導入され、業務効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入し、自社のタスク管理を効率化しましょう。
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