税理士業務では、会計データの入力や書類作成、顧客とのやりとりなど、多くの業務が発生します。近年は法改正への対応も重なり、日々の確認作業や書類の手続きに追われる税理士事務所が増えているため、デジタル化の需要が高まっているのです。
しかし、実際には「税理士業務をデジタル化したいが、何から始めればよいかわからない」「紙やExcel中心の業務からなかなか脱却できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士業務のデジタル化が進まない原因やデジタル化のポイントを中心にご紹介します。
- 紙やExcel管理から脱却し、顧客情報を一元化したい税理士事務所の所長
- 制度改正対応に追われ、本来の顧問業務に十分な時間を割けていない税理士
- 顧問先の増加に伴い、属人化しない事務所運営体制を構築したい責任者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、税理士業務のデジタル化に必要な知識を理解でき、自社に合ったデジタル化の進め方を見つけられます。
目次
税理士事務所のデジタル化が求められる理由
以下では、税理士事務所のデジタル化が求められる理由を解説します。デジタル化に取りかかる前に、以下を社内へ周知してデジタル化に対する従業員の理解を深めましょう。
税理士に求められる業務の変化
税理士事務所でデジタル化が必要とされるのは、税理士に求められる役割が大きく変化しているためです。
記帳や仕訳などの業務は、会計ソフトの普及によって企業側で処理できるようになったため、税理士には税務代行に加えて経営面の助言や支援が求められています。一方で、専門知識が属人化したままでは、顧問先に提供できるサービスの質を十分に高められません。
そのため、業務に必要な情報をデジタル化し、誰でも必要な内容をすぐに確認できるようにすることが重要です。こうした環境が整えば、顧問先の資金繰りや業務改善について、より的確で実践的なアドバイスができるようになります。
働き方の変化
税理士事務所でのデジタル化が注目される背景には、働き方の変化もあります。
2019年の働き方改革の施行により、税理士業界でも長時間労働の是正やワーク・ライフ・バランスの確保が求められるようになりました。とくに繁忙期で残業が発生している事務所では、時間外労働の規制によって従来の進め方が通用しなくなっているのです。
そのため、デジタル化によって業務フローを改善し、限られた時間で効率的に仕事を進められる体制を整えることが不可欠なのです。
税理士事務所のデジタル化が進まない3つの課題
税理士事務所でのデジタル化は不可欠な一方、デジタル化が進まない企業もあるのが現状です。そこで以下では、税理士事務所でのデジタル化における課題をご紹介します。
ITに詳しい専門の人材が不足している
税理士事務所でのデジタル化の課題として、IT人材の不足があります。
「会計事務所白書2025」によれば、会計事務所がデジタル化に取り組まない原因として最も多かったのが「人材や知識が不足している」でした。税理士事務所ではITについて詳しい人材が少ないため、デジタル化に取り組んでも対応できない可能性があるのです。
また、事務所内にIT専門の人材がいても、業務に追われておりデジタル化には手が回らないケースもあります。このように、デジタル化の必要性は理解しているものの、実現が難しいことが課題のひとつです。
紙資料が多く、ペーパーレス化しづらい
税理士事務所でのデジタル化では、紙資料が多いためペーパーレス化しづらいことも課題になっています。
押印の義務化廃止によって、手続き関係の書類などはペーパーレス化が進む一方、仕訳や元帳のチェックなどを紙媒体でしている事務所も多いです。さらに、自社でのデジタル化が進んでいても、顧問先から預かる資料が紙ベースになっていることもあります。
このように、ペーパーレス化が進まない状況では、情報をすべてデジタル化するのは難しいと言えるのです。
顧客情報や業務のノウハウが属人化している
顧客情報や、ベテラン職員のノウハウが属人化していることも、税理士事務所のデジタル化を阻む課題となっています。
過去の対応履歴が担当者のExcelや個人フォルダにバラバラに保存されていると、ほかの職員が内容を確認できません。また、手続きの細かいコツが書類に残っていないため、新人が育ちにくく、毎回ベテラン職員に口頭で確認する手間が発生します。
このように、担当者しか状況が分からない状態のままでは、業務を整理・共有することが難しく、「どの作業をどうやってデジタルに切り替えるか」といった準備が進まないのです。
税理士事務所でのデジタル化導入例4選
以下では、税理士事務所でのデジタル化導入例を4つご紹介します。効果がでる期間や準備に必要な期間は手段によって大きく異なるため、自社ではどの方法が適切かを見極めたうえで取り組みましょう。
（1）紙情報を電子化する
デジタル化の取り組みとして、紙情報をすべて電子化する方法があります。
たとえば、顧問先から預かっている資料などをすべてスキャンして、デジタルデータとして管理します。データであれば、紙媒体のように物理的な場所をとらないので、保管場所として使っていたスペースを有効活用できるようになります。
また、データを共有サーバーやクラウドツールで管理すれば、社員間での情報共有の手間が軽減します。
（2）RPAの導入
RPAの導入も、デジタル化に貢献します。
RPAとはRobotic Process Automationのことで、パソコン上での作業をロボットによって自動化する技術を指します。データ入力など、税理士事務所で発生する単純作業をRPAによって処理すれば、コストを最小限にして業務が進行できます。
結果として、単純作業に時間をとられていた税理士を、専門知識が必要な業務に充てられるようになるのです。
（3）クラウド型会計ソフトの導入
クラウド型会計ソフトを導入し、会計処理をデジタル化する方法もあります。
従来のインストール型の会計ソフトの場合、データ共有や登録には顧問先とのやりとりが不可欠でした。しかし、クラウド型の会計ソフトを導入すれば、会計データをインターネット上で顧問先と共有できるようになります。
さらに、顧問先から預かるデータもクラウド上でインポートが完了するので、従来のように読み込み作業をする手間もありません。このように、会計ソフトの導入により、業務を効率よく進められるため、空いたリソースをほかの業務に割けるようになります。
（4）情報共有ツールの導入
デジタル化実現のために、情報共有ツールを導入するのも有効です。
紙媒体からデータでの管理に変更しても、ツール内でコミュニケーションがとれなければ別途連絡手段が必要です。しかし、電話やメールは手軽な一方、やりとりが個人ごとに分散しやすく、過去の連絡内容を確認したり、関係者へ共有したりする手間が発生します。
そこで、情報共有ツールを使えば、チャット機能などで手軽にコミュニケーションがとれます。とくに、「Stock」のようなツールであれば、一時的なやりとりだけでなく顧客情報や問い合わせ履歴など、データベース化すべき情報の管理も可能です。
税理士事務所のデジタル化を成功させるポイント
税理士事務所のデジタル化を成功させるポイントは以下のとおりです。
- 情報の保存場所を統一する
顧客情報や書類データを1つの場所に集約することで、誰でも同じ情報にすぐアクセスできる環境をつくれます。 - 誰でも使えるシンプルなツールを選ぶ
複雑な機能よりも、誰でも使えるシンプルな操作性を優先することで、職員全員が無理なくデジタル化に参加できます。 - 業務フローに合わせて無理なく運用する
現場の作業手順に沿った形で仕組みを組み込むことで、従来の仕事の流れを崩さずにデジタル化を定着させられます。
これらのポイントを押さえることで、事務所全体が自然にデジタル化へ移行できるようになります。
税理士事務所でのデジタル化に貢献するおすすめのツール
以下では、税理士事務所のデジタル化を進めるうえで、顧客情報や対応履歴を一元管理できるおすすめのツールをご紹介します。
税理士事務所では、顧客ごとの資料や過去の対応履歴がメールや共有フォルダなどに分散しがちです。このままでは、必要な情報を探す時間が増えるだけでなく、担当者しか経緯を把握できず属人化も深刻化するのです。
しかし、「メールを確認する」「共有フォルダに保存する」といった運用ルールを徹底するだけでは限界があります。顧問先が増えると、情報の保存場所がばらつき、過去のやりとりをすぐに確認できなくなってしまいます。
そこで、顧問先ごとの情報や対応履歴を1か所にまとめ、誰でも必要な情報をすぐに確認できる環境を整えましょう。事務所内で同じ情報を参照する仕組みがあれば、情報共有の手間を減らしながら、属人化を防げます。
こうした条件に最も当てはまるのが、非IT企業の65歳の方でも使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」です。Stockは顧問先ごとにノート形式で情報を蓄積するため、対応履歴や業務手順をまとめて管理でき、担当者が変わってもスムーズに情報を引き継げます。
士業の情報を最も簡単に蓄積・共有できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
税理士事務所におけるデジタル化まとめ
これまで、税理士事務所のデジタル化が進まない原因やデジタル化の導入例、成功させるポイントを中心にご紹介しました。
働き方改革の影響や求められる業務の変化により、税理士事務所においてはデジタル化が必須です。しかし、IT人材が不足しており、ペーパーレスが実現しづらい業界の特性上、デジタル化が進まないのも現状です。
デジタル化を実現する方法はさまざまですが、導入の簡単さと効果の両方を実現させるのであれば、ITツールがおすすめです。ただし、導入するITツールは、情報の蓄積から共有までを「簡単に一元管理できるツール」でなければなりません。
こうした条件に最適なのは、税理士事務所の情報共有や顧客管理をシンプルに一元化できるITツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、税理士事務所の情報管理を効率化しながら生産性の高い業務体制を実現しましょう。
