デジタル化が進む現代において、企業がどのようにデータを管理しているかは注視すべきポイントといえます。従来のアナログ管理では、情報共有の手間や管理場所の確保といった不要なコストがかかるので、データ保管への体制の見直しが求められるためです。
データ管理にはツールの活用が欠かせませんが「どのように保管方法を選定し運用したらよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、企業のデータ保管の課題とツールの判断軸を中心に解説します。
- ストレージコストとクラウド・オンプレミスの最適なバランスに悩むIT責任者
- 後から「引き出しやすい」保管ルールの策定に頭を悩ませているDX推進担当者
- サイバー攻撃から重要データをどう守るべきか知りたい総務担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、データ保管に使えるツールの選定ポイントが分かるため、検索性や安全性による懸念事項を解消したデータ保管が実現できます。
目次
企業が抱えるデータ保管の課題とは？
ここでは、企業が抱えるデータ保管の課題を4つ紹介します。以下の課題をチームで正しく認識し、データ保管の改善を図らなければなりません。
適切な状態での長期間保持
1つ目は、適切な状態での長期保存が難しくなることです。
ソフトウェアによるデータ保管の場合、ソフト自体の経年劣化によって不具合が生じ、情報が更新できなくなる可能性があります。本来であれば、不具合の修理をメーカーに依頼することで対応してもらえます。
しかし、近年ではソフトを販売するビジネス手法から、ソフトをクラウド上で利用してもらうSaaSビジネスへ変化しているため、ソフトの取り扱いを中止しているケースもあります。その結果、企業が修正を望んでも対応してもらえないといった事態も起こり得るのです。
検索にかかる手間
2つ目は、検索に手間がかかることです。
情報量が増加するたびに新規でファイルやフォルダが作成されるため、欲しい情報がどこに保管されているのかが把握しきれず、たどり着くまでに時間がかかります。
また、保有する情報量が多いがゆえに、余分な情報までが選択肢としてあがることで、求める情報が何なのか取捨選択する労力がかかってしまうのです。
管理コストの増加
3つ目は、管理コストの増加です。収集した情報をアナログな手法で管理している場合、以下の懸念点が挙げられます。
- 紙媒体による管理
紙とペンがあれば気軽に情報を残せます。しかし、用紙や印刷にコストがかかるのはもちろん、モノとして残るために膨大な量の紙を保管できる倉庫が必要となります。 - Excelでの管理
Excelを活用してデータ化すれば、用紙や倉庫にかかるコストを削減できます。ただし、データ量が増えるにつれて保存できる容量は減るため、過去の情報をこまめに消去する必要性や、PCの挙動が遅くなる可能性があります。
以上のように、いずれの管理手法でも無視できないデメリットがあるのです。そのため今日では、情報量に左右されずに情報管理・共有が行えるITツールを活用した保管方法がトレンドです。
データ構造が統一されていない
4つ目は、データ構造が統一されておらず、AI活用できないことです。
AIは文脈を理解しますが、「顧客ID」「取引先コード」のように表記ゆれがあると、正しい回答を導き出せません。表記ゆれがある語句どうしを同義のものとして紐づけるためには高度な前処理が必要になるのです。
また、人事データ、営業データ、技術データが異なるクラウドサービスやオンプレミスサーバーに隔離されていると、AIは横断的に検索できません。
クラウドとオンプレミスはどう使い分けるべきか
総合的に判断すると、特殊な業界要件や極めて大規模なシステムを除き、現代のビジネス環境ではクラウドの活用が圧倒的に便利です。
オンプレミスは、自社専用の環境を構築できるためカスタマイズ性や閉域性に強く、特殊な要件には向いています。しかし、自社での物理的な保守・管理が不可欠であり、多大なコストと手間がかかります。
対してクラウドは運用負荷が極めて低く、専門のIT人材が不足しがちな中小企業にとって「無理なく運用し続けられるか」という重要な課題をクリアできます。
また、これからのシステム利用は単なるデータの「保管」にとどまりません。「検索・共有」まで含めたスピード感のある情報活用を考えるならば、場所を問わずアクセスでき、他サービスとの連携も容易なクラウドが、ビジネスの成長を加速させる最適な選択肢となります。
企業のデータ保管に最適か？ITツールの判断軸
企業のデータ保管を効率化させるにはITツールの活用は欠かせません。以下では、企業のデータ保管に使うべきツールの選定ポイントを5つ紹介します。
シンプルに情報をまとめられるか
1つ目は、シンプルに情報をまとめて管理できるツールかです。
企業や社員に関する情報量は膨大であるため、正しく整理しなければ、必要な情報が欲しいときに取り出せず業務スピードが著しく低下します。そこで、データ量を問わず、関連情報のみをまとめてシンプルに残せる仕組みがあれば、情報検索にかかるストレスがメンバーに発生しません。
情報を整理してシンプルに残しておくだけでも、初めて情報を確認するメンバーがすぐに内容を理解できるので、ツールに対する抵抗感を軽減させられる点もポイントです。
検索性は高いか
2つ目は、検索性が高いかです。
企業は膨大な情報を抱えているため、重要な情報が埋もれて管理場所が分からなくなるおそれがあります。そこで、「ファイル名を正確に覚えていなくても、取引先名・案件名・議事録内の文言で検索できる仕組み」があれば、資料探しに余計な時間を割かずに済むのです。
そのため、「取引先名」「案件名」「議事録の文言」などで検索できるツールであれば、ファイル名を覚えていなくても必要な情報にたどり着けます。ただし、フォルダ階層を深くしすぎると情報にたどり着くまで時間がかかるため、注意が必要です。
安全性は強固か
3つ目は、強固な安全性があるかです。
企業は、経営に関する機密文書以外にも社員一人ひとりの個人情報、企業間での取引情報まで保有しています。そのため、万が一、情報漏洩や情報の改ざんが起これば、多くの関係者や企業を危険な状態にさらすだけでなく、社会的信用を失ってしまいます。
そのため、権限によって情報閲覧の可否が設定できるツールか、セキュリティにおける国家資格を所持しているかの確認は必須といえます。
バックアップが確実に取れるか
4つ目は、バックアップが確実に取れるかです。
電子機器を扱ううえで、地震による停電被害や外部からウィルスが侵入、人的操作ミスのリスクを考慮しなければなりません。データが破損・消失してしまった場合、データの復元までに時間を要するほか、業務停止のリスクもあります。
業務が停止すると、商品やサービスを求める顧客に十分なサービスが提供できず、顧客満足度の低下や顧客の乖離といった事態につながってしまいます。そのため、ツールがバックアップを簡単に取れるかをチェックしたうえで、定期的なバックアップを社内ルールとして設けると安心です。
操作性は優れているか
5つ目は、操作性に優れているかです。
機能性が多ければ利便性は高まりますが、機能ごとに操作方法を覚えなければならず、操作方法が混合しやすくなります。とくに、中小企業ではITリテラシーが低い傾向にあるため、操作が複雑なツールでは現場に浸透せず使われなくなります。
そのため、「Stock」のような、操作がシンプルでIT初心者でも使いこなせるツールを導入しましょう。
【必見】企業のデータをシンプルかつ安全に保管する方法
以下では、企業のデータをシンプルかつ安全に保管する方法を紹介します。
企業のデータを紙媒体のまま管理していると、紛失した場合に現場が止まったり情報が漏えいしたりするリスクが発生します。
しかし、PDFファイルが各PCやフォルダに散在すると、「最新版がどれかわからない」「更新履歴を追えない」といった問題が起こります。
そこで重要なのが、安全に情報を管理でき、目的の情報に即アクセスできるITツールを導入することです。ツールを使えば、社内のデータが一か所に統合されます。
こうした条件に最も当てはまるのが、フォルダが迷子にならず、情報をノート単位でまとめられて、国際セキュリティ資格も取得している情報共有ツール「Stock」です。Stockは、大手企業も登録しているISO27001(ISMS)とISO27017の2つのセキュリティ資格を取得しており、安全に情報を管理できます。
簡単な操作で情報を管理・共有できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの権限設定機能＞
以下では、Stockの権限設定機能について紹介します。
Stockでは、ユーザーごとに「編集可能」「閲覧のみ」といった権限を設定できます。そのため、メンバーに応じて共有する情報を分けたい場合に便利です。
【比較表】主要ストレージサービスを徹底比較
以下では、企業のデータ管理におすすめの主要ストレージサービスの長所・短所について、比較表で紹介します。
| 一般的なクラウド | オンプレミス | Stock | |
|---|---|---|---|
| 情報のまとめやすさ | △ | × | ◎ |
| 検索性 | 〇 | △ | 〇 |
| 安全性 | 〇 | ◎ | ◎ | バックアップの確実性 | ◎ | △ | ◎ |
| 操作性 | 〇 | △ | ◎ |
一般的なクラウドストレージは「保存」には向いていますが、「情報を整理してチームで再利用する設計」までは弱い傾向があるので、ツール選びのときは注意が必要です。
データ保管により業務効率化に成功した事例
オンラインゲームの開発・運営をしているサイバーステップ株式会社では、ゲームタイトルごとの仕事の管理に「Stock」を活用しています。
当社は、元々チャットツールを軸に仕事をしていましたが、様々なテーマの話題が大量に飛び交うことになり、どのテーマがどのような状況になっているかを管理しきれなくなっていました。
そんな中、テーマごとに情報を管理できる「Stock」を発見し、すぐにチームに導入してみることにしました。
その結果、すべての情報が「ノート」単位でまとまった形で管理されるようになり、チームの業務効率が劇的に向上しました。必要なタイミングで、必要な情報に即座にアクセスできるようになったのです。
画像：Stockでノートごとに製品を管理している例
企業が抱えるデータ保管の課題と保管するコツまとめ
これまで、企業が抱えるデータ保管の課題と保管するコツを解説しました。
社内サーバーの利用のような従来の企業データの保管方法では「適切な状態での長期間保持がむずかしい」「情報検索の手間が多い」「必要以上に管理コストがかかる」「AI活用できない」といった課題が挙げられます。
そこで、検索性・安全性に優れており、バックアップが確実に取れるITツールを導入するのがおすすめです。とくに、社員のITリテラシーにはばらつきがあるため、操作が簡単で「案件ごと」「顧客ごと」にノートを分けて情報を整理できるようなツールを導入しましょう。
したがって、自社のデータ管理には、シンプルな操作で必要な情報に即アクセスでき、安全性も高い情報共有ツール「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、適切にデータを保管しましょう。
