営業やWeb制作では、顧客のニーズを正しく聞き出すため、ヒアリングは大切な業務です。そこで、事前に質問内容をまとめておいたヒアリングシートを用意しておくと、商談内容に抜け漏れが起きるのを防ぐことができます。
しかし、「ヒアリングシートを用意したいが、作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ヒアリングシート作成のコツやテンプレートを中心にご紹介します。
- ヒアリングを効果的に進めたい
- ヒアリングシートの作り方が知りたい
- ヒアリングシートの無料テンプレートが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、ヒアリングシートの作り方が分かるだけでなく、ヒアリングシート管理におすすめのツールも見つかります。
目次
ヒアリングシートが重要な3つの理由
以下では、ヒアリングシートが重要な理由を3つ紹介します。商談の経験が浅い方やヒアリングに苦手意識がある方は必見です。
顧客の要望を正しく理解するため
はじめに、顧客の要望を正しく理解することが大事です。
営業では顧客との信頼関係を構築することが、成功のカギになります。しかし、その場限りの抽象的なヒアリングでは顧客から信用が得られず、本質的な課題に踏み込めません。
そのため、ヒアリングシートを活用して、顧客の潜在的なニーズを引き出しましょう。
要件の聞き漏れを防ぐため
次に、ヒアリングシートは要件の聞き漏れを防ぐのにも役立ちます。
ヒアリングシートを用意しておかなければ、本来聞き出すべきことを忘れてしまうこともあるのです。そのため、事前に聞き出したい内容を整理したヒアリングシートを作成して、商談に臨みましょう。
ヒアリングの質を保つため
最後に、ヒアリングの質を保つためにヒアリングシートを活用しましょう。
ヒアリングシートは、顧客の基本情報や抱える課題を網羅的に質問できるようになっています。そのため、商談相手によって、ヒアリングの質にムラができることがありません。
細かい質問は相手によって変えるべきですが、基本的な項目は同じなのでテンプレートで効率化しましょう。
無料で使えるヒアリングシートのテンプレート
ここでは、無料で使えるヒアリングシートのテンプレートを紹介します。
こちらは、Excelで作成されたシンプルで実用的なレイアウトのテンプレートです。
質問事項のボリュームによって行の高さを調整できるので、ヒアリングの内容に関わらず汎用的に使用できます。
ヒアリングシートを活用するコツ
ここでは、ヒアリングシートを活用する2つのコツをご紹介します。
- 事前準備を怠らない
- 項目は随時更新する
まずは、事前準備を怠らないことが大切です。事前に顧客の情報を集め、解決策を用意し、さらに踏み込んだ質問もできるように考えましょう。
目的別にいくつかテンプレートを作成し、顧客の現状や課題を適切に把握するための質問とは何かを追求しましょう。
上記のコツは当たり前のことですが、完璧にこなせている企業は少ないです。現場では「商談の事前準備」や「ヒアリングシートの更新」をどのようにしているのか確認しましょう。
紙やExcelでヒアリングシートを作成するデメリット
紙やExcelは、ヒアリングシートに不向きです。
紙のヒアリングシートは、紛失や情報漏洩の危険性があります。これでは大切な顧客の信用を失ってしまいます。
また、Excelなどのスプレッドシートを使う方法もありますが、次第に同じようなファイルが増え、管理が煩雑になるのです。
このように、紙やExcelのヒアリングシートはデメリットが大きいため、おすすめはできません。
【これで解決】ヒアリングシートの管理におすすめのツール
以下では、ヒアリングシートの管理におすすめのツールをご紹介します。
ヒアリングシートは顧客の大切な情報が記載されているため、紛失することがあってはなりません。そのため、データを紛失することがないツールを活用しましょう。
また、ヒアリングの質を上げるためにも、顧客に合わせて随時質問を変更したり、ヒアリングごとに質問項目を更新したりできるようにすべきです。つまり、Excelのように更新が面倒なファイルではなく、簡単に編集できるノート型ツールが適しています。
結論、ヒアリングシートの管理に最適なのは、あらゆる情報を保存できる「ノート」があり、誰でも直感的に操作できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には「テンプレート機能」があり、ワンクリックでヒアリングシートの雛形を呼び出せます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、チャットツールのように話題が入り乱れることはありません。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
ヒアリングシートの書き方やテンプレートの項目まとめ
これまで、「ヒアリングシートの書き方」や「Excelで使える無料テンプレート」を中心にご紹介しました。
Excelでヒアリングシートを管理している企業もありますが、類似のファイルが増えて最新版が見つからなくなったり、わざわざアクセスするのが面倒で更新されなくなったりします。そのため、ファイルではなくノートで管理できるツールが最適です。
ただし、テンプレート機能を備えているノート型ツールでなければ、フォーマットを別途管理しなければなりません。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、わずかな操作でフォーマットを呼び出せる「テンプレート機能」がある『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ヒアリングシートを簡単に管理できる仕組みをつくりましょう。
