上司として多くの部下を抱えている場合、全員の動きを逐一把握するのは困難です。そのため、現在では、1日の終わりに業務内容や成果を「日報」で報告させることで、進捗を確認する企業が多く存在しています。
しかし、「部下が日報の提出を何度も忘れるので困っている」「社員が日報業務に強制感をもっており、業務に活かされていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、日報に強制感をもつ理由と解決策を中心にご紹介します。
- 社員が日報に強制感をもってしまっている
- 日報を業務に活かしたいが、方法がわからない
- 日報を効率化しながら、日常業務に役立てたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、日報に強制感を持つ理由と改善策が分かるので、部下が自主的に提出する仕組みづくりに役立ちます。
目次
会社での日報の必要性とは
はじめに、日報を作成する必要性を解説します。日報を作成する必要性を理解し、部下に伝えたい方は必見です。
時間の使い方を把握する
1つ目の理由は、時間の使い方を把握するためです。
その日の目標や仕事内容、所要時間を日報に書き出すことで「どの業務にどれほど時間をかけたか」「やるべきことを時間内に完了できたか」が明らかになります。仮に計画通りに進まなかった場合は、原因を分析することで対策を講じられるのです。
以上のように、日報は業務にかかった時間を把握し、その後の仕事を計画的に進めるうえで重要と言えます。
業務を振り返る
2つ目の理由は、業務を振り返るためです。
日報には「その日の業務の成果、結果」や「その結果に至った理由」を記載するので、必然的に業務の取り組み方を振り返り、「なぜ成功/失敗したのか」を分析するきっかけになります。
以上のように、日報は、業務の成功・失敗要因を振り返り、その後の業務に活かせる点で必要だと言えます。
次にやるべきことを明確にする
3つ目の理由は、次にやるべきことを明確にするためです。
日報にその日の反省点や改善点を書き出せば、それらの課題に対して何をすべきかが分かります。それによって今後やるべきことが明確になり、「実践→評価→改善」というサイクルを回せるようになるのです。
以上のように、その日の反省を踏まえてやるべきことを明らかにするために、日報を作成しなければなりません。
部下が日報に強制感をもつ3つの理由とは
ここでは、部下が日報に強制感をもつ3つの理由を解説します。具体的な対策を講じなければ、日報に対するマイナスの要素は払拭できないので注意しましょう。
（1）日報を活用できていない
はじめに、日報を活用できていないことが挙げられます。
日報が普段の業務に活かされることがなく、単なる進捗報告の手段としているケースも少なくありません。その結果、日報は形骸化してしまうのです。
以上のように、日報作成が自身の成長につながると部下が実感できていない場合、上司からの指示で仕方なく日報を書いている状態になりやすいと言えます。
（2）日報へのリアクションがない
次に、上司からの日報へのリアクションがないことです。
たとえば、部下が日報に成果や反省点を書いても、上司からのリアクションがなければ「書いても無駄」という認識を与えかねません。逆に、上司からのリアクションがあれば「評価されている」と分かるので、日報を書くモチベーションにもつながります。
以上のように、上司からの反応が何もなければモチベーションが下がってしまい、日報を書かされているという強制感が大きくなるのです。
（3）時間外に記入しなければならない
最後に、時間外に記入しなければならないことが挙げられます。
たとえば、日報を業務時間外に書くことを禁止していると、部下は仕事が終わってから日報に時間を割かなければなりません。その結果、「時間外にやらされている」という感覚に陥ってしまうのです。
また、日報を書くのに時間がかかって、業務時間を超えてしまうケースもあります。したがって、「時間や場所を問わずに、簡単に日報を書ける仕組み」が必要なのです。
「日報がうざい・意味ない」と感じる社員への効果的な解決策2選
以下では、「日報がうざい・意味ない」と感じる社員への効果的な解決策2選をご紹介します。日報が社内に浸透せず困っている方は必見です。
フィードバックをする
1つ目の解決策は、「フィードバックをすること」です。
部下が日報の必要性を感じていない場合、報告が一方通行になっている可能性があります。たとえば、部下が日報を提出しても、上司からの反応やフィードバックがなければ、本当に読んでいるのかわからず、意味がないと感じてしまうのです。
そのため、必ずフィードバックやリアクションを返し、一方通行のやりとりを避けることが重要と言えます。
ITツールを導入する
2つ目の解決策は、「ITツールを導入すること」です。
紙や口頭でのアナログな日報は、作成に時間がかかったり、提出が面倒であったりするため、部下が日報をうざいと感じる原因になります。そのため、短時間で効率的に作成し、提出も場所や時間を問わずにできるITツールの導入がおすすめです。
さらに、過去の日報管理が簡単なうえ、確認もすぐにできるので、効率的に業務に活かせます。
【必見】業務日報の苦痛を取り除くおすすめのツール
以下では、日報記載を効率化させて、社員のもつ強制感を解消するツールをご紹介します。
日報は毎日提出しなければならないため、強制感を抱いたり面倒だと感じたりしやすくなっています。そのため、日報記載を効率化し、簡単に終わらせることが可能になるITツールを導入しましょう。
ただし、日報は提出して終わりではなく、内容を振り返って業務に活かさなければ意味がありません。よって、過去の日報を簡単に確認し、業務に活用できるツールを選びましょう。
結論、日報の運用には、誰でも簡単に日報を作成・確認を効率化できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、テンプレートを登録して、誰でも簡単に日報の作成が可能です。また、「ファイル」機能で、過去の日報管理も簡単にできるので、社員がすぐに確認して業務に活用できます。
日報の作成から共有までを効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
日報の作成に情報共有ツールを使う3つのメリットとは
以下では、日報を作成する際に情報共有ツールを使うメリットを3つ解説します。情報共有ツールの機能を駆使すれば、従来の手間を軽減できるので必見です。
（1）スマホやタブレットから作成できる
1つ目に、スマホやタブレットでも使える点が挙げられます。
マルチデバイス対応のツールを導入すれば、日報を作成するためにパソコンを用意する必要がなくなり、作成の手間や負担が減ります。たとえば、出張先や帰宅中であっても、隙間時間に手軽に作成できるのです。
ただし、情報共有ツールにはパソコンでしか使えないものもあるので、選定するときには注意しましょう。
（2）提出に手間がかからない
2つ目に、提出に手間がかからないことが挙げられます。
紙や口頭での日報は、提出場所に移動する手間がかかります。また、Wordファイルで作成した場合でも、メールやチャットツールなど、別のツールで送信する手間がかかって面倒です。
そこで、情報共有ツールを導入すれば、日報の作成から提出、さらに管理まで一気通貫して進められます。特に、毎日提出する必要がある日報などの場合、「Stock」のように、操作が面倒にならないシンプルなツールを導入すべきだと言えます。
（3）日報へフィードバックできる
3つ目に、簡単にフィードバックができる点が挙げられます。
上司のフィードバックは、部下のモチベーションを左右する重要な業務です。しかし、メールや口頭で都度フィードバックをする場合、時間がかかるうえに、複数人に返さなければいけないので大きな負担になります。
一方、情報共有ツールはメッセージを気軽に送信したり、スタンプや絵文字で簡単に反応したりできるので、上司の負担を減らせるのです。
日報に強制感を持つ理由と解決策まとめ
ここまで、部下が日報に強制感を持つ理由と解決策、おすすめの情報共有ツールを紹介しました。
日報に強制感を持ってしまう原因は「面倒」がもっとも大きな理由です。そのため、情報共有ツールで日報を管理するのであれば、必要な機能に過不足がないシンプルなものを選びましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、日報の作成から共有まで一か所で完結して、非IT企業の65歳でも使いこなせるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、部下が自主的に日報を提出する仕組みを整えましょう。
