昨今では、計画から改善までのプロセス（PDCAサイクル）を繰り返すことで、業務管理や商品の品質を向上させる手法が一般的です。また、PDCAサイクルを効率よく回す方法として「PDCA日報」を取り入れる企業が増えています。
しかし、「PDCA日報という言葉を聞いたことがあるが、取り組み方が分からない」「PDCAサイクルを業務に浸透させようとしたが、上手くいかなかった」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PDCA日報を作成すべき理由や注意点を中心にご紹介します。
- PDCA日報の書き方を理解して、業務改善に活かしたい
- テンプレートを活用して効率よく日報を作成・管理したい
- PDCA日報の管理・共有に便利なツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、業務改善につながるPDCA日報を効果的に運用する方法が分かります。
目次
PDCAサイクルとは
PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の一連の流れを循環させることです。
PDCAサイクルを意識すれば「自身が何のために、何をすべきか」が明確になるので、業務へのモチベーションを維持できます。また、計画から改善までを一巡とするPDCAサイクルを回すことで、確実に業務改善を積み重ねられるのです。
このように、PDCAサイクルを取りいれると、各社員が個人で課題点を見つけて改善を重ねるため、結果的に会社全体の生産性や業績を向上できます。
PDCAの具体例
企業におけるPDCAの具体例は以下が考えられます。
- Plan：市場やターゲットのリサーチをして製品の販売経路や生産量を決定する
- Do：製品を販売する
- Check：製品の販売が上手くいかなかった場合、原因を探る
- Action：原因を解消する改善策を立てる
上記のように、企業においてPDCAは商品販売やプロジェクト企画などに活用できます。また、PDCAは日常的に回すこともできるため、ささいなことでもPDCAに沿って行動すると、業績改善につながるのです。
日報・PDCA日報とは
日報とは、「日々の業務の進捗状況や反省点を報告する文書」で、PDCA日報とは、「業務改善のPDCAサイクルを早いスピードで回せるように、毎日の日報に合わせて記録する日報」です。以下では、PDCA日報を作成する理由や書き方を解説します。
PDCA日報を作成すべき理由
PDCA日報は、「PDCAサイクルを早く回して、業務改善のスピードを上げるため」に作成すべきです。
部下に「計画/実行/評価/改善」の流れを定着させるには、日報のような毎日の業務報告に組み込むのが最も効率的です。具体的には、担当業務の計画から結果までを日報で報告させ、上司からのフィードバックをもとにどのように改善するかも併せて記録します。
このように、PDCAサイクルを繰り返し回して、確実に業務改善するための手段として、PDCA日報が有効なのです。そこで、紙ではなく「Stock」のようなITツールを活用すれば、日報の管理体制が整ううえに、作成やフィードバックがスムーズになります。
PDCA日報の書き方や必要な項目とは
以下では、PDCAに必要な5つの項目をご紹介します。PDCA日報を作成するときは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）に抜け漏れがないようにすることを意識しましょう。
- 今日の目標
- 結果
- 良かった点
- 改善点
- 明日の目標
ここでは「1日で何を達成したいか」という具体的な計画（Plan）を策定します。また、「なぜそのような目標や計画を策定するのか、そのために何をすべきか」といった仮説を立てて、実行（Do）につなげましょう。
計画を実行して得られた結果を記入します。成功したことだけでなく、計画通りに進まなかったことや発生した課題も漏れなく書き出しましょう。
結果をもとに評価（Check）を書き出しましょう。まずは、良かった点を挙げて「なぜ上手くいったのか」を分析しましょう。
改善点として、「計画通りに実行できなかった要因」と「今後とるべき対策」を書き出しましょう。改善点と対策を合わせて記入すれば、改善（Action）しやすくなります。
最後に、その日の改善点を活かせるような目標を立てて、新しいPDCAサイクルを回し始めましょう。
このように、PDCA日報にはPDCAサイクルの流れに沿った項目を設定することがポイントです。また、内容を具体的に記入しなければ、単純に日報を書くことが目的になり、業務改善にはつながらないため気を付けましょう。
＜無料＞PDCAサイクルが回せる日報のテンプレート
ここでは、PDCAサイクルを回しながら業務日報を作成するのに役立つテンプレートを2つご紹介します。
【Excel】基本のPDCAサイクルが回せる日報のテンプレート
こちらは、PDCAサイクルが回せる日報のエクセルテンプレートです。
- 「今日の目標」から1日の計画を立てる（Plan）
- 実行した結果を「業務概要」に示す（Do）
- そこから得た反省点、問題点とその要因を掲げる（Check）
- 次のサイクルに向けて改善点と新しい目標を設定する（Action）
このように、PDCAが満たせるフォーマットを作成すれば、日報を書くたびに内容を考える時間も短縮できます。
【PowerPoint】シンプルなPDCA表のテンプレート
こちらは、PDCAサイクルのテンプレートです。
業務日報では、どのようにPDCAサイクルが回っているのか分かりにくい、という方におすすめです。こちらのテンプレートは表形式であるため、要点が分かりやすく、業務内容とPDCAサイクルを関連させやすいのが特徴となっています。
このようなテンプレートを活用して日報を作成すれば、業務に取り組むときにPDCAを意識しやすくなり、業務改善につなげられるのです。
【おすすめ】PDCA日報の運用に最適なツール
以下では、PDCA日報の運用に最適なツールをご紹介します。
日報を使ってPDCAサイクルを回すためには、後から見ても分かりやすく情報をまとめる必要があります。そこで、テンプレート機能の付いたITツールであれば、誰でも簡単に体裁の整った日報を作成でき振り返る際にも見やすいのです。
また、ExcelやPowerPointで作成した日報は作成から管理・共有をすべて他のツールで行うため運用に手間がかかります。そのため、情報の作成・管理・共有を「シンプルな操作できる情報共有ツール」を活用するべきです。
結論、PDCA日報の運用に最適なおすすめのツールは、PDCA日報の作成・共有がシンプルな操作で簡単にできる「Stock」一択です。
Stockは、テンプレート機能の付いた「ノート」で簡単に見やすい日報を作成できます。また、「ノート」に紐づくメッセージで日報に関するやり取りが可能なうえに、「高度な検索機能」で見たい情報に即アクセスできるため、振り返りがしやすいのです。
日報を最も簡単に共有・蓄積できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
PDCA日報の書き方の例
ここでは、PDCA日報の例と書き方を解説します。下の画像は「Stock」で作成したPDCA日報の例です。
以下の手順を追えば、画像のように見やすいPDCA日報を簡単に作れます。
- はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
- [＋新規ノート] から画面下の [テンプレート] をクリックして、登録しておいたPDCA日報のテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って記載すれば、業務日報の完成です。
このように、Stockを使えば自作のテンプレートで見やすいPDCA日報を簡単に作れます。
【要注意】PDCA日報を運用する4つのコツ
ここからは、PDCA日報を運用する4つのコツを解説します。PDCA日報が社内に浸透せず、運用に失敗してしまうのを避けるためにも、以下を参考に対策しましょう。
（1）日報を振り返る
1つ目のコツは、日報は記録したら必ず振り返ることです。
計画を実行して反省点を発見しても、”日報に書いて終わり”では意味がありません。翌日以降に、反省点を改善（Action）にしなければ、PDCAサイクルによって業務は改善されないのです。
したがって、翌日の計画（Plan）を立てる前に前日の日報を確認するようにしましょう。
（2）過去の日報を探しやすくする
2つ目のコツは、過去の日報を探しやすくすることです。
当日の計画を確認したり、過去の改善点を振り返ったりする場合には、すぐに該当の日報へアクセスできなければ不便です。たとえば、エクセルファイルで日報を作成すると、改善点の確認のたびにファイルを開く手間がかかります。
このように、確認したい日報をすぐに見つけられるような管理方法でなければ、PDCAが上手く回せません。そのため、日報をすぐに探し出せるツールを選ぶことで無駄な手間や時間が減り、業務の効率化につながるのです。
（3）上司にフィードバックしてもらう
3つ目のコツは、部下は上司に日報をフィードバックしてもらうことです。
上司がフィードバックすれば、評価（Check）のあとに客観的な視点が入ります。つまり、部下が自分では気づけない改善点や解決策に気づくことができるため、業務改善のスピードや質が向上するのです。
ただし、メールやチャットでフィードバックをすると、ほかのメッセージに埋もれて流れてしまう可能性があります。したがって、日報とメッセージを紐づけられ、リアルタイムでやりとりできる「Stock」のような管理ツールが最適です。
（4）情報共有ツールを活用する
最後に、4つ目のコツは、情報共有ツールを活用することです。
日報をWordやExcelファイルで管理すると都度メール共有する手間がかかります。また、紙に書くと手元に残っていなければ記載者・確認者が振り返ることができず、PDCA日報の運用が滞ってしまいます。
そこで、情報共有ツールを活用すれば、関係するメンバーが複数人で同時に情報を確認できます。とくに、スマホ・PCいずれも対応したツールであれば、外出中や現場作業を担当する社員であってもその場で日報を作成・確認可能になるのです。
PDCA日報を作成すべき理由とコツまとめ
ここまで、PDCA日報を作成すべき理由や注意点を中心にご紹介しました。
PDCA日報を作成すれば、業務改善のPDCAサイクルを効率よく回せるようになります。しかし、PDCA日報の作成や管理、フィードバックをするのに複数のツールを利用していては、情報が分散して過去の日報を見つけるのが困難です。
そのため、PDCA日報の作成から管理まで一元化して、フィードバックもできるツールを導入する必要があります。ただし、PDCA日報がすぐに見返せるように、確認にかかる工数が多いツールは避けましょう。
したがって、PDCA日報を作成・管理するなら、簡単に見やすいPDCA日報を作成でき、手厚いサポート付きですぐに使い始められる情報共有ツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、業務改善につながるPDCA日報を効果的に運用しましょう。
