昨今、多くの企業で取り入れられているデジタル化は、税理士業においても重要視されている考え方です。
しかし、今もアナログな方法で業務を遂行しており、なぜ税理士業でデジタル化が必要なのか分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士事務所のデジタル化が必要な理由や導入例を中心にご紹介します。
- 税理士事務所でのデジタル化に取り組みたいが、自社にできるか不安である
- 税理士業におけるデジタル化の課題をあらかじめ把握して解消したい
- デジタル化を実現する導入例が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、税理士事務所でのデジタル化が求められる理由が分かり、導入例をもとに自社でのデジタル化を成功させられます。
目次
税理所事務所のデジタル化が求められる理由
ここからは、税理士事務所のデジタル化が求められる理由を解説します。以下を全社へ周知しておけば、デジタル化に対する従業員の理解を深められます。
税理士に求められる業務の変化
税理士業のデジタル化が必要な理由は、税理士に求められる業務が変化したことです。
記帳業務や仕訳など、以前まで税理士に頼んでいた業務を、会計ソフトを使って処理する企業が増えました。その結果、税理士は税務代行などの業務だけでなく、経営に関するアドバイスや支援も求められるようになったのです。
従業員の持つ知識は顧問先にとって有益なアドバイスとなる一方、知識が個人に属人化していては、事務所全体の利益向上につながりません。したがって、情報をデジタル技術によって集約し、顧問先の資金繰りや業務改善に対するアドバイスをする必要があります。
働き方の変化
税理士事務所でのデジタル化が注目される背景には、働き方の変化もあります。
2019年に施行された働き方改革の影響を受け、税理士業界でも長時間労働の是正や、ワーク・ライフ・バランスの実現が求められるようになりました。
とくに、確定申告シーズンなどの繁忙期に従業員の残業で対応していた事務所は、時間外労働に制限が発生するので、以前のような業務進行ができなくなります。そのため、デジタル化によって業務フローの改善や業務効率化に取り組む必要があるのです。
税理士事務所のデジタル化における課題とは
税理士事務所でのデジタル化は不可欠な一方、デジタル化が進まない企業もあるのが現状です。そこで以下では、税理士事務所でのデジタル化における課題を紹介します。
IT人材が不足している
税理士事務所でのデジタル化の課題として、IT人材の不足があります。
日本税理士会連合会の「第6回税理士実態調査」によれば、50歳以上の人材が業界の7割を占めています。業界全体で高齢化が進んでおり、ITについて詳しい人材が少ないうえ、デジタル化に取り組んでも対応できない可能性があるのです。
また、事務所内にIT人材がいても、業務に追われておりデジタル化には手が回らないケースもあります。このように、デジタル化の必要性は理解しているものの、実現が難しいことが課題のひとつです。
ペーパーレス化しづらい
税理士事務所でのデジタル化では、業界の特性上ペーパーレス化しづらいことも課題になっています。
押印の義務化廃止によって、手続き関係の書類などはペーパーレス化が進む一方、仕訳や元帳のチェックなどを紙でしている事務所も多いです。さらに、自社でのデジタル化が進んでいても、顧問先から預かる資料が紙ベースになっているケースもあります。
このように、ペーパーレス化が進まない状況では、情報をすべてデジタル化するのは難しいと言えるのです。
税理士事務所でのデジタル化導入例4選
ここからは、税理士事務所でのデジタル化導入例を4つご紹介します。効果がでる期間や準備に必要な期間は手段によって大きく異なるため、自社ではどの方法が適切かを見極めたうえで取り組みましょう。
（1）紙情報を電子化する
デジタル化の取り組みとして、紙情報をすべて電子化する方法があります。
たとえば、顧問先から預かっている資料などをすべてスキャンして、デジタルデータとして管理します。データであれば、紙媒体のように物理的な場所をとらないので、保管場所として使っていたスペースを有効活用できるようになります。
また、データを共有サーバーやクラウドツールで管理すれば、社員間での情報共有の手間が軽減します。
（2）RPAの導入
RPAの導入も、デジタル化に貢献します。
RPAとはRobotic Process Automationのことで、パソコン上での作業をロボットによって自動化する技術を指します。データ入力など、税理士事務所で発生する単純作業をRPAによって処理すれば、コストを最小限にして業務が進行できます。
結果として、該当業務に時間をとられていた税理士を、専門知識が必要な業務に充てられるようになり、生産性が高まるのです。
（3）クラウド型会計ソフトの導入
クラウド型会計ソフトを導入し、会計処理をデジタル化する方法もあります。
従来のインストール型の会計ソフトの場合、データ共有や登録には顧問先とのやりとりが不可欠でした。しかし、クラウド型の会計ソフトを導入すれば、会計データをインターネット上で顧問先と共有できるようになります。
さらに、顧問先から預かるデータもクラウド上でインポートが完了するので、従来のように読み込み作業をする手間もありません。このように、会計ソフトの導入により、業務を効率よく進められるため、空いたリソースをほかの業務に割けるようになります。
（4）情報共有ツールの導入
デジタル化実現のために、情報共有ツールを導入するのも有効です。
紙媒体からデータでの管理に変更しても、ツール内でコミュニケーションがとれなければ別途連絡手段が必要です。しかし、電話やメールなどは馴染みがある一方、連絡時には時間も手間もかかってしまいます。
そこで、情報共有ツールを使えば、チャット機能などで手軽にコミュニケーションがとれます。とくに、「Stock」のようなツールであれば、一時的なやりとりだけでなく顧客情報や問い合わせ履歴など、データベース化すべき情報の管理も可能です。
税理士事務所でのデジタル化に貢献するおすすめのツール
以下では、税理士事務所でのデジタル化に貢献するおすすめのツールをご紹介します。
従業員のITリテラシーに課題がある税理士事務所において、デジタル化に貢献するツールの選定は最も重要です。ツールが「導入しただけ」で終わらないように、業務における活用まで見越したうえで検討しましょう。
とくに、多機能なツールは便利に見えますが、操作が難しく従業員が使いこなせないケースが大半です。したがって、導入するツールは、誰でも使いこなせて、かつ業務効率を上げられるツールでなくてはなりません。
結論、自社が導入すべきツールは、「ノート」「メッセージ」「タスク」の機能に過不足がなく、士業の情報を最も簡単に蓄積・共有できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に蓄積した業務情報は、直感的な「フォルダ」で管理されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」で話題が混ざらず、日々のコミュニケーションやタスク管理もできる点が、ほかのツールにはない大きな特徴です。
士業の情報を最も簡単に蓄積・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
税理士事務所におけるデジタル化まとめ
ここまで、税理士事務所においてデジタル化が求められる背景やデジタル化の壁・導入例をご紹介しました。
働き方改革の影響や求められる業務の変化により、税理士事務所においてはデジタル化が必須です。しかし、IT人材が不足しており、ペーパーレスが実現しづらい業界の特性上、デジタル化が進まないのも現状です。
デジタル化を実現する方法はさまざまですが、導入の簡単さと効果の両方を実現させるのであれば、ITツールがおすすめです。ただし、導入するITツールは、情報の蓄積から共有までを「簡単に一元管理できるツール」でなければなりません。
そこで、Stockのように、あらゆる情報の一元管理を簡単に実現できる情報共有ツールが必須です。現在、非IT企業を中心に200,000社以上に導入され、社内情報の一元化に貢献しています。
ぜひ「Stock」を導入し、自社のデジタル化を成功させましょう。
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