代表的な表計算ツールには「スプレッドシート」があり、なかでも、Googleスプレッドシートは、無料で利用できることから多くの企業で活用されています。
とはいえ、「Googleスプレッドシートでデータ管理をしたいが、詳しい使い方が分からない」と悩む方も多いのはないでしょうか。
そこで今回は、Googleスプレッドシートの特徴や使い方を中心に解説します。
- Googleスプレッドシートを仕事で使いこなしたい
- Googleスプレッドシートでは何ができるのか知りたい
- 資料をデジタル管理して、ファイリングや共有の手間を省きたい
という方はこの記事を参考にすると、Googleスプレッドの使い方が詳しく分かるほか、自社に最適な情報管理の方法も見つけられます。
目次
Googleスプレッドシートとは
以下では、Googleスプレッドシートの特徴や機能を解説します。類似する表計算ツールとの違いを確認して、自社に合うツールかを見極めましょう。
「Googleスプレッドシート」と「他の表計算ツール」の違い
Googleスプレッドシートとは、Google社が提供している「表計算ソフト」です。無料のGoogleアカウントを取得すれば、誰でもすぐに利用できます。
Googleスプレッドシートは、グラフの作成や装飾もできる「Excel（エクセル）」とは異なり、単純な表計算や回帰分析に特化しているのが特徴です。一方、GAS（Google Apps Script）と呼ばれるプログラミング言語によって、複雑な処理を自動化することも可能です。
したがって、Googleスプレッドシートは、計算や分析の手間を大きく省けるツールだと言えます。
Googleスプレッドシートの機能
以下はGoogleスプレッドシートの6つの基本機能です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 同時編集 |
複数人で同時に編集ができる |
| Webブラウザでの閲覧・編集 |
アプリだけでなく、Webブラウザからも閲覧・編集ができる |
| 自動保存 |
データが常に自動保存される |
| Excelに対応 |
GoogleスプレッドシートとExcelは相互に交換できる |
| データの復元 |
過去のバージョンを簡単に復元できる |
| CSVやPDFでの書き出し |
ファイルをCSVやPDF形式で書き出せる |
Googleスプレッドシートは、以上6つの機能のほかにもデータの管理・分析に役立つ機能を多く備えています。
Googleスプレッドシートでできること6選
以下では、Googleスプレッドシートでできることを6つご紹介します。具体的な使い方を知る前に、どのようなシーンで利用できるのか確認しておきましょう。
（1）複数人で同時編集できる
ネットワーク環境に接続していれば、複数人で同時編集ができます。
編集中のセルにメンバーの名前が表示されるので「誰が、どこを編集しているか」が一目で分かります。そのため、同じセルを重複して編集するミスを防げるのです。
（2）Webブラウザで閲覧・編集できる
Googleスプレッドシートは「Google Chrome」や「Safari」などのWebブラウザから閲覧・編集できます。そのため、万が一、アプリのインストールが制限されている場合でも安心です。
また、下図のように、スプレッドシートの共有URL（リンク）を発行すると、ファイルをダウンロードしてメールで送る必要がありません。
ただし、URLをチャットツールで共有すると他のメッセージに流されてしまい、必要なときにURLが見つかりません。そのため、「Stock」のようなツールを使ってURLを共有しましょう。
（3）データが自動保存される
Googleスプレッドシート上のデータは、常に自動保存されます。そのため、「保存し忘れてデータが消えてしまった」事態を回避できるのです。
また、過去に保存されたデータは、編集履歴として「いつ、誰が、どのような変更を加えたのか」まで記録されます。編集履歴をチェックするときは、画面上部の［時計マーク］から任意のバージョンを確認しましょう。
ただし、自動保存されるのはインターネットに接続している場合だけなので、接続環境に注意が必要です。
（4）Excelに対応している
GoogleスプレッドシートとExcelは相互に変換できます。
たとえば、Excelをスプレッドシートに変換する場合、画面左上の［ファイル］＞［インポート］＞［アップロード］を選択して、任意のファイルをドラッグ＆ドロップすれば完了です。
（5）データを復元できる
Googleスプレッドシートには過去のバージョンが編集履歴として保存されており、簡単に復元ができます。
データを復元するときは、画面上部の［最終編集］または［ファイル］＞［変更履歴］から履歴一覧を表示しましょう。復元したいバージョンが見つかったら、画面左上の［この版を復元］をクリックします。
以上の操作で、古いバージョンのデータを復元できます。
（6）CSVやPDFでの書き出しができる
Googleスプレッドシートで作成したファイルは、CSVやPDF形式で書き出すことができます。
たとえば、PDF形式で書き出す場合、画面左上の［ファイル］＞［ダウンロード］から[PDF(.pdf)]を選択します。
このように、異なるファイル形式で書きだすことで、印刷やデータのインポートに役立ちます。
【無料で使える】Googleスプレッドシートとの併用に最適なツール
以下では、Googleスプレッドシートとの併用に最適なツールをご紹介します。
Googleスプレッドシートで作成したデータは、共有リンクによってチームへ共有できます。しかし、チャットツールで共有リンクを送信すると、ほかのメッセージに埋もれて、必要なときに見つからなくなってしまうのです。
そこで、「チャットツールのように情報がながれることがない情報共有ツール」で共有URLを管理しましょう。さらに、情報共有が蓄積できるうえに「メッセージ機能」も備わっていれば、共有された情報について気軽なやり取りができます。
結論、Googleスプレッドシートと併用すべきツールは、情報を蓄積する「ノート」に共有リンクを残せて、「メッセージ」で気軽なコミュニケーションをとれる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には共有リンクはもちろん、テキストやファイルなどの情報を簡単にストックできます。また、ノートごとに「メッセージ」が紐づいており、やり取りのテーマが入り乱れないことも、ほかの情報共有ツールにはない強みです。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜基本編＞Googleスプレッドシートの使い方
ここでは、Googleスプレッドシートの登録方法や基本的な使用方法を解説します。操作方法はExcelとほぼ同じなので、はじめてのメンバーでも安心です。
使い方1｜ログイン/スプレッドシートの新規作成
＜ログイン＞
はじめに、Googleスプレッドシートの公式サイトにアクセスして、［スプレッドシートに移動］をクリックしましょう。
次に、Googleアカウントを入力してログインします。Googleアカウントを持っていない場合は新規登録をしましょう。
＜スプレッドシートの新規作成＞
ログインするとGoogleスプレッドシートのホーム画面に移行するので、下図のように［+］をクリックして新規のシートを作成します。
以上の操作で、Googleスプレッドシートを利用する準備は完了です。
使い方2｜表を作成する
次に、Googleスプレッドシートで表を作成しましょう。ここでは、簡単な売上表を作成する方法を解説します。
はじめに、任意のセルをクリックして、商品名を入力します。
次に、「商品単価」「点数」「合計金額」の項目も用意して、商品単価と点数にそれぞれ数値（半角）を入力しましょう。そして、合計金額のセルに”=商品単価のセル*点数のセル”を入力すれば、自動で合計金額が計算されます。
すべての項目を埋めたら、表の全体を選択し、画面上部から任意の［枠線］をクリックすると売上表は完成です。
また、セルや文字の色を変更すると、視覚的に分かりやすい表にできます。下図のように、画面上部のアイコンから適宜変更しましょう。
使い方3｜コメントを残す
Googleスプレッドシートでは、特定のセルにコメントを残せます。
コメントの残し方は、［コメントを挿入］を選択して文字を入力するだけです。
以上の操作で、誰がコメントを残したのか分かるほか、コメントへの返信もできます。そのため、シート内で情報共有をしたり、進捗状況を確かめたりするのもスムーズです。
使い方4｜タイトルをつける
スプレッドシートへタイトルをつけるときは、画面左上の［無題のスプレッドシート」に入力しましょう。
使い方5｜シートを共有する
Googleスプレッドシートを共有するときは、はじめに、画面右上の［共有］ をクリックします。
次に、共有したいメンバーのメールアドレスの入力をすると、以下の3つの権限を選択できます。
- 【閲覧者】シートの閲覧のみできる
- 【閲覧者（コメント可）】シートの編集はできないが、コメントは残せる
- 【編集者】シートの編集ができる
また、 ［リンクをコピー］ でURLをコピーして送ることもできます。ただし、権限設定を「リンクを知っている全員」にすると、URLを知っていれば誰でもアクセスできてしまうので注意しましょう。
使い方6｜スマートフォンで利用する
以下では、スマホでGoogleスプレッドシートを作成する手順をご紹介します。
Googleスプレッドシートアプリを起動すると、下図の画面が表示されます。画面右下の［＋］ から［新しいスプレッドシート］ を選択しましょう。
最後に、シート名を入力すれば、Webブラウザ版と同様に使用できます。
＜応用編＞作業の効率化に役立つGoogleスプレッドシートの使い方
ここでは、Googleスプレッドシートの応用的な使い方を8つ解説します。以下の使い方を押さえれば、業務をよりスムーズに進められるようになります。
使い方1｜Excelに変換して保存する
スプレッドシートをExcelに変換するには、画面左上の［ファイル］＞［ダウンロード］＞［Microsoft Excel（.xlsx）］ をクリックします。
この操作で、スプレッドシートで編集した内容をExcelとして保存できます。
使い方2｜変更履歴を確認する
変更履歴を確認するには、下図のように、画面上部の［最終編集］ をクリックします。
クリックすると、画面右側に履歴が表示されます。
使い方3｜拡張機能を追加する
Googleスプレッドシートには、機能を拡張する「アドオン」があります。
利用方法としては、画面上部の［拡張機能］＞［アドオン］＞［アドオンを取得］ を選択して、任意のアドオンをインストールすれば完了です。
アドオンを活用すれば、ガントチャートのテンプレートを自動追加したり、Google Analyticsの分析結果を自動でスプレッドシートに貼り付けたりできるのです。
使い方4｜シートの共有権限や保護を設定する
共有権限を設定したり、特定のシートを保護したりする方法は以下の通りです。
＜シートの共有権限＞
共有方法は、シートごとに割り振られたURLを利用する「リンク共有」と、Gmailアカウント同士による「メールアドレス共有」の2種類です。
リンク共有では、Googleアカウントを持っていないメンバーにも共有できます。ただし、共有リンクを知っていれば誰でもアクセスできることから、情報漏えいに細心の注意が必要です。
一方、メールアドレス共有は、個別に共有設定をするので漏えいのリスクは低いです。しかし、メールアドレスを一つひとつ入力しなければなりません。
＜シートの保護設定＞
シートを保護するには、画面下部の［シートタブ］にある［▼］＞［シートの保護］を選択して、保護範囲を設定しましょう。
この操作によってシートが保護されるので、誤編集を防げます。
使い方5｜関数を使う
Googleスプレッドで以下のような関数を利用すると、面倒な計算を自動化できます。
| 関数 | 効果 |
|---|---|
| =SUM(開始のセル：終了のセル) |
指定した範囲の数値を合計する関数です。 |
| =AVERAGE(開始のセル：終了のセル) |
指定した範囲の数値を平均する関数です。 |
| =COUNT(開始のセル：終了のセル) |
指定した範囲のセル数を算出する関数です。 |
| =MAX(開始のセル：終了のセル) |
指定した範囲で、最大の数値を弾き出す関数です。 |
| =MIN(開始のセル：終了のセル) |
指定した範囲で、最小の数値を弾き出す関数です。 |
上記の関数を活用して、大幅な業務改善を目指しましょう。
使い方6｜絶対参照と相対参照を使う
Googleスプレッドシートで関数を利用するときは「絶対参照」と「相対参照」を使い分けると便利です。具体的には、以下の「商品単体における合計金額の割合を求める例」で解説します。
下図のように関数を入力して、ほかのセルにも反映しようとするとエラーで計算ができません。原因としては、適宜範囲が変わる「相対参照」をしているためであり、参照するセル（以下では1500のセル）がずれてしまうのです。
そこで、上図のようなエラーを解決するのが「絶対参照」です。
絶対参照を設定するには、常に範囲に含めておきたいセルへ［$］を付ければ完了します。その結果、ほかのセルに関数を反映してもエラーが出なくなるのです。
使い方7｜データを参照する
Googleスプレッドシートの機能に「データの参照」があります。具体的には、参照場所のセルに以下の数式を入力します。
- =’シート名’!セルの場所
上記の数式により、シート間を移動して手動でコピー＆ペーストする手間が省けます。下図は、シート2のA1セルに「サンプル」の文字が入った状態で、シート1でセルを反映している例です。
使い方8｜ショートカットキーを使う
Googleスプレッドシートの作業を効率化するためには、ショートカットキーを使いこなしましょう。以下の表は、Googleスプレッドシート独自の便利なショートカットキーを一覧にしたものです。
| ショートカット | 効果 |
|---|---|
| Ctrl+Home |
シートの先頭に移動する |
| Ctrl+End |
シートの末尾に移動する |
| Alt+↓ |
次のシートに移動する |
| Alt+↑ |
前のシートに移動する |
| Ctrl+Alt+Shift+H |
変更履歴を開く |
| shift+F2 |
メモを作成・編集する |
| Ctrl+Alt+9 |
行を非表示する |
| Ctrl+Shift+9 |
行を再表示する |
| Ctrl+Alt+0 |
列を非表示する |
| Ctrl+Shift+0 |
列を再表示する |
| Ctrl+~ |
すべての数式を表示する |
上記のショートカットキーを覚えるのは大変ですが、業務効率を高めるために少しずつマスターしましょう。
無料版と有料版（Google Workspace）の違いとは
Googleスプレッドシートは無料でも利用できますが、有料版のGoogle Workspaceを利用することで使い方が広がります。プランによって異なる特徴や機能があるので、以下では無料版と有料版の違いを解説します。
料金
Googleスプレッドシートの有料版（Google Workspace）には以下の4つのプランがあります。
| プラン名 | 月額料金/ユーザー |
|---|---|
| Business Starter | 680円 |
| Business Standard | 1,360円 |
| Business Plus | 2,040円 |
| Enterprise | 要問い合わせ |
上記いずれのプランでも、Googleスプレッドシートの機能に制限はありません。ただし、データの保存先である「Google Drive」の容量やセキュリティが異なります。
セキュリティ
Googleスプレッドシートの無料版には、高度なセキュリティ機能がありません。
一方、有料プランではアカウントに「2段階認証」など制限をかけるなどして、セキュリティレベルを高められます。また、問題が起こった際のサポート体制も整っているのです。
そのため、顧客情報や研究結果などの機密データを取り扱う場合は、有料プランへの加入がおすすめと言えます。
データ容量
各プランのデータ容量は以下の通りです。
| プラン名 | データ容量（1ユーザーあたり） |
|---|---|
| 無料プラン | 15GB |
| Business Starter | 30GB |
| Business Standard | 2TB |
| Business Plus | 5TB |
| Enterprise | 5TB（必要に応じて拡張可能） |
上記に加えて、Web会議ツール「Google Meet」の同時利用人数も、無料版は100人までなのに対し、有料版ではプランごとに違いがあるものの「最大1,000人まで」となっています。
スプレッドシートのよくある質問
ここでは、スプレッドシートに関するよくある質問と回答をご紹介します。具体例としては、主に以下が挙げられます。
- 質問1｜スプレッドシートとExcelの違いは？
- 質問2｜スプレッドシートとExcelはどっちが良い？
- 質問3｜スプレッドシートは何に使う？
スプレッドシートはブラウザを使う一方、Excelは基本的にソフト上で操作します。また、スプレッドシートはExcelに比べて同時編集しやすく「誰が、どこを変更したのか」がすぐに分かるのです。
結論、用途によって使い分けるのがおすすめです。
たとえば、Excelにはグラフの作成や装飾のように、表計算以外の機能も豊富に搭載されています。そのため、「幅広い用途に使いたいときにはExcel、表計算のみの場合はスプレッドシート」などと使い分けましょう。
スプレッドシートは、表計算や簡単な図表の作成に使います。また、ツール上での直接のやりとりはできないものの、リンクを作成すればシートの共有が可能です。
上記から、スプレッドシートは表計算に特化していることが分かります。一方、グラフ作成やコミュニケーションには別のツールが必要なのです。
Googleスプレッドシートの使い方まとめ
ここまで、Googleスプレッドシートの特徴や使い方から、料金プランごとの違いまでを中心に解説しました。
Googleスプレッドシートはリンク（URL）で簡単にメンバーへ共有できますが、チャットツールでリンクを共有するとほかのメッセージに埋もれて面倒です。一方、メールアドレス共有では、入力に多大な手間がかかってしまいます。
そこで、「データが流れない情報共有ツール」を使えば、目的のリンクがすぐに見つかり、シートの共有がスムーズになります。さらに、「メッセージ機能」がある情報共有ツールを使えば、コミュニケーションの手間も省けるのです。
結論、Googleスプレッドシートとの併用には、誰でも簡単にあらゆる情報を残せる「ノート」を備えた『Stock』が最適です。また、Stockはノートごとに「メッセージ」が紐づいているので、やりとりが一切入り乱れません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をGoogleスプレッドシートと併用し、効率的な情報管理をしましょう。
