昨今では、計画から改善までのプロセス（PDCAサイクル）を繰り返すことで、業務管理や商品の品質を向上させる手法が一般的です。また、PDCAサイクルを効率よく回す方法として「PDCA日報」を取り入れる企業が増えています。
しかし、「PDCA日報という言葉を聞いたことがあるが、取り組み方が分からない」「PDCAサイクルを業務に浸透させようとしたが、上手くいかなかった」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PDCA日報を作成すべき理由や注意点を中心にご紹介します。
- PDCAを回して効率よく業務を改善したい
- PDCAを習慣化できていないため効果的な運用方法を知りたい
- 簡単にPDCA日報をつくれるツールがあれば利用したい
という方はこの記事を参考にすると、業務改善につながるPDCA日報を効果的に運用する方法が分かります。
目次
PDCAサイクルとは
PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の一連の流れを循環させることです。
PDCAサイクルを意識すれば「自身が何のために、何をすべきか」が明確になるので、業務へのモチベーションを維持できます。また、計画から改善までを一巡とするPDCAサイクルを回すことで、確実に業務改善を積み重ねられるのです。
このように、PDCAサイクルを取りいれると、各社員が個人で課題点を見つけて改善を重ねるため、結果的に会社全体の生産性や業績を向上できます。
PDCAの具体例
企業におけるPDCAの具体例は以下が考えられます。
- Plan：市場やターゲットのリサーチをして製品の販売経路や生産量を決定する
- Do：製品を販売する
- Check：製品の販売が上手くいかなかった場合、原因を探る
- Action：原因を解消する改善策を立てる
上記のように、企業においてPDCAは商品販売やプロジェクト企画などに活用できます。また、PDCAは日常的に回すこともできるため、ささいなことでもPDCAに沿って行動すると、業績改善につながるのです。
日報・PDCA日報とは
日報とは、「日々の業務の進捗状況や反省点を報告する文書」で、PDCA日報とは、「業務改善のPDCAサイクルを早いスピードで回せるように、毎日の日報に合わせて記録する日報」です。以下では、PDCA日報を作成する理由や書き方を解説します。
PDCA日報を作成すべき理由
PDCA日報は、「PDCAサイクルを早く回して、業務改善のスピードを上げるため」に作成すべきです。
部下に「計画/実行/評価/改善」の流れを定着させるには、日報のような毎日の業務報告に組み込ませるのが最も効率的です。具体的には、担当業務の計画から結果までを日報で報告させ、上司からのフィードバックをもとにどのように改善するかも記録します。
このように、PDCAサイクルを繰り返し回して、確実に業務改善するための手段として、PDCA日報が有効なのです。そこで、紙ではなく「ナレカン」のようなITツールを活用すれば、日報の管理体制が整ううえに、作成やフィードバックがスムーズになります。
PDCA日報の書き方や必要な項目とは
以下では、PDCAに必要な5つの項目をご紹介します。PDCA日報を作成するときは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）に抜け漏れがないようにすることを意識しましょう。
- 今日の目標
- 結果
- 良かった点
- 改善点
- 明日の目標
ここでは「1日で何を達成したいか」という具体的な計画（Plan）を策定します。また、「なぜそのような目標や計画を策定するのか、そのために何をすべきか」といった仮説を立てて、実行（Do）につなげましょう。
計画を実行して得られた結果を記入します。成功したことだけでなく、計画通りに進まなかったことや発生した課題も漏れなく書き出しましょう。
結果をもとに評価（Check）を書き出しましょう。まずは、良かった点を挙げて「なぜ上手くいったのか」を分析しましょう。
改善点として、「計画通りに実行できなかった要因」と「今後とるべき対策」を書き出しましょう。改善点と対策を合わせて記入すれば、改善（Action）しやすくなります。
最後に、その日の改善点を活かせるような目標を立てて、新しいPDCAサイクルを回し始めましょう。
このように、PDCA日報にはPDCAサイクルの流れに沿った項目を設定することがポイントです。また、内容を具体的に記入しなければ、単純に日報を書くことが目的になり、業務改善にはつながらないため気を付けましょう。
＜無料＞PDCAサイクルが回せる日報のテンプレート
ここでは、PDCAサイクルを回しながら業務日報を作成するのに役立つテンプレートを2つご紹介します。
【Excel】基本のPDCAサイクルが回せる日報のテンプレート
こちらは、PDCAサイクルが回せる日報のエクセルテンプレートです。
- 「今日の目標」から1日の計画を立てる（Plan）
- 実行した結果を「業務概要」に示す（Do）
- そこから得た反省点、問題点とその要因を掲げる（Check）
- 次のサイクルに向けて改善点と新しい目標を設定する（Action）
このように、PDCAが満たせるフォーマットを作成すれば、日報を書くたびに内容を考える時間も短縮できます。
【PowerPoint】シンプルなPDCA表のテンプレート
こちらは、PDCAサイクルのテンプレートです。
業務日報では、どのようにPDCAサイクルが回っているのか分かりにくい、という方におすすめです。こちらのテンプレートは表形式であるため、要点が分かりやすく、業務内容とPDCAサイクルを関連させやすいのが特徴となっています。
このようなテンプレートを活用して日報を作成すれば、業務に取り組むときにPDCAを意識しやすくなり、業務改善につなげられるのです。
【要注意】PDCA日報を運用する3つのコツ
ここからは、PDCA日報を運用する3つのコツを解説します。PDCA日報が社内に浸透せず、運用に失敗してしまうのを避けるためにも、以下を参考に対策しましょう。
（1）日報を振り返る
1つ目の注意点は、日報は記録したら必ず振り返ることです。
計画を実行して反省点を発見しても、”日報に書いて終わり”では意味がありません。翌日以降に、反省点を改善（Action）にしなければ、PDCAサイクルによって業務は改善されないのです。
したがって、翌日の計画（Plan）を立てる前に前日の日報を確認するようにしましょう。
（2）過去の日報を探しやすくする
2つ目の注意点は、過去の日報を探しやすくすることです。
当日の計画を確認したり、過去の改善点を振り返ったりする場合には、すぐに該当の日報へアクセスできなければ不便です。たとえば、エクセルファイルで日報を作成すると、改善点の確認のたびにファイルを開く手間がかかります。
このように、確認したい日報をすぐに見つけられるような管理方法でなければ、PDCAが上手く回せません。そのため、日報をすぐに探し出せるツールを選ぶことで無駄な手間や時間が減り、業務の効率化につながるのです。
（3）上司にフィードバックしてもらう
3つ目の注意点は、部下は上司に日報をフィードバックしてもらうことです。
上司がフィードバックすれば、評価（Check）のあとに客観的な視点が入ります。つまり、部下が自分では気づけない改善点や解決策に気づくことができるため、業務改善のスピードや質が向上するのです。
ただし、メールやチャットでフィードバックをすると、ほかのメッセージに埋もれて流れてしまう可能性があります。したがって、日報とメッセージを紐づけられ、リアルタイムでやりとりできる「ナレカン」のような管理ツールが最適です。
【おすすめ】PDCA日報の運用に最適なツール
以下では、PDCA日報の運用に最適なツールをご紹介します。
過去の改善点が記載されたPDCA日報は、必要なときに見返せるように管理しておかなくては、次の業務に活かせません。しかし、Excelなどのファイル管理では、日報を振り返るのに手間がかかり確認が面倒です。
そこで、過去の日報を一元管理できるITツールであれば、いちいちファイルを開いて確認する手間が省けます。また、日報には業務のノウハウが多く含まれているため、後から必要な情報（ナレッジ）をすぐに見返せるツールを導入しましょう。
結論、PDCA日報の運用に最適なおすすめのツールは、PDCA日報の作成・共有が簡単にできて、社内に散在したナレッジを一元管理可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンは、蓄積した日報から必要な情報を探し出せる「ヒット率100％」の超高精度検索機能が備わっているため、欲しいナレッジに即アクセス可能です。また、テンプレート機能があるので、日報のフォーマットを統一し、見やすく整理できます。
日報を最も簡単に共有・蓄積できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
PDCA日報の書き方の例
ここでは、ナレカンを使ったPDCA日報の書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすいPDCA日報を簡単に作れます。
- はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
- 画面右下の [＋テンプレート] をクリックして、登録しておいたPDCA日報のテンプレートを選択します。
- テンプレートに沿って記載すれば、業務日報の完成です。
このように、ナレカンを使えば自作のテンプレートで見やすいPDCA日報を簡単に作れます。
PDCA日報を作成すべき理由とコツまとめ
ここまで、PDCA日報を作成すべき理由や注意点を中心にご紹介しました。
PDCA日報を作成すれば、業務改善のPDCAサイクルを効率よく回せるようになります。しかし、PDCA日報の作成や管理、フィードバックをするのに複数のツールを利用していては、情報が分散して過去の日報を見つけるのが困難です。
そのため、PDCA日報の作成から管理まで一元化して、フィードバックもできるツールを導入する必要があります。ただし、PDCA日報がすぐに見返せるように、確認にかかる工数が多いツールは避けましょう。
したがって、PDCA日報を作成・管理するなら、高精度な検索機能を使って確認したい日報に即アクセスできるPDCAの運用に最適なツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、業務改善につながるPDCA日報を効果的に運用しましょう。
