業務パフォーマンスの向上には振り返りが不可欠です。そのため、多くの企業が、週単位で業務を振り返り可視化する「週報」を採用しています。
週報を継続的に運用すれば、進捗の共有がスムーズになったり情報資産として活用したりできるメリットがあります。一方、「週報をただ作成するだけで、上手く業務に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、週報を作成する目的や必要な項目、週報をムダにしないポイントを中心にご紹介します。
- 週報作成の目的を浸透させ、業務効率化へ活かしたい
- 週報に必要な項目を、あらかじめフォーマットに反映させておきたい
- ほかの業務に時間を充てるため、面倒な週報を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、週報を効率的に運用する方法が分かり、業務パフォーマンスの向上に役立てられます。
目次
週報とは
週報とは、1週間の業務について、上司やマネジメント層へ報告する書類です。
週単位で報告する書類なので、日ごとの細かな業務内容ではなく目標の達成度や振り返りが主な記載内容です。週報は上司が正確に進捗を把握するうえでも重要であり、ほかにも残した情報をノウハウ、顧客情報として活用できます。
また、同じ業務報告を目的とした書類として「日報」が挙げられますが、日報は「詳細な業務内容の報告」が主な目的であるのに対し、週報は「目標の達成度を共有する」目的で作成される点に違いがあります。
このように、週報を正しく蓄積、運用すれば、チームの業務パフォーマンス向上や全社の業務効率化を実現するのに役立つのです。
週報の目的3選
週報を作成する目的は企業によって異なりますが、主に以下の3種類に分類できます。週報を作成する意図を正しく社員に認識させ、自発的な取り組みを目指しましょう。
（1）業務改善につなげるため
週報を作成する1つ目の目的は、業務改善につなげるためです。
一週間の業務を可視化して振り返ると、業務を進めるうえでの課題が明確化され、改善策を考案・実施できます。結果として、業務を効率的に進められるようになり、社員やチームの課題解決する力も育つのです。
また、経験やノウハウが豊富な上司から週報にフィードバックがあれば、社員一人ひとりに気づきを与えられるメリットも得られます。このように、コミュニケーションのきっかけとなり、業務改善へのアプローチにつながる大切な資料と言えます。
（2）業務進捗の共有を図るため
週報を利用する2つ目の目的は、業務進捗の共有をスムーズにするためです。
上司は部下から共有される週報を確認し、個人の業務からプロジェクト全体の進捗を把握します。週単位で進捗を確認できることから、解決すべき課題に気づきやすくなります。
このように、週報は業務進捗を正確に把握するためにも活かせるので、作成後は速やかに提出する必要があるのです。
（3）仕事の情報資産にするため
週報を活用する3つ目の目的は、情報資産として運用するためです。
週報には、週間ごとの課題や解決策、業務達成率などが記載されているので、蓄積することで企業の情報資産となります。たとえば、過去の週報から課題解決へのアプローチ法を模索したり、顧客情報として活用したりできます。
ただし、週報を情報資産として活用するには、作成した週報を簡単に振り返れる環境が欠かせません。とはいえ、週報を紙で管理すると、必要な週報を見つけ出すのに手間がかかるため、「Stock」のようなITツールを使い、一元管理するのがトレンドです。
週報に必要な5つの項目
ここからは、週報に必要な5つの項目をご紹介します。以下5つの項目をフォーマットに組み込めば、業務状況を過不足なく確認できます。
- 項目1 一週間の目標
- 項目2 業務報告/成果
- 項目3 所感(良かった点/改善点)
- 項目4 次週の目標
- 項目5 相談・共有事項
「〇〇％まで進める」のように、数字を使って定量的に目標を記載します。定性的な表現では成果が明確にならず、改善策も出しづらくなるので注意しましょう。
一週間の業務内容とその結果を記載します。この項目では、主観的な感想や所感ではなく事実のみを明示します。
業務のなかで気付いたことや課題の改善策を記述します。「良かった点」は感想ではなく、再現方法を記入するように注意しましょう。
項目1～3をもとに次週の目標を設定します。上司のフィードバックも参考に現実的な目標を設定しましょう。
円滑なコミュニケーションはもちろん、仕事上の部下の悩みを把握することを目的に相談・共有の欄を設けます。
このように、業務の振り返りの効果を最大限に得られるように項目を設定しましょう。
週報の作成・共有に利用できるツール
以下では、ツールで週報を管理する3つの方法をご紹介します。それぞれのメリットとデメリットを比較し、自社に最適なツールを選定しましょう。
メール
1つ目は、メールの本文に週報を記載して上司に送信する方法です。
メールは送信後の編集ができないので、証拠として正しく残る点がメリットです。一方、週報の集計や分析が難しい、ほかのメールに埋もれてしまうなどのデメリットも多くあります。
また、情報共有のときにもCCやBCCの設定や定型文の挿入など、チーム全体で共有しにくい点も無視できません。
Word/Excel
2つ目は、Microsoft365のWordやExcelで週報を作成する方法です。
WordやExcelのメリットは、馴染みのあるツールのため全社で使える点です。また、テンプレートを作成しておけば、週報の書式を統一できます。
ただし、WordやExcelはファイルなので、共有するときに別のツールを使わなければなりません。そのため、共有するのが手間に感じたり、ファイルを添付したメッセージが、ほかのメッセージで流れてしまったりするデメリットもあるのです。
情報共有ツール
3つ目は、情報共有ツールで週報を作成・共有する方法です。情報共有ツールは費用がかかりますが、以下5つの理由から最適な週報管理の方法と言えます。
- 週報の一元管理ができる
- スマホでも使える
- 時間や場所を問わずに共有できる
- テンプレートを使って手間を省ける
- 作成・共有・管理がひとつのツールで完結する
週報が負担となる原因のひとつに、作成から提出までのプロセスに手間がかかることが挙げられます。そのため、誰でも簡単に週報を作成でき、提出も簡単な「Stock」のようなツールであれば、従来の週報の悩みが一気に解決します。
週報をムダにしないための4つのポイント
ここでは、週報をムダにしないための4つのポイントをご紹介します。週報によって業務をスピーディに遂行できているチームは、以下のポイントが押さえられています。
（1）テンプレートを活用する
1つ目のポイントは、テンプレートの活用です。
業務スピードの向上など、週報による効果が得られない原因のひとつは「内容が薄い」ことです。そして、内容が薄くなる背景としては、手間がかかる週報の作成を、社員が面倒に感じている点が挙げられます。
そこで、週報作成のわずらわしさを取り除くには、週報のテンプレートを用意して作成時間を短縮させることが有効です。週報のひな形をあらかじめ提供して社員の負担を減らし、その分振り返りや改善策を考案できるように整備しましょう。
また、テンプレートの導入により週報の様式が統一されるため、部下の週報をチェックする上司の負担も軽減されます。
（2）PDCAサイクルが回っているか確認する
2つ目のポイントは、PDCAサイクル（計画→実行→評価→改善）が回っているか確認することです。以下の4つの項目を参考に、週報が次に活かせる内容になっているか検証しましょう。
- Plan：業務計画の目的やゴールが明確になっているか
- Do：何を実行したのかはもちろん、課題の分析が抜け漏れなくされているか
- Check：過去の週報が活かされ、失敗を繰り返していないか
- Action：適切な目標が設定されているか
このように、PDCAサイクルを意識した週報は社員自身が成長を実感しやすく、週報に対して主体的に取り組めるようになるメリットもあります。
（3）必ずフィードバックする
3つ目のポイントは、部下から共有された週報は必ずフィードバックすることです。
定期的なフィードバックがない「提出して終わり」の週報では、部下のモチベーションも低下してしまいます。一方、フィードバックする習慣をつければ、部下と会話する機会も増え、悩みなどを聞くきっかけにもなるのです。
とくに、部下の意欲を高めるためには、新しい視点を与えるフィードバックを意識しましょう。具体的な答えを提示するのではなく、部下が自発的に行動できるようなアドバイスが最適です。
（4）週報とコメントを一元管理する
4つ目のポイントは、週報とコメントを一元管理することです。
週報へのフィードバックの方法として、週報のファイルをチャットツールで共有する方法があります。
しかし、ほかの業務に関するやりとりに情報が埋もれたり、時間経過とともにファイルやコメントが流れたりして、週報の振り返りができなくなります。結果、ノウハウとして週報を活用するのも難しくなるのです。
そこで、週報とコメントを紐づけられるITツールを使うと、一か所ですべての情報を管理できるため、振り返りもしやすくなります。
【めんどくさい？】週報の問題点とは
ここでは、「めんどくさい」と思われがちな週報の問題点を解説します。
週報の問題点は、義務化された週報が「提出するだけ」になっていることです。時間を割いて作成した週報も「マネジメント側が確認した後はファイルに溜まっていくだけ」では業務の課題を発見・解決できず、部下も作成する意欲が低下してしまうのです。
そこで、「形骸化した週報」から脱却するには、部下側の週報作成・共有の手間を軽減しつつ、上司のフィードバックや週報管理もまとめて効率化できる環境を整えましょう。
たとえば、「Stock」のように書式を統一して簡単に週報を作成しつつ、共有後のフィードバックや管理も簡単なツールを導入すれば、めんどくさいと感じる週報の問題点を解決できます。
面倒な週報の共有・管理を効率化できるおすすめのツール
以下では、面倒な週報の共有・管理を効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
週報は適切に共有・管理すれば、業務を改善するのに役立ちます。しかし、メールやExcelなどの手法では必要以上に共有の工数がかかり、管理が難しく必要な情報へすぐにアクセスできない致命的なデメリットがあります。
そのため、週報の共有から管理までを一元化できる「情報共有ツール」を使って週報を運用する必要があるのです。とくに、誰でも簡単に使いこなせるツールであれば、社員が抵抗感を持つことなくすぐに使えます。
結論、週報の運用には、非IT企業における65歳以上の社員でも使いこなせるうえ、ストレスなく週報を共有・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成した週報は、瞬時に任意のメンバーへ共有され、直感的な「フォルダ」で管理すれば、過去の週報も簡単に探せます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使えば、話題が入り乱れることなくフィードバックできるのが特徴です。
最も簡単に週報を運用できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
週報の目的やムダにしないためのポイントまとめ
ここまで、週報を作成する目的や週報をムダにしないためのポイントを中心にご紹介しました。
週報は、チームの進捗共有や業務改善に役立つ重要な書類です。そのため、社員が週報作成を「面倒」だと感じないように、テンプレートを活用したり適切にフィードバックしたりする必要があるのです。
しかし、共有や管理に手間がかかると、週報が放置される原因になってしまいます。そこで、「誰でも簡単に使える情報共有ツール」を使って、週報の作成・共有・管理が簡単にできる環境を構築しましょう。
結論、週報の運用にはStockのように、週報の作成・共有・管理に必要な機能に過不足がなく、あらゆる情報を一元管理できるツールが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で週報を効率的に運用し、業務パフォーマンス向上を実現しましょう。
関連記事： 日報とは？メリットや書き方のポイントも徹底解説！
関連記事： 【すぐわかる】週報のメリット・デメリットとは？
