デジタル化が進む現代において、企業がどのようにデータを管理しているかは注視すべきポイントといえます。従来のアナログ管理では、情報共有の手間や管理場所の確保といった不要なコストがかかるので、データ保管への体制の見直しが求められるためです。
データ管理にはツールの活用が欠かせませんが「ツールを選ぶ基準が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、企業のデータ保管の課題とツールの判断軸を中心に解説します。
- 社内のデータがローカルPCや各自のクラウドに散乱している情シス・総務担当者
- フォルダ階層が複雑化し、必要なデータを見つけにくくなっている業務改革担当者
- ITツールに疎い現場メンバーでも迷わないシンプルな管理手法を探している経営者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、単に高機能なストレージを導入するのではなく、現場が迷わず使えて情報が散乱しない「シンプルで運用が定着する保管環境」へ移行すべきだと判断できるようになります。
目次
企業が抱えるデータ保管の課題とは？
以下では、企業が抱えるデータ保管の課題を4つ紹介します。以下の課題が自社に当てはまっていないか確認しましょう。
保管ルールが曖昧になっている
1つ目は、「何を・どこに・いつまで保管するのか」というルールが曖昧であることです。
とくに見落とされがちなのが、法令で定められた「法定保存期間」への対応です。たとえば、国税関係帳簿や決算書は原則7〜10年、雇用・労災保険に関する書類は2〜5年など、企業が保管すべきデータには法律上の期限が存在するのです。
しかし、ルールが明確でない企業では、保存期間が過ぎた契約書や個人情報を残し続けてしまい、サイバー攻撃や情報漏えい時に被害を受けるおそれがあるのです。
資料を探すのに時間がかかる
2つ目は、資料を探すのに時間がかかることです。
情報量が増加するたびに新規でファイルやフォルダが作成されると、何がどこに保管されているのか把握しきれなくなります。また、ファイルがメールや共有フォルダ、チャットツールなど複数箇所に散在していると、必要な情報に即座にたどり着けなくなるのです。
資料の管理が煩雑になっていると、社員がファイルの中身を確認するためだけに多大な時間を費やしてしまうという事態に陥ります。
担当者しかデータの場所が分からない
3つ目は、担当者しかデータの保管場所が分からないことです。
セキュリティを高めようと権限設定や操作を複雑にしすぎると、ITに不慣れな社員は使いこなせません。そのため、ツールの利用を諦めて自身のデスクトップや個人用のクラウド環境にデータを一時保存するという事態が発生するおそれがあります。
結果、担当者の不在時に必要なデータへアクセスできず、顧客対応やプロジェクトが止まってしまうのです。また、企業の管理が届かないローカル環境に重要データが隔離されることで、漏えいリスクも高まります。
不要なデータが大量発生する
4つ目は、不要なデータが大量発生することです。
同じファイルがメールやチャットで何度も送信されて各自のローカルに保存されたり、少し修正を加えただけの「複製データ」が大量に生成されたりすると、容量は一気に圧迫されます。また、不要なデータが増えると、どれが最新版のデータなのか判断しづらくなるのです。
結果、古いバージョンのデータを誤って使用してしまい、作業の手戻りやクライアントへの誤情報の提供といった致命的な業務ミスにつながるおそれがあります。
クラウドとオンプレミスはどう使い分けるべきか
総合的に判断すると、現代のビジネス環境ではクラウドの活用が圧倒的に便利です。
オンプレミスは自社専用の環境を構築できるため、カスタマイズ性や閉域性に強く、特殊な要件には向いています。しかし、自社での物理的な保守・管理が不可欠で、多大なコストがかかります。
対してクラウドは運用負荷が極めて低く、専門のIT人材が不足しがちな中小企業が抱える「無理なく運用し続けられるか」という課題をクリアできます。
また、これからのシステム利用は単なるデータの「保管」にとどまりません。「検索・共有」まで含めたスピード感のある情報活用を考えるならば、場所を問わずアクセスできて他サービスとの連携も容易なクラウドが最適なのです。
企業のデータ保管に最適か？ツールの判断軸5選
企業のデータ保管を効率化させるにはITツールの活用は欠かせません。以下では、企業のデータ保管に使うべきツールの判断軸を5つ紹介します。
シンプルに情報をまとめられるか
1つ目は、シンプルに情報をまとめて管理できるツールかです。
企業は膨大な情報を抱えているため、管理が煩雑になりがちです。そのため、データ量を問わず、関連情報のみをまとめてシンプルに残せる仕組みが必要なのです。
「なぜこのファイルが作られたのか」という背景が同じ画面で一目でわかる構造であれば、確認の無駄や引き継ぎ時の属人化を劇的に減らせます。
検索性は高いか
2つ目は、検索性が高いかです。
ファイル名を正確に覚えていなくても、取引先名・案件名・議事録内の文言で検索できる仕組みがあれば、資料探しに余計な時間を割かずに済みます。
担当者や作成時期などで直感的に絞り込めるようなツールを使えば、情報検索に必要な作業を極限まで省略できるのです。
安全性は強固か
3つ目は、強固な安全性があるかです。
企業は、経営に関する機密文書以外にも社員一人ひとりの個人情報、企業間での取引情報まで保有しています。もし情報漏えいや情報の改ざんが起これば、多くの関係者や企業を危険な状態にさらすだけでなく、社会的信用を失ってしまうのです。
そのため、ツールを導入する前に、権限によって情報閲覧の可否が設定できるか、ISO27001（ISMS）などのセキュリティにおける国家資格を所持しているかを確認しましょう。
バックアップが確実に取れるか
4つ目は、バックアップが確実に取れるかです。
電子機器を扱ううえで、地震による停電被害や外部からウィルスが侵入、人的操作ミスのリスクを考慮しなければなりません。データが破損・消失してしまった場合、データの復元までに時間を要するほか、業務停止のリスクもあります。
業務が停止すると、商品やサービスを求める顧客に十分なサービスが提供できず、顧客満足度の低下や顧客の乖離といった事態につながってしまいます。そのため、ツールがバックアップを簡単に取れるかをチェックしたうえで、定期的なバックアップを社内ルールとして設けると安心です。
操作性は優れているか
5つ目は、操作性に優れているかです。
機能性が多ければ利便性は高まりますが、機能ごとに操作方法を覚えなければならず、操作方法が混合しやすくなります。とくに、中小企業ではITリテラシーが低い傾向にあるため、操作が複雑なツールでは現場に浸透せず使われなくなります。
そのため、「ナレカン」のような、操作がシンプルでIT初心者でも使いこなせるツールを導入しましょう。
【必見】企業のデータをシンプルかつ安全に保管する方法
以下では、企業のデータをシンプルかつ安全に保管する方法を紹介します。
社内のデータ保管を怠ると、必要な情報がすぐに見つからず、対応が半日～1日単位で止まるリスクが高まります。さらに、古い情報や不要なファイルが放置されることで、どれが最新のデータか分からなくなったり、担当者の退職に伴って貴重なデータが完全に消失したりするおそれがあります。
しかし、単にファイルサーバーの容量を増やしたり、クラウドストレージを導入したりしても、保存ルールを個人の管理に委ねているだけでは、ファイル名や格納先がバラバラになってしまうのです。
そこで重要なのが、単にデータを保管するだけでなく、後から誰でも瞬時に検索・活用できる状態を自動で保つツールを導入することです。誰でも簡単に操作できる仕組みがあって初めて、データ保管の安全性を維持できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、IT初心者でもスムーズに使えて、国際セキュリティ資格も取得している情報共有ツール「ナレカン」です。ナレカンはAIを活用した高精度の「自然言語検索機能」を備えているほか、大手企業も登録しているISO27001（ISMS）とISO27017の2つのセキュリティ資格を取得しています。そのため、情報の検索性と安全性を同時に高められるのです。
簡単な操作で情報を管理・共有できるツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【比較表】主要データ保管サービスを徹底比較
以下では、企業のデータ管理におすすめの主要ストレージサービスの長所・短所について、比較表で紹介します（表は左右にスクロール可）。
| 一般的なクラウド | オンプレミス | 「ナレカン」 | |
|---|---|---|---|
| 情報のまとめやすさ | △ | × | ◎ |
| 検索性 | 〇 | △ | ◎ |
| 安全性 | 〇 | ◎ | ◎ | バックアップの確実性 | ◎ | △ | ◎ |
| 操作性 | 〇 | △ | ◎ |
一般的なクラウドストレージは「保存」には向いていますが、「情報を整理してチームで再利用する設計」を作るのが難しいため、ツールを選ぶときは注意が必要です。
データ保管により業務の質を高めた企業事例
株式会社資生堂では、マニュアルやガイドライン、業務依頼書テンプレート、会議資料などの管理に「ナレカン」を活用しています。
当社では、ドキュメント管理には「ファイル共有サービス」、イントラネットには「情報共有プラットフォーム」を標準ツールとして利用していました。しかし、ファイル共有サービスは体系的なナレッジ管理には不向きで、情報共有プラットフォームは操作性の面で誰もが使いこなせるツールとは言い難い状況だったのです。
そのため、誰でも直感的に操作でき、確実に情報を更新・共有できることを重視して複数ツールを比較しました。結果、機能性・検索性・運用しやすさ・料金コストのバランスにおいて「ナレカン」が優位性を持っていると判断し、導入を決めました。
導入後は、規制関連の情報にたどり着くまでの距離が一気に縮まり、担当者に直接問い合わせる必要がなくなりました。また、これまで距離のあった研究・マーケティング・製造部門のメンバーにも「なぜその規制が必要なのか」「どのように対応すべきか」が自然に伝わるようになり、部門横断でのコミュニケーションもスムーズになったのです。
企業が抱えるデータ保管の課題とツールの判断軸まとめ
これまで、企業が抱えるデータ保管の課題とツールの判断軸を解説しました。
企業は「データの保管ルールが曖昧」「資料を探すのに時間がかかる」「担当者しかデータの場所が分からない」「不要なデータが発生する」といった課題を抱えています。
そこで、検索性・安全性に優れており、バックアップが確実に取れるITツールを導入するのがおすすめです。とくに、社員のITリテラシーにはばらつきがあるため、操作が簡単で「案件ごと」「顧客ごと」に情報を分けて整理できるようなツールを導入しましょう。
なかでも、非IT企業のデータ管理に最適なのは、シンプルな操作で必要な情報に即アクセスでき、安全性も高いAIナレッジツール「ナレカン」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「ナレカン」を導入して、データを最大限活用できる環境を整えましょう。
