デジタル化が進む現代において、企業がどのようにデータ管理を行っているかは注視すべきポイントといえます。従来のアナログ管理では、情報共有の手間や管理場所の確保といった不要なコストがかかるので、データ保管への体制の見直しが求められるためです。
データ管理にはツールの活用が欠かせませんが「どのように保管方法を選定し運用したらよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、企業のデータ保管の課題と使えるツールについて解説します。
- データ管理にかかっているコストを削減したい
- 検索性に優れた管理ツールを使い、業務が滞るストレスを解消したい
- 緊急事態が起きても、企業・社員の情報漏洩がないように厳重な管理をしたい
という方はこの記事を参考にすると、データ保管に使えるツールの選定ポイントがわかるので、検索性や安全性による懸念事項を解消したデータ保管が実現できます。
目次
企業が抱えるデータ保管の課題とは
企業が抱えるデータ管理の課題は、主に従来のアナログ管理から管理体制をアップデートできてていないがゆえに起こる事態といえます。
そこで、以下の課題をチームで正しく認識し、データ保管の改善を図らなければなりません。
適切な状態での長期間保持
まずは、適切な状態での長期保存が難しくなる課題が挙げられます。
ソフトウェアによるデータ保管の場合、ソフトウェア自体の経年劣化によって不具合が生じてしまい情報が更新できなくなる可能性があります。その場合、本来であれば、不具合の修理をメーカーに依頼することで対応してもらえます。
しかし、近年ではソフトウェアを販売するビジネス手法から、SaaSビジネス(ソフトウェアを販売するのではなく、クラウド上で利用してもらう)への変化に伴い、ソフトウェアの取り扱いを中止しているケースもあります。
その結果、企業が修正望んでも対応してもらえないといった事態も起こり得るのです。
検索にかかる手間
情報量が増え続けることに伴い、検索にかかる手間も課題として挙げられます。
具体的にはふたつの要素が挙げられ、ひとつめは「アクセス性」に関する手間です。情報量が増加するたびに新規でファイルやフォルダが作成されるので、欲しい情報がどこに保管されているのかが把握しきれず、たどり着くまでに時間がかかります。
ふたつめは、「情報の取捨選択」による手間です。保有する情報量が多いがゆえに、余分な情報までが選択肢としてあがることで、求める情報が何なのか取捨選択していく労力がかかってしまうのです。
管理コストの増加
情報量の増加に伴う管理コストも課題といえます。
収集した情報をアナログな手法で管理している場合、以下の懸念点が挙げられます。
- 紙媒体による管理
- Excelでの管理
紙とペンがあれば気軽に情報を残せます。しかし、用紙や印刷にコストがかかるのはもちろん、モノとして残るので膨大な量の紙を保管できる倉庫が必要となります。
Excelを活用すればデータ化されるので、用紙や倉庫にかかるコストが削減できます。ただし、データ量が増えるにつれて保存できる容量は減るので、過去の情報をこまめに消去する必要性や、PCの挙動が遅くなる可能性があります。
以上のように、いずれの管理手法でも無視できないデメリットがあるのです。そこで今日では、情報量に左右されずに情報管理・共有が行える「Stock」のようなITツールを活用した保管方法がトレンドです。
企業のデータ保管に使うべきITツールの選定ポイント
ここでは、企業のデータ保管に使うべきツールの選定ポイントをご紹介します。
企業のデータ保管を効率化させるにはITツールの活用は欠かせません。一方、データ管理の体制が整っている企業は、以下のポイントを押さえられているのです。
シンプルに情報をまとめられるか
シンプルに情報をまとめて管理できるツールか、には注視すべきです。
企業や社員に関する情報量は膨大なので、正しく整理しなければ、必要な情報が欲しいときに取り出せず業務スピードが著しく低下します。そこで、データ量を問わず、関連情報のみをまとめてシンプルに残せる仕組みがあれば、情報検索にかかるストレスがメンバーに発生しません。
情報を整理してシンプルに残しておくだけでも、初めて情報を確認するメンバーがすぐに内容を理解できるので、ツールに対する抵抗感を軽減させられる点もポイントです。
安全性は強固か
ツールを選ぶときは、強固な安全性があるかの確認を徹底しましょう。
企業は、経営に関する機密文書以外にも社員一人ひとりの個人情報、企業間での取引情報まで保有しています。そのため、万が一、情報漏洩や情報の改ざんが起これば、多くの関係者や企業を危険な状態にさらすだけでなく、社会的信用を失ってしまいます。
そのため、権限によって情報閲覧の可否が設定できるツールや、セキュリティにおける国家資格を所持しているかの確認は必須といえます。
バックアップが確実に取れるか
バックアップが確実に取れるツールを選ぶことが重要です。
電子機器を扱ううえで、地震による停電被害や外部からウィルスが侵入、人的操作ミスのリスクを考慮しなければなりません。データが破損・消失してしまった場合、データの復元までに時間やコストを要するほか、業務停止のリスクもあります。
業務が停止すると、商品やサービスを求める顧客に十分なサービスが提供できず、顧客満足度の低下や顧客の乖離といった事態にもつながってしまうのです。そのため、ツールがバックアップを簡単に取れるかをチェックしたうえで、定期的なバックアップを社内ルールとして設けると安心です。
操作性は優れているか
操作性に優れているITツールを選びましょう。
機能性が多ければ利便性は高まりますが、機能ごとに操作方法を覚えなければならず、操作方法が混合しやすくなります。とくに、中小企業ではITリテラシーが低い傾向にあるので、操作が複雑なツールでは現場に浸透せず使われなくなります。
仮に、操作性よりも機能性を重視したツールを導入すると、メンバー間で理解度の差が生じるので、使えるメンバーにデータ管理の負担が偏ってしまいます。したがって、誰でも簡単に操作できる「Stock」のようなツールが必須なのです。
【非IT企業必見】企業データの管理におすすめのツール
以下では、企業データの管理におすすめのツールを紹介します。
情報社会となった現代において、企業はデータの保管方法を見直す必要があります。とくに、紙媒体によるアナログ管理のままでは、欲しいときに欲しい情報がすぐに見つからない検索面や、モノとして残るので保管場所にコスト面でのデメリットが挙げられます。
そこで、情報量に左右されずに企業データの保管ができる「情報管理ツール」を使いましょう。ただし、中小企業のようなITリテラシーが低い傾向の企業にとっては、多機能なツールでは次第に使われなくなるので、操作性に優れたツールが求められます。
したがって、ITリテラシーの有無に関わらず、非IT企業の65歳以上のメンバーであっても、簡単に企業データを保管できる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にあらゆるデータを残しつつ、直感的な「フォルダ」にテーマごとに分けて管理できるので、不要な手間をかけずに欲しい情報へすぐにたどりつけます。また、強力な「検索機能」を使えば、欲しい情報が正確にヒットするので、情報が見つからないストレスがありません。
最も簡単に情報管理・共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
企業が抱えるデータ保管の課題と保管するコツまとめ
ここでは、企業が抱えるデータ保管の課題と保管するコツを解説しました。
従来の企業データの保管方法では「適切な状態での長期間保持ができない」「情報検索の手間が多い」「必要以上に管理コストがかかる」といった課題が挙げられます。
そこで、企業の業態業種を問わず「シンプルで操作性に優れた安全性の高いITツール」を導入すると、従来のデータ保管にかかっていた負担を削減できるのです。ただし、ツールを選ぶときは、個人の独断ではなく現場のメンバー全員にとって、即日で使えるほど簡単なツールでなくてはなりません。
したがって、誰でも導入即日で使えるほどシンプルな情報共有ツール：Stockが必須です。実際に、業界業種を問わず150,000社以上が、データ管理における効率化に成功しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って企業におけるデータ保管の課題をなくし、誰でも簡単に情報を管理・共有できる体制を整えましょう。
