感染症対策や働き方改革の推進に伴って、多くの企業が在宅勤務・テレワークを導入しています。在宅勤務では通勤時間を省けるメリットがある一方、互いの業務状況が分かりづらいのがデメリットです。
そのため、「在宅勤務で部下が集中できているのか分からない」「サボりを助長し、業績が下がらないか不安だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、在宅勤務で仕事を効率化するコツ8選を中心にご紹介します。
- 在宅勤務をはじめてから業務の進捗が悪いので早急に改善したい
- 在宅勤務を導入するにあたって不安要素をなくしておきたい
- テレワークでも仕事の状況を見える化した状態を保ちたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、在宅勤務で役立つ効率化のコツが分かり、従業員が集中して業務へ取り組めるようになります。
目次
在宅勤務で集中できない・効率が悪いのはなぜ？
以下では、在宅勤務で集中できない・効率が悪い原因を解説します。原因を把握しておかなければ適切な対処につながらないので、ここで押さえましょう。
オンオフの切り替えができない
仕事と私生活の切り替えが不十分なために、仕事へ集中できないケースがあります。
オフィスワーク時は自宅からオフィスへ移動して仕事をするため、場所と共に気持ちも切り替えやすい傾向にありました。しかし、自宅から出ない在宅勤務では、私生活とのメリハリをつけづらいのです。
自宅でもオンオフを切り替えるには、仕事に必要な作業環境を整えたり、適度に緊張感のある状態を作ったりする工夫が必要です。
コミュニケーション不足によるストレス
在宅勤務で集中できない原因の一つは、コミュニケーション不足によるストレスです。
在宅勤務では、オフィスワークに比べて”同僚との雑談”や”上司への相談”といった会話の機会が大幅に減ります。
以上のようなコミュニケーションをリフレッシュとしていた従業員にとっては、会話のないまま個人作業を続ける環境がストレスとなり、集中力が続かない可能性があるのです。
会社が実践する効率化のコツ4選
以下では、会社向けの”在宅勤務を効率化するコツ4選”をご紹介します。在宅勤務中の生産性を向上するためには、個人レベルの取り組みだけでなく、チームや会社単位での工夫が必要です。
コツ1｜コミュニケーションの機会を増やす
メンバー同士の連携を強めるために、コミュニケーションを増やしましょう。
在宅勤務ではオフィスのように気軽に声をかけられないため、メンバー間のコミュニケーションが減ります。その結果、情報の行き違いや業務負担の偏りが発生したり、ストレスの原因になったりするのです。
したがって、気軽にメッセージのやりとりができるツールを導入しましょう。ただし、共有されたメッセージや資料が流れるツールではあとから見直すのが大変なので、情報が蓄積されるツールが最適です。
コツ2｜PCの周辺機器を揃える
在宅勤務で利用するPCの周辺機器を揃えましょう。
たとえば、Web会議ツールを使った商談が多い場合には、高性能なマイクやカメラの利用を推奨すると役立ちます。また、マウスやキーボードなどを使いやすいものに変えれば、仕事が効率的になるのです。
在宅勤務ではPCに向かって仕事をする時間がほとんどなので、可能な限り周辺機器を充実させて集中できる環境にするよう呼びかけましょう。
コツ3｜タスクの進捗を全員で共有する
タスクの進捗をチーム全体で共有するようにしましょう。
在宅勤務では作業の様子が見えないので、誰が何をしているのか不透明になります。その結果、部下の進捗を正確に把握できず、進捗の遅れやトラブルに気づきにくいのです。
したがって、在宅勤務では担当のタスクをチーム全体で共有しましょう。全体でタスクの進捗を共有すれば、上司だけでなく同僚でも進捗の遅れに気がつきやすく、課題の早期解決につながります。
コツ4｜簡単に情報共有できる仕組みをつくる
在宅勤務の業務効率を高めるために、簡単に情報共有できる仕組みをつくりましょう。
在宅勤務をはじめる多く企業が直面するのが「ITツールを使いこなせないので情報共有が滞る」という問題です。とくに、多機能なツールを使っていると、どの機能で何の情報を管理するのか分かりづらくなります。
情報共有が滞ると業務効率の低下につながりかねません。したがって、在宅勤務中でもストレスのない情報共有を実現するためには、誰でも簡単に使いこなせる「Stock」のような情報共有ツールが有効です。
従業員が実践する効率化のコツ4選
以下では、従業員向けの”在宅勤務を効率化するコツ4選”をご紹介します。自宅でも集中して業務を進めて大きな成果をだすために、以下の内容を実践しましょう。
コツ1｜スケジュールにメリハリを付ける
スケジュールにメリハリを付けると、自宅での作業を効率的に進められます。
たとえば、一般的に集中力が高いと言われる午前中に事務作業を、午後にクリエイティブな作業をするのがおすすめです。
また、作業時間の管理には「ポモドーロ・テクニック」を活用しましょう。ポモドーロ・テクニックとは25分の作業と5分の休憩を繰り返して、集中力を切らさない方法です。
以上のように、在宅勤務ではむやみに目の前の仕事に取り組むのではなく、業務を効率的にこなせる時間帯や時間配分を考えましょう。
コツ2｜マルチタスクをしない
マルチタスクの回避も業務効率を高めるために必要なことです。
マルチタスクとは”2つ以上の作業を同時に進めること”を指しますが、一つの作業だけに集中するシングルタスクよりも非効率です。なぜなら、マルチタスクは作業を切り替えるたびに進捗を思い出す必要があって時間がかかるためです。
以上のように、マルチタスクは一見すると効率的に見えるものの、かえって業務効率を悪化させる原因となるので注意しましょう。
コツ3｜優先度の高いタスクから処理する
業務効率を高めるためには、タスクを優先度が高い順に並べましょう。
担当するタスクを端から一つひとつ処理していく方法は、納期漏れなどの重大なミスへつながりかねません。したがって、以下のような縦軸に重要度、横軸に緊急度をとったマトリクスで、タスクの優先度を決定しましょう。
上記のマトリクスにタスクを割り当てると、タスクの優先順位は（1）、（2）、（3）、（4）の順になります。優先順位の通りに消化しましょう。
コツ4｜集中できる環境を整える
自宅でも仕事に集中できる環境にしましょう。
自宅では私生活との空間的な切り替えができない以上、集中力低下の要因になりかねません。そのため、仕事をするデスクまわりを綺麗にしたり、部屋をパーテーションで仕切ったりするのが効果的です。
【これで解決】在宅勤務でも効率的に仕事ができるツール
以下では、在宅勤務でも効率的に仕事ができるツールをご紹介します。
在宅勤務でも集中力を保って効率的に仕事をするには、個人の意識だけでなく、チームや会社全体での取り組みが不可欠です。最も簡単に全員の生産性を上げるには、ITツールを導入しましょう。
ITツールではメッセージで頻繁にコミュニケーションをとったり、ノートに書かれた進捗状況を確認したりするなど、出社時に近い状態で業務にあたれます。また、簡単に使えるツールなら無駄なストレスを溜めず、集中力をもって使い続けられるのです。
結論、在宅勤務でも効率的に仕事ができるツールは、在宅勤務中の効率を上げるのに必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
在宅勤務でStockを使う際は「ノート」へ業務の情報を記載し、ノートに紐づいた「メッセージ」で同僚や上司とやりとりしましょう。また、進捗状況を表示したり、部下へ仕事を依頼したりできる「タスク」も搭載されています。
業務の進捗を見える化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
在宅勤務の業務を効率化するコツまとめ
これまで、在宅勤務の業務を効率化するコツを中心にご紹介しました。
在宅勤務で従業員の生産性を向上するには、私生活との切り替えを呼びかけるのはもちろん、集中して業務に取り組める状態を作れるよう会社側から支援することが重要です。
たとえば、オフィスワークと近い状態でコミュニケーションをとったり、進捗状況を確認したりできるツールを使う方法があります。ただし、使いこなせないほど多機能なツールはストレスの原因になりかねないので注意しましょう。
今回ご紹介したStockは、仕事を効率化する機能が過不足なく備えており、65歳以上の従業員でも使いこなせるほどシンプルなツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してテレワークや在宅勤務、リモートワークでもオフィス以上の業務効率で仕事を回せるようにしましょう。
