日報は、1日の業務を振り返ったり、進捗を共有したりするための重要な書類です。そして、日報を作成する手段として「Excel」を活用するケースは多くあります。
しかし、「Excelで日報を上手く作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで見やすい日報の作り方や自動化する方法を中心にご紹介します。
- Excelで日報を作成し自動化する方法を知りたい
- 日報作成に役立つExcelのテンプレートを知りたい
- Excelより簡単に日報を作成・共有・管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Excelを使った日報の作成方法が分かるだけでなく、作成後の適切な管理方法も見つかります。
目次
【電子化】Excelでの日報の作り方
ここでは、Excelで日報を作成する方法を解説します。以下の手順を参考に日報を電子化し、日々の日報業務をスムーズに進めましょう。
手順1｜項目を洗い出す
はじめに、日報に記載する項目を洗い出します。日報の種類ごとに書くべき内容も異なるので注意しましょう。
| 業務日報 | 作業日報 | |
|---|---|---|
| 基本情報 |
共通：日付、氏名（担当者）、部署名 |
共通：日付、氏名（担当者）、部署名 |
| 作業時間 |
各業務の時間配分の記録 |
細かい作業ごとの開始・終了時間を記録 |
| 業務内容 |
1日の業務全体の流れや概要を記載 |
各作業の具体的な手順や詳細を記載 |
| 進捗状況 |
大きなプロジェクトや業務の進捗度合いを報告 |
細かなタスクの進捗状況を細かく記録 |
| 成果・実績 |
目標達成度を記載 |
実際に完了した具体的な作業内容を記録 |
| 問題点・課題 |
業務全体での課題や大きな問題にフォーカス |
作業中に発生した具体的なトラブルを記録 |
| 改善点・提案 |
プロジェクトや業務フロー全体の改善案 |
作業効率を上げるための具体的な提案 |
| 翌日の予定 |
大きな目標や優先度の高い業務を設定 |
翌日の具体的なタスクや作業計画を詳細に記載 |
| 気づき |
業務を通しての学びや感想を記載 |
その日の作業に関する気づきや反省点 |
| 連絡事項 |
チーム全体に共有すべき重要事項を記載 |
作業に関連する直接的な連絡事項 |
| 備考・その他 |
業務に関する補足情報 |
作業の補足情報や注意点 |
業務日報は、業務報告を目的としており、作業報告は現場の状況把握に重点が置かれていることに注意しましょう。
手順2｜体裁を整える
次に、以下のような手順で日報の体裁を整えます。
- Excelシートの準備
- 基本情報の入力
- テーブルの作成
- データ入力欄の準備
- 書式設定
新しいExcelファイルを開き、シート名を「日報_○○（名前）」などに変更します。
A1に「業務日報」と入力し、A2セルに「日付」B2セルに日付を入力し、次に、A3セルに「氏名」B3セルに名前を入力します。
A5から順に列見出しを入力します。
列見出しの下に、作業内容を入力します。
列の幅を調整し、全体に罫線を設定します。
以上のような手順で、日報の体裁を整え、必要な項目は適宜追加しましょう。
手順3｜テンプレートを作成する
最後に、作成した日報をテンプレートとして保存しましょう。
テンプレートを作っておけば、項目を考えて一から日報を作る必要がなくなり、便利です。また、全社で共通のテンプレートを使えば、各社員の日報のレイアウトや記載方法が統一されて、読み手が確認しやすくなるのです。
しかし、Excelで作成したテンプレートを共有するとき、メールやチャットに添付する手間が発生します。そのため、情報を自動で共有できる「Stock」のようなアプリを使うと、更新したテンプレートも手間なく共有できるのです。
＜Excelでのテンプレート登録方法＞
マクロを使わないテンプレートの登録方法は以下の通りです。
- 新規ファイルにテンプレート化したい文面を入力
- 「ファイル」＞「名前を付けて保存」から、「Excelテンプレート」で保存する
- 「新規」＞「個人用」にて、保存したファイルを呼び出す
ただし、以上の方法で登録したテンプレートは各自のPC内にしか保存できないため、社内で統一して使うにはファイルを別途共有する必要があります。
Excelで日報作成を自動化・集計する方法
Excelで日報作成を自動化する方法として、マクロ・関数の活用が挙げられます。
Excelでは、「マクロ機能」でルーティーン化した作業の入力を自動化したり、「関数機能」で計算式の解答を瞬時に入力したりできます。たとえば、SUM関数を使うと、各タスクにかかった時間を集計でき、工数管理にも役立ちます。
＜日報で役立つ関数＞
日報では、たとえば以下のような関数を使うと日報作成・集計が簡単になります。
| 関数の詳細 | 役立つケース | |
|---|---|---|
| TODAY関数 |
当日の日付を自動で記載する。 |
日報の日付を入力したいとき。
例：日付を入力したいセルを選択し、=TODAY()を入力すると自動表示される。 |
| COUNTIF関数 |
特定の条件にあったデータを数える関数。 |
特定の商品がいくつ受注されたか確かめたいとき。
例：商品Aの受注数を確かめる場合、=COUNTIF(指定した範囲,”商品A”)を入力する。 |
| オートSUM（SUM関数） |
範囲選択した数値を自動で合計する。 |
各タスクの合計時間の計算したいとき。
例：各タスクにかかった時間を入力したセルすべてを範囲選択し、[Σ AutoSum]をクリックすると自動計算される。 |
＜マクロを使った日報のテンプレートの作り方＞
マクロを使った日報のテンプレートの作り方は以下です。
- Excelのメニューバーの「表示」＞「マクロ」＞「マクロの記録」をクリックする
- マクロ名や保存先などの情報を入力する
- テンプレート化したい文面を入力し、「記録終了」をクリックする
- 「ファイル」＞「名前を付けて保存」をクリックして、「Excelマクロ有効ブック」で保存する
上記の流れで進めることで、テンプレートが作成できます。テンプレートを使うときは、以下の手順を踏みましょう。
- Excelのメニューバーの「表示」＞「マクロ」＞「マクロの表示」をクリックする
- 呼び出したいマクロ名を選択し、実行する
以上の手順で、作成したテンプレートを利用できます。
＜無料＞見やすい日報のExcelフォーマット5選
以下では、日報のExcelフォーマットを5つご紹介します。日報をテンプレート化するために体裁を整える時間がない方は必見です。
シンプルな業務日報のフォーマット
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる汎用的に使えるシンプルな日報のフォーマットです。
「目標」と「業務概要」に加え、一日の業務を振り返る「反省・問題点」や、反省点を踏まえた今後の「目標・改善点」を記載します。シンプルなデザインながら、日報1つで業務のPDCAサイクルを回せる実用的なフォーマットです。
時系列型の作業日報フォーマット
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる時系列で作業内容を記載できる日報フォーマットです。
当日の作業内容を1時間ごとに細かく記載できます。ただし、成果や目標、改善点などの記入欄はないので、状況に応じて適宜項目の追加が必要です。
1ヶ月分の成果を集計できる売上日報のフォーマット
こちらは、Microsoftによる1ヶ月分の成果を集計できる売上日報フォーマットです。
日ごとの売り上げ予想と実績を記入するだけで、それぞれの「差異」や月予算の「達成率」、当月の「累計実績」が自動で算出されます。また、フォーマットの使い方を説明するシートが添付されているので、初心者の方も安心して使い始められます。
新入社員も使える業務日誌フォーマット
こちらは、テンプレート倉庫による新入社員も使える業務日誌フォーマットです。
各業務の時間や内容、改善点などを表形式で記録できます。新入社員向けとして作られていますが、テンプレートの項目は汎用的なものになっているため、全社的な業務日誌としても使えると言えます。
建設業向け工事日報フォーマット
こちらは、業務用テンプレートによる建設業向け工事日報フォーマットです。
作業内容や使用資材・機械を細かく記録しておけます。また、備考のところには、製造現場などの写真を添付することも可能です。
Excelで日報管理をする際のポイント
Excelで日報管理をする際のポイントとして、以下の3つが挙げられます。日報管理にExcelを導入したい、と考えている方は必見です。
ファイル整理のルールを決める
1つ目のポイントは、ファイル整理のルールを決めておくことです。
チームで日報を運用する場合、Excelのファイルが膨大になり欲しい情報が探せない可能性があります。そこで、ファイル名の書き方などのルールを決めておき、メンバーにファイル整理のルールを周知させておくと必要な情報を探しやすいです。
テンプレートの項目をチームで検討する
2つ目は、テンプレートの項目をチームで検討することです。
チームに必要な情報は何か、誰がどのような情報を必要としているか、綿密に話し合いましょう。チームに必要な情報を項目に入れることで、各チームの実態に合った日報のテンプレートの作成・運用が可能になります。
分析・集計をする
3つ目は、分析・集計をすることです。日報をただの記録として残しておくのではなく、分析・集計まで行うことで日報を業務に役立てられます。
たとえば、関数を使って集計する方法や表をグラフ化して分析する方法があります。そのため、分析や集計がしやすいように、入力の統一性を保つなどの工夫も必要です。
Excelで作業日報を運用するメリット
ここからは、Excelで日報を運用するメリットを解説します。以下の内容を正しく把握すると、今後もExcelで作業日報を運用すべきか判断できるようになります。
（1）教育コストがかからない
1つ目のメリットは、教育コストがかからないことです。
Excelは多くの人にとって使い慣れたツールなので、使い方を新たに教育する必要がなく、すぐに日報を作成できます。ただし、入力作業を効率化するためにマクロや関数を組み込むと、操作に不慣れな社員が使いこなせず、日報管理の属人化につながります。
そのため、日報作業を効率化しつつ、教育コストも抑えたい方は「Stock」のような”ITに不慣れでも迷わず使えるツール”の導入を検討しましょう。
（2）用途に合わせてカスタマイズできる
2つ目のメリットは、カスタマイズの幅が広いことです。
Excelでは、文字フォントやサイズ・項目など、日報のフォーマットを自社の運用形態に合わせて自由に変更できます。また、関数機能を活用すれば、データを入力するだけで自社の状況が数値で集計・分析される仕様を作れる点もメリットです。
このように、Excelを使うと、カスタマイズで日報の視認性を高めたり、集計作業を効率化したりできます。
Excelで作業日報を運用するデメリット
ここからは、Excelで日報を運用するデメリットを解説します。以下の内容を把握せず、「使い慣れている」という理由だけでExcelを使うと、日報の運用が上手くいかなくなってしまうので必ず確認しましょう。
（1）ファイル管理が煩わしい
1つ目のデメリットは、ファイル管理が煩わしいことです。
Excelで作成した日報はファイル形式で保存されるので、日報を書くごとに類似ファイルの数が増えて管理しきれなくなります。その結果、過去の日報を取り出すのに時間がかかったり、誤って削除してしまったりするのです。
このように、Excelで日報を管理すると手間がかかるため、日々増えるデータを「フォルダ」で整理でき、検索機能に優れたツールを導入するとスムーズに振り返りが可能です。
（2）コミュニケーションがとりづらい
2つ目のデメリットは、コミュニケーションがとりづらいことです。
Excelには、「セルに入力する短いコメント」以外にファイル上でやりとりできる機能が備わっていません。そのため、日報の確認依頼をしたり、フィードバックを受け取ったりするときには、メールやチャットツールなどを併用する必要があり面倒です。
このように、Excelは日報作成自体はスムーズでも、作成後の共有や管理には課題があります。そこで、日報ごとにメッセージ機能が使える「Stock」を導入すれば、スムーズなやり取りが可能です。
（3）スマホで使いづらい
3つ目のデメリットは、スマホで使いづらいことです。
ExcelはPCでの利用に最適化したツールなので、画面の小さいスマホからの編集・閲覧には不向きです。たとえば、日報をスマホから編集する場合、画面を何度もスクロールしたり拡大したりする必要があります。
とくに、営業職や建設業などのオフィス外での作業が多い方にとって、「スマホでの使いやすさ」は不可欠です。そのため、昨今ではスマホからでもサクサク使える”マルデバイス対応ツール”を導入する企業が増えています。
（4）セキュリティリスクがある
4つ目のデメリットは、セキュリティリスクがあることです。
Excelは、ファイルの閲覧・編集権限を手作業で設定する必要があるため、誤操作によるセキュリティリスクが高いです。たとえば、ファイルの閲覧権限を「リンクを知っている全員」に設定すると、リンクさえあれば外部からも簡単にアクセスされてしまいます。
日報には、顧客の個人情報や企業の内部情報を記載する可能性があるので、Excelではなく”セキュリティが万全なツール”で管理しましょう。
【必見】Excelより簡単に日報を作成・管理できる方法
以下では、Excelより簡単に日報を作成・管理できる方法をご紹介します。
Excelを使えば、テンプレートを使ったりマクロ機能で日報作成を自動化したりできます。しかし、Excelだと過去の日報データがほかのファイルに埋もれて見つかりにくいほか、提出には都度メールに添付する必要があり、共有・管理に手間がかかります。
そこで、日報の作成から管理までを1つのツールで完結させましょう。ただし、多機能なツールだと料金コストがかかってしまう上に、機能が複雑で社内に浸透しない可能性があります。
結論、導入すべきなのは、日報の作成から管理までを一元化でき、誰でも直感的に操作できるアプリ「Stock」一択です。
Stockで一度作成した日報のフォーマットを「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び起せるようになります。作成した日報はリアルタイムで提出できるうえ、「メッセージ」でメンバーと直接やりとりできるので、メールで連絡する手間がかかりません。
最も簡単に日報を作成・管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを使った日報の作成例＞
ここでは、Stockを使った日報の作成例をご紹介します。
Stockでは、テキストを直接書き込むだけで、簡単に日報を作成・共有できます。また、Excelで作成した既存の日報を、直接貼り付けて管理する使い方も可能です。
「メッセージ」を使えば、任意のメンバーに、日報の提出を報告できます。メッセージは日報に紐づいているので、話題が混ざるストレスもありません。
また、テンプレートも簡単に作成することができるため、日報を書く手間が軽減します。
Excelで見やすい作業日報を作る方法まとめ
これまで、Excelを使った日報の作り方やメリット・デメリットをご紹介しました。
Excelフォーマットによる日報の運用は、教育コストがかからない点がメリットです。ただし、共有のたびにメールやチャットツールへ添付する手間が発生し、日報業務の負担が増えてしまいます。
また、日報を書くごとに類似ファイルの数が増えて管理しきれなくなり、せっかく作成した日報が業務改善に活かされなくなります。日報管理の煩雑さを解消するには、「日報の蓄積・共有・確認いずれも簡単にできるITツール」の利用が最適です。
結論、日報業務には、日報に関する記録がひとつで完結できるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、日報業務をスムーズに進めましょう。
