近年では税理士事務所向けのITツールが登場するなど、税理士業界にもDXの波が押し寄せています。具体的には、人手不足の解消を目的として、ITツールを活用した事務作業の自動化やペーパーレス化が進められています。
したがって、税理士事務所が効率的に業務を進めるには、ITツールの導入は欠かせません。しかし、「ITツールの導入を検討しているが、どれが自社に適しているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士事務所におすすめのツール7選を中心にご紹介します。
- 顧問先が増えて情報を管理しきれず困っている
- ITツールを導入して業務を効率的に進めたい
- 社員全員が使いこなせるツールを使いたい
という方がこの記事を参考にすると、税理士業務に最適なツールを見つけられるだけでなく、具体的な運用イメージもできます。
目次
税理士事務所における業務上の3つの課題と解決法
以下では、税理士事務所が抱える3つの課題と解決法を解説します。事務所の課題に応じて適切なツールは異なるため、自社の課題と解決に役立つITツールの特徴を把握しておきましょう。
（1）情報が乱立する
1つ目の課題として、顧問先の情報が整理されていないことが挙げられます。
税理士事務所では数十件以上の仕事を並行することになるため、管理すべき情報は膨大です。そのため、適切な管理ルールを設けなければ、必要な書類が見つからなかったり情報共有が滞って認識がすれ違ったりなどのトラブルにつながります。
しかし、正しく整理しようとして複雑なルールを作ると、運用にストレスを感じてしまいます。そこで、「誰でも簡単に情報を仕分け・検索できるITツール」を導入すれば、顧問先ごとにフォルダ分けをするなど、シンプルなルールで管理しやすい体制が整えられるのです。
（2）繁忙期には残業が発生する
2つ目の課題は、繁忙期に残業が発生しやすいことです。
Money Forwardの調査によると、確定申告が必要になる繁忙期には、全体の4割の事務所で残業時間が一人あたり月45時間を超えることが分かっています。残業が増えれば疲労による集中力の低下を招き、結果として業務ミスの発生につながってしまうのです。
そのため、単純業務の自動化といった、業務のDXを促進するITツールを導入して業務効率化に取り組みましょう。手間のかかっていた仕事が短時間で終わり、より専門的な作業に時間を割けられるようになります。
（3）スタッフ間でITリテラシーが異なる
3つ目の課題として、「ITに詳しい税理士」と「ITが苦手な税理士」の差が激しいことが挙げられます。
税理士事務所に所属する税理士の多くが60代以上という統計があり、平均年齢が年々高くなっています。そのため、所属する税理士が使いこなせないという懸念があり、ITツールの導入に踏み込めないケースが多いのです。
そこで、必要な機能に過不足がなくシンプルな「ナレカン」のようなツールを選定しましょう。シンプルなツールは過剰な機能がないので、「導入即日から運用に乗せられる」「コストを削減できる」「ツールの形骸化を防げる」といったメリットがあります。
税理士事務所と親和性の高いツールの種類とは
以下では、税理士事務所で役立つツールの種類を7つ紹介します。ここでは業務効率化に直結するツールを厳選したので、ITツールへの理解を深めて最適なものに目星をつけましょう。
（1）ナレッジ管理ツール
結論、税理士事務所に最適なのがナレッジ管理ツールです。
ナレッジとは「組織にとって有益で価値のある情報」を指します。たとえば、「書類の作成方法」や「顧客対応の流れ」などのナレッジをマニュアル化して管理しておけば、事務所内で業務を均一化できるだけでなく、新人教育にも役立つのです。
また、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」のようなツールであれば、「顧問先ごとの情報」や「過去の対応記録」から、目的の情報に即アクセスできます。以上のように、ナレッジ管理ツールを使うとあらゆる業務を効率化できるのです。
（2）情報共有ツール
情報共有ツールも、税理士事務所との親和性が高いツールとして挙げられます。
情報共有ツールは顧問先ごとに書類を簡単に分けられるため、アクセスするのに手間がかかりません。また、一部のツールでは書類ごとに締め切りを知らせてくれる「タスク」が設定できるため、提出忘れが許されない税務書類の管理に最適です。
さらに、管理している書類はリアルタイムで更新等が反映されるため、事務所内で情報の行き違いも起こらなくなります。このように、あらゆる情報を同時並行で管理し、厳格な締め切りのある業務が多い税理士事務所には「情報共有ツール」が適しています。
（3）オンラインストレージ
オンラインストレージは、情報の保護を通して税理士事務所の業務に貢献します。
オンラインストレージにアップされたファイルは、スタッフであれば場所や時間を問わずに閲覧できます。万が一、PCが破損した場合も別の端末からオンラインストレージにアクセスできるので、重要な書類を見られないという心配はありません。
このように、オンラインストレージは情報の紛失を未然に防ぎ、税理士事務所の滞りのない業務遂行に貢献します。ただし、オンラインストレージでファイルを管理すると、「わざわざ開いて、編集し、保存する」という面倒な手間がかかる点に注意しましょう。
（4）チャットツール
チャットツールによって、税理士事務所内のコミュニケーションが活性化され、業務分担が進みます。
チャットツールを導入すれば、業務の依頼や進捗の報告などが場所や時間を問わずにできます。また、メールと比較して「会話するようなスピーディなやりとり」が可能です。
このように、チャットツールはスタッフ間でのやりとりを効率化させ、業務スピードを向上させます。ただし、チャットツールの多くは「大切な情報が流れてしまい探し出すのに苦労する」という欠点があるので注意しましょう。
（5）クラウド会計ツール
クラウド会計ツールを導入すれば、税理士の主要業務を効率化できます。
クラウド会計ツールは従来の会計ツールとは異なり、データが自動で同期されるので顧問先と事務所で最新のデータを常に共有できます。また、データはクラウドに保存されているので、PCが破損してもアクセスできなくなるといった心配がありません。
現在では、口座やクレジットカードの取引データを自動で入力するツールもあるため、税理士の事務作業を削減できます。このように、クラウド会計ツールは「リアルタイム共有・自動入力」を通して業務効率化に貢献します。
（6）RPAツール
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールは業務上のミスを防ぎ、税理士の業務を効率化させます。
RPAツールは、定められたルールに従って作業を正確に実行します。たとえば、手作業で数値入力した場合は人的ミスが発生しやすくなりますが、RPAツールであればその心配がありません。
そのため、RPAツールによって入力ミスを防いで業務の質を向上できるほか、自社への信頼にもつながるのです。
（7）タスク管理ツール
タスク管理ツールは、「業務の進捗」や「事務所全体の業務量」を把握するための機能を備えたツールです。
スタッフごとの業務の進捗状況が分かれば、次のタスクの割り振りも適切な業務量・タイミングでできます。また、タスクに対して優先度を設定する機能を備えたツールもあるため、仕事を任されたスタッフもどの順番で着手するべきか計画が立てやすくなるのです。
このようにタスク管理ツールを使って作業を管理すれば、確実性が求められる税理士業務の抜け漏れや遅れを未然に防げます。
関連記事： 司法書士事務所に最適なクラウドツール9選を紹介！
【種類別】税理士事務所の業務効率化を実現するツール7選
以下では、税理士事務所の業務効率化を実現するおすすめのツール7選を解説します。
税理士事務所では、あらゆる情報を適切に管理するためにITツールは必須です。とくに、全国に拠点を展開する大規模組織の場合、「支店の顧問先ごとに情報管理する機能」や「目的の情報を簡単に探し出せる機能」があれば、情報が散在せずに一元管理出来ます。
したがって、業務マニュアルや顧問先の問い合わせ情報を「ナレッジ化」して一元管理するツールを導入しましょう。また、蓄積した情報は誰もがすぐにアクセスできる状態で保管しておかなくてはなりません。
結論、税理士事務所で導入すべきツールは、顧問先や業務ごとに「フォルダ」で記事をまとめられ、超高精度の「検索機能」によって必要な情報にすぐにアクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、顧問先とのやり取りなどの情報を「記事」へ書き込み「フォルダ」で分類して整理できます。また、「平均0.2秒」の高速スピードと「ヒット率100%」の超高精度を兼ね備えた「キーワード検索」で簡単に欲しい情報へアクセスでき、業務効率化を実現するのです。
ナレッジ管理｜社内のあらゆる情報に即アクセスできるツール【ナレカン】
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで作成した業務マニュアルの例＞
ナレカンでは、上の画像のような業務マニュアルを作成できます。また、顧問先ごとの問い合わせ記録などを作成するときには自社独自の項目を記載した「テンプレート」をワンクリックで呼び出せるので、情報ストックが驚くほど簡単にできます。
情報共有｜最も簡単に情報を共有できるツール【Stock】
税理士事務所では、あらゆる情報を適切に管理しなければならないため情報共有ツールが適しています。また、税務書類などの締め切りに追われ忙しい事務所では、締め切りを設定できるタスク機能のあるツールだと重宝します。
そのため、締め切りを管理出来るタスク機能を活用したい場合には、「Stock」の利用が適しています。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンラインストレージ｜書類のデータをフォルダで共有できるツール【Dropbox】
＜Dropboxの特徴＞
- すべての情報をクラウドに保存できる
- データ保護による強固なセキュリティ
書類をクラウドに保存すれば、PCが故障しても別端末からアクセスできるほか、社員同士の共有もリアルタイムにできます。
2024年春にリリースされたエンドツーエンドの暗号化機能により、任意のユーザーだけが機密情報にアクセスできるよう簡単に設定できるようになりました。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- フォルダ内でフォルダを簡単に作成できる
- 「削除したファイル」機能が充実している
[作成]ボタンからフォルダを作成でき、フォルダ内のなかにさらにフォルダを作って階層化することも可能です。ただし、フォルダの階層は深くなると必要なデータが埋もれやすくなるので、作りすぎには注意が必要です。
一般的にはゴミ箱機能にあたる「削除したファイル」では、削除したファイルを期間やユーザー名を絞ってフィルタリングできます。したがって、誤ってファイルを削除した場合に役立ちます。
＜Dropboxの注意点＞
- ほかのツールと併用する必要がある
- 無料で保存できる容量が少ない
Dropboxはファイル管理に特化しているので、厳格なタスク管理や円滑なコミュケーションができる機能はありません。
無料プランで保存できるファイルは1人2GBまでとなっており、ユーザーからは「無料で使用するには容量が少ないため、大きなファイルの共有が難しい。」という声があります。（参考：ITトレンド）
＜Dropbox（ビジネス用）の料金体系＞
- Basic：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Essentials：2,400円/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
チャット｜社内外のコミュニケーションを活性化するツール【Chatwork】
＜Chatworkの特徴＞
- 簡単にコミュニケーションがとれる
- 既読機能がない
チャット機能には豊富な絵文字やスタンプがあるため、より気軽で円滑なコミュニケーションを実現できます。
チャットには既読機能がないため、プレッシャーを感じずに任意のタイミングでメッセージを確認できます。
＜Chatworkの機能・使用感＞
- グループチャット
- タスク管理
- ファイル管理
グループチャットでは、テキストメッセージに加えてワード・エクセルなどのファイルや画像も送信できます。また、社外メンバーを招待したグループも作成できるので、顧問先とチャット形式でやりとりしたい場合に便利です。
グループチャットごとにタスク管理ができます。そのため、事務所全体だけでなく、案件ごとのタスク管理も可能です。
グループチャットに送信したファイルを一覧で管理できます。共有された顧客情報などを読み返したいときに便利です。
＜Chatworkの注意点＞
- 過去のメッセージに閲覧制限がある
- メッセージが埋もれやすい
フリープランでは「過去40日以内に投稿された最新5,000件」のメッセージのみ閲覧可能となっています。そのため、長期間利用する場合は過去のメッセージが見られないので注意しましょう。
利用しているユーザーからは「スレッド機能がないため、グループチャットで特定のプロジェクトに関するメッセージが他のメッセージに埋もれてしまうことがあり、まとめて表示できると良いと思います。」という声があります。（参考：ITreview）
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い)
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い)
クラウド会計｜幅広い機能が備わったグループウェア【MyKomon】
＜MyKomonの特徴＞
- 顧問先ごとの損益分析ができる
- スマホでも使える
日報のデータから、顧問先ごとの報酬・工数・人件費が一覧で表示できるので、採算ラインを見える化できます。
MyKomonはPCだけでなくiPhone、Android端末でも利用できます。そのため、移動中や出先での情報確認に便利です。
＜MyKomonの機能・使用感＞
- 共有フォルダ
- 勤怠管理
顧問先とファイルを共有できます。電子帳簿保存法にも対応しているので、スキャナ保存をしたい場合に適しています。
勤怠管理ができるうえ、同ツールの給与計算機能へ情報を結び付けられます。そのため、スタッフの給与を手計算する負担も軽減できるのです。
＜MyKomonの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- スマホのスケジュール管理アプリが上手く開かない
あらゆる業務に対応できる豊富な機能がありますが、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。
MyKomonでは、スケジュール管理に特化したスマートフォンアプリを展開しています。一方で、ユーザーからは「一定の操作をすると落ちてしまう」という声が寄せられています。（引用：App Store）
＜MyKomonの料金体系＞
- 問い合わせが必要です
RPA｜業務の自動化を実現するツール【EzRobot】
＜EzRobotの特徴＞
- 定型業務を自動化できる
- 税理士のニーズを踏まえたRPAシステム
業務手順をシステムに記述するだけで、自動で業務を実行するロボットが完成します。そのため、ルーティン化している業務が多い場合に効果的です。
税理士の会計業務に特化したRPA（業務自動化）システムとなっており、全国の税理士法人と連携しながら開発が続けられています。
＜EzRobotの機能・使用感＞
- 手続きの自働化
- 自動化できるアプリが豊富
業務手順を入力すればその通りにシステムが稼働するため、定期的におこなわれる手続きについて、人の手を煩わせません。
Microsoft OfficeからGoogle Chromeまで自動化できるアプリが豊富なため、対応できる業務は多岐にわたります。
＜EzRobotの注意点＞
- 事前に使い方を理解しておく必要がある
- 実行中にパソコンが止まることがある
多機能性を活かすには複雑な業務手順をシステムに打ち込む必要があるため、ツールの使用方法を十分に理解しておかなければいけません。
利用しているユーザーからは「ロボットの処理の量によってはPCが止まってしまうことがあります」という声があります。そのため、とくに業務中の利用は注意が必要です。（引用：ITreview）
＜EzRobotの料金体系＞
- 初期費用+50,000円/月～
タスク管理｜税務業務タスクの管理に役立つツール【ZoooU】
＜ZoooUの特徴＞
- 税務業務のタスク作成・管理に役立つ
- 自動作成されたタスクをスケジュール化できる
税務業務タスクがテンプレート化されているため、自動でタスクが作成されます。そのため、タスクの抜け漏れが減少するのです。
1年を通した基本の税務の業務量を可視化できるので、実務経験が浅くても大まかな流れを把握できます。
＜ZoooUの機能・使用感＞
- 顧客情報の管理
- 財務イベント機能
顧客情報はZoooUで一元化できます。そのため、顧客ごとの情報が属人化して、引き継ぎに手間がかかるといった問題が解消されます。
顧問先の情報を入力すると、自動で「財務イベント」が作成されます。税務のスケジュールを見える化できるため、スケジュール管理を効率化できるのです。
＜ZoooUの注意点＞
- 多機能ゆえに使いづらい可能性がある
「ストレージ」や「ダッシュボード」など多くの機能を備えているため、使いづらいと感じる可能性があります。
＜ZoooUの料金体系＞
- 基本料金17,820円(税抜）/月＋1,980円(税抜）/ID/月
税理士事務所におすすめのツール7選の比較表
以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Dropbox | Chatwork | MyKomon | EzRobot | ZoooU | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内のあらゆる情報に即アクセスできるツール |
最も簡単に情報を共有できるツール |
書類のデータをフォルダで共有できるツール |
社内外のコミュニケーションを活性化するツール |
幅広い機能が備わったグループウェア |
業務の自動化を実現するツール |
税務業務タスクの管理に役立つツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） |
シンプルで簡単（中小規模の企業向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| コメント機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
自動分析機能は備わっていない |
ほかのツールと併用する必要がある |
情報が流れるので必要な情報をあとから見つけづらい |
多機能ゆえに使いこなすのが難しい |
事前に使い方を理解しておく必要がある |
使いづらい可能性がある |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは840円/ユーザー/月～ |
・要問い合わせ |
・無料プランなし
・有料プランは50,000円/月～ |
・無料プランなし
・有料プランは19,800円/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
「Chatwork」の詳細はこちら |
「MyKomon」の詳細はこちら |
「EzRobot」の詳細はこちら |
「ZoooU」の詳細はこちら |
とくに、税理士事務所では必要なときに欲しい情報へすぐアクセスできるかを重視して選ぶと、業務がスムーズに進みます。
税理士事務所におすすめのツールまとめ
ここまで、税理士事務所が抱える課題とおすすめツールを中心に紹介しました。
税理士事務所では「情報が散在する」「業務効率が悪く、残業が発生する」などの課題を抱えています。そのため「事務所全体の情報を一元管理できる」ITツールを導入し、規模の大きい事務所でも効率的に業務を遂行できるようにしなくてはなりません。
とくに、顧問先の情報や業務マニュアルは貴重な「ナレッジ」なので、専門ツールでの管理が必須です。しかし、税理士業界は過半数が60代以上であるため、「誰でも直感的に操作できる、情報管理に過不足のない機能を備えたITツール」を導入しましょう。
結論、税理士事務所に導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方ならば誰でも簡単に情報管理できるナレッジ管理ツールの「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、税理士事務所の業務を効率化しましょう。
