業務パフォーマンスを向上させるための振り返りとして「週報」を採用している企業は多くあります。とくに、新入研修では、報連相といった基礎的なビジネスマナーを身に着けながら、上司とコミュニケーションをとる目的としても、週報は用いられているのです。
 
また、週報を継続的に運用すれば、進捗の共有がスムーズになったり情報資産として活用したりできるメリットがあります。一方、「週報をただ作成するだけで、上手く業務に活用できていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、週報を作成する目的や必要な項目、週報をムダにしないポイントを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、週報を効率的に運用する方法が分かり、業務パフォーマンスの向上に役立てられます。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

週報(週次報告)とは

週報とは、1週間の業務について、上司やマネジメント層へ報告する書類です。
 
週報を作成することで、1週間の業務のなかで得られた成果や目標達成度など、自身の振り返りにもなります。加えて、自身の業務に対する改善策や、上司からのアドバイスを週報に記載しておけば、「ナレッジ」として次の業務に活かせるのです。
 
以上のように、週報は上司が正確に進捗を把握するためだけでなく、社員自身が目標の達成度や振り返るのに欠かせない役割を果たします。

<週報と日報の違い>

日報の目的が「詳細な業務内容の報告」であるのに対し、週報は「目標達成度の共有」が目的である点に違いがあります。
 
新人社員など、細かなマネジメントが必要な社員には「日報」を提出させ、ある程度自身でスケジュール管理ができる社員には「週報」を提出させるというような使い分けがおすすめです。
 
いずれにせよ「ナレッジ」として正しく蓄積し、部署内の業務パフォーマンス向上や全社の業務効率化に役立てましょう。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

週報を作成する3つの目的とは

週報を作成する目的は、主に以下の3種類に分類できます。週報を作成する必要性を正しく社員に認識させ、自発的な取り組みを目指しましょう。

(1)業務改善につなげるため

週報を作成する1つ目の目的は、業務改善につなげるためです。
 
一週間の業務を可視化して振り返ると、業務を進めるうえでの課題が明確化され、改善策を考案・実施できます。結果として、業務を効率的に進められるようになり、各社員や部署全体の課題解決力も育つのです。
 
また、経験やノウハウが豊富な上司が週報にフィードバックをすれば、社員が新たなアイデアを思いついたり、自身の仕事に対する姿勢を見つめ直したりするきっかけとなります。このように、週報は業務改善へのアプローチとなる重要な書類となるのです。

(2)作業進捗の報告・共有を図るため

週報を利用する2つ目の目的は、作業進捗の報告・共有をスムーズにするためです。
 
上司は部下から共有される週報を確認し、個人の業務からプロジェクト全体の進捗を把握します。また、週単位で実施することで、上司は部下が上手くタイムマネジメントできているか判断したり、作業に遅れがでている場合は課題を発見したりできるのです。
 
なお、「週報を提出する」までが仕事の一環であるため、作成後は速やかに提出することが大切です。

(3)仕事の情報資産にするため

週報を活用する3つ目の目的は、情報資産として運用するためです。
 
週報には、週間ごとの課題や解決策が記載されているので、蓄積することで企業の情報資産となります。たとえば、過去の週報から課題解決へのアプローチ法を模索したり、顧客情報として活用したりできます。
 
ただし、週報を情報資産として活用するには、作成した週報を簡単に振り返れる仕組みが欠かせません。そのため、昨今では情報へのアクセス性の悪い紙ベースではなく、「ナレカン」のようなITツールを使い、週報を一元管理するのがトレンドとなっています。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

週報(週次報告)を導入する必要性とは

2018年7月6日に公布された「働き方改革関連法」に則り、企業は”働き手が働きやすい環境づくり”に努めることが重要とされています。このような働き方改革の普及によって、昨今では週報の必要性が増してきています。
 
『企業の働き方改革に関する実態調査(2021年)』によると、「業務報告のための日報/週報の導入」により、68%の人の従業員満足度が向上する結果となりました。週報の導入は、働きやすい環境づくりにも貢献するのです。
 
このように、週報は業務パフォーマンスの向上だけでなく、職場環境の改善においても必要とされるようになっています。
 


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

<例文あり>週報の基本構成と必要な5つの項目

以下は、週報の基本構成と必要となる5つの項目を記載した例です。「どのように記載すればいいのか分からない」という方は、例文を参考に書いてみましょう。
 
営業部の週報を作成したイメージ図

<週報の基本構成>

週報は主に「週の目標・計画」「業務内容と成果」「振り返り」の3つで構成されています。週の目標を立てるときは、前週で振り返った内容を反映させるのが効果的です。
 
ただし、週の振り返りを単純に「反省」で終わらせるだけでは、新しい目標を的確に立てられません。失敗の原因を追求するのはもちろん、目標に対して今後どのような行動を取れば目標を達成できたのか、までセットで考える必要があるのです。
 
以上のように「週の振り返り→新しい目標の設定→週の振り返り」の流れを繰り返し、各社員の成長につなげましょう。

<週報に必要な5つの項目>

以下5つの項目をフォーマットに組み込めば、業務状況を過不足なく確認できます。
 
 
  • 項目1 一週間の目標
  • 「〇〇%まで進める」のように、数字を使って定量的に目標を記載します。定性的な表現では成果が明確にならず、改善策も出しづらくなるので注意しましょう。
     
  • 項目2 業務報告/成果
  • 一週間の業務内容とその結果を記載します。この項目では、主観的な感想や所感ではなく事実のみを明示します。
     
  • 項目3 所感(良かった点/改善点)
  • 業務のなかで気付いたことや課題の改善策を記述します。「良かった点」は感想ではなく、再現方法を記入するように注意しましょう。
     
  • 項目4 次週の目標
  • 項目1~3をもとに次週の目標を設定します。上司のフィードバックも参考に現実的な目標を設定しましょう。
     
  • 項目5 相談・共有事項
  • 円滑なコミュニケーションはもちろん、仕事上の部下の悩みを把握することを目的に相談・共有の欄を設けます。
 
このように、業務の振り返りの効果を最大限に得られるように項目を設定しましょう。
 
関連記事: 無料の業務日報テンプレート8選!フォーマットの作成ポイントも解説


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

<どれがいい?>週報の作成・共有におすすめの手段

以下では、週報を作成・共有するのにおすすめの手段を比較します。それぞれのメリットとデメリットを見比べて、自社に最適な方法を選定しましょう。
 
ITツール
【一番おすすめ】
メール Word/Excel
見やすい週報の作成
【〇】
【〇】
【〇】
共有のしやすさ
【〇】
【△】
・CCやBCCの設定や定型文の挿入する手間がかかる
【×】
・別のツールを使う必要がある
管理のしやすさ
【〇】
【×】
・ほかのメールに埋もれてしまう
【×】
・ファイルを添付したメッセージが埋もれてしまう
スマホでも使える
【〇】
【〇】
【△】
・スマホからだと見づらい場合がある
以上のように、メールやExcel/Wordで感じるストレスを、ITツールであれば払拭することができます。なかでも、週報の作成・管理に必要な機能に過不足のない「ナレカン」のようなツールであれば、従来の週報の悩みを一気に解決できます。
 
関連記事: 業務日報・日誌は廃止すべき?目的や最適な管理方法を紹介


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

週報が「めんどくさい」「ムダ」になる原因とは

週報が「めんどくさい」「ムダ」と思われがちな原因は、義務化された週報が「提出するだけ」になっていることです。
 
時間を割いて作成した週報も「マネジメント側が確認した後はファイルに溜まっていくだけ」になっている企業が少なくありません。そのため、業務の課題を発見・解決できず、部下も作成する意欲が低下してしまうのです。
 
そこで、「形骸化した週報」から脱却するには、部下側の週報作成・共有の手間を軽減しつつ、上司のフィードバックや週報管理もまとめて効率化できる環境を整えましょう。
 
具体的には、書式を統一して簡単に週報を作成しつつ、共有後のフィードバックや管理も簡単にできる仕組みを構築すれば、社員がめんどくさい・ムダだと感じる週報の問題点を解決できます。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

めんどうな週報の作成・管理を効率化するツール

以下では、面倒な週報の共有・管理を効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
 
ITツールを使って週報を作成すれば、そのままメンバーに共有できるので、メールやExcelのようなムダな工数を省けます。また、ITツールは、週報をはじめとした文書管理にも役立てられるので、ナレッジとしていつでも簡単に振り返れるようになるのです。
 
以上のように「週報をナレッジとして蓄積できる仕組み」を整えれば、社内全体の業務パフォーマンスの向上にもつながります。ただし、大企業では、週報が煩雑化しやすいので、”部署ごとの週報の管理”や”迅速なアクセス”が可能なツール選びが重要です。
 
結論、週報の運用には、作成した週報はリアルタイムで共有され、フォルダで管理できる「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」で作成した週報は、任意のメンバーに即共有されるため、作成後の面倒な共有作業を省けます。また、ヒット率100%の超高精度な「キーワード検索機能」により、進捗確認や業務の振り返りも簡単にできるので、効果的に週報を運用できます。

大規模企業でも週報をナレッジとして蓄積できる「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカン資料の無料ダウンロード


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

<比較表>週報の作成におすすめのツール7選

以下では、週報の作成におすすめのツール6選の比較表をご紹介します。はじめてツールを導入する方はもちろん、既存のツールから乗り換えを検討している方も必見です。
 
ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 kintone Notion OneNote Sharepoint microsoft teams
特徴
面倒な週報の作成・管理がまとめてできるツール
ITに不慣れな方でも日常使いできるツール
自社に合った週報アプリを作成できるツール
カスタマイズ性の高い週報が作成できるツール
チームで共有型のビジネス資料を作成できるツール
社内向けポータルサイト作成アプリケーション
チームのコミュニケーションを促進できるツール
シンプルで簡単or多機能
シンプルで簡単(大手~中堅企業向け)
シンプルで簡単(中小規模の企業向け)
多機能
多機能
多機能
多機能
多機能
サポート体制
【〇】※専任サポートあり
【〇】
【〇】※動画・セミナーあり
【〇】※コミュニティあり
【×】※ただし、HPから問い合わせ可
【×】※ただし、HPから問い合わせ可
【×】※ただし、HPから問い合わせ可
テンプレート機能
【〇】
【〇】
【〇】※フォーマットを設定できる
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
注意点
法人利用が前提なので、個人利用は不可
5名以上での利用が前提可
機能が多いため使いこなすまでに時間がかかる
操作には高いITリテラシーが必要
3階層構造による整理・分類が難しい
ExcelやWordを共有するのでファイル管理のデメリットを解消できない
海外製品であるため、英語表記が多く、サポートが少ない
料金
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
・無料プランなし
・有料プランは1,000円/ユーザー/月~
・無料プランあり
・有料プランは$12/ユーザー/月~
・無料
・無料プランなし
・有料プランは899円/ユーザー/月~
・無料プランあり
・有料プランは599円/ユーザー/月~
公式サイト
「ナレカン」の詳細はこちら
「Stock」の詳細はこちら
「kintone」の詳細はこちら
「Notion」の詳細はこちら
「OneNote」の詳細はこちら
「SharePoint」の詳細はこちら
「microsoft teams」の詳細はこちら
 
週報のように、長期的に運用していくには「手厚いサポートが受けられるか」は重要です。なかでも、「ナレカン」は手厚いサポートに加え、PDFやExcelなど既存データをすべて移管できるので、過去の週報もナレッジとして蓄積したい企業に最適だと言えます。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

読みやすい週報を作成するコツ

週報に必要な項目を満たしていても、各項目の内容が読者に伝わりにくいものでは意味がありません
 
そのため、「Who(誰が)」「What(何を)」「When(いつ)」「Where(どこで)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」の6つの要素を入れ込むようにしましょう。これらの要素を満たせば、記載内容に具体性を持たせることができます。
 
また、なかには、作業手順や現場の状況を「言葉にして説明するのが難しく、文章にするのに時間がかかる」という悩みも少なくありません。そのため、”スマホで撮影した画像を貼り付ける”などの工夫も、読みやすい週報を作成するうえでのポイントになります。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

週報を継続するための3つのポイント

ここでは、週報を継続するための3つのポイントをご紹介します。週報を継続的に運用できている部署では、以下のポイントが押さえられています。

(1)テンプレートを活用する

1つ目のポイントは、テンプレートの活用です。
 
業務スピードの向上など、週報による効果が得られない原因のひとつは「内容が薄い」ことです。そして、内容が薄くなる背景としては、手間がかかる週報の作成に、社員が「面倒くさい」と感じているケースが挙げられます。
 
そこで、週報作成の煩わしさを取り除くには、週報のテンプレートを用意して作成時間を短縮させることが有効です。週報のひな形をあらかじめ提供して社員の負担を減らし、その分振り返りや改善策を考案できるように整備しましょう。
 
また、テンプレートの導入により週報の様式が統一されるため、部下の週報をチェックする上司の負担も軽減されます。

無料のExcelテンプレート

無料のExcelテンプレート
 
こちらは、「[文書]テンプレートの無料ダウンロード」が提供する業務週報のテンプレートです。シンプルな作りとなっているため、業界や業種問わず利用できます。
 

(2)PDCAサイクルが回っているか確認する

2つ目のポイントは、PDCAサイクル(計画→実行→評価→改善)が回っているか確認することです。以下の4つの項目を参考に、週報が次に活かせる内容になっているか検証しましょう。
 
  • Plan:業務計画の目的やゴールが明確になっているか
  • Do:何を実行したのかはもちろん、課題の分析が抜け漏れなくされているか
  • Check:過去の週報が活かされ、失敗を繰り返していないか
  • Action:適切な目標が設定されているか
このように、PDCAサイクルを意識した週報は社員自身が成長を実感しやすく、週報に対して主体的に取り組めるようになるメリットもあります。

(3)週報とコメントを一元管理する

3つ目のポイントは、週報とコメントを一元管理することです。
 
部下の改善意欲を高めるためには、新しい視点を与えるようなフィードバックが有効です。そのため、具体的な答えを提示するのではなく、部下が自発的に行動できるようなアドバイスを心がけましょう。
 
ただし、週報のファイルやフィードバックをチャットで共有すると、ほかの業務に関するやりとりで埋もれたり、時間経過とともに流れたりする恐れがあります。
 
そこで、週報とコメントを紐づけられる「ナレカン」のようなITツールを使うと、一か所ですべての情報を管理できるため、振り返りもしやすくなります。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html

週報の目的やムダにしないためのポイントまとめ

ここまで、週報を作成する目的や週報をムダにしないためのポイントを中心にご紹介しました。
 
週報は、部署内の進捗共有や業務改善に役立つ重要な書類です。そのため、社員が週報作成を「面倒だ」「ムダだ」と感じないように、テンプレートを活用したり適切にフィードバックしたりする必要があるのです。
 
しかし、共有や管理に手間がかかると、週報が放置される原因になってしまいます。そこで、「誰でも簡単に週報を作成でき、ナレッジとして管理できるツール」を使って、作成・共有・管理が簡単にできる環境を構築しましょう。
 
結論、週報の運用には「ナレカン」のように、週報の作成・共有・管理に必要な機能に過不足がなく、あらゆる情報を一元管理できるツールが必須です。
 
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」で週報を有効活用し、業務パフォーマンス向上を実現しましょう。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
詳しくは、3分で分かるナレカン資料をダウンロードして、ご確認ください。https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
 
関連記事: 【徹底解説】日報とは?仕事で書く目的や書き方のポイントとは
 
関連記事: 週報の書き方とは?日報との違いやフォーマット・例文も紹介!
 
関連記事: 【無料】月報の書き方のコツとExcel・Wordテンプレート4選
 
関連記事: 週報は無駄?作成の目的やメリット・デメリットを解説
 
関連記事: 【無料】週報のExcel・Wordテンプレート5選!書き方のポイントも紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

詳しいプロフィールはこちら